EL PROCESO DE EMPALME DE LOS MANDATARIOS TERRITORIALES 2015 - 2016 Justificación • El país esta eligiendo nuevos mandatarios territoriales para el periodo 1016 – 2019, de modo que ante ello es necesario satisfacer las obligaciones contempladas en la ley 951 de 2005 “Por la cual se crea el acta de informe de gestión” y en la Ley 1151 de 2007 para que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal y metropolitano, en calidad de titulares y representantes legales, al separarse de sus cargos, al finalizar la administración, presenten un acta de informe de gestión, a quienes los sustituyan legalmente. Facilitador: GUILLERMO MONTOYA ORTIZ, Administrador Público Municipal y Regional, Especialista en Finanzas Publicas, Docencia universitaria, Candidato a Magíster en Administración Publica, con amplia experiencia en Asesoría y Consultoría municipales en las áreas de Desarrollo Institucional Territorial, de Planeación del Desarrollo, y como Facilitador y conferencista en temas de Desarrollo Institucional Territorial, de Planeación del Desarrollo y como docente de la Escuela de Alto Gobierno de la Escuela Superior de Administración Pública ESAP-, como Catedrático de pregrado y en las especializaciones de Gestión Pública y de Finanzas Públicas, ponente en dos oportunidades en el congreso internacional, como metodólogo Territorial del Proyecto Gestión del Talento Humano por Competencias Laborales Herramienta de Modernización del Estado y el Buen Gobierno vigencias 2012 y 2013. Objetivo General Explicar el proceso de empalme de las administraciones entrantes y salientes y las directrices , circulares, instructivos y formatos emanados del D.N.P y el D.A.F.P. que son de plena observancia y aplicación por parte de los mandatarios en todos los niveles. Temas a tratar • Proceso de Empalme Aspectos básicos del proceso de empalme Normativa que respalda el proceso de empalme • Proceso metodológico: Orientaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales 2015-2016” Recomendaciones para el proceso de empalme • Informe de gestión: Acta de Informe de Gestión ( Ley 951 de 2005) Estructura del Acta de informe de Gestión • Formatos de empalme: EL EMPALME DE GOBIERNO ¿QUÉ ES? Es un proceso de interacción entre los mandatarios saliente y entrante, en el cual el primero hace entrega de la Administración al segundo, el cual es una obligación de todos los servidores de la administración el es pública, de acuerdo en lo establecido en distintas normas. ¿QUÉ ES UN PROCESO DE EMPALME? El empalme de Gobierno es un proceso que contribuye a la rendición de cuentas de la rama ejecutiva, la cual es una obligación de todos los servidores de la administración pública, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 y el Artículo 50 de la Ley 1757 de 2015. Se entiende por proceso una secuencia de pasos lógicos para obtener un resultado. En este marco, el empalme de Gobierno es un proceso efectivo, transparente, útil y obligatorio, a través del cual se hace entrega y se recibe formalmente la administración pública de las entidades territoriales, y se formaliza con la entrega del acta de informe de gestión. El empalme también es un proceso estratégico y de interés público dado que brinda insumos claves para la elaboración del nuevo Plan de Desarrollo. ¿QUIENES PARTICIPAN EN EL EMPALME DE GOBIERNO? El gobernante saliente y sus funcionarios: El gobernante electo: El Jefe de la Oficina de Control Interno: Los Organismos de Control: Los Consejos Territoriales de Planeación: En este proceso podrán participar además: La Ciudadanía y sus organizaciones: Las Corporaciones públicas: El gobernante saliente y sus funcionarios: Es el responsable de entregar la administración y los balances de su gestión. Igualmente, los servidores públicos son soporte de la memoria institucional y responsables de organizar y entregar la información a cargo de su competencia. El gobernante electo Recibe y utiliza la información del gobierno saliente como responsable de guiar los destinos de la Alcaldía o Gobernación durante los próximos cuatro años y de orientar el desarrollo del territorio conforme al mandato ciudadano. El Jefe de la Oficina de Control Interno Se mantiene luego de cierre de periodo y tiene una mirada independiente, por lo que se convierte en un elemento clave del equipo. Los Organismos