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Manual de
Procedimientos
Departamento de Almacenes e
Inventarios
Secretaría de Finanzas y Planeación
Subsecretaría de Finanzas y Administración
Dirección General de Administración
Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios
Subdirección de Organización y Procesos Administrativos
SFA/DGA/SACI-P-03-A4
Marzo 2010
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SACI
ÍNDICE
Presentación
Estructura Orgánica del Departamento..............................................................................
1
Simbología de Diagramas.................................................................................................
2
Descripción y Diagramas de Procedimientos
A
D
A
Departamento de Almacenes e Inventarios
L
O
R
Recepción de Bienes Materiales...........................................................................................
Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas Administrativas
de la SEFIPLAN..................................................................................................................
Altas en el Inventario de Bienes............................................................................................
Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas Administrativas............................................
Revisiones al Inventario de Bienes Muebles.............................................................................
Baja de Mobiliario y Equipo..................................................................................................
Reasignación de Mobiliario y Equipo......................................................................................
Alta en el Padrón de Proveedores..........................................................................................
CO
A
I
P
NO
CO
NT
4
9
15
22
26
32
37
43
Firmas de Autorización..................................................................................................... 50
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SACI
PRESENTACIÓN
La actualización del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010, establece la adición de los siguientes
objetivos en el rubro de Reingeniería de Gobierno:
•
Evaluar permanentemente la dimensión, organización, funcionamiento, responsabilidades y
resultados de la actuación del personal en la Administración Pública Estatal centralizada,
descentralizada y autónoma.
•
Promover la mejoría de los procesos y los resultados en los programas del gobierno, para
satisfacer las necesidades de los ciudadanos, bajo el criterio rector de mejores prácticas
operacionales y administrativas y su apego al sistema de presupuesto orientado a resultados.
•
Garantizar el acceso pleno de los ciudadanos a la información pública confiable, en lo posible
sin costo y en tiempo.
•
Profundizar el concepto de e-gobierno mediante la sistematización y digitalización de todos los
trámites administrativos.
A
D
A
L
O
R
Por esta razón, la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos,
establece los procesos que realizan las áreas administrativas, con el fin de permitir que los servidores
públicos se apeguen a los mismos y contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad que
demanda la sociedad, asimismo se da cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del Poder
Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruz
de Ignacio de la Llave, Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz de
Ignacio de la llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y Plan Veracruzano
de Desarrollo 2005-2010.
A
I
P
NO
T
N
CO
Ante estos cambios, surge el presente Manual de Procedimientos del Departamento de Almacenes e
Inventarios, como un instrumento de consulta para la realización de los procesos que en el mismo se
detallan, definiendo las actividades del personal del área descrita.
CO
La estructura del contenido, ofrece una respuesta a las necesidades de las áreas administrativas
involucradas. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:
•
Estructura Orgánica del Departamento: Se integra para dar una visión general de la jerarquización
del Área, objeto del Manual en cuestión.
•
Simbología de Diagramas: Se incluyen las figuras que se utilizan en las representaciones
gráficas de los procedimientos.
•
Descripción y Diagramas de Procedimientos: Se expone de manera clara y concreta, cuáles son
las actividades que le son inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puesto
responsable de realizarlas.
•
Firmas de Autorización: Se incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas y
Planeación hasta el Jefe del Departamento, dando formalidad al documento.
La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades:
a) indirecto: a través del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con los
niveles involucrados en cada procedimiento.
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SACI
PRESENTACIÓN
Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:
•
•
•
•
•
•
•
Nombre del procedimiento.
Objetivo que se persigue en la realización del mismo.
Frecuencia de realización.
Procedimientos con los que conecta.
Normas que rigen el procedimiento.
Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las
actividades que deben llevarse a cabo para operar el proceso.
Diagrama correspondiente.
L
O
R
A
D
A
CO
A
I
P
NO
T
N
CO
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SACI
1
ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO
SECRETARÍA
DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
COORDINACIÓN
DE
ASESORES
UNIDAD DE ACCESO
A LA INFORMACIÓN
PÚBLICA
COORDINACIÓN
EJECUTIVA DEL
COMITÉ DE
PLANEACIÓN PARA
EL DESARROLLO
DEL ESTADO DE
VERACRUZ
PROCURADURÍA
FISCAL
SUBSECRETARÍA
DE
FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
SUBSECRETARÍA
DE
INGRESOS
NO
DEPARTAMENTO
DE CONTROL
PRESUPUESTAL
IA
P
O
SUBDIRECCIÓN DE
ADQUISICIONES Y
CONTROL DE
INVENTARIOS
SUBDIRECCIÓN
DE RECURSOS
HUMANOS
DEPARTAMENTO DE
COTIZADORES Y PAGO A
PROVEEDORES
C
DEPARTAMENTO
DE LICITACIONES
ANALISTA
ADMINISTRATIVO
DE INVENTARIOS
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO DE
INVENTARIOS
SECTORIALES
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
DE INVENTARIOS
L
O
R
T
N
CO
DIRECCIÓN
GENERAL DE
INNOVACIÓN
TECNOLÓGICA
DIRECCIÓN
GENERAL
DE
ADMINISTRACIÓN
TESORERÍA
A
D
A
DIRECCIÓN GENERAL
DE FIDEICOMISOS Y
DESINCORPORACIÓN
DE ACTIVOS
DIRECCIÓN GENERAL
DEL PATRIMONIO DEL
ESTADO
DEPARTAMENTO
DE SEGURIDAD
SUBDIRECCIÓN DE
ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
SUBDIRECCIÓN
DE SERVICIO
PÚBLICO DE CARRERA
DEPARTAMENTO
DE SEGUROS
Y FIANZAS
DEPARTAMENTO
DE ALMACENES
E INVENTARIOS
ADMINISTRATIVO
ESPECIALIZADO
DE ALMACENES
ALMACENISTA DE
DE BANDERILLA
ALMACENISTA
DE SEFIPLAN
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
DE CATÁLOGOS
SUBDIRECCIÓN DE
RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
OFICINA SECTORIAL
DE ENLACE DE
TURISMO, CULTURA
Y NEGOCIOS
INTERNACIONALES
DIRECCIÓN GENERAL
DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
DIRECCIÓN GENERAL
DE PROGRAMACIÓN Y
PRESUPUESTO
DIRECCIÓN
GENERAL DE
INVERSIÓN PÚBLICA
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SACI
2
SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS
L
O
R
A
D
A
CO
A
I
P
NO
T
N
CO
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SACI
3
DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
L
O
R
A
D
A
CO
A
I
P
T
N
O DE
DEPARTAMENTO
C
ALMACENES E INVENTARIOS
NO
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
SACI
4
PROCEDIMIENTO
DEL
Recepción de Bienes Materiales.
OBJETIVO
Recibir los bienes materiales de acuerdo a los requerimientos especificados y convenidos con los
proveedores.
FRECUENCIA
DE
REALIZACIÓN
Diaria.
PROCEDIMIENTOS
CON LOS QUE
A
D
A
CONECTA
L
O
R
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
T
N
CO
- Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas Administrativas de la SEFIPLAN.
- Trámite de Pago a Proveedores (Materiales y Suministros y Servicios Generales), (Departamento de
Cotizadores y Pago a Proveedores).
- Trámite de Pago a Proveedores (Subsidios y Transferencias y Bienes Muebles e Inmuebles).
(Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores).
- Altas en el Inventario de Bienes.
CO
NORMAS
•
A
I
P
NO
El Almacenista será el responsable de la recepción, custodia, manejo y almacenamiento de los
bienes que se reciban para posterior distribución; así como generar la existencia de almacén.
•
La existencia de almacén será originada por un proceso licitatorio, para lo que el Almacenista
deberá disponer del Listado de los bienes adjudicados en licitación, a fin de verificar que en el
Sistema de Almacén esté la recepción de bienes que asegure los Pedidos de compra surtidos
y correspondan a los solicitados en cuanto a tipo, cantidad, precio, calidad, plazo de entrega y
demás condiciones pactadas.
•
En la Nota de entrada al almacén, se deberá detallar la descripción del bien, unidad de medida,
cantidad contratada, cantidad entregada, diferencias y observaciones a las que haya lugar.
•
La Nota de entrada al almacén deberá contar con la firma de entrega del proveedor para validar
las condiciones de la mercancía.
E LABORACIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
REVISIÓN
VISTO BUENO
AUTORIZACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
MARZO
2010
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
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M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SACI
5
NORMAS
•
La existencia de almacén se deberá integrar con:
- Los bienes adquiridos por medio de proceso licitatorio.
- Los bienes materiales remanentes del ejercicio inmediato anterior, y que por alguna
circunstancia no se utilizaron.
- Los bienes devueltos, recuperados, depósitos y muestras de licitaciones que tengan más de
treinta días posteriores a la notificación de fallo, de lo que se levantará acta administrativa de
integración y se reportarán dentro de la contabilidad como aprovechamientos.
•
En el caso de los bienes elaborados a precio de producción, la valorización de los bienes deberá
ser a precio de adquisición.
•
Los bienes en administración a través del almacén, deberán afectar al presupuesto al momento del
trámite de pago.
•
En el caso de que la entrega de los bienes se realice de manera parcial, se podrá realizar la
entrega con una Nota de Remisión.
•
La entrada en almacén de equipo cuando se cubra el total del pedido, deberá entregarse
acompañado de Factura en copia en papel membretado del proveedor, misma que contará con el
número de serie de dichos bienes.
•
En los casos en los que los bienes de fábrica no tengan el número de serie, el proveedor deberá
asentarlo en la Factura correspondiente.
•
En el caso en que los números de serie, por su cantidad o complejidad, no pueden ser detallados
en la Factura en original, el detalle podrá presentarse en papel membretado de la empresa anexo
a la Factura correspondiente, en el cual se hará referencia a su número, fecha y bienes
entregados, el almacenista en la entrada al almacén de bienes muebles, deberá reportar al área de
inventarios de este hecho para que procedan al registro y alta en activo fijo según corresponda.
A
D
A
L
O
R
CO
A
I
P
NO
T
N
CO
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
DEL
SACI
6
PROCEDIMIENTO
Recepción de Bienes Materiales.
ÁREA Y/O PUESTO
ACTIVIDAD
Almacenista de SEFIPLAN o 1.
de Banderilla.
Recibe del Proveedor, la Nota de remisión o Factura en copia
(cuando se trate de la entrega total del pedido la Factura debe
de presentarse en original en papel membretado), y los
Materiales correspondientes.
2.
Elabora la Nota de entrada de almacén en original y copia y
comprueba que los Materiales recibidos coincidan con los
estipulados en la Nota de remisión o Factura en copia.
¿Coinciden los Materiales recibidos con los estipulados en la
Nota de remisión o Factura?
A
D
A
L
O
R
En caso de no coincidir los Materiales recibidos con los
estipulados en la Nota de remisión o Factura:
CO
A
I
P
T
N
CO
2A.
Realiza anotaciones en el apartado de observaciones de la
Nota de entrada de almacén en original y copia.
2A.1.
Devuelve al Proveedor, la Nota de remisión o Factura en copia
y los Materiales.
NO
Continúa en la actividad No. 1.
En caso de coincidir los Materiales recibidos con los
estipulados en la Nota de remisión o Factura:
3.
Recaba firma del Proveedor, en la Nota de entrada de
almacén en original y copia.
4.
