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Universidad Nacional Mayor de San Marcos
Oficina del Proyecto Quipucamayoc
Manual del Usuario – Módulo
de Almacen
Version 1.0.3
Quipucamayoc
Sistema de Almacen
Manual de Usuario
Versión 1.0.3
Fecha: 02/10/15
Historial de Cambios
Fecha
Versión
Descripción
Autor
1.0
Primera versión del manual de usuario
del módulo del Almacén para
Facultades
Duran Carrillo, Luis Antonio
1.0.1
Segunda Versión del manual de
usuario del módulo del Almacén para
Facultades
Márquez Agüero, Jesús
Paolo
02/06/2015
1.0.2
Tercera Versión del manual de usuario
del módulo del Almacén para
Facultades
Márquez Agüero, Jesús
Paolo
02/10/2015
1.0.3
27/12/2013
06/10/2014
Sistema Integral de Almacen
Actualización del manual de usuario
del módulo de Almacén
Rojas Barraza, Cluny
Judiht
1
Quipucamayoc
Sistema de Almacen
Manual de Usuario
Versión 1.0.3
Fecha: 02/10/15
Índice
1.
Introducción .................................................................................................................................... 4
2.
Objetivo ............................................................................................................................................ 4
3.
Iniciar Sesión ................................................................................................................................... 5
4.
3.1.
Cambio de contraseña ................................................................................................................ 7
3.2.
Desbloquear usuario ................................................................................................................... 7
Ingresos ............................................................................................................................................ 9
4.1.
4.1.1.
Devolución de Materiales................................................................................................... 9
4.1.2.
Regularización.................................................................................................................. 13
4.1.3.
Donación Nacional ........................................................................................................... 19
4.1.4.
Donación Extranjera ......................................................................................................... 26
4.2.
5.
Nota De Entrada (NEA) ............................................................................................................. 9
Internamiento por Orden de Compra........................................................................................ 32
Salidas ............................................................................................................................................. 36
5.1.
Pecosa por Stock ...................................................................................................................... 36
5.1.1.
5.2.
Pecosa por Tránsito .................................................................................................................. 38
5.2.1.
5.2.1.2.
6.
Llenado de los datos de la Pecosa por Stock .................................................................... 37
Pecosa por Tránsito mediante Orden de Compra ............................................................. 39
Generar varias Pecosas a partir de una Orden de Compra ........................................... 41
5.2.2.
Otros Estados de las OC ................................................................................................... 44
5.2.3.
Advertencias ..................................................................................................................... 45
5.2.4.
Ingreso de una Cantidad Mayor: ...................................................................................... 46
5.2.5.
Pecosa por Tránsito mediante Nota de Entrada................................................................ 47
Consultar ........................................................................................................................................ 49
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Quipucamayoc
Sistema de Almacen
Manual de Usuario
7.
Versión 1.0.3
Fecha: 02/10/15
6.1.
Órdenes De Compra ................................................................................................................. 49
6.2.
Notas de Entrada ...................................................................................................................... 52
6.3.
Pecosas ..................................................................................................................................... 55
6.4.
Stock de Almacén..................................................................................................................... 58
6.5.
Movimientos de Almacén ........................................................................................................ 62
6.6.
Bincard ..................................................................................................................................... 63
6.7.
Rendición Información Contable ............................................................................................. 66
Catalogo MEF ................................................................................................................................. 69
7.1.
Ingresar Item MEF ................................................................................................................... 69
7.2.
Método Rápido ......................................................................................................................... 74
7.3.
Reporte ..................................................................................................................................... 75
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Manual de Usuario
Versión 1.0.3
Fecha: 02/10/15
1. Introducción
Este módulo ayudará a los jefes de almacén y personal de abastecimiento de las diferentes
dependencias y facultades de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, se podra
gestionar las operaciones relacionadas con el movimiento de bienes en el almacén que les
corresponde.
Entre las operaciones que se puede realizar, están:
1. Internamiento de bienes
2. Salida de bienes
3. Consulta de stock de almacén
4. Generación de reportes
Se puede acceder al módulo de Almacén desde el siguiente link:
http://quipucamayoc.unmsm.edu.pe/QPAlmacen/
2. Objetivo
El Manual de Usuario del Módulo de Almacén, tiene como objetivo principal constituirse
como medio ilustrado de consulta, donde muestre las pautas básicas necesarias para el fácil
manejo de sus operaciones y acceso a la información disponible.
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3. Iniciar Sesión
1. Abrimos el navegador (chrome, mozila, internet explorer), copiamos el siguiente link
http://quipucamayoc.unmsm.edu.pe/QPAlmacenMEF/ y pegamos en la barra de
direcciones. En este caso utilizaremos el navegador Chrome.
2. A continuacion aparecera en la pantalla el Ingreso al Sistema.
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3. Ingresamos nuestro usuario y contraseña correspondiente
4. Clic en “acceder” e ingresamos a nuestra sesión.
TENGA EN CUENTA QUE
Si usted no interactúa con el sistema durante aproximadamente 15 minutos,
el sistema requerirá que usted vuelva a acceder (ingresar de nuevo su usuario
y su contraseña).
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3.1. Cambio de contraseña
Para cambiar la contraseña, basta con dar clic en “¿Olvidó su contraseña?”, a
continuacion se abre una ventana en la que nos pide los siguientes datos: Usuario,
Pregunta Secreta y Respuesta Secreta. En la parte inferior de la ventana se detalla los
pasos siguientes para continuar con el proceso de cambio de la contraseña. Cualquier
inconveniente comunicarse a la Oficina de Quipucamayoc.
