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REGLAMENTO DE MONTAJE
Evento:
Ciudad:
Feria:
Montaje:
Desmontaje:
Lugar:
CARTAGENA INTERNATIONAL BOAT SHOW 2015
CARTAGENA DE INDIAS
21, 22 y 23 de marzo de 2015
20 de marzo de 2015
24 de marzo de 2015
CENTRO DE CONVENCIONES CARTAGENA DE INDIAS
La feria CARTAGENA INTERNATIONAL BOAT SHOW 2015 estará regida por el presente
reglamento de montaje.
LUGAR Y FECHA: La exhibición comercial del evento se realizará en Cartagena en la sede
del CENTRO DE CONVENCIONES DE CARTAGENA DE INDIAS (Centro histórico getsemaní Cra. 8ª) los días 21, 22 de marzo en el horario de 11:00 a.m. a 8:00 p.m., el día 23 de
marzo en el horario de 11:00 a 6:00p.m., el ingreso para los expositores durante los días
de feria será a partir de las 9:00 a.m.
FECHAS Y HORARIOS: Montaje: 20 de marzo de 2015 de las 08:00 a.m. hasta las
07:00p.m. Desmontaje: 24 de marzo de 2015 desde las 8:00 horas hasta las 12:00. El
organizador no se hará responsable por la seguridad de la carga dejada después de las
fechas de desmontaje del evento, transcurrido este tiempo la mercancía será declarada
como abandonada por los propietarios y se procederá a dar de baja. Para cualquier inquietud comunicarse con Mario A. Romero al celular (57) 320 306 8462. Para el caso de muestra en Agua Felipe Botero al celular (57) 304 402 9501
OBLIGACIONES: El contrato de ARRENDAMIENTO PARA LA PARTICIPACIÓN EN EL
EVENTO obliga al expositor a ocupar exclusivamente la zona que se le ha asignado y entregado, en donde podrá hacer distribución de su material publicitario.
ZONA MUESTRA INTERIOR:
El expositor se obliga a respetar estrictamente los espacios asignados tanto en número de
metros horizontales (Según contrato), las dimensiones de estas áreas son externas, en
caso de diseños especiales descontar 2,5cms x lado y/o costado, la altura no puede sobrepasar los 2,40mts, alturas superiores a las establecidas deberán ser autorizadas por el
coordinador de operaciones, los stands que sean esquineros no llevaran los paneles laterales facilitando la visual del expositor y los Stands que sean islas no llevaran paneleria.
Para el montaje de los stands con decoraciones especiales deberá contar con aprobación
del organizador a través de LA EMPRESA DE MONTAJE; y NO debe interferir con los
stands vecinos o las normas básicas del evento. Estas autorizaciones se deberán solicitar
por escrito y enviar los renders acotados al mail [email protected]. Únicamente se tendrá en cuenta para aprobación la altura y que el diseño no interfiera con
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otros expositores, no se realizará revisión o aprobación de diseños estructurales o del sistema constructivo del stand, este será responsabilidad del expositor o la empresa de montaje.
El expositor se obliga a mantener la zona debidamente presentada, con personal de atención desde el momento de la apertura del recinto, hasta el momento en que se desaloje
totalmente al público, todos los días del evento y durante el montaje y desmontaje. Ni el
organizador ni El Centro de Convenciones se hacen responsables por robos, hurtos o daños
ocurridos durante la feria. Los expositores serán los responsables de la seguridad de su
Stand desde el momento de la apertura hasta el cierre.
El expositor se obliga a enviar la ficha técnica de todos los equipos que tengan peso superior a 350 Kg, largo superior a 3mts, ancho superior a 2,2mts o altura superior a 2.m. Al mail
[email protected] a fin de avalar las posibilidades de ingreso al recinto
ferial.
El expositor se obliga a presentar copia de la afiliación a la ARL y EPS de TODO el personal
que estará a cargo del montaje de su Stand y del personal que lo atenderá durante la feria.