Firma de recibido en la Nota de entrada de almacén en
original y copia e informa al Proveedor que deberá acudir al
Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores, para que
inicie su trámite de pago.
5.
Entrega al Proveedor, la Nota de entrada de almacén en
copia.
6.
Escanea la Nota de entrada de almacén en original y la
respalda en el archivo electrónico y archiva de manera
cronológica temporal, la Nota de remisión o Factura y la
Nota de entrada de almacén en original.
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
DEL
SACI
7
PROCEDIMIENTO
Recepción de Bienes Materiales.
ÁREA Y/O PUESTO
ACTIVIDAD
Almacenista de SEFIPLAN o 7.
de Banderilla.
Clasifica y ordena los Materiales recibidos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:
- Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas
Administrativas de la SEFIPLAN.
- Trámite de Pago a Proveedores (Materiales y Suministros y
Servicios Generales), (Departamento de Cotizadores y Pago
a Proveedores).
- Trámite de Pago a Proveedores (Subsidios y Transferencias y
Bienes Muebles e Inmuebles), (Departamento de Cotizadores
y Pago a Proveedores).
- Altas en el Inventario de Bienes.
L
O
R
A
D
A
CO
A
I
P
NO
T
N
CO
RECEPCIÓN DE BIENES MATERIALES
ALMACENISTA DE SEFIPLAN O BANDERILLA
PROVEEDOR
INICIO
FIRMA DE RECIBIDO
E INFORMA
PROVEEDOR
NOTA DE ENTRADA
DE ALMACÉN
RECIBE
O-1C
1
NOTA DE REMISIÓN
O FACTURA
PROVEEDOR
1C
MATERIALES
ENTREGA
NOTA DE ENTRADA
DE ALMACÉN
A
D
A
1C
L
O
R
T
N
ELABORA Y COMPRUEBA
QUE LOS MATERIALES
COINCIDAN CON LOS QUE
APARECEN EN LA NOTA DE
REMISIÓN O FACTURA
ESCANEA
NOTA DE ENTRADA
DE ALMACÉN
O-1C
¿COINCIDEN LOS
MATERIALES RECIBIDOS
CON LOS DE LA NOTA DE
REMISIÓN O
FACTURA?
NO
REALIZA ANOTACIONES
EN EL APARTADO DE
OBSERVACIONES
IA
P
O
NOTA DE ENTRADA
DE ALMACÉN
O-1C
SI
PROVEEDOR
RECABA FIRMA
NOTA DE ENTRADA
DE ALMACÉN
C
NO
NOTA DE ENTRADA
DE ALMACÉN
CO
O
ARCHIVO
ELECTRÓNICO
NOTA DE REMISIÓN
O FACTURA
O
NOTA DE ENTRADA
DE ALMACÉN
O
C
PROVEEDOR
CLASIFICA Y ORDENA
DEVUELVE
O-1C
NOTA DE REMISIÓN
O FACTURA
MATERIALES
1C
MATERIALES
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:
- ENTREGA DE PAPELERÍA Y CONSUMIBLES DE CÓMPUTO A
LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN.
- TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORES (MATERIALES Y
SUMINISTROS Y SERVICIOS GENERALES ), (DEPARTAMENTO
DE COTIZACIONES Y PAGO A PROVEEDORES).
- TRÁMITE DE PAGO A PROVEEDORES (SUBSIDIOS Y
TRANSFERENCIAS Y BIENES MUEBLES E INMUEBLES),
(DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO A PROVEEDORES).
- ALTAS EN EL INVENTARIO DE BIENES.
1
ELABORACIÓN
REVISIÓN
VISTO BUENO
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
MARZO 2010
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
SACI
9
PROCEDIMIENTO
DEL
Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas Administrativas de la SEFIPLAN.
OBJETIVO
Recibir del Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores, las notas de salida para la entrega de
papelería y consumibles de cómputo y atenderlas de acuerdo a la disponibilidad de las mismas.
FRECUENCIA
DE
REALIZACIÓN
Variable con base en el calendario establecido.
PROCEDIMIENTOS
CON LOS QUE
L
O
R
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
CO
NORMAS
•
A
I
P
A
D
A
CONECTA
NO
T
N
CO
Los bienes materiales de consumo sin importar su modalidad de adquisición, se deberán entregar
con nota de salida de almacén.
•
Las áreas administrativas de la SEFIPLAN se abstendrán de realizar adquisiciones a través de
fondo revolvente en los conceptos 2101 Materiales y útiles de oficina y 2106 Materiales y útiles
para el procesamiento en equipos y bienes informáticos, debido a que dicha compra deberá
tramitarse a través de la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios.
•
La entrega de materiales se deberá realizar en días hábiles, con horario de 9:00 a 14:30 horas,
previa solicitud del área administrativa.
E LABORACIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
REVISIÓN
VISTO BUENO
AUTORIZACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
MARZO
2010
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SACI
10
NORMAS
•
El calendario semanal para entregar materiales a las áreas administrativas será el siguiente:
Almacén de SEFIPLAN:
Lunes
Unidad presupuestal
108S21001 Subsecretaría de Ingresos.
Martes
Unidad presupuestal
108S31001 Dirección General de Administración,
Dirección General de Innovación Tecnológica,
Tesorería, Dirección General de Fideicomisos
y Desincorporación de Activos, Dirección
General del Patrimonio del Estado, Oficina
Sectorial de Enlace de Turismo, Cultura y
Negocios Internacionales.
Miércoles
Unidad presupuestal
108S51001 Órgano Interno de Control en la SEFIPLAN.
Miércoles
Unidad presupuestal
108S61001 Coordinación Ejecutiva del COPLADEVER.
Jueves
Unidad presupuestal
108S41001 Dirección General de Inversión Pública,
Dirección General de Programación y
Presupuesto y Dirección General de
Contabilidad Gubernamental.
Viernes
Unidad presupuestal
108S11001 Secretaría de Finanzas y Planeación.
A
D
A
L
O
R
Almacén de Banderilla:
Lunes a viernes Oficinas de Hacienda del Estado y Delegaciones Regionales de Catastro.
Nota: Las Delegaciones Regionales del Patrimonio del Estado, están consideradas dentro de la
Dirección General del Patrimonio del Estado.
NO
T
N
CO
•
En los casos en los que el día establecido para la entrega del material sea inhábil, se deberá
entregar al siguiente día hábil.
•
La cantidad solicitada por semana podrá hacerse hasta por el 5% del total en existencia de
almacén de acuerdo a la Solicitud interna de adquisición (compra), con excepción de los
materiales destinados para una actividad específica, kits de limpieza, equipos o unidades mínimas
para entrega.
•
CO
A
I
P
En los casos en que las áreas administrativas requieran más del 5% del total mencionado en el
punto anterior, deberán cumplir con lo siguiente:
- Presentar justificación.
- Contar con el visto bueno de la Dirección General correspondiente.
- Establecer si habrá futuras entregas del mismo volumen y el período en que se necesitará.
•
En el caso de artículos de oficina de desgaste, se deberá entregar un bien nuevo a cambio del bien
dado de baja, en caso de que no se cuente con éste, se entregará un bien nuevo sólo con
autorización y visto bueno del Director General correspondiente.
•
El Sistema de Inventarios de la papelería y consumibles de cómputo, se deberá realizar bajo el
sistema PEPS (primeras entradas, primeras salidas).
•
Todos aquellos bienes en resguardo y que hayan permanecido en el almacén por seis meses, y no
hayan tenido desplazamiento, se deberán registrar como disponibles para todas las áreas
administrativas que los soliciten, sin que esto represente algún tipo de transferencia presupuestal
o retribución en especie.
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
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SACI
11
NORMAS
•
•
Con la finalidad de optimizar los espacios y evitar la ocupación de los mismos con subalmacenes,
las áreas administrativas que tengan destinado un espacio superior a seis metros cúbicos para
almacenamiento de bienes materiales de consumo, deberán informarlo a la Subdirección de
Adquisiciones y Control de Inventarios, con el fin de tramitar el resguardo de dicho material en el
Almacén.
El término máximo de distribución de la papelería y consumibles de cómputo, deberá ser igual al
ejercicio fiscal vigente.
•
En el supuesto de que los materiales en existencia de almacén no tengan movimiento en el
ejercicio fiscal vigente, se deberá clasificar como de lento desplazamiento (entre tres y seis meses
sin movimiento) o nulo (con seis meses o más sin movimiento).
•
El Subcomité de Adquisiciones, Arrendamientos, Servicio y Enajenaciones de cada Sector, deberá
determinar el destino de los materiales que tengan un movimiento nulo en el almacén, mismo que
podrá ser primeramente la cancelación del registro de los bienes y posteriormente la transferencia
interinstitucional o la donación de conformidad con los preceptos normativos vigentes.
•
El Almacenista deberá realizar el Informe de movimientos diarios, para determinar los
materiales en tránsito y conocer las existencias físicas reales del almacén.
•
La salida del almacén de un bien mueble, deberá contener el número de Inventario oficial,
Dependencia de destino y nombre y firma de quien recibe; invariablemente, se deberá enviar copia
al área de Inventarios, para la asignación y registro correspondiente.
•
En los casos en que los bienes muebles no cuenten con Inventario oficial, se deberá consignar
en la nota de salida en número de serie, y de ser el caso, establecer si de origen no cuenta con
éste.
•
A
D
A
L
O
R
CO
A
I
P
NO
T
N
CO
La vigencia de la Nota de salida de almacén será de 48 horas a partir de la fecha de emisión, al
término de este lapso la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios se reserva la
cancelación de la misma.
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
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M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
DEL
SACI
12
PROCEDIMIENTO
Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas Administrativas de la SEFIPLAN.
ÁREA Y/O PUESTO
ACTIVIDAD
Almacenista de SEFIPLAN o 1.
de Banderilla.
Recibe del Cotizador correspondiente vía electrónica, las Notas
de salida de almacén.
2.
Imprime las Notas de salida de almacén en dos tantos.
3.
Folia las Notas de salida de almacén en dos tantos.
4.
Selecciona el Material de papelería y consumibles de
cómputo y verifica si están correctas las Notas de salida de
almacén en dos tantos.
A
D
A
¿Están correctas las Notas de salida de almacén?
L
O
R
En caso de no estar correctas las Notas de salida de
almacén:
4A.
T
N
CO
Devuelve al Cotizador correspondiente, las Notas de salida de
almacén en dos tantos y le indica las correcciones
correspondientes.
NO
Pasa el tiempo.
CO
A
I
P
4A.1.
Recibe del Cotizador correspondiente, las Notas de salida de
almacén corregidas en dos tantos.
Continúa con la actividad No. 5.
En caso de estar correctas las Notas de salida de almacén:
5.
Notifica al área administrativa de la SEFIPLAN, la entrega del
Material de papelería y consumibles de cómputo.
6.
Recaba fecha y firma de recibido del área administrativa de la
SEFIPLAN, en las Notas de salida de almacén en dos
tantos.
7.
Firma y sella de despachado, las Notas de salida de
almacén en dos tantos.
8.
Entrega al área administrativa de la SEFIPLAN, las Notas de
salida del almacén en segundo tanto y el Material de
papelería y consumibles de cómputo.
9.
Accesa al Sistema de Almacén y registra la salida del Material
de papelería y consumibles de cómputo, con base en las
Notas de salida de almacén en primer tanto.
