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MICROSOFT EXCEL 2007 – NIVEL AVANZADO
GUÍA TEÓRICO-PRÁCTICA N° 2 – ANALISIS DE DATOS
Contenido
INTRODUCCIÓN ...............................................................................................................................2
CONCEPTOS BÁSICOS ....................................................................................................................2
Formato Condicional........................................................................................................................2
Novedades Excel 2007 en Formato Condicional.........................................................................5
Actividad 1.......................................................................................................................................6
Validación de Datos .........................................................................................................................7
Actividad 2.......................................................................................................................................9
Subtotales .........................................................................................................................................9
Actividad 3..................................................................................................................................... 11
Autofiltros y Filtros Avanzados .....................................................................................................12
Autofiltros...................................................................................................................................12
Filtros Avanzados.......................................................................................................................13
Actividad 4.....................................................................................................................................14
Escenarios ......................................................................................................................................15
Actividad 5.....................................................................................................................................16
Formularios ....................................................................................................................................16
¿Que es un formulario en Excel?...............................................................................................16
Tipos de formularios en Excel....................................................................................................17
Formulario de datos...................................................................................................................17
Actividad 6.....................................................................................................................................18
EJERCICIO COMPLEMENTARIO: ................................................................................................18
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INTRODUCCIÓN
El analisis de datos permitira utilizar Excel no solo como una planilla para realizar calculos sino
que tambien se podran aplicar formatos a las celdas según condiciones predeterminadas, poder
hacer controles de los datos al momento que estos se van ingresado, agrupar los datos según
algun criterio y totalizar las columnas seleccionadas, realizar filtros combinados, escenarios que
nos permitiran analizar un resultado generado en base a un conjunto de celdas variable y diseñar
formularios para realizar el ingreso de datos de una manera mas elegante.
CONCEPTOS BÁSICOS
Formato Condicional
El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el
análisis de datos ya que permite dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de
otra celda. Esto permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para
aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla.
Razón para utilizar el formato condicional
Siempre se tiene la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que
cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo,
especialmente si se cuenta con una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es
por eso que el formato condicional puede hacer más fácil la tarea de cambiar automáticamente el
formato de la celda que cumple con ciertos criterios.
Ejemplos de formato condicional
Formato especial para todos los valores entre 20 y 30
Resaltar los valores por debajo del promedio.
(Para este ejemplo el promedio es 22.2)
¿Cómo se aplica el formato condicional?
El primer paso para aplicar un formato condicional es seleccionar las celdas a las que se le
aplicara dicho formato. Una vez seleccionadas hacer clic en el comando Formato condicional que
aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.
Como se menciono previamente, al seleccionar alguna de las opciones del menú, el formato se
aplicará para aquellas celdas que cumplan con cierta condición o regla. Un formato condicional en
Excel está siempre basado en una regla que posteriormente se podrá editar en caso de ser
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necesario. Las reglas que se crean para los formatos condicionales
se pueden dividir en dos grandes grupos:
•
•
Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se
basan en el mismo valor de la celda (Mayor que, Menor que,
Igual a, Entre, etc.).
Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen mayor
flexibilidad porque se puede aplicar un formato especial
utilizando una fórmula donde se podrá aplicar una lógica más
compleja. Este tipo de reglas es un poco más complicado de
comprender pero muy útil al momento de utilizar.
Resaltar celdas con formato condicional
Esta opción de menú dará la oportunidad de destacar celdas
que cumplan con la regla de formato condicional
especificada. Cada opción muestra su propio cuadro de
diálogo solicitando los argumentos necesarios para crear la
regla.
Reglas de formato condicional
La opción Es mayor que… muestra el siguiente cuadro de diálogo:
En el primer cuadro de texto se deberá colocar un número a partir
del cual se aplicará el formato especificado. Para este ejemplo se
coloco el número 50 en la caja de texto y se dejo el formato
predeterminado y el resultado fue el siguiente:
Las opciones Es menor que…, Es igual a…, Texto que contiene…, esperan que se ingrese un
único valor con el cual comparar las celdas
a las que se aplicará el formato. La opción
Entre… muestra un cuadro de diálogo
diferente porque solicita 2 valores que
delimitarán el rango de valores a buscar:
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La opción Una fecha… muestra una lista de
opciones de donde se podrá seleccionar la que
mejor se adapte al problema que haya que resolver.
Por supuesto, es necesario que las celdas
seleccionadas tengan datos de tipo fecha de manera
que esta regla de formato condicional pueda
encontrar valores coincidentes.
Finalmente la opción Duplicar valores… permitirá
resaltar ya sea los valores únicos ó los valores
duplicados dentro de los datos.
