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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE CIUDAD JUÁREZ
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REVISIÓN N°. 03
ADMISIÓN, REINSCRIPCIÓN Y BAJAS
(P-SES-01)
PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 7.1, 7.2.1, 7.2.2,
7.2.3, 7.5.3 Y 7.5.4
I.- OBJETIVO
Describir los pasos a seguir en el proceso de inscripción, reinscripción y bajas de alumnos al ingresar por
primera vez a la UTCJ o al ser promovidos o no promovidos en el cuatrimestre anterior.
II.- ALCANCE
Aplica a todos los aspirantes a ingresar y alumnos de la UTCJ.
III.- DEFINICIONES
UTCJ.- Universidad Tecnológica de Ciudad Juárez.
Aspirante.- Persona interesada en ingresar a la UTCJ.
Alumno de nuevo ingreso.- Persona que ingresa por primera vez a la UTCJ.
D.A.F..- Dirección de Administración y Finanzas.
D.S.E..- Departamento de Servicios Escolares.
No. de matrícula.- Conjunto de números que sirven internamente en la institución para identificar a alumnos y
exalumnos.
CENEVAL.- Centro Nacional de Evaluación.
Evaluación de Ingreso.- Instrumento utilizado para verificación del nivel académico y la selección de ingreso
del alumno a la UTCJ.
SISE.- Sistema Integral de Servicios Estudiantiles.
Tutor.- Persona encargada de la tutela y seguimiento a alumnos durante su transcurso en la Universidad
Tecnológica de Ciudad Juárez.
Refrendo.- Calcomanía que señala el cuatrimestre vigente (continuidad).
Folio Referenciado.- Número correspondiente al alumno conforme el control interno de la Institución Bancaria.
Institución Bancaria.- Empresa que brinda el servicio de cobro por inscripción al alumnado de la UTCJ.
T.S.U.- Técnico Superior Universitario.
P.T.C.- Profesor de Tiempo Completo.
ELABORÓ:
REVISÓ:
AUTORIZÓ:
PUESTO
JEFA DEL DEPTO. SERVICIOS
ESCOLARES
SUBDIRECTORA DE DESARROLLO
ESTUDIANTIL
RECTOR
FECHA
9 DE JUNIO DEL 2015
11 DE JUNIO DEL 2015
15 DE JUNIO DEL 2015
LIC. KARLA SARAÍ GALINDO
CABRIALES
M.C. MARIZA DEL CARMEN MARTÍNEZ
CONTRERAS
NOMBRE Y
FIRMA
LIC. ERNESTO LUJÁN ESCOBEDO
F-CCA-01
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REVISIÓN N°. 03
ADMISIÓN, REINSCRIPCIÓN Y BAJAS
(P-SES-01)
PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 7.1, 7.2.1, 7.2.2,
7.2.3, 7.5.3 Y 7.5.4
IV.- POLÍTICAS
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El formato de la “Oferta Educativa” (F-SES-19) del cuatrimestre a ofertar deberá estar autorizado por el
Rector, Secretario Académico y el Jefe del DSE para su difusión.
El aspirante deberá cumplir con los requisitos que señala el formato “Oferta Educativa” (F-SES-19) para
iniciar su proceso de inscripción.
El D.S.E. será el responsable de organizar la aplicación de la evaluación diagnóstica e ingreso en acuerdo
con la Secretaría Académica.
La evaluación diagnóstica e ingreso será calificada por CENEVAL y durante la aplicación será auxiliado por
personal de la UTCJ.
Se considerará alumno de nuevo ingreso a quien complete el proceso de inscripción.
No se podrá iniciar este proceso si el alumno presenta algún adeudo con D.A.F.
El Departamento de Servicios Escolares entregará el formato "Documentación para Trámite de Titulación"
(F-SES-20) a los alumnos que vayan a reinscribirse en su último tetramestre, donde señala los requisitos a
cumplir para su trámite de titulación o lo publicará en la página www.utcj.edu.mx (en el apartado inicio →
servicios → servicios escolares, o en egresados) además de la página http://alumnos.utcj.edu.mx) y en
cartelones.
El D.S.E. conservará los expedientes de los alumnos dados de baja en electrónico.
El profesor tutor puede entregar una baja cuando no se encuentre presente el alumno en cuestión,
quedando pendiente que firme el alumno el “Formato de Baja” (F-SES-08).
Cuando en el D.S.E. se presente un alumno a solicitar su baja, se le indicará que debe acudir primero con
su Tutor o Director de Carrera a solicitarla.
El D.S.E. entregará su documentación oficial al alumno que lo solicite llenando el formato de “Entrega de
Documentación y Devolución de documentos” (F-SES-12).
Para tener una Trazabilidad del alumno la UTCJ le asigna al alumno el número de matrícula
consecutivo correspondiente.
Con la finalidad de implementar una política de CERO PAPEL, el personal del Departamento de
Servicios Escolares es el encargado de realizar las siguientes actividades: 1.- Digitalizar el expediente
del alumno de nuevo ingreso y archivar en el programa virtual, 2.- Destruir la evidencia física de los
formatos que llena el alumno, 3.- Resguardar la documentación oficial y personal del alumno (Acta de
Nacimiento, Certificado de Bachillerato, Certificado Médico, CURP) en archivo especial y hacerle
entrega a corto plazo cuando aplique.
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ADMISIÓN, REINSCRIPCIÓN Y BAJAS
(P-SES-01)
PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 7.1, 7.2.1, 7.2.2,
7.2.3, 7.5.3 Y 7.5.4
V.- DIAGRAMA DEL PROCESO
DEPARTAMENTO DE
SERVICIOS ESCOLARES
1
ASPIRANTE/ALUMNO
DIR. DE CARRERA/PTC
CENEVAL
P-DIF-01
Si
Publica Oferta Educativa y
Calendario de Reinscripción
¿Es alumno
requiere
Reinscribirse?
No
2
Entrega pase de ingreso a
examen diagnostico e
ingreso
Ingresa a la página para
inscribirse en línea
3
Se presenta a examen
4
Publica listas de aspirantes
admitidos y publica fechas y
requisitos de inscripción
5
6
Aplica “Evaluación
Diagnóstica”
Revisa listas de aspirantes
admitidos y se presenta a
DSE con documentación
requerida
Recibe documentación,
asigna no. de matrícula,
entrega guía de estudio y
digitaliza documentación.
Se presenta a clases
7
Reinscripción
8
Imprime formato de pago
9
10
Acude a D.S.E. para refrendo de
su credencial
Coloca refrendo a
credencial del alumno
A
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QUE APLICA: 7.1, 7.2.1, 7.2.2,
7.2.3, 7.5.3 Y 7.5.4
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P-DIR-02
12
A
Da de Baja a alumnos que
no cumplan con
Documentación
13
Solicita su baja
14
Aplica la baja
15
Imprime y entrega la baja
16
Recibe formato de
baja y guarda en SISE
VI.- RESPONSABILIDADES
Responsable
Departamento de
Servicios Escolares
Secuencia
1