de Control Cumplir con la competencia establecida en las leyes sobre inspección, vigilancia y control, que garantice y contribuya con procesos de empalme transparentes. En este sentido son llamados para hacer parte del proceso, las oficinas territoriales de la Contraloría y la Procuraduría, así como las Personerías municipales. El personero y El jefe de control interno Elaboran informe claro y pormenorizado del proceso de empalme conforme las etapas planteadas y al cronograma de trabajo dispuesto por la administración saliente, hasta el mes de Diciembre. Con la administración entrante al iniciarse el 2016, tendrá un plazo de un mes a partir del plazo de entrega del informe de gestión, para manifestar sus inconformidades. Informe que debe reportarse a la procuraduria provincial y este a su vez a la regional, quien lo allegara formalmente a la Procuraduria Delegada para la Descentralización y Entes Territoriales, asi como a las Gerencias Departamentales de la CGR. El informe de Gestión debera ponerse a disposición de la ciudadanía en la pagina Web, antes del 1 de Diciembre de 2015. Los Consejos Territoriales de Planeación En el marco de su función de seguimiento del cumplimiento del plan de desarrollo, harán revisión y validación de la información presentada, identificarán y presentarán recomendaciones frente a los programas y proyectos estratégicos que deben tener continuidad en la nueva administración. En este proceso podrán participar además La Ciudadanía y sus organizaciones: Conocer la información de empalme que se socialice durante este proceso y analizar la coherencia de la misma. Las Corporaciones públicas: Podrán solicitar información correspondiente del proceso de empalme (informe de gestión) que tiene un carácter público y proponer recomendaciones con base en el análisis de los documentos. EL EMPALME DE GOBIERNO ¿Cuándo se inicia? El empalme debe iniciarse en el momento en que es elegido el nuevo mandatario y éste define, de común acuerdo con la Administración saliente, la estrategia para llevar a cabo el empalme – programación de reuniones, la entrega de información, entrega de bienes muebles e inmuebles, presentación de informes, etc. EL EMPALME Y LA ENTREGA 2 MOMENTOS ELECCIÓN POSESIÓN •Acceso a la información . •Entrega de actas parciales por dependencias o temas • Reunión formal acta administrativa •Entrega física de los documentos y bienes. •Verificar físicamente y revisar la información del acta de informe de gestión. EL EMPALME DE GOBIERNO ¿Cuándo finaliza? El empalme finaliza con la realización de un acto formal en donde las partes firman el Acta de Informe de Gestión. No obstante, el mandatario saliente debe atender las citaciones que los organismos de control demanden con posterioridad a tal fecha. (Parágrafo, Art 13 Ley 951) EL EMPALME DE GOBIERNO ¿Para que sirve? Para conocer los resultados de la gestión de la Administración saliente; es decir, los logros y principales obstáculos. Para que la Administración saliente ordene la información más importante de la entidad territorial y la ponga a disposición del nuevo gobierno. Para que la nueva Administración conozca los proyectos sociales y procesos administrativos y judiciales que se encuentran vigentes y requieren continuidad. EL EMPALME DE GOBIERNO ¿Para que sirve? Para lograr una transición armoniosa entre un periodo de gobierno y otro. Para que el gobierno saliente de pautas administrativas y de gestión al nuevo mandatario. Para garantizar que las cuentas queden claras en relación con el estado del patrimonio y los bienes muebles e inmuebles que deja una Administración y recibe otra. Para mejorar la gestión pública EL EMPALME DE GOBIERNO ¿Qué responsabilidades y obligaciones genera? Mientras la Administración saliente debe elaborar y entregar al nuevo gobernante un Acta de Informe de Gestión. Quince (15) días hábiles luego de haber salido del cargo (Art 4 Ley 951) El mandatario entrante debe recibirlo, verificar físicamente y revisar que la información allí consignada se encuentre libre de irregularidades. Treinta días hábiles siguientes a la firma del documento (Art 5 Ley 951) ¿Condiciones requeridas para llevar a cabo el empalme? Para que el proceso de empalme sea efectivo debe ser: Organizado: Definir equipos, visión articulada Transparente: Voluntad política, ciudadano, publico