Resumen de presentaciones del seminario de capacitación: Cómo alcanzar en Costa Rica el éxito en el segmento del turismo de reuniones, mejorando las estrategias de consolidación y posicionamiento de un destino San José (Costa Rica) 10 y 11 de Junio de 2015 Organizan: Cláusula de Confidencialidad: El contenido de estas presentaciones es propiedad intelectual de los expositores. Su uso o distribución sin autorización escrita de los disertantes está estrictamente prohibido. [email protected] Seminario CCH 2015 ‐ Introducción Segmentos 10/06/2015 Introducción a los segmentos del Turismo de Reuniones Juan José García 1st VP ICCA Juanjo García Mi libro favorito 1 Seminario CCH 2015 ‐ Introducción Segmentos 10/06/2015 150 $ Turismo de Reuniones fundamentos ¿Quién eres? why I should buy from you? Tres tipos de persona how do you open relationships? 2 Seminario CCH 2015 ‐ Introducción Segmentos 10/06/2015 Tipo 1: Los “es qué…” Tipo 2: Los “hay qué…” Tipo 3: Los “voy a…” Tipo 3: Ustedes V = (C+H) x A V = ¿Cuánto vales como persona? C = Conocimientos H = Habilidades A = Actitud © victor küppers 3 Seminario CCH 2015 ‐ Introducción Segmentos 10/06/2015 Video How to improve the quality of bid presentations by enhancing your presentation skills? fundamentos ¿Quién eres? ¿Por qué debería comprarte a ti? how do you open relationships? Lo hacemos cada día mejor para que nos prefieran 4 Seminario CCH 2015 ‐ Introducción Segmentos ¿Cuáles son los criterios de selección de un destino para los clientes del Turismo de Reuniones? 10/06/2015 Los criterios de selección de un destino Accesibilidad Calidad de las instalaciones e infraestructuras Experiencia Precios competitivos y flexibilidad Seguridad Calidad de los servicios Atractivo del destino Número de habitaciones cercanas a la sede Programas de RSC y sostenibilidad Tecnología disponible para el evento Resultados generales (Asociaciones & AMCs) Los criterios de selección de un destino fundamentos How to improve the quality of bid presentations by enhancing your presentation skills? ¿Quién eres? ¿Por qué debería comprarte a ti? ¿Cómo empiezo? 5 Seminario CCH 2015 ‐ Introducción Segmentos 10/06/2015 Las 5 P’s del Marketing Producto Precio Puntos de Venta Promoción Público Objetivo ¿Cuáles son los segmentos del Turismo de Reuniones? Los segmentos del turismo de reuniones Asociativo Corporativo Gubernamental Entrepreneur Tipos de reuniones Tipos reuniones por ámbito geográfico Presenciales Virtuales Híbridas Internacionales Regionales Nacionales 6 Seminario CCH 2015 ‐ Introducción Segmentos 10/06/2015 MEETING TYPES (42% in 2013) (49% in 2013) IAPCO SURVEY 2014 Corporate Meetings 47% Association Meetings 44% Governmental Meetings 9% (9% in 2013) Association Meetings 3200 3111 3454 3450 3000 3432 3400 2826 2800 3329 3350 2600 3308 3280 3300 2607 3250 2482 3200 2400 2200 Corporate Meetings 3500 2102 National ‐ 2135 International ‐ 976 2153 3150 3140 National ‐ 2530 International ‐ 778 3100 3050 2000 3000 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Governmental Meetings 750 3500 673 650 2010 656 2011 3454 3432 3140 2013 3280 3329 3000 3308 3111 2482 600 2000 2014 2826 2500 609 2012 Meeting Types 4000 707 700 2009 2102 2607 2153 550 1500 498 500 National ‐ 358 International ‐ 298 450 399 1000 500 399 707 673 2011 2012 498 400 Action Liv – To be 609 combined as 656 one slide 0 2009 350 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2010 Associa on Mee ngs Governmental Mee ngs 2013 2014 Corporate Mee ngs 7 Seminario CCH 2015 ‐ Introducción Segmentos El mercado asociativo 10/06/2015 El segmento asociativo Conocemos el 100% de nuestro público objetivo El segmento asociativo El segmento asociativo Internacional Latinoamericano 7.500 asociaciones 428 asociaciones 19.000 congresos 502 congresos media 600 delegados media 500 delegados elección sede 3 a 5 años antes elección sede 3 a 5 años antes Características ¡NO HAY QUE OLVIDAR! El 87 % de los congresos del mercado asociativo tienen una asistencia inferior a 1.000 participantes Asociaciones Captación y planificación de medio a largo plazo Varios clientes / decisores Pre-financiación / falta de liquidez (“cash-flow”) Objetivo económico: beneficio o auto-financiación Apoyo de la industria / patrocinio 8 Seminario CCH 2015 ‐ Introducción Segmentos 10/06/2015 Distribución de congresos por sectores ¿Cuáles son los criterios clave de selección de un delegado para asistir a un congreso? ICCA Statistics Report 2005-2014 1. Programa científico 2. Networking 3. Buena relación calidad/precio 4. Atractivo del destino ¿Cuáles son los criterios clave de selección de un delegado para asistir a un congreso? ¿Cómo definir una estrategia exitosa de promoción para el segmento asociativo? International Congress and Convention Association (ICCA) Todos los sectores Membresía corporativa www.iccaworld.com 9 Seminario CCH 2015 ‐ Introducción Segmentos How to improve the quality of bid presentations by enhancing your presentation skills? El Segmento Corporativo 10/06/2015 Segmento Corporativo Tipos de reuniones corporativas Internas Externas Muy difícil identificar a nuestro público objetivo Reuniones internas Congreso Reuniones internas Marketing y ventas Empleados compañía Nuevo producto «Teambuilding“ Nacional o internacional 20 a 1.000 asistentes Motivación Nuevas estrategias Comunicación Informe anual 10 Seminario CCH 2015 ‐ Introducción Segmentos Reuniones externas 10/06/2015 Reuniones externas Para el lanzamiento de: Se invita a asistentes Nacional o internacional 400 a 2.000 asistentes nuevo producto nueva tecnología Para informar de: nuevas estructuras canales de distribución Congresos corporativos Congresos corporativos Asistentes de pago Empresas de IT