1. Ingeniería

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Manual de Gestión de
Medicamentos, Insumos y
Dispositivos Médicos
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ELABORÓ
FIRMAS DE APROBACIÓN
REVISÓ
APROBÓ
FIRMA EN ORIGINAL
IMPRESO
FIRMA EN ORIGINAL
IMPRESO
FIRMA EN ORIGINAL
IMPRESO
YANIBE BENDECK
BENDECK
Director de Gestión de
Medicamentos e Insumos
LUISA SAAVEDRA CAMPO
Gerente Técnico (E)
DANILO VALLEJO
GUERRERO
Vicepresidente de Salud
APOYO DIRECCIÓN SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
RICARDO ANTONIO VALBUENA
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GERENCIA TÉCNICA
CAPÍTULO III: SUBPROCESO DE SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
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YANIBE BENDECK
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Director de Gestión de
Medicamentos e Insumos
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Gerente Técnico (E)
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Vicepresidente de Salud
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CAPITULO III
1. SUBPROCESO SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
1.1.
Objetivo General del Subproceso de Suministro de Medicamentos e Insumos
Garantizar a los usuarios de Nueva EPS la disponibilidad de una red de farmacias que suministre a los
afiliados que lo requieran los tratamientos prescritos por los médicos tratantes.
1.2.
Alcance Del Subproceso de Suministro de Medicamentos e Insumos
El ámbito del subproceso va desde la recepción de la fórmula médica por parte del Afiliado hasta la
custodia de la fórmula médica para la presentación de la cuenta con el recibido del afiliado en original.
1.3.
Responsables del Subproceso de Suministro de Medicamentos e Insumos
Área líder del proceso: Gerencia Técnica-Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos
1.4.
Políticas del Subproceso de Suministro de Medicamentos e Insumos
1.4.1. Políticas generales.
1.4.1.1.
Se dispensará todos los medicamentos relacionados en la Resolución 5521 2013,
prescritos por los profesionales de la salud de la red de servicios contratada por
NUEVA EPS S.A.
1.4.1.2.
Se dispensarán los medicamentos que no están cubiertos por la Resolución 5521
previa autorización del Comité Técnico Científico o por fallo de tutela.
1.4.1.3.
Cada zonal debe disponer de operadores o farmacias que suplan la demanda de
medicamentos de tratamiento ambulatorio tanto POS como NO POS y medicamentos
controlados.
1.4.1.4.
Los Directores o Coordinadores Médicos Zonales deben realizar, previo al inicio de la
operación de las farmacias, la socialización del proceso de dispensación de
medicamentos y coordinar capacitaciones periódicas a los Auxiliares de Farmacias o
Regentes sobre el modelo de atención, políticas de la Nueva EPS, y seguimiento al
cumplimiento y conocimiento del proceso de dispensación.
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1.4.1.5.
Se tendrán dos tipos de farmacias contratadas, una denominada farmacia de alto
costo que es la única que puede dispensar medicamentos POS que requieren
autorización de NUEVA EPS S.A. y medicamentos No POS autorizados por CTC, así
como insumos y productos complementarios autorizados expresamente por la EPS; y
otra denominada farmacia POS, que podrá dispensar solamente los medicamentos
incluidos en el POS que no requieren autorización de NUEVA EPS S.A. así como los
medicamentos incluidos en la cápita (Ver listado de políticas de suministro de
medicamentos).
1.4.1.6.
Es responsabilidad de la Gerencia Operativa en Salud determinar los afiliados exentos
de cuota moderadora y garantizar su actualización en el sistema, así como enviar
periódicamente a la Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos para que sea
transmitido el listado a las farmacias a nivel nacional.
1.4.1.7.
Es responsabilidad de los prestadores enviar las tarifas homologadas con los códigos
de NUEVA EPS S.A. para realizar el cargue de las mismas en el sistema, así mismo
reportar los cambios de tarifa con el código de NUEVA EPS S.A. para realizar la
correspondiente actualización.
1.4.1.8.
Los prestadores deberán facturar la cuenta médica de los productos dispensados por
evento de acuerdo con el Listado Nacional de Medicamentos acordados en el Anexo
correspondiente al contrato.
1.4.1.9.
En caso que el proveedor del prestador en primera opción incurra en
desabastecimiento de un producto, deberá notificarlo para que el prestador pueda
adquirir el producto con un proveedor de otra opción disponible y notificar a NUEVA
EPS S.A el cambio de la tarifa correspondiente a la opción utilizada, con el fin que se
realice el correspondiente ajuste en el sistema previo a la facturación.
1.4.1.10.
La vigencia de las fórmulas médicas dependen de la clasificación de los medicamentos
prescritos, de la siguiente manera:
Medicamentos POS que “No requieren autorización de NUEVA EPS S.A.” y POS que “Si
requieren autorización de NUEVA EPS S.A.”: la vigencia de las prescripciones es de
treinta (30) días calendario.
Medicamentos no POS: La vigencia de las prescripciones es de treinta (30) días
calendario.
1.4.1.11.
En los casos, de tratamientos continuados en los cuales el médico prescriptor formule
cantidades superiores a treinta (30) días, la farmacia verificará la fecha de entrega del
producto según lo relacionado en las fórmulas y/o autorizaciones posfechadas
verificando que el paciente reciba en las fechas estipuladas la dosis programada,
validando que la fecha de la fórmula médica sea anterior a la fecha de activación de la
pre-autorización por la farmacia, es decir que la fecha de la fórmula médica sea
anterior a la fecha en la cual el afiliado está solicitando los medicamentos.
1.4.1.12.
Para los casos de afiliados a los cuales se les generen fórmulas médicas mezcladas
con medicamentos POS y medicamentos POS alto costo, la fórmula original siempre
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será el soporte de la entrega del medicamento de mayor nivel, es decir, si el Afiliado
se acerca a la farmacia con una única fórmula en la cual cuenta con la prescripción de
un medicamento de alto costo POS y un medicamento POS, la original será el soporte
de la autorización del alto costo POS y para el POS el Afiliado tomará fotocopia de la
fórmula y este será el soporte para el respectivo cobro a la EPS.
1.4.1.13.
Las fórmulas despachadas completas deberán ser igual o superior al 95%.
1.4.1.14.
La atención en los puntos de dispensación deberá ser rápida, efectiva y cumplir con
los estándares definidos por NUEVA EPS S.A.
1.4.1.15.
El cobro de Cuota moderadora está sujeto a los lineamientos contemplados en la
norma vigente Acuerdo 260 de 2004.
1.4.1.16.
Se exceptúan de cobro de cuota moderadora a los pacientes:
Incluidos en programas de PyP y programas especiales (Diabetes, hipertensión y
nefroprotección) y que asistan las actividades desarrolladas por los programas.
Los afiliados con patologías clasificadas como catastróficas (VIH, insuficiencia renal y
cáncer)
Los afiliados con prescripciones médicas derivadas de la atención de urgencias.
Los afiliados con las siguientes patologías: Paralasis cerebral, síndrome de Down,
fibrosis quística y trasplante.
1.4.1.17.
Es responsabilidad de los Directores y/o Coordinadores Médicos Zonales, con el apoyo
operativo de los Coordinadores de Modelo de Atención y/o de los Supervisores realizar
mensualmente la supervisión de las farmacias, teniendo en cuenta el instrumento de
“protocolos Farmacéuticos 04-03-F-008”, evaluación técnica de calidad y de servicio, el
cual evalúa estándares normativos y de servicio como tiempos de espera y pendientes.
Lo anterior debe realizarse con el fin de garantizar los estándares normativos y de
servicio a los afiliados de NUEVA EPS S.A.
1.4.1.18.
Es responsabilidad de Directores y/o Coordinadores Médicos Zonales, con el apoyo
operativo de los Coordinadores de Modelo de Atención y/o de los Supervisores
garantizar la construcción de los Planes de Mejoramiento en conjunto con las
farmacias y realizar el seguimiento a la ejecución y cumplimiento de los mismos.
1.4.1.19.
Es responsabilidad de la Dirección de Medicamentos, suministrar información al
afiliado relacionada con el proceso para la obtención de medicamentos Pos y No POS,
así como los cambios en la Normatividad Legal Vigente que guardan relación con los
medicamentos. Lo anterior, siguiendo las pautas establecidas en el anexo “ Flujo de
Suministro de Información”. Adicionalmente es su responsabilidad adoptar las medidas
preventivas o correctivas con base en los resultados de las mediciones del nivel de
comprensión de la información suministrada.
1.4.1.20.
A continuación se resumen los posibles medicamentos a dispensar desde las
farmacias.