informe de empalme. Integral: derecho Todas las áreas de competencia, prestación de servicios, aspectos financieros y administrativos. ¿Cuál es la normativa que respalda los procesos de empalme? Constitución Política de Colombia Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único Ley 152 de 1994 Ley 1151 de 2007 Ley 951 de 2005 Circular Conjunta 018 de 03 de Septiembre de 2015 Artículo 78 de la Ley 1474 de 2011 y el Artículo 50 de la Ley 1757 de 2015. Constitución Política de Colombia El artículo 6, en cuanto al principio de responsabilidad jurídica prevé que los servidores públicos son responsables por infringir la Constitución y las Leyes, por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones. La Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único. Investiga y sanciona disciplinariamente al servidor público y al particular en los casos allí previstos, por comportamientos que estén descritos como falta en la ley vigente en el momento de su realización. La Ley 152, En su artículo 39, numeral 2 Señala que “una vez elegido el alcalde o el gobernador respectivo, todas las dependencias de la administración territorial y, en particular, las autoridades y organismos de planeación, le prestarán a los candidatos electos y a las personas que éstos designen para tal efecto, todo el apoyo administrativo, técnico y de información que sea necesario para la elaboración del plan”. LEY 1151 DE 2007 Artículo 112. Información para la formulación de los planes de desarrollo de las entidades territoriales y para la preparación de informes de gestión. Los alcaldes y gobernadores, antes del 15 de diciembre del último año de su respectivo período de Gobierno, entregarán a los nuevos mandatarios la información necesaria para efectos de la formulación del nuevo Plan de Desarrollo y la presentación de los informes que requieran las entidades competentes. Se mantiene vigente. La ley 951 de 2005. Establece la obligación para que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal, metropolitano en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado, al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, según el caso, presenten un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones. La Circular conjunta 018 de 03 de Septiembre de 2015 Emitida por la Contralor General de la República y el Procurador General de la Nación Insta a los gobernantes salientes a dar cumplimiento a lo establecido en las Leyes 951 de 2015, 1151 de 2007 y 1551 de 2012, en relación a los procesos de EMPALME y a adoptar la directrices emanadas del D.N.P. conjuntamente con el D.A.F.P. Ley 1474 de 2011 Artículo 78. Democratización de la Administración Pública. Todas las entidades y organismos de la Administración Pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública. Para ello podrán realizar todas las acciones necesarias con el objeto de involucrar a los ciudadanos y organizaciones de la sociedad civil en la formulación, ejecución, control y evaluación de la gestión pública. Ley 1757 de 2015. ARTÍCULO 50. OBLIGATORIEDAD DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS A LA CIUDADANÍA. Las autoridades de la administración pública nacional y territorial tienen la obligación de rendir cuentas ante la ciudadanía para informar y explicar la gestión realizada, los resultados de sus planes de acción y el avance en la garantía de derechos. La rendición de cuentas incluye acciones para informar oportunamente, en lenguaje comprensible a los ciudadanos y para establecer comunicación y diálogo participativo entre las entidades de la rama ejecutiva, la ciudadanía y sus organizaciones. EMPALMES EFECTIVOS Transparentes y útiles INSTRUCTIVO Proceso de empalme de los mandatarios territoriales 2015 - 2016 D.N.P. – D.A.F.P “Orientaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales 2015-2016” Dirigido tanto a los gobiernos salientes, quienes a través del empalme deben entregar su administración; y a los nuevos mandatarios y sus equipos de gobierno que asumirán la responsabilidad de dirigir sus territorios, para hacer el mejor aprovechamiento de los procesos e información que en su aplicación se genera. Tiene el propósito de brindar orientaciones conceptuales, técnicas, metodológicas y normativas, como instrumento para alcanzar mayores niveles de desempeño de las