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M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
DEL
SACI
13
PROCEDIMIENTO
Entrega de Papelería y Consumibles de Cómputo a las Áreas Administrativas de la SEFIPLAN.
ÁREA Y/O PUESTO
ACTIVIDAD
Almacenista de SEFIPLAN
o de Banderilla.
Pasa el tiempo, al final del día.
10.
Elabora el Resumen de notas de salida en un tanto y recaba
el visto bueno del Subdirector de Adquisiciones y Control de
Inventarios
11.
Escanea el Resumen de notas de salida en un tanto y las
Notas de salida de almacén en primer tanto, las respalda en
el archivo electrónico y procede a archivar de manera
cronológica temporal el Resumen de notas de salida en un
tanto y las Notas de salida de almacén en primer tanto.
A
D
A
L
O
R
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
CO
A
I
P
NO
T
N
CO
ENTREGA DE PAPELERÍA Y CONSUMIBLES DE CÓMPUTO A LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN
ALMACENISTA DE SEFIPLAN O BANDERILLA
COTIZADOR
CORRESPONDIENTE
INICIO
NO
¿ESTÁN CORRECTAS LAS
NOTAS DE SALIDA DE
ALMACÉN?
ACCESA Y REGISTRA LA
SALIDA DE MATERIAL DE
PAPELERÍA Y
CONSUMIBLES DE
CÓMPUTO
DEVUELVE Y LE INDICA
CORRECCIONES
COTIZADOR
CORRESPONDIENTE
NOTAS DE SALIDA
DE ALMACÉN
RECIBE
CON BASE EN LAS
NOTAS DE SALIDA
DE ALMACÉN
SISTEMA DE
ALMACÉN
1-2T
SI
ÁREA ADMINISTRATIVA
DE LA SEFIPLAN
NOTAS DE SALIDA
DE ALMACÉN
NOTIFICA LA ENTREGA
DEL MATERIAL DE
PAPELERÍA Y
CONSUMIBLES DE
CÓMPUTO
SUBDIRECTOR DE
ADQUISICIONES Y
CONTROL DE
INVENTARIOS
COTIZADOR
CORRESPONDIENTE
ÁREA ADMINISTRATIVA
DE LA SEFIPLAN
IMPRIME
RECABA FECHA Y
FIRMA DE RECIBIDO
NOTAS DE SALIDA
DE ALMACÉN
L
O
R
T
N
NOTAS DE SALIDA
DE ALMACÉN
1-2T
1-2T
FOLIA
FIRMA Y SELLA DE
DESPACHADO
NO
NOTAS DE SALIDA
DE ALMACÉN
1-2T
1-2T
IA
P
O
SELECCIONA Y VERIFICA
SI ESTÁN CORRECTAS
C
MATERIAL DE
PAPELERÍA Y
CONSUMIBLES
DE CÓMPUTO
NOTAS DE SALIDA
DE ALMACÉN
ELABORA Y RECABA
FIRMA
NOTAS DE SALIDA
DE ALMACÉN
1-2T
NOTAS DE SALIDA
DE ALMACÉN
A
D
A
RECIBE CORREGIDAS
CO
RESUMEN DE NOTAS DE
SALIDA
1T
ESCANEA Y RESPALDA
RESUMEN DE NOTAS DE
SALIDA
1T
NOTAS DE SALIDA DE
ALMACÉN
1T
ÁREA ADMINISTRATIVA
DE LA SEFIPLAN
ARCHIVO
ELECTRÓNICO
ENTREGA
RESUMEN DE NOTAS DE
SALIDA
1T
NOTAS DE SALIDA
DE ALMACÉN
2T
NOTAS DE SALIDA DE
ALMACÉN
MATERIAL DE
PAPELERÍA Y
CONSUMIBLES
DE CÓMPUTO
1-2T
1T
C
FIN
ELABORACIÓN
REVISIÓN
VISTO BUENO
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
MARZO 2010
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
SACI
15
PROCEDIMIENTO
DEL
Altas en el Inventario de Bienes.
OBJETIVO
Dar de alta en el Sistema de Adquisiciones, los bienes adquiridos y asignarles su clave de inventario.
FRECUENCIA
DE
REALIZACIÓN
Eventual.
PROCEDIMIENTOS
CON LOS QUE
A
D
A
CONECTA
L
O
R
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
T
N
CO
- Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas Administrativas.
- Revisiones al Inventario de Bienes Muebles.
- Baja de Mobiliario y Equipo.
NORMAS
•
•
CO
A
I
P
NO
Estarán sujetos a registro y resguardo los bienes muebles que se adquieran y que por su
naturaleza y costo deban constituir activo fijo de la Secretaría y que cumplan con las condiciones
siguientes:
- Los que tengan un valor de compra igual o superior a 15 salarios mínimos vigentes en la Capital
del Estado.
- Aquellos cuya vida útil sea superior a un año y dos años para los bienes muebles de carácter
científico y técnico, que no tengan la consideración de bienes de consumo.
Dichos bienes incluirán las refacciones y accesorios que restablezcan en todo o en parte la
capacidad de producción, servicio o que aumente la duración, costo y/o uso del equipo más allá
del término normal previsto de vida.
Cada área administrativa deberá llevar el control interno de todos aquellos bienes que por su
estructura física tengan un tiempo útil superior a un año o más, pero que su costo no rebase los 15
salarios mínimos establecidos para alta en inventario.
E LABORACIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
REVISIÓN
VISTO BUENO
AUTORIZACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
MARZO
2010
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SACI
16
NORMAS
•
Dentro de los bienes de control interno, se deberán considerar las herramientas de desgaste y los
accesorios de oficina que por su estructura de fabricación tengan una durabilidad superior a un año.
•
En el caso de los bienes de desgaste, considerados los bienes de control interno, se deberá
entregar un bien nuevo a cambio del bien dado de baja. En el caso de no contar con éste, se
entregará sólo con la autorización y visto bueno del Director General correspondiente.
•
Para que un bien sea incluido en el inventario de bienes muebles, se deberá proporcionar una
descripción apropiada de cada uno de ellos y por lo menos precisar:
- Nombre genérico del bien.
- Copia de factura de adquisición, la cual contendrá número, nombre del proveedor, fecha de
adquisición y costo unitario.
- Marca.
- Modelo, en el caso de que se incluya desde fabricación.
- Estructura general de fabricación.
- Color predominante del bien.
- Medida, capacidad, peso o contenido cuando ello marque una diferencia entre bienes
homogéneos.
- Número de serie en el caso de que se incluya desde fabricación.
- Nombre del usuario directo que tenga a cargo el bien.
- Registro Federal de Contribuyentes / Clave Única de Registro de Población preferentemente esta
última.
- Clave del Departamento en el cual está ubicado físicamente el bien, dicha clave estará
constituida de cuatro dígitos de la unidad presupuestal y tres de la clave del departamento.
A
D
A
L
O
R
•
•
NO
T
N
CO
El número de inventario se deberá integrar por seis dígitos de la clave del bien y por un número
progresivo.
CO
A
I
P
El registro y control de inventarios, se deberá realizar de acuerdo a los siguientes motivos de
ingreso:
- Adquisición (factura).
- Comodato.
- Donación.
- Permuta.
- Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad o posesión del Gobierno del
Estado.
•
La clasificación para el registro y control de inventarios deberá realizarse de acuerdo con:
- Sus características, por ejemplo: Equipo de Oficina, Herramientas mayores, Equipo fotográfico y
audiovisual por mencionar algunos.
- Las necesidades de control, todos los equipos que por circunstancias de operación deban
incrementar y/o disminuir sus componentes, aquellos que aumenten el tiempo de vida normal,
los que requieran el uso delicado o higiénico, los que sean de gran volumen, aquellos que la
exposición a ambientes extremos lo deterioren, desgasten o corran el riesgo de destrucción, por
ejemplo: Equipo de cómputo, Software, Enciclopedias y material bibliográfico, Instrumental
médico, Mobiliario escolar, Equipo que por su naturaleza deba estar aislado o no pueda estar a la
vista, Equipo de señalamiento y tráfico vehicular, entre otros.
•
El registro de alta en inventarios se deberá realizar con el valor de adquisición; respecto de los
bienes muebles producidos, el valor se asignará de acuerdo con el costo de producción y si se
trata de semovientes capturados, el que se cotice en la fecha de la captura.
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SACI
17
NORMAS
•
Tratándose de bienes muebles cuyo valor de adquisición no se encuentre determinado, la
Dependencia o Entidad deberá aplicar el Art. 92 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos,
Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave,
para efectos administrativos de inventario.
•
A efecto de evitar duplicidad en el registro, la Dependencia deberá implantar sistemas de
identificación claros y visibles a efectos de regularizar los bienes que no cuentan con una Etiqueta
de inventario y que están en proceso de alta o en los casos que ésta sea ilegible o esté
deteriorada.
•
Las Etiquetas de inventario deberán adherirse en piezas fijas, nunca en piezas desprendibles; en
el vértice superior derecho de la parte que se le dé uso de manera principal; en caso de los equipos
de cómputo en la parte posterior del chasis del CPU.
•
La Dirección General de Innovación Tecnológica, será responsable de imprimir las Etiquetas de
inventario que se requieran para los bienes de acuerdo con la información del Archivo de texto
proporcionada por la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios.
•
Se deberá proceder en forma semestral por lo menos a la revisión de los bienes muebles a cargo de
la Secretaría, a fin de mantener actualizados los inventarios y Resguardos.
•
Dichos inventarios y Resguardos deberán contener todos los bienes de propiedad estatal
debidamente clasificados, sin importar la procedencia de recursos públicos que generaron su
adquisición.
•
Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar el Resguardo elaborado por la
Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios; así como informar cualquier cambio en los
mismos para mantenerlos actualizados.
•
A
D
A
L
O
R
CO
A
I
P
NO
T
N
CO
Los usuarios directos de los bienes, deberán firmar los resguardos, que no tengan ninguna
observación, en un plazo no mayor a 5 (cinco) días hábiles a partir de la fecha de entrega del mismo
por la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios. En caso contrario se notificará al
Órgano Interno de Control para fincar las responsabilidades a que haya lugar.
•
Todo bien no resguardado se concentrará en el almacén que determine la Subdirección de
Adquisiciones y Control de Inventarios, para la posterior asignación al área administrativa que lo
solicite de manera oficial, sin que esto implique reposición del bien al área administrativa original.
•
Los Resguardos deberán realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cada
bien y de conformidad con la inscripción en el inventario.
•
Los servidores públicos que tengan bajo su custodia o resguardo bienes muebles, serán
responsables del cuidado y, de ser el caso, de su reposición y del resarcimiento de algún daño y/
o perjuicio causado, independientemente de las responsabilidades a que haya lugar. En los casos
de bienes asegurados, los servidores públicos que los tengan bajo custodia pagarán los gastos
directos e indirectos del rescate del monto asegurado.
•
La Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios, deberá enviar a la Subdirección de
Registro y Consolidación Contable, un Concentrado de importe de altas y bajas en donde se
incluya el importe de los activos fijos adquiridos para que éstos se vean reflejados en los Estados
Financieros de la Dependencia.
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SACI
18
NORMAS
•
En los casos fortuitos o de fuerza mayor, en los que no exista Titular del área administrativa, el
Subdirector de Adquisiciones y Control de Inventarios, deberá autorizar los movimientos de
reubicación de bienes, cambio de usuario o salida de los bienes inventariados de las instalaciones
(pase de salida), en tanto no se designe al Titular correspondiente.