3.2. Desbloquear usuario
1. Si nuestra cuenta estuviera bloqueada, hacer clic en “Desbloquear usuario”, a
continuacion se abrirá otra ventana que nos muestra lo siguiente:
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2. En la parte inferior de la ventana se puede visualizar los pasos siguientes para continuar
con el proceso de Desbloquear su cuenta. Si se presentara cualquier inconveniente
comunicarse a la Oficina de Quipucamayoc.
5. Al ingresar al sistema, nos muestra el Menu principal con las siguientes opciones:
Opciones, Salidas y consultas.
6. Procedemos a ver cada submenu en los posteriores capitulos del manual.
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4. Ingresos
Del menú principal de la aplicación nos dirigimos a Ingresos, y vemos que tenemos dos
opciones:
 Nota de entrada.
 Internamiento por OC (orden de compra)
4.1. Nota De Entrada (NEA)
Como se observa hay 04 tipos de NEA:
➢
➢
➢
➢
Devolución de Materiales
Regularización
Donación Nacional
Donación Extranjera
4.1.1. Devolución de Materiales
1. Elija esta opción nos muestra la siguiente interfaz:
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2. En la primera sección >>Datos, podemos visualizar que hay dos cuadros de texto
Procedencia y Destino (estos dos campos son obligatorios para realizar el
guardado y/o elaboración de la NEA) ambos tienen al lado derecho un botón
que al presionar nos mostrarán una pequeña ventana emergente como la que
se muestra.
3. Esta interfaz nos permite filtrar:
● Por código y
● Por descripción
4. Seleccionamos la dependencia que se desea Elegir.
5. Seguidamente elegimos uno de los dos tipos de atención:
 Stock
 Transito
6. Otro campo obligatorio a completar es el Documento de Referencia, en cambio
los demás campos como expediente y observación pueden dejarse vacio y ser
llenados posteriormente (siempre y cuando se guarde como borrador).
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7. En la seccion >>Artículos tenemos tres subsecciones >>Busqueda Rapida,
>>Articulos Disponibles e >>Items Agregados.
8.
Para agregar artículos hacemos clic en >>Artículos disponibles se mostrará
una sección como se muestra en la imagen:
9. En la cual podemos elegir los artículos disponibles para una determinada
Especifica, como se muestra a continuación
10. Presionamos el botón
>>Artículos agregados
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y se cargará automáticamente en la sección de
11
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11. La opción de “Búsqueda Rápida”, se realizo para cuando el proceso de
búsqueda de Artículos disponibles no pueda ser realizada debido a una
conexión lenta de la red o el usuario no conozca en que específica se encuentre
el artículo.
12. Para ello se debe hacer clic en la opción >>Búsqueda Rápida (para conexiones
lentas) se mostrará una sección como se muestra en la imagen.
13. Bastará con ingresar alguna palabra alusiva en la casilla y hacer clic en el botón
Buscar para obtener resultados.
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14. Presionamos el botón
>>Artículos agregados.
y se cargará automáticamente en la sección de
15. Se escoge la marca para ítem, o en su defecto se deja "Sin Marca". Dependiendo
el tipo de artículo, se habilitan los campos Modelo y Serie.
16. Es posible llenar el campo de Vence (fecha de vencimiento), según se requiera.
Se deben llenar los campos de Precio unitario y Cantidad.
17. Si alguno de los subtotales, es decir, el producto de Precio unitario por
Cantidad es cero, la Aplicación no permitirá que se genere la NEA, debido a
que no es correcto. Siempre verifiquemos este error al momento de Guardar
Borrador
o Generación de NEA
18. Al realizar alguna de estas dos operaciones (Guardar Borrador o Generación de
NEA) el proceso en esta interfaz concluye.
4.1.2. Regularización
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1. Al elegir esta opción nos muestra la siguiente interfaz:
2. En la primera sección >>Datos, podemos visualizar que hay dos cuadros de
texto Procedencia (puede ser interna o externa) y Destino (estos dos campos
son obligatorios para realizar el guardado y/o elaboración de la NEA) ambos
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tienen al lado derecho un botón
que al presionar nos mostrarán una pequeña
ventana emergente como la que se muestra.
3. Esta interfaz nos permite filtrar:
 Por código y
 Por descripción
4. Elegimos la dependencia Destino.
5. Despues de seleccionar la dependencia destino, elegimos el tipo de atención:
● Stock
● Transito
6. Finalmente digitamos el Documento de Referencia.
7. Los demás campos como expediente y observación se pueden dejar vacío y
ser llenados posteriormente (siempre y cuando se guarde como borrador).
8. En documentos de compra (campo obligatorio), podemos elegir el tipo de
documento para ello hacemos clic en el botón
.
9. A continuacion nos aparece una pequeña ventana donde ingresamos el número
y el monto de la compra.
10. Hacemos clic en el boton
; recuerda que cada documento que se va
añadiendo, los importes de este se van sumando automáticamente.
11. Ingresamos todos los documentos de compra involucrados en esta operación.
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12. Para la Guía de Remisión se procede de la misma manera.
RECUERDA QUE
La suma de las cifras de los documentos de compra, debe coincidir con la suma de
los subtotales de cada artículo, caso contrario la aplicación no permitirá Generar
la NEA, si dichos montos no concuerdan.
13. Otra opción de agregar artículos es dar un clic en >>Artículos disponibles, al
seleccionar esa opcion nos muestra lo siguiente.
14. En esta seccion podemos elegir los artículos disponibles para una determinada
Especifica, como se muestra a continuación.