Internacional Intercambio y presentación de nuevas tecnologías 1.000 a 6.000 asistentes Demostrar el tamaño, fortaleza y reputación de una compañía ¿Qué sectores organizan más eventos corporativos? Características Automóvil Laboratorios farmacéuticos Información y tecnología Seguros Corporativo Captación y planificación a corto plazo Altísimas exigencias de tecnología Banca Necesidad de generar un retorno de inversión Alimentación Aceptación de los procedimientos de la compañía Cosmética Transparencia, flexibilidad y competitividad Alimentación 11 Seminario CCH 2015 ‐ Introducción Segmentos El segmento gubernamental 10/06/2015 Segmento Gubernamental Conocemos al 100% de nuestro público objetivo ¿Quién es nuestro cliente? Para un congreso internacional gubernamental suele ser el país anfitrión quien invita y paga (Gobierno – Ministerio) ¿SMURF? X Segmento SMERF Sociales Militares Educacionales Religiosos Fraternales Los principales clientes internacionales son instituciones públicas supranacionales: ONU, Unión Europea, OTAN, G20, APEC, FMI y FAO entre otros Los clientes nacionales son administración pública a nivel ministerio, gobierno regional, gobierno provincial, municipio o entidades semipúblicas Un segmento en crecimiento y relativamente estable ante la crisis económica Página 70 Principales características segmento SMERF Efecto desestacionalizador Reuniones que no buscan beneficio económico Intentan conseguir el mejor precio posible Se reúnen a nivel provincial, regional o nacional Casi siempre se alojan en habitación doble Unen reunión con vacaciones Nicho de mercado para destinos pequeños www.shortescapes.net 12 Seminario CCH 2015 ‐ Introducción Segmentos 10/06/2015 El segmento ferial El segmento ferial Dos tipos de ferias: Ámbito geográfico: 1. Ferias propias 2. Ferias itinerantes • • • • • • Ámbito geográfico: Local, provincial, regional nacional, europeo e internacional Asociación internacional de organizadores de ferias www.ufi.org Local Provincial Regional Nacional Latinoamericano Internacional El segmento ferial en la actualidad Aprox. 30.700 Ferias al año que corresponden a 103 Millones de metros cuadrados netos de espacio expositivo donde 2,8 millones de empresas exponen para recibir a 260 millones de visitantes Fuente: UFI ¿En qué se diferencian? Asociativo Corporativo Gubernamental Medio - Largo Plazo Corto Plazo Corto Plazo Cliente Varios tipos Una empresa Gobierno del país Seguridad Nivel medio-bajo Nivel alto Nivel muy alto Educación Comunicación, marketing y branding Llegar a acuerdos Mucha importancia y mucho gasto Mucha importancia Captación Propósito Poca Importancia y poco Actos sociales gasto 13 Seminario CCH 2015 ‐ Introducción Segmentos 10/06/2015 Useful links para identificar potenciales clientes ¿En qué se diferencian? Asociativo Corporativo Gubernamental Patrocinio Mucha importancia Depende del evento No existe. Paga siempre el gobierno local Exposición Mucha importancia Depende del evento Baja importancia Objetivo Financiero Obtener beneficio No hay No hay Disertantes Presentaciones orales CEO, VIPS y ponentes invitados Políticos Prensa Asistencia Baja Asistencia Medio-Alta Asistencia Alta Useful links para identificar potenciales clientes http://www.iapco.org/all-aboutiapco/council/members/ http://members.iccaworld.com/ Useful links para identificar potenciales clientes http://www.amcinstitute.org/sea rch/custom.asp?id=903 Tipo 3: Los “voy a…” 14 Seminario CCH 2015 ‐ Introducción Segmentos 10/06/2015 Evolución 15 Seminario CCH 2015 ‐ Introducción Segmentos Turismo de Reuniones 10/06/2015 El éxito no se consigue haciendo cosas extraordinarias, sino haciendo cosas ordinarias extraordinariamente bien Introducción a los segmentos del Turismo de Reuniones [email protected] @acereto1 https://es.linkedin.com/in/acereto Juan José García 1st VP ICCA 16 Seminario CCH 2015 - Evolución OPC La evolución del OPC y del mercado congresual 10/06/2015 How to improve the quality of bid presentations by enhancing your presentation skills? André Vietor Chairman IAPCO Training Academy La evolución del OPC ¿Qué nos depara el futuro? 1 Seminario CCH 2015 - Evolución OPC 10/06/2015 Año 2000 Hacemos énfasis en la «P» de las siglas OPC Gestión integral de congresos Consultoría en turismo de reuniones y formación Secretaria permanente de congresos (Core PCO) Desarrollo estratégico de candidaturas Servicios de gestión y consultoría para sociedades científicas Comunicación y tecnología Logística en destinos Búsqueda, captación y gestión de patrocinadores ¿Qué ha cambiado en estos años? El core business del OPC en el año 2000 era un servicio basado en conocimiento y experiencia Hoy en día este servicio es un producto de estantería (commodity) ¿Cómo se define un OPC de calidad? ¿Cómo se define un OPC de calidad? Equipo profesional (formación continuada y experiencia) Software profesional para la gestión de congresos Orientado hacia la calidad / excelencia Aporta soluciones / Consultor Pro-activo / se anticipa a las necesidades Nunca da menos de lo prometido Transparencia / filosofía “win-win” Flexibilidad Analiza constantemente las necesidades y la demanda del mercado Capacidad de adaptarse al cambio Busca colaboración a medio / largo plazo Colabora con los otros integrantes del sector … IAPCO! 