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INFORME PORMENORIZADO
MODELO ESTANDAR D
DE
E CONTROL INTERNO MECI
1000:2014
+
Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
Oficina de Control Interno
Marzo 2015
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN
1.1 COMPONENTE TALENTO HUMANO
1.1.1
Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos
La Secretaría General cuenta con el "Ideario Ético", adoptado mediante el Acuerdo 244
del 2006, el cual se encuentra publicado en la Intranet y en la página web de la Entidad,
en la vigencia 2014 se actualizó el grupo de gestores de ética mediante la Resolución 350
del 14 de agosto de 2014, y se desarrolló la campaña “La Magia de los Valores”, donde
se motivó a los servidores de la Secretaría a participar en la nominación del servidor que
representa cada uno de los valores de la Entidad, donde el grupo de gestores éticos
preseleccionaron 78 nominados en representación de 19 áreas, dando como resultado
final siete servidores representantes de los valores de la Secretaría General.
•
Plan de acción que promueva y refuerce los valores y principios éticos
•
Estrategias para la medición del impacto de los valores y principios éticos en el
quehacer institucional
•
Programa que permita la apropiación de los valores por parte de los funcionarios
Para la vigencia 2015, se recomienda diseñar y aplicar instrumentos que permitan medir
el grado de aprehensión de dichos valores en los funcionarios de la Secretaría, revisar y
reevaluar los valores éticos de la Entidad,
de manera participativa, generando
una
estrategia de socialización y sensibilización frente a los valores institucionales.
1.1.2 Desarrollo del Talento Humano
•
Se evidenció el cumplimiento del Plan Institucional de Capacitación “PIC-2014”,
adoptado a través de la Resolución 148 de 2014, el cual contó con un total de 25
necesidades de aprendizaje, que de acuerdo con los resultados y pruebas
realizadas por la Oficina de Control Interno, presentó un cumplimiento del 100% de
ejecución, se observó la realización de seguimientos a cada una de las
capacitaciones, fechas de realización, documentación relacionada con las
actividades y listados de asistencia archivados en carpetas que facilitan la
identificación y trazabilidad de los resultados.
Presentó un total de 2802 servidores beneficiados en las actividades de
capacitación, con un porcentaje de satisfacción para la vigencia del 93%; sin
embargo, es necesario fortalecer lo relacionado con el programa de inducción y
reinducción, revisar y actualizar el documento Manual de Inducción y Reinducción
MA-012 de conformidad con la normatividad vigente, y el entrenamiento realizado
a los nuevos servidores de la Secretaría, en los puesto de trabajo, en las
instrucciones dadas a los funcionarios acerca de las funciones de su proceso o
dependencia y su contribución a las metas institucionales.
De igual forma, fortalecer las herramientas de medición frente a las capacitaciones
realizadas en el marco del cumplimiento del PIC, con el objetivo de medir el grado
en que los participantes cambian actitudes o amplían sus conocimientos como
consecuencia de asistir a dichas capacitaciones.
•
Frente al Plan Institucional de Bienestar Social, adoptado mediante Resolución
149 de 2014, se programó la realización de 26 actividades de bienestar para la
vigencia, logrando un 100% en su ejecución, y una cobertura de participación
del 99.8%, dato que la Subdirección de Talento Humano toma con base al número
de inscritos para cada una de las actividades (7.628 para la vigencia 2014) frente
al número de servidores que finalmente asiste a las mismas (7.609 para la
vigencia), de los cuales el porcentaje de satisfacción de los beneficiarios en las
actividades fue del 94%.
Para la formulación de los Planes Institucionales de Bienestar y Capacitación
vigencia 2015 se realizó el diagnóstico de necesidades que se presentó en el
documento “Informe diagnóstico necesidades de capacitación y bienestar 2014,
para implementar los planes del 2015”, en el cual se presentan las necesidades y
requerimientos de las áreas frente a la aplicación de los instrumentos: Encuesta
necesidades de bienestar (formato 2211300-FT-191) y Encuesta necesidades de
capacitación (formato 2211300-ft-151), de igual forma el resultado de la evaluación
del desempeño y la evaluación de los planes de la vigencia 2014.
Los planes Institucionales de Bienestar y Capacitación vigencia 2015, se encuentran
en proceso de revisión y aprobación por parte del Comité Directivo de la Entidad para
su adopción.
•
A través del procedimiento PR-167 “Administración del Plan de Incentivos” la
Secretaría General formula anualmente su Plan de Incentivos, adoptado para la
vigencia 2014 a través de la Resolución 071 del 03 de febrero de 2014, y que de
acuerdo a la Resolución 841 del 11 de diciembre de 2014 “Por la cual se proclama
a los mejores empleados de carrera administrativa, de libre nombramiento y
remoción y los equipos de trabajo participantes en el proceso de incentivos de la
Secretaría General de la Alcaldía Mayor D.C., se elige el mejor empleado de
carrera administrativa, se formaliza su premiación y se asignan los incentivos”,
fueron asignados los incentivos para la vigencia 2014.
