Concepto de diseño de puestos
Administración de Personal Lic. Liliana Martínez – Ing. Nicolás Jones Chiavenato – Parte 4 – Capítulo 7 – Diseño de puestos El concepto de puesto se basa en las nociones de tarea, obligación y función: Tarea: es toda actividad individualizada y realizada por el ocupante de un puesto, generalmente son puestos simples y repetitivos. Obligación: es toda actividad individualizada y realizada por el ocupante del puesto. Son puestos más diferenciados, con una tarea un poco más sofisticada, más mental y menos física. Función: es un conjunto de tareas o de obligaciones ejercidas de manera sistemática o reiterada por el ocupante del puesto. Puede realizarla una persona ocasionalmente. Para que un conjunto de obligaciones constituya una función es necesario que haya reiteración en su desempeño. Puesto: es un conjunto de funciones, con una posición definida en la estructura organizacional, el organigrama. La posición define relaciones entre un puesto y los demás de la organización. La posición de un puesto en el organigrama define su nivel jerárquico, su subordinación, sus subordinados y el departamento o división al que pertenece. Concepto de diseño de puestos Diseñar un puesto significa establecer 4 condiciones fundamentales: 1. El conjunto de tareas u obligaciones que el ocupante deberá desempeñar (contenido del puesto). 2. Como debe desempeñar ese conjunto de tareas u obligaciones. 3. A quien debe reportar el ocupante del puesto (responsabilidad), relación con la jefatura. Página 1/5 Administración de Personal Lic. Liliana Martínez – Ing. Nicolás Jones Chiavenato – Parte 4 – Capítulo 7 – Diseño de puestos 4. A quien debe supervisar o dirigir el ocupante del puesto (autoridad), relación con sus subordinados. El diseño del puesto es la especificación del contenido, de los métodos de trabajo y de las relaciones con los demás puestos, con el objeto de satisfacer los requisitos tecnológicos, organizacionales y sociales, así como también los requisitos personales de su ocupante. Es la forma en que los administradores protegen los puestos individuales y los combinan para formar unidades, departamentos y organizaciones. Quien diseña los puestos en la organización? Casi nunca es responsabilidad del departamento de personal. Algunas veces le corresponde al departamento de Ingeniería Industrial (puestos fabriles) o al de organización y métodos (puestos de oficina) que se encargan de la planeación y distribución de las tareas y obligaciones de la mayor parte de la organización. Los demás puestos de las áreas administrativas, financiera y mercadológicas, son por lo general diseñados por las gerencias respectivas en un proceso continuo de resolución de problemas. Por lo tanto no son estables, estáticos o definitivos, se encuentran en constante evolución, innovación y cambio para adaptarse a las continuas transformaciones tecnológicas, sociales, culturales y legales. El modelo clásico de diseño propone la siguiente lógica: 1. Segmentar y fragmentar los puestos en tareas sencillas, repetitivas y de fácil capacitación. 2. Eliminar actividades y movimientos innecesarios que produzcan cansancio y que no estén relacionados con la tarea, estudiando tiempo y movimientos. 3. Definir el método de trabajo, para encontrar la mejor manera en que los ocupantes de ubiquen en la tarea y la conduzcan. Página 2/5 Administración de Personal Lic. Liliana Martínez – Ing. Nicolás Jones Chiavenato – Parte 4 – Capítulo 7 – Diseño de puestos 4. Seleccionar científicamente al trabajador, es decir, seleccionar a la persona adecuadamente capacitada para la tarea a realizar. 5. Eliminar lo que pueda producir cansancio físico, acomodar los instrumentos y equipos de manera que se minimice el esfuerzo. Realización de inversiones en instrumentos que faciliten el trabajo, como cintas transportadoras y maquinarias. 6. Establecer tiempos estándar para realizar tareas, con el fin de evitar atrasos y optimizar la eficiencia. 7. Ofrecer planes de incentivos salariales, premios en la producción para estimularla al máximo. 