1. No category

INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y EVALUACION DE LA GESTION
ORGANIZACIÓN Y METODOS
PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION DE MEDICAMENTOS Y
DISTRIBUCION A VENTANILLAS DE FARMACIA EN EL HOSPITAL
ALMACEN LOCAL DE LOS HOSPITALES
DIRECCION MEDICA NACIONAL
Pagina No. 1
Código:
1. Introducción
Se ha modificado “El procedimiento para Recepción de Medicamentos y Distribución
a Ventanillas de Farmacia en el Hospital” con el fin de definir las instancias que
intervienen en el proceso.
El procedimiento que se detalla a continuación identifica la actividad general del proceso
y el grado de detalle de los mismos, describiendo en orden cronológico el conjunto de
operaciones que deben realizarse para efectuar el proceso para Recepción de
Medicamentos y Distribución a Ventanillas de Farmacia en el Hospital de Especialidades
y Hospital Regional, identificando el responsable de cada actividad.
El grado de detalles con el que fue elaborado, es útil para actividades de capacitación e
inducción sobre todo cuando se trata de empleados de recién ingreso al Instituto y permite
tener un instrumento homogéneo de aplicación uniforme a nivel institucional
2. Objetivo
Establecer los mecanismos para llevar a cabo el procedimiento para Recepción de
Medicamentos y Distribución del Almacen Local a las Ventanillas de Farmacia en el
Hospital de Especialidades y Hospital Regional.
Contar con un proceso administrativo que identifique las instancias y defina la norma para
realizar el procedimiento para efectuar el trámite de Recepción de Medicamentos y
Distribución en las Ventanillas de los Hospitales
3. Alcance
Este documento es aplicable a los Almacenes Locales del Hospital de Especialidades de
Tegucigalpa y Hospital Regional del Norte San Pedro Sula
4. Definiciones
IHSS: Instituto Hondureño de Seguridad Social
elaborado por:
Keila Pinto-/Johana
Yamileth Moya Mantilla
cargo: Analista
supervisado por: Lic.
Mercedes Midence/Lic. Keila
Rosalía Pinto Figueroa
Cargo: Jefe Depto. /Analista
Departamento Organización
y Metodos
Refrendado por: Dr.
Hugo Rodriguez
aprobado por: Dr. Hugo
Rodriguez
autorizado por: Dr. Jorge
Alberto Valle
cargo: Director Médico
Nacional en
memorando No. 714DMN-15
cargo: Director Médico
Nacional en
memorando No. 714DMN-15
fecha de
elaboración
23-07 -2012
4-03-2015
12-03-2015
fecha de
elaboración 2407-2012
12-03-2015
fecha de
elaboración:
12-03-2015
fecha de
elaboración:
12-03-2015
cargo: Jefe Unidad de
Planificación y Evaluacion
de la Gestión, en
memorando No. 056-UPEG2015
fecha de
firma
elaboración:
12-03-2015
firma
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Organización y Métodos
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Edición
No.
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PROCEDIMIENTO PARA RECEPCION DE MEDICAMENTOS Y
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MEDICAMENTO: Todo principio activo o mezcla de los mismos con o sin adición de
excipientes, preparado para ser formulado como forma farmacéutica. Todo producto
farmacéutico empleado para la prevención diagnóstico y tratamiento de una enfermedad o
estado patológico o para sistemas fisiológicos en beneficio de la persona a quien fue
administrado. (Reglamento de control sanitario de productos y servicios pagina 10 y 14).
RECEPCION TECNICA: es una inspección visual donde se determina y se registra en
el acta de recepción, todo lo relacionado con los aspectos técnicos del medicamento.
(Tomado del módulo de administración de Servicios farmacéuticos, Recepción y
almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos, unidad IV Universidad
autónoma de Bucaramanga No. 73)
5. Referencias
Documentos Internos
Hoja de Traslado
Pedido
Hoja de Ingreso
Hoja de Trabajo
6. Responsabilidad y Autoridades
Son responsables de la supervisión y velar por la correcta implementación de este
procedimiento la Gerencia Administrativa y Financiera de Tegucigalpa, Gerencia de
Administración y Servicios Generales de San Pedro Sula, Unidad de Gestión de los
Servicios de Farmacia de la Dirección Médica Nacional, Jefatura del Departamento de
Farmacia del Hospital de Especialidades y Hospital Regional del Norte.