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TIPO DE
MEDICAMENTO
POS
POS
NO POS CTC
NO POS TUTELA
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REQUIERE
AUTORIZACION
No requieren
autorización de
Nueva EPS
Si requieren
autorización de
Nueva EPS
Si requieren
autorización de
Nueva EPS
Si requieren
autorización de
Nueva EPS
TIPO DE
FARMACIA
QUE
DISPENSA
VALIDACIÓN DE DERECHOS
REQUERIDO
POS
SI
ALTO COSTO
SI
ALTO COSTO
SI
ALTO COSTO
SI
MECANISMO
Consulta estado del afiliado a
través del portal o bases de
datos
Mediante la activación de preautorización por portal o call
center
Mediante la activación de preautorización por portal o call
center
Mediante la activación de preautorización por portal o call
center
TIPO DE
AUTORIZACION
REQUISITO PARA LA
ORDEN MEDICA
No aplica
ORIGINAL O COPIA
Autorización física o
telefónica
ORIGINAL O COPIA
Autorización física o
mensaje de texto
ORIGINAL O COPIA
Autorización física o
mensaje de texto
ORIGINAL O COPIA
Para el caso de Elementos y Dispositivos Médicos No Pos con tutela taxativa, los requisitos para la
dispensación serán los relacionados en el siguiente cuadro:
TIPO DE
ELEMENTO O
DISPOSITIVO
MEDICO
DESCRIPCION
TIPO DE
FARMACIA
QUE
DISPENSA
VERIFICACION
DE DERECHOS
TIPO DE
AUTORIZACION
REQUISITO
AUTORIZACION
REQUISITO PARA LA
ORDEN MEDICA
NO POS - TUTELA
SIN ORDEN
MEDICA
Si requieren
autorización de
Nueva EPS
ALTO COSTO
NO
Mediante la
activación de Preautorización por
portal
Únicamente autorización
física, en el campo
observación debe
encontrarse el texto:
“T160 T. Taxativa SOM”
No requiere –se debe utilizar
formato de recibido del
medicamento
1.4.2. Políticas relacionadas con la formulación de medicamentos
1.4.2.1. Toda formulación de medicamentos deberá realizarse a través del sistema de las IPS
Exclusivas de los afiliados, con base en los parámetros exigidos por la Ley en el Decreto
2200 de 2005. Para los casos en que la formulación se realice a través de IPS NO
exclusivas que no tienen acceso al sistema, las prescripciones médicas podrán ser
sistematizadas o manuales, con base en los requisitos del Decreto 2200 de 2005,
Capítulo IV – De la prescripción de los medicamentos, cuyas características son:
Solo podrá hacerse por personal de salud debidamente autorizado de acuerdo con su
competencia.
La prescripción debe ser en letra clara y legible, con las indicaciones necesarias para
su administración.
Se hará en idioma español, en forma escrita.
No podrá contener enmendaduras o tachaduras, siglas, claves, signos secretos,
abreviaturas o símbolos químicos, con la excepción de las abreviaturas aprobadas por
el Comité de Farmacia y Terapéutica de la Institución.
La prescripción debe permitir la confrontación entre el medicamento prescrito y el
medicamento dispensado (en el caso ambulatorio) y administrado (en el caso
hospitalario) por parte del profesional a cargo del servicio farmacéutico.
La prescripción debe permitir la correlación de los medicamentos prescritos con el
diagnóstico.
La dosis de cada medicamento debe expresarse en el sistema métrico decimal y en
casos especiales en unidades internacionales cuando se requiera.
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Cuando se trate de preparaciones magistrales, además de los requisitos de
prescripción, se debe especificar claramente cada uno de los componentes con su
respectiva cantidad.
1.4.2.2.
De acuerdo con el Decreto 2200 de 2005 el contenido de la prescripción médica
deberá contar con la siguiente información:
Nombre del prestador de servicios de salud o profesional de la salud que prescribe,
dirección y número telefónico o dirección electrónica.
Lugar y fecha de la prescripción.
Nombre del paciente y documento de identificación.
Número de la historia clínica.
Nombre del medicamento expresado en la Denominación Común Internacional
(nombre genérico).
Concentración y forma farmacéutica.
Vía de administración.
Dosis y frecuencia de administración.
Período de duración del tratamiento (Debe describir un periodo de tiempo definido)
Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento, en números
y letras.
Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor.
Vigencia de la prescripción.
Nombre y firma del prescriptor con su respectivo número de registro profesional.
1.4.2.3.
Solo se aceptaran fórmulas que se realicen de manera sistematizada para el caso de
las IPS Exclusivas, pero también se aceptarán las fórmulas médicas manuales para el
caso de IPS No Exclusivas o red de servicios contratada.
1.4.2.4.
No se aceptarán prescripciones de medicamentos que no cuenten con Registro
INVIMA vigente.
1.4.2.5.
Solo podrán formularse productos que se encuentren clasificados como medicamentos
ante el ente regulador (INVIMA). Los productos que no tengan una indicación
terapéutica no deberán ser formulados.
Del periodo de formulación:
1.4.2.6.
Medicamentos formulados en consulta externa cubrirán un periodo máximo de
tratamiento hasta por 30 días.
Se deben entregar los medicamentos hasta por 5 días de tratamiento para las
prescripciones médicas derivadas de urgencias o egreso hospitalario, se exceptúan los
analgésicos y antibióticos que deben ser suministrados por la farmacia para el
tratamiento completo posterior a su transcripción en la IPS primaria.
Medicamentos formulados en urgencias o egreso hospitalario en horario no hábil
(Nocturnos y festivos) la IPS de atención deberá entregar al afiliado hasta 3 días de
tratamiento y la fórmula médica correspondiente a los días restantes del tratamiento
para que el afiliado solicite la transcripción y reclame el medicamento en la farmacia
de su IPS primaria. De esta política se exceptúan las prescripciones de antibióticos, los
cuales deberán ser entregados por la IPS de atención de urgencias o egreso
hospitalario en su totalidad.
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1.4.2.7.
Los profesionales autorizados para la prescripción de medicamentos serán los médicos
y odontólogos titulados y con registro profesional. Se exceptúan los casos de
patologías incluidas en actividades de promoción y mantenimiento de la salud, en las
cuales el médico valora y define la conducta médica y podrá la enfermera de PyP
transcribir la fórmula posteriormente, sin efectuar cambios sobre la conducta inicial.
Conforme a la Resolución 412 de 2000 y Resoluciones 0769 y 1973 de 2008, los
profesionales de Medicina Enfermería están facultados para realizar consulta de
planificación familiar y definir el método más conveniente, incluyendo implante
subdérmico.
1.4.2.8.
La formulación de medicamentos no POS solamente podrá realizarse por parte de los
médicos especialistas en la patología relacionada cuando la solicitud es por primera
vez, para la continuidad del tratamiento la prescripción médica puede ser expedida por
el médico tratante (Especialista o general que hace parte del grupo de médicos de la
IPS que atiende la patología). Se exceptúa las siguientes especialidades: psiquiatría,
reumatología, endocrinología, neurología y oncología, las cuales siempre deben ser
emitidas por el médico especialista.
1.4.2.9.
Para los programas integrales de atención a las patologías de alto impacto la emisión
de la orden médica estará sujeta a las condiciones definidas en la contratación con las
IPS que atienden integralmente estas patologías, pero en ningún caso la definición de
los programas podrá permitir la formulación diferente a las anteriormente expuestas.
1.4.2.10.
Para el caso de los medicamentos no fraccionables, la orden de servicios o
autorización deberá venir autorizada en la unidad mínima de entrega o sus respectivos
múltiplos, cuando la unidad mínima de entrega sea inferior a la cantidad autorizada,
se podrá realizar la dispensación, no obstante, para los casos en que la unidad
mínima de entrega sea superior a la cantidad autorizada, no se podrá dispensar y se
deberá direccionar al usuario a la correspondiente Oficina de Atención al Afiliado de la
EPS para la corrección de la orden.
1.4.2.11.
En cumplimiento con lo dispuesto en la Resolución 1478 de 2006, la prescripción de
los medicamentos de control deberá tener las siguientes características:
Obligatoriamente deberá contar con las especificaciones establecidas en el Decreto
2200 de 2005
Letra clara y legible.
Sin enmendaduras
La vigencia de las fórmulas médicas será de 15 días.
Las fórmulas médicas deberán ser generadas un documento original y dos copias.
Los medicamentos de control especial deberán estar prescritos en un documento
independiente de la formulación de otros medicamentos.
Debe especificar la cantidad total en números y letras y dosis diaria (frecuencia de
administración).
Vía de administración y tiempo del tratamiento.
Deberá generarse la fórmula médica en el recetario oficial de la Seccional del Fondo de
Estupefacientes en los departamentos en que así se exija.
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Para las prescripciones de medicamentos de control la cantidad máxima de
tratamiento a prescribir es de 30 días, con excepción del medicamento Fenobarbital
para el que la cantidad puede ser prescrita hasta por 90 días de tratamiento.
