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Uso estratégico de
Estudios de Clima Organizacional
Lo que toda empresa se pregunta
Hay Group Insight
Conozca cuáles son los aspectos clave
que toda organización debe tener en cuenta
a la hora de realizar un estudio de clima
© 2014 Hay Group. Todos los derechos reservados.
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¿Cuán efectiva ha sido su empresa en lograr comprometer a su personal para implementar la estrategia?
¿Sabe usted cómo su cultura y su gente están apoyando
(o inhibiendo) su estrategia de negocios?
Todo comienza con su estrategia
Muy a menudo las encuestas de clima están aisladas
de la estrategia. Las encuestas deben estar ancladas
a la estrategia organizacional para guiar a los líderes
a crear y sustentar un lugar de trabajo y cultura
efectivos.
Un estudio de clima es una herramienta muy
efectiva para monitorear cómo las personas y la
cultura se alinean a la estrategia y facilitan su
ejecución. Sin embargo, no cualquier estudio
servirá para este fin.
Hay Group posee un abordaje conceptual y
metodológico basado en investigaciones y procesos
testeados, que considera los componentes de la
estrategia de la empresa, y permite desarrollar una
solución adaptada a las necesidades específicas de
sus clientes.
El resultado es un efectivo proceso de encuesta de
clima que brinda los “insights” que la empresa
necesita para promover el talento y lograr su
propósito estratégico. Esto se logra eliminando las
barreras que obstaculizan el camino hacia mejores
resultados.
Hay Group considera que la aplicación de la
encuesta es sólo el comienzo del proceso. Sabemos
que lo que ocurre después de obtener los resultados
es aún más importante. Trabajamos con nuestros
clientes paso a paso en interpretar los resultados,
desarrollar un plan de mejoras organizacionales y en
brindar apoyo durante la ejecución de las acciones.
Comenzamos por analizar la estrategia de la
empresa, y comprender lo que dicen los resultados
de la encuesta en relación a los objetivos de
negocios.
Utilizamos análisis estadísticos y nuestra base de
datos para ayudar a los ejecutivos y gerentes de
todos los niveles a hacer foco en los resultados más
significativos.
Por más de 35 años, Hay Group Insight – el área de
investigación de encuestas de Hay Group – ha
acompañado a las empresas más grandes y
complejas para generar valor a través del uso
estratégico de estudios de opinión de empleados.
© 2012 Hay Group. All Rights Reserved.
© 2014 Hay Group. Todos los derechos reservados.
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Frecuencia en la medición del clima organizacional:
Desarrollo de un hábito saludable
Mientras que algunos de nuestros clientes realizan su
estudio de clima cada dos años y otros lo hacen
anualmente, Hay Group recomienda efectuar un
estudio de clima organizacional de forma anual.
Realizar un estudio de clima anual tiene sentido si
consideramos que muchas de las mediciones de
desempeño de negocio se realizan con ésta
periodicidad, y gran parte de las planificaciones de
negocio también tienen un ciclo anual.
Sin duda, contar con los resultados de una encuesta de
clima cada año, beneficia a las organizaciones
significativamente, ya que permite iniciar los períodos
de planificación de negocios más importantes,
considerando dichos resultados. Esta información
también ayuda a “poner sobre la mesa” la voz de los
empleados a la hora de tomar decisiones sobre las
prioridades y objetivos organizacionales y, también
guiar a los líderes para desarrollar estrategias exitosas
de implementación de planes de negocios.
La frecuencia anual de la encuesta no sólo beneficia a
una efectiva gestión organizacional, sino que además,
contribuye a mejorar su visibilidad como práctica
habitual, facilita la planificación de acciones, e integra
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la encuesta al proceso regular de planificación.
Una periodicidad anual permite que los planes a corto
plazo puedan completarse y los de largo plazo sean
iniciados. Es importante no dejar pasar demasiado
tiempo para que las tendencias y resultados continúen
siendo válidos.
Asimismo, una encuesta de clima ayuda a los líderes a
tomar acciones responsablemente, vinculando los
resultados de la misma con la planificación de la
gestión de desempeño y desarrollo.
