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Administración de Personal
Lic. Liliana Martínez – Ing. Nicolás Jones
Chiavenato – Parte 4 – Capítulo 8 – Descripción y análisis de cargos
Introducción: Las necesidades básicas de recursos humanos para la organización, sea en cantidad
o en calidad, se establecen mediante un esquema de descripción y especificación de cargos, la
descripción de cargo se refiere a las tareas, los deberes y las responsabilidades del cargo, en tanto
que las especificaciones del cargo se ocupa de los requisitos que el ocupante necesita cumplir. Por
tanto, los cargos se proveen de acuerdo con esas descripciones y esas especificaciones. El
ocupante del cargo debe tener características competitivas con las especificaciones del cargo, en
tanto que el rol que deberá desempeñar es el contenido del cargo registrado en la descripción.
Descripción de cargos
La descripción de cargos es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo
conforman y lo diferencian de los demás cargos de la empresa; es la enumeración detallada e las
funciones o tareas del cargo (que hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (Cuando lo
hace), los métodos aplicados para le ejecución de las funciones o tareas (Como lo hace) y los
objetivos del cargo (porque se hace). Básicamente es hacer un inventario de los aspectos
significativos del cargo de los deberes y responsabilidades que la comprende.
Un cargo “Puede ser descrito como una unidad de la organización, cuyo conjunto de deberes y
responsabilidades lo distinguen de los demás cargos”
Básicamente, tareas o funciones “Son los elementos que conforman un rol de trabajo y que debe
cumplir el ocupante del cargo”. Un cargo “es la reunión de todas aquellas actividades realizadas
por una persona, que pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el
organigrama”.
En resumen, la descripción de cargos está orientada hacia el contenido de éstos, es decir, hacia sus
aspectos intrínsecos.
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Análisis de cargos
Una vez identificado el contenido del cargo (aspectos intrínsecos), se analiza el cargo en relación a
los aspectos extrínsecos, es decir, los requisitos que el cargo exige a su ocupante.
La descripción se orienta al contenido del cargo (que es lo que el ocupante hace, como lo hace y
porque), en tanto que el análisis pretende estudiar y determinar los requisitos de calificación, las
responsabilidades implícitas y las condiciones que el cargo exige para ser desempeñado de manera
adecuada. Este análisis es la base para valorar y clasificar los cargos a los efectos de la
comparación.
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Estructura de análisis de cargos
La descripción de cargos es una simple exposición de las tareas o funciones que desempeña el
ocupante de un cargo, en tanto que el análisis de caos es una verificación comparativa de las
exigencias (requisitos) que dichas tareas o funciones imponen al ocupante.
En general, el análisis de cargos se refiere a cuatro áreas de requisitos aplicados casi siempre a
cualquier tipo de nivel de cargo:
1. Requisitos intelectuales
2. Requisitos físicos
3. Responsabilidades implícitas
4. condiciones de trabajo
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Requisitos intelectuales
Tiene que ver con las exigencias del cargo en lo referente a los requisitos intelectuales que el
empleado debe poseer para desempeñar el cargo de manera adecuada. Donde están los
siguientes factores_
1. Instrucción básica
2. experiencia básica
3. Adaptabilidad al cargo
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4. iniciativa necesaria
5. Aptitudes necesarias
Requisitos físicos
Tiene que ver con la cantidad y la continuidad de energía y de esfuerzo físico y mental requeridos,
y la fatiga provocada, así como con la constitución física que necesita el empleado para
desempeñar el cargo adecuadamente. Donde están los siguientes factores:
1. Esfuerzo físico necesario
2. Capacidad visual
3. Destreza o Habilidad
4. Constitución física necesaria
Responsabilidades adquiridas
Se refiere a la responsabilidad que tiene el ocupante del cargo, además del trabajo normal y de sus
funciones, por la supervisión directa o indirecta del trabajo de sus subordinados. Debe
responsabilizarse por:
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1. Supervisión del personal
2. Materia, Herramientas o equipo
3. Dinero, títulos valores o documentos
4. contactos internos o externos
5. información confidencial
Condiciones de trabajo
Se refiere a las condiciones ambiéntales del lugar donde se desarrolla el trabajo, y sus
alrededores, que pueden hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgos, lo cual exige que el
ocupante del cargo se adapte bien para mantener su productividad y rendimiento en sus
funciones. Comprenden los siguientes factores:
1. Ambiente de trabajo
2. Riesgos de trabajo: accidentes y enfermedades profesionales.
Métodos de descripción y análisis de cargos
La descripción y análisis de cargos son responsabilidades de línea y función de staff, es decir, la
línea responde por las informaciones ofrecidas, en tanto que las prestaciones de servicio de
obtención y manejo de información es responsable de staff.
