1. Educación

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Sistema Nacional de
Contabilidad
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Preparación y presentación de información
financiera y presupuestal trimestral y semestralUsuarios del sistema de contabilidad gubernamental
Ficha Técnica
Autor : Staff de profesionales
Título : Preparación y presentación de información
financiera y presupuestal trimestral y semestral - Usuarios del sistema de contabilidad
gubernamental
Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 72 - Octubre
2014
Sumario
1. Introducción
2. Presentación de la información financiera
y presupuestaria (primer y tercer trimestre)
3. Presentación de la información financiera
y presupuestaria (primer semestre)
4. Conciliación del marco legal del presupuesto
5. Medios para la presentación de la información contable semestral y trimestral
6. Lugar y plazo de presentación de la información contable trimestral y semestral
7. Precisiones adicionales a la información
financiera
8. Precisiones adicionales para el cierre
contable
1. Introducción
La Dirección General de Contabilidad Pública ha emitido la Resolución Directoral
Nº 010-2014-EF/51.01 que aprueba la
Directiva Nº 005-2014-EF/51.01 «Preparación y presentación de información
financiera y presupuestaria trimestral y
semestral por las entidades usuarias del
sistema de contabilidad gubernamental».
Cabe señalar que el dispositivo mencionado deroga la Directiva Nº 001-2011EF/51.01.
A continuación, analizaremos los lineamientos aplicables para la presentación
de la información contable básica trimestral y semestral a fin de obtener una
información confiable y oportuna para
la elaboración de la Cuenta General de
la República.
2. Presentación de la información financiera y presupuestaria (primer y tercer trimestre)
Las entidades siguientes: Los ministerios, poderes y otras entidades del Estado, entidades captadoras de recursos
financieros, instituciones públicas descentralizadas, universidades públicas,
organismos descentralizados autónomos, Fondo de Consolidado de Reserva
Previsional, Sociedades de Beneficencia
Pública, Gobiernos regionales, Gobiernos locales y sus organismos públicos
descentralizados (mancomunidades
municipales, institutos viales provinciales, ente otros), con excepción de
las empresas del Estado, presentarán
la siguiente información:
2.1. Información financiera
• EF-1 Estado de situación financiera
• EF-2 Estado de gestión
• Notas a los estados financieros
• Hoja de trabajo para la formulación del EF-1
• Balance de comprobación
Anexos a los estados financieros
• AF9 Movimiento de fondos que
administra la DGETP
• AF9A Movimiento de fondos
que administra la DGETP (gastos)
• AF9B Movimiento de fondos que
administra la DGETP (ingresos)
• AF9C Otras operaciones con Tesoro Público
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2.2. Información presupuestaria
• PP1 Presupuesto institucional de
ingresos
• Anexo del PP1 por específica
• PP2 Presupuesto institucional de
gastos
• Anexo del PP2 por específica
• EP-1 Estado de ejecución del presupuesto de ingresos y gastos
• Anexo al EP-1 por tipo de financiamiento y tipo de recurso
• Anexo al EP-1 por tipo de recurso
2.3. Información sobre transferencias
financieras recibidas y otorgadas
• TFR Transferencias financieras
recibidas (a nivel pliego)
• Anexo 1 TFR Transferencias financieras recibidas (a nivel Unidad
Ejecutora)
• TFO-1 Transferencias financieras
otorgadas (a nivel pliego)
• Anexo TFO-1 Transferencias financieras otorgadas (a nivel unidad
ejecutora)
• TFO-2 Clasificación funcional
de las transferencias financieras
otorgadas (a nivel pliego)
• Anexo 1 TFO-2 Clasificación funcional de las transferencias financieras otorgadas (a nivel unidad
ejecutora)
• TFO-3 Distribución geográfica
de las transferencias financieras
otorgadas (a nivel pliego)
• Anexo 1 TFO-3 Distribución
geográfica de las transferencias
financieras otorgadas (a nivel
unidad ejecutora)
• Acta de conciliación por las transferencias financieras recibidas y
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Otorgadas entre entidades del
estado.