administraciones territoriales, en el desarrollo efectivo de los procesos de empalme de gobierno. FASES DEL PROCESO DE EMPALME 1- Fase preparatoria (Septiembre – Octubre) Dirigida a la administración saliente Preparación del empalme 2- Fase de empalme (Noviembre - Diciembre Dirigida a la administración saliente como a la entrante Actividades del ejercicio de empalme 3- Gestión y uso de información (Enero - Marzo Dirigida a la administración entrante Utilización de la información entregada 1- Fase preparatoria (Septiembre – Octubre) Está dirigida a la administración saliente y presenta los cuatro primeros pasos para la preparación de insumos para el empalme, los cuales consisten en la conformación de equipo de trabajo y designación de los responsables de empalme, construcción de agenda interna de trabajo, identificación y levantamiento de la información, y elaboración del informe de gestión y recomendaciones a la nueva administración. Importancia: Permite a la administración saliente hacer un balance de su gestión, convirtiéndose en su primera línea de defensa, así como identificar alertas, debilidades y lecciones aprendidas, para hacer recomendaciones al gobierno entrante. 1. Conformación de equipo de trabajo y designación de responsables • Conformar un equipo de trabajo con una coordinación. • El mandatario saliente designa y dirige el equipo. • Este grupo debe estar compuesto por funcionarios, conocedores de las áreas temáticas a nivel administrativo, financiero y misional de la entidad. • Importante que hagan parte del equipo Oficina de Planeación como el Jefe de Control Interno de la entidad Este grupo de trabajo tendrá la tarea de consolidar la información, participar en las reuniones de empalme (para esto el mandatario saliente designará los funcionarios responsables de empalme), reuniones aclaratorias y finalmente elaborar el acta de entrega. 2. Construcción de agenda de trabajo Se asignarán las actividades por realizar, los funcionarios responsables de desarrollarla, la dependencia a la que pertenecen y la fecha de cumplimiento de estas tareas. 3. Identificación y levantamiento de información 4. Elaboración de informe de gestión y recomendaciones a la nueva administración El empalme de gobierno contempla dos ejes temáticos “Gestión y desarrollo administrativo” y “Gestión del desarrollo territorial”, los cuales presentan un balance de la información que debe prepararse para entregar al nuevo equipo de gobierno, en relación con la gestión administrativa y en general del desarrollo integral de la entidad territorial. ESTRUCTURA DEL INFORME DE GESTIÓN DEL EMPALME CAPÍTULO 1. GENERALIDADES Presentación. Estructura organizacional de la entidad. CAPÍTULO 2. GESTIÓN Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO 2.1. Defensa jurídica. (Anexo 1) 2.2. Contractual. (Anexo 2) 2.3. Sistema financiero. (Anexo 3) 2.4. Gestión del talento humano. (Anexo 4) 2.5. Gestión documental y archivo. (Anexo 5) 2.6. Gobierno en línea y sistemas de información. (Anexo 6) 2.7. Seguimiento al banco de proyectos. (Anexo 7) 2.8. Control de la gestión. (Anexo 8) 2.9. Recursos físicos e inventarios. (Anexo 9) 2.10. Transparencia, participación y servicio al ciudadano. (Anexo 10) 2.11. Recomendaciones para la administración entrante. CAPÍTULO 3. GESTIÓN DEL DESARROLLO TERRITORIAL 3.1. Seguimiento al Plan de Ordenamiento Territorial. (Anexo 11) 3.2. Cumplimiento del Plan de Desarrollo y sectores básicos (Anexo 12) 3.3 Otros sectores y asuntos transversales (Anexo 13) 3.4. Recomendaciones para la administración entrante. Recomendaciones para elaborar el informe de gestión Realice un balance de la información con el equipo y defina la ruta a seguir: Es un momento estratégico para la entrega y asimilación de la información del empalme, la cual se entrega a través de sesiones informativas y de retroalimentación entre los equipos de las administraciones entrante y saliente. 1. Conformación del equipo del gobierno entrante y designación de responsables de empalme El gobernante entrante debe conformar un equipo de trabajo para que lo apoyen en el proceso de empalme de gobierno. Este equipo debe estar conformado preferiblemente por las personas que harán parte del gabinete de la nueva administración, A su vez, el mandatario entrante designará delegados (responsables de empalme) para conformar comisión de empalme y oficializará ante administración saliente. Participar en las reuniones de empalme, recibir y analizar el contenido de los informes, preparar observaciones de ser el caso y elaborar informes con información oportuna para la utilización estratégica de esta por parte del gobernante entrante. 