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INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL COORDINACION DE ARCHIVOS CALENDARIO INSTITUCIONAL E INFORME DE AVANCES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DEL IPN MODULO I COMITÉ DE INFORMACION AREA COORDINADORA DE ARCHIVOS NORMATIVIDAD E INSTRUMENTOS TECNICOS Registro de coordinadores de
archivos.
Fecha límite: 2 de abril de 2004. Establecimiento de criterios
específicos para procedimientos y
organización de archivos.
Establecimiento de un programa
de Capacitación y asesoría
archivísticas.
Desarrollo de aplicaciones de
tecnologías de la información para
el manejo y control de archivos.
Elaboración del Cuadro de
Clasificación de Archivos.
Fecha límite: octubre de 2004.
Elaboración del Catálogo de
Disposición Documental.
Fecha límite: octubre de 2004.
Diseño de formatos para
inventarios de archivos.
Diseño e integración de la Guía
Simple de archivos.
Fecha límite: 1 de enero de 2005
Elaboración del Calendario
Institucional para la Organización
integral de los Archivos e Informe
de la situación que guarda el
cumplimiento.
2004 2005 2006 2007 En cinco años Más de Cinco años ACTIVIDAD SE ENCUENTRA COMO
COORDINADOR DE
ARCHIVOS, EL JEFE DEL
DEPARTAMENTO DE
DOCUMENTACION Y
ARCHIVO DEL IPN DESDE
2004
SE SIGUEN IMPLEMENTANDO
EN LA ACTULIDAD Y SE
MANTIENEN VIGENTES
CONFORME SE PRESENTA
LA NORMATIVIDAD EN LA
MATERIA.
SI
ABRIL
X
X
DESARROLLO
DEL SISTEMA
INSERIES,
SECOPI Y SIEPE.
APLICACIÓN DE
LOS SISTEMAS
INSERIES,
SECOPI Y SIEPE.
APLICACIÓN
DE LOS
SISTEMAS
INSERIES,
SECOPI Y
SIEPE
SI
X
X
X
X
X
ACTIVIDAD PERMANENTE,
REVISION Y ACTUALIZACIÓN
SI
X
X
X
X
X
ACTIVIDAD PERMANENTE,
REVISION Y ACTUALIZACIÓN
X
APLICACIÓN
DE LOS
SISTEMAS
INSERIES,
SECOPI Y
SIEPE
SI
75%
SI
Registro del Curso “Organización
y Conservación de Archivos”
CFIE/08/029/134/C/100 y
Actualizaciones de vigencia hasta
agosto del 2012.
Registro del Curso
”Organización y Conservación de
Archivos”
CGFIE/13/E1/504DI/3/C/E/100/22101
3-221015 y Actualizaciones de
vigencia hasta 22 de Octubre del
2015.
Entra en Operación el Sistema de
Administración de Documentos
(SADI) referente a la Digitalización
De Documentos, entra en función la
interoperabilidad del sistema SADI
con el Sistema de Control de
Gestion Institucional (SCGI).
JUNIO,
NOVIEMBRE
CAPACITACION A
112 UNIDADES
RESPONSABLES
Desarrollo y Aplicación del
Sistema de Administración de
Documentos (SADI) Digitalización
De Documentos Diciembre de
2010
Implementa el Sistema de Gestión
de la Calidad en su Proceso
“Servicio de Correspondencia y
Archivo” y se registran formatos.
80%
X
85%
X
95%
X
100%
X
Se realizó la recertificación del
Sistema de Gestión de la Calidad
en su Proceso “Servicio de
Correspondencia y Archivo” y se
verifico el registran formatos.
PERMANENTE
PERMANENTE
ACTIVIDAD PERMANENTE,
REVISION Y ACTUALIZACIÓN
100%
ACTIVIDAD PERMANENTE,
REVISION Y ACTUALIZACIÓN
X
EN EL MES DE DICIEMBRE DE
CADA AÑO SE INDICARAN
AVANCES O
MODIFICACIONES A LAS
ACTIVIDADES
INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL COORDINACION DE ARCHIVOS CALENDARIO INSTITUCIONAL E INFORME DE AVANCES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DEL IPN MODULO 2 ARCHIVOS DE TRAMITE Designación del Responsable (s) del
Archivo de trámite. Incorporación de procedimientos de
archivo de trámite en manual de
procedimientos.