•
Por otra parte, se evidenciaron los Acuerdos de Gestión suscritos por los Gerentes
Públicos para la vigencia 2014, de acuerdo a lo establecido en la Ley 909 de 2004
“por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera
administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones.”, Artículo 50
Acuerdos de gestión,sin embargo, es necesario fortalecer la efectividad de los
controles aplicados por parte de los Gerentes Públicos y la eficacia en cuanto al
cumplimiento de los controles de conformidad con el Procedimiento PR-179
“Concertación y evaluación de los Acuerdos de Gestión”,y de acuerdo a lo
establecido en el Módulo 2. Control de Evaluación y Seguimiento del Modelo
Estándar de Control Interno MECI 2014, “…Una vez efectuado el diseño e
implementación de los elementos orientados a controlar los procesos de la
entidad, deberá emprenderse en forma paralela el diseño e implementación de los
mecanismos de verificación que permitan determinar la eficiencia y eficacia de los
controles, el logro de los resultados de cada proceso y el buen desempeño de los
servidores que llevan a cabo la ejecución de las operaciones…”.
1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
La Secretaría General cuenta con el Plan Estratégico Institucional 2012-2016 el cual
se encuentra publicado en la intranet de la entidad, en el cual se constituye la ruta de
acción para este periodo, se fijan los objetivos a largo plazo mediante la visión y
objetivos estratégicos y al mediano plazo, a través de las propuestas del Plan de
Desarrollo 2012-2016.
En este documento se establece el marco estratégico, que incluye la visión, misión,
objetivos estratégicos y estructura programática, es decir los diferentes planes
estratégicos realizados colectivamente por cada una de las dependencias de la
Entidad, donde se concreta su accionar y se posibilita el cumplimiento de los objetivos
estratégicos y avanzar en el logro de la visión.
1.2.1 Planes, Programas y Proyectos
Para fortalecer la misión, encauzar la visión de la Secretaría General y afirmar acciones
tendientes al cumplimiento del Plan de Desarrollo Distrital, se ejecutaron dieciséis (16)
proyectos de inversión para la consecución de logros y resultados durante la vigencia
2014, logrando una ejecución total del presupuesto del 93,36% de sus recursos.
Por otra parte, de acuerdo a la evaluación de la gestión realizada por la Oficina del
Control Interno a los planes, proyectos, y acuerdos de gestión de la Secretaria General
vigencia 2014, se obtuvo los siguientes resultados consolidados:
En lo cual se presentó un aumento en el resultado de la evaluación frente al año 2013, en
la que se obtuvo un 86.9% y para la vigencia 2014 el resultado fue de 94.5% como se
presenta en la gráfica.
Este resultado obedece a la revisión y evaluación de los planes de gestión, proyectos de
inversión de cada una de las dependencias y acuerdos de gestión suscritos por los
Gerentes públicos, obteniendo los siguientes niveles de cumplimiento por dependencia:
dependencia
Para la vigencia 2015
15 se cuenta con el Plan de Gestión 2015, que recoge las acciones y
propuestas específicas
ficas que se llevarán a cabo durante el periodo, el cual se encuentra
publicado en la intranet de la Entidad, de igual forma, se cuenta con la formulación de los
dieciséis (16) proyectos de inversión para este periodo, los cuales cuentan con la
programación trimestral de avance en su ejecución
e indicadores de seguimiento y
medición.
Así mismo, se publicó el 30 de enero de 2015, en la página web de la Entidad el Plan
Anual de Adquisiciones, actualizado a fecha 5 de marzo de 2015.
Sin embargo, es necesario fortalecer los instrumentos de seguimiento a la planeación
(Plan Contractual, PAC, Seguimiento y ejecución de los Proyectos de Inversión y Plan de
Gestión), con el objetivo de mejorar los niveles de ejecución contractual, presupuestal y
física de las metas y productos, de acuerdo a lo establecido en el numeral 1,2,1 Planes,
programas y proyectos "…Este proceso plantea la necesidad de analizar desafíos y
oportunidades que entrega un entorno cambiante, al tiempo que requiere estar atento a la
realidad interna y circunstancias particulares de las entidades, con el fin de alcanzar
procesos de planeación eficaces y que puedan materializarse de la mejor manera,
permitiendo alcanzar las metas y resultados previstos…".
1.2.2 Modelo de Operación por Procesos
Durante la vigencia 2014, se avanzó en la implementación del Sistema Integrado de
Gestión, correspondiente a la implementación de 26 productos y en los requisitos
asociados a estos, según la Norma Técnica Distrital NTD-SIG:001, el porcentaje
acumulado total de implementación para la vigencia 2014, es de 74%.
Por otra parte, durante la vigencia, se adelantaron actividades para el mantenimiento de la
certificación del Sistema de Gestión de Calidad, y durante el cuarto trimestre se obtuvo la
certificación de los procesos según auditoría de la firma BVQI.
Se desarrollaron actividades en el marco de la socialización y sensibilización del Sistema
Integrado de Gestión, sin embargo, es necesario continuar y fortalecer las actividades
realizadas con el objetivo de ampliar su cobertura y mejorar el nivel de aprehensión a la
totalidad de los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá.