•
La Documentación que ampare la propiedad de los bienes, deberá permanecer en el área de
Inventarios, para su resguardo y custodia.
•
Las Facturas se deberán registrar en el inventario general de bienes una vez concluido su trámite
ante el Departamento de Órdenes de Pago o su equivalente en las demás Dependencias del Poder
Ejecutivo.
L
O
R
A
D
A
CO
A
I
P
NO
T
N
CO
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
DEL
SACI
19
PROCEDIMIENTO
Altas en el Inventario de Bienes.
ÁREA Y/O PUESTO
ACTIVIDAD
Jefe del Departamento de 1.
Almacenes e Inventarios.
Recibe del Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores
el Pedido en fotocopia.
2.
Accesa al sistema de cómputo y registra información en el
formato Control de reportes.
3.
Imprime el Control de reportes en un tanto, y registra el
nombre de la persona a la que le asigna el trabajo.
4.
Turna al Auxiliar Administrativo de Inventarios encargado de
realizar el trabajo el Pedido en fotocopia y el Control de
reportes en un tanto.
de 5.
Recibe del Jefe del Departamento de Almacenes e Inventarios
el Pedido en fotocopia y el Control de reportes en un tanto.
6.
Accesa y registra en el Sistema de Adquisiciones y Control de
Inventarios los siguientes datos: Sector, usuario actual, tipo de
equipo, descripción, precio, proveedor, y clave de inventario
actual, con base en el Pedido en fotocopia, realizando las
anotaciones que se requieran en el Control de reportes en un
tanto.
Auxiliar Administrativo
Inventarios.
CO
A
I
P
A
D
A
L
O
R
NO
T
N
CO
7.
Genera a través del Sistema de Adquisiciones y Control de
Inventarios un Archivo de texto con los datos capturados, lo
comparte en intranet en la carpeta de adquisiciones y archiva
de manera cronológica temporal, el Pedido en fotocopia junto
con el Control de reportes en un tanto.
8.
Elabora e imprime la Solicitud de impresión en dos tantos,
en donde solicita la impresión de las etiquetas de inventario y
recaba firma de autorización del Jefe del Departamento de
Almacenes e Inventarios.
9.
Turna a la Dirección General de Innovación Tecnológica, la
Solicitud de impresión en primer tanto, recabando sello de
recibido en el segundo tanto, el cual archiva de manera
cronológica temporal.
Pasa el tiempo.
10.
Recibe de la Dirección General de Innovación Tecnológica, la
Etiqueta de inventario correspondiente.
Pasa el tiempo.
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
DEL
SACI
20
PROCEDIMIENTO
Altas en el Inventario de Bienes.
ÁREA Y/O PUESTO
ACTIVIDAD
Auxiliar Administrativo de 11.
Inventarios.
Recibe del Departamento de Órdenes de Pago, la Factura en
original.
12.
Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios e
ingresa los datos siguientes: Factura actual y número de serie
respectivo, y archiva de manera cronológica temporal la
Factura en original.
13.
Adhiere la Etiqueta de inventario a los bienes,
desplazándose para ello al Almacén de Banderilla o de la
SEFIPLAN, según corresponda.
CO
A
I
P
A
D
A
L
O
R
Pasa el tiempo.
14.
Acude al área administrativa de la SEFIPLAN y obtiene el
nombre completo del usuario directo y su Registro Federal de
Contribuyentes o Clave Única de Registro de Población.
15.
Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios y
registra el nombre completo del usuario directo y su Registro
Federal de Contribuyentes o Clave Única de Registro de
Población.
16.
Imprime a través del Sistema de Adquisiciones y Control de
Inventarios, el Resguardo en dos tantos y los firma.
17.
Recaba la firma del usuario directo y distribuye el Resguardo
de la siguiente forma:
- Primer tanto, al usuario directo del bien.
- Segundo tanto, al archivo cronológico temporal.
NO
T
N
CO
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:
- Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas
Administrativas.
- Revisiones al Inventario de Bienes Muebles.
- Baja de Mobiliario y Equipo.
ALTAS EN EL INVENTARIO DE BIENES
DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS
DIRECCIÓN GENERAL
DE INNOVACIÓN
TECNOLÓGICA
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE ALMACENES E
INVENTARIOS
INICIO
USUARIO DIRECTO
ADHIERE A
LOS BIENES
TURNA RECABANDO
SELLO DE RECIBIDO
RECIBE
RECABA FIRMA Y
DISTRIBUYE
USUARIO
DIRECTO
DEPARTAMENTO DE
COTIZADORES Y PAGO
A PROVEEDORES
O1T
O
1T
1F
RECIBE
RESGUARDO
ETIQUETA DE
INVENTARIO
SOLICITUD DE
IMPRESIÓN
PEDIDO
2T
2T
CONTROL DE
REPORTES
PEDIDO
C
C
1T
1F
ACCESA Y REGISTRA
DATOS
ACCESA Y REGISTRA
INFORMACIÓN EN
EL FORMATO
CON BASE EN
EL PEDIDO
SISTEMA DE
ADQUISICIONES
Y CONTROL DE
INVENTARIOS
CONTROL DE
REPORTES
ÁREA
ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL
DE INNOVACIÓN
TECNOLÓGICA
ETIQUETA DE
INVENTARIO
IMPRIME Y REGISTRA
NOMBRE DE LA
PERSONA A QUIEN LE
ASIGNA EL TRABAJO
SISTEMA DE
ADQUISICIONES
Y CONTROL DE
INVENTARIOS
CONTROL DE
REPORTES
1T
PEDIDO
PIA
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
DE INVENTARIOS
TURNA
CO
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
DE ALMACENES E
INVENTARIOS
PEDIDO
1F
NO
R
T
N
CO
FIN
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:
- ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO POR AVISO DE
LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS DE LA SEFIPLAN.
- REVISIONES AL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES.
- BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO.
ACCESA Y REGISTRA EL
NOMBRE COMPLETO
DEL USUARIO DIRECTO
Y SU R.F.C. O C.U.R.P.
SISTEMA DE
ADQUISICIONES
Y CONTROL DE
INVENTARIOS
DEPARTAMENTO
DE ÓRDENES
DE PAGO
1F
CONTROL DE
REPORTES
OL
RECIBE
GENERA UN ARCHIVO
DE TEXTO Y COMPARTE
EN INTRANET
A
D
A
ACUDE Y OBTIENE
NOMBRE DEL USUARIO
DIRECTO Y R.F.C. O
C.U.R.P.
1T
C
IMPRIME Y FIRMA
RECIBE
SISTEMA DE
ADQUISICIONES
Y CONTROL DE
INVENTARIOS
FACTURA
O
RESGUARDO
1-2T
ELABORA, IMPRIME Y
RECABA FIRMA DE
AUTORIZACIÓN
CONTROL DE
REPORTES
1T
SOLICITUD DE
IMPRESIÓN
ACCESA E INGRESA
DATOS
1-2T
SISTEMA DE
ADQUISICIONES
Y CONTROL DE
INVENTARIOS
FACTURA
O
C
ELABORACIÓN
REVISIÓN
VISTO BUENO
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
MARZO 2010
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
SACI
22
PROCEDIMIENTO
DEL
Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas Administrativas.
OBJETIVO
Actualizar los resguardos del Inventario por cambio de área administrativa de adscripción o de usuario
directo de los bienes.
FRECUENCIA
DE
REALIZACIÓN
Eventual.
PROCEDIMIENTOS
CON LOS QUE
L
O
R
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
- Baja de Mobiliario y Equipo.
NORMAS
•
•
CO
A
I
P
A
D
A
CONECTA
NO
T
N
CO
Los inventarios y Resguardos deberán contener todos los bienes de propiedad estatal
debidamente clasificados, sin importar la procedencia de recursos públicos que generaron su
adquisición.
El número de inventario se deberá integrar por seis dígitos de la clave del bien y por el número
progresivo.
•
Los Resguardos deberán realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cada
bien y de conformidad con la inscripción en el inventario.
•
Los servidores públicos que tengan bajo su custodia o resguardo, bienes muebles, serán
responsables, de ser el caso, de su reposición y del resarcimiento de algún daño y/o perjuicio
causado, independientemente de las responsabilidades a que haya lugar. En los casos de bienes
asegurados, los servidores públicos que los tengan bajo custodia pagarán los gastos directos e
indirectos del rescate del monto asegurado.
•
Las áreas administrativas de la SEFIPLAN, deberán informar a la Subdirección de Adquisiciones y
Control de Inventarios, sobre los cambios de usuarios directos de los bienes materiales.
E LABORACIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
REVISIÓN
VISTO BUENO
AUTORIZACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
MARZO
2010
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SACI
23
NORMAS
•
En la revisión de bienes muebles a cargo de la Secretaría, se deberá proceder en forma semestral
por lo menos, a fin de mantener actualizados los inventarios y Resguardos.
•
Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar el Resguardo elaborado por la
Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios.
•
En caso de no existir Resguardo firmado de un determinado bien propiedad del Gobierno del
Estado, la Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios deberá informarlo al Órgano
Interno de Control para su conocimiento.
L
O
R
A
D
A
CO
A
I
P
NO
T
N
CO
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
DEL
SACI
24
PROCEDIMIENTO
Actualización del Inventario por Aviso de las Áreas Administrativas.
ÁREA Y/O PUESTO
ACTIVIDAD
Jefe del Departamento de 1.
Almacenes e Inventarios.
Recibe del área administrativa de la SEFIPLAN, el Reporte por
cambio de usuario o de departamento en original.
2.
Revisa el Reporte por cambio de usuario o de
departamento en original y lo turna al Auxiliar Administrativo
de Inventarios.
de 3.
Recibe del Jefe del Departamento de Almacenes e Inventarios,
el Reporte por cambio de usuario o de departamento en
original.
4.
Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios, y
registra la nueva área administrativa de adscripción o el nombre
completo del usuario directo y su Registro Federal de
Contribuyentes o Clave Única de Registro de Población.
5.
Imprime a través del Sistema de Adquisiciones y Control de
Inventarios, el Resguardo en dos tantos y lo firma.
Auxiliar Administrativo
Inventarios.
CO
A
I
P
L
O
R
NO
6.
A
D
A
T
N
CO
Recaba la firma del usuario directo y distribuye el Resguardo
de la siguiente forma:
- Primer tanto, al usuario directo del bien.
- Segundo tanto, al archivo cronológico temporal, junto con el
Reporte por cambio de usuario o de departamento, en
original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:
- Baja de Mobiliario y Equipo.
ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO POR AVISO DE LAS ÁREAS ADMINISTRATIVAS
DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE ALMECENES E
INVENTARIOS
USUARIO DIRECTO
INICIO
RECABA FIRMA
Y DISTRIBUYE
RECIBE
USUARIO
DIRECTO
ÁREA ADMINISTRATIVA
DE LA SEFIPLAN
REPORTE POR CAMBIO
DE USUARIO O DE
DEPARTAMENTO
RESGUARDO
O
1T
O
RECIBE
A
D
A
2T
REPORTE POR CAMBIO
DE USUARIO O DE
DEPARTAMENTO
O
REPORTE POR CAMBIO
DE USUARIO O DE
O
DEPARTAMENTO
ACCESA Y REGISTRA
LA NUEVA ÁREA
ADMINISTRATIVA DE
ADSCRIPCIÓN O EL
NOMBRE DEL USUARIO
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DE INVENTARIOS
REVISA Y LO TURNA
REPORTE POR CAMBIO
DE USUARIO O DE
DEPARTAMENTO
IMPRIME Y FIRMA
O
NO
SISTEMA DE
ADQUISICIONES
Y CONTROL DE
INVENTARIOS
IA
P
O
OL
R
T
N
SISTEMA DE
ADQUISICIONES
Y CONTROL DE
INVENTARIOS
CO
C
FIN
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
- BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO.