3. Presentación de la información financiera y presupuestaria (primer semestre)
Las entidades siguientes: Los ministerios,
poderes y otras entidades del Estado,
entidades captadoras de recursos
financieros, instituciones públicas descentralizadas, universidades públicas,
organismos descentralizados autónomos, Fondo de Consolidado de Reserva
Previsional, Sociedades de Beneficencia
Pública, Gobiernos regionales, Gobiernos locales y sus organismos públicos
descentralizados (mancomunidades
municipales, institutos viales provinciales, ente otros), con excepción de
las empresas del Estado, presentarán
la siguiente información:
3.1. Información financiera
• EF-1 Estado de situación financiera
(comparativo)
• EF-2 Estado de gestión (comparativo)
• EF-3 Estado de cambios en el
patrimonio neto (comparativo)
• EF-4 Estado de flujos de efectivo
(comparativo)
• Notas a los estados financieros
• Hoja de trabajo para la formulación del EF-1
• Hoja de trabajo para la formulación del EF-2
• Balance de comprobación
Anexos a los estados financieros
• AF7 Hacienda Nacional Adicional
• AF8 Fideicomiso, comisiones de
confianza y otras modalidades
• AF8A Concesiones, usufructo y
otros
• AF9 Movimiento de fondos que
administra la DGETP
• AF9A Movimiento de fondos que
administra la DGETP (gastos)
• AF9B Movimiento de fondos que
administra la DGETP (ingresos)
• AF9C Otras operaciones con Tesoro Público
• AF10 Declaración jurada
• AF12 Donaciones y transferencias
recibidas
• AF13 Donaciones y transferencias
otorgadas
Otros anexos
• OA3B Reporte de cuentas de
gestión por operaciones recíprocas entre entidades del sector
público
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• Anexo OA-3B Reporte de cuentas de gestión por operaciones
recíprocas entre entidades del
sector público (solo unidades
ejecutoras)
• Acta de conciliación
• OA-7 Registro de contadores del
sector público.
3.2. Información presupuestaria
• PP1 Presupuesto institucional de
ingresos
• Anexo del PP1 por especifica
• PP2 Presupuesto institucional de
gastos
• Anexo del PP2 por especifica
• EP-1 Estado de ejecución del presupuesto de ingresos y gastos
• Anexo al EP-1 por tipo de financiamiento y tipo de recurso
• Anexo al EP-1 por tipo de recurso
3.3. Información sobre el presupuesto
de inversión pública
• PI1 marco legal y ejecución del
presupuesto de inversión pública
- Proyectos
• Análisis y comentarios de los
principales proyectos de inversión
incluyendo el avance de la meta
física al primer semestre.
3.4. Información sobre el gasto social
• GS1 Marco legal y ejecución del
presupuesto de gastos por resultados
• Análisis y comentarios del gasto
social en los principales proyectos
y productos (actividades) de los
programas presupuestales.
3.5. Información sobre el presupuesto
de gastos por resultados
• PPR-G1 Programación y ejecución
del presupuesto de gastos por
resultados
• PPR-G2 Programación y ejecución
del presupuesto de gastos por
resultados por fuente de financiamiento
• PPR-G3 Clasificación funcional
programática de la ejecución del
presupuesto de gastos por resultados
3.6. Información sobre transferencias financieras recibidas y
otorgadas
• TFR Transferencias financieras
recibidas ( a nivel pliego)
• Anexo 1 TFR Transferencias financieras recibidas (a nivel unidad
ejecutora)
• TFO-1 Transferencias financieras
otorgadas (a nivel pliego)
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• Anexo 01 TFO-1 Transferencias
financieras otorgadas (a nivel
unidad ejecutora)
• TFO-2 Clasificación Funcional
de las transferencias financieras
otorgadas (a nivel pliego)
• Anexo 1 TFO-2 Clasificación Funcional de las transferencias financieras otorgadas (a nivel unidad
ejecutora)
• TFO-3 Distribución Geográfica
de las transferencias financieras
otorgadas (a nivel pliego)
• Anexo 1 TFO-3 Distribución
Geográfica de las transferencias
financieras otorgadas (a nivel
unidad ejecutora)
• Acta de conciliación por las transferencias financieras recibidas y
otorgadas entre entidades del
Estado.
