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Ledesma – Capgemini
Proyecto Meta!
Implementación SAP
ASUG Annual Forum / Buenos Aires / 16 de Septiembre de 2015
Lucas Martinez Paz
Gerente Corporativo de Sistemas
Ledesma S.A.A.I.
Gabriel Nagorny
Senior Manager
Capgemini Argentina S.A.
Agenda

Presentación Institucional Ledesma y Capgemini

Estado de Situación Previa y Proyecto de Cambio

El proyecto Meta!.

Elementos Destacados del Proyecto:
17/09/2015






2
Estructura Organizativa & Sponsorship
Herramientas no funcionales
Área de Procesos & Gestión Transversal y por Procesos
Cleansing de Datos Maestros & Unidad Centralizadora de Datos Maestros
Gestión del Cambio
Unidad de Control y Evolución SAP
17/09/2015
Presentación Institucional de Ledesma
3
Presentación Institucional Ledesma
Ledesma es una empresa agroindustrial, de capitales 100% argentinos, nacida en 1908 en la provincia
de Jujuy como un ingenio azucarero y que hoy con sus más de 100 años de vida se ha diversificado en
cinco unidades de negocio, en buena medida interrelacionados.
Sus unidades de negocio son:
Azúcar y Alcohol
Papel y Conversión de Papel
JUJUY

4 fábricas en un complejo industrial
(azúcar, papel, resmas, jugos)

1 Planta de Empaque de Frutas

5 Fincas Azucareras

5 Fincas de Frutales (naranjas, limones,
palta, mandarina, otras)
Frutas y Jugos
Granos y Carne
Molienda Húmeda de Maíz
(Glucosa, Fructosa,
Almidones, otras.)
17/09/2015
Sus operaciones distribuidas:
4
SALTA

1 Planta de Empaque de Frutas

1 Finca de Frutales (pomelo y limones)
ENTRE RIOS

1 Estancia Agropecuaria (soja, trigo, maíz,
otros)
BUENOS AIRES

4 Estancias Agropecuarias (soja, trigo,
maíz, otros)
SAN LUIS
 3 fábricas: papel encapado, cuadernos y
repuestos, molienda húmeda de maíz
Presentación Institucional Ledesma
17/09/2015

5
Una empresa con un ciclo de abastecimiento, producción y distribución integrado:
Presentación Institucional Ledesma
Producción anual:
400.000 toneladas de azúcar
50.000 kilolitros de alcohol (etanol)
130.000 toneladas de jarabes y almidones
120.000 toneladas de papel de fibra de caña de azúcar
55.000 toneladas de fruta empacada
17/09/2015
6.000 toneladas de jugos y aceites industriales
6
210.000 toneladas de granos
1.800 toneladas de carne
Entre todas sus operaciones
Ledesma emplea cerca de 8.000
personas y factura u$s700 millones
anuales.
17/09/2015
Presentación Institucional Capgemini
7
Presentación Institucional Capgemini
Ingresos 2014: €10,573 millones




