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ALMACENAMIENTO
& ADMINISTRACIÓN
DE INFORMACIÓN FÍSICA
www.safedata.com.mx
ALMACENAMIENTO
Recolección, organización y resguardo de archivos y documentos físicos para su consulta y
conservación, según las necesidades que cada cliente requiera.
Proceso
1. Definimos con los responsables de los documentos
(información) la forma de identificarlos.
2. Nuestro personal prepara la información del cliente
para la recolección.
3. Identificamos la información en nuestro Centro de
Procesamiento, de acuerdo a la estructura definida.
4. Se coloca la caja en su ubicación definitiva, en la
unidad controladora, para consultas posteriores.
5. Se entrega la base de datos con el reporte de su
información.
6. Los usuarios autorizados podrán solicitar en cualquier
momento su información.
7. Nuestros tiempos de entrega varían de acuerdo a la
modalidad del servicio.
Servicios relacionados
• Destrucción
• Safe Image
• Digitalización
• Index Web
Beneficios
• Completo control de tu información.
• Acceso inmediato a tu información, a través del
personal autorizado.
• Evitas distraer a tu personal clave en búsquedas
complejas.
• Ahorros de espacios en tu oficina.
• Condiciones óptimas para la conservación y seguridad
de tu información.
• Obtención de base de datos con el reporte de su
información.
• Reducción sustancial en costos de operación.
MEDIA
Recolección y resguardo de medios magnéticos u ópticos que contienen información altamente
delicada para el cliente, mitigando así el riesgo por pérdida o corrupción de ésta y haciéndola
disponible cuando el cliente lo requiera.
Proceso
1. Identificamos el tipo de medio magnético u óptico a
resguardar.
2. Se define un programa de recolección y entrega de los
medios magnéticos en función de las necesidades del
cliente.
3. Traslado de medios magnéticos en transportes
dedicados y en contenedores especiales para su
seguridad y conservación.
4. Registro e identificación de cada medio magnético
para su control.
5. Resguardo de los medios magnéticos en nuestra
bóveda de seguridad con condiciones controladas de
temperatura, humedad y libres de polvo dentro de
mobiliario especializado.
Beneficios
• Programa de respaldo y custodia con ubicación distinta
a las instalaciones del cliente.
• Nuestro servicio ayuda a nuestros clientes a validar que
se realicen respaldos.
• Entrega de respaldos 24 horas los 365 días del año.
• Las solicitudes solo podrán ser efectuadas por personal
autorizado por nuestros clientes.
• Mitiga riesgos de pérdida de información por mal uso o
por contingencias dentro de las instalaciones del
cliente.
Servicios relacionados
• Destrucción
• Duplicat
México (55) 5135.5010, (55) 5359.8558 • Guadalajara (33) 3689.6711 • Monterrey (81) 1088.1099 • www.safedata.com.mx
INDEX WEB
Aplicación en línea que permite administrar tu
archivo físico dentro de tus propias instalaciones.
Permite además llevar un control de entradas y
salidas de documentos y una interacción con Safe
Data en la recolección y entrega de archivos.
Proceso
1. Determinar el volumen del archivo administrado en
sitio.
2. Definición de responsables del manejo del programa.
3. Definición de catálogos.
4. Determinar los usuarios y privilegios de acceso.
5. Captura de la información y la ubicación dentro de la
estructura física.
6. Administración de entradas y salidas de la
información.
Beneficios
• Mayor control de tu archivo: localización física,
identificación, registro de entradas y salidas, control de
préstamos, etc.
• La indización realizada en Safe Data se actualizará
automáticamente en Index Web para consultar en
línea, reduciendo los costos de indización de archivo.
• Automatiza la solicitud de entrega y recolección de la
información almacenada en Safe Data.
• Eficiente búsqueda y localización de tu documentación.
• Generación de reportes estadísticos de la
administración del archivo.
Servicios relacionados
• Almacenamiento
• Destrucción
• Media Magnética
DESTRUCCIÓN
Diseñamos procedimientos para
establecer plazos de conservación de
documentos,
basados
en
los
requerimientos legales, fiscales y las
necesidades de tu empresa. Colocamos
contenedores sellados en tus oficinas para el acopio de documentos
confidenciales, periódicamente hacemos la recolección y destrucción
segura en nuestras instalaciones.
Proceso
1. Ayudamos a elaborar el procedimiento adecuado
para el almacenamiento, digitalización o destrucción
de tu información.
2. Ubicación del contenedor en un lugar estratégico
dentro de las instalaciones del cliente.
3. Establecer un calendario de recolección de los
documentos depositados en el contenedor.
4. Se deja preparado el contenedor para que continúe su
funcionamiento en las instalaciones del cliente.
Beneficios
• Garantía de destrucción de información de manera
confidencial.
• Asegúrate de guardar documentos durante el tiempo
necesario.
• Ahorros en el costo de almacenamiento de
información.
• Seguridad en el manejo de información.