Se cuenta con el modelo de Operación por procesos, representado en el Mapa de
Procesos Institucional publicado en la página web, que para la vigencia 2014 incorporó
dos procesos correspondientes a las Oficinas Alta Consejería para los Derechos de las
Víctimas, la Paz y la Reconciliación con su proceso “Asistencia y Atención de Víctimas del
Conflicto Armado en Bogotá D.C.”, y la Oficina Alta Consejería Distrital de Tecnologías de
Información y Comunicaciones –TIC “Formulación, Desarrollo, Asesoría y Seguimiento de
Políticas de Tecnologías de Información y Comunicaciones en el Distrito Capital”,
pasando de 31 a 33 procesos que conforman el modelo, no obstante, es necesario
culminar las fases de documentación y aprobación de los procesos, procedimientos,
formatos y demás documentos que permitan una estandarización de las actividades
necesarias para dar cumplimiento a su misión y objetivos dentro del modelo de operación
por procesos del Sistema Integrado de Gestión de la Entidad de conformidad con lo
establecido en el numeral 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos.
De igual forma, se cuenta con la caracterización de los usuarios o ciudadanos en el
instrumento matriz de caracterización del bien y/o servicio para cada uno de los procesos
misionales de la Entidad, en el cuarto trimestre de la vigencia 2014 se realizó la inclusión
del proceso Formulación, Desarrollo, Asesoría y Seguimiento de Políticas de Tecnologías
de Información y Comunicaciones en el Distrito Capital”; de igual forma se realizó la
revisión y actualización del Portafolio de Bienes y Servicios de la Entidad publicado en la
intranet de la Entidad, sin embargo, se recomienda continuar con la actualización del
documento incluyendo los bienes y servicios del proceso “Asistencia y Atención de
Víctimas del Conflicto Armado en Bogotá D.C.”.
1.2.3 Estructura Organizacional
La Secretaría General cuenta con su estructura organizacional adoptada mediante el
Decreto 267 de 2007, modificada mediante los Decretos 163 de 2008; que creó la
Dirección Distrital de Relaciones Internacionales, de igual manera, el Decreto 502 de 2009
modifica denominaciones y funciones de la Dirección Jurídica Distrital; los Decretos 059 y
77 de 2012, que modifican la estructura organizacional y la misionalidad de la Secretaría
General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., como ordenanza de dichos Decretos,
surgen las Oficinas de Alta Consejería para los Derechos de las Víctimas, la Paz y la
Reconciliación y la Oficina de Alta Consejería Distrital de Tecnologías de Información y
Comunicaciones –TIC–, lo cual se refleja en el organigrama de la Entidad al cual se le
realizó la última actualización el 26 de diciembre de 2013.
Cuenta con el Manual de Funciones adoptado mediante la Resolución 159 de 2008 “Por
la cual se modifica el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para
los empleos de la Planta de personal de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá DC”, y el Decreto 604 de 2012, “Por el cual se crean unos empleos temporales en
la planta de personal de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C.” con
su Manual de Funciones adoptado mediante la Resolución 530 de 2012 "Por la cual se
establece el manual específico de funciones para empleos temporales de la Secretaría
General de la Alcaldía Mayor de Bogotá”.
1.2.4 Indicadores de Gestión
La Entidad cuenta con los instrumentos Guía para el diseño y la aplicación de indicadores
de gestión GS-022 y el procedimiento PR-256 Formulación de indicadores para el
seguimiento y la evaluación institucional, a través de los cuales las dependencias de la
Secretaría General formulan sus indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad, los
cuales se presentan en la herramienta "visor de indicadores" publicada en la intranet, los
cuales son reportados por las áreas trimestralmente a la Oficina Asesora de Planeación
mediante los Informes de Gestión, no obstante, es necesario revisar y actualizar los
indicadores asociados a los planes de gestión, proyectos de inversión, acuerdos de
gestión, frente a las observaciones realizadas por la Oficina de Control Interno en los
informes de seguimiento, en aspectos como formulación del indicador (variables),
anualización, fuentes de información, magnitudes entre otros.
De igual forma es necesario fortalecer y mejorar los mecanismos e instrumentos
relacionados con el Análisis de Datos en lo referente a que las mediciones que arrojan
los indicadores permitan tomar decisiones que conduzcan a la mejora de la gestión.
Todo lo anterior en cumplimiento a lo establecido en el numeral 1,2,4 Indicadores de
Gestión. "…Empleándolos en forma oportuna y actualizada, los indicadores permiten
tener control adecuadosobre una situación dada; la principal razón desu importancia
radica en que es posible predecir y actuar con base en las tendencias positivas o
negativas observadas en su desempeño global".
1.2.5 Políticas de Operación
La Entidad cuenta con los lineamientos y políticas de los siete subsistemas que
conforman el Sistema Integrado de Gestión, las cuales se consolidan en el Manual del
Sistema Integrado de Gestión MA-022, además se tienen identificadas y definidas las
políticas de operación por procesos en cada una de las caracterizaciones de los 33
procesos de la Entidad, donde se identifican las políticas de operación definidas por la ley
y las especificas de cada proceso, como marcos de acción necesarios para la operación
del direccionamiento estratégico, análisis de riesgos y comunicación e información.
Sin embargo, de acuerdo a los seguimientos a la gestión de los proyectos de inversión,
realizados por la Oficina de Control Interno en la vigencia 2014,
se identificó la
necesidad de mejorar los controles en relación con las políticas de operación del proceso
Contractual en lo asociado con:
•
La realización de las previsiones y ajustes necesarios para optimizar la
programación de la gestión contractual y presupuestal, considerando con precisión
tiempos de inicio y terminación, estimación de recursos y medios que le permitan
una ejecución dentro de los plazos previstos en el plan contractual.
•
El seguimiento relacionado con una mayor documentación de las obligaciones
contractuales, logro de metas físicas y realización de giros dentro de la vigencia.