Margen operativo
Beneficio operativo
Beneficio Neto
Liquidez
:
:
:
:
€ 970 millones
€ 853 millones
€ 580 millones
€1,218 millones
Ingresos por Práctica
Servicios de
Consultoría
Servicios de
Time &
Materials
15%
Cap Gemini S.A. es miembro del CAC40,
registrado en Paris
Código ISIN : FR0000125338
Nota: nuestro nombre comercial es "Capgemini” pero
nuestra acción cotiza en el mercado como “Cap Gemini
S.A.”
Ingresos por Industria
Productos de consumo,
Retail, Distribución y
Transporte
14
%
4%
17/09/2015
Manufactura,
Automotriz,
Salud
8
Otros
servicios
12
%
Energía, Servicios
públicos y
Químicas
Servicios
Financieros
22
%
17
%
26%
56%
Mantenimiento de
aplicaciones
8%
Telefonía, Medios
y Entretenimiento
22
%
5%
Sector Público
Otros
Presentación Institucional Capgemini Argentina
1995
1997
17/09/2015
Inicia operaciones
en Argentina a
través una firma
local: Network
Consulting Group
9
Se adquiere
N.C.G.
Se establece un
Centro off-shore
que brinda
servicios a
clientes
regionales y de
España
2008-2009
Se consolida la
estrategia
regional para
asistir a clientes
en España ,
Norte América y
resto del mundo
+400 empleados
… 2015
Foco en crecimiento
+ 600 empleados
Sólidos procesos
desarrollados
globalmente
Infraestructura global
Servicios Ofrecidos
Tecnologías
• Certificación ISO
9001:2008
• Procesos Globales de
Gestión de Proyectos
• Procesos efectivos de
Gestión de Programas
• Framework de
desarrollo de
arquitectura Top- edge
• Aceleradores de
Delivery eficientes
• Alta disponibilidad de
recursos de red
• World-class datacenter
para herramientas y
plataformas
corporativas
• conexión de red de alta
velocidad directa con
Estados Unidos
• Acceso seguro a redes
del Grupo y a
ubicaciones específicas
• Práctica vertical de
Servicios Financieros
• Proyectos y
mantenimiento de ERP
(SAP, Oracle, BI)
• Práctica de Mobile
• Servicios de Testing
• Mantenimiento de
aplicaciones
• Desarrollo de Software
a medida
• Servicios de consultoría
• Cobol, PL/SQL
• ERP SAP – ABAP Oracle
• J2EE and .Net
• TIBCO SOA and BPM
• Oracle/Unix, Windows
/ Linux
17/09/2015
Estado de Situación Previa y Proyecto de Cambio
10
Estado de Situación Previa
Antes
 Complejo.
 Costoso.
 A medida.
 Sin estándares.
17/09/2015
 Dificultad para
el negocio
crecer.
11
El Proyecto de Cambio
Después
 Integrado.
 Escalable.
 Procesos
comunes.
 Información
consolidada.
17/09/2015
 Visión
unificada.
12
17/09/2015
Alcance de Productos SAP en Ledesma
Fase 1
13
Fase 2
Fases N
17/09/2015
Los Productos de Fase 1
14
El Roadmap de Largo Plazo
FASE 1
2013
FINANCIERO
COMERCIAL
LOGISTICO
RRHH
INDUSTRIAL Modelado
Agro
Industrial
RRHH
FASES DE OPTIMIZACIÓN OPERATIVA
2014
2015
Implantación
FIN-COM-Log-PP- SRM
Mod.
Comercial Agro
Mod.
Mod.
Mod.
Presupuesto
y Costos
Avanzados
Mod.
Mod.
Sueldos y Gestión
de RRHH
Mod.
Mod.
Medio Ambiente
Seguridad e Higiene
Mod.
Gestión de
RRHH
Avanzado
Gestión de
Transporte
Mod.
Planificación
avanzada de
Transporte
Gestión de
Depósitos
17/09/2015
15
2018
Tesorería y
Gestión de
Crédito
Avanzados
Operaciones
Campo
Optimizador
Clientes y
Proveedores
Optimizador
es
Avanzados
2017
Producción II,
Mantenimiento y
Gestión de red de
Suministro (SCM)
Transporte
Gestiónde
Depósitos
2016
Mod.
Planificación
Mod. avanzada de
la Demanda
Mod.
Gestión de
Relaciones con
Clientes (CRM)
Planificación
Industrial
Avanzada
Mod.
Mod.
SRM
Avanzado
Integ.con
Sist. Control
17/09/2015
El proyecto “META!”
16
17/09/2015
El Proyecto Meta!
17
Proyecto Meta! SAP
Modelo Conceptual