Servicios relacionados
• Almacenamiento
• Digitalización
• Safe Image
• Index Web
México (55)
5135.5010,
(55) 5359.8558
• Guadalajara
(33) 3689.6711
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(81)• 1088.1099
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5359.8558
• Guadalajara
3689.6711
• Monterrey
1088.1099
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SERVICIOS ESPECIALES
• Estantería Abierta: Recepción de documentos sueltos para ser archivados en expedientes activos en los que se adicionan
documentos de forma constante.
• Destrucción Programada: Colocación en sus instalaciones de contenedores especiales cerrados para disposición de
documentos confidenciales, posteriormente hacemos la recolección y destrucción segura en nuestras instalaciones.
• Estantería Confinada: También contamos con el servicio de almacenamiento para todo lo que no es archivo
y que no ponga en riesgo el papel, por ejemplo: pruebas de retención, muestreos de calidad, libros, uniformes,
promocionales, etc.
• Resguardo de documentos de valor: Almacenamiento en gabinetes de alta seguridad
para los documentos de valor de los clientes, por ejemplo: pagarés, contratos, etc.
• POCAR: Sistema que ayuda nuestros clientes a generar políticas documentales para
la administración de sus archivos e información.
SAFE DATA: EXPERTOS EN EL MANEJO DE INFORMACIÓN
La disponibilidad y el fácil acceso a la información son
cruciales para el éxito y el buen funcionamiento de toda
empresa; en algunos casos puede ser determinante para la
supervivencia y continuidad de un negocio.
¡En Safe Data lo sabemos! Por ello ponemos a tu
disposición los servicios necesarios para que tu
información esté siempre segura, ordenada y
sea fácilmente accesible.
Contamos con 20 años de
experiencia ayudado a diversas
empresas en la administración
y el resguardo de su
información:
• Física: documentos, archivos, cajas o en
estantería abierta.
• Electrónica: en cintas magnéticas u ópticas.
• Digital: desde documentos o facturas hasta
el respaldo de toda tu información.
• Fiscal: mediante la validación y resguardo
de CFDIs o ayudando a cumplir con la Ley
Antilavado.
Entendemos el valor y la delicadeza de tu información,
es por eso que definimos y desarrollamos cada uno de
nuestros procesos con los más altos estándares de
control de calidad, basados en las normas
internacionales ISO, además estamos comprometidos
con nuestra comunidad, certificándonos como
Empresa Socialmente Responsable.
¡Nuestro principal reto es lograr la satisfacción constante
de nuestros clientes!
México (55) 5135.5010, (55) 5359.8558 • Guadalajara (33) 3689.6711 • Monterrey (81) 1088.1099 • www.safedata.com.mx
Infraestructura
Sabemos que la accesibilidad y la cercanía con nuestros clientes son importantes: por eso contamos con 6 unidades dentro
del D.F. y Área Metropolitana, además de nuestras oficinales centrales; una unidad en Guadalajara y una en Monterrey,
cubriendo así las principales zonas comerciales del país.
Cada una de nuestras unidades cuenta con todo lo necesario para darle seguridad y acceso a su información:
• Estrictos controles de seguridad, incluyendo sistemas de detección temprana de humo y áreas de almacenamiento libres
de instalaciones eléctricas.
• Bóvedas especializadas para la conservación de medios magnéticos u ópticos.
• Vigilancia y sistema de alarma 24 horas al día, 7 días a la semana, los 365 días al año.
• Sistemas de circuito cerrado con acceso remoto.
• Estantería especialmente diseñada para el manejo y la conservación de archivos.
Además contamos con nuestra propia flota vehicular que nos permiten recolectar y entregar desde un expediente hasta 300
cajas en una sola visita.
Nuevo León:
Monterrey
Distrito Federal:
Santa Fe
Perisur
San Bernabé
Jalisco:
Guadalajara
México:
Naucalpan
Toreo
Atizapán
Lerma
ALMACENAMIENTO
& ADMINISTRACIÓN
DE INFORMACIÓN DIGITAL
www.safedata.com.mx
RESGUARDO DIGITAL
Servicios de validación masiva y automatizada,
resguardo seguro y generación de índices para
búsquedas avanzadas de la información contenida en
tus comprobantes fiscales digitales por Internet (CFDIs).
Proceso
1. Recepción automatizada y masiva de CFDIs vía
buzones electrónicos.
2. Extrae los índices de los CFDIs y los organiza.
3. Valida automática y masivamente con base en los
requisitos establecidos por el SAT.
4. Notifica al administrador del sistema y al emisor del
CFDI el resultado de la validación.
5. Resguarda de manera centralizada en bóveda digital.
6. Consulta vía Web.
Beneficios
• Optimización de recursos humanos y tecnológicos.
• Control contable total de la administración de CFDIs
tanto emitidos como recibidos.
• Generación de reportes personalizados.
• Búsquedas avanzadas para filtrar CFDIs.
• Alta disponibilidad: multiusuario, multiempresa, con
acceso universal vía internet.