Más que un simple mecanismo para obtener feedback,
una encuesta representa una poderosa herramienta de
comunicación para la organización. Cuando una
empresa lleva a cabo encuestas anualmente, los
empleados se habitúan a participar de manera regular,
y llegan a percibir que sus opiniones son altamente
valoradas. Sienten que pueden expresar sus
sentimientos, lo cual a su vez les brinda una sensación
de autonomía y empowerment. Es por ello, que aún
cuando la encuesta no sea realizada sobre una base
anual, es importante transformarla en un evento
esperado, confiable y certero.
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¿Cuándo es el momento oportuno para llevar a cabo
una encuesta de clima?
La elección del momento adecuado para realizar la
encuesta es uno de los factores críticos de éxito en todo
proceso de gestión de clima.
La realización de una encuesta año a año, siempre en la
misma fecha, tiene como ventaja demostrarle al
empleado el compromiso que la organización posee
respecto de su feedback. Sin embargo, a la hora de elegir
el momento oportuno para realizar un estudio de clima,
Hay Group recomienda tener en cuenta los siguientes
aspectos:
1. ¿Los empleados tendrán suficiente tiempo
para participar de la encuesta?
El cierre contable, el fin del ejercicio fiscal, el período
de confección de presupuestos ó vencimientos
impositivos, entre otros, definitivamente no son
momentos apropiados para encuestar a ciertas áreas de
la empresa. Por ejemplo, el mes de diciembre puede ser
un momento inadecuado para el área de ventas
minoristas.
Sin embargo, aún cuando la organización encuentre un
momento que resulte apropiado para la mayoría de los
empleados, habrá algunos “desafíos” inevitables:
determinados feriados en algún país involucrado,
fechas límite específicas de algún departamento, crisis
inesperadas, etc.
Éstas son algunas de las situaciones que pueden “tirar
por la borda” el más sólido de los planes. Por ello,
identificar anticipadamente estos momentos, asegurará
no solo una alta tasa de respuesta, sino también ayudará
a que los esfuerzos de marketing y comunicaciones se
focalicen donde más se necesiten y de forma más
efectiva.
2. ¿Una vez finalizada la encuesta, los líderes
podrán implementar un plan de acción?
No debemos olvidar el viejo refrán de los
encuestadores profesionales: “Cuando termina la
encuesta, empieza el verdadero trabajo”. No sólo los
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empleados necesitan tiempo para realizar la encuesta,
también los líderes precisan un período de tiempo
suficiente para pensar en la planificación de acciones
una vez terminada la encuesta.
Por lo tanto, no basta simplemente con tener en cuenta
las dificultades estacionales que puedan ocurrir, sino
que a la hora de planificar acciones de mejora, las
empresas deben evaluar que sus líderes no estarán
sobrecargados de trabajo por otras demandas
organizacionales.
3. ¿Luego de la encuesta, Recursos Humanos
podrá dar soporte a los líderes en la
planificación de acciones?
Si bien Recursos Humanos juega un rol fundamental
en el proceso de gestión de clima, su participación
durante la fase de planificación de acciones es aún
más importante.
Debemos considerar que el tiempo que demanda el rol
de soporte de Recursos Humanos es significativo. Por
esa razón, así como es importante planificar el
cronograma de la encuesta teniendo en cuenta las
actividades de los líderes, también se debe reflexionar
sobre otros procesos en los que Recursos Humanos
está involucrado (tal como la evaluación de
desempeño, planificación salarial, etc.). De esta
manera, los líderes obtendrán el soporte y guía
necesarios por parte de RH.
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4. ¿Habrá otras comunicaciones en el mismo
período de tiempo que se implementa la
encuesta?
Muchas veces la encuesta de clima se superpone con
otros comunicados internos de la empresa, como por
ejemplo los resultados de negocio, indicadores de
ventas, los resultados de satisfacción de los clientes, la
facturación, o la rentabilidad. El flujo constante de
datos, puede poner en riesgo la interpretación de los
resultados, generando conclusiones y diagnósticos
confusos.
Si se presume que ciertas comunicaciones son clave,
puede resultar beneficioso incluir los tiempos que
exigen las mismas en la planificación y cronograma de
la encuesta de clima.
5. ¿El plan de acción puede integrarse al
proceso de planificación de negocio?
Si el plan de acción va a requerir nuevos recursos o
nuevo personal, es crucial añadir dichos requerimientos
a la planificación y presupuesto anual. A su vez, los
líderes generalmente desean incorporar los resultados
de la encuesta de clima y el plan de acción definido al
proceso de su plan de negocios, por ejemplo en
reuniones de comité, reportes ejecutivos, etc.