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Manual de Usuario
15. Presionamos el botón
>>Artículos agregados
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y se cargará automáticamente en la sección de
16. La opción de “Búsqueda Rápida”, se realizo para cuando el proceso de
búsqueda de Artículos disponibles no pueda ser realizada debido a una
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Quipucamayoc
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Fecha: 02/10/15
conexión lenta de la red o el usuario no conozca en que específica se
encuentre el artículo.
17. Para ello se debe hacer clic en la opción >>Búsqueda Rápida (para
conexiones lentas) se mostrará una sección como se muestra en la imagen:
18. Bastará con ingresar alguna palabra alusiva en la casilla y hacer clic en el
botón Buscar para obtener resultados.
y se cargará automáticamente en la sección
19. Presionamos el botón
de >>Artículos agregados.
20. Se escoge la marca para ítem, o en su defecto se deja "Sin Marca".
Dependiendo el tipo de artículo, se habilitan los campos Modelo y Serie.
21. Es posible llenar el campo de Vence (fecha de vencimiento), según se
requiera. Se deben llenar los campos de Precio unitario y Cantidad.
22. Si alguno de los subtotales, es decir, el producto de Precio unitario por
cantidad es cero, la Aplicación no permitirá que se genere la NEA, debido a
que no es correcto. Siempre verifiquemos este error al momento de Guardar
Borrador
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o Generación de NEA
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23. Al realizar alguna de estas dos operaciones (Guardar Borrador o Generación
de NEA) el proceso en esta interfaz concluye.
RECORDAR QUE
Los montos de documentos de compra y el monto total de los artículos deben
coincidir necesariamente.
24. Al realizar alguna de estas dos operaciones (Guardar Borrador o Generación
de NEA) el proceso en esta interfaz concluye.
4.1.3. Donación Nacional
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Fecha: 02/10/15
1. Al elegir esta opción nos muestra la siguiente interfaz:
2. En la primera sección >>Datos, podemos visualizar que hay dos cuadros de texto
Procedencia (puede ser interna o externa) y Destino (estos dos campos son
obligatorios para realizar el guardado y/o elaboración de la NEA) ambos tienen al lado
derecho un botón
que al presionar nos mostrarán una pequeña ventana emergente
como la que se muestra.
Sistema Integral de Almacen
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Quipucamayoc
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Versión 1.0.3
Fecha: 02/10/15
3. Esta interfaz nos permite filtrar:
 Por código y
 Por descripción
4. Elegimos la dependencia Destino.
5. Despues de seleccionar la dependencia destino, elegimos el tipo de atención:
● Stock
● Transito
6. Seguidamente completamos los campos Documento de Referencia, Acta de
Entrega, Resolucion Rectoral y Documentos de Referencia.
7. Los demás campos como expediente y observación se pueden dejar vacío y
ser llenados posteriormente (siempre y cuando se guarde como borrador).
8. En documentos de compra (campo obligatorio), podemos elegir el tipo de
documento para ello hacemos clic en el botón
.
9. A continuacion nos aparece una pequeña ventana donde ingresamos el número
y el monto de la compra.
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Versión 1.0.3
Fecha: 02/10/15
10. Hacemos clic en el boton
; recuerda que cada documento que se va
añadiendo, los importes de este se van sumando automáticamente.
11. Ingresamos todos los documentos de compra involucrados en esta operación.
12. Para la Guía de Remisión se procede de la misma manera.
RECUERDA QUE
La suma de las cifras de los documentos de compra, debe coincidir con
la suma de los subtotales de cada artículo, caso contrario la aplicación
no permitirá Generar la NEA, si dichos montos no concuerdan.
13. Otra opción de agregar artículos es dar un clic en >>Artículos disponibles, al
seleccionar esa opcion nos muestra lo siguiente.
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Versión 1.0.3
Fecha: 02/10/15
14. En esta seccion podemos elegir los artículos disponibles para una
determinada Especifica, como se muestra a continuación.
15. Presionamos el botón
>>Artículos agregados
Sistema Integral de Almacen
y se cargará automáticamente en la sección de
23
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Versión 1.0.3
Fecha: 02/10/15
16. La opción de “Búsqueda Rápida”, se realizo para cuando el proceso de
búsqueda de Artículos disponibles no pueda ser realizada debido a una
conexión lenta de la red o el usuario no conozca en que específica se
encuentre el artículo.
17. Para ello se debe hacer clic en la opción >>Búsqueda Rápida (para
conexiones lentas) se mostrará una sección como se muestra en la imagen:
18. Bastará con ingresar alguna palabra alusiva en la casilla y hacer clic en el
botón Buscar para obtener resultados.
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Fecha: 02/10/15
19. Presionamos el botón
y se cargará automáticamente en la sección
de >>Artículos agregados.
20. Se escoge la marca para ítem, o en su defecto se deja "Sin Marca".
Dependiendo el tipo de artículo, se habilitan los campos Modelo y Serie.
21. Es posible llenar el campo de Vence (fecha de vencimiento), según se
requiera. Se deben llenar los campos de Precio unitario y Cantidad.
22. Si alguno de los subtotales, es decir, el producto de Precio unitario por
cantidad es cero, la Aplicación no permitirá que se genere la NEA, debido a
que no es correcto. Siempre verifiquemos este error al momento de Guardar
Borrador
o Generación de NEA
RECORDAR QUE
Los montos de documentos de compra y el monto total de los artículos deben
coincidir necesariamente.