1.4.3. Políticas relacionadas con el suministro de medicamentos en farmacias POS
(medicamentos que no requieren autorización)
1.4.3.1.
La vigencia de la fórmula médica POS es de treinta (30) días.
1.4.3.2.
En caso de tratamientos crónicos, la prescripción se podrá realizar hasta por seis (6)
meses, teniendo en cuenta que desde la primera entrega es posible dispensar con
copia de la fórmula médica, siempre y cuando se valide la vigencia, es decir que la
fecha de emisión de la prescripción no sea mayor a 30 días. Las entregas posteriores
se realizarán cada mes en fechas cercanas a la de la primera entrega usando como
soporte la copia de la prescripción.
1.4.3.3.
Para la entrega de los medicamentos POS que no requieren autorización, solamente se
debe hacer la validación de derechos administrativos de los afiliados.
1.4.3.4.
El suministro de medicamentos POS requiere confirmación que el Afiliado se encuentra
activo en el sistema, si la prescripción viene en papelería de la IPS asignada, se
entiende que ya se validaron los derechos previamente, por lo que no habría
necesidad de realizar nuevamente la verificación. Prescripciones en papelería diferente
requieren obligatoriamente la verificación.
1.4.3.5.
Solamente se realizará entrega de medicamentos POS en ciudades diferentes al lugar
de residencia del afiliado cuando el tratamiento se prescribió por urgencias y/o
hospitalización, esta fórmula médica será entregada por la farmacia POS, no requieren
autorización de NUEVA EPS S.A. ni transcripción. Para el caso de medicamentos
capitados, cuya prescripción resulta de una atención de urgencias prestada en una
ciudad diferente a la del usuario, cualquiera de las farmacias de la ciudad debe hacer
entrega de los medicamentos sin requerir autorización de Nueva EPS. Si la prescripción
de estos medicamentos se realiza en la ciudad del usuario pero en una IPS diferente a
la IPS primaria, la entrega la puede realizar cualquiera de las farmacias sin requerir
autorización y se debe facturar como un evento.
1.4.3.6.
Por ningún motivo se acepta que un afiliado o acudiente reciba los medicamentos de
más de dos afiliados. Se exceptúa de esta política los familiares hasta primer grado de
consanguinidad.
1.4.3.7.
La entrega de medicamentos que son para el tratamiento de enfermedades de interés
en salud pública (Malaria, tuberculosis, leishmaniasis, lepra, entre otras disposiciones
de ley) se realizará en los hospitales de la red pública o en la Secretaría de Salud
correspondiente, previa notificación a la Secretaria de Salud correspondiente por parte
de la IPS tratante o primaria, a menos que exista un soporte de desabastecimiento en
estos entes de tal manera que la EPS deba responder por el suministro a los
pacientes. Estos medicamentos no requieren autorización para su entrega.
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1.4.3.8.
Cuando un acudiente del afiliado, que por ser menor de edad o discapacitado, llega a
la farmacia a reclamar los medicamentos prescritos, el acudiente debe presentar en la
farmacia el documento de identidad original del mismo y/o del afiliado.
1.4.3.9.
Los dispositivos médicos de entrega en farmacias ambulatorias requieren autorización
con excepción de los preservativos que conforme a la Resolución 5521 de 2014 y de
conformidad con las normas que reglamentan la materia, están cubiertos por el POS
para la prevención de Infecciones de Transmisión Sexual -ITS-, VIH/SIDA y
planificación familiar.
1.4.4. Políticas relacionadas con el suministro de medicamentos en farmacias de alto
costo (medicamentos no pos y medicamentos que requieren autorización)
1.4.4.1.
La vigencia de la fórmula médica de medicamentos POS que “Requieren autorización
de NUEVA EPS S.A.” y de medicamentos No POS es de treinta (30) días.
1.4.4.2.
Las prescripciones de tratamientos No POS y POS “Requieren autorización de NUEVA
EPS S.A.” son hasta por tres (3) meses, sin embargo para algunos medicamentos No
POS NUEVA EPS S.A. podrá aceptar prescripciones hasta por doce (12) meses de
tratamiento.
1.4.4.3.
Para la entrega de los medicamentos se requiere autorización.
1.4.4.4.
En el evento en el que se identifique que en una autorización hayan posibles errores,
el prestador deberá abstenerse de dispensar el producto y solicitar al afiliado que se
dirija a la Oficina de Atención de NUEVA EPS más cercano.
1.4.4.5.
Por ningún motivo se acepta que un afiliado o acudiente reciba los medicamentos de
más de dos afiliados. Se exceptúa de esta política los familiares hasta primer grado de
consanguinidad.
1.4.4.6.
En caso de que en una fórmula médica se prescriban medicamentos post-fechados, se
autoriza reclamar los medicamentos con copia de la fórmula médica desde la primera
entrega hasta la última.
1.4.4.7.
El afiliado se acercará a la farmacia con número de pre-aprobación el cual siempre
deberá ser ACTIVADO en las farmacias.
1.4.4.8.
Cuando un acudiente del afiliado, que por ser menor de edad o discapacitado, llega a
la farmacia a reclamar los medicamentos prescritos, el acudiente debe presentar en la
farmacia el documento de identidad original del mismo y/o del afiliado.
1.4.4.9.
La dispensación de medicamentos importados por Nueva EPS solo se realiza en
farmacias del Operador Logístico autorizado y siempre se debe presentar autorización
física o por mensaje de texto.
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1.4.4.10.
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De acuerdo con la sentencia T-160 de 2014 emitida por la Corte Constitucional, se
dispensarán Elementos e Insumos sin orden médica, si y solo si son ordenados por
una tutela taxativa y la autorización venga con el siguiente contenido en el campo
observación: “T160 T. Taxativa SOM”. Para tal fin, es obligación de la farmacia
suministrar el medicamento con la autorización física que cumpla con lo mencionado y
adicionalmente, deberá diligenciar el Formato 04-03-F-009 Constancia de Recibido de
Medicamentos establecido para la firma en original como constancia de recibido por
parte del afiliado.
1.4.5. Política relacionada con el suministro de medicamentos que no se encuentren
en existencia dentro de la farmacia.
1.4.5.1.
El prestador deberá cambiar de proveedor en los casos de desabastecimiento del
laboratorio fabricante de primera opción, de acuerdo con el listado nacional de
medicamentos, a la opción siguiente que tenga disponibilidad del medicamento. Así
mismo, el prestador deberá solicitar las certificaciones correspondientes de
desabastecimiento al proveedor, para ser presentada a NUEVA EPS S.A, indicando el
nuevo proveedor seleccionado y el cambio en la tarifa y la vigencia de esta tarifa de
acuerdo con el desabastecimiento, previa aprobación de NUEVA EPS S.A.
1.4.5.2.
En los casos en que se genere pendiente por la entrega de algún medicamento, se
debe realizar el envío del medicamento a domicilio en máximo 48 horas, si el paciente
acepta este servicio, conforme a lo establecido en la Ley 019 de 2012 (Ley
antitrámites) y Resolución 1604 de 2013.
1.4.6. Políticas para el suministro de medicamentos de control especial por el fondo
nacional de estupefacientes.
1.4.6.1.
La vigencia de la fórmula médica de medicamentos POS o No POS de Control Especial
es de quince (15) días calendario.
1.4.6.2.
Para los medicamentos de control especial, siempre se requiere de la fórmula médica
original, en letra clara y legible, sin enmendaduras, donde se especifique la cantidad
total en números y letras y dosis diaria (frecuencia de administración), vía de
administración y tiempo de tratamiento, no se aceptan copias para prescripciones
posfechadas.
1.4.6.3.
La cantidad total prescrita de medicamentos de control especial con excepción de
Fenobarbital, debe corresponder a las dosis requeridas para treinta (30) días
calendario.
1.4.6.4.
Es responsabilidad de las farmacias informar a los afiliados y a sus acudientes que en
caso de cambio de terapia o fallecimiento, si existen sobrantes de los medicamentos
monopolio del Estado, el familiar del paciente deberá hacer la devolución de los
mismos al respectivo lugar donde fue adquirido. Es responsabilidad de la farmacia
realizar el trámite ante el Ente de control.
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1.4.7. Políticas de seguimiento a la red
1.4.7.1.
Se deberá garantizar que el seguimiento a la red de prestadores de farmacias se haga
de manera trimestral.
1.4.7.2.
El supervisor del contrato debe realizar seguimiento trimestral al cumplimiento de las
obligaciones contractuales y de la vigencia de los certificados de habilitación y de las
pólizas de la red, de acuerdo a su competencia.
1.4.8. Políticas del subproceso administración de capitaciones de medicamentos
1.4.8.1.
La capitación deberá certificarse al prestador antes del día 10 de cada mes.
1.4.8.2.