El proyecto Meta se
caracterizó por la
implementación de SAP en
Ledesma y la integración con
los siguientes conceptos:
Revisión Cross de
Procesos. Mejoras.
Reemplazo de
Legados y de JDE
Testing & QA
Mejorar
Estandarizar
Transformar
Reprogramación de
Interfaces vía ETL
17/09/2015
Avanzar
18
Gestión del
Cambio y Capacitación
Desarrollo y
Reingeniería de
Legados
Datos Maestros.
Data Cleansing
Proyecto Meta! SAP: Información resumida
Fase 1B
Fase 1A
•Duración: 18 meses
• Duración: 14 meses
•Equipo de trabajo: 151 FTE.
• Equipo de trabajo: 101 FTE.
•Negocios: Azúcar, Alcohol,
Usuarios:
Jarabe y Almidón de Maíz, Servicio
Bioetanol, Papel, Conversión de
Papel, Frutas y Jugos
1.200
CIERRE
CIERRE
INICIO
17/09/2015
de fraccionamiento de Azúcar.
• Horas Hombre Técnico: 18.000
•Horas Hombre Técnico: 25.000
19
• Negocios: Carnes y Cereales,
Proyecto Meta! Resultados Cuantitativos
17/09/2015
AYER
20
HOY
REDUCCIÓN
1200 reportes
400
reportes
-67%
611 interfaces
305
interfaces
-50%
200 legacies
100
legacies
-50%
5 bases de datos
1 base de
datos
-80%
512 procesos AS-IS
251 procesos
To Be
-51%
Proyecto Meta! Factores de éxito
Factores Claves de Éxito
– Muy fuerte sponsorship desde las máximas autoridades del Grupo Ledesma.
– Sólido compromiso y participación de las áreas usuarias.
– Utilización de una metodología de implementación y organización del proyecto
aportada desde Capgemini.
– Cumplimiento en los hitos del proyecto y en el presupuesto comprometido con
la alta Dirección.
– Sólidos conocimientos y experiencias de consultores SAP.
– Gestión del Cambio con un desempeño eficaz y efectivo que permitió gestionar
el cambio cultural y el impacto en la organización por la implementación SAP y
de nuevos procesos operativos y de gestión.
– Fuerte utilización de herramientas destacándose: GRC, Solman, ChaRM (change
request management), Service Desk para Test, TDMS, HP Quality Center y PPM,
ARIS, SAP WPB para capacitación, Google Apps.
21
Elementos Destacados del Proyecto:
17/09/2015
> Estructura Organizativa
22
17/09/2015
Estructura Organizativa
23
Estructura Organizativa

Bajo la premisa “cada tema tiene un dueño”, el equipo de trabajo fue conformado definiendo
con claridad roles y responsabilidades de cada una de las personas que lo integraron.

Para ello, se organizó el equipo a nivel de Frentes, dividiéndolo en tres grandes grupos:

Frentes de Gestión de Proyecto



Frentes Funcionales



17/09/2015
24
Sus objetivos principales fueron definir el diseño del modelo funcional a implementar (revisión y
rediseño de procesos) y garantizar el mismo al momento del Go-Live, teniendo como premisa
respetar el estándar propuesto por SAP.
Los mismos fueron: Administración y Finanzas (FICO), Comercial y Logística (SD), Abastecimiento
(MM, SRM), Industrial (PP, QM) y Recursos Humanos (RH OM –PA).
Frentes Técnicos