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Fecha: 02/10/15
23. Al realizar alguna de estas dos operaciones (Guardar Borrador o Generación
de NEA) el proceso en esta interfaz concluye.
4.1.4. Donación Extranjera
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Versión 1.0.3
Fecha: 02/10/15
1. Al elegir esta opción nos muestra la siguiente interfaz:
2. En la primera sección >>Datos, podemos visualizar que hay dos cuadros de
texto Procedencia (puede ser interna o externa) y Destino (estos dos campos
son obligatorios para realizar el guardado y/o elaboración de la NEA) ambos
tienen al lado derecho un botón
que al presionar nos mostrarán una pequeña
ventana emergente como la que se muestra.
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Versión 1.0.3
Fecha: 02/10/15
3. Esta interfaz nos permite filtrar:
 Por código y
 Por descripción
4. Elegimos la dependencia Destino.
5. Despues de seleccionar la dependencia destino, elegimos el tipo de atención:
● Stock
● Transito
6. Seguidamente completamos los campos Documento de Referencia, Acta de
Entrega, Resolucion Rectoral y Documentos de Referencia.
7. Los demás campos como expediente y observación se pueden dejar vacío y
ser llenados posteriormente (siempre y cuando se guarde como borrador).
8. En documentos de compra (campo obligatorio), podemos elegir el tipo de
documento para ello hacemos clic en el botón
.
9. A continuacion nos aparece una pequeña ventana donde ingresamos el número
y el monto de la compra.
10. Hacemos clic en el boton
; recuerda que cada documento que se va
añadiendo, los importes de este se van sumando automáticamente.
11. Ingresamos todos los documentos de compra involucrados en esta operación.
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Fecha: 02/10/15
12. Para la Guía de Remisión se procede de la misma manera.
RECUERDA QUE
La suma de las cifras de los documentos de compra, debe coincidir con la
suma de los subtotales de cada artículo, caso contrario la aplicación no
permitirá Generar la NEA, si dichos montos no concuerdan.
13. Otra opción de agregar artículos es dar un clic en >>Artículos disponibles, al
seleccionar esa opcion nos muestra lo siguiente.
14. En esta seccion podemos elegir los artículos disponibles para una
determinada Especifica, como se muestra a continuación.
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Manual de Usuario
15. Presionamos el botón
>>Artículos agregados
Versión 1.0.3
Fecha: 02/10/15
y se cargará automáticamente en la sección de
16. La opción de “Búsqueda Rápida”, se realizó para cuando el proceso de
búsqueda de Artículos disponibles no pueda ser realizada debido a una
conexión lenta de la red o el usuario no conozca en que específica se
encuentre el artículo.
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Versión 1.0.3
Fecha: 02/10/15
17. Para ello se debe hacer clic en la opción >>Búsqueda Rápida (para
conexiones lentas) se mostrará una sección como se muestra en la imagen:
18. Bastará con ingresar alguna palabra alusiva en la casilla y hacer clic en el
botón Buscar para obtener resultados.
y se cargará automáticamente en la sección
19. Presionamos el botón
de >>Artículos agregados.
20. Se escoge la marca para ítem, o en su defecto se deja "Sin Marca".
Dependiendo el tipo de artículo, se habilitan los campos Modelo y Serie.
21. Es posible llenar el campo de Vence (fecha de vencimiento), según se
requiera. Se deben llenar los campos de Precio unitario y Cantidad.
22. Si alguno de los subtotales, es decir, el producto de Precio unitario por
cantidad es cero, la Aplicación no permitirá que se genere la NEA, debido a
que no es correcto. Siempre verifiquemos este error al momento de Guardar
Borrador
Sistema Integral de Almacen
o Generación de NEA
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RECORDAR QUE
Los montos de documentos de compra y el monto total de los artículos deben
coincidir necesariamente.
23. Al realizar alguna de estas dos operaciones (Guardar Borrador o Generación
de NEA) el proceso en esta interfaz concluye.
4.2. Internamiento por Orden de Compra
1. Selecionamos la opcion Ingresos/ Internamiento por OC, como indica en la siguiente
imagen.
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2. A continuacion nos muestra la siguiente interfaz. Aquí se cargan todas las órdenes de
compra pendientes de entrega a los proveedores (como se puede observar en su
estado), con sus datos correspondientes a las Órdenes de Compra creadas en un
proceso previo al de Almacén, es decir en el Sistema de Logística.
3. Elegimos una de las órdenes de compra pendientes (por ejemplo, la O/C 13F06131) le
damos clic en el botón “Mostrar”
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nos muestra la siguiente interfaz:
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4. En la primera sección >>Orden de Compra, podemos visualizar la información
general de la Orden de Compra seleccionada, los campos que se cargarán han sido
ingresados en el proceso previo a la elaboración de la Orden de Compra (en el Sistema
de Logística).
5. Para internar la Orden de Compra debemos:
 Seleccionar el Tipo de Atención (Stock y Transito)
 Ingresar la Guía de Remisión (es un campo obligatorio para Ingresar la O/C)
 Ingresar la Factura (es un campo obligatorio para Ingresar la O/C)
6. En la segunda sección >>Orden de Compra, podemos visualizar la información del
detalle de las Ordenes de Compra (es decir los artículos que componen la OC).
7. Se realiza una sumatoria de todos los artículos
Si el tipo de atención fuese “Stock” y lo cambiáramos a “Tránsito” tanto la
unidad de medida equivalente, como la cantidad equivalente se inhabilitan.
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8. Si se cambia al tipo de atención “Stock” dichos campos se vuelven a habilitar para su
edición si fuese necesario ingresando la cantidad y eligiendo de la lista la unidad de
medida.
