1. No category

CONCEJO MUNICIPAL DE FUNZA
NIT. 832.001.640 - 7
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
RETENCION EN AÑOS
CODIGO
D
30000
30000
30000
S
01
01
01
SERIES DOCUMENTALES
SB
01
02
ACTAS
Actas Posesión
Actas Sesiones
Orden del día
Proposiciones
Anexos Actas
30000
01
03
Actas Comisiones
Proposiciones
Anexos Actas
30000
01
04
Actas Comites
Comité de Sostenibilidad Contable
30000
01
05
30000
01
06
30000
02
30000
03
30000
04
30000
05
Actas Digitalización de documentos
Anexos Actas
Actas de Eliminación Documental
Anexos Actas
ACUERDOS
Acuerdos
Anexos
CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES
COMPROBANTES DE EGRESO
Disponibilidad Presupuestal
Registro de Compromiso
Soporte Pago, Factura o Cuenta de Cobro
Resolución Administrativa
Orden de Pago
Comprobantes de Egreso
COMPROBANTES DE INGRESOS
Solicitud Programa anual mensualizado de caja (PAC)
Recibo de Ingreso
Soporte de Consignación y/o copia Transferencia
DISPOSICION FINAL
ARCHIVO
ARCHIVO
GESTION
CENTRAL
4
16
X
X
2
18
X
X
2
18
X
X
2
8
X
X
2
8
X
X
2
8
X
X
2
18
2
8
2
18
X
X
2
18
X
X
CT
X
S
M/D
E
X
X
PROCEDIMIENTO
Transferir al archivo historico para conservación total, una
vez cumplido el tiempo de retención, documento de gran
importancia y con valores primarios y secundarios, se
microfilmaran para preservación del original.
Transferir al archivo historico para conservación total, una
vez cumplido el tiempo de retención, documento de gran
importancia y con valores primarios y secundarios, forman
parte de la memoria institucional, se microfilmaran para la
preservación del original.
Transferir al archivo historico para conservación total, una
vez cumplido el tiempo de retención, documento de gran
importancia y con valores primarios y secundarios, forman
parte de la memoria institucional, se microfilmaran para la
preservación del original.
Finalizado el tiempo de retención se transfiere la información
a un medio técnico, se conserva en forma permanente el
soporte papel, por poseer valores históricos para la entidad.
Finalizado el tiempo de retención se transfiere la información
a un medio técnico y eliminar el soporte papel.
Finalizado el tiempo de retención se transfiere la información
a un medio técnico y eliminar el soporte papel.
Transferir al archivo historico para conservación total, una
vez cumplido el tiempo de retención ya que forman parte de la
memoria institucional se microfilmaran para la preservación
del original.
Documento de carácter administrativo y legal. Dan testimonio
de las politicas administrativas y financieras del Concejo.
Tienen valor historico se conservan como parte de la memoria
institucional de la Corporacion, se microfilmaran para la
preservación del original.
Documento de carácter administrativo y legal. Dan testimonio
de las politicas administrativas y financieras del Concejo.
Tienen valor historico se conservan como parte de la memoria
institucional de la Corporacion, se microfilmaran para la
preservación del original.
Documento de carácter administrativo y legal. Dan testimonio
de las politicas administrativas y financieras del Concejo.
Tienen valor historico se conservan como parte de la memoria
institucional de la Corporacion, se microfilmaran para la
preservación del original.
30000
06
30000
30000
07
07
30000
07
CONCILIACIONES BANCARIAS
Informe Conciliacion
Extracto Bancario
CONTRATOS
Contratos de Intermediación
Disponibilidad Presupuestal
Justificacion para la Contratacion
Proyecto Terminos de referencia
Publicacion Proyecto Terminos de referencia
Acto Administrativo Apertura proceso seleccion
Terminos de referencia
Publicación Terminos de referencia
Planilla Inscripción proceso
Planilla recepcion propuestas
01 Acta cierre recepcion de propuestas
Evaluación y calificación de propuestas
Acto Administrativo de Adjudicación
Contrato
Registro de Compromiso
Estampilla Pro - Cultura
Anexos
Resolución Administrativa
Orden de Pago
Comprobantes de Egreso
Acta de Recibido
Acta de Liquidación
02 Contratos de Prestación de Servicios
Requerimiento
Solicitud de Disponibilidad Presupuestal
Disponibilidad Presupuestal
Estudios Previos
Propuesta - Hoja de Vida
Acreditación experiencia y/o idoneidad
RUT
Fotocopia Cedula
Certificado de antecedentes disciplinarios
Certificado de antecedentes fiscales
Certificado policial vigente
Hoja de Vida - Funcion Publica
Declaración de Bienes
Contrato Prestacion de Servicios Profesionales
Registro de Compromiso
Acta de Inicio
Poliza
Acta Aprobacion Polizas
Pago Estampillas Pro Cultura - Pro Deporte
Concepto de Aptitud Ocupacional
2
18
2
18
2
X
Documento de carácter administrativo y legal. Dan testimonio
de las politicas administrativas y financieras del Concejo.