2 Seminario CCH 2015 - Evolución OPC Evolución lógica en la gestión de congresos 10/06/2015 OPC local Cambio de roles y responsabilidades “Call for tender” Core PCO (secretaría permanente) OPC In-house Sociedad Internacional Comité Organizador Nacional PCO Nacional AMC (gestión de asociaciones) In-house PCO Core PCO AMC Comité Organizador Nacional Comité de Logística Diferencia entre OPC y DMC PCO Nacional DMC Diferencia entre COL y CLL Gestión del programa científico / ponentes Marketing & Promoción Gestión integral de presupuesto Gestión Financiera Gestión de la Exposición Comercial Gestión de patrocinio Gestión de inscripción Gestión de Secretaría Científica Producción de material del congreso e imprenta Selección de sedes para el congreso Gestión de logística local Gestión de hoteles / alojamiento Gestión del programa social Tours y Transporte Marketing & Promoción Programa Científico Inscripciones Exposición Comercial Patrocinio global Logística Responsabilidad financiera Autoridades Locales Patrocinio local Ceremonia apertura / clausura Actos sociales Programa de acompañantes Excursiones / Visitas técnicas Transporte local ¿Cuál es la Situación Actual? OPC Local Core PCO OPC local / DMC Core PCO Asociación / AMC Acata y ejecuta las decisiones de las ascociación Influencia las decisiones con el fin de conseguir los objetivos comunes marcados Define los objetivos y toma las decisiones Colaboración puntual Colaboración a medio / largo plazo Colaboración total Relación a corto plazo como proveedor local Relación a largo plazo como Representa la asociación colaborador permanente OPC Inhouse AMC 3 Seminario CCH 2015 - Evolución OPC Intercambio de conocimiento, información o interés común Formación Incrementar número de socios Crear enlaces a nivel internacional Influenciar al gobierno Comprar & vender Aumentar conocimiento (branding) Generar ingresos Crear / aumentar estándares Motivos para organizar congresos … y una reflexión importante 10/06/2015 ¿Cuáles son las grandes preocupaciones de nuestros clientes? Maximizar las asistencia a los congresos Búsqueda de patrocinadores y colaboradores Introducir nuevos formatos en los congresos Retención de los asistentes en la sede Facilitar plataformas de e-learning Aplicación de nuevas tecnologías para congresos Organizar congresos más sostenibles Comunicación con las nuevas generaciones ¡Estos son los asistentes de mañana! ¿De qué forma querrá “reunirse” la generación Y y posteriores? ¿Somos prescindibles o no? Asesoramiento en la selección de sedes Asesoramiento Financiero Asesoramiento Fiscal Asesoramiento Jurídico Asesoramiento en Marketing Asesoramiento en Comunicación Asesoramiento en Tecnología Asesoramiento en la estructuración del programa científico Asesoramiento en RSC / Sostenibilidad Asesoramiento…asesoramiento… El OPC evoluciona de agente logístico promotor receptor de datos proporcionar servicios proveedor consultor experto en marketing y comunicación gestor de datos proporcionar soluciones colaborador que mide resultados 4 Seminario CCH 2015 - Evolución OPC 10/06/2015 Hemos entrado en la década del valor agregado El OPC debe aportar un valor agregado El gran reto ¿Cuál es nuestro valor agregado con respecto a la competencia? ¿Cuál es el valor agregado que buscan nuestros clientes? Modelos de honorarios Modelos de honorarios de gestión por servicio: inscripciones secretaría científica patrocinio exposición consulting? marketing y comunicación? % ingreso % beneficio garantizar un importe mínimo + reparto de beneficios mixto: fijo + variable por persona y hora Turismo de reuniones ¡Estamos encantados de hacer negocio con ustedes! AVT = 5 Seminario CCH 2015 - Evolución OPC ¡Los OPCs tienen que luchar contra la percepción de solamente querer ganar dinero a espaldas de sus clientes! 10/06/2015 + ¿Hay cobro de comisiones y qué pasa con ellas? = Se asocia con prácticas oscuras… Algunos errores de transparencia Las partes creen que tienen la obligación de conocer cada pequeño detalle de las otras Las partes se creen con el derecho de microgestionar a las otras El cliente no necesita saber cómo el OPC o el proveedor operan sus negocios ¿El cobro de comisiones se debe admitir como una práctica aceptable en nuestro negocio? ¿Cómo se traduce transparencia financiera en el mundo del servicio? Poder facturar por persona y hora (según cargo) cubriendo nuestro conocimiento, recursos y la utilidad Facturar precios netos de servicios subcontratados según la calidad exigida por el cliente ¿Nuestros clientes están dispuestos? 6 Seminario CCH 2015 - Evolución OPC ¿Nuestros clientes se aprovechan de una competitividad cada vez más feroz en nuestro sector? Reparto de las comisiones 10/06/2015 ¡Cada vez más nuestro clientes pretenden que seamos su banco, adelantando dinero y asumiendo riesgos financieros! Impacto económico en el destino Descuentos en sedes Subvenciones gubernamentales ¡Competir en precio es el precio que pagas por no conocer a tus clientes! How to improve the quality of bid presentations by enhancing your presentation skills? Pequeñas variaciones en los precios o descuentos no son importantes Falsos mitos 1 El cliente es sensible al precio Falsos mitos 2 7 Seminario CCH 2015 - Evolución OPC 10/06/2015 …Pero Hoteleros ¿Con qué OPC te quedas? ¡Elige! ¡Elige! ¡Elige! €1 € 0.50 €1 € 1.1 €1 €1 4 coches del segmento del lujo… ¡Elige! €1 €1 €1 8 Seminario CCH 2015 - Evolución OPC de prestaciones similares… 10/06/2015 precios parecidos… 367 cv 8 cilindros 4.700 cc 335 cv 8 cilindros 4.200 cc 81.000 € 78.000 € 388 cv 8 cilindros 5.400 cc 335 cv 8 cilindros 4.200 cc 84.000 € 76.000 € pero de marcas diferentes… ¡Elige! no se venden igual de bien… 67.899 7 Series A8 7 Series vendidos en 2012 S Class Phaeton S Class 48.825 A8 vendidos en 2012 84.100 no se venden igual de bien… 67.899 7 Series vendidos en 2012 A8 84.100 S Class vendidos en 2012 Phaeton vendidos en 2012 5.485 Phaeton vendidos en 2012 Conocemos 48.825 vendidos en 2012 el 100% de nuestro Público Objetivo 80% menos de valor de marca para este modelo 9 Seminario CCH 2015 - Evolución OPC El mercado congresual Asociaciones Gubernamental - Institucional 