9. El botón “Referenciar otro artículo por Stock”
solo aparece si el tipo de atención
es STOCK, este botón permite relacionar la cantidad ingresada en Almacén del articulo
(que aparece en esta OC), pero que realmente modificará el stock del artículo al que lo
relacionaremos.
POR LO TANTO: Si la descripción del artículo no coincide exactamente a la
descripción y no queremos que se generé un nuevo artículo innecesariamente, lo
relacionamos con uno existente y así evitamos artículos “nuevos” innecesariamente.
10. No tiene por qué relacionarse un artículo con otro, si no es necesario, al darle un clic
a un artículo que tenga estas características, se mostrará un mensaje que nos indique
que no hay relación alguna con otro artículo existente.
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5. Salidas
Del menú principal de la aplicación nos dirigimos a Salidas, y vemos que tenemos dos opciones:
● Pecosa por Stock
● Pecosa por Transito
5.1. Pecosa por Stock
1. Al elegir esta opción nos muestra la siguiente interfaz:
2. Puntos a aclarar:
1° Aquí se cargan todos los Informes de Control provenientes del módulo de Logística
que han solicitado ser atendidos por STOCK
2° Se pueden realizar dos operaciones:
 Generación de documento Pecosa, pulsando el botón
 Devolución de Informe de Control, pulsando el botón
3° Los informes de control que se atienden por STOCK separan los artículos que se
encuentran en almacén, por lo tanto estos artículos dejan de estar en el stock
disponible y forman parte del stock separado.
4° Al momento en que los artículos salen del almacén se tiene que expedir un
documento llamado Pedido de compra-salida, conocido como Pecosa.
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5° Para generar la Pecosa, le damos clic al botón
Control que se va a generar.
en el respectivo Informe de
5.1.1. Llenado de los datos de la Pecosa por Stock
1. Una vez presionado el botón
la interfaz nos muestra la información
general del Informe de Control en la sección >>>Datos así como los artículos
que componen dicho Informe de Control en la sección >>>Artículos.
2. Ingresamos los valores en los campos obligatorios:
 Solicito entregar a
 Con destino a
 Observación
3. Finalmente presionamos el botón Generar Pecosa
ventana de confirmación a la que damos Sí.
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nos aparecerá un
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4. A continuación nos mostrará el número que se genera para la nueva Pecosa
que se acaba de crear.
5. Después de darle Aceptar a este mensaje, en la parte inferior de la interfaz el
botón Generar Pecosa cambia por el botón Reporte
que al darle clic nos
descarga un archivo en formato .pdf (cabe mencionar que esta Pecosa debe
imprimirse en una hoja que tenga un formato propio de impresión para
Pecosas).
5.2. Pecosa por Tránsito
1. Un documento de Pecosa por tránsito se puede generar de dos maneras:
 Orden de Compra
 Nota de Entrada (NEA)
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2. La interfaz nos muestra ambas maneras de generar el documento, divididas en dos
pestañas con dichos nombres (Orden de Compra y Nota de Entrada)
3. Esta interfaz nos muestra la opción de exportar un archivo en Excel, para ello
hacemos clic en el siguiente botón
, inmediatamente se genera un archivo Excel
el cual se descargará en la computadora dependiendo de si esta activa la pestaña de
Orden de Compra o la pestaña de Nota de Entrada.
5.2.1. Pecosa por Tránsito mediante Orden de Compra
1. De la lista que se muestra se procederá a seleccionar aquella que tenga el estado
"INGRESADO". Para buscar los que tengan dicho estado escribimos en el
campo “Estado” la palabra “INGRESADO”. Luego de encontrar la
OC, hacemos clic en el ícono "Generar PECOSA".
Los botones en color gris
significan que la Orden de
Compra ya genero una Pecosa.
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2. Después de pulsar el botón
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nos muestra esta interfaz en la cual debemos ingresar
valores obligatorios en los campos Solicito entregar a y Con destino a, el campo
observación es opcional es decir no es obligatorio ingresar datos en dicho campo.
3. Luego nos dirigimos a la sección "Artículos en la Orden de Compra". Aquí se
muestran los detalles de los artículos que conforman la O/C, se muestran los
siguientes campos: Código, Cantidad, Descripción, Detalles, Marca, Serie,
Cantidad despachada, Unidad de medida, Precio unitario, Precio total. De los cuales
el único campo que podemos modificar es "Cantidad despachada", aquí se
digitará la cantidad del artículo que se destinará a dicho lugar.
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4. Finalmente presionamos el botón Generar Pecosa
nos aparecerá un ventana de
confirmación a la que damos Sí.
5. A continuación nos mostrará el número que se generará para la nueva Pecosa que
se acaba de crear.
6. Después de darle Aceptar a este mensaje, en la parte inferior de la interfaz el botón
Generar Pecosa cambia por el botón Reporte
que al darle clic nos descarga un
archivo en formato .pdf (cabe mencionar que esta Pecosa debe imprimirse en una
hoja que tenga un formato propio de impresión para Pecosas).
5.2.1.2. Generar varias Pecosas a partir de una Orden de Compra
1. Este caso se aplica cuando la orden de compra que, habiendo ya generado una
pecosa, todavía posea artículos para generar otras, su estado se indicará como
“procesando”. Sólo hay que ingresar de nuevo en la sección Salidas /Pecosa por
Tránsito.