Tienen valor historico se conservan como parte de la memoria
institucional de la Corporacion, se microfilmaran para la
preservación del original.
Una vez cumplido el tiempo de retención realizar el proceso de
microfilmación para la preservacion de la informacion original
y se da paso al proceso de eliminación establecido.
X
X
18
X
X
X
Una vez cumplido el tiempo de retención realizar el proceso de
microfilmación para la preservacion de la informacion original
y se da paso al proceso de eliminación establecido.
30000
30000
07
07
Informe de Gestión
Comprobante pago EPS - Pensión - ARL
Oficio Clasificacion Tributaria
Oficio Supervision del Contratos
Cuenta de Cobro
Resolucion Administrativa
Orden de Pago
Comprobantes de Egreso
Acta Liquidación
Contratos de Compra
Requerimiento
Solicitud de Disponibilidad Presupuestal
Disponibilidad Presupuestal
Estudios Previos
Invitacion Publica
Publicacion Inv. Publica
Observaciones
Planilla Recepción Propuestas
Cotizaciones o Propuestas
Acta cierre Recepcion de Propuestas
Publicacion Acta cierre Rec. de Propuestas
Evaluación Propuesta
Publicacion Evaluacion
03 Observaciones Evaluacion
Oficio de Adjudicacion o Aceptacion
Publicacion Adjudicacion o Aceptacion
Contrato Prestacion de Servicios Profesionales
Registro de Compromiso
Acta de Inicio
Poliza
Acta Aprobacion Polizas
Pago Estampillas Pro Cultura - Pro Deporte
Acta de Recibido
Oficio Supervision del Contratos
Cuenta de Cobro
Resolucion Administrativa
Orden de Pago
Comprobantes de Egreso
Acta Liquidación
04 Contratos de Servicios
Requerimiento
Analisis de Conveniencia
Solicitud Disponibilidad
Disponibilidad Presupuestal
Invitación Publica
Publicacion Invitación Publica
Cotización o Propuesta
Camara de Comercio
RUT
Una vez cumplido el tiempo de retención realizar el proceso de
microfilmación para la preservacion de la informacion original
y se da paso al proceso de eliminación establecido.
2
18
2
X
18
X
X
X
Una vez cumplido el tiempo de retención realizar el proceso de
microfilmación para la preservacion de la informacion original
y se da paso al proceso de eliminación establecido.
30000
07
30000
08
30000
30000
09
09
05
01
Fotocopia Cedula
Antecedentes Judiciales (DAS)
Antecedentes Disciplinarios
Boletin Fiscal
Evaluacion Propuesta
Contrato de Servicios
Registro de Compromiso
Acta de Recibido
Factura o Cuenta de Cobro
Resolución Administrativa
Orden de Pago
Comprobantes de Egreso
Acta de Liquidación
Convenios Interadministrativos
Requerimiento
Solicitud de Disponibilidad Presupuestal
Disponibilidad Presupuestal
Estudios Previos
Propuesta - Hoja de Vida
Acreditación experiencia y/o idoneidad
RUT
Fotocopia Cedula
Certificado de antecedentes disciplinarios
Certificado de antecedentes fiscales
Certificado policial vigente
Hoja de Vida - Funcion Publica
Declaración de Bienes
Contrato Prestacion de Servicios Profesionales
Registro de Compromiso
Acta de Inicio
Poliza
Acta Aprobacion Polizas
Pago Estampillas Pro Cultura - Pro Deporte
Concepto de Aptitud Ocupacional
Informe de Gestión
Comprobante pago EPS - Pensión - ARL
Oficio Clasificacion Tributaria
Oficio Supervision del Contratos
Cuenta de Cobro
Resolucion Administrativa
Orden de Pago
Comprobantes de Egreso
Acta Liquidación
DERECHOS DE PETICION
Presentación de la Petición
Respuesta
Anexos
DECLARACIONES
Declaraciones Retefuente
Una vez cumplido el tiempo de retención realizar el proceso de
microfilmación para la preservacion de la informacion original
y se da paso al proceso de eliminación establecido.
2
18
2
18
2
8
X
X
X
X
X
Una vez cumplido el tiempo de retención realizar el proceso de
microfilmación para la preservacion de la informacion original
y se da paso al proceso de eliminación establecido.
Una vez cumplido el tiempo de retención realizar el proceso de
eliminación establecido.