10/06/2015 El segmento asociativo Internacional Latinoamericano 7.500 asociaciones 428 asociaciones 19.000 congresos 502 congresos media 600 delegados media 500 delegados captación 3 a 5 años captación 2 a 5 años Corporativo Emprendedor 86 Algunas tendencias del mercado congresual Aumenta el número de asociaciones, de congresos y su frecuencia… 10 Seminario CCH 2015 - Evolución OPC 10/06/2015 entre 100 y 200 congresos por año Cada vez hay más congresos multidisciplinarios …pero aumenta la competencia entres asociaciones… ¿Hay suficiente ciencia? ¿Son capaces de ofrecer un ROI y un contenido de alta calidad? …y sus congresos Asistencia: Menor patrocinio Mayor oferta de congresos Factor coste Los congresos decrecen en número de asistencia, en m2 de exposición así como en duración!... Duración: Un bien escaso: “el tiempo” Reducir costes Mantener / incrementar la utilidad Tamaño (m2 de exposición): Menor apoyo de la industria Mayor competencia entre congresos (ROI) Nuevos formatos / tecnología 11 Seminario CCH 2015 - Evolución OPC 10/06/2015 La importancia del congreso Estructuras y formatos de congresos más complejos… Ha pasado de ser “la actividad” a ser “la plataforma” para todas las principales actividades de la asociación Ahora Antes Plenaria Sesiones paralelas Simposios satélites Plenaria Sesiones paralelas Simposios satélites Meet-the-expert Breakfast session Hands on State-of-the-art Live sessions Read-with-the-expert Updates User groups Patients Joint sessions Open space Working Groups Task Force meetings… ¿Por qué patrocina la industria farmacéutica? Potenciar el desarrollo de la ciencia Buena plataforma para lanzar nuevos productos Fácil acceso a su público objetivo y a líderes de opinión Gestionar las relaciones con sus clientes Conocer de primera mano qué hacen los competidores Fortalecer las relaciones con la sociedad Apoyo restrictivo de la industria farmacéutica… ¿Que influencia su decisión? Programa científico/ impacto científico Público objetivo Circulo de vida de sus productos ROO El destino / la sede elegida Oferta hotelera El código deontológico del país afitrión Normativas internas de compras (Corporate compliance policies) 12 Seminario CCH 2015 - Evolución OPC 10/06/2015 Leyes que afectan el patrocinio: Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) Physician Payment Sunshine Act UK anti-bribery law u otras leyes El futuro del OPC ¿Existirá el OPC en el 2020? Penalizaciones hasta 2.3 billones USD (1 sola compañía) Códigos de conducta ética: Eucomed, Advamed y Cocir code IFPMA code IPCAA code of conduct EFPIA code ¿Nacerá una nueva profesión? Datos de contacto: André Vietor [email protected] +34 609983296 13 Seminario CCH 2015 - Éxito hoteles 10/06/2015 Como los hoteles pueden incursionar exitosamente en el Turismo de reuniones Arnaldo Nardone Past President de ICCA Recién hace unos 5 años! International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi Copa Mundial de Futbol FIFA Sudáfrica 2010 1 Seminario CCH 2015 - Éxito hoteles 10/06/2015 Campeón del Mundo 1950 International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . Enero 1995 Montevideo International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . 2 Seminario CCH 2015 - Éxito hoteles 10/06/2015 Inversores Privados querían su rentabilidad ACCESIBILITY International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi 3 Seminario CCH 2015 - Éxito hoteles 10/06/2015 Montevideo International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . 1998 International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi 4 Seminario CCH 2015 - Éxito hoteles 10/06/2015 Conociendo colegas y realizando preguntas ICCA Database • 21.000 • reuniones • 40 Millones • datos International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . Hoteles las sedes mas buscadas International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . 46 Negocio todo el año International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi 92% International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi 5 Seminario CCH 2015 - Éxito hoteles 10/06/2015 International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . Mercado Asociativo Profesional MERCADO DE GOBIERNO ORGANIZACIONES INTERNACIONALES DE GOBIERNO 6 Seminario CCH 2015 - Éxito hoteles mercado asociativo 10/06/2015 Focus meetings Business mercado de gobierno organizaciones gubernamentales era una oportunidad International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . Formación de un equipo dedicado a reuniones Con entrenamiento permanente. . International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi Aprendimos a Producir Bidding Book International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi 7 Seminario CCH 2015 - Éxito hoteles 10/06/2015 Visitas de inspección profesionales International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . Fuerte networking global International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi Creamos el Buro de convenciones y visitantes de Montevideo Integramos el Equipo de destino International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . 8 Seminario CCH 2015 - Éxito hoteles Participación activa en el sector • • • • • • • • • 1998 1998 2000 2000 2001 2001 2001 2002 2002 ICCA Latin chapter Vice chair. Presidente del Bureau de Montevideo. Presidente de Audoca Uruguay Reunión del capitulo latino de ICCA. Chair categoría hoteles. Congreso COCAL Apertura de oficina de ICCA en el hotel. ICCRM Latinoamérica. Chair capitulo latino de ICCA. 10/06/2015 Participación activa en el sector 2003 2004 2005 2007 2008 2008 2010 2013 2013 2013 • • • • • • • • • • Presidente de COCAL. Integro Board del JMIC. Congreso Mundial de ICCA. ICCA client supplier workshop. Congreso de COCAL. Vicepresidente de ICCA. Presidente mundial de ICCA. ICCA client supplier workshop. Reunión capitulo latino de ICCA. Reunión de Board de ICCA. International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi 9 Seminario CCH 2015 - Éxito hoteles Nada es imposible !!!!!!!!!!!!! 