4. Conciliación del marco legal
del presupuesto
La conciliación del marco legal del presupuesto se efectuará con periodicidad
semestral y dentro de los treinta días calendario de finalizado el primer semestre
para todas las entidades gubernamentales del Estado. Para el segundo semestre,
los Gobiernos locales, mancomunidades
municipales, institutos viales provinciales
y Sociedades de Beneficencia Pública
efectuarán y transmitirán, en el plazo
que vence el 28 de febrero del año
siguiente a la finalización del ejercicio
fiscal, y para las entidades del Gobierno nacional y regional se efectuará de
acuerdo al cronograma previamente
establecido por la Dirección General de
Contabilidad Pública.
Asimismo, la norma señala que las
entidades gubernamentales comprendidas en los Gobiernos locales y mancomunidades municipales efectuarán
la conciliación presupuestaria con la
DGCP, teniendo como base los reportes
presupuestales generados a través del
aplicativo web «SIAF Módulo contable –
Información presupuestaria»; remitiendo
la carpeta con la conciliación del marco
legal del presupuesto y las hojas de
trabajo del marco legal del presupuesto
de ingresos y gastos por resultados, que
tendrán carácter de declaración jurada,
firmados por el jefe de presupuesto y
el director general de Administración
o quienes hagan sus veces, sustentadas
con copias fotostáticas debidamente
autenticadas de los dispositivos legales
relacionados con el presupuesto inicial
y las modificaciones efectuadas en el
periodo que se informa. Al respecto, los
reportes relacionados a la conciliación
del marco legal tienen que ser impresos
del link <https://apps4.mineco.gob.pe/
siafwebcontapp/>.
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5.2. Transferencias financieras
En lo que se refiere a las transferencias financieras, se efectuará a través del link <http://apps3.mineco.gob.pe/appCont/
index.jsp>.
El usuario seleccionará los reportes de la información del marco
legal que comprende: (Conciliación del marco legal del presupuesto de gastos, Hoja de trabajo de resoluciones de ingresos y
hoja de trabajo de resoluciones de gastos).
La información antes indicada y debidamente suscrita se
presentará en forma simultánea en la carpeta a la DGCP. Se
precisa que las unidades ejecutoras, previamente al cierre
deberán efectuar diversos procesos que contiene el «Módulo
de conciliación de operaciones SIAF» que se encuentra en
el SIAF-SP Cliente/Servidor, con la finalidad de conocer y
subsanar las posibles diferencias determinadas entre la información presupuestaria registrada en el SIAF-SP y la base
de datos central del Ministerio de Economía y Finanzas.
5.3. Operaciones recíprocas
Las entidades del sector público realizarán la conciliación
y generación del acta de conciliación por operaciones reciprocas a través del «Módulo conciliación de operaciones
Recíprocas» ingresando al link <http://apps2.mef.gob.pe/
appconciliacion/index.jsp>.
5. Medios para la presentación de la información
contable semestral y trimestral
5.1. Estados financieros y presupuestales
Las entidades del Gobierno nacional, Gobiernos regionales,
Gobiernos locales y mancomunidades municipales efectuarán su cierre contable y enviarán información financiera y
presupuestaria semestral y trimestral, a través del aplicativo
web SIAF «Módulo contable – Información financiera y presupuestaria», utilizando el link <https://apps4.mineco.gob.
pe/siafwebcontapp/>.