8. Mejorar el ambiente físico de la fábrica, ruido, ventilación, iluminación, etc. Modelo tradicional de configuración de puestos: Ventajas - Contratar empleados con calificaciones mínimas y salarios bajos. - Estandarizar las actividades. - Facilitar la supervisión y control. - Reducir los costos de capacitación. Desventajas - Los puestos sencillos y repetitivos se vuelven monótonos y aburridos. - Desmotivación, lo que ocasiona rotación de personal, absentismo y problemas de calidad y productividad. Página 3/5 Administración de Personal Lic. Liliana Martínez – Ing. Nicolás Jones Chiavenato – Parte 4 – Capítulo 7 – Diseño de puestos Modelo Situacional Enfoque más moderno. Toma en cuenta las diferencias individuales y las tareas involucradas. Convergen 3 variables: la estructura de la organización, la tarea y la persona que la desempeñara. La estabilidad de los objetivos organizacionales, de los factores ambientales y de la tecnología es situacional. Supone la utilización de las habilidades de autodirección y de autocontrol de las personas. Preparación para el cambio Las prescripciones respecto al diseño del puesto se basan en la continua ampliación del puesto por medio del enriquecimiento de las tareas. El diseño situacional es cambiante y va de acuerdo con el desempeño personal del ocupante y del desarrollo tecnológico de la tarea. Cada puesto debe ser diseñado con la intención de reunir las 5 dimensiones esenciales siguientes.: 1. variedad: es el número de las diversas habilidades que exige el puesto. 2. autonomía: es el grado de independencia y de criterio personal que tiene el ocupante para planear y realizar el trabajo. 3. significado de la tarea: es el volumen del efecto reconocible que el puesto causa en otras personas. 4. identificación con la tarea: se refiere a la posibilidad de que la persona realice una pieza de trabajo entera o global y de que pueda identificar claramente el resultado de sus esfuerzos. Página 4/5 Administración de Personal Lic. Liliana Martínez – Ing. Nicolás Jones Chiavenato – Parte 4 – Capítulo 7 – Diseño de puestos 5. retroalimentación: grado en que el ocupante recibe información sobre su actuación con el objeto de evaluar la eficiencia de sus esfuerzos en la producción de resultados. Las dimensiones esenciales del puesto Afectan intrínsecamente la calidad de los puestos, producen satisfacción personal y el involucramiento humano y genera más productividad. Enriquecimiento del puesto Según Herzberg y su teoría de los dos factores, la manera más práctica de adecuar el puesto es aumentar deliberada y paulatinamente los objetivos, responsabilidades y desafíos. Esto se puede dar de dos maneras: - Horizontal: cuando al puesto se le agregan más variedad de tareas - Vertical: al puesto se le da más planeación, organización y responsabilidad, dentro del mismo grupo de tareas Desventajas de la adecuación de puestos - Si la organización es tradicional y conservadora, las personas se sienten bloqueadas e inseguras al modificar su trabajo. - Si se hace demasiado rápido, puede que las personas se sientan desmotivadas, por no poder asimilar los cambios. Enfoque Motivacional 3 dimensiones: Página 5/5 Administración de Personal Lic. Liliana Martínez – Ing. Nicolás Jones Chiavenato – Parte 4 – Capítulo 7 – Diseño de puestos - Percepción del significado: la persona debe pensar que lo que hace es valioso. - Percepción de responsabilidades: el sujeto debe sentirse relacionado con los resultados. - Conocimiento de los resultados: la persona debe sentir un feedback sobre su trabajo. Los 6 conceptos de implementación Para unir las dimensiones esenciales y los estados psicológicos anhelados 1. tareas combinadas: consiste en combinar y reunir varias tareas separadas en una sola 2. formación de unidades naturales de trabajo: consisten en tomar distintas tareas a realizar, agruparlas en módulos significativos y atribuírselas a una sola persona. 3. Relación directa con el cliente o usuario: consiste en establecer comunicación directa entre el ocupante del puesto y los diversos usuarios internos o clientes externos de su servicio. 4. La idea de dar a cada puesto un cliente es el ppal. objetivo del enriquecimiento del puesto. 5. Carga vertical: consiste en una integración vertical que enriquece el puesto mediante la adición de tareas más elevadas o de actividades administrativas. 6. Apertura de canales de retroalimentación: significa proporcionar una tarea que permita información sobre cómo está realizando su trabajo la persona en lugar de depender de la gerencia o de terceros. 7. Creación de grupos autónomos: varios trabajos individuales se pueden transferir a grupos interactivos o equipos de trabajo. Página 6/5 Administración de Personal Equipos de trabajo Lic. Liliana Martínez – Ing. Nicolás Jones Chiavenato – Parte 4 – Capítulo 7 – Diseño de puestos Son autónomos o autoadministrados. Son grupos de personas cuyas tareas son rediseñadas para crear un alto grado de interdependencia y que tienen autoridad para tomar decisiones respecto a la realización del trabajo (empowerment). Operan mediante un proceso participativo de toma de decisiones, tareas compartidas y responsabilidad por el trabajo. Un aspecto fundamental es la habilidad multifuncional. Atributos de equipos de alto desempeño - Participación - Responsabilidad - Claridad - Interacción - Flexibilidad - Concentración - Creatividad - Rapidez Página 7/5
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