•
El fortalecimiento de las habilidades y competencias para el ejercicio de la
supervisión contractual.
Lo anterior, dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 1.2.5 Políticas de
Operación "…A través de estas políticas se establecen las acciones y mecanismos
asociados a los procesos; definiendo parámetros de medición del desempeño de los
procesos y de los servidores que tienen bajo su responsabilidad su ejecución. Así mismo,
facilitan el control administrativo y reducen la cantidad de tiempo que los administradores
ocupan en tomar decisiones sobre asuntos rutinarios. Estas guías de acción son de
carácter operativo, de aplicación cotidiana y dan seguridad y confianzaa quien debe
responder por la ejecución de procedimientos y actividades muy específicas y se
encuentran inmersas en los procedimientos previamente definidos…".
1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo
1.3.2 Identificación del Riesgo
1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo
La Secretaría General cuenta con la Política de Administración de Riesgo adoptada
mediante la Resolución 303 de 2012, el Procedimiento Administración del Riesgo PR214" y el Aplicativo Sistema de Administración de Riesgos.
En el cuarto trimestre de la vigencia se realizó el tercer seguimiento a los riesgos de la
Secretaría General de acuerdo a los ciclos de control establecidos en la Resolución
303/2012, en el cual se dio alcance al seguimiento a los riesgos anticorrupción
establecidos en cada uno de los procesos de la Secretaría General.
Sin embargo, es necesario:
•
Ajustar el documento que contiene la política de Administración del Riesgo de
acuerdo a los lineamientos dados en el documento "Guía práctica para la
elaboración de mapas de riesgos y planes anticorrupción", de Transparencia por
Colombia, frente al tratamiento de los riesgos anticorrupción.
•
Identificar el mapa de riesgos institucional, el cual debe recoger a nivel estratégico
los riesgos más críticos para la entidad provenientes de los diferentes procesos.
•
Generar estrategias para el fortalecimiento de la cultura de la Administración del
Riesgo en los servidores de la Secretaría General.
•
Culminar con la identificación, análisis y valoración de los riesgos asociados a los
procesos de:
Formulación, Desarrollo, Asesoría y Seguimiento de Políticas de
Tecnologías de Información y Comunicaciones en el Distrito Capital adoptado en
el Sistema Integrado de Gestión el 06 de octubre de 2014 y el proceso Asistencia
y Atención a Víctimas del Conflicto Armado en Bogotá D.C
adoptado 24 de
diciembre de 2014.
•
Fortalecer el seguimiento y monitoreo
por los responsables de proceso, de
acuerdo a lo establecido en los ciclos de control definidos en la Resolución 303 de
2012 "Por la cual se adopta la Política Integral de Administración de Riesgos de la
Secretaría General".
Todo lo anterior, dando cumplimiento a lo establecido en el numeral 1.3 Componente
Administración del Riesgo "...se debe entender que la Administración del Riesgo, se
convierte en una herramienta fundamental para las entidades, en el entendido de que su
correcta aplicación tiene como resultado latente, el evitar la ocurrencia de hechos o
situaciones que afecten o entorpezcan la gestión de las entidades. Igualmente, desde el
punto de vista del control se debe entender como estratégica para la consecución de los
propósitos trazados a través de los planes, programas, proyectos y procesos; por lo tanto,
todas las entidades deben no sólo identificar los riesgos, sino que deben realizar el
seguimiento periódico a los mismos, con el fin de que la gestión del riesgo sea efectiva,
evitando así las consecuencias negativas de su materialización".
2. MODULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
2.1 COMPONENTE DE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL
La Secretaría General cuenta con los Subcomités de Autocontrol reglamentados por la
Resolución 86 de 2011 "Por la cual se actualizan las disposiciones para el funcionamiento
de los Subcomités de Autocontrol de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de
Bogotá, D.C., se asignan nuevas funciones a los mismos y se dictan otras disposiciones.",
cuenta con los procesos de PO-0001 Mejoramiento continuo del Sistema Integrado de
Gestión y PO-031 Evaluación del Sistema Integrado de Gestión en los cuales se definen
los instrumentos, herramientas y criterios con que cuenta la Entidad para realizar los
procesos de autoevaluación de manera periódica con el objetivo de medir la efectividad
de sus controles y el resultado de la gestión.
Como resultado de dichos procesos de autoevaluación, las dependencias de la Entidad
de manera trimestral presentan los Informes de Gestión, en los cuales reportan el nivel de
avance en la ejecución de sus metas, sin embargo, es necesario:
•
Precisar y asociar las acciones y tareas planificadas con respecto a los pesos
porcentuales asignados a las actividades descritas en los Proyectos de Inversión,
facilitando guiar las acciones y seguimientos hacia las metas y los resultados en
los trimestres previstos.
•
Fortalecer las herramientas de seguimiento y medición asociadas a cada una de
las metas y/o actividades de las dependencias, con el fin de monitorear el grado
de avance o logro de los objetivos trazados y de los resultados esperados de la
Secretaría General.
•
Fortalecer el análisis de datos con el objetivo de determinar y evaluar dónde puede
realizarse la mejora continua de su eficacia, eficiencia y efectividad. Esto debe
incluir los datos generados por el sistema de evaluación para el seguimiento y
medición y los generados por cualesquiera.