5.4. Conciliación de las transferencias financieras
Las entidades del sector público efectuarán la conciliación de
las transferencias financieras recibidas y otorgadas a través
del Módulo de conciliación de transferencias financieras
ingresando link <http://apps2.mef.gob.pe/apptransferencias/
index.jsp>, cabe recordar que el usuario y clave es el mismo
que se utiliza para ingresar al Módulo contable información
financiera y presupuestaria.
5.5. Saneamiento contable
El registro de las acciones de saneamiento contable se efectuará
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a través del «Módulo saneamiento contable» ingresando al
link <http://apps2.mef.gob.pe/appsaneamiento/index.jsp>.
5.6. Módulo de revaluación de edificios y terrenos
El registro y envío de la información de la Modificación de
vida útil de edificios y revaluación de edificios y terrenos,
incorporación de bienes en administración funcional y
reclasificación a propiedades de inversión de las entidades
pertenecientes al Gobierno nacional, regional y local aprobada con la Directiva Nº 002-2014-EF/51.01, se realizará
a través del aplicativo «Módulo de revaluación de edificios
y terrenos» https:/apps4.mineco.gob.pe/revaluacióninmueble.
d) Para una adecuada presentación del estado de situación
financiera, las entidades gubernamentales efectuarán las
reclasificaciones, según las pautas dispuestas por el Plan
Contable Gubernamental.
e) El saldo dela subcuenta 1101.05 Fondos sujetos a restricciones, 110107 Depósitos en instituciones financieras no
recuperadas y 1102.99 Inversiones disponibles no recuperados, se presentarán en el rubro Otras cuentas del activo,
No corriente.
f) Al saldo de la subcuenta 2104.04 Encargos recibidos, se le
deberá deducir el saldo de la subcuenta 1101.06 Encargos
y 1205.0602 Ejecución de encargos recibidos, por los saldos
disponibles para la ejecución del encargo y por el monto que
alcanza la ejecución del mismo, siempre y cuando el encargo
haya sido recibido de otra entidad del Estado.
8. Precisiones adicionales para el cierre contable
a)
Registros administrativos en Estado aprobado
Se entiende como registro administrativo a todas las operaciones de ingresos y gastos registrados en el módulo administrativo del SIAF-SP, conocido también como expediente
SIAF y que según la filosofía del mismo se le conoce como
el Registro Único. De manera que una operación de gastos,
por ejemplo, es registrada en un solo registro SIAF, desde la
orden de compra y/o servicio, la factura, el comprobante de
pago y el cheque.
Cabe señalar que en las operaciones de ingresos se registran
las fases del determinado y recaudado, y para la operaciones
de gastos se registran las fases del compromiso, devengado,
girado y pagado. Todas las fases mencionadas deben estar
en situación de aprobado «A», a fin de se ser contabilizadas
sin ningún problema.
¿Cómo podemos saber si todas las operaciones se encuentran
en situación de aprobadas? Ingresando al Módulo administrativo del SIAF-SP en la ruta siguiente: Reportes/SIAF/Formatos
SIAF.
6. Lugar y plazo de presentación de la información
contable trimestral y semestral
La información financiera y presupuestaria trimestral y semestral se presentará a la Dirección General de Contabilidad
Pública, en la sede institucional del Ministerio de Economía y
Finanzas, siendo el plazo de presentación dentro de los treinta
(30) días hábiles siguientes a la finalización del periodo que
se informa.
7. Precisiones adicionales a la información financiera
a) La formulación y presentación de los estados financieros por
las entidades del sector público que aplican la contabilidad
gubernamental, se efectuará de conformidad con las normas
emitidas por el órgano rector del Sistema Nacional de Contabilidad y las Normas Internacionales de Contabilidad para
el Sector Público - NIC-SP oficializadas por la DGCP
b) Los estados financieros se presentan en moneda nacional a
nivel de dos decimales.
c) Las entidades comprendidas en la presente directiva efectuarán el cálculo y registro de los ajustes técnicos mensuales,
excepto la provisión para obligaciones previsionales, que se
efectúa anualmente.