El prestador deberá facturar a NUEVA EPS S.A. antes del día 20 del mes.
1.4.8.3.
La liquidación del valor de la capitación deberá generarse con el número de afiliados
activos reportados el 1 de cada mes y al valor pactado con cada prestador. El ajuste
del mes anterior se hará con base en el promedio de afiliados activos del día 1, 15 y
30, el cual se descontará o se incrementará según sea el caso, del valor de afiliados
activos del 1 del mes que se está liquidando.
1.4.9. Políticas del subproceso Uso Racional de Medicamentos
1.4.9.1.
Es responsabilidad de la Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos realizar
estudios farmacoepidemiológicos para caracterizar el uso de medicamentos en la
población afiliada.
1.4.9.2.
La priorización de moléculas para los análisis farmacoepidemiológicos se debe hacer
teniendo en cuenta los siguientes criterios: impacto en costo médico, nuevas
tecnologías en salud, medicamentos de interés en salud pública
1.4.9.3.
Adicionalmente se deben realizar los estudios farmacoepidemiológicos para las
moléculas que defina la organización.
1.4.9.4.
A partir del resultado de los estudios realizados, la Dirección de Gestión de
Medicamentos e Insumos debe proponer estrategias costo-efectivas y de
gerenciamiento de la enfermedad
1.4.9.5.
El resultado de los análisis y las estrategias planteadas deben ser socializados con las
Gerencias Zonales y las áreas que se considere necesario.
1.4.9.6.
Es responsabilidad de las Gerencias Zonales recibir y gestionar las estrategias
planteadas por la Dirección de Gestión Medicamentos e Insumos
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MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
CÓDIGO:
04-M-003
1.5.
06-2015
Flujograma Suministro de medicamentos POS “que no requieren autorización”
SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS POS
REGENTE O AUXILIAR DE FARMACIA
INICIO
12. Informar al Afiliado, el
motivo de la negación y
dirigirlo a la oficina de
Atención.
FIN
NO
1.Recibir del Afiliado la
Formula Médica
2. Verificar el tipo de
medicamento prescrito en
la formula.
7. Direccionar al afiliado a
su IPS primaria.
10. .Validar derechos
administrativos.
No
No
6. ¿La formula Médica
cumple con todos los
parámetros?
SI
8.¿La formula se
encuentra en formato
de la IPS asignada al
operador logístico?
11 ¿El Afiliado se
encuentra activo?
Si
5. Validar los soportes
entregados por el afiliado.
19. No entregar
medicamento,.
Si
Si
14.. ¿El Afiliado está
exento del pago de
cuota moderadora?
Si
Si
3. ¿La fórmula
contiene
medicamentos POS
“que no requieren
autorización”?
15. No cobrar cuota
moderadora
17. Verificar si el afiliado
ha recibido los mismos
medicamentos en un lapso
menor a 30 días.
18. ¿Se entrego el
mismo medicamento
en un lapso menor a 30
días?
No
No
20. Alistar medicamentos
prescritos.
9.No validar derechos
administrativos.
13.Verificar si el afiliado
está exento del pago de
cuota moderadora
16. Recaudar el valor de la
cuota moderadora
FIN
24. Guardar la fórmula
médica para la
presentación de la cuenta
con el recibido del afiliado
en original.
23. Solicitar al afiliado la
firma de recibido en el
original y en la copia de la
fórmula médica y/o si
aplica en la autorización
(Cara frontal) con nombre
claro, documento de
identificación y fecha.
No
4. Direccionar al Afiliado a
una Farmacia de alto costo
o a un Punto de Atención.
1.6.
No.
21. Informar al afiliado las
condiciones de
almacenamiento y uso
adecuado del
medicamento prescrito,
Descripción de actividades para el suministro de medicamentos POS “que no
requieren autorización”:
ACTIVIDAD
Inicio
Recibir del Afiliado la fórmula
médica.
1.
22. Solicitar al Afiliado
revisar los medicamentos
suministrados (descripción,
presentación y
concentración).
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Para todas las entregas original o copia prescrita por
Médico General o Especialista.
Para prescripciones post-fechadas la fórmula médica debe
mencionar claramente el periodo por el cual se está
formulando y las cantidades para el total del tratamiento
prescrito.
Documento de identificación o carné de la NUEVA EPS. S.A.
o documento de identificación de la persona que reclama
los medicamentos.
Cuando un acudiente del afiliado, que por ser menor de
edad o discapacitado, llega a la farmacia a reclamar los
medicamentos prescritos, el acudiente debe presentar en la
farmacia el documento original del mismo y/o del afiliado.
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MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
CÓDIGO:
04-M-003
No.
2.
3.
06-2015
ACTIVIDAD
Verificar
el
tipo
de
medicamentos prescritos en la
fórmula.
¿La
fórmula
contiene
medicamentos POS “Que
no
Requieren
autorización”?
NO:
Medicamentos
POS
“Requieren
autorización”:
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Verificar si son POS “No requieren Autorización” o POS
“Requieren autorización”
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Direccionar al afiliado a la
farmacia de alto costo más
cercana e informarle que allí
se
le
entregarán
los
medicamentos prescritos.
4.
5.
Medicamentos
No
POS:
Direccionar al afiliado al Punto
de Atención de la NUEVA EPS
más cercano, e informar que
requiere una autorización por
parte de NUEVA EPS para la
entrega de los medicamentos
en las farmacias de alto costo.
Esta actividad va al fin.
SI: Validar los soportes
entregados por el afiliado.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Se valida la vigencia de la fórmula médica hasta por treinta
(30) días, que haya sido emitida por algún médico o
institución que se encuentre autorizado por la NUEVA EPS,
validación que se debe realizar consultando la red nacional
de IPS exclusivas y farmacias y la red nacional de urgencias y
hospitalaria
en
la
página
web
http://www.nuevaeps.com.co/v2/red3.php o en la línea
018000948811 y que cumpla con los siguientes parámetros:
Nombre y documento de identificación del afiliado. Crees
Lugar y fecha de la prescripción o IPS a la cual
corresponde el afiliado (nombre, ciudad, dirección, teléfono
y/o dirección electrónica)
Nombre y número de registro médico legible o sello médico
del Médico Tratante.
Nombre del medicamento en su denominación común
internacional, presentación, concentración, vía de
administración, dosis, frecuencia de administración y
tiempo de respuesta esperada.
Sin tachones o repisados.
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VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
CÓDIGO:
04-M-003
No.
6.
7.
8.
9.
06-2015
ACTIVIDAD
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
¿La fórmula Médica cumple
con todos los parámetros?
NO: Direccionar al afiliado a
su IPS primaria.
Esta actividad va al fin.
SI:
¿La
fórmula
se
encuentra en formato de la
IPS asignada al operador
logístico?
SI: No validar derechos
administrativos.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Con el fin que el profesional de salud corrija la inconsistencia
en la prescripción médica.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Continuar en la actividad 13
NO:
Validar
administrativos.
derechos
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Se validan a través de la base de datos, por internet o por
Call Center. Ver anexo Instructivo web para validación de
10.
derechos.
11.
12.
¿El Afiliado se encuentra
activo?
NO: Informar al Afiliado, el
motivo de la negación y
dirigirlo a la oficina de
Atención al Afiliado de la
NUEVA EPS, para que resuelva
su situación. Esta Actividad
va al Fin.
Si: Verificar si el afiliado está
exento del pago de cuota
moderadora.
13.
14.
15.
¿El Afiliado está exento del
pago
de
cuota
moderadora?
Si:
No
cobrar
cuota
moderadora. Continuar en la
actividad 17.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Validar los siguientes criterios:
Se encuentra en el listado de Afiliados Exentos (Diagnóstico
de Síndrome de Inmunodeficiencia adquirida, Cáncer,
Diálisis, Trasplante, Fibrosis Quística, Síndrome de Down y
Parálisis Cerebral).
Afiliados con fórmula médica con marcación de inscrito en
los Programas Especiales o de Promoción y Mantenimiento
de la Salud de la Nueva EPS.
La fórmula médica menciona la exoneración escrita o con
sello de programas especiales.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
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MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
ACTIVIDAD
No.
No: Recaudar el valor de la
cuota moderadora.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
Verificar si el afiliado ha
recibido
los
mismos
medicamentos en un lapso
menor a 30 días.
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Se recauda con base en el ingreso base de cotización y el
Acuerdo expedido por el Consejo Nacional de Seguridad
Social en Salud, y entregar la copia de la fórmula al Afiliado o
acudiente con los medicamentos prescritos, si éstos se
encuentran en existencia.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Se verifica con el fin de evitar entregas duplicadas de los
productos, sin embargo la entrega de medicamentos se
podrá realizar tres (3) días antes de cumplir su periodo de
entrega.
¿Se le han entregado al
Afiliado
los
mismos
medicamentos en un lapso
menor a 30 días?
