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MANUAL DE USO PORTAL B2B
PROCESO OPERATIVO- DESPACHOS
MANUAL USO PORTAL B2B.
Estimado proveedor.
Le invitamos a que revise el actual manual de proveedores,
este manual le será de gran ayuda al momento de realizar el
proceso de notificación de despacho y entrega de
mercancías al centro de distribución .
En este instructivo encontrara el paso a paso del proceso
que debe llevarse a cabo en el portal para notificar sus
entregas antes de realizar el agendamiento de su cita.
MANUAL USO PORTAL B2B
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ÍNDICE
1) Como acceder ala pagina de B2B Colombia
………………………………………………………………….4.
2) Como Ingresar al portal B2B, uso de usuario y claves …………………….…………………………………...5.
3) Como Visualizar los manuales necesarios para lograr una entrega exitosa ……………………………6.
4) Como descargar una orden de compra desde B2B ……..………………………………………………………..7.
5) Como generar el archivo con la información para la creación de la etiqueta de Precio…………..8.
6) Como exportar el archivo de la oc y la creación de la etiqueta LPN ………………..………………….11.
7) Como construir el número del LPN o número de bulto............................................................14.
8) Datos que deben tenerse en cuenta para la creación del archivo a importar en el portal……..15.
9) Como obtener los datos de la oc para la creación del archivo a importar en el portal B2B…...16.
10)Ejemplo de archivo de bulto o etiqueta LPN creado en EXCEL…………….…………………………….…17.
11)Ejemplo de archivo de bulto o etiqueta LPN creado en BLOCK DE NOTAS……………………………18.
12)Proceso de importación de archivo de bulto o etiqueta LPN en el portal B2B…………………...19.
13)Visualización del archivo de bulto en el portal B2B ……………………………………………………………20.
14)Proceso de facturación en el portal B2B………………………………………… ………………………………….21.
15)Datos que se deben seleccionar en el proceso de facturación a través del portal B2B…….. 24.
16)Proceso de despacho en el portal B2B………………………………………………………………………………. 26.
17)Impresión de rótulo desde el portal B2B………………………………………………………………………………29.
18)Como trabajar la orden de compra cuando no se visualiza desde el menú operativo……… 33.
19)Como visualizar el estado y el historial de su orden (es) de compra…………………………………......35.
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Como acceder a la Página de B2B Colombia
Se debe puede ingresar desde el siguiente link http://b2b.co.ripley.com o escribiéndolo en el explorador del
computador; Luego de ingresar damos click en el botón rojo con la Palabra “Comenzar”.
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ACCESO AL PORTAL B2B
1. Ingreso de usuario y clave. (estos son asignados previamente por el área de
proveedores Nacionales)
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VISUALIZACIÓN DE MANUALES DESDE EL PORTAL B2B.
2. Al digitar su usuario y clave se desplegara una ventana en la cual se encontraran los link para
poder descargar todos los manuales disponibles a fin de guardarlos o imprimirlos. Estos son:
Resumen del manual de proveedores; Manual de Pinado y Manual del portal de Citas.
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COMO DESCARGAR UNA ORDEN DE COMPRA
Para trabajar la(s) orden(es) de compra por primera vez se debe:
3. Seleccionar menú Operativo.
4. Seleccionar opción Proceso Operativo OC (manual).
5. Seleccionar / Bajar Ordenes de Compra, se debe digitar el número de OC.
6. Seleccionar la opción buscar para la ubicación de la(s) orden(es) de compra.
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COMO GENERAR EL ARCHIVO CON LA INFORMACIÓN PARA LA CREACIÓN DE LA ETIQUETA DE PRECIO.
7. Se selecciona el número de la orden de compra que se quiere trabajar.
8. Seleccionar la opción “Bajar Archivo de Etiquetado”
Seguido se hace click sobre el botón “Ver Listado para etiquetado”.
El sistema lo llevara a una pantalla en la que se visualiza un link color azul con el nombre
de su empresa.