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Se debe verificar que el Estado
esté aprobado para todos los
registros
b)
Ejecución presupuestal vs. Marco presupuestal
En el sector público, todo gasto obedece a dos condiciones, la
primera es que dicho gasto este presupuestado y la segunda
que se cuente con disponibilidad financiera. En ese orden de
ideas, deducimos que todo gasto necesariamente debe estar
presupuestado. Para eso recurrimos al SIAF, para saber que los
gastos cuentan con el crédito presupuestal correspondiente;
para ello ingresamos al módulo de procesos presupuestales
a la ruta siguiente: Reportes/Ejecución Presupuestal/Ejecución
Anual vs. Marco Presupuestal.
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c)
Notas de modificación presupuestaria de tipo
«003-Créditos y anulaciones»
Los presupuestos de las entidades públicas son flexibles, de
manera que estos recursos constantemente se están modificando; sin embargo, debemos tener claro que las modificaciones
presupuestales en el nivel funcional programático pueden ser
regularizadas dentro de los diez (10) días calendario siguientes
de vencido el respectivo mes, mediante resolución del titular
del pliego. Ello significa que una entidad pública puede realizar
tantas modificaciones presupuestales considera y ello no significa que deba existir una resolución para cada modificación, sino
que el art. 24º de la Directiva Nº 005-2010-EF/76.01 «Directiva
Para la Ejecución Presupuestaria» menciona que con una sola
resolución se puede regularizar todas las emitidas durante un
mes, siempre y cuando se trate de modificaciones en el nivel
funcional programático de tipo «003-creditosy anulaciones».
¿Cómo podemos saber qué notas modificatorias faltan ser
regularizadas? Ingresando al Módulo de procesos presupuestales del SIAF-SP en la ruta siguiente: Registro/Regularización
de Notas Modificatorias Aprobadas.
Documentos emitidos
Es conveniente que el Área de Contabilidad coordine con
Tesorería aspectos propios de esta última para que en la
contabilidad se refleje toda la información; dicho en otras
palabras, la Oficina de Tesorería realiza la emisión de cheques,
se conoce como la fase del «girado». Esta fase tiene incidencia
en la contabilidad patrimonial y en las cuentas de orden. Cabe
precisar que si el girado se realizó de las fuentes de financiamiento administradas en las subcuentas, la fecha de la fase
pagado llega en forma automática a través del SIAF-SP, pero
los girados de la cuentas administradas en cuentas corrientes
tales como el rubro 08,09, entre otros. Necesariamente, el
Área de Tesorería tiene que ingresar las fechas de entrega
de los títulos valores, a fin de que el Área Contable pueda
contabilizar la fase del pagado; este mecanismo de trabajo se
realiza en el Módulo administrativo del SIAF-SP, ingresando
a la siguiente ruta: Registro/Documentos Emitidos.
Ingresar
fecha del
PAGADO
Contabilización de Registros
El Área de Contabilidad, a fin de presentar información consistente, debe asegurarse de contabilizar todas las operaciones
de ingresos y gastos, esto incluye la contabilización de la fase
pagado y de los compromisos anuales; en tal sentido para
verificar cuáles son los registros no contabilizados ingresamos
al Módulo contable del SIAF-SP, a través de la siguiente ruta:
Registro/Contabiliza.
Esta opción verifica qué registros
aún no han sido
contabilizados
f)
Se debe
verificar
esta
columna
d)
e)
V
Notas de contabilidad
Las notas de contabilidad son documentos exclusivos del Área
de Contabilidad y solamente controladas por esta, en ellas se
registran las operaciones complementarias tales como: Las depreciaciones del mes, las amortizaciones, las provisiones, las
salidas de los almacenes controlados a través de Pecosas, La
incorporación de saldos de balance, las nuevas transferencias
presupuestales, activos no depreciables, control en cuentas de
orden, etc. Para el registro de las notas contables, ingresamos
al módulo contable del SIAF-SP, a la ruta siguiente: Registro/
Notas de Contabilidad.
g) Validación de estados presupuestales EP-1
El EP-1 constituye uno de los estados presupuestales más
importantes de la información presupuestal ya que refleja
la ejecución real de los ingresos y gastos; para los ingresos
este estado recoge la información registrada en la fase del
recaudado y para los gastos considera la totalidad de los
registros devengados.