Son responsables de la correcta implementación de este procedimiento la Administración
de Farmacia, de cada Hospital, el Encargado de Almacén Local de medicamentos de
ambos Hospitales y el personal operativo que interviene en el proceso
elaborado por:
Keila Pinto-/Johana
Yamileth Moya Mantilla
cargo: Analista
supervisado por: Lic.
Mercedes Midence/Lic. Keila
Rosalía Pinto Figueroa
Cargo: Jefe Depto. /Analista
Departamento Organización
y Metodos
Refrendado por: Dr.
Hugo Rodriguez
aprobado por: Dr. Hugo
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autorizado por: Dr. Jorge
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cargo: Director Médico
Nacional en
memorando No. 714DMN-15
cargo: Director Médico
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memorando No. 714DMN-15
fecha de
elaboración
23-07 -2012
4-03-2015
12-03-2015
fecha de
elaboración 2407-2012
12-03-2015
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Planificación y Evaluacion
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memorando No. 056-UPEG2015
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Organización y Métodos
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La Unidad de Auditoria Interna de Tegucigalpa y San Pedro Sula efectuará fiscalizaciones
para verificar que el mismo se ha implementad
7. Procedimiento
ALMACEN LOCAL (BODEGA DE HOSPITAL)
Encargado de Almacén Local Hospital
7.1 Recibe Documentos de Pedido y pedido de medicamentos del Auxiliar de Almacén
de Medicamentos (Hoja de Traslado y Pedido)
7.1.1 Recibe del Auxiliar de Almacén de medicamentos la hoja de traslado y el
pedido.
7.1.2 Con la documentación recibida del Auxiliar de Almacen de Medicamentos
procede a :
a) Revisar Cantidades solicitadas en el pedido
b) Verificar especificaciones técnicas de los Medicamentos.
7.1.3 Instruye a los Auxiliares de Bodega del Almacen Local a fin de que trasladen
los Medicamentos al lugar de Recepción
7.2 Compara el pedido de medicamentos enviado por el Almacén Central, contra lo
solicitado por el Hospital
7.2.1 Verifica si el Pedido previo, enviado por el Almacén Central, es concordante
con las cantidades recibidas
7.2.2 Firma de recibido en Hoja de Traslado ,anotando su número de pago
correspondiente
7.3 Entrega a Digitador (a) del Almacén Local la hoja de traslado, para que actualice
el sistema (SAP) ( Hoja traslado)
7.3.1 Entrega Hoja de traslado y copia del Pedido a la Digitador(a) del Almacén
Local
Digitadora de Almacen Local
7.4 Genera Hoja de Ingreso en el Sistema de información (SAP) y lo traslada a
Encargado de Almacén local.
(Hoja de Ingreso)
elaborado por:
Keila Pinto-/Johana
Yamileth Moya Mantilla
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Hugo Rodriguez
aprobado por: Dr. Hugo
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autorizado por: Dr. Jorge
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cargo: Director Médico
Nacional en
memorando No. 714DMN-15
cargo: Director Médico
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fecha de
elaboración
23-07 -2012
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fecha de
elaboración 2407-2012
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memorando No. 056-UPEG2015
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7.4.1 Con la información que contiene la hoja de traslado y el pedido, Genera Hoja
de Ingreso en el sistema de información.
7.4.2 Imprime Hoja de Ingreso
7.4.3 Traslada Hoja de Ingreso al Encargado de Almacén Local para su revisión y
firma
Encargado del Almacén Local
7.5 Revisa la hoja de ingreso y da instrucciones al Auxiliar de Almacén Local. (Hoja de
Ingreso)
7.5.1 Revisa que la hoja de ingreso este conforme al pedido
7.5.2 Instrucciones al Auxiliar de Almacén Local para que coloque en los anaqueles
los medicamentos con codificación establecida por la Institución (código
SAP) y de acuerdo a las condiciones de almacenamiento requeridas por cada
uno, si es un medicamento refrigerado lo deberá ubicar en la Refrigeradora
destinada para este fin.