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9. Seleccionar el link con la razón social del proveedor , al hacer click en la razón
social,se desplegara un archivo tipo .CSV que mediante de la opción texto en
columnas puede convertirse en Excel para ser guardado.
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10. Visualización del archivo de etiqueta de precio: Luego de convertir el archivo a Excel,
se puede visualizar de la manera como lo muestra la imagen.
Esta etiqueta debe ir ubicada en cada uno de los productos a entregar.
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COMO EXPORTAR EL ARCHIVO DE LA OC Y LA CREACIÓN DE LA ETIQUETA DE LPN.
Ver Dispositiva No 6, como visualizar una OC.
11. Se hace click en la opción incluye marca en el archivo.
12. Se hace click en la opción aceptar y bajar orden de compra seleccionada.
En base a la orden de compra se arma la etiqueta de bulto LPN.
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13. Se hace click en la razón social del proveedor para exportar la orden de compra ,
esto con el fin de crear el archivo de bulto o archivo de etiqueta LPN. Esta es la
etiqueta que debe ubicarse en cada uno de los bultos o cajas a entregar.
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Al seleccionar el link con la razón social del proveedor , se desplegara un archivo tipo
.CSV que mediante de la opción texto en columnas puede convertirse en Excel para ser
guardado.
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COMO CONSTRUIR EL NUMERO DEL LPN O NUMERO DE BULTO
14 . A partir del archivo descargado de B2B, se puede generar el número del LPN o numero de bulto, el cuál
obligatoriamente se debe componer por 18 dígitos y se construye de la siguiente manera:
EJEMPLO ESTRUCTURA LPN.
A) Los primeros 4 dígitos corresponden al código del proveedor o código Mabúl. (NOTA : Este código es enviado
vía e-mail con los usuarios y claves de acceso al portal B2B; este código nunca cambiara para el proveedor)
B) Los siguientes 5 dígitos corresponden al código de sucursal de destino. (Este se visualiza en la columna N de la
orden de compra descargada de B2B, Y estos pueden ser :
(Sucursal 10095 : Centro de distribución , Sucursal 10048 : Centro Mayor, Sucursal 10049 : Calima , Sucursal 10050 :
Cacique, y Sucursal Neiva : 10053 )
C). Los últimos 9 dígitos corresponden al consecutivo con el cuál se controlaran los bultos entregados en el centro
de distribución, y este deberá aumentar con cada entrega. Para el sistema este consecutivo nunca deberá
repetirse. Finalmente debemos tener un número compuesto por 18 dígitos; de no ser así el sistema arrojara un
error al importarlo.
Nota : En caso de recibir los LPN´S impresos por el CD , únicamente se relacionan estos números en el archivo a
importar.
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DATOS QUE DEBEN TENERSE EN CUENTA PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO A IMPORTAR
(NOTIFICACIÓN DE DESPACHO) .
Teniendo como referencia el LPN o número de bulto ya creado , ahora procedemos a relacionar todos
los datos que se requieren para la creación total del archivo el cual se importara través del portal B2B.
Este archivo se puede crear en Excel y debe guardarse como tipo : CSV Delimitado por comas.
También se puede crear en block de notas que es la segunda opción, y debe guardarse como (txt)
A continuación se relacionan todos los datos requeridos para la creación total del archivo que
importaremos en el porta B2B, estos datos se extraen de la orden de compra , a excepción del dato
correspondiente a la fecha ya que el proveedor debe digitar esta misma , teniendo en cuenta el día en
que realiza el proceso completo en el portal, es decir hasta seleccionar la opción de despacho. El archivo
se compone de 5 datos los cuales deben relacionarse en 5 columnas en el siguiente orden :
-
En la primera columna número de orden de compra.
En la segunda columna número de bulto o LPN.
En la tercera columna Fecha en la que se realiza el proceso completo en el portal B2B.