Si: No entregar medicamento,
Esta Actividad va al Fin.
No: Alistar los medicamentos
prescritos.
Informar
al
afiliado
las
condiciones
de
almacenamiento
(humedad,
temperatura) y uso adecuado
del medicamento prescrito.
Solicitar al Afiliado que revise
que
los
medicamentos
suministrados corresponda a
los prescritos por el médico
tratante
en
cuanto
a
descripción, presentación y
concentración.
Solicitar al afiliado la firma de
recibido en el original y en la
copia de la fórmula médica y/o
si aplica en la autorización
(Cara frontal) con nombre
claro,
documento
de
identificación y fecha.
Guardar la fórmula médica
para la presentación de la
cuenta con el recibido del
afiliado en original.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Debe verificar que los medicamentos alistados correspondan
a los prescritos por el médico tratante.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Se informa con el fin de garantizar el efecto terapéutico
deseado.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Fin
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CÓDIGO:
04-M-003
1.7.
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
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V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
Flujograma suministro de medicamentos POS “que requieren autorización de
NUEVA EPS S.A”
SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS POS
REGENTE O AUXILIAR DE FARMACIA
Inicio
8. Verificar si la
autorización debe ser
física, mensaje de
texto o por Call
Center
5. Validar soportes
vigencia, medico, IPS y
parámetros para la
presentación de la
formula.
1. Recibir del afiliado la
formula médica
16. ¿El Afiliado
está exento del
cobro de cuota
moderadora?
Si
2. Verificar el tipo de
medicamentos
prescritos en la
formula.
3. ¿La fórmula
contiene
medicamentos POS
“Que requieren
autorización?
Si
6. ¿La fórmula
médica cumple con
todos los
parámetros?
9.
¿El medicamento
puede ser
autorizado por Call
Center?
No
Si
7. Direccionar al
afiliado a su IPS
primaria
10. Comunicarse con
el Call Center para
obtener la
autorización de
entrega
11. ¿El Call Center
emite autorización?
No
No
No
Si
17. Recaudar el valor
de la cuota moderadora
de acuerdo con la
categoría del afiliado
Si
13. Verificar
autorización física o
mensaje de texto
18. Alistar los
medicamentos prescritos,
verificando que los
medicamentos alistados
correspondan a los
prescritos por el médico
tratante.
14. Anotar el número
claramente en la parte
superior derecha de la
fórmula médica.
19. Informar al afiliado
las condiciones de
almacenamiento y uso
adecuado del
medicamento prescrito.
21. Solicitar al afiliado
firma de recibido en el
original de la fórmula
médica (Cara frontal)
15. Verificar si el
afiliado está exento del
pago
de
cuota
moderadora
20. Solicitar al Afiliado
revisar los medicamentos
suministrados (descripción,
presentación y
concentración)
22. Guardar la fórmula
médica en original o copia,
para la presentación de la
cuenta con el recibido
original del afiliado en y
número de la autorización.
No
4. POS “Que no
requieren autorización”:
Direccionar al afiliado a
la farmacia POS más
cercana
4. No POS Continuar
con el procedimiento
para la dispensación de
medicamentos No POS
12. Direccionar al
afiliado al Punto de
Atención al Afiliado más
cercano
Fin
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MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
CÓDIGO:
04-M-003
1.8.
No.
06-2015
Descripción de actividades suministro de medicamentos POS “que requieren
autorización de NUEVA EPS S.A.”
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
ACTIVIDAD
Inicio
Recibir del Afiliado la fórmula
médica.
Para todas las entregas original o copia prescrita por
Médico General o Especialista.
Para prescripciones post-fechadas, la fórmula médica
debe mencionar claramente el periodo por el cual se
está formulando y las cantidades para el total del
tratamiento prescrito.
Documento de identificación o carné de la NUEVA EPS.
S.A. o documento de identificación de la persona que
reclama los medicamentos.
Cuando un acudiente del afiliado, que por ser menor de
edad o discapacitado, llega a la farmacia a reclamar los
medicamentos prescritos. El acudiente debe presentar
en la farmacia el documento de identidad original del
mismo y/o del afiliado.
1.
2.
3.
Verificar
el
tipo
de
medicamentos prescritos en la
formula.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Verificar si son POS “Que no requieren autorización” o POS
“Que requieren autorización”.
¿La
fórmula
contiene
medicamentos POS “Que
requieren autorización?
NO: Medicamentos POS “Que
no
4.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
requieren
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
autorización”:
Direccionar al afiliado a la
farmacia POS más cercana e
informarle que allí se le
entregarán los medicamentos
prescritos.
Medicamentos
No
POS:
Continuar con el procedimiento
para la dispensación de
medicamentos No POS.
Esta actividad va al fin.
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CÓDIGO:
04-M-003
No.
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
ACTIVIDAD
SI
(Son
POS
“Que
requieren Autorización”):
Validar
los
soportes
entregados, medico, IPS y
parámetros.
5.
6.
9.
Los soportes entregados por el afiliado.
La vigencia de la fórmula médica hasta por treinta (30)
días.
Que haya sido emitida por algún médico o institución que
se encuentre autorizado por la Nueva EPS, validación que
se debe realizar consultando la red nacional de IPS
exclusivas y farmacias y la red nacional de urgencias y
hospitalaria
en
la
página
web
http://www.nuevaeps.com.co/v2/red3.php
Qué la fecha de la fórmula medica sea anterior a la fecha
de activación de la pre-autorización, es decir que la fecha
de la fórmula medica sea anterior a la fecha en la cual el
afiliado está solicitando los medicamentos.
Que cumpla con los siguientes parámetros:
o Nombre y documento de identificación del afiliado.
o Lugar y fecha de la prescripción o IPS a la cual
corresponde el afiliado (nombre, ciudad, dirección,
teléfono y/o dirección electrónica)
o Nombre y número de registro médico legible o sello
médico del Médico Tratante.
o Nombre del medicamento en su denominación común
internacional, presentación, concentración, vía de
administración, dosis, frecuencia de administración y
tiempo de respuesta esperada.
o Sin tachones o repisados.
¿La fórmula médica cumple
con todos los parámetros?
NO: Direccionar al afiliado a
su
IPS
primaria
Esta
actividad va al Fin.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Si: Verificar si la autorización
debe ser física, mensaje de
texto o por Call Center.
¿El medicamento puede
ser autorizado por Call
Center?
NO: ir a la actividad 13
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
7.
8.
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Se direcciona con el fin de que el profesional de salud le
corrija la inconsistencia en la prescripción y explicar al
afiliado, en lo posible, el motivo de negación de la entrega
del medicamento.
(línea Bogotá 3077023, fuera de Bogotá 018000948811)
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CÓDIGO:
04-M-003
No.
10.
11.
12.
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
ACTIVIDAD
SI:
Comunicarse con el Call Center
para obtener la autorización de
entrega.
¿El Call Center emite
autorización?
SI: ir a la actividad 14
NO:
Direccionar al afiliado al Punto
de Atención al Afiliado más
cercano Esta actividad va al
Fin.
Verificar autorización física o
mensaje de texto
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
Anotar el número claramente
en la parte superior derecha
de la fórmula médica.
Verificar si el afiliado está
exento del pago de cuota
moderadora
¿El Afiliado está exento del
cobro
de
cuota
moderadora?
SI: Continuar en la actividad
18.
No: Recaudar el valor de la
cuota moderadora de acuerdo
con la categoría del afiliado
Alistar
los
medicamentos
prescritos, verificando que los
medicamentos
alistados
correspondan a los prescritos
por el médico tratante.
Informar
al
afiliado
las
condiciones
de
almacenamiento
(humedad,
temperatura) y uso adecuado
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
(línea Bogotá 3077023, fuera de Bogotá 018000948811)
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Explicar al afiliado en lo posible el motivo de negación de la
entrega del medicamento.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Activar la pre-autorización por el portal web, validar los
datos del afiliado y de la autorización y realizar la
dispensación
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
La fórmula médica dice “Exento de cuota moderadora”.
Verifica si el afiliado se encuentra en la base de datos
de “Afiliados exentos de cobro de cuota moderadora”
entregado por NUEVA EPS.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
El valor se valida en la fórmula médica, o en el carné
presentado por el afiliado o vía internet o por Call Center.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
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CÓDIGO:
04-M-003
No.
20.
21.
22.
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
ACTIVIDAD
del medicamento prescrito,
con el fin de garantizar el
efecto terapéutico deseado.
Solicitar al Afiliado que revise
que
los
medicamentos
suministrados correspondan a
los prescritos por el médico
tratante
en
cuanto
a
descripción, presentación y
concentración.
Solicitar al afiliado la firma de
recibido en la fórmula médica
(Cara frontal) con nombre
claro,
documento
de
identificación y fecha.