10/06/2015 Muchas gracias Arnaldo Nardone Past President de ICCA International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi 10 Seminario CCH 2015 - Tendencias 11/06/2015 Turismo de reuniones Tendencias y desafíos Arnaldo Nardone Past President de ICCA Turismo de reuniones International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi Gasto Promedio International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . 1 Seminario CCH 2015 - Tendencias 11/06/2015 Valor mercado global US$ 1500 billones International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi . International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi No solo la medicina es negocio! tendencias International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . 2 Seminario CCH 2015 - Tendencias 11/06/2015 International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi Crecimiento acelerado de Buros Convention Bureaus 100% profesionales. International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . 3 Seminario CCH 2015 - Tendencias 11/06/2015 International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . Crecimiento de la infraestructura International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . Bajan los presupuestos tendencias International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . 4 Seminario CCH 2015 - Tendencias 11/06/2015 tendencias International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . Green Meetings Marketing de Destino International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . 46 Marketing de Destino Marketing de destino International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . 5 Seminario CCH 2015 - Tendencias 11/06/2015 Practicas comerciales tendencias International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi Quien motivo estos cambios? • Proveedores • International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . Clientes . Fortalecimiento Asociatividad Publico - Privada International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi 6 Seminario CCH 2015 - Tendencias 11/06/2015 Conocer los intermediarios International Congress and Convention Association International Congress and Convention Association www.iccaworld.com | icca.mobi www.iccaworld.com | icca.mobi . . International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi 7 Seminario CCH 2015 - Tendencias 11/06/2015 Muchas Gracias Arnaldo Nardone Past President de ICCA International Congress and Convention Association . www.iccaworld.com | icca.mobi 8 Seminario CCH 2015 ‐ Candidaturas exitosas 11/06/2015 Candidaturas internacionales exitosas Juan José García 1st VP ICCA …todo lo que hacemos deja una huella digital Un segmento lleno de oportunidades How to improve the quality of bid presentations by enhancing your presentation skills? Más de 950 congresos latinoamericanos e internacionales con una asistencia superior a 1.200 delegados no se han celebrado nunca en Costa Rica 1 Seminario CCH 2015 ‐ Candidaturas exitosas Gasto medio por delegado/día El gasto medio por delegado/día en un congreso en 2014 sigue subiendo y se sitúa en 674 USD Fuente: ICCA Statistics Report 2005-2014 Impacto económico El impacto económico medio de un congreso en un destino se sitúa por encima de 932.000 USD 11/06/2015 Gasto medio por delegado/congreso El gasto medio por delegado en un congreso en 2014 sigue subiendo y se sitúa en 2,352 USD Fuente: ICCA Statistics Report 2005-2014 Oportunidad de impacto económico 950 Congresos x 1.200 Delegados x USD 2.352 USD 2,7 Billones Fuente: ICCA Statistics Report 2005-2014 ¿Qué factores debemos tener en cuenta como destino antes de tomar la decisión de presentar candidaturas latinoamericanas o internacionales? 2 Seminario CCH 2015 ‐ Candidaturas exitosas ¿Cuál es la situación de mi destino con respecto a los criterios de selección? Accesibilidad Calidad de las instalaciones e infraestructuras 11/06/2015 ¿Cuál es la situación de mi destino con respecto a los criterios de selección? Calidad de los servicios Atractivo del destino Número de habitaciones cercanas a la sede Experiencia Programas de RSC y sostenibilidad Precios competitivos y flexibilidad Tecnología disponible para el evento Seguridad ¿Cuáles son mis USPs (Unique Selling Points) como destino? ¿Que destinos o sedes son mi competencia directa en mi zona de rotación y cuáles son sus puntos fuertes y débiles? ¿Por qué soy mejor que mis competidores? ¿Cómo lo comunico? 3 Seminario CCH 2015 ‐ Candidaturas exitosas 11/06/2015 Formato compatible con celulares y tablets ¿Cual es mi público objetivo? ¡NO HAY QUE OLVIDAR! El 87 % de los congresos del mercado asociativo tienen una asistencia inferior a 1.000 participantes ¿Cual es la percepción de mi destino por su público objetivo? La importancia del… How to improve the quality of bid presentations by enhancing your presentation skills? A 4 Seminario CCH 2015 ‐ Candidaturas exitosas 11/06/2015 ¿Qué es el “Research”? Comité Organizador Local Investigar Buscar Encontrar Organizador Profesional de Congresos (OPC) Organismo / Promotor internacional ¿Quién es el cliente? ¿Quién es el decisor? Identificar Association Management Company (AMC) Contactar Destination Management Company (DMC) Organismo Nacional / Anfitrión Datos básicos facilitados por el research Nombre, edición y organizador del evento La importancia del “research” Dónde se