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OFICINA DE CONTROL INTERNO
UNIMAGDALENA
INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO
DEL CONTROL INTERNO 2015
Ley 1474 de 2011
Jefe Oficina de Control Interno: Wilfrido Gutiérrez Ospino
Periodo del Informe: Mayo – Agosto 2015
La Oficina de Control Interno de la Universidad del Magdalena, dando cumplimiento al
marco normativo descrito en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción),
presenta a la comunidad en general el informe pormenorizado del estado del Sistema de
Control Interno para el periodo enmarcado del 1 de Mayo a Agosto 31 de la vigencia 2015.
Este documento presenta de forma ejecutiva por cada uno de los componentes del modelo
estándar de control interno, en las cuales se describen las principales gestiones que le han
posibilitado a la Institución mejorar dentro de su desarrollo Misional y Operativo
administrativo en el Sistema de Control Interno.
1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION Y GESTION
Componentes: Talento Humano — Direccionamiento Estratégico — Administración del
Riesgo
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La Institución funciona bajo la caracterización de procesos, los cuales se encuentran
certificados bajo las normas ISO y la NTCGP 1000,
Se cuenta en tal sentido con 21 procesos, con sus respectivos procedimientos, guías,
instructivos, formatos, indicadores y normograma. Los cuales llevan implícito toda
una serie de documentos de calidad (Manual, Política, Objetivos )
La planta de la universidad opera con personal de planta provisional, se están
proceso de la carrera especial.
El Plan de capacitaciones giran en torno a los procesos de Contratacion,
interventorías, normatividades y todo lo relacionado con la función pública.
Se efectúan por parte de la oficina de talento humano, los proceso de inducción y
reinducción al personal.
Hace falta integrar un plan de bienestar con talento humano, y consolidad un plan
de incentivos.
Se viene socializando a los funcionarios de la universidad el código de ética y buen
gobierno.
Todos los planes de la institución, normas, procesos, audiencias públicas,
transparencia, entre otros están publicados en la web de la institución; en el link de
COGUI se puede navegar por el sistema de gestión de la calidad.
Teniendo en cuenta la actualización MECI y la guía para administración del riesgo
V3, documentos emitidos por el DAFP y que en ellos dan lineamientos precisos para
la integración de los mapas de riesgos institucionales tanto de gestión como de
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INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO
DEL CONTROL INTERNO 2015
Ley 1474 de 2011
Jefe Oficina de Control Interno: Wilfrido Gutiérrez Ospino
Periodo del Informe: Mayo – Agosto 2015
corrupción, la Oficina de control interno actualizó el formato, procedimiento y guía
de administración del riesgo, los cuales se encuentran publicados en COGUI /
Procesos / Evaluación Independiente. El mapa de riesgos de corrupción y de gestión
se encuentra publicado en COGUI.
2. MODULO DE CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO
Componentes: Autoevaluación Institucional — Autoevaluación del Control y Gestión
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Para la vigencia 2015, la Oficina de Control Interno ejecuta su plan anual de auditoria
aprobado por el Comité de Coordinación de control Interno, informes referentes
están disponibles en la oficina.
En el marco del Plan anual de auditoria se viene ejecutando una auditoria la cual es
de carácter especial y está dirigida al proceso de contratación, y al de autorización y
pago de viáticos. Auditoria que se lleva a cabo a la Vicerrectoría de Investigación y
comprende las vigencias 2012 hasta junio 30 de 2015. Dentro de ese mismo marco,
se lleva a cabo auditoria a la Vicerrectoría de Extensión, mediante la verificación del
Inventario de los bienes adquiridos entre la vigencia 2012 y 2015 a través los
diferentes convenios y proyectos ejecutados por la vicerrectoría, igualmente se
revisaron órdenes de compra y suministro celebrados por la vicerrectoría en el
periodo comprendido entre junio de 2012 y primer trimestre de 2015.