STANDS: El valor del stand incluye: Panelería (Lamina melamínica y perfilería en aluminio),
el nombre del expositor y el número del stand en el señalizador lateral en letra estándar,
una toma eléctrica doble de (110V), Iluminación, una mesa, tres sillas, si se requiere de
instalaciones eléctricas especiales deberán ser solicitadas a través del formato correspondiente al organizador a [email protected] , ANTES DEL 1º DE MARZO
DE 2015 (Esta Solicitud Puede Generar Costo Adicionales), de no enviarse esta información en las fechas solicitadas la organización no se compromete a la instalación o autorización de los mismos.
No se permitirá, de ninguna manera, decoración que deteriore la Panelería, los pisos, las
paredes, los techos, el mobiliario o los accesorios. No se permite pegar, clavar, pintar, perforar o picar directamente sobre los paneles e infraestructura del Centro de Convenciones.
En caso de deterioro, daño o mala utilización de cualquiera de estos elementos, el expositor
debe pagar a la organización el valor que ella le fije. Los elementos decorativos como pendones o retablos podrán ser colgados del tubo superior de los paneles con nylon o alambre
y que no supere los 4.5 Kg. La disposición de los elementos decorativos y publicitarios
correrá exclusivamente por parte del expositor, el cual debe contar con la herramienta y
medios para hacerlo.
Sobre la mesa no se podrán pegar cintas adhesivas las cuales levantan la laca de la madera, tampoco se permite derramar líquidos indelebles, hacer rayones o perforaciones. En
general, el expositor debe respetar la estructura original de los elementos que conforman
el stand y devolverlo en el mismo estado en que lo recibió.
La toma eléctrica de cada stand, ofrece una potencia de 120V (0,5 KW, Max. 4 AMP), lo
que permite conexión por cada stand de 1 equipo, que puede ser:
- 1 portátil
- 1 computador convencional
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- 1 televisor con DVD
Los equipos especiales que superen el consumo eléctrico suministrado por el organizador,
obligatoriamente deben ser reportados a la empresa de montajes en el formado de consumos eléctricos el cual será enviado por el organizador o podrá ser solicitado al mail: [email protected] , Este deberá ser diligenciado y enviado al mismo mail
ANTES DEL 1º DE MARZO DE 2015 con el fin de destinar las conexiones eléctricas adecuadas. (Esta Solicitud Puede Generar Costo Adicionales). De no enviarse esta información
en las fechas solicitadas la organización no se compromete a la instalación o autorización
de los mismos
Las sillas no podrán ser utilizadas como escaleras para el montaje de elementos decorativos, estas prácticas implican deterioro y riesgo para las personas.
Los stands se identificarán con el nombre que la empresa expositora determine en el contrato de participación. La numeración será la del plano respectivo. Si la empresa decide
cambiar el nombre ya asignado o modificarlo, el gasto correrá directamente por cuenta del
expositor.
El stand no podrá ser desmontado por ningún motivo antes de la clausura del evento, ni
fuera de la fecha establecida más adelante.
Ingreso de alimentos y bebidas
Solamente está permitido el ingreso de alimentos y bebidas de productos fabricados directamente por el cliente, bajo la modalidad de degustaciones.
Los clientes podrán ofrecer degustaciones de alimentos y bebidas producidos por ellos en
sus fábricas bajo una previa coordinación y autorización de la administración del Centro; la
degustación de alimentos y bebidas será bajo unas condiciones mínimas:
La degustación de bebidas están limitadas a máximo un contenedor de 4 oz, ó, 3 oz. de
producto; y los ítems de comida están limitados a “pasa bocas”.
Los ítems entregados a los asistentes están limitados a productos fabricados o producidos
por la firma expositora. Se necesita solicitud escrita previa si los productos se van a dar en
degustación.
Si los alimentos y bebidas que se desean ingresar no cumplen ésta política de degustaciones no podrán ingresar al CCCI.
Cobro de tarifas de descorche El CCCI cobrará una tarifa de descorche por botella de licor
que ingrese a las instalaciones y que no haya sido provista por nuestro departamento de
alimentos y bebidas. La administración se reserva el derecho a admitir el ingreso de licor,
en cualquier caso y si fuera permitido el licor deberá ser revisado por nuestro personal para
que cumpla con los requisitos legales, estampillas, impuestos y garantizar que no esté adulterado.