Registro de correspondencia de
entrada y salida en formatos con
elementos de descripción
obligatorios.
Clasificación y descripción de
expedientes de archivo en carátulas.
Elaboración de Inventario
documental.
Establecimiento de recursos
materiales y espacios físicos
adecuados para la conservación de
archivos (mobiliario, Espacios y
medidas de seguridad.
Establecimiento de mecanismos que
garanticen la integridad, autenticidad
y disponibilidad de archivos en
formato electrónico.
Diagnostico a las 112 Unidades
Responsables
Rescate y organización de Archivos
de Tramite de las 112 UR´s
Reclasificación de las Series y
Expedientes de los Archivos de
Tramite de las 112 UR´s
2004 2005
2006
2007
En cinco años
Más de Cinco años
ACTIVIDAD
100%
ACTIVIDAD DE VERIFICACION
CONSTANTE.
X
X
Oficio SAD/DRMYS/C-51/2012
DESIGNACION DEL
RESPONSABLE DE ARCHIVO
POR UNIDAD POLITECNICA
X
X
PROYECTO DE ACTUALIZACION
DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
X
X
X
X
IMPLEMENTACION DEL
PROCESO DE CALIDAD ISO 90012008 ETAPA:
CORRESPONDENCIA.
RECERTIFICACION DEL PROCESO
DE CALIDAD ISO 9001-2008
ETAPA:
CORRESPONDENCIA
PERMANENTE
5%
15%
45%
35%
PERMANENTE
PERMANENTE
PERMANENTE
X
X
X
X
X
X
X
Inauguración de
Nuevas
Instalaciones del
Departamento de
Documentación y
Archivo.
X
Instalación de equipo de cómputo
para dar inicio con el proyecto
SADI de Digitalización
Documental.
Inicia Proyecto de Digitalización
Documental. Se inicia
interoperabilidad de los sistemas
SADI-SCGI para dar atención al
OPE (Oficina Postal electrónica).
X
Desarrollo y Aplicación del
Sistema de Administración de
Documentos (SADI) Digitalización
De Documentos Diciembre de
2010
En 2010 inicia Proyecto de
Digitalización Documental. En 2014
inicia interoperabilidad de los
sistemas SADI-SCGI para dar
atención al OPE (Oficina Postal
electrónica).
10%
EN JUNIO 100%
SECOPI,
FORMATO DE
CORRESPON
DENCIA DE
ENTRADA Y
SALIDA
X
X
90%
PROYECTO DE
ACTUALIZACION
DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS.
X
X
X
ACTIVIDAD PERMANENTE,
REVISION Y ACTUALIZACION.
PERMANENTE
SE REALIZAN BAJO PREVIO
ESTUDIO SEGÚN
REQUERIMIENTOS.
JUNIO CENSO A
112 UR´S
X
BAJO APROBACIÓN
DEL COMITÉ.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
PREVIO ESTUDIO DE
FACTIBILIDAD.
X
ACTIVIDAD DEPENDIENTE DE
LOS CAMBIOS A NIVEL
ESTRUCTURAL DEL IPN, ASI
COMO DE LAS
MODIFICACIONES EN EL
CUADRO Y
CATALOGO (CADIDO).
INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL COORDINACION DE ARCHIVOS CALENDARIO INSTITUCIONAL E INFORME DE AVANCES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DEL IPN MODULO 3 ARCHIVOS DE CONCENTRACION Establecimiento de procedimientos
para la recepción de archivos
semiactivos y control de préstamo de
expedientes. Establecimiento de sistemas para el
control del préstamo de expedientes.
2004 
SIEPE

FORMATO
TRANSFERENCIA
112 UNIDADES 100%
2005
2006
2007
En cinco años
2 PROCESOS
2 PROCESOS
2 PROCESOS
INICIO DE
OPERACIÓN
SIEPE
X
X
2 PROCESOS SE
IMPLEMENTA LA
PROPUESTA DEL VALE
DE PRESTAMO DE
EXPEDIENTE
IMPLEMENTO DEL VALE
DE PRESTAMO DE
EXPEDIENTES
Más de Cinco años
2 PROCESOS
Promoción y dictamen de disposición
documental.