Aspirante
Departamento de
Servicios Escolares
2
Actividades
Publica “Oferta Educativa” (F-SES-19) al aspirante en página de
Internet www.utcj.edu.mx (pasar a la secuencia 2).
Publica “Calendario de Reinscripción” para aquellos alumnos que
terminaron satisfactoriamente el primer cuatrimestre de TSU y para
aquellos alumnos que terminaron satisfactoriamente del 2do.
Cuatrimestre en adelante en TSU y en cualquier grado de Ingeniería
(los alumnos que están en el proceso de Reinscripción pasar a la
secuencia 7).
1. Ingresa a la página de Internet www.utcj.edu.mx y da clic en
entrega de fichas:
2. Da clic en entrega de fichas.
3. Captura sus datos en el sistema en el “Registro de aspirantes”
F-SES-01.
4. Imprime ficha de pago de admisión al examen generada por
el sistema con el nombre y número de cuenta referenciada del
aspirante.
5. Acude a cualquier sucursal del Banco asignado por la UTCJ y
realizar el depósito.
6. Se presenta en DSE con la documentación requerida en el
formato de ficha de pago.
7. Entrega al aspirante el pase de ingreso al examen diagnóstico
e ingreso, se imprime y se le entrega.
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ADMISIÓN, REINSCRIPCIÓN Y BAJAS
(P-SES-01)
CENEVAL
Aspirante
3