RESGUARDO
1-2T
C
ELABORACIÓN
REVISIÓN
VISTO BUENO
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
MARZO 2010
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
M ANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
SACI
26
PROCEDIMIENTO
DEL
Revisiones al Inventario de Bienes Muebles.
OBJETIVO
Verificar que el inventario de bienes muebles esté acorde a las condiciones existentes.
FRECUENCIA
DE
REALIZACIÓN
Semestral.
PROCEDIMIENTOS
CON LOS QUE
CONECTA
AL FINAL CON:
- Baja de Mobiliario y Equipo.
NORMAS
•
•
CO
A
I
P
A
D
A
L
O
R
DE MANERA INTERMEDIA CON:
NO
T
N
CO
Deberán estar sujetos a registro y resguardo los bienes muebles que se adquieran y que por su
naturaleza y costo deban constituir activo fijo de la Secretaría y que cumplan con las dos
condiciones siguientes:
- Los que tengan un valor de compra igual o superior a 15 salarios mínimos vigentes en el Distrito
Federal.
- Aquellos cuya vida útil sea superior a un año - dos años para los bienes muebles de carácter
científico y técnico y que no tengan la consideración de bienes de consumo.
Dichos bienes incluirán las refacciones y accesorios que restablezcan en todo o en parte la
capacidad de producción, servicio o que aumente la duración, costo y/o uso del equipo más allá
del término normal previsto de vida.
Para que un bien sea incluido en el inventario de bienes muebles, se deberá proporcionar una
descripción apropiada de cada uno de ellos y por lo menos precisar:
- Nombre genérico del bien.
- Factura en copia de la adquisición, la cual contendrá número, nombre del proveedor, fecha de
adquisición y costo unitario.
E LABORACIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
REVISIÓN
VISTO BUENO
AUTORIZACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
MARZO
2010
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SACI
27
NORMAS
-
Marca.
Modelo, en el caso de que se incluya desde fabricación.
Estructura general de fabricación.
Color predominante del bien.
Medida, capacidad, peso o contenido cuando ello marque una diferencia entre bienes
homogéneos.
No. de serie en el caso de que se incluya desde fabricación.
Nombre del usuario directo que tenga a cargo el bien.
Registro Federal de Contribuyentes/Clave Única de Registro de Población preferentemente esta
última.
Clave del Departamento en el cual está ubicado físicamente el bien, dicha clave estará constituida
de cuatro dígitos de la unidad presupuestal y tres de la clave del Departamento.
•
Se deberá proceder por lo menos en forma semestral, a la revisión de los bienes muebles a cargo
de la Secretaría, a fin de mantener actualizados los inventarios y resguardos.
•
Los inventarios y resguardos, deberán contener todos los bienes debidamente clasificados, sin
importar la procedencia de recursos públicos que generaron su adquisición.
•
El registro y control de inventarios, se deberá realizar de acuerdo con los siguientes motivos de
ingreso:
- Adquisición (factura).
- Comodato.
- Donación.
- Permuta.
- Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad o posesión del Gobierno del Estado.
•
•
A
D
A
L
O
R
A
I
P
NO
T
N
CO
El número de inventario se deberá integrar por cuatro dígitos de la unidad presupuestal, cinco de la
clave del bien y por un número progresivo.
CO
El registro de alta en inventarios se deberá realizar con el valor de adquisición; respecto de los
bienes muebles producidos, el valor se asignará de acuerdo con el costo de producción y si se
trata de semovientes capturados, el que se cotice en la fecha de la captura.
•
Tratándose de bienes muebles cuyo valor de adquisición no se encuentre determinado, la
Dependencia o Entidad deberá aplicar el Art. 92 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos,
Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave,
para efectos administrativos de inventario.
•
A efecto de evitar duplicidad en el registro, la Dependencia deberá implantar sistemas de
identificación claros y visibles a efectos de regularizar los bienes que no cuentan con una Etiqueta
de inventario y que están en proceso de alta o en los casos que ésta sea ilegible o esté
deteriorada.
•
Las Etiquetas de inventario deberán adherirse en piezas fijas, nunca en piezas desprendibles; en
el vértice superior derecho de la parte que se le uso de manera principal; en caso de los equipos de
cómputo en la parte posterior del chasis del CPU.
•
La Dirección General de Innovación Tecnológica, será responsable de la impresión de las
Etiquetas de inventario cuando le sean solicitadas.
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SACI
28
NORMAS
•
Los Resguardos deberán realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cada
bien y de conformidad con la inscripción en el inventario.
•
Los servidores públicos que tengan bajo su custodia o resguardo bienes muebles, serán
responsables de su cuidado y de ser el caso, de su reposición y del resarcimiento de algún daño y/
o perjuicio causado, independientemente de las responsabilidades a que haya lugar. En los casos
de bienes asegurados, los servidores públicos que los tengan bajo custodia pagarán los gastos
directos e indirectos del rescate del monto asegurado.
•
Dichos inventarios y Resguardos deberán contener todos los bienes de propiedad estatal
debidamente clasificados, sin importar la procedencia de recursos públicos que generaron su
adquisición.
•
Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar Resguardo elaborado por la
Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios; así como informar cualquier cambio en los
mismos para mantenerlos actualizados.
•
La Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios, deberá elaborar y enviar mensualmente
a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, un Concentrado de importe de altas y
bajas en donde se incluya el importe de los activos fijos adquiridos para que éstos se vean
reflejados en los Estados Financieros de la Dependencia.
L
O
R
A
D
A
CO
A
I
P
NO
T
N
CO
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
DEL
SACI
29
PROCEDIMIENTO
Revisiones al Inventario de Bienes Muebles.
ÁREA Y/O PUESTO
ACTIVIDAD
Jefe del Departamento de
Almacenes e Inventarios.
1.
Determina y comunica al Auxiliar Administrativo de Inventarios,
el inicio de los trabajos de revisión del inventario.
Auxiliar Administrativo de
Inventarios.
2.
Recibe instrucciones de manera verbal del Jefe del
Departamento de Almacenes e Inventarios, del inicio de revisión
del inventario.
3.
Obtiene del archivo cronológico temporal, los Resguardos en
un tanto.
4.
Verifica en las áreas administrativas si se requiere actualizar
los Resguardos de los bienes muebles, en un tanto.
A
D
A
L
O
R
¿Se requiere actualizar los Resguardos?
T
N
CO
En caso de no requerir actualizar los Resguardos:
4A.
Determina como correctos los Resguardos en un tanto y los
archiva de manera cronológica temporal.
NO
Fin del Procedimiento.
CO
A
I
P
En caso de requerir actualizar los Resguardos:
5.
Completa el formato de Reporte de inventario de bienes
muebles en original y recaba firma de conformidad del usuario
directo del bien.
6.
Analiza cuáles son las causas de la actualización.
¿Cuáles son las causas de la actualización?
En caso que la causa de la actualización sea un bien
producido:
6A.
Accesa y registra en el Sistema de Adquisiciones y Control de
Inventarios los siguientes datos: sector, usuario actual, tipo de
equipo, descripción, precio, proveedor, fecha de entrada y clave
de inventario, nombre completo del usuario directo y su
Registro Federal de Contribuyentes o Clave Única de Registro
de Población.
6A.1.
Genera a través del Sistema de Adquisiciones y Control de
Inventarios, un Archivo de texto con los datos capturados y lo
comparte en intranet en la carpeta de adquisiciones.
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
DEL
SACI
30
PROCEDIMIENTO
Revisiones al Inventario de Bienes Muebles.
ÁREA Y/O PUESTO
ACTIVIDAD
Auxiliar Administrativo de
Inventarios.
6A.2.
Imprime la Solicitud de impresión en dos tantos, en donde
solicita la impresión de las etiquetas de inventario y recaba
firma de autorización del Jefe del Departamento de Almacenes
e Inventarios.
6A.3.
Turna a la Dirección General de Innovación Tecnológica, la
Solicitud de impresión en primer tanto, recabando sello de
recibido en el segundo tanto la cual archiva de manera
cronológica temporal.
A
D
A
Pasa el tiempo.
6A.4.
Recibe de la Dirección General de Innovación Tecnológica, la
Etiqueta de inventario y la adhiere al bien material.
L
O
R
T
N
CO
Continúa con la actividad No. 8.
En caso de que la causa de la actualización sea por un cambio
de usuario:
CO
A
I
P
NO
7.
Accesa y registra en el Sistema de Adquisiciones y Control de
Inventarios, el nombre completo del usuario directo y su
Registro Federal de Contribuyentes o Clave Única de Registro
de Población.
8.
Imprime a través del Sistema de Adquisiciones y Control de
Inventarios, el Resguardo actualizado en dos tantos y lo
firma.
9.
Recaba la firma del usuario directo y distribuye el Resguardo
actualizado de la siguiente manera:
- Primer tanto, al usuario directo del bien, junto con el
Resguardo en un tanto.
- Segundo tanto, al archivo cronológico temporal, junto con el
Reporte de inventario de bienes muebles en original.
10.
Elabora cada mes, el Concentrado de importe de altas y
bajas en original, en donde señala el precio que tenían
asignados los activos dados de baja y recaba firma de
autorización del Jefe del Departamento de Almacenes e
Inventarios.
11.
Turna a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, el
Concentrado de importe de altas y bajas en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:
- Baja de Mobiliario y Equipo.
REVISIONES AL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES
DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
ALMACENES E INVENTARIOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE ALMACENES E
INVENTARIOS
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE ALMACENES E
INVENTARIOS
RECIBE
INSTRUCCIONES DEL
INICIO DE REVISIÓN DEL
INVENTARIO
INICIO
DE MANERA
VERBAL
BIEN
PRODUCIDO
¿ CUÁLES SON LAS
CAUSAS DE LA
ACTUALIZACIÓN?
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DE INVENTARIOS
DETERMINA Y
COMUNICA EL INICIO DE
LOS TRABAJOS DE
REVISIÓN DEL
INVENTARIO
ELABORA Y RECABA
FIRMA DE
AUTORIZACIÓN
ACCESA Y REGISTRA
DATOS DEL USUARIO
CONCENTRADO DE
IMPORTE DE ALTAS
Y BAJAS
SISTEMA DE
ADQUISICIONES
Y CONTROL DE
INVENTARIOS
CAMBIO DE
USUARIO
CADA MES
O
OBTIENE
DIRECCIÓN GENERAL
DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
ACCESA Y REGISTRA
DATOS DEL USUARIO
RESGUARDOS
GENERA ARCHIVO DE
TEXTO Y LO COMPARTE
EN INTRANET
1T
SISTEMA DE
ADQUISICIONES
Y CONTROL DE
INVENTARIOS
A
D
A
C
1
L
O
R
T
N
IMPRIME Y FIRMA
RESGUARDOS
SISTEMA DE
ADQUISICIONES
Y CONTROL DE
INVENTARIOS
1T
¿ SE REQUIERE
ACTUALIZAR LOS
RESGUARDOS?