Guardar la fórmula médica en
original o copia, para la
presentación de la cuenta con
el recibido original del afiliado
en
y
número
de
la
autorización.
Fin
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
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CÓDIGO:
04-M-003
1.9.
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
Flujograma suministro de medicamentos No POS, insumos médicos y/o
productos complementarios.
SUMINISTRO DE MEDICAMENTOS NO POS
REGENTE O AUXILIAR DE FARMACIA
INICIO
8. Verificar veracidad
y consistencia de la
autorización o
preautorización.
1.Recibir la fórmula
médica de Afiliado:
9. Activar la preautorización
10. ¿Se emite
número de
autorización?
14. ¿El Afiliado
está exento del
cobro de cuota
moderadora?
NO
SI
Si
2. Verificar el tipo de
medicamento
prescrito en la
formula.
6. ¿La Formula
medica cumple con
todos los requisitos?
3. ¿La fórmula
contiene medica. No
POS, insumos y/o
productos
complementarios?
5. Validar soportes
vigencia, medico, IPS
y parámetros para la
presentación de la
formula.
Si
No
7. Direccionar al
afiliado al Punto de
atención mas
cercano de la NUEVA
EPS.
NO
16. Recaudar el valor
de la cuota
moderadora
15.No cobrar cuota
moderadora.
17. Alistar
medicamentos,
verificando que los
medicamentos
correspondan a los
prescritos por el
médico tratante.
12. Anotar el número
claramente en la
parte superior
derecha de la preautorización y de la
fórmula médica.
19. Solicitar al Afiliado
revisar los
medicamentos
suministrados
(descripción,
presentación y
concentración).
18. Informar al afiliado
las condiciones de
almacenamiento y
uso adecuado del
medicamento
prescrito,
13. Verificar el valor
de la cuota
moderadora
20. Solicitar al afiliado
firma de recibido en el
original de la fórmula
(Cara frontal).
21. Guardar formula
médica para la
presentación de la
cuenta.
11. Direccionar al
afiliado al Punto de
Atención más cercano
de la NUEVA EPS,
SI
No
4.POS “Que no
requieren
autorización”:
Direccionar al afiliado
a la farmacia POS
más cercana.
1.10.
No.
1.
4.POS que requieren
autorización:
Continuar con el
procedimiento POS
que requieren
autorización
fin
Descripción de actividades suministro de medicamentos No POS, insumos
médicos y/o productos complementarios.
ACTIVIDAD
Inicio
Recibir la fórmula médica
de Afiliado.
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Fórmula médica prescrita por el médico especialista en
original o copia.
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MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
CÓDIGO:
04-M-003
06-2015
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
Autorización o pre-autorización (para entregas posteriores)
impresa
Documento de identificación o carné de la Nueva EPS o
documento de identificación de la persona que reclama los
medicamentos.
Cuando un acudiente del afiliado, que por ser menor de
edad o discapacitado, llega a la farmacia a reclamar los
medicamentos prescritos, el acudiente debe presentar en la
farmacia el documento original del mismo y/o del afiliado.
Debe entregar para medicamentos No POS Control Especial:
Fórmula en original prescrita por Médico General o
Especialista.
Para tratamientos superiores a un mes fórmulas en original
por cada uno de los periodos, por ningún motivo se
aceptan formulas pos-fechadas de un medicamentos No
POS de Control Especial en la misma prescripción.
El único caso excepcional en que una farmacia alto costo
puede dispensar medicamentos o insumos NO POS sin fórmula
médica, es cuando la solicitud proviene de una tutela taxativa,
lo cual identifica a través de la pre-autorización física cuya
observación debe indicar el siguiente texto: T160-Tutela
taxativa son OM. En estos casos, la farmacia deberá diligenciar
el Formato de Constancia de Recibido de Medicamentos, para
la firma original como constancia de recibidos los
medicamentos por parte del afiliado.
No.
ACTIVIDAD
2.
Verificar
el
tipo
de
medicamentos prescritos en
la formula
3.
¿La fórmula contiene
medicamentos No pos,
insumos médicos y/o
productos
complementarios?
No: Medicamentos POS
que
no
requieren
autorización: Direccionar al
4.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Verificar si son POS “Que no requieren autorización” o POS
“Que requieren autorización” o no POS.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
afiliado a la farmacia POS
más cercana e informarle
que allí se le entregarán los
medicamentos prescritos.
Medicamentos POS que
requieren
autorización:
Continuar
con
el
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CÓDIGO:
04-M-003
No.
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
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V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
ACTIVIDAD
procedimiento para la
dispensación
de
medicamentos POS que
requieren autorización
SI: Validar soportes y
vigencia de la formula
médica.
5.
6.
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Los soportes entregados por el afiliado, teniendo en cuenta
como documento importante la autorización o preautorización, en los casos en que aplique.
La vigencia de la fórmula médica hasta por treinta (30) días 1
y que la fecha de impresión de la autorización sea posterior
a la fecha de la prescripción.
Qué la fecha de la formula medica sea anterior a la fecha de
activación de la pre-autorización por la farmacia, es decir
que la fecha de la formula medica sea anterior a la fecha en
la cual el afiliado está solicitando los medicamentos.
En caso en que el afiliado NO tenga pre-autorización física, se
deberá validar y activar el número de pre-autorización enviado
en el mensaje de texto al afiliado a través de la página web.
En el caso que el afiliado no cuente con el número enviado en
mensaje de texto, se le informa que debe dirigirse al punto de
atención o a llamar al Call Center
En cuanto a las condiciones de la fórmula médica debe revisar
que la fórmula médica cumpla con los siguientes requisitos:
Nombre y documento de identificación del afiliado
Lugar y fecha de la prescripción o IPS a la cual
corresponde el afiliado (nombre, ciudad, dirección, teléfono
y/o dirección electrónica)
Nombre y número de registro médico legible o sello
médico del médico tratante.
Nombre del medicamento en su Denominación Común
Internacional, presentación y concentración, vía de
administración, dosis, frecuencia de administración y
tiempo respuesta esperada
Sin tachones ni enmendaduras.
¿La
fórmula
médica
cumple con todos los
requisitos?
1
La vigencia de la fórmula es por política de NUEVA EPS de 30 días calendario, sin embargo en la actualidad
solamente se debe verificar que la fecha de impresión de la autorización no supere los 30 días. Esto último se
aplicará hasta que haya una notificación de NUEVA EPS para empezar a aplicar el control de la vigencia de la
fórmula médica.
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CÓDIGO:
04-M-003
No.
7.
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
ACTIVIDAD
NO: Direccionar al afiliado
a su IPS primaria a fin de
que el profesional de salud
le entregue
la
prescripción.
Esta
actividad va al Fin.
SI: Verificar la veracidad y
la
consistencia
del
documento
de
la
autorización
o
preautorización.
8.
Activar la pre-autorización
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
La verificación está basado en los siguientes parámetros:
Verificar que el nombre del afiliado corresponde al de la
fórmula médica, así como el documento de identidad.
Verificar la vigencia de las autorizaciones, la cual se
encuentra descrita en el campo de observaciones, donde
se indica: “Vigente desde dd/mm/aaaa hasta dd/mm/aaaa”
Deberá contener sin excepción firma del personal de
autorizaciones y sello seco de la EPS sobre dicha firma.
Deberá venir dirigida a nombre del prestador autorizado.
Se aceptaran por parte de la Nueva EPS formatos de
autorizaciones en las cuales se hayan repisados suaves de
algún tipo por parte del Afiliado en el momento de registrar
la constancia de recibido, sin embargo es importante
aclarar que no se podrán aceptar inclusión de información
o aclaraciones de manera manual sobre la autorización así
vengan avaladas con firmas y sellos de la autorización.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Deberá ingresar a la página web (Ver anexo Instructivo
9.
proceso Legalización Pre–Aprobadas)
Se realiza con el fin de activar la pre-autorización. En caso de
no tener acceso a internet, comunicarse con el Call Center
10.
11.
12.
¿Se emite número de
autorización?
NO: Direccionar al afiliado
al Punto de Atención más
cercano,
explicando
al
afiliado en lo posible el
motivo de negación de la
entrega del medicamento.
Esta actividad va al Fin.
SI: Anotar el número
claramente en la parte
superior derecha de la preautorización (si aplica) y
obligatoriamente
en
la
fórmula médica.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
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CÓDIGO:
04-M-003
No.
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
ACTIVIDAD
Verificar el valor de la cuota
moderadora.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
¿El Afiliado está exento
del cobro de cuota
moderadora?
SI: No
cobrar
cuota
moderadora.
Continuar
en la actividad 17.
NO: Recaudar el valor de la
cuota moderadora.
Alistar los medicamentos
prescritos, verificando que
los medicamentos alistados
correspondan
a
los
prescritos por el médico
tratante.