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El CCCI no realizará reembolso de dineros por concepto de descorche de licores no consumidos durante el evento.
EQUIPOS DE AUDIOVISUALES INTERNET Y TELECOMUNICACIONES (AVIT)
El CCCI ofrecen un amplio rango de servicios audio-visuales incluyendo: proyección multimedia, equipo de iluminación, refuerzo de sonido, producción de video, cámaras y traducción simultánea.
Está totalmente prohibido el ingreso de equipos audiovisuales por parte de clientes, organizadores, representantes o expositores a menos que previamente se cancelen los derechos de ingreso.
Todos los equipos del CCCI serán ensamblados y operados por personal autorizado bajo
la supervisión de ellos. Los equipos tendrán disponibilidad dependiendo del inventario.
Cualquier equipo que se necesite y no esté en el inventario de las instalaciones es de responsabilidad del cliente conseguirlo o subcontratarlo.
El manejo, instalación y operación de los equipos propios de los usuarios que hayan cancelado los derechos de ingreso será responsabilidad exclusiva de este. Los equipos que
son propiedad del CCCI así como las cabinas de sonido solamente podrán ser operados
por nuestro personal. El CCCI no prestará soporte ni asistencia técnica a aquellos equipos
que sean propiedad de cliente.
BODEGAJE: El organizador facilitará el uso de bodega al expositor a partir del 19 de marzo
– hasta las 15 horas del 24 de marzo, donde se recibirán únicamente cajas selladas y no
se realizará inventario de la misma por lo cual el organizador no asumirá responsabilidad
sobre su contenido. Este servicio no tendrá ningún costo.
Para él envió de mercancía a través de transportadora incluir los siguientes datos:
-
Nombre de la feria (CARTAGENA INTERNATIONAL BOAT SHOW 2015)
Nombre del expositor
No. de stand
Persona que retira la mercancía
Dirección: CENTRO DE CONVENCIONES DE CARTAGENA DE INDIAS (Centro
histórico Getsemaní Cra. 8a), Cartagena - Colombia.
Esta mercancía se recibirá a partir del día 19 de marzo de 2015 no antes.
En caso de Requerir ayuda con Importaciones Temporales se encuentra la SIA LOGIMAR
Contacto: Alvaro Navarro Escobar Cel (57) 315 800 8105
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PROHIBICIONES: A los expositores, bajo sanciones de cierre de la zona de exhibición, se
les prohíbe los siguientes actos y conductas:
Ceder o subarrendar el área de exhibición adjudicada, ya sea parcial o totalmente.
 La venta de productos alimenticios, bebidas o licores.
Brindar degustaciones o publicidad fuera del Stand.
Preparar alimentos para degustaciones en áreas no permitidas.
NO es permitido el uso de equipos que requieran gas propano ni otro tipo de gas que
ponga en riesgo el evento.
Los Vehículos que estén en exhibición deberán ir con la reserva del tanque de
combustible.
Atraer la atención general, mediante el uso de altoparlantes, equipos de sonido o de
cualquier otra índole, que moleste a los visitantes o a los demás expositores.
La presentación de conjuntos musicales, la celebración de cócteles o eventos sociales
dentro de las áreas de exposición, fuera de las horas que la organización considere
adecuadas para ello, y que no se encuentren previamente autorizadas.
La distribución o exhibición de propaganda o de mercancías que la organización juzgue
como inadecuadas o inconvenientes.
En general, cualquier actividad contraria a las sanas prácticas comerciales y al contrato
de arrendamiento del cual forma parte el presente reglamento.
Almacenar en bodega de productos inflamables.
Los Vehículos o Maquinaria que participe de la zona demostraciones, deberá contar
con la autorización del Coordinador de Operaciones del Evento y tendrán que tener el
visto bueno del plan de manejo del horario y funcionamiento de su demostración, con el
fin de prever cualquier accidente.
No se permitirá la permanencia o ingreso al evento de personas en alto grado de
alicoramiento o bajo efectos de sustancias alucinógenas, en caso de presentarse un
caso la persona será retirada del evento, sin derecho a indemnización o devolución del
valor cancelado por el área de participación.