Departamento de
Servicios Escolares
4

Aspirante
5
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


Departamento de
Servicios Escolares
6

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


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
Alumno
Alumno
7
8




PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 7.1, 7.2.1, 7.2.2,
7.2.3, 7.5.3 Y 7.5.4
Aplica evaluación diagnostica al alumno en la fecha señalada.
Se presenta al examen diagnóstico e ingreso el día que se programó
el examen.
Publica listas de aspirantes admitidos en la página de Internet
www.utcj.edu.mx.
Publica fechas y requisitos de inscripción a la UTCJ.
Revisa lista de aspirantes admitidos en la página de Internet
www.utcj.edu.mx.
Si el aspirante fue aceptado, ingresa a la página de Internet
www.utcj.edu.mx, en la liga de SISE o sise.utcj.edu.mx.
Dar clic “imprimir referencia bancaria”, ingresa el folio de su ficha de
admisión para que obtenga su ficha de pago de inscripción.
Acude a cualquier sucursal del Banco asignado por la UTCJ y realizar
el depósito.
Se presenta en DSE con la documentación requerida:
 Pago de ficha de admisión.
 Certificado médico profesional.
 CURP (Copia).
 Acta de nacimiento original.
 Certificado de preparatoria o bachillerato original.
Solicita al alumno los datos correspondientes (No. De folio o Nombre).
Valida la información capturada en el sistema en el “Registro de
aspirantes” F-SES-01.
Inscribe al periodo.
Recibe documentación utilizando el formato de “Comprobante de
Recepción y Devolución de Documentos” (F-SES-12).
Imprime comprobante F-SES-12 para que el alumno firme de
enterado.
Digitaliza documentación y crea expediente virtual.
Asigna número de matrícula al alumno.
Se entregan los documentos originales y se registran en el Formato
F-SES 12.
Se toma foto al alumno para la credencial escolar y se le entrega.
Se presenta a clases en la fecha y horario indicados.
Para los alumnos que terminaron satisfactoriamente el primer
cuatrimestre de TSU, los requisitos obligatorios serán:
 Acreditar todas las materias del periodo anteriormente cursado.
 Acreditar la actividad extra escolar.
 Tener entregados todos los documentos requeridos en servicios
escolares.
 Realizar el pago bancario correspondiente para el periodo a
cursar.
Para los alumnos que cursan actualmente del 2do. Cuatrimestre en
adelante en TSU y cualquier grado de Ingeniería, los requisitos
obligatorios serán:
 Acreditar todas las materias del periodo anteriormente cursado.
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ADMISIÓN, REINSCRIPCIÓN Y BAJAS
(P-SES-01)
Alumno
9

Alumno
10

Departamento de
Servicios Escolares
Alumno
Departamento de
Servicios Escolares
Alumno
Director de Carrera/PTC
11

12
13


14
15


Director de Carrera/PTC
16


Departamento de
Servicios Escolares
17

PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 7.1, 7.2.1, 7.2.2,
7.2.3, 7.5.3 Y 7.5.4
 Realizar el pago bancario correspondiente para el periodo a
cursar.
Para imprimir el formato de pago de reinscripción el alumno deberá
seguir los siguientes pasos:
1. Ingresar a la página http://alumnos.utcj.edu.mx.
2. Ingresar su usuario y contraseña. En caso de no contar con uno
llenar el formulario correspondiente disponible en el mismo sitio.
3. Dar clic en la opción Finanzas - Referencia Bancaria
4. Imprimir referencia bancaria.
5. Realizar el pago en cualquier sucursal del Banco asignado por
la UTCJ utilizando el formato que contiene su número de
referencia y la cuenta de servicio bancaria de la Universidad.
Acude al Departamento de Servicios Escolares a presentar su
credencial para la colocación del refrendo de vigencia.
Procede a colocar un refrendo en la parte posterior de la credencial
del alumno.
Aplica Procedimiento P-DIR-02.
Dará de baja a los alumnos que no cumplan con la documentación
requerida (Referencia Capítulo IV del Reglamento Académico).
Solicita su baja.
Aplica la baja en referencia al Capítulo IV del Reglamento
Académico.
Inicia el proceso de baja
Llena e imprime del SISE el “Formato de Baja” (F-SES-08) del
alumno en cuestión y lo firma, posteriormente lo entrega al D.S.E.
Recibe el “Formato de Baja” (F-SES-08) del alumno por parte del
Director de Carrera/PTC, realiza el registro de las bajas y guarda el
formato en el SISE y en el expediente digital del alumno
correspondiente.
VII.- CONTROL DE REGISTROS
CÓDIGO
F-SES-01
F-SES-08
F-SES-12
F-SES-19
F-SES-20
F-SES-23
NOMBRE
Registro de Aspirantes
Formato de Baja (SISE)
Comprobante de Recepción y
Devolución de documentos
Oferta Educativa
Documentación para trámite de
titulación
Calendario de Reinscripción
RETENCIÓN
ALMACENAJE
5 años
Variable
Variable
D.S.E.
D.S.E.
D.S.E.
DISPOSICIÓN
FINAL
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
No aplica
No aplica
No aplica
No aplica
No aplica
No aplica
No aplica
No aplica
No aplica
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REVISIÓN N°. 03
ADMISIÓN, REINSCRIPCIÓN Y BAJAS
(P-SES-01)
PUNTO(S) DE LA NORMA
QUE APLICA: 7.1, 7.2.1, 7.2.2,
7.2.3, 7.5.3 Y 7.5.4
VIII.- CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
REVISIÓN
15/JUNIO/2015
03
DESCRIPCIÓN
En el apartado VI.- Responsabilidades, en la secuencia 6 se
cambia el nombre del Formato F-SES-12.
En el apartado VII.- Control de los Registros, se dan de baja
los formatos F-SES-05 y F-SES-08 SAIIUT.
F-CCA-02