2. Para encontrar dichas OC, digitemos, en la columna “Estados”, la palabra
“procesando”:
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3. Después de pulsar el botón
nos muestra esta interfaz en la cual debemos
ingresar valores obligatorios en los campos Solicito entregar a y Con destino a,
el campo observación es opcional es decir no es obligatorio ingresar datos en
dicho campo.
4. Luego nos dirigimos a la sección "Artículos en la Orden de Compra". Aquí se
muestran los detalles de los artículos que conforman la O/C, se muestran los
siguientes campos: Código, Cantidad, Descripción, Detalles, Marca, Serie,
Cantidad despachada, Unidad de medida, Precio unitario, Precio total. De los cuales
el único campo que podemos modificar es "Cantidad despachada", aquí se
digitará la cantidad del artículo que se destinará a dicho lugar.
5. Finalmente presionamos el botón Generar Pecosa
confirmación a la que damos Sí.
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nos aparecerá un ventana de
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6. A continuación nos mostrará el número que se generará para la nueva Pecosa que
se acaba de crear.
7. Después de darle Aceptar a este mensaje, en la parte inferior de la interfaz el botón
Generar Pecosa cambia por el botón Reporte
que al darle clic nos descarga un
archivo en formato .pdf (cabe mencionar que esta Pecosa debe imprimirse en una
hoja que tenga un formato propio de impresión para Pecosas).
Mientras no superemos la cantidad total de artículos de la OC determinada,
ésta seguirá con el estado “procesando”, y en la columna “cantidad
despachada” se indicará cuantos artículos quedan conforme se le vaya
generando pecosas a la OC.
Por ejemplo, notemos que, la cantidad despachada en la OC de ejemplo que se
escogió para esta sección, fue 5 en los dos artículos que incluía.
8. Luego de generar una pecosa, volvemos a la sección Salidas/Pecosas por Tránsito,
y la buscamos:
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9. Al hacer clic en el botón , al checar la sección “Artículos por orden de comprar”
notaremos que se ha actualizado la cantidad despachada con respecto a la pecosa
generada anteriormente.
10. De tal forma que la OC aún se encuentra disponible para seguir generando pecosas.
5.2.2. Otros Estados de las OC
Además de los estados vistos anteriormente, existen otros como:
MUCHAS PECOSAS:
Este estado se dará cuando si al generar las PECOSAS ya se agotaron los artículos
y no se puede generar más PECOSAS, representado por la inhabilitación del ícono
"Generar PECOSA”.
Se puede saber que OC se encuentran en este estado escribiendo “muchas
pecosas” en la columna “Estado”, de la sección Salidas/Pecosas por tránsito.
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5.2.3. Advertencias
a. Datos Incompletos: "solicito entregar a:" o "con dirección en:"
1. A falta de cualquiera de los dos campos, y se le dio a "Generar PECOSA”, y
luego a “Si”
2. El sistema mostrará un mensaje recordándole que debe de ingresar
obligatoriamente dichos campos.
b. Datos extraños:
1. Pueden ser letras, símbolos, etc. que no sean numéricos, ingresados en el
campo "Cantidad Despachada".
2. Al hacer clic en "Generar PECOSA”, y "Si" el sistema mostrará un mensaje
recordándole que ingreso un dato no aceptado en dicho campo.
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5.2.4. Ingreso de una Cantidad Mayor:
Si se ingresa en la columna “Cantidad Despachada” una cantidad mayor a la
cantidad total que posee un artículo, y realizamos los pasos para generar una
pecosa nos saldrá esta advertencia.
Adicionalmente el aviso le mostrará el nombre del artículo donde ocurrió el
primer error.
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5.2.5. Pecosa por Tránsito mediante Nota de Entrada
Los botones en color gris
todavía está en borrador.
significan que la Nota de Entrada
1. Como se observa cada Nota de Entrada generada, tiene la opción de generar
Pecosa así que para realizar dicha acción presionamos el botón Generar Pecosa
.
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2. Después de pulsar el botón
nos muestra esta interfaz en la cual debemos
ingresar valores obligatorios en los campos Solicito entregar a y Con destino a,
los campos expediente, documento de referencia, guias de remisión, documentos
de compra y observación son opcionales, no es obligatorio el ingreso de datos.
3. Finalmente presionamos el botón Generar Pecosa
nos aparecerá un ventana
de confirmación a la que damos Sí.
4. A continuación nos mostrará el número que se genera para la nueva Pecosa que
se acaba de crear.
5. Después de darle Aceptar a este mensaje, en la parte inferior de la interfaz el botón
Generar Pecosa cambia por el botón Reporte
que al darle clic nos descarga un
archivo en formato .pdf (cabe mencionar que esta Pecosa debe imprimirse en una
hoja que tenga un formato propio de impresión para Pecosas).
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6. Consultar
1. Del menú principal de la aplicación nos dirigimos a Consultar, y nos muestra las siguiente nueve
opciones:









Órdenes de Compra
Notas de Entrada
Pecosas
Registros de Ingreso
Notas de Salida
Stock de Almacén
Movimientos de Almacén
Bincard
Rendición Información Contable
6.1. Órdenes De Compra
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1. Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz:
2. La interfaz de consulta de órdenes de compra, permite un filtro por todos los campos
que se muestran, como se muestra en la imagen de la derecha se pude filtrar los
registros todas las órdenes de compra por el campo OC inicial.
3. Por cada orden de compra se pueden realizar dos operaciones;
 Ver Detalle O/C, presionando el botón
 Eliminar Internamiento de Orden, presionando el botón
4. Se da la opción de obtener la lista de órdenes de compra descargando un archivo Excel,
para ello hacemos clic en el botón
.
