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Sr. / Sra
Notario (a)
Estimado señor / señora:
Reciba un muy cordial saludo de parte de la Dirección General de Archivo Nacional. Nos complace
mucho contactarlo con el fin de que usted esté informado del quehacer diario del Departamento
Archivo Notarial.
En esta ocasión, nos ocupa el tema de las notas marginales de referencia, en adelante NMR,
reguladas en el artículo 97 del Código Notarial el cual literalmente dice lo siguiente:
ARTÍCULO 97.- Notas marginales de referencia
Siempre que se adicione, rescinda o modifique, en cualquier forma, el contenido de una escritura
pública o se revoque o modifique un testamento o un poder especial, por medio de otra escritura
pública otorgada con posterioridad, el notario autorizante de la última estará obligado a consignar,
mediante nota marginal en la escritura adicionada, rescindida, modificada o revocada, el nombre y
los apellidos del notario, el tomo, folio y número de la escritura donde se realizó la adición,
revocación, rescisión o modificación, si fuere el tomo del protocolo en uso.
Si el tomo del protocolo donde debe consignarse la nota marginal indicada en el párrafo anterior
perteneciere a otro notario o estuviere depositado en el Archivo Notarial, el otorgante de la
modificación deberá notificar al otro notario para que este la lleve a cabo o al Archivo Notarial; en
tal caso, acompañará la nota con el índice notarial respectivo, para que el Archivo la consigne
dentro de las veinticuatro horas siguientes al recibo de la notificación.
La notificación podrá realizarse personalmente o por telegrama, correo certificado o facsímil.
El notario que incumpla lo establecido en este artículo será sancionado de conformidad con este
código.
De forma general, lo que este artículo indica es que por cada escritura adicional, rescindida,
modificada o revocada (en caso de testamentos y poderes especiales) que se otorga, deberá
consignarse una NMR en la escritura principal, de manera que cualquier persona pueda al
consultarla, establecer que de alguna manera ésta ha sido modificada por otra escritura posterior,
y a la vez pueda ubicarla.
De forma específica y de acuerdo con el artículo anteriormente indicado, el notario puede
enfrentarse a los siguientes casos:
1. En el caso de que la escritura adicional, rescindida, modificada o revocada se otorgue en
el mismo tomo donde se asienta la escritura principal y éste todavía se encuentre en uso,
el notario otorgante de ésta deberá consignar la NMR de forma INMEDIATA.
2. En el caso de que la escritura principal haya sido otorgada en el tomo de protocolo de otro
notario y, el tomo se encuentre en uso, el notario que otorgó la escritura adicional,
rescindida, modificada o revocada deberá notificar al notario que otorgó la principal para
que éste consigne la NMR de conformidad con el artículo 97 arriba transcrito.
3. En el caso de que la escritura principal haya sido otorgada en un tomo de protocolo que,
sin importar quién sea el notario, ya se encuentra devuelto (depositado) en el
Departamento Archivo Notarial; el notario otorgante de la escritura adicional rescindida,
modificada o revocada, deberá informar a ese Departamento acerca de dicho
Archivo Nacional: memoria  transparencia  identidad
Tel: (506) 2283-1400 Fax: (506) 2234-7312 Apartado Postal 41-2020, Zapote, Costa Rica
Correo electrónico [email protected] / www.archivonacional.go.cr / www.mcjd.go.cr
otorgamiento de conformidad con el ya citado artículo 97 y con el artículo 9 del
Reglamento para la Presentación de Índices, que en lo que interesa, más adelante se
transcribirá.
PRESENTACIÓN DE ÍNDICES: Reporte de escrituras adicionales, rescindidas, modificadas o
revocadas.
El artículo 9 del Reglamento para la Presentación de Índices, establece cómo debe reportar el
notario otorgante de una escritura adicional, rescindida, modificada o revocada, tal circunstancia
en el índice de la quincena correspondiente. En lo que interesa, el mencionado artículo dice lo
siguiente:
ARTÍCULO 9: Información adjunta:
a- Con base en los artículos 25 y 143 inciso j) del Código Notarial, si en el índice se informa el
otorgamiento de un testamento, se adjuntará la ficha descriptiva que facilita el Departamento
Archivo Notarial y copia simple del instrumento público, firmado y sellado por el Notario, con el fin
de integrar la información al registro de testamentos.
b- Con base en el artículo 97 del Código Notarial, si en el índice se informa el otorgamiento de un
instrumento público en el cual se adicione, rescinda o modifique en cualquier forma el contenido de
una escritura pública, o se revoque o modifique un testamento o un poder especial y el tomo del
protocolo del principal se encuentre depositado en el Departamento Archivo Notarial; en
documento adjunto al índice en el formato determinado por este Departamento, se informarán
todos los datos de ambos instrumentos públicos con el fin de consignar la nota marginal de
referencia o en su defecto, el Notario debe dar fe en el mismo índice que el tomo del protocolo
donde se otorgó la escritura principal, no se encuentra depositado en dicho Departamento.
Ello implica dos situaciones:
Si el Tomo de protocolo donde se otorgó la escritura principal se encuentra depositado:
Debe adjuntar boleta de notificación de instrumentos adicionales, modificados o rescindidos
A) Tomo en uso: Si el tomo donde se otorgó la escritura principal se encuentra en uso, el
notario que reporta la escritura adicional, rescindida, modificada o revocada, deberá dar
fe al pie del índice que el tomo de protocolo (principal) aún no se encuentra depositado
en el Departamento Archivo Notarial.
B) Tomo depositado: Si el tomo donde se otorgó la escritura principal se encuentra
depositado en el Departamento Archivo Notarial, el notario que reporta la escritura
adicional, rescindida, modificada o revocada, deberá adjuntar al índice correspondiente, la
boleta de notificación de éste tipo de instrumentos, consignando en ella todos los datos
necesarios para la identificación de la escritura principal, a fin de poder consignar la nota
marginal de referencia regulada en el artículo 97 del Código Notarial.
Finalmente y como complemento de todo lo expuesto, se adjunta una copia del archivo Excel de la
boleta de notificación de instrumentos públicos adicionales, rescindidos, modificados o revocados.
El notario deberá tener especial cuidado al cumplimentar este documento, toda vez que de ello
dependerá la correcta consignación de la NMR. En todo caso, no se tendrá como acreditado el
índice que venga acompañado por una boleta como la indicada, que omita datos o contenga datos
erróneos; por ejemplo:
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1. Que no indique correctamente las citas de la escritura principal (notario, tomo, folio,
número de escritura, hora y fecha de otorgamiento), de manera que no permitan su
localización de forma unívoca.
2. Que reporte actos no establecidos en el artículo 97, como lo sería revocatorias de poderes
inscribibles (poderes generales o generalísimos), retiros sin inscribir, o que del todo deje
ese espacio en blanco.
3. Que el tomo de la escritura principal reportada, se encuentre en uso.
Muchas gracias por su atención.
Departamento Archivo Notarial.
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