A continuación, mostraremos las validaciones contables:
por el lado de los ingresos la suma total de la columna
de ingresos del EP-1 debe ser igual a la suma del monto
deudor de la cuenta 8501 Ejecución de ingresos más el
monto que corresponde a los Recursos ordinarios, y la
suma total de la columna de gastos del EP-1 debe ser igual
a la suma del saldo acreedor de la cuenta 8601 Ejecución
del gasto.
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ponibles de caja, para ello la Administración General debe
asegurarse de que se realicen los arqueos de fondos tanto
trimestrales como semestrales.
Cuenta 8501+ RO
Cuenta 8601
h) Validación de estados presupuestales PP-1
El PP-1 refleja el comportamiento del presupuesto institucional, es decir considera el PIA (Presupuesto Institucional
de Apertura) y las modificaciones en el nivel institucional
tales como los créditos suplementarios y las transferencias
de partidas; la validación de este estado presupuestal debe
ser igual a la suma de las siguientes cuentas contables: 8201
Presupuesto de ingresos, más la cuenta 8501 Ejecución de
ingresos, y el monto que corresponde a los recursos ordinarios
solo referencial para efectos de cuadre.
k)
Conciliaciones bancarias
El libro bancos sirve para realizar las conciliaciones bancarias
con los estados de cuentas emitidas por las entidades financieras, se espera que el Área de Tesorería utilice dicho reporte
a fin de conciliar todas las cuentas administradas en cuentas
corrientes y sirva al Área Contable para la conciliación de la
cuenta 1101 Caja y bancos.
l)
Análisis de cuentas contables
Previo al proceso del cierre contable, es imprescindible que el
Área de Contabilidad analice y concilie todas las cuentas del
balance general, del estado de gestión y cuentas presupuestales a fin de determinar los valores reales y el patrimonio
adscrito a cada entidad.
m) Inventarios
Tal como señalan las normas contables, se deben practicar
los siguientes inventarios:
- Inventario físico de bienes en almacén
- Inventario físico de vehículos, maquinarias y otros
- Inventario físico de edificios y estructuras
- Inventario físico de bienes no depreciables
n)
Bienes no depreciables
Los bienes materiales que no constituyen activos fijos, es
decir aquellos bienes menores a 1/8 de la UIT vigente,
deben ser controlados a través de cuentas de orden; dicho
procedimiento se registra a través de cuentas de orden.
Cuenta 8201 + Cuenta 8501 + Rubro 00
i) Validación de estados presupuestales PP-2
El PP-2 refleja el comportamiento del presupuesto institucional
de gastos, es decir considera el PIA (Presupuesto Institucional
de Apertura) y las modificaciones en el nivel institucional tales
como los créditos suplementarios y las transferencias de partidas, las anulaciones y créditos; la validación de este estado
presupuestal debe ser igual a la suma de los saldos acreedores
de la cuentas contables: 8301 Presupuesto de gastos, 8401
Asignaciones comprometidas y 8601 Ejecución de gastos.
ñ) Registro de depreciaciones y amortizaciones
Las entidades del sector público en coordinación con el Área
de Bienes Patrimoniales deben registrar las depreciaciones
y amortizaciones en forma mensual, dichas operaciones se
registran mediante Notas de contabilidad.
Cuenta 8301 + Cuenta 8401 + Cuenta 8601
Saldos Acreedores
j) Arqueo de fondos y valores
Con la finalidad de conciliar los saldos de la cuenta 11010101
Caja, es necesario verificar la existencia de los montos dis-
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El Código de la Nota de Contabilidad
es el 090000-004