En la cuarta columna se relaciona el código Ripley o código SKU.
En la quinta columna se relaciona las cantidades solicitadas , tener en cuenta que estos datos aparecen
en la orden de compra . ( Ejemplo de estructura ver pag. 16)
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COMO OBTENER LOS DATOS DE LA OC PARA LA CREACIÓN DEL ARCHIVO
IMPORTAR EN EL PORTAL B2B.
De la orden de compra que se exporta desde el portal B2B tendremos en cuenta las 4 columnas
importantes para proceder con la creación del archivo, el resto de columnas se pueden eliminar ya que
no se requieren para la creación de este archivo.
- SE TIENE EN CUENTA LA COLUMNA C=
En esta columna encontramos el Número de oc.
-SE TIENE EN CUENTA LA COLUMNA N= En esta columna encontramos la sucursal de destino , y que
en base a esta se completo el código LPN o código de bulto, que al complementarse debe sumar 18
dígitos : Ejemplo : 500410048000000001, estos 18 dígitos deben quedar relacionados en esta . (ver
página 14, creación del LPN).
- SE DEBE INSERTAR UNA NUEVA COLUMNA : Para digitar la fecha en la que se está importando el
archivo en el portal B2B, la cuál debe estar separada por guión medio en el siguiente formato : 11-122013, este dato no aparece en la orden de compra, el proveedor debe digitarlo.
-SE TIENE EN CUENTA LA COLUMNA W : En esta columna encontraremos el Código de artículo Ripley o
código SKU.
-SE TIENE EN CUENTA LA COLUMNA AD : En esta columna encontraremos las cantidades solicitadas
para cada código y tienda .
Al diseñar el archivo no debe contar con encabezados , celdas ocultas, filas ocultas, más de una hoja
por archivo , ni títulos. .( Ver ejemplo página 17)
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Ejemplo de Estructura del archivo de bulto o etiqueta LPN creado en una nueva
hoja de Excel .
Ej. Cuando una orden de compra es del
tipo predistribuido, es posible crear un
consecutivo o LPN y en este ubicar
diferentes códigos de artículo Ripley, es
decir se pueden mezclar referencias
diferentes que sean
de la misma
sucursal de destino.
Ej. En el Bulto para oc de almacenaje
No se puede mezclar códigos de artículos
Ripley es decir se crea un consecutivo o un
LPN para cada código, no se pueden
mezclar referencias.
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EJEMPLO DEL ARCHIVO CREADO EN BLOCK DE NOTAS .
La segunda opción para crear el archivo de etiqueta de bulto o LPN es creándolo a
través de un block de notas. Se debe tener en cuenta la misma información de la
orden de compra, y esta información en block de notas debe estar separada por
punto y coma.
A continuación un ejemplo de etiqueta LPN creado en block de notas.
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PROCESO DE IMPORTACIÓN DEL ARCHIVO DE BULTO EN EL PORTAL.
Luego de crear el archivo y guardarlo se debe proceder a cargarlo en el portal B2B para esto se debe
seleccionar :
15. La opción 2 Facturar Orden Compra.
16. Seleccionar la opción Importar Archivo de bulto.
17. Seleccionar el botón Examinar el cual deberá ir a la búsqueda del archivo que se desea cargar.
18. Seleccionar botón Enviar.
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VISUALIZACIÓN DEL ESTADO DEL ARCHIVO EN EL PORTAL B2B.
19. Seleccionar la opción B donde visualizara el estado de carga del archivo ,
con el objetivo de saber si este proceso ha sido exitoso es decir (procesado sin
errores) o ha existido un problema ( procesado con errores).
20. Cuando el archivo fue cargado con errores, se debe seleccionar
el link con el nombre del archivo para visualizar el detalle del error.
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PROCESO DE FACTURACIÓN EN EL PORTAL B2B.
21. Después de subir el archivo de bultos a despachar y que este se procese sin errores , se debe
proceder a facturar los productos, seleccionando la opción
Facturar Bultos OCA.