ZONA MUESTRA EXTERIOR (MUELLES Y TERRAZA):
El expositor se obliga a respetar estrictamente los espacios asignados tanto en número de
metros horizontales (Según contrato), la altura no puede sobrepasar los 2,40mts, alturas
superiores a las establecidas deberán ser autorizadas por el coordinador de operaciones.
Para el montaje de los stands con decoraciones especiales deberá contar con aprobación
del organizador a través de LA EMPRESA DE MONTAJE; y NO debe interferir con los
stands vecinos o las normas básicas del evento. Estas autorizaciones se deberán solicitar
por escrito y enviar los renders acotados al mail [email protected]. Únicamente se tendrá en cuenta para aprobación la altura y que el diseño no interfiera con
otros expositores, no se realizará revisión o aprobación de diseños estructurales o del sistema constructivo del stand, este será responsabilidad del expositor o la empresa de montaje.
El expositor se obliga a mantener la zona debidamente presentada, con personal de atención desde el momento de la apertura del recinto, hasta el momento en que se desaloje
Marzo 21, 22 & 23 de 2015 – Centro de Convenciones de Cartagena de Indias
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totalmente al público, todos los días del evento y durante el montaje y desmontaje. Ni el
organizador ni El Centro de Convenciones se hacen responsables por robos, hurtos o daños
ocurridos durante la feria. Los expositores serán los responsables de la seguridad de su
Stand desde el momento de la apertura hasta el cierre.
El expositor se obliga a enviar la ficha técnica de todos los equipos que tengan peso superior a 350 Kg, largo superior a 3mts, ancho superior a 2,2mts o altura superior a 2.m. Al mail
[email protected] a fin de avalar las posibilidades de ingreso al recinto
ferial, muestra terraza en tierra.
Tener en cuenta:
 A los expositores de la zona exterior se les asignara una hora de llegada. Esta
será enviada por un correo electrónico, para evitar un tráfico alto de embarcaciones en un mismo horario.
 Los botes de exhibición no se podrán mover o intercambiar en horario al público.
 En las embarcaciones no podrá llegar, bebidas alcohólicas y/o alimentos, en el
momento del ingreso el CCCI hará una inspección física a la embarcación (de
carácter obligatorio para poder ingresar), en caso de encontrar este tipo de elementos el centro de convenciones les informara el costo de ingresos de estos
elementos.
 No se suministrarán escaleras o rampas de acceso a embarcación, por lo cual
deberá prever el uso de estos elementos y su instalación.
 Llevar los cabos de amarres necesarios y suficientemente largos para asegurar
en popa cruzado y fondear ancla en proa.
 Tener en cuenta que la manga de la embarcación (incluidas las boyas) no debe
exceder la manga del amarre.
El expositor se obliga a presentar copia de la afiliación a la ARL y EPS de TODO el personal
que estará a cargo del montaje de su Stand y del personal que lo atenderá durante la feria.
STANDS: El valor del stand incluye: una toma eléctrica doble a (110V), una mesa, tres
sillas, si se requiere de instalaciones eléctricas especiales deberán ser solicitadas a través
del formato correspondiente al organizador a [email protected] , ANTES DEL 1º DE MARZO DE 2015 (Esta Solicitud Puede Generar Costo Adicionales), de
no enviarse esta información en las fechas solicitadas la organización no se compromete a
la instalación o autorización de los mismos.
NOTA: Estas zonas NO incluyen cenefas de marcación.
No se permitirá, de ninguna manera, decoración que deteriore la infraestructura, los pisos,
las paredes, los techos, el mobiliario o los accesorios. No se permite pegar, clavar, pintar,
perforar o picar directamente sobre los paneles e infraestructura del Centro de Convenciones. En caso de deterioro, daño o mala utilización de cualquiera de estos elementos, el
expositor debe pagar a la organización el valor que ella le fije. La disposición de los elementos decorativos y publicitarios correrá exclusivamente por parte del expositor, el cual
debe contar con la herramienta y medios para hacerlo.