2. Sesiones de comisión de empalme Se hacen para analizar, discutir y entregar la información de cada dependencia o tema definido. Se debe partir de los elementos legales existentes y se recomienda a la administración saliente, como parte del trabajo preparatorio, elaborar resúmenes ejecutivos y presentaciones del contenido, avances y problemas a los cuales se han tenido que enfrentar en el proceso de desarrollo y administración del territorio. Asimismo, se debe coordinar con el equipo de gobierno entrante una primera sesión para la coordinación del ejercicio. 3. Sesiones de entrega de información por dependencias o temas y entrega de actas parciales En la primera sesión se instala y formaliza la comisión de empalme, de la cual harán parte los responsables delegados de ambos equipos. Se debe concertar una agenda de trabajo y definir la metodología, cronograma y actividades a realizar para adelantar el empalme y las sesiones de trabajo. Definir los objetivos del proceso y programar las sesiones temáticas para la presentación de la información que ha preparado la administración saliente. Se recomienda dejar un acta de inicio formal del proceso de empalme. 3. Sesiones de entrega de información por dependencias o temas y entrega de actas parciales 4. Sesiones aclaratorias de información por dependencias o temas Si en las reuniones de entrega de la información o en las realizadas por la comisión de empalme del candidato electo se presentan inquietudes que ameritan un nuevo encuentro entre ambos equipos, se deben generar reuniones adicionales de aclaraciones y reflexiones. Es fundamental generar espacios de retroalimentación y análisis conjunto. 5. Elaboración del Acta de entrega de gobierno Esta acta se debe realizar con base en las instrucciones establecidas por la Ley 951 de 2005, este instructivo y las indicaciones que para ello establezca la Contraloría General de la República. 6. Reunión abierta de entrega de gobierno Con el propósito de generar confianza y vínculos entre el Estado representado en la nueva administración, y los ciudadanos, se recomienda realizar esta actividad en la cual la ciudadanía pueda conocer los resultados del proceso de empalme y entender el enfoque que la nueva administración quiere dar a su gestión. En esta jornada se hará la entrega oficial del informe de gestión de la administración saliente y el acta de entrega de gobierno. Un escenario ideal para la realización de esta jornada es la audiencia de rendición de cuentas, en la cual la administración saliente debe convocar a los ciudadanos y demás actores interesados en conocer esta información. Importancia: Garantizar la provisión de los bienes públicos y prestación de los servicios básicos y los procesos administrativos y financieros de la entidad territorial y servir de insumo para la elaboración del nuevo Plan de Desarrollo. Gracias por su atención Guillermo Montoya Ortiz gmo953 @ yahoo. es Celular: 310 211 63 91 Acta de Informe de Gestión Objeto y campo de aplicación de la Ley 951 de 31 marzo de 2005 Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión Objeto de la Ley Fijar las normas generales para la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado colombiano, que los servidores públicos al separarse de sus cargos o al finalizar la administración, según el caso, deben hacer un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones. Campo de Aplicación Todas las Ramas del Poder Público, En el orden nacional, departamental, distrital, municipal y metropolitano en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que manejen fondos o bienes del Estado. PROCESO DE ENTREGA Y RECEPCIÓN • Oportunidad para presentar el Acta de Informe de Gestión • Obligación de los servidores públicos • Preparación de la entrega • Del proceso de entrega y recepción • Responsabilidades de los servidores públicos • Oportunidad para presentar el Acta de Informe de Gestión Al término e inicio del ejercicio de un cargo público para los servidores públicos descritos en los artículos 1o y 2o de la Ley o de la finalización de la administración para los particulares que administren fondos o recursos del Estado. Quince (15) días hábiles luego de haber salido del cargo, cualquiera que hubiere sido la causa de ello.. • Obligación de los servidores públicos Están obligados en los términos de esta ley a entregar al servidor público entrante un informe mediante acta de informe de gestión, los asuntos y recursos a su cargo, Remitirse para hacerlo al reglamento y/o manual de normatividad y procedimiento que rija para la entidad, dependencia o departamento de que se trate. El servidor público entrante está obligado a recibir el informe y acta respectiva y a revisar su contenido. • Obligación de los servidores públicos La verificación física o revisión que se haga de los diferentes aspectos señalados en el acta de entrega y recepción se realizará dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la firma del documento, para efectos de determinar la existencia o no de irregularidades. • Obligación de los servidores públicos En caso de muerte, incapacidad por enfermedad o ausencia injustificada del servidor público saliente, El servidor público de jerarquía inmediata inferior, previa autorización del jefe inmediato, procederá con la asistencia del órgano de control interno y dos (2) testigos, a levantar el acta circunstanciada, dejando constancia del estado en que se encuentran los asuntos y recursos de la dependencia y hará la entrega a la persona que sea nombrada transitoria o definitivamente para la sustitución correspondiente, sin menoscabo de la delimitación de responsabilidades. Preparación de la entrega • La entrega y recepción de los recursos públicos es un proceso de interés público, • • • de cumplimiento obligatorio y formal, mediante acta de informe de gestión, en la que se describa el estado de los recursos administrativos, financieros y humanos, según se trate, a cargo de la administración, dependencia o entidad y deberá contener los requisitos establecidos por la, reglamentos y manuales de normatividad que fijen los órganos de control. Preparación de la entrega Los requisitos que menciona la Ley, deberán elaborarse mediante reglamentos que concuerden con las características particulares de los poderes del Estado, Especificando la forma, términos y alcances de la información que deberá proporcionarse, la cual, de ninguna manera, podrá dejar de abarcar los aspectos mínimos que se indican en la Ley. Del proceso de entrega y recepción Para llevar a cabo la entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos estatales, los titulares salientes deberán llevar a cabo un acto formal, en el que se haga entrega del informe de la gestión realizada por los mismos y el acta administrativa, en la que en forma global conste el estado que guarda la administración, a los titulares entrantes. ¿A quienes se debe presentar el Acta de informe de Gestión? 1. 2. 3. 4. A los mandatarios entrantes. A la Oficina de Control interno de la entidad. A la Contraloría respectiva y a General de la República. A la Asamblea o Concejo según el caso Del proceso de entrega y recepción En caso de que el servidor público entrante detecte irregularidades en los documentos y recursos recibidos dentro del término (30 días) señalado en esta ley, deberá hacerlas del conocimiento del órgano de control a que corresponda la dependencia o entidad de que se trate, El servidor público saliente procederá a su aclaración dentro de los treinta (30) días calendario siguientes o en su caso, se proceda de conformidad con la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado. Responsabilidades de los servidores públicos ARTÍCULO 15. Cuando el servidor público saliente se abstenga de realizar la entrega del informe de los asuntos y recursos a su cargo, en los términos de esta ley, será requerido por el órgano de control interno correspondiente, para que en un lapso de quince (15) días, contados a partir de la fecha de su separación, cumpla con esta obligación. PARÁGRAFO. El servidor público saliente que dejare de cumplir con esta disposición será sancionado disciplinariamente en los términos de ley. Gracias por su atención Guillermo Montoya Ortiz gmo953 @ yahoo. es Celular: 310 211 63 91
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