Solamente habrá que elegir la opción adecuada de
la lista de selección y se aplicará la regla de
formato condicional adecuada.
Reglas superiores e inferiores para analizar datos
Después de haber introducido los conceptos
fundamentales de formato condicional, ahora se
analizará con un poco más de detenimiento algunos
tipos de reglas de formato condicional especiales. Estas
reglas se muestran dentro del menú Formato
condicional y dentro de la opción Reglas superiores e
inferiores.
Reglas superiores e inferiores de formato condicional
La regla 10 superiores… permitirá resaltar de manera inmediata las celdas que contengan los 10
valores con mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de diálogo de esta regla es el
siguiente:
Desde este cuadro de dialogo se podrá cambiar
el número de elementos a seleccionar, por lo que
en lugar de los 10 superiores se podrían
seleccionar los 20 superiores de ser necesario.
La regla 10 inferiores… funciona de manera
similar, solo que Excel obtendrá las celdas con
menor valor dentro del rango.
La regla 10% de valores superiores… es similar a las reglas anteriores, pero en lugar de indicar
un número específico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo,
dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato
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condicional se aplicará a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de 20 celdas son 2 celdas.
El cuadro de diálogo es el siguiente:
De la misma manera se podrá aumentar o
disminuir el porcentaje. Si se especifica un 40%
para un rango de 20 celdas, entonces el formato
condicional se aplicará a 8 celdas. La regla 10%
de valores inferiores… selecciona el 10% de
celdas del rango que tenga el menor valor.
Finalmente la regla Por encima del promedio… realiza dos tareas. En primer lugar calculará el
valor promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente aplicará el formato
condicional a todas aquellas celdas que tengan un valor por encima del promedio recién
calculado. Al no tener ningún argumento, el cuadro de diálogo de esta regla solamente solicita el
formato a aplicar:
La regla Por debajo del
promedio… seleccionará
todas las celdas que
tengan un valor inferior al
promedio.
Novedades Excel 2007 en Formato Condicional
Los formatos condicionales más novedosos son:
Barra de datos: Es semejante a un gráfico de barras proporcional al valor en la celdas.
Escala de color: Da un color a una celda, de acuerdo al valor de esta.
Conjunto de íconos: permite según el valor de una celda compararla con otro de referencia
y añadirle un ícono.
Se puede también aplicar mas de un formato a una celda, o sea, si una condición cambia el
tamaño de la fuente de una celda y otra cambia el color del fondo, cuando se cumplan ambas
condiciones , también se aplicaran ambos formatos.
El siguiente ejemplo muestra simultáneamente los formatos: Barra de datos, Escala de colores y
Conjunto de íconos.
Para aplicar estos formatos el método es muy parecido. A continuación se mostrarán los pasos
para aplicar el formato Barra de Datos.
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Paso 1: Seleccionar los datos a los cuales se le aplicara el formato condicional. En la cinta de
opciones se deberá ir a la pestaña Inicio y luego al panel Estilos.
Paso 2: Seleccionar la opción Formato
condicional que cambia de color y despliega
un menú de opciones, donde están destacados
en rojo los formatos mencionados en esta
sección de novedades.
Paso 3: Seleccionar alguna de las tres
opciones resaltadas para aplicar el formato
elegido. Se desplegará un submenú con las
opciones correspondientes a cada una de ellas.
En este ejemplo se muestra el submenú de
Barra de datos.
Actividad 1
Parte 1) Abrir un Libro de Excel y transcribir los datos de la planilla que se muestra a
continuación.
Parte 2) Complete los datos de la columna SALDO haciendo la operación correspondiente.
Parte 3) Aplique los siguientes formatos condicionales:
a. Seleccione el rango E5:E13 y aplique un formato condicional que le permita resaltar
con colores diferentes (a su elección), los valores máximos y mínimos.
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b. Seleccione el rango F5:F13 y aplique un formato condicional que le permita aplicar
un relleno de color rojo a las celdas vacías
c. Seleccione el rango A4:G13 y aplique un formato condicional que le permita resaltar
los valores duplicados, con el formato Relleno rojo claro con texto rojo oscuro.
Parte 4) Aplique los formatos condicionales necesarios para reproducir la imagen que se muestra
a continuación:
Validación de Datos
Cuando se introducen numerosos datos en una tabla, existe el riesgo de que se cometan errores,
estos errores pueden ser por tipeo o debido a que la información ingresada sea incorrecta. Se
podria disminuir el riesgo de cometer errores, con una herramienta de Excel llamada VALIDACIÓN
DE DATOS, la cual impide introducir datos erróneos a medida que se llena una tabla. Ejemplos de
esto podrían ser no introducir números superiores a 2000 o no introducir números decimales,
restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una
lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos. Otra de las utilidades de
esta herramienta es evitar incoherencias cuando se comparte un libro con otras personas
(multiusuarios).