celebrará o próximo año abierto Cuándo se celebrará o mes preferente Número de asistentes Necesidades de espacios, alojamiento y otros Quien gestiona u organiza el evento Histórico del evento (ediciones pasadas) Principales expositores y patrocinadores El 50% del éxito de una candidatura La importancia del “research” depende de la calidad del research El restante 50% de la capacidad del promotor de la candidatura 5 Seminario CCH 2015 ‐ Candidaturas exitosas 11/06/2015 Identificar Sponsors Identificar Potenciales Delegados Identificar Speakers Identificar Contenidos ¡El promotor de la candidatura es clave! Debe ser un profesional con carisma, buen comunicador, con buena reputación, ambicioso y comprometido Big Data Explorer ¿Quién es el principal cliente de un destino para el mercado asociativo? How to improve the quality of bid presentations by enhancing your presentation skills? Su comunidad local 6 Seminario CCH 2015 ‐ Candidaturas exitosas 11/06/2015 ¿Qué información necesitamos conocer para desarrollar una estrategia ganadora? 1 3 2 ¿Existe un RFP? ¿Somos capaces de cumplir los requisitos? ¿Quién es nuestro cliente? ¿Cuáles son sus objetivos? ¿Cuál es el proceso de la toma de decisión? ¿Quién decide? ¿Quién vota? ¿Quién influye? 3 KYC Know Your Factor Client 7 Seminario CCH 2015 ‐ Candidaturas exitosas Presidente o Secretario General Asamblea general In-house PCO Core PCO AMC Junta directiva 11/06/2015 La importancia de la toma de decisión La mujer del presidente ¿Quién decide o tiene influencia en la toma de la decisión? Un dato muy interesante sobre la toma de decisión ICCA Statistics Report 2013: Aprox. El 30% de todas las tomas de decisión de sede para un congreso no contemplan un proceso de candidatura Algunos ejemplos de razones políticas ¿Política o económica? Influenciar al gobierno nacional y regional Alta competencia con otras asociaciones en la región Aumento de la membresía en la región Legado del congreso en el país y en la región 8 Seminario CCH 2015 ‐ Candidaturas exitosas 11/06/2015 ¿Racional o emocional? ¿B2B? Cada asociación tiene sus propios criterios de toma de decisión y debemos conocerlos y entenderlos si queremos tener éxito ¿Emocional? 4 ¿Cualés son las implicaciones y responsabilidades económicas? ¿Riesgos? ¿Contra qué destinos estoy compitiendo? 7 5 ¿Existe una rotación entre países o continentes? ¿Se celebró en alguna ocasión en Costa Rica? ¿Cuándo? ¿Repite? 6 6 ¿Quién es el líder detrás de estas candidaturas? 9 Seminario CCH 2015 ‐ Candidaturas exitosas Know Your 11/06/2015 No vale entregar un bid book estándar o unaLa importancia del “research” propuesta basados en “copiar, pegar y reemplazar” Competitor La búsqueda del valor agregado … algunos ejemplos de valor agregado Garantizar precios fijos de hotel para el congreso Plan de marketing para atraer más delegados Ofrecer traducción simultánea en el idioma nacional Tasa cero para congresos internacionales Ofrecer seguro médico a los asistentes Wifi y app gratis para el congreso Ofrecer plataforma para webcasting Interno Externo Análsis FODA Puesta en marcha de la candidatura Positivo Negativo Fortalezas Debilidades El líder es miembro de la junta directiva Comunidad profesional sin peso Infraestructura ideal cumpliendo todos los requisitos Nunca acogió un congreso de ese tamaño Oportunidades Amenazas Congreso nunca se celebró en el país o en la región Competidor repite candidatura Rotación favorable Inestibilidad política o social 10 Seminario CCH 2015 ‐ Candidaturas exitosas 11/06/2015 Fases de la candidatura sondeo Estrategía, Planificación, Preparación El equipo ideal de la candidatura cabildeo Elaboración y entrega de la propuesta Investigación & Análisis cabildeo Preparación o del congreso post análisis y volver a intentarlo Presentación y toma de decisión Visita de inspección y “shortlist” cabildeo El “líder” de la candidatura Otros colegas con prestigio internacional PCO Nacional Convention Bureau Palacio de Congresos / sede Apoyo privado e institucional El rol y las responsabilidades del líder How to improve the quality of bid presentations by enhancing your presentation skills? Conoce al colectivo profesional internacional y sobre todo decisores / influenciadores La figura visible de la candidatura Principal embajador del proyecto Captar votos y llegar a pactos cabildeo, cabildeo, cabildeo, cabildeo, cabildeo, cabil 11 Seminario CCH 2015 ‐ Candidaturas exitosas Aportar experiencia, networking internacional, seguridad y garantías de éxito El rol y tareas del Análisis de los destinos competidores y asesoramiento estratégico para la candidatura 11/06/2015 El rol y las responsabilidades del Convention Bureau Institución sin ánimo de lucro Enlace con instituciones y autoridades locales Creación del presupuesto y del estudio de viabilidad Apoyo en la promoción de la candidatura Puesta en marcha, desarrollo y gestión integral del proyecto Dar consistencia y fuerza a la candidatura mostrando la unión del destino o país Está acostumbrado a trabajar en un entorno muy competitivo Capacidad de llegar a acuerdos altamente competitivos Jugar con las expectativas How to improve the quality of bid presentations by enhancing your presentation skills? 12 Seminario CCH 2015 ‐ Candidaturas exitosas El trabajo empieza cuando se gana la candidatura 11/06/2015 ¿Cuáles son los criterios clave de selección de un delegado para asistir a un congreso? Bidding: ¿Inversión con recompensa? 