De acuerdo a lo establecido en el numeral 2.1 Autoevaluación Institucional “…le
permite a cada responsable del proceso, programas y/o proyectos y sus funcionarios
medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real,
verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar
las medidas correctivas que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos
previstos por la entidad.
La autoevaluación se convierte en un proceso periódico, en el cual participarán los
servidores que dirigen y ejecutan los procesos, programas y/o proyectos, según el
grado de responsabilidad y autoridad para su operación y toma como base los criterios
de evaluación incluidos en la definición de cada uno de los elementos del control
interno, así como la existencia de controles que se dan en forma espontánea en la
ejecución de las operaciones y en la toma de decisiones...”.
2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión
La Secretaría General cuenta con instrumentos de seguimiento y evaluación tales como:
Los Subcomités de Autocontrol reglamentados por la Resolución 086 de 2011, los cuales
tienen como objetivo “…contribuir al fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión de
la Secretaría - del cual hace parte el Sistema de Control Interno- en todos sus procesos y
áreas, fomentando una cultura de autocontrol, autogestión y autorregulación desde cada
una de las dependencias y el mejoramiento continuo de la misión institucional..”,
estableciendo la necesidad de realizar diagnósticos de cada dependencia teniendo en
cuenta: la evaluación y seguimiento continuo de las funciones, procesos y procedimientos,
la evaluación y seguimiento de los planes de gestión y resultados, a través de
indicadores, el seguimiento a la ejecución de los contratos requeridos para el
cumplimiento de las funciones y gestión respectiva, la administración de riesgos a través
del sistema de alarmas tempranas para advertir posibles causas que impidan una
eficiente gestión en el cumplimiento de la Visión y la Misión de la Secretaría General, la
evaluación de los mecanismos de participación ciudadana, la evaluación del desempeño
de los/as servidores/as públicos/as, el seguimiento a la interiorización y cumplimiento de
los principios y protocolos éticos y el seguimiento y monitoreo a la gestión documental.
Los Subcomités de Autocontrol a nivel de la Subsecretaría General, se realizan cada
cuatro (4) meses, a nivel de las Direcciones, se efectúan cada dos (2) meses, a nivel de
las Subdirecciones, Oficinas, Áreas y grupos de trabajo, se realizan una (1) vez al mes
con la participación de todos los colaboradores.
De igual forma, se cuenta con los procedimientos PR-005 Acciones
preventivas y de mejora, PR-214
correctivas,
Administración del Riesgo, PR-004 Control
de
producto y/o Servicio No Conforme, PR-196 Revisión gerencial y Rendición de cuentas
interna, PR-183 Consolidación y estructuración de los informes y seguimiento a la gestión
PR-256 Formulación de indicadores para el seguimiento y evaluación de la gestión
institucional , Informes trimestrales de gestión, Informes sobre análisis de los indicadores
por proceso, los procesos documentan acciones preventivas y de mejora a través del
aplicativo del Sistema Integrado de Gestión entre otros, sin embargo, es necesario
fortalecer:
•
El fomento de la cultura de la mejora continua en la Secretaría General.
•
La identificación y documentación de productos no conformes en los procesos
misionales de acuerdo a la matriz de identificación de productos y servicios de la
Secretaría General.
•
La documentación de las no conformidades a los procesos.
Cumpliendo con lo establecido en el numeral 2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión
“…cada líder de proceso con su equipo de trabajo verifique el desarrollo y cumplimiento
de sus acciones, que contribuirán al cumplimiento de los objetivos institucionales. Se
convierte entonces la autoevaluación en el o los mecanismos de verificación y evaluación,
que le permiten a la entidad medirse a sí misma, al proveer la información necesaria para
establecer si ésta funciona efectivamente o si existen desviaciones en su operación, que
afecten el objetivo para el cual fue creada. Por otra parte, busca determinar la eficacia de
los
controles
requeridas…”.
internos
permitiendo
emprender
las
acciones
de
mejoramiento
2.2 COMPONENTE DE AUDITORÍA INTERNA
La Secretaría General cuenta con el Procedimiento de Auditoría Interna código 22101112PR-06, y el Programa Anual de Auditorías vigencia 2014, aprobado mediante Acta No 01
del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión del 24 de febrero de 2014.
2.2.1 Auditoría Interna
Durante la vigencia 2014 la Oficina de Control Interno, realizó el total de auditorías y
seguimientos contemplados en el Programa Anual de Auditorías, obteniendo un 100% en
su ejecución, donde se realizaron un total de diez 10 auditorías; de conformidad con la
Resolución 303 de 2012 se realizaron tres seguimientos y evaluación de los riesgos a los
treinta y uno (31) procesos de la Secretaría, se realizaron cuatro (4) seguimientos a los 15
Proyectos de Inversión de la Secretaría General y se presentaron un total de 53 Informes
de Ley de acuerdo a la normatividad vigente, en los cuales se realizó el seguimiento al
cumplimiento de las actividades al interior de la Entidad, de igual forma el desarrollo de
las auditorías internas y seguimientos a la gestión realizados por la Oficina de Control
Interno permitieron formular diferentes Planes de Mejoramiento, formulados por las
dependencias en respuesta a los informes de auditoría, que garantizan el cierre de los
hallazgos y la mejora en la gestión institucional, permitiendo la identificación de
oportunidades de mejora, lo que contribuye al cumplimiento de los objetivos y metas de la
Secretaría General.
