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INSTRUCTIVO DILIGENCIAMENTO DE
INVENTARIOS DE REQUISICIÓN
CODIGO: PGO 16
FECHA: MAR-30-2015
INSTRUCTIVO DE DILIGENCIAMIENTO DE INVENTARIOS DE REQUISICIÓN
1. PROPÓSITO:
Establecer las normas correspondientes al correcto diligenciamiento del Formato PGO
12 y PGO 13 (Inventario de Requisición TAB y TAM-Inventario de Control Semanal) por
parte de los supervisores, Tripulación y Asistente de Compras; sobre la solicitud de
elementos e insumos del inventario y control de existencias con el propósito de crear
mecanismos que garanticen la operación adecuada y optima del servicio, conforme a los
parámetros establecidos por parte de la Dirección Operativa de SISMEDICA LTDA.
2. ALCANCE:
Desde el diligenciamiento del Formato (Inventario de Requisición-Inventario de Control
Semanal) por parte de los supervisores tripulación y compras, obteniendo un registro y
control sobre las existencias y pedido de elementos del inventario del móvil, puesto de
enfermería, o vehículo de rescate.
3. REGISTROS O DOCUMENTOS:
Formato PGO 12 y PGO 13
4. RESPONSABLES:
Coordinador de Operaciones, Supervisor, tripulación y Asistente de Compras.
5. TABLA DESCRIPTIVA DE LA ACTIVIDAD:
PGO 12- PGO 13 Inventario de Requisición TAM – TAB
Este documento tiene como propósito principal hacer la solicitud de elementos para
completar la base Ideal del Inventario, por tanto debe ser remitido al supervisor para que
este a su vez tramite dicha solicitud al Asistente de Compras. A continuación se describe
la forma de diligenciar cada uno de los espacios del documento:
Este documento es confidencial y es propiedad de SISMEDICA LTDA “Especialista en trasporte, rescate y
estabilización de pacientes”, no debe ser divulgado a terceros o usado para razones diferentes para las cuales fue
generado.
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INSTRUCTIVO DILIGENCIAMENTO DE
INVENTARIOS
N°
CODIGO: PGO 16
FECHA: MAR-30-2015
DESCRIPCIÓN
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Móvil: Nombre de la Unidad Móvil, Ejemplo: UM74
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Fecha de Elaboración: Fecha en que se inició la elaboración del documento.
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Concesión o Cliente: Nombre del cliente o concesión al que está asignado la Unidad Móvil.
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Ubicación: Nombre de la ubicación donde se encuentra la Unidad Móvil
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Base Ideal: Esta es la unidad de medida, que define la cantidad de cada Ítem que debe existir en
un contexto ideal, este espacio es definido por el Supervisor con la autorización de la Dirección
Operativa.
Base Mínima: Esta es la unidad de medida, que define la cantidad de cada Ítem que debe existir
como mínimo, es decir, no puede existir menos de la base mínima. Este espacio es definido por el
Supervisor con la autorización de la Dirección Operativa.
Base Actual: Esta es la unidad de medida, que define la cantidad de cada Ítem existe en el momento
del diligenciamiento, es decir, la cantidad a la hora de hacer el inventario. Este espacio debe ser
diligenciado por la tripulación.
Solicitud: Cantidad solicitada por el Supervisor a compras de acuerdo al criterio de las bases ideal,
mínima y actual
Aprobado: Cantidad aprobada por la Dirección Operativa o Administrativa de la solicitud hecha por
el Supervisor.
Enviado: Cantidad despachada por el Asistente de Compras de acuerdo a las existencias actuales
de cada Ítem.
Recibido: Cantidad recibida por la Unidad Móvil.
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Ítem: Código (Ítem) del elemento que se quiere hacer la observación.
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Observaciones: Espacio para la aclaración o adición de cualquier novedad del inventario o solicitud.
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Elaboró: Tripulante que diligencia el documento.
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Revisó: Supervisor encargado.
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Solicitó a: Nombre y Firma del supervisor operativo que reporta la novedad.
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Aprobación: Nombre y Firma del Asistente de Compras de que tramito la autorización de la
Dirección.
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Envió: Nombre y Firma del Auxiliar de Logística o recepción que garantiza el seguimiento al envío.
