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Información sobre el procedimiento y
sistemas informáticos que darán soporte
a la gestión del programa de gratuidad de
libros de texto de la Generalitat
CONCEPTOS
A los efectos del programa de gratuidad Xarxa de Llibres se entiende por:
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Libro de texto: material impreso de carácter duradero, en el que se recogen los contenidos
correspondientes al currículo vigente de un área, ámbito, materia o módulo para un determinado curso,
ciclo o nivel. NO se incluyen atlas, diccionarios o similares destinados a la biblioteca del centro, ni libros
de lectura.
Libros de texto digitales susceptibles de ser reutilizados: Con carácter excepcional, para el curso
2015/2016 se podrá incluir el material digital con licencia limitada a un curso escolar. También se
incluye el material informático de carácter no inventariable, que se requiera para el desarrollo de las
actividades derivadas del currículo en el centro y se recogen los contenidos correspondientes al
currículo vigente de un área, ámbito, materia o módulo para un determinado curso, ciclo o nivel.
Material curricular: aquel material que, sin tratarse de libros de texto, tiene un carácter
complementario a los mismos y se requiere para el desarrollo de las actividades derivadas del currículo
en el centro. Excepcionalmente, a efectos de la actual convocatoria, también se considerará material
curricular los cuadernos del alumno asociados al libro de texto.
NO se incluye el material inventariable, como tabletas, ordenadores, sillas ergonómicas, mesas, etc., ni
otro como mochilas, lápices, rotuladores, compases, cuadernos, mochilas diccionarios, atlas, material
deportivo, etc.
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Fases
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Actuaciones preliminares en los centros educativos sobre empadronamiento.
Fase 0. Presentación por parte del ayuntamiento ante la Generalitat de la solicitud de
participación.
Fase 1. Presentación por parte de las familias y centros ante el ayuntamiento de la
solicitud de participación aportando facturas/justificantes. Pago de la primera parte.
Fase 2. Entrega por parte de las familias, ante los centros educativos, de los libros de
texto para comprobación del estado y creación del banco de libros.
●
Fase 3. Pago de la segunda parte.
●
Fase 4. Gestión de préstamos del banco de libros en el centro educativo
La Generalitat ha creado la aplicación informática Xarxallibres para la gestión de todo el
programa de gratuidad de libros de texto para uso por parte de todos los Ayuntamientos.
Su creación viene dada tanto por la necesidad de disponer de una gestión única, como
por la creación del banco de libros en los centros así como disponer de los datos del
alumnado participante en el mismo.
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Preliminares en los centros educativos
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El ayuntamiento puede conocer el número de menores empadronados en una franja de edad,
sin que les conste el detalle de escolarización en los centros públicos y concertados de la C.V.,
por lo que se deben utilizar las fuentes de información residentes en las bases de datos de la
Conselleria de Educación, Investigación, Cultura y Deporte.
El sistema de información que da soporte a los centros educativos públicos y concertados de
la CV se denomina ITACA.
En ITACA cada alumno se identifica unívocamente por el NIA -Número de Identificación del
Alumno- (Orden 2009/6204 de 29 de abril de 2009)
Se encuentra la matrícula y expediente académico de todos los alumnos escolarizados en
cada centro.
La guía de los centros educativos por localidad
http://www.cece.gva.es/ocd/areacd/es/guiadecentros.asp
se
encuentra
disponible
en
Los centros educativos tienen registrado en ITACA el municipio/entidad local menor de
empadronamiento de cada alumno para que pueda participar en el programa XarxaLlibres.
Es muy importante que las familias conozcan con antelación a realizar la solicitud tanto el NIA
del alumno como el código del centro educativo, dado que estos datos se solicitarán en el
formulario de solicitud. Todos los alumnos/as tienen NIA (no confundir con que tengan o no la
tarjeta que les suministra el centro).