Marzo 21, 22 & 23 de 2015 – Centro de Convenciones de Cartagena de Indias
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Sobre la mesa no se podrán pegar cintas adhesivas las cuales levantan la laca de la madera, tampoco se permite derramar líquidos indelebles, hacer rayones o perforaciones. En
general, el expositor debe respetar la estructura original de los elementos que conforman
el stand y devolverlo en el mismo estado en que lo recibió.
La toma eléctrica de cada stand, ofrece una potencia de 120V (0,5 KW, Max. 4 AMP), lo
que permite conexión por cada stand de 1 equipo, que puede ser:
- 1 portátil
- 1 computador convencional
- 1 televisor con DVD
Los equipos especiales que superen el consumo eléctrico suministrado por el organizador,
obligatoriamente deben ser reportados a la empresa de montajes en el formado de consumos eléctricos el cual será enviado por el organizador o podrá ser solicitado al mail: [email protected] , Este deberá ser diligenciado y enviado al mismo mail
ANTES DEL 1º DE MARZO DE 2015 con el fin de destinar las conexiones eléctricas adecuadas. (Esta Solicitud Puede Generar Costo Adicionales). De no enviarse esta información
en las fechas solicitadas la organización no se compromete a la instalación o autorización
de los mismos
Las sillas no podrán ser utilizadas como escaleras para el montaje de elementos decorativos, estas prácticas implican deterioro y riesgo para las personas.
El stand no podrá ser desmontado por ningún motivo antes de la clausura del evento, ni
fuera de la fecha establecida más adelante.
Ingreso de alimentos y bebidas
Solamente está permitido el ingreso de alimentos y bebidas de productos fabricados directamente por el cliente, bajo la modalidad de degustaciones.
Los clientes podrán ofrecer degustaciones de alimentos y bebidas producidos por ellos en
sus fábricas bajo una previa coordinación y autorización de la administración del Centro; la
degustación de alimentos y bebidas será bajo unas condiciones mínimas:
La degustación de bebidas están limitadas a máximo un contenedor de 4 oz, ó, 3 oz. de
producto; y los ítems de comida están limitados a “pasa bocas”.
Los ítems entregados a los asistentes están limitados a productos fabricados o producidos
por la firma expositora. Se necesita solicitud escrita previa si los productos se van a dar en
degustación.
Si los alimentos y bebidas que se desean ingresar no cumplen ésta política de degustaciones no podrán ingresar al CCCI.
Marzo 21, 22 & 23 de 2015 – Centro de Convenciones de Cartagena de Indias
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Cobro de tarifas de descorche El CCCI cobrará una tarifa de descorche por botella de licor
que ingrese a las instalaciones y que no haya sido provista por nuestro departamento de
alimentos y bebidas. La administración se reserva el derecho a admitir el ingreso de licor,
en cualquier caso y si fuera permitido el licor deberá ser revisado por nuestro personal para
que cumpla con los requisitos legales, estampillas, impuestos y garantizar que no esté adulterado.
El CCCI no realizará reembolso de dineros por concepto de descorche de licores no consumidos durante el evento.
EQUIPOS DE AUDIOVISUALES INTERNET Y TELECOMUNICACIONES (AVIT)
El CCCI ofrecen un amplio rango de servicios audio-visuales incluyendo: proyección multimedia, equipo de iluminación, refuerzo de sonido, producción de video, cámaras y traducción simultánea.
Está totalmente prohibido el ingreso de equipos audiovisuales por parte de clientes, organizadores, representantes o expositores a menos que previamente se cancelen los derechos de ingreso.
Todos los equipos del CCCI serán ensamblados y operados por personal autorizado bajo
la supervisión de ellos. Los equipos tendrán disponibilidad dependiendo del inventario.
Cualquier equipo que se necesite y no esté en el inventario de las instalaciones es de responsabilidad del cliente conseguirlo o subcontratarlo.
El manejo, instalación y operación de los equipos propios de los usuarios que hayan cancelado los derechos de ingreso será responsabilidad exclusiva de este. Los equipos que
son propiedad del CCCI así como las cabinas de sonido solamente podrán ser operados
por nuestro personal. El CCCI no prestará soporte ni asistencia técnica a aquellos equipos
que sean propiedad de cliente.