Rescate y transferencias
documentales al archivo histórico.
Organización de archivos que están
en custodia.
Elaboración de instrumentos de
descripción de los archivos en
custodia.
Instrumentación de mecanismos
automatizados para el control de
archivos de concentración
Establecimiento de recursos
materiales y espacios físicos
adecuados para la conservación de
archivos (mobiliario, espacios y
medidas de seguridad).
Establecimiento de mecanismos que
garanticen la integridad, autenticidad
y disponibilidad de archivos en
formato electrónico.
8 ARCHIVOS
25%
25%
25%
2 PROCESOS
2 PROCESOS
2 PROCESOS
2 PROCESOS
2 PROCESOS
2 PROCESOS
38 ARCHIVOS
X
36 ARCHIVOS
2 PROCESOS
2 PROCESOS
28 ARCHIVOS
IMPLEMENTO DEL VALE DE
PRESTAMO DE EXPEDIENTES
X
POSTERIOR AL AÑO
2007 LA ACTIVIDAD SE
REALIZA DE MANERA
PERMANENTE; CON LO
QUE SE RECIBE AÑO
CON AÑO Y EL CIERRE
DE INVENTARIO SERA
EN EL MES DE
DICIEMBRE DE CADA
AÑO.
X
X
X
X
X
X
X
X
FEBRERO Y AGOSTO
DE CADA AÑO.
ABRIL Y SEPTIEMBRE DE
CADA AÑO.
2 PROCESOS
2 PROCESOS
28 ARCHIVOS
IMPLEMENTACION DEL
PROCESO DE CALIDAD
ISO 9001-2008
ETAPA: ARCHIVO
X
FEBRERO Y AGOSTO
DE CADA AÑO
X
Elaboración de inventarios de los
archivos que se localizan en el
acervo de concentración.
25%
ACTIVIDAD
X
RECERTIFICACION DEL SISTEMA
DE GESTION DE CALIDAD ISO
9001-2008
ETAPA: ARCHIVO
X
Nuevas
Instalaciones del
Departamento de
Documentación y
Archivo
ACTIVIDAD PERMANENTE,
REVISION Y ACTUALIZACIÓN
PERMANENTE
CONFORME AL
PRESUPUESTO AUTORIZADO
Desarrollo y Aplicación
del Sistema de
Administración de
Documentos (SADI)
Digitalización De
Documentos Diciembre
de 2010
Entra en Operación el Sistema de
Administración de Documentos
(SADI) Digitalización De
Documentos, Interoperabilidad de
los sistemas SADI-SCGI.
DESARROLLO EN EL
ARCHIVO DE
CONCENTRACION,
COLABORACION CON EL
CENTRO NACIONAL DE
CÁLCULO DEL INSTITUTO.
INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL COORDINACION DE ARCHIVOS CALENDARIO INSTITUCIONAL E INFORME DE AVANCES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DEL IPN MODULO 4 ARCHIVOS HISTORICOS Recepción de archivos con valor
histórico. Organización de archivos históricos.
Elaboración de instrumentos de
Consulta.
Establecimiento de sistema para el
servicio de consulta del acervo
documental.
Establecimiento de programas de
conservación.
Establecimiento de programas de
Difusión.
2004 2005
2006
2007
En cinco años
25 METROS
LINEALES (ML)
25 METROS
LINEALES (ML)
25 METROS
LINEALES (ML)
100%
x
14%
16%
18%
12%
X
40%
80%
10%
10%
SE REALIZA DESDE
EL AÑO DE 1998
X
X
X
X
X
PERMANENTE
SI
SI
DE ACUERDO AL
PRESUPUESTO
INSTITUCIONAL CON QUE SE
CUENTE.
X
X
PERMANENTE
SE REALIZA DESDE
EL AÑO 1996
X
X
X
Más de Cinco años
ACTIVIDAD
PERMANENTE
10 AÑOS