1. No category

INTERBORO SYSTEMS CORPORATION
Workforce Timekeeper Central V6.1
Guía Rápida
Kronos
TABLA DE CONTENIDO
Introducción
1
Conociendo a WFC 6.1
2
1.
Búsqueda de empleados
4
2.
La tarjeta del empleado (Timecard)
5
Cómo añadir un ponche
6
Aplicación de los “pay codes”
7
Otras herramientas dentro del “Timecard”
3.
1. Total & Schedule (Ver horas y “schedule”del empleado)
8
2. Accruals (Ver balance de acumulaciones)
8
3. Audit (Auditoría de la aplicación)
8
4. Comments (Comentarios o excusas)
8
My Genies
9
1. Quick Find (Realizar búsqueda de empleados)
2. Pay Period Close
(Ver o cerrar periodos cerrados - Sign Off & Lock Payroll )
9
3. Reconcile Timecard (Detectar missed punch, late in …)
9
4. Shift Start
10
5. Shift Close
10
6. IS Summary
10
5. Schedules (Creación de horarios)
11
6. Queries (Búsquedas específicas)
13
7. Reportes
15
WFC 6.1
WORKFORCE TIMEKEEPER
ADIESTRAMIENTO DE USUARIOS
Workforce Timekeeper le brinda una verdadera solución al control de tiempo y asistencia de los
empleados. Además le ofrece la confiabilidad de mantener los registros de los empleados al momento y
totalizados correctamente según la política de su empresa y las leyes laborales de Puerto Rico.
Por otra parte, este sistema también nos ayuda a calcular las horas trabajadas por los empleados
cuando entraron temprano, tarde y se encarga de fraccionar el tiempo exacto que el empleado trabaja,
de esta manera se le paga al empleado justamente las horas que trabajó.
Comencemos haciendo uso de WFC 6.1
Primeramente necesitamos tener acceso a este sistema con user y password. La pantalla que se
presenta es similar a la siguiente:
1
2
En Usuario va a escribir su nombre de usuario asignado.
En Clave va a escribir su contraseña asignada.
El campo de usuario sí es “case sensitive”, o sea, que tiene que escribir su nombre de usuario según se
lo asignaron ya sea mayúsculas o minúsculas, de igual manera la clave.
___________________________________
Workforce Timekeeper 6.1
Adiestramiento de Usuarios con Schedule
Pág.
1
Conociendo a Workforce Timekeeper 6.1
Herramientas a utilizar dentro de Workforce Timekeeper
A. Hay cuatro (4)opciones en el menú superior, las cuales son”:
1.
2.
3.
4.
Timecard - Es la tarjeta del empleado.
Schedule - Horarios establecidos.(Supervisores)
People - Información de los empleados.(Recursos Humanos)
Reports - Ejecución de reportes.
B. En las pestañas encontramos las siguientes herramientas:
1. My Genies - Son herramientas que nos ayudan a automatizar las tareas.
2. General - Ejecución de reportes.
3. Timekeeper- Encontramos Accrual reporting, work& Absent Summary y otros..
Trabajando dentro de la aplicación
1. Búsqueda de empleados
Seleccionar QuickFind dentro de My Genies. Aparecerá una pantalla similar a la siguiente:
___________________________________
Workforce Timekeeper 6.1
Adiestramiento de Usuarios con Schedule
Pág.
2
En Name or ID: vamos a escribir una búsqueda en específica, ejemplo rivera. Si deseo ver a todos
los empleados cuyo apellido comienza con la letra r escribo r * para que de esta manera me los
muestre todos. Si queremos ver a todos los empleados, simplemente se escribe * y traerá en
pantalla todos los empleados.
En Time Period: seleccionar el periodo en el cual deseamos hacer la búsqueda, por ejemplo
Previous Pay Period.
Para seleccionar los empleados con los cuales se desea trabajar lo puedes hacer de forma
consecutiva o aleatoria. Para seleccionar de forma consecutiva das un click al primer empleado
que deseas seleccionar y con el botón derecho del Mouse presionado arrastras hasta el último
empleado que se desea seleccionar. Si la selección fuera de forma aleatoria presionas en el
teclado la tecla Ctrl y das click sobre los empleados que deseas seleccionar.
Una vez haya seleccionado el empleado o los empleados, hacemos un “clic” sobre TIMECARD donde
nos llevará a la tarjeta del empleado.
___________________________________
Workforce Timekeeper 6.1
Adiestramiento de Usuarios con Schedule
Pág.
3
La tarjeta del empleado (Timecard)
Descripción de columnas
• Date- nos muestra la fecha
• Paycode- podemos encontrar todas las alternativas de códigos que tenemos disponible para
adjudicar un descuento una licencia.
• Amount- en esta columna escribimos la cantidad que deseamos adjudicar al código que
seleccionamos en la columna de paycode. Importante si para ese día el empleado realizo
ponches necesitamos insertar otra línea con la misma fecha para realizar la transacción.