5. Además podemos realizar una navegación de todas las órdenes de compra que en cada
tabla solo se muestran como máximo 10 registros, es decir, en nuestro ejemplo
podemos asegurar que existe más de 90 órdenes de compra (pero como la barra de
navegación solo muestra 10 hojas eso implica que solo sean 10 hojas) hasta no
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presionar el botón para ir a la última hoja, no se sabrá con exactitud de cuantas órdenes
de compra serán, ni cuantas hojas tiene realmente.
NOTA:
Estas características se aplican a todos las interfaces que presenten esta herramienta de
navegación.
6. Al dar clic en
de una Orden de Compra, nos muestra la siguiente interfaz:
Nota importante:
 Si la Orden de Compra (OC) se encuentra en estado PENDIENTE, la OC sólo se podrá
visualizar.
 Si la OC tuviera como estado INGRESADO, entonces es posible ver el detalle de la O/C y
también eliminar su internamiento.
 Eliminar Internamiento de O/C significa que la OC regresará al estado Pendiente (la OC tiene
que estar en Ingresado), y en la interfaz de Ingresos/Internamiento por OC, deberá realizarse
nuevamente el internamiento de la Orden de Compra, como ya se vio en la capitulo Ingresos.
 Si la O/C se encuentra en estado CON PECOSA, y se desea realizar la eliminación del
internamiento, entonces primero es necesario realizar la acción de anulación de la Pecosa (es
decir, pasar al estado ANULADO) con reingreso o sin reingreso, según corresponda.
 Una vez que se ha anulado la PECOSA, la O/C volverá al estado INGRESADO, estado que sí
permitiría la eliminación del ingreso de los artículos.
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6.2. Notas de Entrada
1. Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz:
2. Luego seleccionamos el Almacén y establecemos un rango de fechas presionamos el
botón Buscar y nos mostrará todas las NEA’s pertenecientes a dicho almacén.
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3. Dependiendo del estado de las NEA’s estas pueden ser:
 Borrador: En este estado todavía no se le ha creado un número de NEA, además en
este estado se puede realizar las modificaciones que se deseen de la Nea pulsando el
botón
(Ver detalles de NEA).
 Generada: En este estado no se puede realizar las modificaciones de la Nea, solo se
visualizará mas no se permitirá la edición de los datos de dicha Nea. Pero si se puede
anular la NEA, mediante el botón
debido a que todavía no tiene una Pecosa creada
con esta Nea. Al dar clic en el botón
la interfaz que se mostrará solo permitirá
visualizar los datos y descargar un archivo en .pdf al presionar el botón
nos
aparecerá un archivo con datos sin formato para ser impresa en una hoja pre impresa.
 Con Pecosa: En este estado la NEA ya tiene Pecosa, es decir, que la NEA no podrá
ser modificada de ninguna manera ya que tiene una Pecosa que se ha generado con
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dicha NEA, por lo tanto no se podrá editar, ni mucho menos anular. Al dar clic en el
botón
la interfaz que se mostrará solo permitirá visualizar los datos y descargar
un archivo en .pdf al presionar el botón
nos aparecerá un archivo con datos sin
formato para ser impresa en una hoja pre impresa.
4. Para el ejemplo seleccionaremos una NEA con estado de Borrador y al darle clic al
botón
nos aparece una interfaz similar a la siguiente:
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5. En la sección >>Datos se muestra la información de la NEA en el que tendremos que
ingresar los datos en los campos que se muestran, pero de manera obligatoria deben
ingresarse procedencia, destino y el documento de referencia, el tipo de almacén
aparece con un valor por defecto que puede ser cambiado a Stock y Transito, los otros
campos que no son obligatorios son expediente y observación (opcionales).
6. El llenado de una NEA se ha visto en el Capítulo de INGRESOS, visto anteriormente
en el manual, así que el procedimiento del ingreso de artículos es exactamente igual
en esta interfaz.
6.3. Pecosas
1. Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz:
2. En esta interfaz podemos realizar una búsqueda por:
 Intervalo de fechas
 Almacén
 Tipo de Pecosa
• Tránsito
• Nota de entrada
• Stock
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3. Presionamos el botón Buscar y nos aparece la siguiente interfaz:
Si se desea podemos obtener una lista de las Pecosas, según el filtrado que
se haya realizado, descargando un archivo Excel en nuestra computadora,
al presionar el botón.
4. Para el ejemplo elegimos una Pecosa como se indica en la imagen de arriba y al darle
clic al botón
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nos aparece una interfaz similar a la siguiente.
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En esta interfaz no se podrán realizar modificaciones en los datos de la
PECOSA, solo podrá revisar la información más no permite ediciones de
ningún tipo.
5. En la sección inferior se observa que hay tres botones:
 El primer botón
 El segundo botón
 El tercer botón
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es para descargar un reporte sin formato.
es para descargar un reporte con formato.
es para realizar una nueva consulta de Pecosa.
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6. Para que se aprecie la diferencia entre ambos se utilizará la misma Pecosa pero en
diferentes formatos, es decir uno sin formato y el otro con formato, como se muestra
en la imagen a continuación:
6.4. Stock de Almacén
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1. Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz:
2. En esta sección buscaremos todos los artículos que tengamos en un almacén dados los
siguiente parámetros de filtrado como son:





Almacén
Genérica
Sub Genérica
Especifica
Tipo
 Transito
 Stock
 Stock y Transito
 Descripción
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3. Hay un botón
al lado derecho de almacén el cual nos permite descargar un archivo
en formato .pdf de dos maneras diferentes:
 Con Marca
 Sin Marca
4. Los artículos, las cantidades y los montos serán los mismos, sólo varían en la
presentación de los artículos en ambos reportes.