Por dicha razón, se deben planificar adecuadamente los
tiempos del proceso de la encuesta, para que dichos
resultados estén disponibles a tiempo.
ocurrido
algún
acontecimiento
6. ¿Ha
importante dentro de la empresa que pueda
afectar los resultados de la encuesta de
clima?
Por lo general, no es aconsejable comenzar una
encuesta de clima en medio de una crisis o cambio
organizacional importante. No sólo implica estrés y
esfuerzo adicional, sino también dificulta la
interpretación de los resultados y su análisis objetivo.
Por ejemplo, podríamos preguntarnos si los resultados
responden a aspectos cotidianos del entorno laboral, o
son consecuencia de los “ruidos” generados por los
propios empleados que se encuentran en un contexto de
confusión e incertidumbre.
Algunos líderes temen que al postergar la encuesta de
clima, se vea afectado el bienestar de los empleados,
quienes eventualmente se han familiarizado a la
frecuencia de medición del estudio. Pero “postergar” no
significa “para siempre.” A veces, dejar pasar de cuatro
a ocho semanas, es tiempo suficiente para que los
empleados se acomoden al nuevo escenario.
Es importante considerar que mientras haya un plan de
comunicación que asegure la realización de la encuesta
en un futuro cercano, no debería haber motivo para
perder la confianza de los empleados acerca del proceso
de la encuesta de clima.
“ La selección y el uso estratégico de herramientas de
medición es la mejor forma de comprender a los
empleados, utilizando ese conocimiento para
mejorar los resultados del negocio.
”
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Encuesta Pulso: Beneficios
Si bien actualmente las encuestas son más breves y
concisas, un método de encuesta que ha ganado adeptos
dentro de numerosas organizaciones es la llamada
“encuesta pulso”, “encuesta monitoreo o termómetro”.
Es una encuesta que generalmente implica un
cuestionario más breve y puntual, tomando una muestra
de empleados más pequeña, con el fin de monitorear los
avances de acciones claves, generalmente definidas a
partir de los resultados de la encuesta tradicional.
3. Evaluar iniciativas específicas
Con frecuencia las empresas crean equipos especiales de
trabajo para estudiar y abordar ciertas iniciativas, como
por ejemplo desarrollar la diversidad dentro de la
empresa, evaluar el equilibrio entre el trabajo y la vida
personal, mejorar el proceso de gestión de desempeño, o
actualizar las capacitaciones sobre liderazgo dentro de la
organización.
Aunque la mayoría de nuestros clientes aún prefieren
llevar a cabo las encuestas tradicionales, que son más
extensas y su período de realización es anual, creemos
que existen importantes razones para complementar la
encuesta anual o bianual, con una “encuesta pulso”:
Las encuestas de monitoreo son utilizadas para obtener
un feedback claro y específico con respecto a esas
iniciativas, por medio de preguntas concretas (en
ocasiones, constituyen encuestas breves de no más de
cinco preguntas), en donde se evalúa el avance de
aquellas acciones definidas para las iniciativas de
trabajo.
1. Contar con información actualizada
4. Relevar información en un sub-grupo
Actualmente diversos negocios se desarrollan en un
entorno no sólo competitivo sino también caracterizado
por constantes cambios. La agilidad, la rapidez y la
actualización de la información, se transforman en
prioridades indiscutibles para los líderes de estos
negocios.
Cuando en el marco de la encuesta de clima se observa
una brecha significativa en algún sub-grupo (unidad de
negocio, área, nivel jerárquico, etc) con respecto a la
población total, la “encuesta pulso” es una herramienta
útil para validar o reinterpretar los resultados obtenidos
por el sub-grupo.
Para estas empresas, es fundamental recibir información
nueva y actualizada: no sólo sobre sus productos o
servicios, sino también de sus empleados. Por ello, para
mantenerse competitivas, estas organizaciones
implementan una “encuesta pulso”, inclusive varias
veces en el año, logrando obtener con estas mediciones,
información indispensable acerca de las prioridades
definidas como criticas para el éxito del negocio.
A su vez, es útil cuando se desea conocer el avance de
resultados de un sub-grupo específico en función a las
acciones de mejora realizadas.
2. Retener los mejores talentos
Las organizaciones que se preocupan por la retención de
empleados, generalmente utilizan “encuestas pulso”
para seguir esta variable de cerca. Dichas empresas
temen que un movimiento equivocado pueda hacerles
perder empleados valiosos. Por ello, con frecuencia
utilizan este tipo de encuestas, para detectar señales
tempranas que adviertan un cambio de dirección.