1. Programa científico 2. Networking 3. Buena relación calidad/precio 4. Atractivo del destino ¿Cuáles son los criterios clave de selección de un delegado para asistir a un congreso? La ciudad y su comunidad Ciencia Impacto económico Creación de empleo Posicionamiento de destino Inversión en infraestructuras Acceso a ciencia Formación y educación Concienciación de sociedad y lobby con el gobierno Prestigio profesional Legado… El colectivo profesional Otro modelo de inversión Gasto delegado por Congreso según ICCA = 2.352 USD Usted Fenómeno 13 Seminario CCH 2015 ‐ Candidaturas exitosas 11/06/2015 Otro modelo de inversión Delegados Gastos Medio Delegado Total Gasto 4000 $ 2.682,00 $ 10.728.000,00 $ 630.000,00 5,87% $ 10.098.000,00 Inversión Porcentaje de la Inversión Retorno de Inversión Turismo de Reuniones “Es difícil fallar, pero es peor nunca haber intentado tener éxito” Theodore Roosevelt Candidaturas internacionales exitosas [email protected] @acereto1 https://es.linkedin.com/in/acereto Juan José García 1st VP ICCA 14 Seminario CCH 2015 - Triángulo amoroso El triángulo amoroso: Hotel - PCO - Cliente André Vietor Chairman IAPCO Training Academy 15/06/2015 Objetivo de la sesión 11/06/2015 Conocer cuál es el rol que juega cada una de las partes implicadas en esta apasionada historia de amor debido a que cada una de las partes defiende sus intereses y éstos no siempre coinciden con los del resto teniendo en cuenta que, como en toda pareja (¡trío en este caso!) hay momentos de y de ¿Un Congreso = Un Grupo? 1 Seminario CCH 2015 - Triángulo amoroso 15/06/2015 Cada congreso es diferente… … y en cada caso tratamos con personas y colectivos profesionales con unas necesida des y comportamientos muy distintos 1.000 participantes = 1.000 clientes Actores principales Sociedad Organizadora /Cliente Sponsors/Grupo Individuale s s …porque sin ellos no habría negocio ‘Actores invitados’ Internet Brokers intl. DMCs/Agencias Centrales de reservas …porque intervienen en más del 80% de las reservas ¿Quiénes son los actores de esta historia de amor? Actores secundarios Convention Bureaus PCOs Hoteles …por que sin ellos el negocio no se genera Si los juntamos a todos Más que una historia de amor se parece… …a la pelicula ‘El hotel de los líos’ 2 Seminario CCH 2015 - Triángulo amoroso ¿Cómo se comportan los actores? Sociedad Organizadora Individuales Sponsors/Grupos Convention Bureaus 15/06/2015 ¿Cuál es el guión original? Sociedad Organizadora Individuales Sponsors/Grupo s Convention Bureaus PCO PCO Hoteles Hoteles Pero ¿qué pasa con nuestros actores invitados? Internet (booking.com, expedia, …) DMCs / Agencias ¿Cuál es el guión adaptado? Sociedad Organizadora Individuales Sponsors/Grupo s Convention Bureaus Internet DMCs/Agencias Brokers Brokers internacionales Centrales de reservas La Asociación Garantizar disponibilidad & dar servicio Cubrir necesidades según perfil de asistentes Mejores tarifas y condiciones Evitar over-bookings Evitar pagos de depósito Gratuidades y descuentos No asumir riesgos financieros Gestión eficaz ¿Qué es lo que Asistentes satisfechos buscan los actores? G i di i l PCO Centrales de reservas Hoteles PCO / Agencia Previsión realistica del bloqueo Garantizar disponibilidad Bloqueo de hoteles estratégicos Cubrir todas las necesidades según perfil Tarifas y condiciones competitivas Minimizar los recursos Firmar contratos “razonables” Minimizar el riesgo Transparencia ¿Qué es lo que Ganar dinero buscan los actores? 3 Seminario CCH 2015 - Triángulo amoroso Flexibilidad Patrocinadores y Tener preferencia a la hora de elegir hotel grupos Transparencia!!! No compartir hoteles con competitdores Hoteles preferentes que cumplan los criterios de corporate compliance Uno o muy pocos hoteles de calidad y ubicación similar Tarifas y condiciones razonables Evitar prepago total ¿Qué es lo que Negociar directamente con los hoteles buscan los actores? El Hotel Materializar el 100 % del bloqueo inicial Una persona de contacto Firmar un contrato vinculante Vender al mejor precio posible Garantías y prepagos Maximizar la utilidad Conseguir objetivos internos (occupancy forecast, average rate, business-mix) 15/06/2015 Asistentes individuales Hay varios escenarios: 1. Invitado por la organización 2. Invitado por la industria 3. Pagado por su empresa 4. Beca 5. Desembolso personal Conseguir “patrocinio” Poder elegir entre varias opciones Búsqueda y reserva personal ¿Qué otros factores influyen en la decisión? ¿Qué es lo que buscan los actores? ¿Qué es Revenue Management? ¿Qué es lo que buscan los actores? Yielding Estrategia individual de cada hotel Consecución de objetivos personales Comportamiento de la competencia direct Conocimiento limitado de los “congresos” Relación con el PCO / la Agencia Revenue Management Optimizar las ventas: producto apropiado – precio apropiado – tiempo apropiado ... Revenue management es la base del éxito financiero de un hotel El OBJETIVO es: Maximizar la facturación Yielding Optimizar la utilidad (profit) Conseguir los objetivos de los proprietarios Y buscar la estratégia más beneficiosa: Vender alojamiento con salones y A&B? Vender solo alojamiento? Vender solo salones y A&B? 4 Seminario CCH 2015 - Triángulo amoroso Yielding 15/06/2015 Existen varias herramientas para optimizar los ingresos y la utilidad: Optimizar las ventas: producto apropiado – precio apropiado – tiempo apropiado Informes de la web Calendario de eventos (alertas sobre periodos de alta demanda) Buscar el óptimo equilibrio entre Alta ocupación con tarifa media baja Ocupación más baja con tarifa media más alta long term planning vers us short term thinking event objective versus calendar year objective Hotel Manager ¿Qué garantías de materialización me dais? Prefiero eventos corporativos; se captan con menos antelación y gastan más en A&B Necesitamos unas fechas de cancelación sin penalización razonables Tienes que estar encantado de tener un grupo confirmado con tanta antelación… … esto debe ayudarnos a conseguir precios bajos y condiciones excelentes Mi preocupación es la ocupación de la semana que viene Ya no estaré aquí dentro de 3 años! ¿Cómo me puedo comprometer a precios con tanta antelación? Historial de la ocupación de alojamiento y salones por fechas Con mucha suerte empezaremos a vender 6 meses antes The PCO No es justo que nos pidáis un depósito a más de un año vista para garantizar el bloqueo No es siempre lo que parece… … tendremos que explorar!!! 