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Informe de Auditoria
Administración
Edificio Universo II
Vergara 186, Santiago
INDICE
Pág. 2
Informe del Auditor Independiente
Pág. 3 - 4
Análisis de Cartolas Bancarias
Pág. 5 - 6
Revisión de Ingresos
Pág. 7 - 10
Revisión de Egresos
Pág. 11 - 20
Revisión Prorrateo Gastos Comunes y Fondo de Reserva
Pág. 21 - 22
Análisis de Morosidad
INFORME DEL AUDITOR INDEPENDIENTE
Señores copropietarios de
Edificio Universo II
He auditado la información de flujo de caja correspondiente al periodo comprendido entre enero de 2012 y
junio de 2015 cuya gestión en dicho lapso ha estado a cargo de una "administración autogestión" integrada
por copropietarios que serán individualizados más adelante, y cuya información dispuesta es de exlusiva
responsabilidad de éstos.
Mi responsabilidad consiste en emitir una opinión objetiva sobre dicha información, esencialmente en lo
concerniente a partidas del flujo de caja (ingresos/egresos) basado en la auditoria efectuada.
Una auditoria comprende el examen, a base de pruebas, de evidencias que respaldan los importes e informaciones revelados en los estados auditados.
El Edificio Universo II se encuentra en calle Vergara 186, Santiago, y se compone de setenta departamentos,
un local comercial en primer piso, trece estacionamientos y treinta y cinco bodegas, asignadas éstas según
detalle que se adjunta más adelante.
Esta auditoria se centra esencialmente en la revisión del estado que hemos denominado "flujo de caja", por
lo tanto no se enfoca en la gestión operativa concerniente a la comunidad, sino en la gestión del disponible.
Menciono a continuación el alcance exclusivo que fue requerido y acordado:
1. Análisis de cartolas bancarias de Cuenta Corriente Banco Crédito Inversiones nº 11649968
2. Verificación de comprobantes de ingresos y egresos con su documentación de respaldo.
3. Verificación de cheques emitidos. Arqueo de caja, si correspondiese. En este caso no corresponde arqueo
de caja dado que fue informado que no se maneja fondo fijo o "caja chica".
4. Revisión prorrateo de gastos comunes.
5. Análisis de morosidad.
6. Análisis del Fondo de Reserva. Revisión que finalmente se unifica con el punto 4.
7. Revisión contratos de trabajo, de servicios, finiquitos, liquidaciones de sueldo, pago imposiciones. Este
para efectos de ratificar el correcto desembolso en el caso de egresos que fueron requeridos como
como respaldo.
En mi opinión, el estado mencionado anteriormente, presenta razonablemente y en la mayoría de aspectos
indicados en alcance, una adecuada gestión por parte de la actual administración. Sin embargo, se realizan
algunas observaciones que pueden ser apreciadas en el desarrollo de cada punto en particular.
La administración por autogestión actual, está conformada por don Víctor Orellana, en calidad de presidente,
y don Luis Prieto como asistente, copropietarios de los departamentos números 803 y 906 respectivamente,
y a quienes se les reconoce su excelente disposición en la entrega de cada antecedente solicitado. Esta
auditoria es requerida por los copropietarios representados para este efecto por la señora Evelyn Saez en su
calidad de propietaria del departamento número 901. La información auditada corresponde precisamente al
periodo gestionado por los administradores individualizados en este párrafo.
Noviembre 03, 2015
Oscar Duarte Retamales
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ANALISIS DE CARTOLAS BANCARIAS
Habiendo tenido a mano una cantidad de 42 cartolas bancarias (BCI), que corresponden a cada mes del
periodo comprendido entre enero de 2012 y junio de 2015, se elabora el siguiente resumen, que indica el
saldo final de fondos en en cuenta corriente al 30 de junio de 2015, monto ascendente a $7.267.597
Se adjunta detalle mensual:
(*) El saldo al 31 de diciembre de 2012 es superior en un 20% respecto al saldo al 31 de diciembre de 2011
(*) El saldo al 31 de diciembre de 2013 es inferior en un 2% respecto al saldo al 31 de diciembre de 2012
(*) El saldo al 31 de diciembre de 2014 es inferior en un 20% respecto al saldo al 31 de diciembre de 2013
(*) Sin embargo el saldo al 30 de junio de 2015 es consistente con el saldo al mismo mes de año anterior.
(**) Independiente que esta auditoria tiene como fecha de corte 30 de junio de 2015, en página siguiente
se adjunta imagen con los saldos de las cartolas de julio, agosto y septiembre de este año.