BODEGAJE: El organizador facilitará el uso de bodega al expositor a partir del 19 de marzo
– hasta las 15 horas del 24 de marzo, donde se recibirán únicamente cajas selladas y no
se realizará inventario de la misma por lo cual el organizador no asumirá responsabilidad
sobre su contenido. Este servicio no tendrá ningún costo.
Para él envió de mercancía a través de transportadora incluir los siguientes datos:
-
Nombre de la feria (CARTAGENA INTERNATIONAL BOAT SHOW 2015)
Nombre del expositor
No. de stand
Persona que retira la mercancía
Dirección: CENTRO DE CONVENCIONES DE CARTAGENA DE INDIAS (Centro
histórico Getsemaní Cra. 8a), Cartagena - Colombia.
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Esta mercancía se recibirá a partir del día 19 de marzo de 2015 no antes.
En caso de Requerir ayuda con Importaciones Temporales se encuentra la SIA LOGIMAR
Contacto: Alvaro Navarro Escobar Cel (57) 315 800 8105
PROHIBICIONES: A los expositores, bajo sanciones de cierre de la zona de exhibición, se
les prohíbe los siguientes actos y conductas:
Ceder o subarrendar el área de exhibición adjudicada, ya sea parcial o totalmente.
 La venta de productos alimenticios, bebidas o licores.
Brindar degustaciones o publicidad fuera del Stand.
Preparar alimentos para degustaciones en áreas no permitidas.
No es permitido el uso de equipos que requieran gas propano ni otro tipo de gas que
ponga en riesgo el evento.
Los Vehículos que estén en exhibición deberán ir con la reserva del tanque de
combustible.
Atraer la atención general, mediante el uso de altoparlantes, equipos de sonido o de
cualquier otra índole, que moleste a los visitantes o a los demás expositores.
La presentación de conjuntos musicales, la celebración de cócteles o eventos sociales
dentro de las áreas de exposición, fuera de las horas que la organización considere
adecuadas para ello, y que no se encuentren previamente autorizadas.
La distribución o exhibición de propaganda o de mercancías que la organización juzgue
como inadecuadas o inconvenientes.
En general, cualquier actividad contraria a las sanas prácticas comerciales y al contrato
de arrendamiento del cual forma parte el presente reglamento.
Almacenar en bodega de productos inflamables.
Los Vehículos o Maquinaria que participe de la zona demostraciones, deberá contar
con la autorización del Coordinador de Operaciones del Evento y tendrán que tener el
visto bueno del plan de manejo del horario y funcionamiento de su demostración, con el
fin de prever cualquier accidente.
No se permitirá la permanencia o ingreso al evento de personas en alto grado de
alicoramiento o bajo efectos de sustancias alucinógenas, en caso de presentarse un
caso la persona será retirada del evento, sin derecho a indemnización o devolución del
valor cancelado por el área de participación.
NOTA: Los expositores de cualquier zona sea interna o externa que requieran el
servicio de línea para datafonos deberán ser solicitadas al CCCI, los equipos deben
ser solicitados con la entidad bancaria de cada expositor y ser programados por las
mismas.
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CREDENCIALES DE IDENTIFICACIÓN: El expositor tendrá 3 credenciales de EXPOSITOR por cada uno de los stands comprados. La organización les expedirá la respectiva
credencial, sin costo alguno. El expositor debe enviar a la organización con suficiente
tiempo de anticipación, los nombres y números de identificación de las personas correspondientes. Las credenciales son personales e intransferibles.

las escarapelas se entregarán el día de montaje de expositores. La persona de contacto para suministrar la información es Paola Hernandez(Móvil: 317 5386461)
SERVICIO DE ALQUILER DE AUDIO VIDEO Y TECNOLOGÍA – AVIT E INTERNET WIFI:
Estos servicios serán suministrado por el CCCI a través de la oficina de atención al expositor
en el CCCI, los datos de contacto son; Jhon Giraldo mail [email protected], Teléfono (57) 5 654 4000 Ext. 4436, por favor cualquier información solicitada
colocar nombre del evento Cartagena International Boat Show 2015.
NOTA IMPORTANTE: Por ser una feria especializada de negocios el organizador se
reserva el derecho de admisión.
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