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Procedimiento del SGC para el Control
de Documentos
Referencia de la Norma
ISO 9001:2008
4.2.3
Código: SGC-PG-01
Subproceso:
01
Revisión:
06
REVISIONES Y ACTUALIZACIONES
No. de
Rev.
Fecha de
Modificación
01
21/01/2010
Hoja
modificada
TODAS
3
02
16/06/2011
TODAS
4, 5
03
01/10/2012
04
19/08/2014
2, 5
05
27/10/2013
7
06
15/10/2015
TODAS
Descripción de la revisión o
actualización
Se adecua el procedimiento
referenciando la norma NMX-CC9001-IMNC-2008 en el encabezado
del documento.
Actualización en el punto 3 de
Referencias y Definiciones
Se modifica el encabezado del
documento por cambio de imagen
Se adecua el procedimiento
referenciando al MEG:2003 con un
lenguaje incluyente.
Se Cambia el punto 5.2.2 y el 5.2.8 de
las disposiciones generales,
eliminando la impresión de los
documentos.
Se modifica el texto de la pagina 2 por
la dirección electrónica de la
universidad por cambio de dominio.
Se modifica el punto 5.2.1 y 5.2.3 por
cambio de la dirección del portal.
Se modifica redacción de descripción
del procedimiento
Elaboró,
Nombre y Firma
Se modifica redacción de descripción
del procedimiento
Maricela Avila
Soto
Tomás Ramírez
Cid
Tomás Ramírez
Cid
Tomás Ramírez
Cid
Alfredo Landa
Becerra
Alfredo Landa
Becerra
Este Procedimiento deberá ser actualizado conforme a los procesos de seguimiento,
medición, análisis y mejora, a partir de la fecha de emisión o última revisión; para aumentar la
eficacia de su cumplimiento.
La dirección electrónica en donde se encuentra ubicado este procedimiento es:
www.utgz.edu.mx para consulta general.
ELABORÓ:
DIR. PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y
CALIDAD
18 DE AGOSTO DE 2008.
REVISÓ:
DIC/TRC
DEPTO. DE CALIDAD
15 DE OCTUBRE DEL 2015
AUTORIZÓ:
RECTOR
15 DE OCTUBRE DE 2015.
HOJA
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Procedimiento del SGC para el Control
de Documentos
Referencia de la Norma
ISO 9001:2008
4.2.3
Código: SGC-PG-01
Subproceso:
01
Revisión:
06
ÍNDICE
Contenido
Página
1. Propósito................................................................................................................... 3
2. Alcance. .................................................................................................................... 3
3. Referencias............................................................................................................... 3
4. Definiciones. ............................................................................................................. 3
5. Políticas de Operación. ............................................................................................. 4
6. Descripción del Procedimiento. ................................................................................ 5
7. Registros................................................................................................................... 6
8. Diagrama de Flujo .................................................................................................... 7
9. Anexos. ..................................................................................................................... 8
HOJA
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Procedimiento del SGC para el Control
de Documentos
Referencia de la Norma
ISO 9001:2008
4.2.3
Código: SGC-PG-01
Subproceso:
01
Revisión:
06
1. Propósito.
Establecer y mantener un control de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la
Universidad Tecnológica de Gutiérrez Zamora.
2. Alcance.
Este procedimiento aplica a todos los Procesos Estratégicos de la UTGZ.
3. Referencias.
Norma para el Sistema de Gestión de la Calidad -Fundamentos y vocabulario.- ISO 9000:2008
COPANT/ISO 9000:2008 NMX-CC-9000 IMNC-2008.
Norma para el Sistema de Gestión de la Calidad –Requisitos.- ISO 9001:2008 COPANT /ISO
9001-2008 NMX-CC-9001-IMNC-2008.
Instructivo de trabajo del SGC para elaborar procedimientos.
IWA2. Guía de aplicación de la Norma ISO 9001:2000 en Organizaciones Educativas.
Programa Institucional de Desarrollo de la Universidad Tecnológica de Gutiérrez Zamora.
Manual de Organización de la Universidad Tecnológica de Gutiérrez Zamora.
Modelo de Equidad de Género 2003 (MEG:2003).
Norma para el Sistema de Gestión Ambiental –Requisitos con orientación para su uso.COPANT/ISO 14001-2004 NMX-SSA-14001-IMNC-2004.
MEG:2003: Modelo de Equidad de Genero.
4. Definiciones.
Cliente: Organización, alumno, alumna, persona, partes interesadas internas y/o externas, que
recibe(n) un producto o servicio.
Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo que presente información
que afecte a la calidad de los servicios proporcionados por la Universidad.