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Fase 0. Solicitud ayuntamientos
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Actor: el/la alcalde/sa o secretario/a del ayuntamiento o entidad local menor
Receptor: la Conselleria de Educación, Investigación, Cultura y Deporte (CEICE)
Modo de presentación: exclusivamente telemática a través del formulario que se encontrará disponible
en xarxallibres.edu.gva.es
Requisitos técnicos:
– Que el/la alcalde/sa o secretario/a dispongan de certificado electrónico
– (consulte preguntas más frecuentes en
http://www.gva.es/es/inicio/atencion_ciudadano/at_ciud_faq/at_ciud_faq_tramitacion, ver también
cómo obtener el de la Autoridad de Certificación de la C.V. en www.accv.es)
– Que el ordenador cumpla los requisitos técnicos
– (consulte https://www.tramita.gva.es/SAFEear/SAFEWeb/safe_requisitos.jsp para comprobarlos)
Documentos a adjuntar en el trámite telemático:
– Documento digitalizado del Acuerdo de Pleno de la Corporación Local o de la Junta de Gobierno
– Modelo de domiciliación bancaria accesible desde http://www.cece.gva.es/subvencions
Información a guardar por el Ayuntamiento: tanto el código “identificador de la transacción” incluido en la
solicitud como el justificante de presentación en el Registro Electrónico de la Generalitat, dado que
podrán ser solicitados en trámites o comunicaciones posteriores.
Plazo: 15 días hábiles desde el día siguiente de la publicación de la Orden: del 28 de octubre al 13 de
noviembre de 2015, ampliado hasta el 19 de noviembre incluido (DOCV 12-11-15).
Resultado: la resolución de concesión de la ayuda al ayuntamiento, así como la transferencia de crédito
asociada.
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Pantallas – Acceso Aplicación
Fase 0
Solicitud
Tramitación
Resolución
Pagos
Ayuntamiento
CEICE
CEICE
CEICE
Alta AYTO como
Centro gestor
Acceso Aplicación
Gestor AYTO
Usuario
Contraseña
Requisitos técnicos aplicación
●
Ser un usuario habilitado en la aplicación con el perfil que corresponda
● Partiendo de un primer usuario administrador que proporcionará la
Generalitat, cada ayuntamiento dará de alta o baja en la aplicación
los usuarios con el perfil que considere oportuno
● Los datos del primer usuario de conexión se comunicarán al correo
electrónico de la solicitud de la fase 0
● Que el ordenador disponga de conexión a internet para poder
acceder a los servidores de la Generalitat
● Que el ordenador cumpla los requisitos técnicos
●
(consulte
https://www.tramita.gva.es/SAFEear/SAFEWeb/safe_requisitos.jsp
para comprobarlos)
Fase 1. Registro de aportaciones al
programa
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●
●
Para poder llevar un control financiero de las cantidades aportadas por cada
administración existirá un módulo en la aplicación Xarxallibres que permita registrar
la fecha de la resolución o acuerdo e importe de cada aportación.
Dado que la aplicación llevará un control de saldos financieros por cada
administración en función del número de solicitudes presentadas y resueltas, es
necesario registrar la citada información como paso previo a la apertura del plazo de
presentación de solicitudes por parte de las familias.
La Generalitat registrará las cantidades aportadas y transferencias asociadas con:
–
Su tercio, conforme a la resolución de concesión de la ayuda de la fase 1
–
Las aportaciones similares correspondientes a la fase 2
El Ayuntamiento o entidad local menor registrará las cantidades aportadas y
transferencias asociadas con:
–
Su tercio, de la fase 1
–
El tercio de la Diputación, si ésta ha efectuado la transferencia directamente al
Ayuntamiento
–
Las aportaciones similares correspondientes a la fase 2
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Fase 1. Tipos de solicitudes que pueden llegar
Familias, tutores o representantes legales de alumnos/as de:
●
–
Primaria, ESO, FPB (incluidas solicitudes individuales de alumnos de
educación especial en centros ordinarios)
–
En el lugar de empadronamiento del alumno
El/La director/a o secretario/a del centro:
●
–
Caso especial alumnos/as con condiciones socioeconómicas especiales
–
Acompañada de informe o certificado de Servicios Sociales del Ayuntamiento
o informes SPEs
Centros de Acción Educativa Singular (CAES) y Centros de Educación
Especial:
●
–
En su término municipal
–
Número de alumnos/as y material de reposición
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Fase 1. Presentación solicitud por las
familias
●
Actor: el padre, madre o tutor legal del alumno o, en los casos excepcionales previstos en la convocatoria, la dirección del
centro donde esté escolarizado el alumnado.
●
Receptor: Ayuntamiento o entidad local menor
●
Modo de presentación:
–
●
●
●
Se rellena la solicitud (una por cada alumno/a) que elaborará la Generalitat:
●
Cumplimentando el formulario electrónico disponible en xarxallibres.edu.gva.es
●
Cumplimentando a mano el formulario descargable desde xarxallibres.edu.gva.es
●
Cumplimentando el formulario que disponga el ayuntamiento con idéntico contenido a formulario común.
–
En el modelo de solicitud constará el dato de la cuenta corriente (IBAN), a efectos del posible pago por tranferencia bancaria
–
Se imprime el formulario, se firma y se presenta en las oficinas de registro que disponga cada ayuntamiento, junto al original,
duplicado o copia compulsada de la factura o facturas de la compra de los libros o el justificante del AMPA
–
Es potestad de cada ayuntamiento exigir cualquier otra documentación adicional.
Información importante para las familias para cumplimentar la solicitud:
–
Deben conocer el NIA del alumno: esta información la debe proporcionar el centro educativo.
–
Deben conocer el código del centro educativo donde esté escolarizado: información que conoce el centro (también accesible
desde http://www.cece.gva.es/ocd/areacd/es/guiadecentros.asp )
Requisitos técnicos para cumplimentar el formulario electrónico:
–
No se exige certificado electrónico, por tanto se puede cumplimentar desde cualquier ordenador conectado a Internet y por
cualquier persona (interesado/a, amigo/a, AMPA, oficina específica ayuntamiento …)
–
Para problemas con la cumplimentación del formulario (consulte preguntas más frecuentes en
http://www.gva.es/es/inicio/atencion_ciudadano/at_ciud_faq/at_ciud_faq_tramitacion )
–
Que el ordenador cumpla los requisitos técnicos (consulte https://www.tramita.gva.es/SAFEear/SAFEWeb/safe_requisitos.jsp
para comprobarlos)
El plazo de finalización de solicitudes será determinado por cada corporación local.
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Fase 1. Actuaciones a realizar, en su caso, por
parte de las AMPAs
●
Actor: el secretario/a o presidente/a de las AMPAs ante los municipios donde existan alumnos
empadronados
●
Receptor: Ayuntamiento o entidad local menor
●
Modo de presentación: presencial
–
●
●
●
El AMPA que haya adquirido libros de texto presentará la factura o las facturas globales de
la empresa proveedora en el ayuntamiento o ayuntamientos donde esté empadronado el
alumnado.
Por otra parte, emitirá un documento justificativo individualizado con las datos del alumno/a, el
importe, relación de libros adquiridos y datos de la factura global en la que están incluidos. Este
es el documento que se entregará a las familias para que puedan acudir a su ayuntamiento a
solicitar la solicitud de participación.
En xarxallibres.edu.gva.es se encuentran disponibles dos modelos para las AMPA:
–
Modelo de presentación de facturas globales de la AMPA a los ayuntamientos
–
Modelo justificativo individualizado expedido por la AMPA a las familias
El plazo de finalización de estos documentos será determinado por cada corporación local.
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Validada
Validada
Registrada
Registrada
Presentada
Presentada
PROPUESTA
Resolución
Reclamadas
Reclamadas
Nismo
NismoNIA
NIA
Pagadas
Pagadas
Relacionadas
Relacionadas
Revisión de
Importes
Borradas
Borradas
Descartadas
Descartadas
Resueltas
Resueltas
En
En
subsanación
subsanación
Revisión
Solicitud
Pagos
Tramitación y bandejas de trabajo
Fase 1. Registro de la solicitud de las
familias por parte de los ayuntamientos
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●
Actor: el personal habilitado por cada Ayuntamiento para el registro de las solicitudes en la
aplicación informática Xarxallibres diseñada por la Generalitat
Receptor: la aplicación Xarxallibres, cuyos datos serán accesibles por el Ayuntamiento y la
Generalitat
Modo de registro de la solicitud en la aplicación: es diferente si la familia ha rellenado la solicitud
●
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●
●
●
●
Cumplimentando el formulario electrónico:
– La hoja impresa contendrá un “ID solicitud”, tecleando ese número desde la aplicación
Xarxallibres se cargarán los datos de la solicitud en la aplicación, siendo necesario
completar con el registro de entrada
Cumplimentando a mano el formulario descargable:
– Se deberán teclear en la aplicación todos los datos de la solicitud
Cumplimentando el formulario que disponga el ayuntamiento con idéntico contenido a
formulario común
La información de la solicitud en la aplicación deberá completarse con el dato del registro de
entrada del ayuntamiento.
El plazo de finalización de solicitudes será determinado por cada corporación local.
Alternativas: No tienen porqué coincidir las funciones del personal funcionario de registro de
entrada con el del personal funcionario que registra las solicitudes en la aplicación Xarxallibres
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Fase 1. Presentación de la solicitud por los Centros de
Acción Educativa Singular (CAES) o específicos de
educación especial
●
Actor: el director/a del centro educativo
●
Receptor: Ayuntamiento o entidad local menor donde esté ubicado el centro
●
Modo de presentación:
Se rellena la solicitud específica (diferente a la de las familias):
–
●
●
●
●
●
●
●
Cumplimentando el formulario electrónico disponible en xarxallibres.edu.gva.es
–
Se imprime el formulario, se firma y se presenta en las oficinas de registro que disponga cada ayuntamiento,
junto a la original, copia compulsada o duplicado de la factura o facturas de la compra de los libros por parte
del centro
–
Es potestad de cada ayuntamiento exigir cualquier otra documentación adicional
Los requisitos técnicos para cumplimentar el formulario electrónico son idénticos al de las familias
La información de la solicitud en la aplicación deberá completarse con el dato del registro de entrada del
ayuntamiento.
El registro de la solicitud por parte del ayuntamiento es similar al de las familias a través del número unívoco “ID
solicitud”
En este caso no se relaciona la lista de alumnos pero sí el número, al tratarse de una cuantía global que recibirá
el centro educativo en nombre de su alumnado por parte del ayuntamiento de la localidad donde esté ubicado el
centro
En función del número de alumnos declarado por el centro en la solicitud, se realizan los cálculos
correspondientes de la ayuda y de la asignación a cada una de las tres entidades participantes en el programa
(Ayuntamiento, Diputación, Generalitat)
El plazo de finalización de solicitudes será determinado por cada corporación local.
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Fase 1. Gestión de las solicitudes por parte
de los ayuntamientos
●
●
●
Actor: el personal habilitado por cada Ayuntamiento bajo el perfil “gestor de solicitudes” en la aplicación informática Xarxallibres
La aplicación realizará los cálculos del importe concedido por cada solicitud, así como el porcentaje correspondiente a la
aportación de cada administración (Ayuntamiento, Diputación, Generalitat)
Previamente es necesario que los usuarios habilitados verifiquen:
–
Que el contenido de las facturas o justificantes se corresponde con la compra de libros (pueden haber diferentes casuísticas
como que un mismo solicitante presente varias facturas o que para un mismo alumno/a caso, por ejemplo, de padres
separados, se presente la misma factura, en cuyo caso el importe de ambas solicitudes no podrá superar la parte asociada a
libros de la factura)
–
Que la suma de importes coincida con el importe “declarado” en la solicitud y, caso de ser distinto, que quede reflejado el
importe “comprobado” por el personal del ayuntamiento en la aplicación informática
–
Los importes deben entenderse con el IVA incluído
–
Que el solicitante ha recibido una ayuda de libros por parte del ayuntamiento para el curso 2015-16, en cuyo caso deberá
reflejar en la aplicación el importe concedido, dado que ésta se descontará del importe a percibir por el solicitante
–
Que el/la alumno/a está empadronado en su municipio (cada corporación la realizará por medios propios)
–
Que está matriculado en las enseñanzas contempladas en la convocatoria y el centro educativo indicado en la solicitud
desde la aplicación Xarxallibres existirá un botón que conectará con ITACA para verificar el dato (SI/NO)
●
●
●
El ayuntamiento efectuará el pago a los solicitantes por los medios que determine (metálico, transferencia, etc.). Una vez
efectuado el pago, éste deberá quedar reflejado en la aplicación.
La aplicación tendrá utilidades de exportación/importación de solicitudes para su tratamiento por otros sistemas informáticos del
ayuntamiento como contabilidad (el formato será único para todos dada la diversidad).
La aplicación dispondrá de una serie de estados de tramitación de la solicitud
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SOLICITUDES INDIVIDUALES
Listado de Solicitudes
Listado Solicitudes
General
PROPUESTA
Nueva
Borrar
Motor tramitación
Pantallas – Detalle Solicitudes
PROPUESTA
Alumno y Solicitante
Pantallas – Detalle Solicitudes
PROPUESTA
Datos Importes
Pantallas – Detalle Solicitudes
Solicitudes Mismo NIA
Pantallas – Detalle Solicitudes
Documentación
Pantallas – Detalle Solicitudes
PROPUESTA
Historial Cambios
CENTROS CAES
Centros
Listado de Solicitudes
General
Listado Solicitudes
PROPUESTA
Nueva
Borrar
Motor tramitación
Centros
Pantalla Detalle Solicitudes
Centro y Solicitante
Centros
Pantalla Detalle Solicitudes
Resumen gasto
Centros
Pantalla Detalle Solicitudes
Certificados gasto
GESTIÓN DE PAGOS
Gestión de Pagos
Lotes de Pago
Gestión de Pagos
Asignación Solicitud al pago
Gestión de Pagos
Detalle Lote Pago
Los bloques 1, 2 y 3 estarán cumplimentados desde la aplicación
Xarxallibres de la Generalitat cuando se descargue el fichero para su
proceso contable. El bloque 4, inicialmente estará en blanco y será
aportado por el ayuntamiento
Bloque - 1. DATOS OPERACIÓN - identificación del municipio, del
lote (el proceso de descarga de datos puede realizarse en varios
ficheros (lotes) y de la solicitud a tratar. El importe es la cantidad
a pagar (para el segundo pago se generará otro lote con su
correspondiente identificación).