Para la vigencia 2015, de acuerdo al programa Anual de Auditorías se programó realizar
auditoría a los 33 procesos de la Entidad y la presentación de los diferentes informes que
por mandato legal debe presentar la Oficina de Control Interno que suman un total de 41
informes.
2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
2.3.1 Plan de Mejoramiento
La Secretaría General cuenta con el procedimiento de acciones correctivas, preventivas y
de mejora PR005, y el aplicativo del Sistema Integrado de Gestión por medio de los
cuales se da tratamiento a los hallazgos y oportunidades de mejora.
Con ocasión de las auditorías realizadas durante la vigencia 2014 por parte de la Oficina
de Control Interno, se identificaron las siguientes acciones correctivas y se suscribieron
los siguientes Planes de Mejoramiento:
DEPENDENCIAS Y/O PROCESOS
(CRITERIOS)
Subdirección Financiera
Subdirección Administrativa
Dirección Distrital de Servicio al
Ciudadano
Subdirección de Talento Humano
AUDITORIAS INTERNAS
(PM y/o NC)
Informe de Auditoría Contable
2 No
Conformidades
7 Observaciones
Auditoría Integral Alta Consejería
Distrital para los Derechos de las
Víctimas, la Paz y la
Reconciliación
13 No
Conformidades
3 Observaciones
Alta Consejería Distrital para los
Derechos de las Víctimas, la Paz y la
Reconciliación
Auditoría Integral Alta Consejería
Distrital de TIC
4 No
Conformidades
8 Observaciones
Alta Consejería Distrital de TIC
Auditoría Bolsa Logística Alta
Consejería para los Derechos de
las Víctimas, la Paz y la
Reconciliación
5 Acciones
Correctivas
7 Observaciones
Oficina Alta Consejería para los
Derechos de las Víctimas, la Paz y la
Reconciliación
Auditoría Contrato Prestación de
Servicios 2211500-290-2014
4 acciones
preventivas
Subdirección Administrativa
Auditoría al Proceso Sistema
Distrital de Quejas y Soluciones
4 acciones
correctivas
Subdirección de Calidad del Servicio de
la Dirección Distrital de Servicio al
Ciudadano
Sin embargo, es necesario fortalecer la eficacia y efectividad de las acciones preventivas,
correctivas y de mejora formuladas para eliminar las causas que dieron origen a los
hallazgos dentro de los tiempos programados dando cumplimiento a lo establecido en el
numeral 2,3 Planes de Mejoramiento "...Su contenido debe contemplar las observaciones
y el resultado del análisis de las variaciones presentadas entre las metas esperadas y los
resultados obtenidos a nivel entidad, por proceso o individual; así como la definición de su
objetivo, alcance, acciones a implementar, metas, la asignación de los responsables y de
los recursos requeridos, el tiempo de ejecución y las acciones de seguimiento necesarias
para verificar su cumplimiento...".
Por otra parte, durante la vigencia 2014, la Contraloría de Bogotá presentó un total de 4
informes de auditoría así: 3 auditorías especiales y 1 correspondiente a la auditoría
regular de la vigencia 2013, adicionalmente, con ocasión de una auditoría realizada a la
Secretaría de Hacienda, se vienen ejecutando acciones de manera coordinada con esa
entidad, para subsanar uno de los hallazgos formulados por el ente de control. Derivado
de lo anterior, el plan de mejoramiento de la Secretaría General, da tratamiento a un total
de 37 hallazgos, mediante el establecimiento y ejecución de 64 acciones correctivas.
Con el fin de realizar el seguimiento a la ejecución del plan de mejoramiento suscrito con
el ente de control, fueron programadas mesas de trabajo con cada una de las
Dependencias responsables de ejecutar las acciones correctivas propuestas. Es así como
durante los meses de noviembre, diciembre de 2014 y febrero de 2015, se realizaron las
mesas de trabajo programadas. A partir de la información evidenciada en la ejecución de
las mesas de trabajo, se concluye que el porcentaje de avance del Plan de Mejoramiento
es del 61.59%.
Con corte a 31 de diciembre de 2014, son 28 el número de acciones que tenían fecha
programada de terminación, de las cuales se evidenció cumplimiento y efectividad en 23
acciones. Para las cinco acciones restantes, se evidenció cumplimiento en 3 pero su
efectividad fue cumplida parcialmente, y en 2 se evidenció cumplimiento parcial y su
efectividad será verificada durante la vigencia 2015.
3. EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Mediante circular 16 de 2015 de 11 de febrero se adoptó el “Procedimiento para procesos
creativos de "Agencia en Casa", en la cual se establecen los procedimientos que incluyen
los tiempos de entrega y de aprobación en los procesos creativos y de planeación de
medios establecidos por el equipo de comunicaciones de la Secretaría General de la
Alcaldía Mayor de Bogotá.