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Si bien las “encuestas pulso” constituyen un valioso
complemento para la encuesta tradicional de clima anual,
deben tomarse ciertas precauciones. El exceso de
evaluación en una organización, puede producir cierto
hartazgo, lo cual afecta tanto la calidad de los resultados
como la tasa de respuesta. Y no son los empleados los
únicos que se agobian, los líderes que reciben los
resultados de la encuesta también pueden sentirse
sobrecargados de trabajo y no saber cómo responder ante
una importante cantidad de información. Por lo tanto, es
indispensable una planificación cuidadosa del proceso de
encuestas, ser cauteloso y comunicar apropiadamente los
tiempos de implementación, para evitar eventuales
dificultades.
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¿Por qué Hay Group?
La mayoría de las empresas que se dedican a las
encuestas de empleados creen que el compromiso con el
cliente concluye exitosamente cuando se entregan los
resultados del estudio. Hay Group no. Nosotros
definimos el éxito cuando traducimos los resultados del
estudio en acciones medibles y significativas que
mejoren el desempeño de la empresa.
Reconocemos que las encuestas estándar pueden fallar,
motivo por el cual construimos soluciones a medida que
toman en cuenta las necesidades y estrategias de nuestros
clientes, sin dejar de obtener una comparación con el
mercado.
Vamos más allá de la última moda para determinar qué
aspectos generan niveles superiores de desempeño
organizacional. Como consecuencia, entendemos que
comprometer a los empleados no es suficiente para
generar un desempeño sustentable.
Nuestras comparaciones de mercado, investigaciones
estadísticas y análisis profundos permiten establecer las
prioridades clave que necesita cada empresa para mejorar
su desempeño y efectividad operacional.
Contamos con tecnología de vanguardia que no sólo reduce
la carga administrativa de los equipos de recursos
humanos, sino que también brinda soporte al responsable
del proceso de gestión de clima y a los niveles ejecutivos
con el fin de lograr un cambio organizacional sustentable.
Somos una empresa global, capaces de brindar soporte
oportuno y sensible a la cultura de nuestros clientes.
Contáctenos para conocer nuestra propuesta de
trabajo y mejore la productividad de su
organización.
Incrementar la efectividad a través de las personas
Una gran empresa de servicios financieros tuvo que incrementar la eficiencia operacional y cumplir con las
expectativas del cliente en un mercado competitivo con reglas severas. Ya habían intentado con otras
encuestas en el pasado, pero los gerentes locales no utilizaban los resultados para generar beneficios en el
negocio.
La empresa le pidió a Hay Group Insight que diseñe e implemente una encuesta que mida el compromiso
de los empleados y sus valores empresariales como organización ética. Luego de reunir los datos, Hay
Group Insight ayudó a los gerentes a adquirir habilidades y estrategias para trabajar con los resultados y
desarrollar un conjunto claro de acciones para sus equipos. Como resultado, los gerentes de toda la empresa han podido actuar a partir de los resultados de la encuesta para generar mejoras que impactaron en el
compromiso de los empleados y también en su efectividad general. Los empleados están ahora más comprometidos, viven los valores empresariales más profundamente y tienen un claro foco en el cliente.
A través de las “encuestas pulso” muchos de nuestros clientes han logrado no
solo ahorrar tiempo y dinero, sino también han mejorado la efectividad de los
empleados.
Una reconocida empresa de productos alimenticios y bebidas llevó a cabo una encuesta pulso para
evaluar el avance de algunas iniciativas diseñadas para incrementar la participación de los empleados en
la toma de decisiones. La encuesta de monitoreo demostró que en ciertos roles dichas iniciativas no
habían tenido el progreso esperado. Se modificaron los planes de acción para que representaran mejor la
necesidad de los empleados que ocupaban esos roles. Así, los líderes de la organización pudieron tomar
medidas proactivas para asegurar el éxito de la iniciativa definida.
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Hay Group es una firma de consultoría global que trabaja con líderes para transformar la
estrategia en realidad. Nuestro enfoque se basa en lograr que los cambios se produzcan y
en ayudar a las personas y a las organizaciones a desarrollar su potencial. Para mayor
información, visítenos en www.haygroup.com.
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