Los métodos que más se van a utilizar en la descripción y análisis de cargos son:
1. Observación directa
2. Cuestionario
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3. Entrevista directa
4. Métodos mixtos
Método de observación directa
Es uno de los métodos más utilizados, tanto por ser el más antiguo históricamente. El análisis del
cargo se efectúa observando al ocupante del cargo, de manera directa y dinámica, en pleno
ejercicio de sus funciones, mientras el analista de cargos anota los datos clave de su observación
en hoja de análisis de cargos.
Características
-
El analista de cargos recolecta los datos acerca de un cargo mediante la observación de las
actividades que realiza el ocupante de éste.
-
La participación del analista de cargos en la recolección de la información es activa; la del
ocupante pasiva.
Ventajas
-
veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de
cargos) y el hecho de que esta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo
-
No requiere que el ocupante del cargo deje de realizar sus labores.
-
Método ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.
-
Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del análisis de cargos.
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Desventajas
-
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Costo elevado porque el analista de cargos requiere invertir bastante tiempo para que el
método sea completo.
-
La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante de cargo, no permite
obtener datos importantes para el análisis.
-
No se recomienda aplicarlo a cargos que no sean sencillos ni repetitivos.
Método de cuestionarios
Cuando se trata de una gran cantidad de cargos semejantes, de naturaleza rutinaria y burocrática,
es más rápido y económico elaborar un cuestionario que se distribuya a todos los ocupantes de
ese cargo. El cuestionario debe elaborase de manera que permita obtener respuestas concretas e
información útil. Antes de aplicarlo, debe conocerlo al menos un ocupante del cargo y su superior
para establecer, y eliminar los detalles innecesarios, las distorsiones, la falta de relación o las
posibles ambigüedades de las preguntas.
Características
1. La relación de los datos sobre un cargo se efectúa mediante un cuestionario de análisis de
cargos, que llena el ocupante o su supervisor.
2. La participación del analista de cargos en la recolección de datos es pasiva y la del ocupante es
activa
Ventajas
-
Los ocupantes del cargo y sus jefes directos pueden llenar el cuestionario conjunta o
secuencialmente; de esta manera se proporciona una visión más amplia de su contenido y sus
características, además de que participan verías instancias jerárquicas.
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-
Este método es el más económico para el análisis de cargos.
-
También es el que más personas abarca, puedo es cuestionario puede ser distribuido por
ocupantes del cargo y devuelto con relativa rapidez.
-
Es el método ideal para analizar cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de
los ejecutivos.
Desventajas
-
no se recomienda su aplicación a cargos de bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene
dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
-
Exige que se planee y se elabore con cuidado.
-
Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la cantidad de las respuestas escritas.
Método de entrevista
El enfoque más flexible y productivo en el análisis de cargos es la entrevista que el analista hace al
ocupante del cargo, si está bien estructurada puede obtenerse información acerca de todos los
aspectos del cargo. Puede hacerse con relación a las habilidades requeridas para ocupar el cargo,
permite intercambiar información obtenida de los ocupantes de otros cargos semejantes.
Garantiza una interrelación frente a frente entre el analista y el empleado, lo cual permite le
eliminación de dudas y desconfianza.
El método de entrevista directa consiste en recolectar los elementos relacionados con el cargo que
se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe
directo.
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Características
-
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la recolección de datos se lleva a cabo mediante una entrevista del analista con el ocupante
del cargo, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas verbales.
-
La participación del analista y del ocupante del cargo es activa.
Ventajas
-
Los datos relativos a un cargo se obtienen de quienes lo conocen mejor.
-
Hay posibilidades de analizar y aclarar todas las dudas.
-
Este método es el de mejor calidad y el que proporciona mayor rendimiento en el análisis,
debido a la manera racional de reunir los datos.
-
No tiene contraindicaciones. Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel de cargo.
Desventajas
-
Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de modo negativo, no
la comprenda ni acepte sus objetivos.