Información y Comunicación Externa
La Secretaría General cuenta con mecanismos e instrumentos para la recepción, registro
y atención de las peticiones, quejas, reclamaciones o recursos de los ciudadanos, tales
como: El Aplicativo Sistema Distrital de Quejas y Soluciones SDQS,
Procedimiento
2212200-PR-254 “Administración del aplicativo SDQS”, Procedimiento 2212200-PR-291,
“Atención solicitudes ciudadanas”,
solicitudes ciudadanas”.,
Procedimiento 2212200-PR-290 “Direccionamiento
Procedimiento 2212200-PR-034 “Seguimiento atención
solicitudes ciudadanas” y Puntos de atención al usuario ubicados en la Red de
Supercades, sin embargo, se recomienda:
•
Continuar con la actualización de los procedimientos, el Manual del usuario del
aplicativo SDQS (MA-004) y el Manual de operación del sistema (MA-003), frente
a los cambios y modificaciones del sistema de Información SDQS y frente a la
expedición de normas recientes, tales como el Decreto 197 de 2014 “Por medio
del cual se adopta la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía en la
ciudad de Bogotá D.C.” y Decreto 103 de 2015 "Por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones".
•
Estandarizar las actividades desarrolladas por el Defensor del Ciudadano, con el
fin de dar cumplimiento a las siguientes directrices: a) Directiva 3 del 9 de agosto
de 2007, a través de la cual se efectuó el establecimiento del Defensor del
Ciudadano en la Entidades y Organismos Distritales; b) Circular 051 de noviembre
2 de
2007, mediante la cual se divulga la propuesta de un reglamento para
implementar la figura del Defensor del Ciudadano en las entidades distritales y; c)
Resolución 031 del 31 de enero de 2011, Por la cual se adopta y reglamenta la
figura de/la Defensor/a del/a Ciudadano/a en la Secretaría General de la Alcaldía
Mayor de Bogotá, D.C.
•
Continuar con las capacitaciones a las dependencias de la Secretaría General y a
las Entidades del Distrito relacionadas con el nuevo aplicativo SDQS.
•
Continuar fomentando en las dependencias la atención oportuna de las peticiones
ciudadanas, teniendo en cuenta los términos establecidos en la Ley 1437 de 2011
“Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo
Contencioso Administrativo”, así como también, las directrices impartidas por la
Secretaría General a través del procedimiento “Atención de solicitudes
ciudadanas”, código 2212200-PR-291 y la Guía para la Evaluación de Calidad y
Calidez de las respuestas emitidas a las peticiones ciudadanas y manejo del
aplicativo SDQS”.
En la vigencia 2014 la Secretaría en General en cumplimiento a las directrices impartidas
en la Ley 1474 de 2011 y su Decreto Reglamentario 2641 de 2012, formuló, ejecutó y
realizó seguimiento a las actividades establecidas en el Plan Anticorrupción y de Atención
al Ciudadano. El mencionado Plan y los seguimientos se encuentran publicados en la
página web de la Entidad".
Frente a la rendición de cuentas, la Secretaría General cuenta con el procedimiento PR196 Revisión Gerencial y Rendición de cuentas interna, los procesos PO-016 "Divulgación
a los Medios de Comunicación Entidades Distritales y Comunidad en General de la
Gestión del Alcalde y las Secretarías Distritales""
PO-041 ""Diseño, Revisión y
Divulgación de Campañas de Comunicación con el Ciudadano", así mismo, se publicaron
en la página WEB los planes, programas, proyectos, contratos, informes de gestión y
ejecución presupuestal, no obstante, se recomienda:
•
Fortalecer los procesos de rendición de cuentas frente a los grupos de interés de
la Secretaría General, Veedurías y Ciudadanía, así como el seguimiento y
evaluación de los resultados de la rendición de cuentas para procurar su
mejoramiento.
•
Culminar con la documentación del procedimiento para la Rendición de Cuentas
de la Secretaría General a la ciudadanía, teniendo en cuenta los lineamientos
establecidos en el CONPES 3654 del 2010.
Información y Comunicación Interna
Se cuenta con el procedimiento PR-289
Desarrollo e implementación de campañas y
piezas comunicacionales para el fortalecimiento de la cultura organizacional del D.C., y
para la vigencia 2014, se elaboró el Plan de Comunicaciones Interno, en el que se
definieron las actividades, los recursos y responsables de ejecución, sin embargo, se
recomienda de conformidad con la normatividad vigente:
•
Continuar con las actividades tendientes a la formulación, validación y
socialización de la Política de comunicaciones.
•
Formular el plan de comunicaciones interno con la participación de todas las
dependencias y sus necesidades de comunicación.
•
Fortalecer el proceso de coordinación entre los procesos relacionados con la
información y comunicación (para la formulación, socialización y ejecución del Plan
Estratégico de Comunicaciones de la Secretaría General, (plan de comunicaciones
interno y externo).
•
Establecer, implementar y mantener una metodología o medios necesarios para
asegurar una comunicación efectiva en todos los niveles de la organización.
•
Determinar la descripción de la población objetivo de las comunicaciones de la
Entidad, de igual forma identificar los responsables de las instancias de
comunicación y las personas que deben comunicar.
•
Identificar y describir los medios de comunicación definidos por la Secretaría
General para comunicarse a nivel interno y externo.
En contribución al cumplimiento de lo establecido en el numeral 3
Eje Transversal
Información y Comunicación – Información y Comunicación Interna “…la información y la
comunicación fluyen en varias direcciones lo que conduce a la necesidad de establecer
estrategias comunicativas concretas, que incidan en los flujos de comunicación
descendente, ascendente y transversal…”.
Por otra parte, la Secretaría General cuenta con mecanismos que garantizan los flujos de
comunicación entre los diferentes niveles jerárquicos (Subcomités de Autocontrol,
intranet, página Web, memorandos o comunicaciones internas, circulares, informes de
gestión, entre otros).