Los tipos de datos que se podran validar son:
Números (enteros o decimales)
Se puede establecer que el número que se introduce a una celda sea decimal o entero, que
este entre un mínimo y un máximo, excluir un número o intervalo de números y finalmente se
puede utilizar una fórmula para hacer el cálculo de validación
Fechas y horas
En este caso se pueden excluir fechas u horas, establecer una fecha máxima, mínima o un
intervalo y también establecer una fórmula para determinar las fechas válidas.
Longitud del texto
Pone límites al número de caracteres que se pueden introducir, tanto en máximo como en
mínimo.
Lista desplegable de valores
Se puede establecer una lista desplegable con los valores admitidos por una delda
A continuación un ejemplo del funcionamiento de la herramienta VALIDACION DE DATOS.
Suponiendo que se desea validar la entrada de notas (números decimales) entre 0 y 10 inclusive,
lo primero que se deberá hacer es seleccionar el rango de validación, o sea las celdas que se
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deseen controlar. Seleccionar, en la pestaña Datos en el panel Herramientas de Datos, el boton
Validación de Datos…
Se desplegará la siguiente ventana y al seleccionar de la lista Permitir - Decimal.
Una vez configurado los valores de entrada se podra definir tanto el Mensaje de entrada como el
Mensaje de error. Ambos mensajes podrian ocultarse destildando las casillas correspondientes.
En el Mensaje de error se podrña seleccionar entre tres estilos de mensaje (Grave, Advertencia o
Información) que cambiará el icono mostrado.
El ejemplo terminado quedaria de la siguiente forma al intertar introducir un valor invalido.
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Actividad 2
Parte 1)
En un Libro de nuevo de Excel colocar las columnas necesarias para almacenar los
datos de los alumnos de la materia PROGRAMACION. Los datos son: Nro Registro (validando
que su valor este entre 1000000 y 5000000), Apellidos (controlando que la longitud sea menor a
50), Nombres (controlando que la longitud sea menor a 50), Tipo de documento (los valores
posibles serán DNI, Pasaporte ó Cedula Extranjera), Nro de Documento (controlando que la
longitud este entre 7 y 8), Fecha de Nacimiento (validando que sea mayor al primero de enero de
2007) y por ultimo la carrera a la que pertenecen (Ingenieria Electronica, T.U.W., T.U.R., T.U.G. o
Profesorado en Electronica). Agregar los cartales necesarios para el ingreso y el informe del error.
Subtotales
La función de subtotales en Excel, permite tener de manera casi inmediata filas con los totales de
la información que tenemos en nuestra hoja de cálculo. Por ejemplo, suponiendo que se tiene una
hoja con los gastos personal que se han realizado se podrá obtener el subtotal de lo gastado por
cada área de nuestro gasto.
Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en
una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se
puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Los subtotales constituyen una manera rápida y sencilla de resumir datos en un listado. No es
necesario crear fórmulas. Excel crea la fórmula, inserta las filas correspondientes al subtotal y al
total y efectúa un esquema de los datos, automáticamente. Así, los datos resultantes son fáciles
de formatear, colocar en un gráfico e imprimir. En resumen, añade líneas de subtotal a columnas
de la lista.
Para utilizar la función de subtotales en excel, lo primero que se necesita es tener una hoja con
datos ordenados en la columna que se utilizará para agrupar los subtotales. Dichas columnas
deberan estar ademas rotuladas (deberá tener un encabezado).
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Columna que se
utilizara para
AGRUPAR.
(Ordenada)
Una vez seleccionado el rango de datos (ordenado por la columna que se utilizara para
AGRUPAR) seleccionar en la en la pestaña Datos en el panel Esquema, el boton Subtotal.
Luego se deberá continuar con los siguientes pasos:
Paso 3) Elegir cuales son la/las
Paso 1) Elegir la columna por la Paso 2) Elegir el tipo de operación columna/s que a las que se le
cual se va a agrupar en la sección matemática que se desea realizar aplicará la función matemática
elegida en la sección Agregar
Para cada cambio en:
en la sección Usar función:
subtotal a:
El resultado de aplicar estos pasos será el siguiente:
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Niveles de
agrupamiento.
Vista de
Esquema.
Fila AGREGADA
con columnas
con Subtotales.