NO
RESGUARDOS
PIA
SI
CO
REPORTE DE
INVENTARIO DE
BIENES MUEBLES
NO
DETERMINA COMO
CORRECTOS
CO
USUARIO
DIRECTO
O
IMPRIME Y RECABA
FIRMA DE
AUTORIZACIÓN
FIN
SOLICITUD DE
IMPRESIÓN
RESGUARDO
ACTUALIZADO
COMPLETA EL
FORMATO Y RECABA
FIRMA DE
CONFORMIDAD
CONCENTRADO DE
IMPORTE DE ALTAS
Y BAJAS
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
DE ALMACENES E
INVENTARIOS
VERIFICA EN LAS ÁREAS
ADMINISTRATIVAS SI
REQUIEREN ACTUALIZAR
USUARIO
DIRECTO
TURNA
SISTEMA DE
ADQUISICIONES
Y CONTROL DE
INVENTARIOS
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
- BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO.
1-2T
1-2T
DIRECCIÓN GENERAL
DE INNOVACIÓN
TECNOLÓGICA
TURNA RECABANDO
SELLO DE RECIBIDO
RECABA FIRMA
Y DISTRIBUYE
SOLICITUD DE
IMPRESIÓN
1T
RESGUARDO
ACTUALIZADO
USUARIO
DIRECTO
C
FIN
O1T
2T
1T
C
RESGUARDO
1T
O
RESGUARDO
ACTUALIZADO
2T
ANALIZA CUÁLES SON
LAS CAUSAS DE LA
ACTUALIZACIÓN
REPORTE DE
INVENTARIO DE
BIENES MUEBLES
DIRECCIÓN GENERAL
DE INNOVACIÓN
TECNOLÓGICA
O
RECIBE Y ADHIERE
AL BIEN MATERIAL
C
ETIQUETA DE
INVENTARIO
1
ELABORACIÓN
REVISIÓN
VISTO BUENO
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
MARZO 2010
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
SACI
32
PROCEDIMIENTO
DEL
Baja de Mobiliario y Equipo.
OBJETIVO
Desincorporar del inventario, los bienes en desuso de las áreas administrativas de la SEFIPLAN, para
mantener actualizado el Sistema de Adquisiciones.
FRECUENCIA
DE
REALIZACIÓN
Eventual.
PROCEDIMIENTOS
CON LOS QUE
CONECTA
A
D
A
L
O
R
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
T
N
CO
- Reasignación de Mobiliario y Equipo.
- Enajenaciones Gratuitas de Mobiliario y Equipo (Donaciones), (Departamento de Licitaciones).
- Enajenaciones Onerosas de Mobiliario, Equipo o Material de Desecho (Departamento de
Licitaciones).
NORMAS
•
CO
A
I
P
NO
Se podrán dar de baja los bienes muebles, previo cumplimiento de las formalidades establecidas
en la ley en materia y demás disposiciones aplicables, en los siguientes casos:
- El estado físico o cualidades técnicas ya no resulten útiles o funcionales.
- Los extraviados o robados.
- Los que se hubieren deteriorado notablemente o destruido.
- Los que ya no se requieran para el servicio al cual se les destinó.
- Formen parte de un lote de muebles que se desincorporen de una Dependencia o Entidad.
•
Las Dependencias y Entidades, deberán documentar y efectuar el trámite administrativo de baja,
enajenación y destino final de los bienes muebles que figuren en sus respectivos inventarios, e
informar al respecto a la Secretaría de Finanzas y Planeación.
•
En los casos de enajenación, la Secretaría de Finanzas y Planeación deberá tramitar la
autorización correspondiente ante el H. Congreso del Estado.
E LABORACIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
REVISIÓN
VISTO BUENO
AUTORIZACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
MARZO
2010
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SACI
33
NORMAS
•
Será responsabilidad de la Dependencia o Entidad, la guarda y custodia de los bienes que se
encuentren en proceso de baja, en tanto no se obtengan las autorizaciones, trámites
administrativos o se determine el destino final de los mismos.
•
La Secretaría de Finanzas y Planeación, deberá operar la baja del sistema informático de
inventarios, previa entrega del Acta del Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas de cada
sector, el cual autorizó dicho movimiento y donde se especifican los motivos que pueden ser:
- Deterioro.
- Obsolescencia.
- Destrucción.
- Donación.
- Extravío.
- Cualquier otro acto que implique la transición de la propiedad del Gobierno del Estado.
•
En el caso de no contar con Etiqueta, los bienes a desincorporar del inventario general del
Gobierno del Estado, se deberá informar los motivos de dicha carencia.
•
Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar el Resguardo elaborado por la
Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios, en el cual no se contemple el bien dado de
baja.
•
La Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios deberá elaborar y enviar a la Dirección
General de Contabilidad Gubernamental, el Concentrado de importe de altas y bajas en donde
se incluya el importe de los activos fijos adquiridos o dados de baja para que éstos se vean
reflejados en los Estados Financieros de la Dependencia.
L
O
R
A
D
A
CO
A
I
P
NO
T
N
CO
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
DEL
SACI
34
PROCEDIMIENTO
Baja de Mobiliario y Equipo.
ÁREA Y/O PUESTO
ACTIVIDAD
Almacenista de Banderilla.
1.
Recibe del área administrativa de la SEFIPLAN, la Baja de
bienes muebles en tres tantos y el Mobiliario y equipo que
requieren dar de baja.
2.
Sella de recibido la Baja de bienes muebles en tres tantos, y
distribuye el documento de la siguiente manera:
- Primer tanto, al área administrativa de la SEFIPLAN que
solicita la baja.
- Segundo tanto, al Auxiliar Administrativo de Inventarios.
- Tercer tanto, al archivo cronológica temporal.
3.
Resguarda en el Almacén el Mobiliario y Equipo entregado
para baja.
4.
Recibe del Almacenista de Banderilla la Baja de bienes
muebles, en segundo tanto.
5.
Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios
en el módulo de bajas y realiza la baja del bien.
Auxiliar Administrativo de
Inventarios.
CO
A
I
P
A
D
A
L
O
R
NO
T
N
CO
Pasa el tiempo.
6.
Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios y
genera, imprime y firma el Resguardo actualizado en dos
tantos, del usuario directo que tenía a su custodia el bien dado
de baja, en el cual ya no se incluye.
7.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Resguardo del
usuario directo del bien en un tanto, en el cual se incluía el bien
dado de baja.
8.
Recaba la firma del usuario directo en el Resguardo
actualizado en dos tantos y lo distribuye de la siguiente
manera:
- Primer tanto, al usuario directo del bien, junto con el
Resguardo en un tanto.
- Segundo tanto, al archivo cronológico temporal.
9.
Elabora cada mes, el Concentrado de importe de altas y
bajas en original, en donde señala el precio que tenían
asignados los activos dados de baja y recaba firma de
autorización del Jefe del Departamento de Almacenes e
Inventarios.
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
DEL
SACI
35
PROCEDIMIENTO
Baja de Mobiliario y Equipo.
ÁREA Y/O PUESTO
ACTIVIDAD
Auxiliar Administrativo de
Inventarios.
10.
Turna a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, el
Concentrado de importe de altas y bajas en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con los procedimientos:
- Reasignación de Mobiliario y Equipo.
- Enajenaciones Gratuitas de Mobiliario y Equipo (Donaciones)
(Departamento de Licitaciones).
- Enajenaciones Onerosas de Mobiliario, Equipo o Material de
Desecho (Departamento de Licitaciones).
L
O
R
A
D
A
CO
A
I
P
NO
T
N
CO
BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO
DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS
ALMACENISTA DE BANDERILLA
ALMACENISTA DE
BANDERILLA
USUARIO
DIRECTO
INICIO
RECABA FIRMA
Y DISTRIBUYE
RECIBE
ÁREA ADMINISTRATIVA
DE LA SEFIPLAN
RESGUARDO
ACTUALIZADO
BAJA DE BIENES
MUEBLES
USUARIO
DIRECTO
2T
1T
RECIBE
RESGUARDO
BAJA DE BIENES
MUEBLES
1T
1-3T
RESGUARDO
ACTUALIZADO
ACCESA Y REALIZA
LA BAJA DEL BIEN
MOBILIARIO
Y EQUIPO
A
D
A
SISTEMA DE
ADQUISICIONES Y
CONTROL DE
INVENTARIOS
L
O
R
T
N
SELLA DE RECIBIDO
Y DISTRIBUYE
ÁREA ADMINISTRATIVA
DE LA SEFIPLAN
BAJA DE BIENES
MUEBLES
AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DE INVENTARIOS
2T
3T
IA
P
O
C
RESGUARDA EN
EL ALMACÉN
MOBILIARIO
Y EQUIPO
CO
ACCESA, GENERA,
IMPRIME Y FIRMA
1T
NO
C
SISTEMA DE
ADQUISICIONES Y
CONTROL DE
INVENTARIOS
RESGUARDO
ACTUALIZADO
2T
C
JEFE DEL DEPARTAMENTO
DE ALMACENES E
INVENTARIOS
ELABORA Y RECABA
FIRMA DE
AUTORIZACIÓN
CADA MES
CONCENTRADO DE
IMPORTE DE ALTAS
Y BAJAS
O
DIRECCIÓN GENERAL
DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
TURNA
1-2T
CONCENTRADO DE
IMPORTE DE ALTAS
Y BAJAS
O
OBTIENE
FIN
RESGUARDO
1T
CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:
- REASIGNACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO.
- ENAJENACIONES GRATUITAS DE MOBILIARIO Y EQUIPO
(DONACIONES) (DEPARTAMENTO DE LICITACIONES).
- ENAJENACIONES ONEROSAS DE MOBILIARIO, EQUIPO O
MATERIAL DE DESECHO (DEPARTAMENTO DE LICITACIONES).
C
ELABORACIÓN
REVISIÓN
VISTO BUENO
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
MARZO 2010
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
SACI
37
PROCEDIMIENTO
DEL
Reasignación de Mobiliario y Equipo.
OBJETIVO
Reincorporar al inventario los bienes dados de baja, que pongan en servicio las áreas administrativas
de SEFIPLAN.
FRECUENCIA
DE
REALIZACIÓN
Eventual.
PROCEDIMIENTOS
CON LOS QUE
L
O
R
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
- Baja de Mobiliario y Equipo.
NORMAS
•
CO
A
I
P
A
D
A
CONECTA
NO
T
N
CO
Será responsabilidad de la Dependencia o Entidad, la guarda y custodia de los bienes que se
encuentren en proceso de baja, en tanto no se obtengan las autorizaciones, trámites
administrativos o se determine el destino final de los mismos.
•
Los usuarios directos de los bienes deberán firmar y conservar el Resguardo elaborado por la
Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios; así como informar cualquier cambio en los
mismos para mantenerlos actualizados.
•
Los Resguardos deberán realizarse de modo que pueda comprobarse la existencia física de cada
bien de conformidad con la inscripción en el inventario.
•
Los servidores públicos que tengan bajo su custodia o resguardo bienes muebles, serán
responsables de su cuidado y, de ser el caso, de su reposición y del resarcimiento de algún daño
y/o perjuicio causado, independientemente de las responsabilidades a que haya lugar. En los
casos de bienes asegurados, los servidores públicos que los tengan bajo custodia pagarán los
gastos directos e indirectos del rescate del monto asegurado.
E LABORACIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
REVISIÓN
VISTO BUENO
AUTORIZACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
MARZO
2010
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SACI
38
NORMAS
•
La Subdirección de Adquisiciones y Control de Inventarios, deberá enviar a la Dirección General de
Contabilidad Gubernamental, un Concentrado de importe de altas y bajas en donde se incluya
el importe de los activos fijos que habían sido dados de baja y que han sido reincorporados al
servicio, para que éstos se vean reflejados en los Estados Financieros de la Dependencia.
L
O
R
A
D
A
CO
A
I
P
NO
T
N
CO
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
DEL
SACI
39
PROCEDIMIENTO
Reasignación de Mobiliario y Equipo.
ÁREA Y/O PUESTO
ACTIVIDAD
Jefe del Departamento de 1.
Almacenes e Inventarios.
Recibe del área administrativa de la SEFIPLAN, el Oficio de
solicitud de asignación de mobiliario y equipo en original.
2.
Accesa y verifica en el Sistema de Adquisiciones y Control de
Inventarios si dispone de los bienes que solicita el área
administrativa de la SEFIPLAN, en el mobiliario y equipo dado
de baja.
¿Dispone del mobiliario y equipo que solicitan?
A
D
A
En caso de no disponer del mobiliario y equipo que solicitan:
CO
A
I
P
L
O
R
2A.
Elabora e imprime el Oficio de respuesta en dos tantos, en el
cual señala que no hay mobiliario y equipo disponible.
2A.1.
Recaba firma del Subdirector de Adquisiciones y Control de
Inventarios en el Oficio de respuesta en dos tantos.
2A.2.
Turna al área administrativa de la SEFIPLAN, el Oficio de
respuesta en primer tanto y archiva el segundo tanto de
manera cronológica temporal, junto con el Oficio de solicitud
de asignación de mobiliario y equipo en original.
NO
T
N
CO
Fin del procedimiento.
En caso de disponer del mobiliario y equipo que solicitan:
3.
Recaba autorización verbal del Subdirector de Adquisiciones y
Control de Inventarios, para que el área administrativa de la
SEFIPLAN realice una inspección ocular de los bienes que
requiere del Almacén de Banderilla.
4.
Informa al área administrativa de la SEFIPLAN de manera
verbal, que verifique con el Almacenista de Banderilla si el
mobiliario y equipo disponible se ajusta a sus necesidades.
Pasa el tiempo.
5.
Verifica si el mobiliario y equipo cubre las necesidades del área
administrativa de la SEFIPLAN.
¿Cubre las necesidades el mobiliario y equipo?
En caso de que no cubra las necesidades el mobiliario y
equipo:
5A.
Recibe comentarios de manera verbal del área administrativa
de la SEFIPLAN, respecto de la no cobertura de necesidades.
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
DEL
SACI
40
PROCEDIMIENTO
Reasignación de Mobiliario y Equipo.
ÁREA Y/O PUESTO
ACTIVIDAD
Fin del procedimiento.
Jefe del Departamento de
Almacenes e Inventarios.
En caso de que cubra las necesidades el mobiliario y equipo:
6.
Elabora e imprime la Nota de salida de almacén en tres
tantos y recaba firma de autorización del Subdirector de
Adquisiciones y Control de Inventarios.
7.
Entrega al área administrativa de la SEFIPLAN, la Nota de
salida de almacén en tres tantos.
Pasa el tiempo.
Almacenista de Banderilla.
A
D
A
L
O
R
8.
Recibe del área administrativa de la SEFIPLAN, la Nota de
salida de almacén en tres tantos.
9.
Sella de recibido la Nota de salida de almacén en tres
tantos.
NO
T
N
CO
10.
Entrega la Nota de salida de almacén en tercer tanto, al área
administrativa de la SEFIPLAN y el Mobiliario y Equipo
solicitado.
11.
Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios y
registra la salida del Mobiliario y Equipo, con base en la Nota
de salida de almacén en dos tantos, mismas que distribuye
de la siguiente manera:
- Primer tanto, al Auxiliar Administrativo de Inventarios.
- Segundo tanto, al archivo cronológico temporal.
Auxiliar Administrativo de 12.
Inventarios.
Recibe del Almacenista de Banderilla la Nota de salida de
almacén en primer tanto.
13.
Obtiene del área administrativa el nombre completo del usuario
directo y su Registro Federal de Contribuyentes o Clave Única
de Registro de Población.
14.
Accesa al Sistema de Adquisiciones y Control de Inventarios y
registra el nombre completo del usuario directo y su Registro
Federal de Contribuyentes o Clave Única de Registro de
Población.
15.
Genera, imprime a través del Sistema de Adquisiciones y
Control de Inventarios el Resguardo actualizado en dos
tantos del usuario directo que tiene a su custodia el bien
reasignado.
CO
A
I
P
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
DEL
SACI
41
PROCEDIMIENTO
Reasignación de Mobiliario y Equipo.
ÁREA Y/O PUESTO
Auxiliar Administrativo
de Inventarios.
ACTIVIDAD
16.
Firma el Resguardo actualizado en dos tantos.
17.
Obtiene del archivo cronológico temporal, el Resguardo del
usuario directo del bien en un tanto, en el cual no se incluía el
bien que ahora tiene bajo su custodia.
18.
Recaba firma del usuario directo, en el Resguardo actualizado
en dos tantos y lo distribuye de la siguiente manera:
- Primer tanto, al usuario directo del bien, junto con el
Resguardo en un tanto.
- Segundo tanto, al archivo cronológico temporal, junto con la
Nota de salida de almacén en primer tanto.
L
O
R
Pasa el tiempo.
19.
CO
A
I
P
T
N
CO
Elabora mensualmente, el Concentrado de importe de altas y
bajas en original, en donde señala el importe global que tenían
los activos reasignados en el momento de haber sido dados de
baja y recaba firma de autorización del Jefe del Departamento de
Almacenes e Inventarios.
NO
20.
A
D
A
Turna a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, el
Concentrado de importe de altas y bajas en original.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:
- Baja de Mobiliario y Equipo.
REASIGNACIÓN DE MOBILIARIO Y EQUIPO
DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE INVENTARIOS
ALMACENISTA DE BANDERILLA
ÁREA
ADMINISTRATIVA
DE LA SEFIPLAN
ÁREA
ADMINISTRATIVA
DE LA SEFIPLAN
USUARIO
DIRECTO
ALMACENISTA
DE BANDERILLA
INICIO
¿CUBRE LAS
NECESIDADES EL
MOBILIARIO Y
EQUIPO?
ÁREA
ADMINISTRATIVA
DE LA SEFIPLAN
NO
RECIBE
RECIBE COMENTARIOS
DE MANERA VERBAL DE
LA NO COBERTURA DE
NECESIDADES
NOTA DE SALIDA
DE ALMACÉN
SUBDIRECTOR DE
ADQUISICIONES Y
CONTROL DE
INVENTARIOS
RECIBE
RECABA FIRMA
Y DISTRIBUYE
RECIBE
NOTA DE SALIDA
DE ALMACÉN
RESGUARDO
ACTUALIZADO
1-3T
SI
USUARIO
DIRECTO
1T
1T
FIN
RESGUARDO
ELABORA, IMPRIME Y
RECABA FIRMA DE
AUTORIZACIÓN
OFICIO DE SOLICITUD
DE ASIGNACIÓN DE
MOBILIARIO Y EQUIPO
1T
O
OBTIENE EL NOMBRE
DEL USUARIO DIRECTO
Y R.F.C. O C.U.R.P.
SELLA DE RECIBIDO
NOTA DE SALIDA
DE ALMACÉN
NOTA DE SALIDA
DE ALMACÉN
ACCESA Y VERIFICA SI
SE DISPONE DE
MOBILIARIO Y EQUIPO
DADO DE BAJA
ÁREA
ADMINISTRATIVA
DE LA SEFIPLAN
SISTEMA DE
ADQUISICIONES
Y CONTROL DE
INVENTARIOS
1-3T
L
O
R
T
N
ÁREA
ADMINISTRATIVA
DE LA SEFIPLAN
ENTREGA
ELABORA E IMPRIME
ENTREGA
NOTA DE SALIDA
DE ALMACÉN
OFICIO DE
RESPUESTA
¿DISPONE DEL
MOBILIARIO Y EQUIPO
QUE SOLICITAN?
SUBDIRECTOR DE
ADQUISICIONES Y
CONTROL DE
INVENTARIOS
1-3T
1-2T
NO
SUBDIRECTOR DE
ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
SI
RECABA FIRMA
RECABA AUTORIZACIÓN
VERBAL PARA VISITA
OCULAR
IA
P
O
OFICIO DE
RESPUESTA
1-2T
ÁREA
ADMINISTRATIVA
DE LA SEFIPLAN
INFORMA QUE
VERIFIQUE SI EL
MOBILIARIO Y EQUIPO
DISPONIBLE SE AJUSTA
A SUS NECESIDADES
NO
C
ÁREA
ADMINISTRATIVA
DE LA SEFIPLAN
TURNA
OFICIO DE
RESPUESTA
CO
RESGUARDO
ACTUALIZADO
A
D
A
1-3T
2T
NOTA DE SALIDA
DE ALMACÉN
ACCESA Y REGISTRA
NOMBRE COMPLETO Y
R.F.C. O C.U.R.P.
1T
SISTEMA DE
ADQUISICIONES
Y CONTROL DE
INVENTARIOS
C
JEFE DEL
DEPARTAMENTO
DE ALMACENES
E INVENTARIOS
NOTA DE SALIDA
DE ALMACÉN
3T
MOBILIARIO
Y EQUIPO
GENERA E IMPRIME
ELABORA Y RECABA
FIRMA DE
AUTORIZACIÓN
SISTEMA DE
ADQUISICIONES
Y CONTROL DE
INVENTARIOS
MENSUALMENTE
CONCENTRADO
DE IMPORTE DE
ALTAS Y BAJAS
RESGUARDO
ACTUALIZADO
O
1-2T
DIRECCIÓN GENERAL
DE CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
ACCESA, REGISTRA
SALIDA DEL MOBILIARIO
Y EQUIPO Y DISTRIBUYE
SISTEMA DE
ADQUISICIONES
Y CONTROL DE
INVENTARIOS
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
DE INVENTARIOS
NOTA DE SALIDA
DE ALMACÉN
TURNA
FIRMA
CONCENTRADO
DE IMPORTE DE
ALTAS Y BAJAS
RESGUARDO
ACTUALIZADO
O
1-2T
1T
1T
2T
FIN
VERIFICA SI EL
MOBILIARIO Y EQUIPO
CUBRE LAS
NECESIDADES DEL
ÁREA ADMINISTRATIVA
OBTIENE
2T
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
- BAJA DE MOBILIARIO Y EQUIPO.
C
OFICIO DE SOLICITUD
DE ASIGNACIÓN DE
MOBILIARIO Y EQUIPO
RESGUARDO
O
1T
C
C
FIN
ELABORACIÓN
REVISIÓN
VISTO BUENO
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
MARZO 2010
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
SACI
43
PROCEDIMIENTO
DEL
Alta en el Padrón de Proveedores.
OBJETIVO
Registrar en el padrón, a los Proveedores que se les han adjudicado pedidos para las Dependencias
del Gobierno Estatal.
FRECUENCIA
DE
REALIZACIÓN
Eventual.