Se realizó seguimiento a los planes de mejoramientos abiertos con la CGR y CGDM,
los cuales se encuentran en un porcentaje de avance del 60.47% y 98.27%
respectivamente. En cuanto al PM con la CGR, de los tres hallazgos pendientes por
cumplir, uno tiene fecha de terminación hasta diciembre de 2015 y los otros dos se
debieron cumplir el 31 de diciembre de 2013, sin embargo se sigue con la gestión
por parte de los responsables para su cumplimiento. De los doce hallazgos
evidenciados en la auditoria especial de la CGDM, solo queda pendiente por cumplir
uno, el cual se debió cumplir en diciembre de 2013, pero que posee un avance del
85%, y se sigue con la gestión para su cumplimiento.
Fueron mejorados los formatos y el procedimiento de plan de mejoramiento y ya se
encuentran publicados en COGUI, estas mejoras se basan en que cambio la forma
de monitoreo de los mapas de riesgos, los seguimientos a PM también se realizaran
de forma cuatrimestral (los PM por proceso) y Semestral o fechas establecidas (los
institucionales suscritos con entes de control).
Se suscribieron 8 nuevos planes de mejoramiento por procesos, lo que permitirá dar
solución a algunas falencias encontradas en la evaluación MECI e ITN. Por lo tanto
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DEL CONTROL INTERNO 2015
Ley 1474 de 2011
Jefe Oficina de Control Interno: Wilfrido Gutiérrez Ospino
Periodo del Informe: Mayo – Agosto 2015
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se cuentan con un total de 10 PM por Procesos en el tema MECI – ITN, los cuales se
encuentran en un avance del 67.68%, y con porcentaje de cumplimiento con
respecto a plazos del 88.46%
Se cuenta con una guía para la realización de la rendición de cuentas institucional
socializada en la página de transparencia y acceso a la información pública, se
cuentan con un Calendario anual de Rendición de Cuentas.
Se cumple con la rendición de cuentas a órganos de control externos, y actualmente
la universidad a través de la oficina de control interno, se encuentra atendiendo
auditoria especial realizada por la CGDM
3. EJE TRANSVERSAL: INFORMACION Y COMUNICACIÓN
En esta variable, puede constatarse que la institución derivado de los planes de
mejoramiento iniciados con la OCI como consecuencias de auditorías internas, externas,
Evaluación MECI actualizado y transparencia por Colombia, se han hecho más visibles y
comunicados la siguiente información:
 Planes de desarrollo decenal.
 Planes de acción.
 Presupuestos y ejecuciones
 Planes de adquisición
 Plan anticorrupción
 Transparencia y acceso a la información pública.
 Links de rendición de cuentas.
 Procesos de contratación.
 Concursos.
 Sistemas de información.
 Sistemas de PQRS.
 Trámites administrativos.
 Puntos de contactos
 Eventos y noticias.
 Enlaces de interés.
De la misma forma, la institución posee su oficina de comunicación y relaciones públicas,
desde donde se direccionan en asocio con gestión documental y el apoyo de las Tics la
información y comunicación por los medios más expeditos desde un marco tecnológico
administrativo desde lo estratégico hasta lo operativo.
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Ley 1474 de 2011
Jefe Oficina de Control Interno: Wilfrido Gutiérrez Ospino
Periodo del Informe: Mayo – Agosto 2015
Plan Estratégico 2014-2018, Plan de acción 2015, Plan Anticorrupción y de Atención al
Ciudadano 2015, están publicados en la web.
RECOMENDACIÓN
Las recomendaciones de esta oficina se enmarca dentro lo normativo y básicamente los
principios fundamentales del MECI, (Autocontrol, Autorregulación y gestión), implementar
acciones de mejora que garanticen una mejor definición y planeación de las actividades y
gestión por parte de los responsables, con el fin de alcanzar el cumplimiento del Plan
Anticorrupción y de Atención al Ciudadano; ajustar las situaciones presentes en los planes
de mejoramiento firmados con esta oficina y con los entes de control externos y/o de
seguimiento a la transparencia , alinearse en las buenas practicas descritas por la ley 1474,
entre otras, con ello se logra subsanar cualquier desviación que probablemente ponga en
riesgo la consecución de los objetivos misionales de esta gran institución de los
magdalenenses y de Colombia en general.
WILFRIDO ENRIQUE GUTIERREZ OSPINO
Jefe Oficina de Control Interno.
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