En la descripción no es necesario escribir todo el nombre del artículo,
con una parte significativa de la descripción bastará para el filtrado,
es más este campo puede dejarse en blanco y presionamos el botón
Buscar para realizar el filtrado.
5. Cuando seleccionamos todos los valores por lo que deseamos hacer el filtro (en nuestro
ejemplo en descripción ingresamos un parte de la descripción ‘bolsa’ se observa que no
fue necesario ingresar todo el nombre del artículo) nos muestra la siguiente interfaz:
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6. Hay un botón
en la sección inferior, el cual nos permite descargar un archivo en
formato .pdf de los artículos que acabamos de filtrar de dos maneras diferentes:
 Con Marca
 Sin Marca
7. De la misma manera el botón
disco duro.
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nos permite descargar un archivo en Excel en nuestro
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6.5. Movimientos de Almacén
1. Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz:
2. Como se puede apreciar, para visualizar los movimientos de almacén es posible verlos
haciendo un filtro por:
 Intervalos de fechas (por defecto hace un filtro que toma como fecha final el día
presente y como fecha de inicio, tres meses atrás)
 Tipo de atención
 Tránsito
 Stock
 Stock y Transito
 Tipo de movimiento
 Entrada
 Salida
 Entrada y Salida
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3. Presionamos el botón buscar y nos muestra la siguiente interfaz.
4. Hay un botón
en la sección inferior, el cual nos permite descargar un archivo en
formato .pdf de los movimientos en almacén según el filtro por los campos
seleccionados
5. De la misma manera el botón
nos permite descargar un archivo en Excel en
nuestro disco duro de la misma información filtrada.
6.6. Bincard
1. Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz.
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2. En esta interfaz podemos realizar una búsqueda por:
 Intervalo de fechas
 Almacén
 Tipo de Pecosa
 Tránsito
 Nota de entrada
 Stock
3. Presionamos el botón Buscar y nos aparece la siguiente interfaz.
4. Si deseamos generar un reporte en formato .pdf presionamos el botón
de ello debemos realizar los filtros por:
pero antes
 Bien
 Marca
 Unidad de Medida
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5. Si no realizamos estos 03 filtros nos saldrá un mensaje como el siguiente.
6. Si realizamos correctamente el filtrado, nos permitirá la descarga del reporte que para
ejemplo es: “Toner Para Impresora Hp Laser Jet 1300 Q-2613a” – “HP” – “CJA”,
como se muestra:
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7. Al abrir el archivo nos aparece un archivo en .pdf similar a la imagen de la derecha.
8. De la misma manera el botón
nos permite descargar un archivo en Excel en
nuestro disco duro de la misma información filtrada.
6.7. Rendición Información Contable
1. Al elegir esta opción se muestra la siguiente interfaz.
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2. En esta interfaz podemos realizar una búsqueda por:
 Intervalo de fechas
 Tipo de documento
 Orden de Compra
 Nota de Entrada
 Pedido Comprobante de salida
 Modalidad
 Tránsito
 Stock
 Almacén
3. Presionamos el botón Buscar y nos aparece la siguiente interfaz:
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4. Se observa que en los encabezados a la derecha aparecen las especificas (estos
pueden aumentar o disminuir según las específicas que estén involucradas en el filtro)
dado los criterios de filtración, y un última columna un total.
5. Finalmente el botón
nos permite descargar un archivo en Excel en nuestro disco
duro de la misma información filtrada, algo similar a la siguiente imagen.
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7. Catalogo MEF
7.1. Ingresar Item MEF
1. Ingresar a la sección Catalogo MEF /Ingreso de Item MEF
2. Se visualizará la sección
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3. Hacemos clic en “ítems disponibles”
4. Aparecerá una sección para escoger los filtros acerca de genérica, sub-genérica y
específica, luego se generará la lista con los ítems disponibles para seleccionar.
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5. Para seleccionar algún ítem, basta con hacer clic en el botón “Agregar”,
6. Dicho ítem seleccionado aparecerá en la lista de “Items Agregados”
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7. Luego, al ítem en la lista de “Items Agregados”, se le puede editar la marca, el precio
unitario y el stock.
8. Existe un botón de “X” que nos permite borrar el ítem que se seleccionó previamente.
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9. Luego de rellenar todos los campos, hacemos clic en el botón de “Actualizar Stock”,
para añadir este ítem en el stock de almacén.
10. Aparecerá un mensaje de confirmación:
11. Luego de hacer clic en “Aceptar” el sistema regresará a como estaba en el paso 6.
12. Para regresar al inicio, hacer clic en botón de “Inicio”, nos redigirá a la sección
principal del sistema.
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7.2. Método Rápido
Este método fue pensado para aquellos usuarios que no poseas una conexión buena de internet y
también para aquellos que no sepan cómo se clasifican los artículos en específicas.
1. Al acceder se encontrará con las siguientes opciones, se hace clic en “Búsqueda rápida”:
2. Luego del clic aparecerá la siguiente sección:
3. Bastará con ingresar alguna palabra alusiva en la casilla y hacer clic en el botón Buscar para
obtener resultados.
4. Presionamos el botón
agregados.
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y se cargará automáticamente en la sección de >>Items
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7.3. Reporte
1. Para visualizar un reporte de los ítems, hacemos clic en el botón con forma de archivo
PDF.
2. Se visualizará el reporte de Stock de Almacén.
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