30000
30000
10
10
01
30000
10
02
30000
10
03
30000
30000
11
11
01
HISTORIAS LABORALES
Concejales del Municipio
Fotocopia Credencial
Fotocopia Cedula
Certificado Especial de Antecedentes Disciplinarios
Boletin Fiscal
Antecedentes Judiciales (DAS)
Hoja de Vida - Funcion Publica
Declaración de Bienes y Rentas - DAFP
Declaración Juramentada (No tener procesos de alimentos)
Acta de Posesión
Afiliaciones o Certificados de Afiliación EPS - Pensión
Actos Adminsitrativos
Anexos
Funcionarios por Elección
Proceso Convocatoria
Fotocopia Cedula
Certificado de Antecedentes Disciplinarios
Boletin Fiscal
Antecedentes Judiciales (DAS)
Acto Adminstrativo Notificatiorio
Hoja de Vida - Funcion Publica
Declaración de Bienes y Rentas - DAFP
Declaración Juramentada (No tener procesos de alimentos)
Afiliaciones o Certificados de Afiliacion EPS - Pensión
Acto Adminsitrativos
Acto administrativo de retiro o desvinculación
Funcionarios Nombrados en Provisionalidad
Hoja de Vida
Fotocopia Cedula
Fotocopia Libreta Militar (Personal Masculino)
Certificado de Antecedentes Disciplinarios
Boletin Fiscal
Antecedentes Judiciales (DAS)
Soportes Documentales de Estudios y Experiencia que
acreditan los requisitos del cargo
Declaración Juramentada (No tener procesos de alimentos)
Acto Administrativo de Nombramiento
Acta de posesión
Hoja de Vida - Funcion Publica
Declaración de Bienes y Rentas - DAFP
Afiliaciones o Certificados de Afiliacion EPS - Pensión Caja de Compensacion - Fondo de Cesantias
Acto Adminsitrativos
Acto Administrativo de retiro o desvinculación
INFORMES
Secretaria de Hacienda Municipal
Transferir al archivo historico para conservación total, una
vez cumplido el tiempo de retención ya que forman parte de la
memoria institucional, se microfilmaran para la preservación
de la información original, el tiempo de retención inicia a partir
de la ultima anotación o fecha de retiro del Concejal.
4
16
X
X
Transferir al archivo historico para conservación total, una
vez cumplido el tiempo de retención ya que forman parte de la
memoria institucional, se microfilmaran para la preservación
de la información original, el tiempo de retención inicia a partir
de la ultima anotación o fecha de retiro del Funcionario.
4
16
X
X
Transferir al archivo historico para conservación total, una
vez cumplido el tiempo de retención ya que forman parte de la
memoria institucional, se microfilmaran para la preservación
de la información original, el tiempo de retención inicia a partir
de la ultima anotación o fecha de retiro del Funcionario.
4
16
2
8
X
X
X
X
Una vez cumplido el tiempo de retención realizar el proceso de
microfilmación para la preservacion de la informacion original
y se da paso al proceso de eliminación establecido.
30000
11
02
Contraloria de Cundinamarca
Informe Mensual
Informe Semestral
Informe Anual
Informe Visita Auditoria
30000
11
03
Informacion Exogena - DIAN
2
8
X
X
30000
11
04
Informes de Tesoreria
2
8
X
X
30000
30000
12
12
2
18
X
X
2
18
X
X
30000
01
13
30000
14
30000
30000
30000
15
15
15
01
02
30000
30000
30000
16
16
16
01
02
30000
17
Convenciones:
LIBROS
Libros Contables
MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO
Implementación
Seguimiento
Actas Control Interno
Informes
PROYECTOS DE ACUERDO
Proyecto de Acuerdo
Actas de Comisiones
Anexos
RESOLUCIONES
Resoluciones Administrativas
Resoluciones Presupuestales
REGISTRO COMUNICACIONES OFICIALES
Registro de Comunicaciones Oficiales Recibidas
Registro de Comunicaciones Oficiales Enviadas
SOLICITUDES
Solicitud
Tramite Solicitud
Respuesta Solicitud
Anexos a la solicitud
CODIGO:
Disp. Final:
D: Dependencia
CT: Conservacion Total
2
8
X
X
Una vez cumplido el tiempo de retención realizar el proceso de
microfilmación para la preservacion de la informacion original
y se da paso al proceso de eliminación establecido.
Una vez cumplido el tiempo de retención realizar el proceso de
microfilmación para la preservacion de la informacion original
y se da paso al proceso de eliminación establecido.
Una vez cumplido el tiempo de retención realizar el proceso de
microfilmación para la preservacion de la informacion original
y se da paso al proceso de eliminación establecido.
Documento de carácter administrativo y legal. Dan testimonio
de las politicas administrativas y financieras del Concejo.
Tienen valor historico se conservan como parte de la memoria
institucional de la Corporacion, se microfilmaran para la
preservación del original.
Documento de carácter administrativo y legal. Dan testimonio
de las politicas administrativas y financieras del Concejo.
Realizar retroalimentación y actualizaciones.
2
18
X
X
2
2
18
18
X
X
X
X
2
2
8
8
X
X
Transferir al archivo historico para conservación total, una
vez cumplido el tiempo de retención, documento de gran
importancia y con valores primarios y secundarios, se
microfilmaran para preservación del original.
Transferir al archivo historico para conservación total, una
vez cumplido el tiempo de retención, documento de gran
importancia y con valores primarios y secundarios, se
microfilmaran para preservación del original.
Una vez cumplido el tiempo de retención realizar el proceso de
eliminación establecido.
Una vez cumplido el tiempo de retención realizar el proceso de
eliminación establecido.
2
8
X
S: Serie
SB: Subserie
* Tipo Documental
M/D: Microfilmar / Digitalizar
S: Seleccionar
E: Eliminar