Auxiliar de Almacén Local
7.6 Coloca Medicamentos en Anaqueles respectivos (Medicamentos )
7.6.1 Coloca los medicamentos de la codificación establecida por la institución
(codigo SAP) en los anaqueles de acuerdo a las condiciones del
almacenamiento requeridas por cada uno,
7.6.2 Los medicamentos que requieren refrigeración lo ubica en la refrigeradora
destinada para ese fin.
Auxiliar de Farmacia Local
7.7 Elabora requisición de medicamentos solicitando se prepare el pedido en Almacén
Local de Medicamentos. (requisición)
7.7.1 Elabora la requisición al Almacén Local de Medicamentos efectuando la
solicitud de acuerdo a la calendarización establecida.
Encargado de Almacén Local
7.8 Recibe Requisición Semanal y entrega a digitador. (Requisición )
7.8.1 Semanalmente recibe Requisición de las ventanillas de Farmacia.
7.8.2 Entrega a digitador para que genere hoja de trabajo para preparar pedido.
Digitador
elaborado por:
Keila Pinto-/Johana
Yamileth Moya Mantilla
cargo: Analista
supervisado por: Lic.
Mercedes Midence/Lic. Keila
Rosalía Pinto Figueroa
Cargo: Jefe Depto. /Analista
Departamento Organización
y Metodos
Refrendado por: Dr.
Hugo Rodriguez
aprobado por: Dr. Hugo
Rodriguez
autorizado por: Dr. Jorge
Alberto Valle
cargo: Director Médico
Nacional en
memorando No. 714DMN-15
cargo: Director Médico
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memorando No. 714DMN-15
fecha de
elaboración
23-07 -2012
4-03-2015
12-03-2015
fecha de
elaboración 2407-2012
12-03-2015
fecha de
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12-03-2015
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12-03-2015
cargo: Jefe Unidad de
Planificación y Evaluacion
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memorando No. 056-UPEG2015
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Organización y Métodos
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7.9 Genera hoja de trabajo en el sistema de información y traslada a Almacén Local
(Hoja de Trabajo)
7.8.1 Con los datos contenidos en la Requisición, genera Hoja de Trabajo en el
Sistema de información.
7.8.2 Entrega Hoja de Trabajo a Auxiliar de Almacen Local ,a fin de que prepare y
entregue lo solicitado.
Encargado de Almacén Local
7.10 Recibe y revisa Hoja de trabajo y traslada a Auxiliar de Almacén Local
7.10.1 Recibe y revisa hoja de trabajo de digitador
7.10.2 Traslada hoja de trabajo a Auxiliar de Almacén local para que prepare el
pedido.
Auxiliar de Almacen Local
7.11 Recibe Documentos de Solicitud ( Hoja de Trabajo, Requisición )
7.11.1 Recibe Hoja de Trabajo y requisición y procede a seleccionar los
Medicamentos solicitados
7.11.2 Anota observaciones en Hoja de Trabajo
7.12 Verifica existencia de Medicamentos
7.12.1 Si no se encuentran todos los Medicamentos solicitados en Hoja de Trabajo
procede a atender una nueva Requisición
7.13 Prepara Pedido de Medicamentos.
7.13.1 Si todos los Medicamentos detallados en la Hoja de Trabajo se encuentran
para ser despachados, prepara el pedido, que incluye :
a) Firma
b) Anota Fecha en que se preparó el Pedido
c) Devuelve Hoja de Trabajo a Encargado de Almacén Local y le informa
que el pedido se encuentra listo.
Encargado de Almacen Local
7.14 Solicita al Auxiliar de Farmacia Retirar Pedido
7.14.1 Al recibir del Auxiliar de Bodega la Hoja de Trabajo, debidamente llena,
informa al Auxiliar de Farmacia solicitante que su Pedido se encuentra listo
y puede retirarlo de Bodega.
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Yamileth Moya Mantilla
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7.15 Traslada Hoja de Trabajo a Digitador del Almacén Local para que incorpore las
observaciones en el sistema de información y genere reporte de pedido de traslado.