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ANALISIS DE CARTOLAS BANCARIAS
Como se indicó en página anterior, se presenta un resumen de los saldos de cartolas bancarias de los meses
de julio, agosto y septiembre de este año. El saldo final al 30 de septiembre en cuenta corriente asciende a
$5.537.676 que es menor al saldo del mismo mes del año anterior en $1.080.481
Se aconseja revisar la gestión sobre los ingresos del trimestre jul-sep, dado que comparado con el trimestre
inmediatamente anterior (abr-jun), muestra una baja en este concepto equivalente a $3.567.223, lo que
podría indicar un alza en el nivel de morosidad que es analizada más adelante.
Datos año 2015
(*) La diferencia principal al comparar el trimestre julio-septiembre, con el trimestre abril-junio se da en
la variable de ingresos, dado que los egresos muestran un nivel similar.
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REVISION DE INGRESOS
Información de ingresos compuesto por gastos comunes más fondo de reserva, comparado con depósitos
en cuenta corriente en un periodo de 41 meses.
Resumen
Detalle mensual
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REVISION DE INGRESOS
Notas:
a) Para efectos de cálculo de los ingresos consignados en página precedente, se consideran los conceptos
Gasto Común y Fondo de Reserva , desconociéndose la existencia de algún otro concepto que pueda
incrementar este concepto.
b) Considerando las variabes mencionadas en letra anterior, en un periodo de 41 meses, desde febrero de
2012 hasta junio de 2015 para el caso de gastos comunes más fondo de reserva, y desde marzo 2012 hasta
julio 2015 en el caso de depósitos en banco (un mes de desfase), no se detecta una diferencia significativa
adversa . La cantidad depositada en banco es superior al monto calculado como ingresos originados por
gastos comunes más fondo de reserva, según se indica en cuadro "Resumen" de página 5.
c) Se revisa en forma aleatoria copia de "COMPROBANTE PAGO GASTOS COMUNES", no se detectan
inconsistencias en la emisión y registro de éstos.
Observaciones:
a) Respecto a las formas de pago, fecha límite para pago y multa en caso de acumulación de deuda, se
adjunta sección incluida en informe " Gasto Comun Comunidad Edificio Universo II ", que se entienden
conocidas por cada copropietario.
Recomendaciones:
a) Indico como recomendación que los "Comprobantes Pago Gastos Comunes", sean archivados de forma
correlativa, lo que facilitaría su búsqueda en caso de ser requerido por la misma administración o algún
copropietario en caso de dudas. Y que éstos siempre sean emitidos, independiente de la modalidad de pago:
depósito o transferencia bancaria.
b) No determino otra recomendación al respecto.
Página 6
REVISION DE EGRESOS
Para solicitar respaldo de egresos, se solicita una muestra equivalente al 37,8% que equivale a 57,4 millones
sobre 151,9 millones de egresos que corresponden a los cargos en cartolas bancarias del periodo auditado.
Resumen:
Seleccioné aleatoriamente 157 cheques cobrados en el periodo auditado, se solicitó a la administración el
envío de los documentos que respaldan la emisión del documento de pago. Se recibe satisfactoriamente
el respaldo del 99,7% de la muestra solicitada, equivalente a $57.178.986; el único valor sin documento que
respalde la emisión de cheque nº5504896 cobrado el 29/05/2013 por $200.000 corresponde a trabajos varios
efectuados por el padre de don Luis Prieto, quien no emitió documento de respaldo.
Página 7
REVISION DE EGRESOS
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REVISION DE EGRESOS
Notas:
a) Con esta solicitud de muestra y revisión de cada documento de respaldo para ingresar observación en
la columna "Concepto del pago", se procedió a revisar cartolas bancarias, requerir respaldo de una muestra
aleatoria de cargos bancarios, originados por Cheques Cobrados por Caja (CCxC) y Cheques Cobrados por
Otro Banco (CCxOB).
b) Los documentos tenidos a mano, y dispuestos por la actual administración son: cartolas bancarias desde
enero 2012 a junio 2015 (adicionalmente julio a septiembre 2015), copia de facturas, boletas de honorarios,
boletas de ventas y servicios, documento de recibo de dinero, contratos de trabajo, liquidaciones de sueldo,
planillas de pago de imposiciones, finiquitos, pagos por reemplazo, copia de transferencias bancarias.
c) Por lo tanto, considerando lo señalado en letras a) y b) precedentes, se da cumplimiento al punto 1., parte
del punto 2., punto 3. y punto 7. de los alcances indicados en página del informe consignada como "INFORME
DEL AUDITOR INDEPENDIENTE".