Gerencia de Proyecto: conformada por 4 representantes de las áreas de Negocio y de Servicios de
Ledesma (Contraloría, Producción, Gerencia General y Sistemas).
Project Management, dedicado al gerenciamiento operativo del proyecto.
Sus tareas y responsabilidades primordiales fueron diseño y construcción de programas
adicionales (Z’s), interfaces, migración de datos, Data Warehousing, tareas base de datos (BASIS),
Seguridad, y otros.
En todos los casos, las personas de Ledesma de cada frentes estuvieron trabajando con su
contraparte de consultores de Capgemini Argentina.
Elementos Destacados del Proyecto:
17/09/2015
> Área de Procesos & Gestión por Procesos
25
Area de Procesos
CEEPI
Centro de Excelencia ERP y Procesos Informatizados
17/09/2015
Tiene como propósito
fundamental el colaborar
en la implantación de la
gestión por procesos,
aplicando y proveyendo
metodologías que
permitan generar valor en
los diferentes negocios y
apalancar los futuros
esfuerzos en las
dinámicas de la
compañía.
26
Ofrecer metodologías
estándar y las mejores
prácticas en el
relevamiento, análisis,
diseño y mejoramiento de
los procesos.
Ofrecer soporte y
asesoría en la gestión
tanto de los pequeños
proyectos, así como en
las iniciativas de alta
complejidad impulsado
por un equipo altamente
capacitado en procesos
de negocio.
Gestión por Procesos
• Gestión, gobierno y mantenimiento de los
procesos estandarizados.
Soporte a la
Generación
del Modelo de
Procesos
• Gestión del Conocimiento apalancada en
herramientas específicas.
Gestión del
Modelo de
Procesos
Equipo
CEEPI
• Metodología de documentación uniforme: establece
un lenguaje común y optimiza el flujo de información
de los procesos de negocio.
Estándares y
Buenas
Prácticas
• Prácticas incluidas en los
circuitos estándares SAP.
• Principios de la Fundación
Europea de Gestión de la
Calidad (EFQM), ISO
9001:2008.
• Visión Cross de toda la
compañía, respecto de sus
procesos y aplicaciones.
17/09/2015
Integrador del
Modelo de
Procesos
27
Visión de
Control
Interno
• Identificación de riesgos en los procesos
y colaboración para la inclusión de las
actividades de control correspondientes
(controles mitigantes).
•Colaboración
Funciones.
• Vela por los requerimientos del Negocio.
• Facilita la obtención de definiciones.
• Armoniza procesos entre negocios y/o sitios diferentes.
• Brinda soporte al diseño y construcción de métricas de gestión por procesos.
en
Segregación
de
17/09/2015
Análisis Transversal de Procesos
28
PEC
Pedido a la Cobranza
PEF
Presupuesto a la Exposición Financiera
PGS
Planificación a la Gestión de Stock
REP
Requerimiento al Pago
VEP
Creación de Vacante al Egreso de la
Persona
PAP
Planificación al Producto
NCA
No Conformidad hasta la toma de la Acción
17/09/2015
Proyecto Meta! Mejora de Procesos
29

El proyecto Meta! Demandó la realización de un proyecto
en paralelo que principalmente consistió en relevar y
modelar los procesos As-Is operativos y de gestión, y
diseñar los procesos To Be.

Los macro procesos operativos fueron aperturados en
sub macro procesos obteniendo sólo 26.

Con la implementación de SAP, se lograron reducir desde
512 a 215 procesos.

La herramienta ARIS se utilizó para documentar los
procesos y se integró a Solman (Solution Manager) de
modo de facilitar la realización del proyecto, testeo y
capacitación.
Elementos Destacados del Proyecto:
17/09/2015
> Herramientas Adicionales al ERP
30
Herramientas Adicionales al ERP
Herramientas
Control Ciclo
de Vida SAP
Herramienta
p/GRC
SOLMAN
Herramienta
ETL
p/Reprogram
ar Interfases
DataStage
TDMS
p/copia BD
SAP
WPB
p/Capacitar
17/09/2015
Herramienta
P/Modelado
de Procesos
ARIS
31
Calidad de
Datos
Maestros
Herramientas
Testing y QA
HPQC &
LoadRunner
Elementos Destacados del Proyecto:
17/09/2015
> Cleansing de Datos Maestros & UCDM
32
Cleansing de los Datos Maestros

El proyecto de Datos Maestros y su foco en Migración de Datos constituyó un subproyecto en sí mismo.

Estuvo compuesto por dos actividades principales de Data Cleansing:

Desduplicación de Proveedores y Clientes.

Depuración y normalización de Materiales.

Este trabajo, realizado en paralelo a la implementación de SAP por el equipo de Ledesma, contó con la
colaboración de otras dos consultoras del mercado expertas en este tema y demandó 6 meses.

El siguiente esquema muestra la arquitectura técnica utilizada para el Data Cleansing. Se destaca la
conformación de una Base Única, a la cual convergió la información de JDEdwards y Sistemas Legados y desde
la que se alimentó un Tablero de Calidad (para el seguimiento de la puesta a punto de los datos) y los datos
básicos necesarios para realizar la migración a SAP.
17/09/2015
JDE
JDE
JDE
JDE
33
Legacy’s
Legacy’s
Legados
Tablero Calidad
• Unificación
• Apertura de un
mismo dato.
• Limpieza de
datos
Base
Única
Conversiones
Migración SAP
SAP
17/09/2015
Unidad Centralizadora de Datos Maestros
34

Dada la importancia que tiene en cualquier proyecto SAP los Datos Maestros (su migración y generación)
Ledesma decidió crear un área específica dedicada a salvaguardar la consistencia, homogeneidad y uniformidad
de los mismos. Dicha unidad se denomina “UCDM - Unidad Centralizadora de Datos Maestros”.