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Recibido por: Nombre y Firma del tripulante que recibe la requisición.
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Fechas: Fecha que corresponda a la actividad de cada parte del proceso, es decir, quien elabora,
revisa, solicita, aprueba, envía y recibe.
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Firma: Ningún documento puede estar sin firma.
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Este documento es confidencial y es propiedad de SISMEDICA LTDA “Especialista en trasporte, rescate y
estabilización de pacientes”, no debe ser divulgado a terceros o usado para razones diferentes para las cuales fue
generado.
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INSTRUCTIVO DILIGENCIAMENTO DE
INVENTARIOS
CODIGO: PGO 16
FECHA: MAR-30-2015
Imagen 1. Pantallazo 1 del formato PGO 12 Inventario de Requisición (Hoja 1).
Imagen 2. Pantallazo 2 del formato PGO 12 Inventario de Requisición (Hoja 2).
Este documento es confidencial y es propiedad de SISMEDICA LTDA “Especialista en trasporte, rescate y
estabilización de pacientes”, no debe ser divulgado a terceros o usado para razones diferentes para las cuales fue
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INSTRUCTIVO DILIGENCIAMENTO DE
INVENTARIOS
CODIGO: PGO 16
FECHA: MAR-30-2015
PGO 32 - PGO 33 Control Semanal de Inventario TAM – TAB
Este documento tiene como propósito principal hacer la solicitud de elementos para
completar la base Ideal del Inventario, por tanto debe ser remitido al supervisor para que
este a su vez tramite dicha solicitud al Asistente de Compras. A continuación se describe
la forma de diligenciar cada uno de los espacios del documento:
Imagen 3. Pantallazo 1 del formato PGO 32 Control Semanal de Inventario (Hoja 1).
Imagen 4. Pantallazo 1 del formato PGO 32 Control Semanal de Inventario (Hoja 1).
Este documento es confidencial y es propiedad de SISMEDICA LTDA “Especialista en trasporte, rescate y
estabilización de pacientes”, no debe ser divulgado a terceros o usado para razones diferentes para las cuales fue
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INSTRUCTIVO DILIGENCIAMENTO DE
INVENTARIOS
CODIGO: PGO 16
FECHA: MAR-30-2015
Imagen 5. Pantallazo 1 del formato PGO 32 Control Semanal de Inventario (Hoja 1).
N°
DESCRIPCIÓN
1
Móvil: Nombre de la Unidad Móvil, Ejemplo: UM74
2
Fecha de Elaboración: Fecha en que se inició la elaboración del documento.
3
Concesión o Cliente: Nombre del cliente o concesión al que está asignado la Unidad Móvil.
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Ubicación: Nombre de la ubicación donde se encuentra la Unidad Móvil
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Periodo: Es la semana a la que corresponde el documento, por tanto inicia el lunes de la semana y
finaliza el domingo de la misma. Del diligenciamiento de este ítem, dependen los datos consignados
en los consumos por día por turno, Ejemplo (lunes 6 de abril de 2015 al domingo 12 de abril de
2015).
Inventario Inicial: Esta es la unidad de medida, que define la cantidad de cada Ítem en existencia
al momento del inicio del diligenciamiento del documento por tanto debe coincidir con el Saldo de la
semana anterior.
Fecha de vencimiento: Corresponde a la fecha que indica cada insumo o medicamento como fecha
de vencimiento o de expiración de dicho producto. (Ejemplo: 30/03/2015).
Consumos del Periodo: Corresponde a las cantidades consumidas en cada turno, de cada día.
Por tanto si en su puesto de trabajo es de turnos de 12 horas, debe diligenciar solo dos turnos (Día
y Noche), mientras que si es de turnos de 8 horas debe diligenciar los tres turnos (Día, Tarde y
Noche).
Total consumo: Esta es la suma de los consumos por turno de todos los días de la semana. Por
ejemplo, (El Total de Consumo del Turno 2 será la suma de los consumidos desde el lunes hasta el
domingo en el Turno 2).