• In/Out- son las columnas que nos muestran los ponches de entrada y salida del empleado para
el dia seleccionado.
• Shift- nos muestra lo que trabajo ese empleado, por medio de totalización de ponches, para
ese día.
• Daily- nos muestra el total de horas totalizadas para ese día tanto provenientes de ponches
como de códigos de paga.
• Cumulative- nos muestra lo que el empleado tiene acumulado de horas trabajadas o por código
hasta ese día.
Algunas descripciones de herramientas o indicadores dentro del “timecard”:
Añadir línea.
Borrar la información que está en esa línea.
Indica que el total en “timecard”no ha sido totalizado ni grabado en la
base de datos.
___________________________________
Workforce Timekeeper 6.1
Adiestramiento de Usuarios con Schedule
Pág.
4
Una celda con un color sólido rojo indica que hay un “missed inpunch” o “missed out-punch”.
Una línea roja alrededor de la celda indica que hay una excepción,
por ejemplo “late punch” o “early punch”. También puede ser que
esté fuera de su “schedule”.
Una celda con línea azul alrededor de la fecha indica que está
justificado el día.
Un pequeño dibujo de una nota indica que ese ponche tiene un
comentario.
Una celda con una línea roja y el dibujo de una nota indica que hay
una excepción y un comentario.
Una celda con línea roja alrededor de la fecha indica que es una
ausecia sin excusa.
Nota: Es necesario saber que los ponches que lleguen del reloj, NO SE ALTERAN, solamente vamos a
estar trabajando con las ausencias y los “missed punch”. También debemos estar conscientes de que
todo lo que se haga en la aplicación es auditable, esto quiere decir que podemos saber quién hizo
cambios en la tarjeta del empleado, pues la aplicación nos muestra el nombre del usuario y el IP de la
computadora de donde se realizaron los cambios.
Cómo añadir un ponche
1. Seleccionar empleado - Una vez elegido el empleado o los empleados, seleccionamos
para poder ver los horarios trabajados por los empleados.
2. Añadir la hora - Para añadir un ponche, solamente escribimos el horario correcto directamente
encima de la celda correspondiente y ENTER.
 Cuando se ajusta el horario es muy importante tener en consideración que a las horas de la
tarde es necesario escribirle la p de PM. Ejemplo: 1p, 530p. En las horas de la mañana no es
necesario escribir la a de AM.
3. Añadir el comentario - Se le añade un comentario al horario que hayamos puesto, de esta manera
sabemos la razón del ajuste. Seleccionamos Comment y Add… Ver figura B
___________________________________
Workforce Timekeeper 6.1
Adiestramiento de Usuarios con Schedule
Pág.
5
(fig.B)
4. Guardar la información - Para que reconozca los cambios es necesario grabar lo que hemos
hecho seleccionando save.
Aplicación de Pay Codes
1. Seleccionar el Pay Code correcto y escribir el total de horas en la columna de Amount.
___________________________________
Workforce Timekeeper 6.1
Adiestramiento de Usuarios con Schedule
Pág.
6
2. Guardar la información - Para que reconozca los cambios es necesario grabar lo que
hemos hecho, seleccionando save.
Otras herramientas dentro del Timecard
En la parte inferior del timecard, hay 3 utilidades, las cuales son:
1. Totals & Schedule - Ver total de horas y “schedule” del empleado.
Horario
(Shedule)
2. Accruals - Ver el balance de acumulaciones.
3. Audit - Esta es la auditoría que nos permite ver quién editó ponches.
En este ejemplo vemos que se le añadieron el código de Sick para los días del 3 al 7 de marzo y que
el código fue añadido el dia 4 de marzo por el usuario SuperUser.
4. Comments - Nos muestra los comentarios de los empleados. En el siguiente ejemplo podemos
ver que al empleado se le adjudico un comentario de company meeting el 3/03.
___________________________________
Workforce Timekeeper 6.1
Adiestramiento de Usuarios con Schedule
Pág.
7
2. Pestaña de My Genies
Son herramientas de uso para realizar ciertas búsquedas o ejecuciones. Dentro de My Genies se
encuentra lo siguiente:
• QuickFind - Realizar búsqueda de empleados
• Attendance - Ver detalles de la asistencia.
Pay Period Close - Ver periodos cerrados o cerrar periodos Sign Off y el Lock Payroll.
Para realizar el Sign Off, debemos hacer lo siguiente:
 El proceso es el mismo para el Lock Payroll, pero en cambio este NO PUEDE SER REMOVIDO.
•
Reconcile Timecard - Aquí es donde vamos a poder ver los “missed punch”, “late in”, “late out”,
“meal”, “early in”, etc. Ver ejemplo:
√
√
Aquí podemos ver dos ejemplos:
1. Alvarez Jairo, Jairo tiene un “Missed Punch” y también se fué temprano.
2. Adams Diaz, Julie, tiene solamente un “Missed Punch”.
___________________________________
Workforce Timekeeper 6.1
Adiestramiento de Usuarios con Schedule
Pág.