Se tienen aprobadas las TRD convalidadas por medio del Acuerdo 02 de 2013 del
Consejo Distrital de Archivo de Bogotá; procedimientos 2211600-PR-048 “Elaboración,
aplicación y actualización de Tablas de Retención Documental” y 2211600-PR-051
“Organización documental en el archivo de gestión”, sin embargo, se recomienda:
•
Fortalecer los controles para el cumplimiento de las disposiciones establecidas al
interior de Entidad y el Archivo General de la Nación, sobre la organización de los
archivos de gestión.
•
Culminar las actividades previstas para la organización del fondo documental
acumulado.
•
Actualizar las Tablas de Retención Documental de la Secretaría General frente a
los cambios normativos, creación de procedimientos y necesidades de las
dependencias.
Sistemas de Información y Comunicación
En el desarrollo de los procesos de la Secretaría General, se cuenta con recursos
tecnológicos e instrumentos utilizados para garantizar tanto la generación y recopilación
de la información; como la divulgación y circulación de la misma, hacia los diferentes
grupos de interés, se cuenta con el apoyo de 35 sistemas de información que facilitan la
gestión, monitoreo, control y reportes de la ejecución de las actividades;para la vigencia
2014, se implementaron dos nuevos sistemas de información: Nuevo Sistema Distrital de
Quejas y Soluciones, Nuevo Sistema de Turnos, y se encuentra en fase de desarrollo el
Sistema de Administración del Acervo Documental Físico y Digital del Archivo de Bogotá;
de igual forma, se adquirieron 231 elementos de infraestructura tecnológica, de los cuales
78 de ellos correspondían a renovación.
Se cuenta con los procesos PO-035 Apropiación
de
Tecnologías
de
Información
y
Comunicaciones, y PO-036 Gestión de la Seguridad de la Información y Recursos
Tecnológicos, en la vigencia 2014 se avanzó en la implementación del Sistema de
Seguridad de la Información, en actividades tales como: actualización de la política y
directrices, sensibilización y toma de conciencia, generación del procedimiento de gestión
de incidentes, definición de roles y responsabilidades, se actualizó el Plan de
Contingencia y se fortalecieron los acuerdos de confidencialidad en los contratos de
servicios con el propósito de garantizar la confidencialidad de la información, sin embargo,
es necesario:
•
Fortalecer las políticas de seguridad e integridad de los Sistemas de Información
de la Secretaría General.
•
Continuar con la implementación del Subsistema de Seguridad de Información
•
Culminar la integración de los instrumentos del manejo de la gestión de la
información tales como el inventario de activos de información, las tablas de
retención documental y el cuadro de caracterización documental entre otros, en
cumplimiento de las normas de gestión documental, seguridad de la información
Ley 1712 Ley de Transparencia y los Decretos Nacionales 103 y 2573.
•
Una vez definido el inventario de activos, actualizar los riesgos asociados a estos y
las opciones de su tratamiento y la determinación de controles.
Revisó:
Ricardo Bogotá Camargo
Jefe Oficina de Control Interno
Proyectó: María Jazmín Gómez Olivar
Auditora
Marzo 12 de 2015
•Continuar con la implementación y fortalecimiento
del Sistema Integrado de Gestión
•Generar estrategias de socialización y
sensibilización para aumentar el nivel de
aprehensión del SIG.
•Fortalecer la cultura del Autocontrol y el
conocimiento del Sistema de Control Interno (MECI
1000:2014)
•Fortalecer los procesos de Planeación y
mecanismos de seguimiento asociados a los planes
programas y proyectos
•Generar estrategias para el fortalecimiento de la
cultura de la Administración del Riesgo en los
servidores de la Secretaría General.
•Implementar mecanismos para medir el grado de
aprehension de los valores y principios eticos de la
Secretaría General
•Cambios en la normatividad
•Rotación del personal
•Falta de Recursos
•Riesgos o eventos externos no identificados
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
Fortalezas
•Debilidad
Debilidad en el conocimiento y aprehensión de los
Subsistemas del Sistema Integrado de Gestión
•Debilidad
Debilidad en el seguimiento a los Acuerdos de
Gestión
•Debilidad
Debilidad en la gestión de riesgos de los procesos en
cuanto al cumplimiento de los ciclos de control
asociados a las acciones de mitigación y verificación
su eficacia e impacto.
•Debilidad
Debilidad en la formulación de las acciones
preventivas. correctivas y de mejora para eliminar las
causas que dieron origen a los hallazgos y
cumplimiento de las mismas en los tiempors
programados.
•Debilidad
Debilidad en la aplicación de las herramientas de
planeación, seguimiento y control de las metas,
programas y proyectos
•Talento
Talento Humano Competente
•Avance
Avance en la Implementación del Sistema
Integrado de Gestión
•Sistema
Sistema de Gestión de Calidad maduro y
certificado
•Estructura
Estructura Organizacional que permite el
cumplimiento de las funciones y reponder a
cambios del entorno
•Sistemas
Sistemas de Información robustos
•Programa
Programa de auditorías internas implementado
en su totalidad y que demuestra su eficacia
como herramienta para mantener y mejorar el
Sistema de Gestión.
•Instrumentos
Instrumentos y herramientas de autoevaluación
del control y la gestión implementadas