Actividad 3
Parte 1)
En un Libro de nuevo de Excel transcribir los siguientes datos.
Parte 2)
Agregar a lista anterior las filas necesarias con los subtotales por empresas
acumulando las ganancias debajo de la columna de Beneficios, de forma que pueda ver los
totales parciales.
Parte 3)
Agregar a lista anterior las filas necesarias con los promedios de gastos por
empresas debajo de la columna de Gastos, de forma que pueda ver los totales parciales.
Parte 4)
Seleccionar los datos necesarios para generar un gráfico de barras que se vea
como el aparece a continuación.
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Autofiltros y Filtros Avanzados
Autofiltros
La herramienta Autofiltro permite separar los distintos elementos de una lista de manera
totalmente automática, o sea, sin más que indicar a Excel los criterios oportunos de filtro. Cuando
se utiliza Autofiltro con una lista, Excel oculta de la vista todos aquellos registros (filas) de esa lista
que no cumplan la condición que deseemos. De esa manera, quedará visible solamente el
conjunto de registros que hayamos elegido. La operación de filtrar datos suele hacerse cuando
trabajamos con listas muy grandes que no nos permiten visualizar de una pasada rápida cuáles
son los elementos de la lista que satisfacen una condición concreta. Por ejemplo, si se tiene una
lista en la que aparezcan todas las ciudades de Argentina ordenadas alfabéticamente y se quiere
ver sólo las que pertenecen a la provincia de Entre Rios, la tarea de ir buscando una por una sería
larga y tediosa. Con Autofiltro se podrá indicar a Excel que muestre sólo aquellas ciudades que
cumplan la condición de que la provincia a la que pertenecen sea Entre Rios. De forma
automática, Excel realizará el trabajo de búsqueda y ocultará todas las ciudades del resto de las
provincias.
En el siguiente ejemplo se mostrara como aplicar un autofiltro para obtener los alumnos que
tengan mas del 70% de asistencia. Los pasos necesarios para aplicarlo (una vez seleccionado el
rango de datos que se desean filtrar) son los siguientes: seleccionar la pestaña Datos en el panel
Ordenar y filtrar, el boton Filtro. Luego se deberá continuar con los siguientes pasos:
Paso 1) En las columnas de encabezado
apareceran flechas que deplegarán opciones. En
ellas se podrá elegir entre tildar algun valor en
particular o todos los valores. O dependiendo del
tipo de datos de la columna Filtros de número o
Filtros de texto.
Paso 2) Para el dado se seleccionará Filtros de En caso de elegir una columna para aplicar el
número y luego Mayor o igual que…. Se desplegará la autofiltro que contenga texto las opciones que se
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siguiente ventana en la cual se pondrá el valor usado mostrarán para Filtros de texto son las siguientes:
para filtrar (70%)
El resultado de aplicar estos pasos será el siguiente:
El icono señalado indica que
se ha aplicado un filtro a la
columna.
Para quitar el filtro hacer clic
en el mismo y seleccionar
Borrar filtro de …
Filtros Avanzados
Los filtros avanzados, realizan la misma función que los filtros normales (autofiltros), es decir,
muestran solo la información que cumple con el criterio determinado, pero con la diferencia que en
el filtro avanzado los datos a filtrar pueden ser copiados hacia otro lugar dentro de la hoja activa,
es decir, la hoja que contiene la tabla de datos.
En el siguiente ejemplo se mostrara como aplicar un filtro avanzado para copiar los alumnos que
tengan más del 70% de asistencia a otra tabla dentro de la misma hoja. Los pasos necesarios
para aplicarlo (una vez seleccionado el rango de datos que se desean filtrar) son los siguientes:
seleccionar la pestaña Datos en el panel Ordenar y filtrar, el boton Avanzadas. Luego se deberá
continuar con los siguientes pasos:
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Paso 2) En la ventana Filtro Avanzado se
deberá optar por Filtrar la lista sin
moverla a otro lugar o Copiar a otro
lugar (con lo cual se habilitará la opcion
Copiar a:). El Rango de la lista será el
seleccionado en el paso 1. En Rango de
criterios
deberá
seleccionarse
la
ubicación de las celdas del criterio a
aplicar, dichas celdas deberán tener en su
encabezado el nombre de la columna a la
cual se le aplicará el filtro. Tener en
cuenta que de querer aplicar un filtro
compuesto si las ubicamos en la misma
fila aplicará el operador “Y” y en la misma
columna el operador “O”.
El encabezado de las celdas
del criterio deberá ser igual
a la columna a filtrar.
Los criterios de filtrado en la misma
fila aplica operador logico “Y” en la
misma columna aplica “O”.