5 Seminario CCH 2015 - Triángulo amoroso Factores clave en la fase de una candidatura ¿Un sueño imposible? 15/06/2015 ¿Por qué? Disponibilidad de habitaciones Precios adecuados según el perfil de asistente Unificar condiciones Garantizar precios (fijos o máximos) Distancia mínima a la sede (a pie / traslados cortos) Buena calidad de oferta hotelera Uno de los retos de los organizadores de congresos asociativos es cambiar la muy a menudo incorrecta y negativa percepción sobre los mismos Hay que: entender los objetivos de los hoteles facilitar información relevante sobre el evento Educarnos los unos a los otros Compartir “todo” tipo información Comunicación fluida 6 Seminario CCH 2015 - Triángulo amoroso 15/06/2015 1. Educarnos los unos a los otros donde La Sociedad Organizadora ¿Cómo? Reunión promovida por el Convention Bureau previa al inicio de las negociaciones y firmas de los contratos a la que asistan las partes implicadas Es presentado como la Agencia Oficial Será quien recupere los bloqueos iniciales hechos por el CVB Propone condiciones de contratación Sugiere precios de contratación Explica la importancia de la Sociedad en su sector Explica las peculiaridades del Congreso y su rotación Aporta estadísticas y datos de ocupación reales de ediciones anteriores Informa de condiciones de contratación y precios de ediciones anteriores donde Los hoteles donde El OPC Conocer las peculiaridades de la Sociedad Organizadora y su/s Congresos Entender el trabajo del OPC y sus valores agregados como Agencia Oficial Aprender de la estrategia de “revenue management” del hotel Conocen en profundidad la Sociedad, el Congreso y el sector del mismo Reciben datos estadísticos fiables de ocupación Conocen las condiciones de contratación de ediciones anteriores y las que se proponen para el presente congreso Acuerdan con el OPC las bandas de precios 7 Seminario CCH 2015 - Triángulo amoroso 15/06/2015 ¿Cómo lo podemos solucionar? ¿Suena ideal, no? Pero tiene un “pero” ¿Cuál es ese “pero”? En este tipo de reuniones se consigue Poner cara a los nombres Desarrollar una mentalidad de “give and take” y no de imposición Sentar las bases de acuerdos para futuros eventos de similares características Dar opción a que todas las partes aporten su know-how Durante los meses previos Durante el congreso Interlocutor único en el OPC para el hotel Datos de contacto para incidencias tanto por parte del hotel (departamento de reservas vs recepción) como del OPC Datos de contacto para “emergencias” tanto por parte del hotel como del OPC Posibilidad de que el tour leader efectúe cambios directamente con el hotel Información de no shows a diario Que sólo estén presentes los representantes de la Cámara de Hoteles en representación de los mismos Que la Cámara de Hoteles haga una selección de hoteles más representativos y en diferentes categorías MUY IMPORTANTE; que estos representantes tengan peso específico en el sector CONFIANZA y comunicación entre las partes Multitud de peticiones recibidas por parte de los hoteles de los “artistas invitados” Reducción / ajustes de cupos por peticiones confirmadas? Acceso on line al software del OPC Gestión ágil y eficiente de los cambios de última hora Gestión directa por parte del hotel de los servicios extras Debriefing post congreso Sólo hoteles y OPC Presencia del CVB? Posibilidad de invitar a alguno de los sponsors Revisión de actuaciones, incidencias antes, durante y después del congreso Posibilidades de mejora Traslado de las conclusiones a todas las partes impicadas; desde el resto de hoteles hasta la propia Sociedad Organizadora 8 Seminario CCH 2015 - Triángulo amoroso Tarifas de hotel desde 120 USD garantizadas para 2016 No se requiere transportación a la sede del congreso 15/06/2015 How to improve the quality of bid presentations by enhancing your presentation skills? CONCLUSIÓN Nuestro objetivo común es fortalezer una colaboración exitosa entre todos los actores para impulsar el destino Juntos estaremos más fuertes 9 Seminario CCH 2015 - Triángulo amoroso In a Tokyo hotel: Is forbidden to steal towels please. If you are not a person to do such thing is please not to read notis In a hotel in Athens: Visitors are expected to complain at the office between the hours of 9 and 11 a.m. daily In a hotel in Croatia: The flattening of underwear with pleasure is the job of the chambermaid In a Japanese hotel: You are invited to take advantage of the chambermaid From a Japanese information booklet about using hotel air conditioner: Cooles and Heates: If you want just condition of warm in your room, please control yourself. 15/06/2015 In a Zurich hotel: Because of the impropriety of entertaining guests of the opposite sex in the bedroom, it is suggested that the lobby be used for this purpose. In a cocktail bar in a Norwegian hotel: Ladies are requested not to have children in the bar. In a Belgrade hotel elevator: To move the cabin, push button for wishing floor. If the cabin should enter more persons, each one should press a number of wishing floor. Driving is then going alphabetically by national order. In a Swiss Mountain Inn: Special today - no ice cream. Datos de contacto: André Vietor [email protected] +34 609983296 10
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