Recibido en el Periodo: Cantidad recibida por la Unidad Móvil del Formato PGO 12 y 13,
correspondiente al periodo del documento que se está diligenciando. Por tanto si el inventario de
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estabilización de pacientes”, no debe ser divulgado a terceros o usado para razones diferentes para las cuales fue
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INVENTARIOS
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FECHA: MAR-30-2015
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requisición indica que se recibieron xx número de unidades del ítem xxxx en el periodo del formato
de Control Semanal de Inventario que se está diligenciando, estas deben estar en este espacio.
Saldo o Inventario Final: Esta es la cantidad resultante de (Inventario Inicial + Recibido en el
periodo - Total Consumo= Saldo).
Inventario Inicial: Esta es la unidad de medida, que define la cantidad de cada Ítem en existencia
al momento del inicio del diligenciamiento del documento por tanto debe coincidir con el Saldo de la
semana anterior. Para el caso de los no consumibles igual se debe diligenciar la cantidad en
existencia.
Estado: Esta ítem indica si el elemento se encuentra en condiciones o no para la normal prestación
del servicio, debe ser diligenciado el día lunes. Para esto cuenta con tres opciones, (B= Bueno, R=
Regular, M= Malo y N.A= No aplica, este último solo para los casos que el Supervisor o Medico lo
considere pertinente.
Recibido en el Periodo: Cantidad recibida por la Unidad Móvil del Formato PGO 12 y 13,
correspondiente al periodo del documento que se está diligenciando. Por tanto si el inventario de
requisición indica que se recibieron xx número de unidades del ítem xxxx en el periodo del formato
de Control Semanal de Inventario que se está diligenciando, estas deben estar en este espacio.
Inventario Final: Esta es la cantidad resultante de (Inventario Inicial + Recibido en el periodo=
Inventario Final).
Ítem: Código (Ítem) del elemento que se quiere hacer la observación.
Observaciones: Espacio para la aclaración o adición de cualquier novedad del inventario o
consumos.
Elaboró: Tripulante que diligencia el documento.
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Revisó: Supervisor encargado.
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Médico: Nombre y Firma del Medicó responsable de lo que se diligencio en el documento.
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Auxiliar de Enfermería o Tecnólogo APH: Nombre y Firma del Auxiliar de Enfermería o Tecnólogo
APH responsable de lo que se diligencio en el documento.
22
Conductor: Nombre y Firma del Conductor responsable de lo que se diligencio en el documento.
23
Fechas: Fecha que corresponda a la actividad de cada parte del proceso, es decir, quien elabora,
revisa y la Tripulación.
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Firma: Ningún documento puede estar sin firma.
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6. RECOMENDACIONES
Para el diligenciamiento de los Formatos de Inventario de Requisición y Control Semanal
de Inventario, se recomienda:
1. Diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones,
sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas.
2. Si se comete una equivocación en el diligenciamiento, se debe encerrar entre
paréntesis, trazar sobre él una línea horizontal y a continuación o en las
observaciones hacer la aclaración correspondiente. No debe emplearse
correctores u otros.
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estabilización de pacientes”, no debe ser divulgado a terceros o usado para razones diferentes para las cuales fue
generado.
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INVENTARIOS
CODIGO: PGO 16
FECHA: MAR-30-2015
3. No deje ningún espacio en blanco, si luego de estudiar este instructivo, persisten
sus dudas comuníquese con su supervisor o con el Coordinador de Calidad SST.
El mal diligenciamiento de estos documentos es una falta a su labor, por lo cual de
persistir generara la apertura de un proceso disciplinario.
Todos los reportes diligenciados y recibidos en la sede administrativa, de los Formatos
PGO 12, 13, 32 y 33; deben ser conservados, por el supervisor para las aclaraciones o
reclamaciones de parte de los colaboradores o clientes.
NOTA: Versiones actuales de los documentos:
1.
2.
3.
4.
PGO 12 Inventario de Requisición TAM / Mar-20-2015
PGO 13 Inventario de Requisición TAB / Mar-20-2015
PGO 32 Inventario de Requisición TAM / Mar-30-2015
PGO 33 Inventario de Requisición TAB / Mar-30-2015
Este documento es confidencial y es propiedad de SISMEDICA LTDA “Especialista en trasporte, rescate y
estabilización de pacientes”, no debe ser divulgado a terceros o usado para razones diferentes para las cuales fue
generado.
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