Documento de Origen Externo: Documento que sirve de referencia al desarrollo de actividades
y funciones del Sistema de Gestión de la Calidad, el cual no fue elaborado de manera interna.
Documento Electrónico Interno Controlado: Documento del Sistema de Gestión de la Calidad
que es instalado en equipos electrónicos.
Elaborador (a) de Documentos: Es la Oficina, Departamento o Jefatura
Lista Maestra de Documentos Controlados: Registro de calidad en donde se encuentran
relacionados todos los documentos controlados que integran el Sistema de Gestión de la
Calidad.
Medio ambiente: Entorno en el cual opera la Universidad Tecnológica de Gutierréz Zamora,
incluyendo el aire, agua, suelo, recursos naturales, flora, fauna, los seres humanos y sus
interrelaciones.
Producto: Es el resultado de un Proceso.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
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Código: SGC-PG-01
Subproceso:
01
Revisión:
06
Registro: Documento que presenta los resultados obtenidos, proporciona evidencia de las
actividades desempeñadas así como de su cumplimiento.
Sistema de Gestión Ambiental: Parte del sitema de gestión de la UTGZ, empleada para
desarrollar, implementar y gestionar actividades, productos y servicios que interactúan con el
medio ambiente.
5. Políticas de Operación.
5.1. Frecuencia.
5.1.1. Este procedimiento es aplicable de manera continua.
5.2. Disposiciones generales.
5.2.1. Se consideran documentos vigentes y controlados de manera electrónica los
documentos del SGC que se encuentren a disposición en el portal de la
Universidad Tecnológica de Gutiérrez Zamora, www.utgz.edu.mx para su
consulta.
5.2.2. El Departamento de Calidad notificará mediante memorándum o correo
electrónico el día de su autorización los cambios y correcciones que se hagan
a los Documentos Controlados, a los Directores y Directoras de Área,
responsables de los Procesos Estratégicos de la UTGZ.
5.2.3. Los Directores y Directoras de Área, firmarán los documentos originales
impresos, los cuales se quedarán en resguardo del Departamento de Calidad.
Los documentos en formato electrónico podrán ser consultados y descargados
desde el portal de la UTGZ www.utgz.edu.mx
5.2.4. Los formatos electrónicos, no serán susceptibles de ser modificados o
alterados.
5.2.5. Será responsabilidad del Departamento de Calidad actualizar la lista maestra
de documentos controlados.
5.3. Las Áreas que incidan en un Proceso Estratégico son responsables de documentar
las actividades que consideren le dan un valor agregado al proceso para cubrir las
expectativas del cliente o clienta, en cada Proceso Estratégico definido en el
Manual de Calidad (MC). Dicha documentación quedará formalizada en un
procedimiento elaborado conforme al Instructivo de Trabajo SGC-IT-01.
5.4. El Director o Directora de Área es el responsable de revisar que el procedimiento
elaborado sea conveniente al SGC.
5.5. El Departamento de Calidad es responsable de revisar que el procedimiento
cumpla con las especificaciones en función del Instructivo de Trabajo SGC-IT-01.
5.6. La Rectoría es responsable de autorizar el procedimiento elaborado.
5.7. Deberá colocarse firma autógrafa y fecha en los documentos impresos.
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Revisión:
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6. Descripción del Procedimiento.
Secuencia de
etapas
Actividad
Responsable
1.1
Define las actividades que son necesarias documentarse
en un procedimiento, para asegurar la satisfacción del cliente, o
los cambios necesarios para mejorar un procedimiento
existente, en función del Mapa de Procesos de la Institución
(SGC-RC-08), (SGC-RC-03).
1. Elaboración y 1.2
Define el nombre del Procedimiento, en caso de tratarse
Elaborador o elaboradora
actualización de
de uno nuevo el nombre deberá hacer referencia a la actividad
del procedimiento
Procedimientos.
propia a realizar.
1.3
EL Elaborador/Elaboradora crea o modifica el
procedimiento respectivo conforme al Instructivo de Trabajo
SGC-IT-01.
1.4
Turna a la Dirección de Área responsable del proceso y al
Responsable del SGC para su revisión.
2.1
Revisa que el procedimiento o modificación sea
conveniente al SGC.
Sí procede: Es correcto pasa a la etapa 2.
No procede: Regresa al paso anterior.
2. Revisan el
2.2
Interrelaciona el procedimiento con las demás Direcciones
Procedimiento
Departamento de
de Áreas que interactúan en éste, en función del (los)
por Proceso
Calidad.
Procesos(s) Estratégico(s).
Estratégico.
2.3
Asignación de códigos de procedimiento, de formatos. Así
como el respectivo Registro de Calidad SGC-RC-02.
2.4
Se pasa a firma a la Dirección de Área a la cual
corresponde el procedimiento.
3.1
Autoriza la publicación y ejecución del procedimiento, por
3. Autoriza el
Rectoría
medio de la firma autógrafa.
Procedimiento.
4. Inscribe el
Procedimiento
en el Registro
de Calidad.
5. Ejecución.
4.1
Recibe el procedimiento y lo da de alta en el SGC, en el
Registro de Calidad SGC-RC-06.
4.2
Gira memorándum físico o correo electrónico a todas la
Departamento de
Áreas para su conocimiento.
Calidad.
4.3
Publica el procedimiento mediante los mecanismos
adoptados para ello y resguarda el original.
5.1
Aplica el procedimiento respectivo, en caso de algún Responsable del proceso.
cambio o mejoría, notifica al Director/Directora de Área
respectivamente, para continuar en el paso 2.
Fin del Procedimiento
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Código: SGC-PG-01
Subproceso:
01
Revisión:
06
7. Registros.
Los registros que se utilizan son los siguientes:
Registros
Tabla de Asignación de
Códigos para Documentos
del SGC
Procesos Estratégicos del
SGC
Lista de Documentos de
Origen Externo
Lista de Control para
Registros de Calidad
Mapa de Procesos
Lista
Maestra
Documentos
de
Tiempo de
retención
Hasta nueva
actualización
Responsable de
conservarlo
Departamento de
Calidad
Código del Registro
Hasta nueva
actualización
Hasta la
siguiente
modificación
Hasta nueva
actualización
Hasta nueva
actualización
Hasta nueva
actualización
Departamento de
Calidad
Departamento de
Calidad
SGC-RC-03
Departamento de
Calidad
Departamento de
Calidad
Departamento de
Calidad
SGC-RC-06
SGC-RC-02.
SGC-RC-04
SGC-RC-08
SGC-RC-14
HOJA
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Nombre del Documento:
Procedimiento del SGC para el Control de
Documentos
Código: SGC-PG-01
Referencia de la Norma ISO
4.2.3
Subproceso: 01
9001:2008
Revisión: 06
|
8. Diagrama de Flujo
ELABORADOR (A) DEL
PROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE CALIDAD
RECTORÍA
RESPONSABLE(S) DEL PROCESO
Inicio
1
Elaboración
y
actualización del
procedimiento.
2
Revisan
el
Procedimiento por
Proceso
Estratégico
No
¿Correcto?
4
3
Autoriza el
Procedimiento
Sí
Inscribe el
Procedimiento en el
Registro de Calidad.
5
Consulta
Fin
HOJA
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Subproceso:
01
Revisión:
06
9. Anexos.
9.1. Tabla de Asignación de Códigos para Documentos del SGC SGC-RC-02.
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Referencia de la Norma
ISO 9001:2008
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Código: SGC-PG-01
Subproceso:
01
Revisión:
06
9.2. Procesos Estratégicos del SGC SGC-RC-03
HOJA
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Control de Documentos
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ISO 9001:2008
4.2.3
Código: SGC-PG-01
Subproceso:
01
Revisión:
06
9.3. Lista de Documentos de Origen Externo. (SGC-RC-04).
3
1
2
4
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Referencia de la Norma
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Código: SGC-PG-01
Subproceso:
01
Revisión:
06
INSTRUCTIVO DE LLENADO.
NÚMERO
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1
Espacio para anotar el nombre consecutivo.
.
2
Espacio para anotar el nombre del Documento Externo.
3
Espacio para anotar el nombre de la Dependencia que emite el Documento
Externo.
4
Espacio para anotar las áreas de Aplicación del Documento.
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Referencia de la Norma
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Código: SGC-PG-01
Subproceso:
01
Revisión:
06
9.4. Lista de Control de para Registros de Calidad. (SGC-RC-06).
HOJA
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Referencia de la Norma
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Código: SGC-PG-01
Subproceso:
01
Revisión:
06
INSTRUCTIVO DE LLENADO.
NÚMERO
1
2
3
4
DESCRIPCIÓN
Espacio para anotar el nombre del registro.
Espacio para anotar el código.
Espacio para anotar el responsable de conservarlo.
Espacio para anotar el tiempo de retención.
.
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Código: SGC-PG-01
Subproceso:
01
Revisión:
06
9.5. Mapa de Procesos SGC-RC-08
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Subproceso:
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Revisión:
06
9.6. Lista Maestra de Documentos. (SGC-RC-14).
HOJA
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Subproceso:
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Revisión:
06
INSTRUCTIVO DE LLENADO.
NÚMERO
INSTRUCTIVO DE LLENADO
1
Espacio para anotar el código
2
Espacio para anotar nombre del procedimiento
.
HOJA
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