• Comunicación cifrada y segura.
• Evita pérdidas de información.
Servicios relacionados
• Safe Image
• Digitalización
• Duplicat
DIGITALIZACIÓN
Digitalizamos, indizamos y resguardamos los documentos que requieres más frecuentemente para
proporcionarte una consulta más ágil y en el momento requerido.
Proceso
1. Identificar con nuestros clientes aquellos grupos
documentales que son de alto valor para efectuar la
digitalización (p.e. contratos, pedimentos, expedientes
de personal o de pacientes, etc).
2. Definición de la estructura del expediente a digitalizar.
3. Determinar los índices con los cuales se identificarán
los expedientes.
4. Preparación de documentos para escanear.
5. Conversión de documentos a imágenes.
6. Control de calidad de la imagen.
7. Reintegración de expedientes y entrega de imágenes.
Beneficios
• Consultas más eficientes y productivas de la
información.
• Consulta simultánea entre varios usuarios y/o en
diversos lugares.
• Previene el deterioro y pérdida de documentos.
• Reduce espacios de archivo físico.
• Optimiza la toma de decisiones.
Servicios relacionados
• Safe Image
• Almacenamiento
• Duplicat
• Destrucción
México (55) 5135.5010, (55) 5359.8558 • Guadalajara (33) 3689.6711 • Monterrey (81) 1088.1099 • www.safedata.com.mx
SAFE IMAGE
Es una aplicación en línea que permite consultar y realizar búsquedas avanzadas de
los documentos previamente digitalizados.
Proceso
1. Definición de la estructura que se utilizará para
guardar los archivos digitalizados.
2. Se determinan los usuarios que podrán acceder al
servicio, mediante perfiles.
3. Preparación de la información digitalizada para la
carga al sistema.
4. Capacitación a usuarios.
Beneficios
• Reducción de gastos en infraestructura tecnológica.
• Sin gastos por licenciamiento ni actualizaciones.
• Consulta los documentos desde cualquier sitio, de
manera simultánea y con acceso inmediato.
• Respaldo de la información.
• Control de acceso a usuarios.
• Seguridad en la consulta mediante la transportación
encriptada de la información.
• Sistema SaaS (Service as a Software), amigable e
intuitivo.
Servicios relacionados
• Digitalización
• Duplicat
• Resguardo Digital
DUPLICAT
Es un sistema centralizado de respaldo y recuperación de información en la nube, que de
manera sencilla, confiable y segura permite que toda la información trascendente para tu
negocio se encuentre almacenada, actualizada y disponible ante cualquier contingencia.
Proceso
1. Definir usuario y equipos a respaldar.
2. Instalación del sistema en un equipo asignado.
3. Definir parámetros de información a resguardar:
versiones, persistencia, tipo de archivos, periodicidad, etc.
4. Generación de avisos de actividad.
5. Recuperación de información granulada (a nivel
archivo).
Beneficios
• Minimiza el involucramiento humano: servicio
desatendido, autoejecutable y autoreparable.
• Recuperación de información de manera segura, rápida
y confiable.
• Instalación y administración centralizada, sin necesidad
de instalar un cliente en cada equipo.
• Es un sistema intuitivo, escalable y flexible.
• Interfaz gráfica jerarquizada.
• Respaldo resguardado en centros de datos
certificados.
• Complementa el plan de continuidad de tu
negocio ante una eventualidad.
Servicios relacionados
• Media Magnética
• Digitalización
• Safe Image
• Resguardo Digital
• IDC
México (55) 5135.5010, (55) 5359.8558 • Guadalajara (33) 3689.6711 • Monterrey (81) 1088.1099 • www.safedata.com.mx
IDC (Identificación de Clientes)
Servicio en línea que sirve de apoyo al cumplimiento de la Ley Antilavado* (LFPIORPI) para identificar
clientes y/o usuarios, registrar operaciones, resguardar de manera segura y confidencial dicha
información y emitir los reportes necesarios a la autoridad.
Proceso
1. Alta y registro de clientes y/o beneficiarios involucrados en operaciones
catalogadas como vulnerables.
2. Registro de los actos y las operaciones con cada cliente.
3. Reglas de negocio para identificar al cliente y los documentos necesarios.
4. Carga de documentos electrónicos.
5. Resguardo de los registros.
6. Emisión de reportes solicitados por la autoridad.
Beneficios
• Auxiliar en el cumplimiento de la Ley Antilavado*.
• Seguridad en el cumplimiento para la conservación de información durante 5 años.
• Control interno de las actividades sujetas de aviso ante la SHCP.
• Generación automática del archivo XML para la presentación de avisos.
• Alta disponibilidad: multiusuario, multiempresa, con acceso universal vía internet.
• Búsquedas inteligentes de operaciones y/o de personas.
• Generación de flujos de trabajo.
Servicios relacionados
• Digitalización
• Safe Image
• Duplicat
*Ley Federal para la Prevención e Identificación de
Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita