TRD-CC-Series Transversales - 2015.xlsx
CAMARAS DE COMERCIO DE LA DORADA, PUERTO BOYACÁ, PUERTO SALGAR Y ORIENTE DE CALDAS TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL SERIES TRANSVERSALES O SUBSERIES COMUNES RELATIVAS A LOS REGISTROS PÚBLICOS Y FUNCIONES CORPORATIVAS DEPENDENCIA: SERVICIOS REGISTRALES CODIGO DEPENDENCIA: 210 CODIGO CD S 200 47 200 47 RETENCION SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SB 26 510 26 510 26 01 ACCIONES DE TUTELA Demanda Notificación Respuesta Sentencia Escrito de impugnación Fallo 26 26 1 9 CT E D S PROCEDIMIENTO Evento de Cierre del Expediente: Fallo X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales Físico Físico Físico Físico Físico Físico 02 ACTAS DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO 01 01 5 Citación Físico Acta Físico ACTAS DE ELIMINACION DOCUMENTAL 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO., se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta. 5 15 X X 5 15 X X 5 Citación Físico Acta Físico Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la Cámara de Comercio, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta. Físico ACTAS COMITÉ ANTITRAMITES Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CÁMARA DE COMERCIO., se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta. Físico ACTAS DEL COMITÉ DE AFILIACIÓN Acta 210 ARCHIVO CENTRAL ACTAS 01 Acta 410 SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL ARCHIVO GESTION ACCIONES CONSTITUCIONALES 510 CODIGO FORMATO 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO., se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta. CAMARAS DE COMERCIO DE LA DORADA, PUERTO BOYACÁ, PUERTO SALGAR Y ORIENTE DE CALDAS TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL SERIES TRANSVERSALES O SUBSERIES COMUNES RELATIVAS A LOS REGISTROS PÚBLICOS Y FUNCIONES CORPORATIVAS DEPENDENCIA: SERVICIOS REGISTRALES CODIGO DEPENDENCIA: 210 RETENCION CODIGO CD S SB 100 26 01 SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) CODIGO FORMATO SOPORTE ACTAS DE LA JUNTA DIRECTIVA DISPOSICIÓN FINAL ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL CT 5 15 X E D X PROCEDIMIENTO S Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de Citacion Físico la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO., se garantiza su reproducción exacta y Acta su conservación por cualquier medio técnico adecuado Físico por consulta. AFILIADOS 410 48 01 HISTORIAL DE AFILIADOS Solicitud de afiliación Certificación Comunicación Constancia de pago Solicitud de desafiliación Declaración de desafiliación 210 49 210 49 4 X Evento de Cierre del Expediente: Desafiliación Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales Físico Electronico Físico Físico BOLETINES 01 BOLETINES NOTICIA MERCANTIL Boletín 210 210 1 Físico Físico 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO., se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta. Electrónico CERTIFICADOS 05 01 CERTIFICADOS ELECTRONICOS DE REGISTROS PUBLICOS Certificado 210 50 210 50 1 0 X Electrónico Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de gestion se borrará el soporte electrónico de acuerdo con las políticas ambientales COSTUMBRES MERCANTILES 01 RECOPILACION DE ESTUDIOS DE LA COSTUMBRE MERCANTIL 5 Estudio Físico Solicitud Físico Comunicaciones Físico 15 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO., se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta. CAMARAS DE COMERCIO DE LA DORADA, PUERTO BOYACÁ, PUERTO SALGAR Y ORIENTE DE CALDAS TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL SERIES TRANSVERSALES O SUBSERIES COMUNES RELATIVAS A LOS REGISTROS PÚBLICOS Y FUNCIONES CORPORATIVAS DEPENDENCIA: SERVICIOS REGISTRALES CODIGO DEPENDENCIA: 210 CODIGO CD S 200 21 200 21 100 51 100 51 100 51 100 52 100 52 100 52 RETENCION SB SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) CODIGO FORMATO SOPORTE DISPOSICIÓN FINAL ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL 1 9 PROCEDIMIENTO CT E D S CONVENIOS 01 CONVENIOS INSTITUCIONALES Propuesta Físico Convenio Físico Pólizas Físico Actas Comunicación Físico Informe Físico Evento de Cierre del Expediente: Cancelación o Terminacion del Convenio X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales Físico DERECHOS DE PETICION 01 02 DERECHOS DE PETICION 1 Derecho de petición Físico Respuesta Físico DESISTIMIENTOS TACITOS DE TRAMITES Físico Derecho de petición Físico Respuesta Físico X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales 1 Resolución 2 0 X X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales ELECCIONES Y DESIGNACIONES 01 02 DESIGNACIONES DE MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA 1 Decreto nombramiento Físico Comunicación Físico ELECCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA Físico Inscripción Listado de candidatos Físico Listado de candidatos seleccionados Físico Censo electoral Físico Comunicación Físico Acta de escrutinio Físico Físico X X Evento de Cierre del Expediente: Nueva designacion Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales. Se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta. 1 Avisos 7 7 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre elecciones Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales. Se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta. CAMARAS DE COMERCIO DE LA DORADA, PUERTO BOYACÁ, PUERTO SALGAR Y ORIENTE DE CALDAS TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL SERIES TRANSVERSALES O SUBSERIES COMUNES RELATIVAS A LOS REGISTROS PÚBLICOS Y FUNCIONES CORPORATIVAS DEPENDENCIA: SERVICIOS REGISTRALES CODIGO DEPENDENCIA: 210 CODIGO RETENCION CD S SB 100 52 03 300 03 300 03 SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) CODIGO FORMATO SOPORTE ELECCIONES DEL REVISOR FISCAL Avisos Físico Inscripción Físico Listado de candidatos Físico Listado de candidatos seleccionados Físico Censo electoral Comunicación Físico DISPOSICIÓN FINAL ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL 1 7 CT E D Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales Físico INFORMES 1 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 1 19 Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal X Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales Físico Comunicación 43 210 43 PROCEDIMIENTO Evento de Cierre del Expediente: Cierre elecciones X Informe 210 S Físico REGISTROS PUBLICOS 01 REGISTROS MERCANTILES Y VENDEDORES DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR Formulario de inscripción matricula y/o renovación Actas (Nombramientos, reformas, disolucion, liquidación) Actos administrativos Certificación (Revisor Fiscal, de matricula y de existencia) Certificado de la Registraduría - Evidencias SIPREF Comunicación Constancia de inscripción Contratos Documentos privados Escritura pública Estados financieros Fotocopia documento de identidad Formulario adicional registro con otras entidades-CAE 1 Físico Físico Físico Físico Físico Físico Físico Físico Físico Físico Físico Físico Físico Impuesto de registro Físico Lista de chequeo para constituir empresa Oficios de medida cautelar (embargo y desembargo, inscripción de demanda) Físico Peticiones, quejas y reclamos Físico Pre-Rut Físico Físico 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado. CAMARAS DE COMERCIO DE LA DORADA, PUERTO BOYACÁ, PUERTO SALGAR Y ORIENTE DE CALDAS TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL SERIES TRANSVERSALES O SUBSERIES COMUNES RELATIVAS A LOS REGISTROS PÚBLICOS Y FUNCIONES CORPORATIVAS DEPENDENCIA: SERVICIOS REGISTRALES CODIGO DEPENDENCIA: 210 RETENCION CODIGO CD 210 S 43 SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SB 02 CODIGO FORMATO SOPORTE Providencia judicial Físico Recibo de caja Revocatoria directa Físico Recursos administrativos Rut Físico Formulario de inscripción, renovación, actualización, cancelación Fotocopia documento de identidad Certificación de existencia y representacion legal o anexos de Certificación de codigos del clasificador UNSPSC de las naciones Certificado de la Registraduría - Evidencias SIPREF Contratos y/o certificación de contratos Certificación de homologación de cuentas por utilizar un plan de Certificacion de cuentas principales Certificacion de cuentas principales Certificación en la que consta que el proponente forma parte de Certificación en la que consta que el proponente no forma parte de Certificación valores contables e indicadores financieros para persona naturales no oblifgadas a llevar contabilidad Físico Declaración de la clasificacipon por tamaño de la empresa Declaracion de aportes al sistema de seguridad social Estados financieros Físico Físico Fotocopia tarjeta profesional contador Fotocopia certificado de antecedentes disciplinarios del contador Fotocopia del documento de identidad del apoderado Físico Copia del poder otorgado al apoderado Informes financieros del grupo empresarial Físico Informes financieros reportados a supersociedades Informes de practicas empresariales con destino supersociedades Físico Físico Físico Físico Físico Físico Físico Físico Físico Físico Físico Físico Físico Físico Físico Informes finacieros consolidados con destino a supersociedades Informe de carácter adicional de las vigiladas y/o controladas por la supeersociedades Providencias judiciales 1 9 CT E D X X S PROCEDIMIENTO Físico Informe de carácter adicional de las supeersociedades Actos administrativos ARCHIVO CENTRAL Físico REGISTROS UNICOS DE PROPONENTES DISPOSICIÓN FINAL ARCHIVO GESTION inspeccionadas por la Físico Físico Físico Físico Físico Físico Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado. CAMARAS DE COMERCIO DE LA DORADA, PUERTO BOYACÁ, PUERTO SALGAR Y ORIENTE DE CALDAS TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL SERIES TRANSVERSALES O SUBSERIES COMUNES RELATIVAS A LOS REGISTROS PÚBLICOS Y FUNCIONES CORPORATIVAS DEPENDENCIA: SERVIVIOS REGISTRALES CODIGO DEPENDENCIA: 210 CODIGO CD S RETENCION SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SB Recibo de caja Rut 210 43 03 Certificación Rut Recibo de caja Recibo Pago de multa Comunicación Sanciones Acto administrativo Estados financieros 43 04 SOPORTE ARCHIVO CENTRAL 1 9 CT E D X X S PROCEDIMIENTO Físico Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se conservará en medio electrónico, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado. Electrónico Electrónico Electrónico Electrónico Electrónico Electrónico Electrónico Electrónico REGISTROS DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO NACIONALES Y EXTRANJERAS ENTIDADES SOLIDARIAS Y VEEDURIAS CIUDADANAS Formulario de inscripción matricula y/o renovación DISPOSICIÓN FINAL ARCHIVO GESTION Físico REGISTROS NACIONALES DE TURISMO 210 CODIGO FORMATO 1 Físico Actas Físico Acto administrativo Certificación Físico Físico Certificación de vigencia de cédula Físico Comunicación Constancia de inscripción Físico Documento privado Físico Escritura pública Impuesto de registro Físico Oficio de medida cautelar Peticiones, quejas y reclamos Físico Pre-Rut Físico Providencia judicial Físico Físico Físico Físico Recibo de caja Físico Recursos administrativos Físico Rut Físico 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado. CAMARAS DE COMERCIO DE LA DORADA, PUERTO BOYACÁ, PUERTO SALGAR Y ORIENTE DE CALDAS TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL SERIES TRANSVERSALES O SUBSERIES COMUNES RELATIVAS A LOS REGISTROS PÚBLICOS Y FUNCIONES CORPORATIVAS DEPENDENCIA: SERVICIOS REGISTRALES CODIGO DEPENDENCIA: 210 CODIGO RETENCION CD S SB 210 43 05 210 53 210 53 SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) CODIGO FORMATO SOPORTE REGISTROS ÚNICOS NACIONALES DE ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZA Formulario único virtual Electrónico Contrato Certificación Electrónico Electrónico DISPOSICIÓN FINAL ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL 1 2 CT E D 9 X X 0 X S PROCEDIMIENTO Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado. REQUERIMIENTOS 01 REQUERIMIENTOS DE DESPACHOS JUDICIALES Requerimiento Físico Respuesta Físico CONVENCIONES CD: Código de Dependencia S: Código de Serie documental SB: Subserie documental Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales Serie documental CT: Conservación Total E : Eliminación D: Digitalización Subserie documental S: Selección Tipo documental PRESIDENTE COMITÉ JEFE DEPENDENCIA
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