( Hoja de trabajo ).
7.15.1 La hoja de trabajo es trasladada al Digitador del Almacén Local para
que incorpore todas las observaciones en el sistema de información SAP
y genere el reporte de pedido de traslado.
Digitador
7.16 Recibe y digita observaciones de hoja de trabajo y genera el reporte de traslado en
el sistema de información(SAP) y entrega al Auxiliar de Farmacia Local. (Reporte
de traslado)
7.16.1 Al recibir la Hoja de Trabajo , incluye Observaciones al Sistema y genera el
reporte u hoja de traslado en el sistema de información(SAP).
7.16.2 Genera Hoja de Traslado y sus respectivas copias
7.16.3 Entrega al Auxiliar de Farmacia Local el traslado y sus copias para firmas
Auxiliar de Farmacia Local
7.17 Retira Pedido
7.17.1 Verifica si las cantidades que recibe son iguales a las señaladas en el reporte
de Traslado :
a) Si todo está en orden , firma recibido
b) Entrega Orden de Trabajo , debidamente Firmada
c) Traslada Medicamentos a la ventanilla de la cual el (ella) es responsable
Administrador de Farmacia y Encargado de Almacen Local
7.18 Firman Documentos de Traslado tanto el Administrador de Farmacia como el
Encargado de Almacén Local (Traslado)
7.18.1 El Administrador de Farmacia y el Encargado de Almacén Local firman el
traslado de Medicamentos
7.18.2 Devuelven documentos a Digitador(a)
Digitador de Almacen Local
7.19 Distribuye copias de Traslado para su contabilización en el sistema de
información(SAP). (Traslado)
elaborado por:
Keila Pinto-/Johana
Yamileth Moya Mantilla
cargo: Analista
supervisado por: Lic.
Mercedes Midence/Lic. Keila
Rosalía Pinto Figueroa
Cargo: Jefe Depto. /Analista
Departamento Organización
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Refrendado por: Dr.
Hugo Rodriguez
aprobado por: Dr. Hugo
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autorizado por: Dr. Jorge
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memorando No. 714DMN-15
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memorando No. 714DMN-15
fecha de
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23-07 -2012
4-03-2015
12-03-2015
fecha de
elaboración 2407-2012
12-03-2015
fecha de
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memorando No. 056-UPEG2015
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7.19.1 Al recibir debidamente firmado y sellado el traslado de Medicamentos ,
procede a distribuir las copias así :
• Copia: Encargado de Almacén Local
• Copia: Encargado de Kardex
• Copia: Encargada de Ventanilla de Farmacia solicitante
• Copia: contabilidad
• Copia archivo
7.20 FIN DEL PROCEDIMIENTO
elaborado por:
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23-07 -2012
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12-03-2015
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8. Diagrama de Flujo
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23-07 -2012
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12-03-2015
fecha de
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12-03-2015
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9
Anexos
10
Historial y revisiones
Revisión No.
1
2
3
4
5
Fecha
Descripción y/o
ítems modificados
25 julio 2008, Primera elaboración
memo
No.
201-GPE-08
23/07/2012
Actualización
formato normas ISO
8-04-14
Memorando
No.
1012-DMN-14
04-03-2015
Memorando
616DMN-15
12-03-2015
Memorando
No.
714-DMN-15 de la
Dirección
Médica
Nacional, donde se
aprueba
Actualizado
por
Organización y
Métodos
Lic.
Pinto
Pagina No. 9
Código:
Autorizado
por:
Keila
elaborado por:
Keila Pinto-/Johana
Yamileth Moya Mantilla
cargo: Analista
supervisado por: Lic.
Mercedes Midence/Lic. Keila
Rosalía Pinto Figueroa
Cargo: Jefe Depto. /Analista
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Refrendado por: Dr.
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cargo: Director Médico
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fecha de
elaboración
23-07 -2012
4-03-2015
12-03-2015
fecha de
elaboración 2407-2012
12-03-2015
fecha de
elaboración:
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fecha de
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12-03-2015
cargo: Jefe Unidad de
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memorando No. 056-UPEG2015
fecha de
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elaboración:
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Edición
No.