-
Puede generar confusión entre opciones y hechos.
-
Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargos no se prepara bien para realizarla.
-
Costo operativo elevado: exige analistas expertos y parálisis del trabajo del ocupante del
cargo.
Métodos mixtos
Es evidente que cada uno de los métodos de análisis posee ciertas características, ventajas y
desventajas. Para contrarrestar las desventajas y obtener el mayor provecho posible de las
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ventajas, se recomienda utilizar métodos mixtos, combinación electiva de dos o más métodos de
análisis. Los más utilizados son:
-
Cuestionario y entrevistas, ambos con el ocupante del cargo. Primero el ocupante responde el
cuestionario y después presenta una entrevista rápida; el cuestionario se tendrá como
referencia.
-
Cuestionario con el ocupante y entrevista con el supervisor para profundizar y aclarar los
datos obtenidos.
-
Cuestionario y entrevista, ambos con el supervisor.
-
Observación directa con el ocupante del cargo y entrevista con el supervisor.
-
Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante del cargo.
-
Cuestionario con el supervisor y observación directa con el ocupante del cargo, etc.
Etapas del análisis de cargos
1. Etapa de plantación: Fase en la que se planea todo el trabajo de análisis de cargos; es una fase
de oficina y de laboratorio, requiere los siguientes pasos:
-
Determinación de los cargos que debe describirse.
-
Elaboración del organigrama de cargos y ubicación de los cargos en este.
-
Elaboración del cronograma de trabajo, que especifique por donde se iniciara el programa
de análisis.
-
Elección el (de los) método (s) de análisis que va (n) a aplacerse.
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-
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Selección de los factores de especificaciones que se utilizan en le análisis, basada en dos
criterios:
o
Criterio de universalidad.
o
Criterio de discriminación.
-
Dimensionamiento de los factores:
-
Graduación de los factores de especificaciones
2. Etapa de preparación: en esta fase se aprestan las personas, los esquemas y las materias de
trabajo.
-
Reclutamiento, selección y entrenamiento de los análisis de cargos que conformaran el
equipo de trabajo.
-
Preparación del material de trabajo (formularios, folletos, materiales, etc).
-
Disposición del ambiente (informes a la dirección, a la gerencia, a la supervisión y a todo el
personal incluido en el programa de análisis de cargos)
-
Recolección previa de los datos, utilizados por los ocupantes del cargo.
La etapa de preparación puede desarrollarse de manera simultánea con la de plantación.
3. Etapa de Ejecución: en esta fase se recolectan los datos relativos a los cargos que van a
analizarse y se recolecta el análisis.
-
Recolección de datos sobre los cargos mediante el (los) método (s) de análisis elegido (s)
con el ocupante del cargo o del supervisor inmediato.
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-
Selección de los datos obtenidos.
-
Revisión provisional del análisis, hecha por el analista de cargos.
-
Presentación de la recolección provisional del análisis al supervisor inmediato, para que la
ratifique o la rectifique.
-
Redacción definitiva del análisis del cargo
-
Presentación de los redacción definitiva del análisis del cargo, para la aprobación (al
comité de cargos y salarios, al ejecutivo o al organismo responsable de oficializarlo en la
organización).
Objetivos de la descripción y análisis de cargos.
Los objetivos del análisis y la descripción de cargos son muchos, pues éstos constituyen la base de
cualquier programa de RH. Los principales objetivos son:
-
Ayuda a la elaboración de los anuncios, demarcación del marcado de mano de obra donde
debe reclutarse, etc. Como base para el reclutamiento del personal.
-
Determinar el perfil del ocupante del cargo, de acuerdo con el cual se aplicaran las pruebas
adecuadas, como base para la selección del personal.
-
suministrar el material necesario, según el contenido de los programas de capacitación, como
base para la capacitación del personal.
-
Determinar las escalas salariales, mediante la elaboración y clasificación de cargos, según la
posición de los cargos de la empresa y del nivel de los salarios en el mercado de trabajo, como
base para la administración de salarios.
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estimular la motivación el personal para facilitar la evaluación del desempeño y el merito
funcional.
-
servir de guía del supervisor en el trabajo con sus subordinados, y guía del empleado para el
desempeño de sus funciones.
-
Suministrar a la sección de higiene y seguridad industrial los datos relacionados para minimizar
la insalubridad y peligrosidad de ciertos cargos.
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