8
•
Shift Start - Muestra status del comienzo del turno si el empleado ponchó aparecerá una marca
de cotejo en la columna de ON PREMISES.
•
Shift Close - Muestra el status de fin de turno además de mostrarnos si el empleado se le olvido
algún ponche, tiene entrada temprano, salida tardía, fuera de horario entre otras.
•
IS Summary – nos muestra nombre de empleado, si es usuario de la aplicación, dirección
correo electrónico, numero de ponchar, ultima vez que totalizo el empleado entre otras
alternativas.
3. Pestaña de Timekeeping
Las alternativas que encontramos dentro de esta pestaña son informativas, nos muestra una tabla con
unas columnas en las cuales nos muestran información de nuestros empleados, dentro de esta
alternativa poder seleccionar el calendario de work and absence summary
___________________________________
Workforce Timekeeper 6.1
Adiestramiento de Usuarios con Schedule
Pág.
9
5. Schedules
Hay tres (3) pasos muy importantes al hacer “schedules”, los cuales son:
1. Shift Templates
2. Pattern Templates
3. Groups
Comenzemos a describir el primero de ellos:
1. Shift Templates
Este se encuentra dentro de Scheduler Setup y aquí vamos a especificar las horas que se van a
trabajar.
Scheduler Setup  Shift Templates
___________________________________
Workforce Timekeeper 6.1
Adiestramiento de Usuarios con Schedule
Pág.
10
- En Name escribimos el nombre que le daremos al horario, ej. 8:00am-5:00pm.
- En Description escribimos una breve descripción del horario, ej. primer turno. Este campo no es
necesario.
- En Type seleccionamor Regular.
- En Start Time el horario de entrada y en End Time el horario de salida.
- Luego seleccionamos Save para que guarde el nuevo horario.
2. Pattern Templates
Aquí vamos a especificar los días de trabajo junto con el Shift Template que ya creamos.
Scheduler Setup  Pattern Templates
- En Name escribimos el nombre que le daremos al horario, ej. 8:00am-5:00pm L-V.
- En Description escribimos una breve descripción del horario, ej. primer turno. Este campo no es
necesario.
- En Recurring seleccionamos Weeks, para que la recurrencia sea por semana.
- IMPORTANTE: Luego seleccionamos los días de trabajo con la tecla de CONTROL y día por día.
- Seleccionamos Insert Shift y elegimos el horario que añadimos en Shift Templates, ver (fig.a)
___________________________________
Workforce Timekeeper 6.1
Adiestramiento de Usuarios con Schedule
Pág.
11
Fig. a
- Luego seleccionamos Save para que guarde el nuevo turno.
3. Groups
6. Queries
Los “queries” son los que nos permiten realizar búsquedas específicas, por ejemplo ver cuantos
empleados tienen el comentario SE LE OLVIDO PONCHAR.
En el Icono de Setup ir a Common Setup y luego la alternativa de HyperFind Queries
1. Seleccionamos Comments dentro de Time Management.
2. Seleccionamos Add Condition.
3. Por último, hacemos “clic” sobre TEST.
4. Nos mostrará en pantalla aquellos empleados que cumplan con la condición.
5. Además, podemos seleccionar el periodo del cual queremos ver la información.
6. Seleccionar Save As y le escribimos el nombre que describa el “query”.
___________________________________
Workforce Timekeeper 6.1
Adiestramiento de Usuarios con Schedule
Pág.
12
Hay tres maneras de guardar los queries:
• Ad Hoc - Query temporero.
•
•
Personal - Solamente lo verá nuestro “user”.
Public - Lo verán los demás usuarios.
Así sucesivamente con las demás búsquedas. Lo importante es practicar y saber cuál es la
información exacta que queremos ver para hacer el “query” más rápido y efectivo.
___________________________________
Workforce Timekeeper 6.1
Adiestramiento de Usuarios con Schedule
Pág.
13
7. Reportes
Para ver los reportes, seleccionamos Report y el tipo de reporte que deseemos. En el caso del
Time Detail, seleccionamos:
Report Timecard Time Detail Run Report
Cuando el “status” esté Completed seleccionamos View Report.
Podemos hacer “clic” en Refresh Status para que actualice el reporte. Ver siguiente ejemplo:
1. Seleccionar el reporte
2. Seleccionar “Run Report”
3. Ver el status, actualizar información del reporte “refresh status” y ver el reporte “view report”.
___________________________________
Workforce Timekeeper 6.1
Adiestramiento de Usuarios con Schedule
Pág.
14
4. Salida del reporte a través de “view report”.
De esta manera se hace con los demás reportes. Para poder seleccionar otro reporte, elegimos
Select Report.
• Como desconectarse de la aplicación
En la parte superior de la aplicación, seleccione la opción de log
off
 De tener alguna duda o necesitar información adicional, no dude en llamar a nuestras oficinas al
787-641-7777 ó 787-641-7800.
¡Es un placer servirle!
___________________________________
Workforce Timekeeper 6.1
Adiestramiento de Usuarios con Schedule
Pág.
15