Indicar la ubicación de los datos
filtrados (siempre dentro de la hoja
activa).
Actividad 4
Parte 1)
Tomando com base la planilla ingresada en al Actividad 3 aplicar los filtros
necesarios para mostrar cuales son las empresas y en que pais obtuvieron ingresos superiores a
$ 2.000.000.Parte 2)
Usando la misma planilla y quitando el filtro anterior aplicar los filtros necesarios
para mostrar cuales son las empresas que realizaron gastos inferiores a $ 1.000.000.- en USA.
Los datos filtrados deberán ser copiados en otra lugar de la hoja.
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Escenarios
Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
análisis Y si. Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir
automáticamente en la hoja de cálculo. Se pueden utilizar los escenarios para prever el resultado
de un modelo de hoja de cálculo. Se pueden crear y guardar diferentes grupos de valores en una
hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos
resultados.
Por ejemplo, se que tienen dos escenarios del presupuesto: un caso con mucha ganancia y otro
minima ganancia. Se podriá usar el Administrador de escenarios para crear dos escenarios en la
misma hoja de cálculo y, a continuación, cambiar entre ellos. Para cada escenario, se debe
especificar las celdas que cambiarán y los valores que se van a usar para dicho escenario. Al
cambiar entre los escenarios, la celda de resultado cambia para reflejar los diferentes valores de
las celdas cambiantes.
Después de crear o recopilar todos los escenarios que necesita, se podrá crear un informe tipo
resumen del escenario que incluya la información de todos los escenarios. Un informe de
escenario muestra toda la información del escenario en una tabla en una nueva hoja de cálculo.
A continuación se mostrará la creación de un conjunto de escenarios para un credito personal de $
120.000.- con una tasa de interesde 12% anual.
Paso 1) Crear una planilla de cálculo como se muestra a continuación. En la celda B5 se deberá ingresar la
función PAGO (investigar sobre la misma) como se muestra en la celda C5.
Paso 2) Seleccionar la pestaña Datos en el panel Herramientas de datos, el boton Análisis Y si.
Paso 3) Crear el Escenario.
Paso 4) Asignar Nombre y celdas cambiantes.
Presionar el botón Agregar para
crear un nuevo escenario.
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Paso 5) Ingresar valores a las celdas cambiantes.
Paso 6) Presionar el botón agregar para incorporar
los escenarios restantes con sus respectivos valores
(24 y 36 cuotas).
Una vez creados todos los escenarios hacer clic en
cada uno de ellos para visualizar los valores. O
presionar el botón Resumen para agregar una planilla
como la siguiente..
Actividad 5
Formularios
Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a las hojas de cálculo y son de
mucha utilidad porque ayudan a evitar errores en el ingreso de la información. Se podria decir que
los formularios en Excel son equivalentes a los formularios impresos en papel.
¿Que es un formulario en Excel?
Al momento de conpletar un formulario en papel, tal vez en alguna oficina gubernamental para
realizar un trámite, se puede ver que los mismos contienen instrucciones precisas de lo que se
debe escribir y contienen los recuadros necesarios para el ingreso de los datos.
Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya que de igual manera
proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel utilizan
objetos especiales conocidos como controles de formulario que son precisamente los que
permiten agregar campos de texto, listas, botones de opción entre otras cosas más.
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Tipos de formularios en Excel
Cuando se habla de formularios en Excel, es necesario recordar que se podrán crear tres tipos
diferentes de formularios:
• Formulario de datos.
• Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX.
• Formularios de usuario en VBA.
Formulario de datos
A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario la información de una sola fila de
una tabla. En este formulario se puede hacer la edición de la información e inclusive crear un
nuevo registro para la tabla.
Paso 1) Crear una planilla de cálculo como se Paso Previo (agregar control a la barra de herramientas)
muestra a continuación. Se podrán agregar todas
las validaciones que sean necesarias, el formulario
las tendrá en cuenta al momento de agregar un
nuevo registro.
Paso Previo (agregar control a la barra de herramientas)
Seleccionar
de
la
lista
Comandos disponibles en:
Comandos que no están en la
cinta de opciones. Luego de la
lista de comandos seleccionar
Formulario… y presionar el
boton Agregar > >.
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Paso 2) Una vez seleccionado
los encabezados de la tabla, que
serán los rotulos del formulario.
Al
presionar
el
boton
Formulario, El formulario de
ingreso aparecerá en pantalla.
Cada vez que presionemos el
boton Nuevo se agregar una
nueva fila a la tabla (siempre y
cuando se cumpla con la
validación de datos que se
hayan agregado).
Actividad 6
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