22. Luego debe seleccionar la Orden de compra que desea
facturar
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23. Seleccionar los bultos a facturar.
24. Presionar el botón de crear factura.
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DATOS QUE DEBEN SELECCIONARSE EN EL PROCESO DE FACTURACIÓN A TRAVÉS DEL
PORTAL B2B.
Al hacer click sobre la opción crear factura el portal lo llevara a una ventana en la cuál
usted como proveedor debe seleccionar los siguientes campos:
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DATOS QUE SE DEBEN SELECCIONAR AL MOMENTO DE FACTURAR EN EL
PORTAL B2B.
Nota: No se requiere del número de la cita para efectuar este proceso, es decir no es obligatorio.
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IMPORTANTE : Antes de seleccionar la opción facturar, verifique que los valores y
unidades que se visualizan en el portal B2B correspondan al documento físico a entregar
junto con la mercancía.
31. Seleccionar la opción facturar, en ese momento el portal le mostrara la factura x ha
sido ingresado con éxito.
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PROCESO DE DESPACHO EN EL PORTAL B2B.
Posterior a la creación de la factura se procede a despachar en el portal, para lo cuál se deben seguir los
siguientes pasos: Este último proceso es muy importante Y no se debe olvidar :
32. Seleccionar Despacho O.C.
33. Seleccionar Despachar OCA.
34. Digitar numero de orden de compra.
35. Presionar Botón Buscar
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36. Se debe Seleccionar el número de la factura o guía.
37. Y se debe Presionar la opción despachar, al momento de hacer click en esta opción,
aparecerá un mensaje solicitando la aceptación del proceso de despacho.
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38. Se debe visualizar despacho exitoso.
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IMPRESIÓN DE RÓTULO
39. Para los tipos de manejo Caja y Sensible se deberá
imprimir el Rótulo Manual, este se puede imprimir desde el
portal B2B siguiendo los siguientes pasos:
Se debe seleccionar opción 4 Generación e impresión de
Rótulo.
40. Indicar número de orden de compra.
41. Presionar el botón buscar.
42. Se debe seleccionar el número de bulto y se hace click en
opción imprimir .
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IMPRESIÓN DE RÓTULO.
39. Se debe seleccionar la opción generación e Impresión de Rótulo.
40. Digitar el número de orden de compra.
41. Seleccionar la opción buscar.
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Se debe seleccionar el número de bulto a fin de realizar la impresión del
rótulo.
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Este es el ejemplo de Rótulo que se imprime desde el portal.
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COMO TRABAJAR LA OC CUANDO SE HA INTENTADO BAJAR DESDE EL MENÚ
OPERATIVO Y NO SE VISUALIZA EN ESTA OPCIÓN.
43. Cuando se ha bajado la orden de compra a través de la opción operativo pero no se
ha realizado el proceso completo en el portal B2B , la orden de compra ya no se
visualizará por la opción inicial , en estos casos se debe buscar por la opción de
consultas, númeral 2 orden de compra al día y se digita el número de orden de compra a
trabajar.
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44. Al digitar el número de orden de compra el portal le mostrara la pantalla para que
se trabaje la oc tal como si accediera normalmente a través del menú operativo, es
decir le mostrara la opción para que sea posible exportar el archivo de etiqueta de
precio, orden de compra y se lleve a cabo el proceso normal de la notificación de
despacho a través del portal B2B.
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COMO VISUALIZAR EL ESTADO Y EL HISTORIAL DE SU ORDEN DE COMPRA.
Para visualizar el estado de su orden de compra se deben realizar los siguientes pasos:
45. Seleccionar el menú consultas .
46. Seleccionar el númeral 1. orden de compra histórica .
47. Y en la columna 4 se evidenciara el estado de oc de compra y se visualizara el historial referente a
las órdenes de compra entregadas con sus unidades solicitadas y recepcionadas..
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