Bloque - 2. DATOS REPRESENTANTE - identificación del
representante, persona que va a recibir la aportación. Será el
perceptor o tercero en el sistema contable del ayuntamiento.
Bloque - 3. DATOS ALUMNO - identificación del alumno, y de su
centro escolar. Información no relevante contablemente (puede
ser utilizada, por ejemplo, en el "asunto o texto" de las
operaciones contables).
El bloque 4 puede ser rellenado directamente en la hoja de
cálculo, caso de lotes con pocas operaciones, bien desde el
sistema contable del ayuntamiento, bien directamente en la
aplicación Xarxallibres
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Fase 1. Resultado de la fase
●
●
●
Actor: el personal habilitado por cada Ayuntamiento en la aplicación informática
Xarxallibres
Para facilitar el control presupuestario de la parte correspondiente a la aportación de
cada administración, la aplicación informática permitirá obtener listados
pormenorizados y totalizados de las solicitudes, así como de los estados de
tramitación, siendo de especial relevancia que quede reflejado el pago efectivo a
cada uno de los solicitantes, tal y como se ha indicado en la fase de gestión de
solicitudes.
Esta información será accesible a través de la aplicación informática tanto por el
ayuntamiento como por las Diputaciones y la Generalitat
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Comunicaciones Generalitat-Corporaciones Locales
Una vez resuelta la concesión de la ayuda al ayuntamiento, la
Generalitat utilizará preferentemente el correo electrónico que
figure en la solicitud presentada en la fase 0 para posteriores
comunicaciones relacionadas tanto con la utilización de la
aplicación informática como de otras cuestiones aclaratorias sobre
el programa de gratuidad.
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Fase 2. Entrega por parte de las familias de los libros de
texto en los centros educativos
●
●
●
●
●
Actor: el padre, madre o tutor legal
Receptor: el centro educativo donde esté escolarizado o caso de traslado,
en el centro donde lo estuvo en el momento de la presentación de la
solicitud de la fase 1
Si las familias devuelven los libros en buen estado, podrán participar en el
banco de libros y recibir la segunda parte de la cuantía.
Se desarrollará una aplicación informática para que los centros educativos
gestionen la recepción de conformidad de los libros entregados por cada
alumno/a
La información de la correcta recepción de los libros de cada alumno/a
estará accesible para los ayuntamientos en la aplicación Xarxallibres al
estar conectada con la mencionada aplicación
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Fase 3. Pago de la segunda parte
●
●
La cantidad restante de la segunda fase, hasta completar el
importe de las facturas presentadas, hasta un máximo de 200
euros, se abonará al finalizar el curso escolar, previa entrega de
los libros de texto objeto de financiación y recepcionados de
conformidad.
El procedimiento detallado asociado a la segunda fase del pago
así como el proceso final de certificación se comunicará mediante
las instrucciones oportunas que serán remitidas por correo
electrónico.
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Teléfonos de información preferentes para las familias:
●
●
●
Desde la Comunitat Valenciana (gratuito desde teléfono fijo):
900 - 20 21 22
Desde cualquier punto de España:
96 - 317 52 02
Teléfono de información de la Generalitat: 012
Consultas y dudas exclusivamente para ayuntamientos y entidades locales menores:
●
Correo electrónico: [email protected]
●
Teléfonos: 961970597 – 961970589
Dudas sobre la tramitación telemática:
●
Correo electrónico: [email protected]
Dudas sobre el funcionamiento de la aplicación informática Xarxallibres:
●
El teléfono de atención y los mecanismos de gestión de incidencias técnicas se
comunicarán en las próximas semanas al correo electrónico que consta en la solicitud
También en xarxallibres.edu.gva.es