Observaciones:
a) Para la muestra requerida, no se detectan inconsistencias entre el documento de respaldo y el cargo en
cartola bancaria por concepto de pago.
b) En ocasiones como pagos de servicios básicos y cotizaciones previsionales principalmente, los pagos son
efectuados directamente desde la cuenta corriente de los administradores, y el reembolso se realiza a través
de la emisión de cheque a nombre del administrador que corresponda. No se detectan inconsistencias.
c) Relacionado a letra anterior, se consigna la figura considerando lo práctico que resulta pagar ciertas cuentas
vía internet y no tener que emitir un cheque por cada cuenta, además de la concurrencia al centro de pago.
Además en los casos en que a quien se la paga el servicio se encuentre imposibilitado de cobrar un cheque por
caja o depositarlo en cuenta corriente propia (personas de nacionalidad extranjera por ejemplo).
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REVISION DE EGRESOS
Observaciones:
d) Respecto al servicio por concepto de administración autogestión tiene un costo mensual para la comunidad
de $200.000 en total; lo que para la cantidad de unidades a admnistrar, responsabilidad y carga de trabajo,
es un bajo costo comparado con mercado. Actualmente no se está emitiendo boleta de honorarios por dicho
servicio, adjunto respuesta textual de actual administración al respecto:
e) El servicio de Contabilidad para efectos del cálculo de remuneraciones y cotizaciones previsionales tiene
un costo mensual para la comunidad de $60.000, cobro se encuentra dentro del rango aceptable. Es facturado.
Recomendaciones:
a) Relacionado a letras b) y c) de Observaciones; se recomienda gestionar el pago en línea desde la cuenta
corriente de la comunidad o pagar cada servicio con cheque emitido desde la propia cuenta . Considerando
existencia de fondo fijo para pagar a personas que efectúen servicios y que se vean imposibilitados de cobrar
cheques por caja o depositarlos en cuenta corriente propia (personas de nacionalidad extranjera por ejemplo).
Fondo fijo que debiera mantener un bajo nivel de disponible y ser rendido cada mes, según pautas que
debieran adoptar lso copropietarios en asamblea.
b) Generar un recibo estandarizado para registrar la entrega de dinero por pago de servicios efectuados por
personas que no emitan factura o boleta de honorarios como respaldo. Actualmente dicho comprobante es
sólo una hoja de cuaderno donde consta la entrega del dinero a persona que es individualizada y además se
requiere su firma de recepción conforme. Este recibo debe ser foliado y en lo posible confeccionado en formato
autocopiativo, donde el original quede en talonario, segunda copia sea entregada a prestador de servicios
y una tercera copia se archive en control de egresos.
c) Concerniente a letra d) de Observaciones se recomienda que toda persona que califique como emisor de
boletas de honorarios, la emita, y sea este emisor el que entere en arcas fiscales el pago mensual de retención
en el fomulario dispuesto para dicho efecto.
d) Dado que no he tenido a mano los talonarios de cheques disponibles, se recomienda que una comisión de
copropietarios junto a la actual administración, valide físicamente las últimas series de cheques emitidos y se
verifique que los documentos que se encuentran en estado "anulado", efectivamente lo estén, lo que generalmente se certifica pegando la serie del cheque en el control de cheques emitidos de cada talonario. Si esto
último no se está efectuando, se recomiendo adoptarlo como práctica.
Página 10
REVISION DE EGRESOS
Muestra para verificación de egresos traspasados a planila de gastos comunes
Observaciones:
a) De la muestra de 157 egresos detallados en páginas 7, 8 y 9, se verifican 48 operaciones equivalentes al
30,6% para comprobar que fueron correctamente registrados en detalle de gastos comunes. Sólo una
operación no logra identificarse en planillas de gastos comunes (cheque 5504896 cobrado el 29/05/13).
b) De la muestra seleccionada el 98% cumple con la condición de estar registrada correctamente en planilla
mensual de gastos comunes.
Página 10.1.
REVISION PRORRATEO GASTOS COMUNES Y FONDO DE RESERVA
Notas:
a) Para validar el porcentaje asignado a cada unidad por concepto de gastos comunes, se ha tenido a mano
los siguientes antecedentes:
a.1. Copia protocolizada bajo repertorio nº18578 con fecha 09 de agosto de 2007 denominada " Tabla de
incidencia en Gastos Comunes Edificio Universo 2 Vergara 186 " que se protocoliza junto a la segunda
modificación del Estatuto de Copropiedad del edifico citado, y en cuya cláusula SEGUNDA se consigna:
(*) Tabla protocolizada se adjunta en páginas 12 y 13
a.2. Archivo excel con dos prorrateos de gastos comunes por unidad, el primero aplicado entre febrero 2012
y enero de 2015, el segundo aplicado desde febrero de 2015 a la fecha. Respecto a modificación efectuada
desde febrero de este año en adelante, la respuesta recibida por la administración es:
a.3. Archivos en excel con "Distribución de Gastos Comunes" desde febrero 2012 hasta junio de 2015
b) Con los antecedentes indicados en letra a) precedente, se realizan los cálculos que son registrados en
páginas 14 a 20.
Página 11
REVISION PRORRATEO GASTOS COMUNES Y FONDO DE RESERVA
Página 12
REVISION PRORRATEO GASTOS COMUNES Y FONDO DE RESERVA
Página 13
REVISION PRORRATEO GASTOS COMUNES Y FONDO DE RESERVA
Porcentajes de distribución asignados en los meses indicados. Ninguna sumatoria da 100% exactamente.
Página 14
REVISION PRORRATEO GASTOS COMUNES Y FONDO DE RESERVA
Gastos comunes feb-jun 2015, considerando % anterior y actual
/
Departamentos afectados (33 unid)
Página 15
REVISION PRORRATEO GASTOS COMUNES Y FONDO DE RESERVA
Comparativo distribución porcentual utilizada hasta enero 2015 vs Tabla Protocolizada
(*)
(*) En esta distribución ajusto el procentaje total a 100% exactamente, considerando las unidades asignadas
a cada departamento (bod/estac), y una distribución proporcional de 0,30% entre todos las unidades.
Página 16
REVISION PRORRATEO GASTOS COMUNES Y FONDO DE RESERVA
Gastos comunes feb12 a jun15 considerando distribución porcentual ajustada a 100% exactamente
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REVISION PRORRATEO GASTOS COMUNES Y FONDO DE RESERVA
Observaciones:
a) Respecto a los porcentajes de distribución por unidad, cabe señalar que la administración actual ha utilizado
la que le fue legada de la anterior administración, aplicando un ajuste mínimo para diferenciar unidades
con igual porcentaje para efectos de identificación, a contar de febrero de 2015, y cuya información detallada
ha sido incluida en páginas 14 y 15.
b) Ninguna de las distribuciones porcentuales utilizadas a la fecha da con exactitud 100%; la utilizada hasta
enero 2015 arroja un total procentual de 100,003% y desde febrero a la fecha 100,036%
c) Las bodegas y estacionamientos asociados a cada unidad fueron informadas por la administración, y dicha
información es utilizada como base para validar el procentaje asignado a cada una de ellas, no se detecta
diferencias significativas según consta en página 16.
Recomendaciones:
a) Se recomienda aplicar porcentajes de distribución por unidad que totalice exactamente 100%, distribución
que queda reflejado en página 16 del presente informe.
Página 18
REVISION PRORRATEO GASTOS COMUNES Y FONDO DE RESERVA
Evolución gastos comunes, fondo de reserva y remuneraciones año 2012
Evolución gastos comunes, fondo de reserva y remuneraciones año 2013
Evolución gastos comunes, fondo de reserva y remuneraciones año 2014
(*) La relación promedio Remuneraciones/Total Gastos Comunes de los años 2012-2013-2014 es de 51%
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REVISION PRORRATEO GASTOS COMUNES Y FONDO DE RESERVA
Evolución gastos comunes, fondo de reserva y remuneraciones enero-junio 2015
(*) La relación promedio Remuneraciones/Total Gastos Comunes enero-junio 2015 es de 51%, manteniendo
nivel de años anteriores.
Observaciones:
a) Desde febrero de 2015 se suspende la aplicación o cobro de fondo de reserva, que correspondía al 5% del
total de gastos comunes.
b) Existe una correlación mensual entre el aumento de remuneraciones y gastos comunes. Los meses en que
aumenta generalmente este concepto, corresponde a aquellos donde hay mayor cantidad de festivos o en
periodos de reemplazos por vacaciones. La dotación general es de cinco conserjes y un auxilar de aseo.
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ANALISIS DE MOROSIDAD
Morosidad calculada con datos a junio de 2015. A fecha actual, estado por propietario puede haber cambiado.
Página 21
ANALISIS DE MOROSIDAD
Morosidad al cierre de los años 2012, 2013, 2014 y a junio de 2015
Observaciones:
a) La actual administración inició su gestión con una morosidad de m$3.190, que es el dato que se registra
como morosidad a enero 2012 y que se obtiene del detalle de gastos comunes de febrero 2012.
b) El punto más alto de morosidad se alcanza al cierre del año 2014, con m$4.410; el más bajo en año 2013
con m$2.588
c) La morosidad a junio de 2015 (deuda de mayo hacia atrás), asciende a m$3.316, muy cercano al promedio
del periodo analizado que es m$3.301; este nivel de morosidad equivale a 0,9 aproximadamente de un mes de
gasto común.
Página 22
FIN DEL INFORME
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