Informar al afiliado las
condiciones
de
almacenamiento (humedad,
temperatura)
y
uso
adecuado del medicamento
prescrito, con el fin de
garantizar
el
efecto
terapéutico deseado.
Solicitar al Afiliado que
revise
que
los
medicamentos
suministrados corresponda
a los prescritos por el
médico tratante en cuanto
a descripción, presentación
y concentración.
Solicitar al afiliado la firma
de recibido en original
sobre la fórmula médica
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
El Auxiliar de Farmacia verifica si la fórmula médica, la
autorización o pre-autorización dice “Exento de cuota
moderadora” por lo cual no debe cobrar el valor de la misma
El auxiliar de farmacia verifica si el afiliado se encuentra en la
base de datos de “Afiliados exentos de cobro de cuota
moderadora” entregado por la NUEVA EPS, en caso de que
aparezca NO se debe cobrar el valor de la misma.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Se recauda de acuerdo con la categoría del afiliado, la cual se
valida en la fórmula médica, o en el carné presentado por el
afiliado o vía internet o por Call Center.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
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CÓDIGO:
04-M-003
No.
21.
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
ACTIVIDAD
(Cara frontal) y en la
autorización (si aplica) con
nombre claro, documento
de identificación y fecha.
Guardar la formula médica
para la presentación de la
cuenta
con
recibido,
numero de la autorización y
en original.
Fin
1.11.
No.
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Descripción de actividades para la dispensación de medicamentos que no se
encuentren en existencia dentro de la farmacia.
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
1.
2.
3.
Inicio
Registrar en el sistema integral, el
nombre del afiliado, el documento de
identificación, medicamento prescrito
pendiente, cantidad y fecha en la cual se
generó el pendiente.
Señalar
mediante
un
sello
de
“PENDIENTE” en la fórmula original los
medicamentos
que
no
fueron
entregados por falta de existencias en la
farmacia, y/o generar un formato con
los datos básicos donde se registre el
medicamento
que
ha
quedado
pendiente.
Informar al afiliado que en máximo
24horas podrá reclamar el medicamento
pendiente, o si prefiere el envío a
domicilio. Esta entrega NO tendrá cobro
de cuota moderadora adicional.
Fin
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Responsable: Regente o Auxiliar de Farmacia.
Si el afiliado se encuentra de acuerdo con el envío
a domicilio deberá firmar un consentimiento
informado de envío.
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MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
CÓDIGO:
04-M-003
1.12.
06-2015
Flujograma Uso racional de medicamentos.
FLUJOGRAMA
USO RACIONAL DE MEDICAMENTOS
Director Médico Zonal/Coordinador Médico
Zonal/Gerente Zonal
PROFESIONAL IV
Profesional IV/Coordinación de la oferta/
Coordinación de la Demanda
Inicio
1. Identificar
medicamentos que
requieren estudio de
utilización.
5. Determinar los
puntos de
intervención.
8. Ejecutar
estrategias
planteadas
2. Descargar base de
autorizaciones de los
medicamentos para
un periodo definido.
6. Plantear
estrategias de
intervención.
9. Retroalimentar
resultados de
intervención
3. Analizar la
información obtenida.
7. Socializar
resultados y
estrategias de
intervención
10. Evaluar impacto
en costo médico
Fin
4. Identificar
causales de
desviación del costo.
1.13.
No.
Descripción de actividades Uso racional de medicamentos
ACTIVIDAD
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
NIVEL REGIONAL
Inicio
Identificar
medicamentos
que requieren
estudio
de
utilización.
NIVEL NACIONAL
Responsable:
Profesional IV
Se revisa el Informe
mensual de Costo
contra
Presupuesto
generado
por
la
Coordinación
de
Medicamentos y se
seleccionan
los
medicamentos
de
mayor impacto en el
costo.
1.
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CÓDIGO:
04-M-003
No.
2.
3.
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06-2015
ACTIVIDAD
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
NIVEL REGIONAL
Descargar
base
de
autorizaciones
de
los
medicamentos
para
un
periodo
definido.
Se
determina
el
periodo a analizar y
se descarga de la
plantilla
de
autorizaciones,
la
base
de
autorizaciones de los
medicamentos
seleccionados.
Responsable:
Profesional IV
Analizar
la
información
obtenida.
Realizar
análisis
demográfico y de
tendencias de uso
Identificar
causales
de
desviación del
costo.
Responsable:
Profesional IV
Se
identifican
las
posibles causas de
desviación
como
incremento
en
frecuencias,
incremento en costo,
errores
de
autorización, errores
de
prescripción,
duplicidades,
entre
otras.
Responsable:
Profesional IV
4.
Determinar
los puntos de
intervención.
De acuerdo con las
causales identificadas,
se determina cuál es
el
punto
de
intervención.
Responsable:
Profesional IV
5.
6.
NIVEL NACIONAL
Responsable:
Profesional IV
Plantear
estrategias de
intervención.
De acuerdo con las
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CÓDIGO:
04-M-003
No.
06-2015
ACTIVIDAD
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
NIVEL REGIONAL
Socializar
resultados y
estrategias de
intervención
Los resultados se
socializan
a
las
Gerencias Zonales y a
las áreas que se
considere
necesario
según los hallazgos,
junto
con
las
estrategias
planteadas
para
intervenir.
7.
Ejecutar
estrategias
planteadas
9.
Responsable:
Director
Médico
Zonal/Coordinador
Médico Zonal/Gerente
Zonal
Recibir
y
hacer
seguimiento a los
casos
reportados
desde Nivel Nacional
e implementar los
lineamientos que a
nivel
nacional
se
establezcan.
8.
Retroalimenta
r
resultados
de
intervención
NIVEL NACIONAL
los
punto
de
intervención
se
plantean estrategias
orientadas a mitigar la
desviación encontrada
y/o a propender por el
uso
racional
de
medicamentos.
Responsable:
Profesional IV
Responsable:
Director
Médico
Zonal/Coordinador
Médico Zonal/Gerente
Zonal
Retroalimentar a Nivel
Nacional sobre los
resultados obtenidos.
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CÓDIGO:
04-M-003
No.
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MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
ACTIVIDAD
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
NIVEL REGIONAL
Evaluar
impacto
en
costo médico.
NIVEL NACIONAL
Responsable:
Profesional
IV/Coordinación de la
oferta/Coordinación
de la Demanda
10.
Evaluar
si
las
intervenciones
propuestas muestran
algún impacto en el
costo médico.
Fin
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CÓDIGO:
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MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
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GERENCIA TÉCNICA
CAPÍTULO IV: SUBPROCESO DE FARMACOVIGILANCIA
Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos
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MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
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06-2015
ELABORÓ
FIRMAS DE APROBACIÓN
REVISÓ
APROBÓ
FIRMA EN ORIGINAL
IMPRESO
FIRMA EN ORIGINAL
IMPRESO
FIRMA EN ORIGINAL
IMPRESO
YANIBE BENDECK
BENDECK
Director de Gestión de
Medicamentos e Insumos
LUISA SAAVEDRA CAMPO
Gerente Técnico (E)
DANILO VALLEJO
GUERRERO
Vicepresidente de Salud
APOYO DIRECCIÓN SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
RICARDO ANTONIO VALBUENA
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06-2015
CAPITULO IV
1. SUBPROCESO FARMACOVIGILANCIA
1.1.
Objetivo General del Subproceso
Identificar, cuantificar y gestionar el riesgo de efectos no deseados asociados al uso de medicamentos.
1.2.
Alcance Del Subproceso
El ámbito del subproceso va desde la identificación de una sospecha de Reacción Adversa a un
medicamento y/o demás Problemas Relacionados con Medicamentos, hasta la realización del
seguimiento a los planes de acción planteados por las IPS, Operadores o Laboratorios Farmacéuticos
en los casos que aplica.
1.3.
Responsables del Subproceso
Área líder del proceso: Gerencia Técnica-Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos.
Áreas que intervienen en el proceso: Gerencias Zonales, Coordinación de Servicios Farmacéuticos,
Dirección de Calidad.
1.4.
Políticas del Subproceso de Farmacovigilancia
1.4.1. Políticas generales.
1.4.1.1.
El programa de Farmacovigilancia aplica para todo el personal de salud que interviene
en la prestación de servicios de salud, desde la formulación hasta el reporte oportuno
de eventos adversos asociados al uso de medicamentos y el seguimiento de las
acciones de mejoramiento planteadas para subsanar los eventos producidos.
1.4.1.2.
Es responsabilidad de la Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos contar con
un programa de capacitación a los colaboradores de la Nueva EPS.
1.4.2. Políticas relacionadas con Farmacovigilancia Pasiva
1.4.2.1.
Es responsabilidad de los profesionales de salud, notificar toda sospecha de Reacción
Adversa y/o demás Problemas Relacionados con Medicamentos, de acuerdo con el
flujograma establecido.