El modelo implementado con sus áreas de interés resulta ser:
UCDM - MODELO LEDESMA
Elementos Destacados del Proyecto:
17/09/2015
> Gestión del Cambio
35
Gestión del Cambio

El proyecto de implementación de
SAP se complementó con un
proyecto en paralelo de Gestión de
Cambio:
17/09/2015

36
Impactos positivos en Ledesma

Estilo de comunicación informal y coloquial.

Presencia en canales de comunicación institucionales

Intervenciones puntuales que cambiaron la efectividad del Proyecto.

Cambio actitudinal de algunos usuarios clave.

Integración Inter-áreas.

Más de 1200 personas capacitadas en 14 locaciones diferentes.
Gestión del Cambio
Comunicación
Alineamiento
Creación de “Marca Meta!”
Construcción de identidad
del proyecto.
Mensajes clave asociados
a valores de cambio,
innovación, integración
alineamiento e integración
de equipos
Capacitación
Logística y convocatoria
para capacitaciones a
usuarios clave y finales.
Integración de Frentes de
trabajo
Personas como
protagonistas del cambio
Principales etapas del
proyecto, hitos.
17/09/2015
Noticias Meta!
Publicaciones distribuidas
en todas las locaciones.
37
Mensajes del CEO en
hitos claves del proyecto.
1 Año de SAP: Desayuno
de trabajo Meta!.
Celebraciones Post GO
LIVE FASE 1A y 1B en
todas las locaciones.
Lecciones Aprendidas en
todos los niveles de la
organización.
Acciones de
reconocimiento,
sensibilización.
Acciones de
reconocimiento
y celebración.
Coordinación en el
armado de materiales de
capacitación.
Premios Meta! :
Reconocimiento entre
compañeros
17/09/2015
UCES - Unidad de Control y Evolución de SAP
38
Proyecto Órgano Rector SAP
Negocios + Aplicaciones + Procesos
AREAS USUARIAS
17/09/2015
CEEPI
39
APLICACIONES
UCES – Unidad de Control y Evolución SAP
Funciones y Responsabilidades


Formalizar una responsabilidad “Negocio + Sistemas” para el futuro de SAP en Ledesma
Equipo multidisciplinario “Negocios + Sistemas” responsable en el largo plazo para:








17/09/2015








40
Evitar customizaciones (de las que serían responsables en largo plazo)
Promover la maximización del uso del SAP instalado
Priorizar desarrollos
Gestionar un presupuesto SAP (antes distribuido x negocios/áreas)
Ser responsable de mantener el orden metodológico
Garantizar la visión del Negocio (vs. la visión de sólo Sistemas)
Garantizar ir pasando Fases hasta completar el Roadmap de 10 años
Funciones y Responsabilidades de la UCES
Conocer la historia del proyecto para evitar caer en análisis repetidos, con idas/vueltas y posibles retrocesos sobre
definiciones ya tomadas
Analizar y estudiar futuros módulos a implementar
De lo instalado, conocer nuevas funcionalidades que SAP va liberando en packs de actualización. Determinar su
usabilidad e implantar.
Capacitarse continuamente en la suite de productos SAP y otros.
Conocer el ecosistema de consultoras y partners SAP
Conocer la experiencia de otras empresas con SAP. Hacer benchmarking.
Gestionar las actualizaciones anuales y los upgrades de versión
Decidir en un análisis multisectorial el orden de implantación de Fase2 y sucesivas
Incorporarse a Asociaciones de Usuarios SAP, participar de eventos y seminarios.
17/09/2015
Preguntas?
41
Muchas gracias por participar
• Lucas Martinez Paz
• Gerente Corporativo de Sistemas
• Ledesma S.A.A.I.
• Gabriel Nagorny
17/09/2015
• Senior Manager
• Capgemini Argentina S.A.
42
17/09/2015
43
www.asug.org.ar