PROCEDIMIENTOS
CON LOS QUE
A
D
A
CONECTA
L
O
R
DE MANERA INTERMEDIA CON:
AL FINAL CON:
T
N
CO
- Cotización de Requisiciones (Departamento de Cotizadores y Pago a Proveedores).
NORMAS
•
•
A
I
P
NO
El Proveedor adjudicado, deberá inscribirse o estar inscrito en el Padrón de Proveedores de la
SEFIPLAN y el Cotizador correspondiente deberá informar al respecto a dichos Proveedores.
CO
La inscripción deberá realizarse una vez sin importar que se adjudiquen pedidos de diversas
Dependencias en diferentes ejercicios.
•
Los Proveedores deberán informar cualquier cambio en su constitución que afecte los datos
proporcionados a esta Secretaría.
•
El formato Alta al padrón de proveedores deberá ser llenado en dos tantos.
•
La documentación presentada por los Proveedores en original, sólo servirá para cotejo y se
regresará a los mismos en el momento de su presentación.
•
Los archivos del formato de Alta al padrón de proveedores, estarán a disposición del
Departamento de Licitaciones.
E LABORACIÓN
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
REVISIÓN
VISTO BUENO
AUTORIZACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y
ADMINISTRACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
MARZO
2010
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SACI
44
NORMAS
•
Este procedimiento deberá regirse por los artículos 22, 23, y 24 de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos, Administración y Enajenación de Bienes Muebles del Estado de Veracruz de
Ignacio de la Llave.
•
Al registrarse un Proveedor en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de
Veracruz, éste le asignará el número consecutivo que le corresponda.
•
Cuando se trate de refrendo, el Proveedor deberá proporcionar copia simple de la documentación
que haya cambiado.
L
O
R
A
D
A
CO
A
I
P
NO
T
N
CO
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
DEL
SACI
45
PROCEDIMIENTO
Alta en el Padrón de Proveedores.
ÁREA Y/O PUESTO
Auxiliar Administrativo
Catálogos.
ACTIVIDAD
de 1.
2.
Recibe del Proveedor los siguientes documentos:
- Alta al padrón de proveedores en dos tantos.
- Carta para pago electrónico en dos tantos.
Verifica si el Proveedor es persona física o moral.
¿De qué tipo de persona se trata?
En caso de que se trate de persona física:
2A.
2A.1.
CO
A
I
P
L
O
R
T
N
CO
Integra el Paquete de documentos con lo siguiente:
- Registro Federal de Contribuyentes, en original.
- Identificación oficial vigente, en original.
- Acta de nacimiento, en original.
- Última declaración, en original.
NO
2A.2.
A
D
A
Recibe del Proveedor la siguiente documentación:
- Registro Federal de Contribuyentes, en original y
fotocopia.
- Identificación oficial vigente, en original y fotocopia.
- Acta de nacimiento, en original y fotocopia.
- Última declaración, en original y fotocopia.
Integra el Expediente del proveedor con lo siguiente:
- Registro Federal de Contribuyentes, en fotocopia.
- Identificación oficial vigente, en fotocopia.
- Acta de nacimiento, en fotocopia.
- Última declaración, en fotocopia.
Continúa con la actividad No. 6.
En caso de que se trate de persona moral:
3.
Recibe del Proveedor la siguiente documentación:
- Acta constitutiva de la sociedad, en original y fotocopia.
- Poder del representante legal, en original y fotocopia.
- Registro Federal de Contribuyentes, en original y
fotocopia.
- Última declaración, en original y fotocopia.
4.
Integra el Paquete de documentos con lo siguiente:
- Acta constitutiva de la sociedad, en original.
- Poder del representante legal, en original.
- Registro Federal de Contribuyentes, en original.
- Última declaración, en original.
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
DEL
SACI
46
PROCEDIMIENTO
Alta en el Padrón de Proveedores.
ÁREA Y/O PUESTO
ACTIVIDAD
Auxiliar Administrativo de 5.
Catálogos.
6.
Integra el Expediente del proveedor con lo siguiente:
- Acta constitutiva de la sociedad, en fotocopia.
- Poder del representante legal, en fotocopia.
- Registro Federal de Contribuyentes, en fotocopia.
- Última declaración, en fotocopia.
Coteja el Paquete de documentos (documentos originales)
contra el Expediente del proveedor (documentos en
fotocopia) para verificar que estén correctos y completos.
A
D
A
¿Están correctos y completos los Documentos?
L
O
R
En caso de no estar correctos y completos los Documentos:
6A.
T
N
CO
Notifica verbalmente al Proveedor, los Documentos que
requiere o la corrección que debe efectuar.
Pasa el tiempo.
NO
6A.1.
CO
A
I
P
Recibe del Proveedor los Documentos faltantes o corregidos.
Continúa con la actividad No. 7.
En caso de estar correctos y completos los Documentos:
7.
Firma de recibido en el Alta al padrón de proveedores en
dos tantos.
8.
Entrega al Proveedor el Paquete de documentos
(documentos originales) y el Alta al padrón de proveedores
en primer tanto.
9.
Integra al Expediente del proveedor, el Alta al padrón de
proveedores en segundo tanto y la Carta para pago
electrónico en segundo tanto.
10.
Accesa y captura en el Sistema Integral de Administración
Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV), los datos que se
requieren para dar de alta al Proveedor en el padrón, con base
en la información contenida en el Expediente del proveedor.
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
NOMBRE
DEL
SACI
47
PROCEDIMIENTO
Alta en el Padrón de Proveedores.
ÁREA Y/O PUESTO
ACTIVIDAD
Auxiliar Administrativo de
Catálogos.
11.
Turna a la Tesorería, la Carta para pago electrónico en primer
tanto y archiva de manera cronológica temporal, el Expediente
del proveedor.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
Conecta con el procedimiento:
- Solicitudes Internas de Adquisiciones (Departamento de
Cotizadores y Pago a Proveedores).
L
O
R
A
D
A
CO
A
I
P
NO
T
N
CO
ALTA EN EL PADRÓN DE PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE CATÁLOGOS
PROVEEDOR
INTEGRA EL
EXPEDIENTE DEL
PROVEEDOR
INICIO
RECIBE
REGISTRO
FEDERAL DE
CONTRIBUYENTES
PROVEEDOR
INTEGRA PAQUETE
DE DOCUMENTOS
ACTA
CONSTITUTIVA
DE LA SOCIEDAD
REGISTRO
FEDERAL DE
CONTRIBUYENTES
O
1F
O
O
RECIBE
1F
PODER DEL
REPRESENTANTE
LEGAL
IDENTIFICACIÓN
OFICIAL VIGENTE
ALTA AL PADRÓN
DE PROVEEDORES
IDENTIFICACIÓN
OFICIAL VIGENTE
1F
1-2T
O
O
ACTA DE
NACIMIENTO
1F
CARTA PARA PAGO
ELECTRÓNICO
ACTA DE
NACIMIENTO
1-2T
ÚLTIMA
DECLARACIÓN
O
1F
ÚLTIMA
DECLARACIÓN
R
T
N
O
1F
PERSONA
FÍSICA
¿DE QUE TIPO DE
PERSONA SE TRATA?
INTEGRA EL PAQUETE
DE DOCUMENTOS
REGISTRO
FEDERAL DE
CONTRIBUYENTES
PIA
PERSONA
MORAL
PROVEEDOR
CO
RECIBE
ACTA
CONSTITUTIVA
DE LA SOCIEDAD
O
O
1F
O
NO
CO
O
INTEGRA EL
EXPEDIENTE DEL
PROVEEDOR
ACTA
CONSTITUTIVA
DE LA SOCIEDAD
1F
PODER DEL
REPRESENTANTE
LEGAL
REGISTRO
FEDERAL DE
CONTRIBUYENTES
ACTA DE
NACIMIENTO
O
1
COTEJA PARA
VERIFICAR QUE ESTÉN
CORRECTOS Y
COMPLETOS
PAQUETE DE
DOCUMENTOS
O
1F
EXPEDIENTE DEL
PROVEEDOR
O
1F
1
ÚLTIMA
DECLARACIÓN
O
1F
1F
1F
O
O
REGISTRO
FEDERAL DE
CONTRIBUYENTES
1F
ÚLTIMA
DECLARACIÓN
IDENTIFICACIÓN
OFICIAL VIGENTE
ÚLTIMA
DECLARACIÓN
PODER DEL
REPRESENTANTE
LEGAL
1
O
ÚLTIMA
DECLARACIÓN
OL
1F
VERIFICA SI EL
PROVEEDOR ES
PERSONA FÍSICA
O MORAL
REGISTRO
FEDERAL DE
CONTRIBUYENTES
A
D
A
1F
ALTA EN EL PADRÓN DE PROVEEDORES
DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS
AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE CATÁLOGOS
1
ACCESA Y CAPTURA
DATOS PARA EL ALTA
DEL PROVEEDOR EN EL
PADRÓN
SISTEMA INTEGRAL
DE ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA DEL
ESTADO DE VERACRUZ
PROVEEDOR
NOTIFICA LOS
DOCUMENTOS QUE
REQUIERE, O LA
CORRECCIÓN QUE
DEBE EFECTUAR
NO
¿ESTÁN CORRECTOS
Y COMPLETOS?
CON BASE EN
EL EXPEDIENTE
DEL PROVEEDOR
VERBALMENTE
TESORERÍA
TURNA
SI
CARTA PARA PAGO
ELECTRÓNICO
FIRMA DE RECIBIDO
A
D
A
PROVEEDOR
1T
RECIBE LOS FALTANTES
O CORREGIDOS
ALTA AL PADRÓN
DE PROVEEDORES
OL
EXPEDIENTE DEL
PROVEEDOR
1-2T
DOCUMENTOS
R
T
N
PROVEEDOR
ENTREGA
PAQUETE DE
DOCUMENTOS
ALTA AL PADRÓN
DE PROVEEDORES
1T
IA
P
O
NO
CO
FIN
C
CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:
- SOLICITUDES INTERNAS DE ADQUISICIONES
(DEPARTAMENTO DE COTIZADORES Y PAGO
A PROVEEDORES).
C
INTEGRA AL
EXPEDIENTE DEL
PROVEEDOR
ALTA AL PADRÓN
DE PROVEEDORES
2T
CARTA PARA PAGO
ELECTRÓNICO
2T
ELABORACIÓN
REVISIÓN
VISTO BUENO
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL
DE INVENTARIOS
SUBSECRETARÍA DE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
AUTORIZACIÓN
SECRETARÍA DE FINANZAS Y
PLANEACIÓN
MARZO 2010
S ECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN
S UBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y CONTROL DE INVENTARIOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SACI
50
FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
LIC. JOSÉ SALVADOR SÁNCHEZ ESTRADA
SECRETARIO DE FINANZAS
Y PLANEACIÓN
A
D
A
L
O
R
NO
LIC. ANTONIO FERRARI CAZARÍN
SUBSECRETARIO DE FINANZAS
Y ADMINISTRACIÓN
CO
A
I
P
LIC. IGNACIO GARCÍA LEYVA
SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES Y
CONTROL DE INVENTARIOS
T
N
CO
C.P. AMÉRICA AGUILAR BOZADA
DIRECTORA GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN
MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANO
SUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y
PROCESOS ADMINISTRATIVOS
LIC. LUIS ALONSO GONZÁLEZ ROSAS
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE
ALMACENES E INVENTARIOS
Elaborado y autorizado en marzo de 2010
Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave