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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
SGC-P-01
Versión: 01
Fecha: 15.07.15
Rev.: RED
Aprob.: GG
1. Objetivo
Definir los controles para aprobación, revisión, actualización, identificación de cambios
y estado de revisión de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad.
Definir los controles para la identificación, legibilidad, almacenamiento, protección,
recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros del Sistema de
Gestión de Calidad de CAIMM.
2. Alcance
Este procedimiento aplica a todas las áreas involucradas dentro del Sistema de Gestión
de Calidad.
3. Definiciones

Documento: Información y su medio de soporte.

Documento Externo: Documentos de origen externo, que la organización
determine, que son necesarios para la planificación y operación del Sistema de
Gestión de la Calidad. Ej.: Normas, Leyes, Manuales.

Documento Interno: Conjunto de documentos elaborados por CAIMM con la
finalidad de normar y/o estandarizar las políticas, principios y actividades a
desarrollar, dentro de la organización. Ejemplo: Manuales, Procedimientos,
Instructivos, Formatos, entre otros.

Documento Obsoleto: Documento que ha perdido vigencia.

Manual: Documento que especifica la forma de administrar una organización.

Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Instructivo: Forma de desarrollar una actividad referida generalmente en un
procedimiento, cuyo fin principal es detallar la actividad en sí.

Formato: Tipo de documentos interno que sirve como soporte para registrar la
información y recopilación de datos.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas. Los registros pueden ser físicos o
electrónicos y pueden provenir de formatos en algunos casos.
GG: Gerente General
GCOM: Gerente Comercial
RED: Representante de la Dirección
GOP: Gerente de Operaciones
RA: Responsable de Área
GAD: Gerente Administrativo
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PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
SGC-P-01
Versión: 01
Fecha: 15.07.15
Rev.: RED
Aprob.: GG
4. Estructura de la Documentación
Política,
Objetivos
Manual
Procedimientos
Instrucciones
Registros
Documentos Externos
GG: Gerente General
GCOM: Gerente Comercial
RED: Representante de la Dirección
GOP: Gerente de Operaciones
RA: Responsable de Área
GAD: Gerente Administrativo
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PROCEDIMIENTO
SGC-P-01
Versión: 01
Fecha: 15.07.15
Rev.: RED
Aprob.: GG
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
5. Desarrollo
ETAPA
DESCRIPCIÓN
RESP.
El requerimiento para elaborar un documento, nace de cualquier
colaborador de la organización, este prepara un borrador en conjunto con el
responsable de área y lo presenta al RED.
Colaborador
1. DOCUMENTOS INTERNOS
Requerimiento
El RED lo deriva a los responsables de revisión y/o aprobación, según el
siguiente cuadro.
PROCESO
REV
APROB
Alta Dirección
----
GG
Sistema de Gestión de
Calidad
RED
GG
GCOM
GG
JOPE
GOP
JMET
GOP
Gestión Comercial
Servicio de tránsito
aéreo
Servicio de información
meteorológica
aeronáutica
Revisión y
Aprobación
Operaciones
Procedimientos de
Apoyo
JOPE/
JMET
Jefe de
área
RED
GOP
GAD
Los documentos estarán revisados y aprobados siempre y cuando aparezcan
las iniciales de dicho representante en el encabezado.
El encabezado debe tener la estructura que se define en el Anexo #1
Estructura y Codificación de la Documentación.
Ingreso al Sistema
Una vez aprobado el documento, el RED o la persona que él designe, ingresa
la documentación en la carpeta electrónica SGC CAIMM en WD My Cloud y
en la ruta: http://caimmsrl.com.pe/sgc.intranet/; en archivo PDF. El resto de
personas tendrán acceso a los documentos impresos como copias
controladas.
RED
Ingresa la información en la SGC-F-01 Lista Maestra de Documentos
Internos, incluyendo la versión, la fecha de aprobación, para el caso de
formatos con registro de datos, el control es a través de la SGC-F-03 Lista
Maestra de Registros.
Difusión
Comunica al área relacionada, el cambio en el documento indicándole la
ruta electrónica donde se puede ubicar al mismo. Si se requiere repartir el
documento en físico, estos llevaran un sello de “Copia Controlada”. Controla
la distribución a través del SGC-F-01 Lista Maestra de Documentos Internos.
GG: Gerente General
GCOM: Gerente Comercial
RED: Representante de la Dirección
GOP: Gerente de Operaciones
RA: Responsable de Área
GAD: Gerente Administrativo
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RED
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Versión: 01
Fecha: 15.07.15
Rev.: RED
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ETAPA
DESCRIPCIÓN
RESP.
No está permitido imprimir copias sin autorización.
Solo en el caso que elREDlo considere necesario se realizará una charla de
capacitación a cargo de él o la persona que él designe, el cual lo registrará en
el formato RH-F-01 Lista de Asistencia.
En caso que, algún documento requiera ser modificado, el responsable del
área entregará un borrador al REDpara su revisión, validación y aprobación.
Identificación de
cambios
Documentos
Obsoletos
Tipo de documento
Adición y/o
modificación
Eliminación
Manuales ,
procedimientos,
instructivos
Cursiva y
subrayado
Asterisco (*)
Política,
Organigrama,
Interacción de
Procesos, Formatos
Comparación
con la versión
anterior
Comparación
con la versión
anterior
RED
Una vez realizados los cambios y actualizado el SGC-F-01 Lista Maestra de
Documentos Internos, la versión obsoleta se envía al archivo electrónico
“obsoletos” y se incluye la nueva versión en la respectiva carpeta.
RED
Todos los documentos del SGC son revisados mínimo una vez al año.
2. DOCUMENTOS EXTERNOS
Identificación
El RED es responsable de identificar, actualizar y mantener los documentos
externos necesarios para la planificación y operación del Sistema de Gestión
de Calidad.
RED
Los documentos externos se controlarán a través del SGC-F-02 Lista Maestra
de Documentos Externos, donde se indicará la vigencia del mismo.
Distribución
En caso se requiera distribuir una copia del Documento externo a otra área,
esta se entregará con un sello de “COPIA CONTROLADA” y el área que
mantenga el documento original controlará la distribución a través del SGCF-02 Lista Maestra de Documentos Externos.
RED
Documentos
Obsoletos
En el caso que se desee almacenar algún documento externo obsoleto, este
tendrá que llevar el sello de “OBSOLETO” en la primera cara a manera de
identificación de los que se encuentran vigentes.
RED
3. CONTROL DE REGISTROS
GG: Gerente General
GCOM: Gerente Comercial
RED: Representante de la Dirección
GOP: Gerente de Operaciones
RA: Responsable de Área
GAD: Gerente Administrativo
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Rev.: RED
Aprob.: GG
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
ETAPA
DESCRIPCIÓN
RESP.
Los responsables de cada área se encargaran de actualizar la SGC-F-03Lista
Maestra de Registros, donde se definen los controles de identificación,
almacenamiento, retención y disposición final de los mismos.
Identificación y
Control
La protección de los registros en físico lo realizará cada área, almacenando y
salvaguardando los mismos en sus puntos de uso. Los registros electrónicos
y su recuperación se realizarán a través de los back ups.
El RED tendrá acceso a todas las Listas Maestras de Registros de todas las
áreas.
Nota 1: Los brochure y/o folletos no están sujetos a este procedimiento.
GG: Gerente General
GCOM: Gerente Comercial
RED: Representante de la Dirección
GOP: Gerente de Operaciones
RA: Responsable de Área
GAD: Gerente Administrativo
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RA
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Rev.: RED
Aprob.: GG
ANEXO 1
ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
A. CARÁTULA
Se colocará el logo y el nombre completo del documento
B. ENCABEZADO
TIPO DE DOCUMENTO
LOGO
NOMBRE DEL DOCUMENTO
X-Y-Z
Versión: 01
Fecha:
Rev.:
Aprob.:
C. CÓDIGO DEL DOCUMENTO:
X-Y-Z
Dónde:
X = Proceso al que pertenece
Código (X)
SGC
GC
OPE
ATM
MET
GTH
LOG
MANT
SI
SMS
Proceso
Sistema de Gestión de Calidad
Gestión Comercial
Operaciones
Servicio de tránsito aéreo
Servicio de información meteorológica aeronáutica
Gestión del Talento Humano
Logística
Mantenimiento
Sistemas
Sistema de Gestión de la Seguridad Operacional
Y= Tipo de Documento
Código (Y)
M
PO
P
F
I
Documento
Manual
Política
Procedimiento
Formato
Instructivo
Z= Número Correlativo
GG: Gerente General
GCOM: Gerente Comercial
RED: Representante de la Dirección
GOP: Gerente de Operaciones
RA: Responsable de Área
GAD: Gerente Administrativo
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