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06-2015
1.4.2.2.
La Nueva EPS adopta el formato Reporte de Sospecha de Eventos Adversos a
Medicamentos (FOREAM), establecido por el Instituto Nacional de Vigilancia de
Medicamentos y Alimentos INVIMA.
1.4.2.3.
En caso de sospecha de reacciones adversas serias, el reporte debe ser enviado
directamente al INVIMA y a la entidad territorial de salud correspondiente. El reporte
se hará dentro de los cinco (5) días siguientes al vencimiento del mes que se informa.
Las sospechas de eventos adversos serios, serán reportadas dentro de las setenta y
dos (72) horas siguientes a su aparición.
1.4.2.4.
Adicional a los eventos descritos en el párrafo anterior, la Nueva EPS define como
prioritarios los siguientes: madres gestantes, pacientes con trasplante y medicamentos
de margen terapéutico estrecho.
1.4.2.5.
Es responsabilidad de los Operadores Logísticos reportar a Nueva EPS los casos
mensuales presentados correspondientes a entregas erradas de medicamentos o
problemas en la formulación y autorización de los mismos.
1.4.2.6.
Los operadores logísticos apoyan la realización de los análisis de causalidad de los
reportes entregados por las IPS, pacientes, o profesionales de salud, tal como se
establece dentro de la relación contractual.
1.4.2.7.
Es responsabilidad de los operadores logísticos reportar a NEPS el resultado de todos
los casos analizados independiente de la fuente de información.
1.4.2.8.
Es responsabilidad del nivel zonal retroalimentar a los médicos tratantes, IPS y a las
farmacias acerca del resultado del análisis de los casos reportados.
1.4.3. Políticas relacionadas con Farmacovigilancia Activa
1.4.3.1.
Dentro de la Farmacovigilancia activa, la Dirección Nacional de Medicamentos hace el
seguimiento a un grupo de medicamentos seleccionados por los factores de riesgo
asociados al uso y los medicamentos involucrados en las alertas sanitarias publicadas
por el Invima y las agencias reguladoras internacionales, con el objeto de
retroalimentar a los Directores, Coordinadores Médicos Regionales y Zonales,
enfermeras de calidad, coordinación de seguimiento y control de calidad así como al
cuerpo médico de las diferentes áreas que intervienen en la vicepresidencia de salud
para su conocimiento y gestión dentro de la formulación.
1.4.3.2.
Es responsabilidad de la Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos identificar
los pacientes con polifarmacia y reportar a las correspondientes zonales para la
intervención con los prescriptores.
1.4.3.3.
Es responsabilidad de la Dirección de Gestión de Medicamentos e Insumos asignar las
dosis máximas terapéuticas de los medicamentos, teniendo en cuenta parámetros
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MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
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como edad, sexo, tiempo de tratamiento, entre otros, buscando con ello favorecer el
uso seguro de los medicamentos.
1.4.4. Flujograma del Subproceso de Farmacovigilancia.
FLUJOGRAMA
FARMACOVIGILANCIA
IPS HOSPITALARIA/ IPS
AMBULATORIA/
IPS/OPERADOR LOGÍSTICO
FARMACIA/NEPS/
PACIENTE.
OPERADOR LOGÍSTICO
COORDINADOR DE
SERVICIOS FARMACÉUTICOS
COMITÉ CELULAR DE CALIDAD/
ENFERMERAS DE CALIDAD
ENFERMERA DE CALIDAD
Inicio
2. Registrar en el Reporte
1. Identificar un
evento Adverso a
Medicamentos.
7. Realizar análisis del
evento adverso y enviar
el resultado una vez al
mes.
de Sospecha de
Eventos Adversos a
Medicamentos
(FOREAM) la información
relacionada con el evento.
3.
El evento es serio o
priorizado por
Nueva EPS?
8. Consolidar el
resultado de los análisis
recibidos y remitir a las
Enfermeras de Calidad
Zonales.
11. Recibir consolidado
mensual de los análisis
y efectuar análisis de
causalidad.
NO
9. ¿Se requiere
notificar al
fabricante sobre el
evento adverso?
12. ¿El Caso es
priorizado?
SI
SI
SI
4. Enviar reporte antes
de 72 horas al INVIMA
15. Definir si el evento
era prevenible o no en
el comité celular de
calidad.
NO
10. Comunicar al
fabricante
5. Reportar dentro de
los cinco (5) días
siguientes al
vencimiento del mes
que se informa
6. Enviar copia del reporte
(FOREAM) al Operador
Logístico principal de la
Zona, y a la Enfermera de
Calidad junto con el
formato de eventos
adversos diligenciado.
17. Emitir respuesta
con acción de mejora o
plan de acción.
11.
SI
21. Efectuar
seguimiento a planes
de acción.
20. Realizar reporte
estadístico de
Seguimiento.
18.
Página 38 de 48
16. ¿El evento era
prevenible?
13. Dirigir
comunicación a
Farmacia o IPS
solicitando plan de
acción.
14. Recolectar la
información necesaria
para celebrar Comité
Celular de Calidad y
realizar citación al
mismo.
NO
Fin
18 Evaluar la
pertinencia de la
respuesta.
19. Consolidar y
entregar los planes de
acción.
NO
CÓDIGO:
04-M-003
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
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V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
1.4.5. Descripción de actividades del Subproceso de Farmacovigilancia
No.
ACTIVIDAD
Inicio
Identificar un evento
Adverso
a
Medicamentos.
1.
2.
Registrar en el formato
de
Reporte
de
Sospecha de Eventos
Adversos
a
Medicamentos
(FOREAM),
la
información
relacionada con el
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
NIVEL REGIONAL
Responsable:
IPS
Hospitalaria/ IPS Ambulatoria/
Farmacia/NEPS/Paciente.
Responsable:
IPS
Hospitalaria/ IPS Ambulatoria/
Farmacia/NEPS/Paciente.
Existen diferentes focos de
identificación de la sospecha
de
una
Reacción
a
medicamentos:
La
IPS
Hospitalaria,
la
IPS
ambulatoria, la Farmacia, el
paciente o la EPS.
Existen diferentes focos de
identificación de la sospecha
de
una
Reacción
a
medicamentos:
La
IPS
Hospitalaria,
la
IPS
ambulatoria, la Farmacia, el
paciente o la EPS.
Responsable:
Logístico
IPS/Operador
Responsable: IPS/Operador
Logístico
Consultar documento INVIMA
Consultar documento INVIMA
NIVEL NACIONAL
CÓDIGO:
04-M-003
No.
ACTIVIDAD
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
NIVEL REGIONAL
evento.
3.
El evento es serio o
priorizado
por
Nueva EPS?
4.
SI: Enviar reporte
antes de 72 horas al
INVIMA y al ente
territorial
correspondiente.
5.
NO: Reportar dentro
de los cinco (5) días
siguientes
al
vencimiento del mes
que se informa
Responsable:
Logístico
IPS/Operador
Responsable: IPS/Operador
Logístico
Se reporta a la Dirección de
Medicamentos y Productos
Biológicos del Invima, durante
las 72 horas a partir de
conocido el evento adverso
que sea serio o inesperado.
Responsable: IPS/Operador
Logístico
Se reporta a la Dirección de
Medicamentos y Productos
Biológicos del Invima, durante
las 72 horas a partir de
conocido el evento adverso
que sea serio o inesperado.
Responsable: IPS/Operador
Logístico
El reporte se hará al INVIMA y
al
ente
territorial
correspondiente, dentro de los
cinco (5) días siguientes al
vencimiento del mes que se
informa.
El reporte se hará al INVIMA y
al
ente
territorial
correspondiente, dentro de los
cinco (5) días siguientes al
vencimiento del mes que se
informa.
Página 40 de 48
NIVEL NACIONAL
CÓDIGO:
04-M-003
No.
6.
ACTIVIDAD
Enviar
copia
del
reporte (FOREAM) al
Operador
Logístico
principal de la Zona, y
a la Enfermera de
Calidad junto con el
formato de eventos
adversos diligenciado.
Realizar análisis del
evento
adverso
y
enviar el resultado una
vez al mes.
7.
8.
9.
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
Responsable: IPS/Operador
Logístico
NIVEL REGIONAL
Responsable: IPS/Operador
Logístico
El tiempo estipulado en el
punto anterior aplica también
para el reporte a la EPS.
El tiempo estipulado en el
punto anterior aplica también
para el reporte a la EPS.
Responsable:
Logístico
Responsable:
Logístico
Operador
Los primeros cinco días de
cada mes, los operadores
deben entregar a la Dirección
de Medicamentos, los análisis
de los reportes recibidos
durante el mes anterior.
NIVEL NACIONAL
Operador
Los primeros cinco días de
cada mes, los operadores
deben entregar a la Dirección
de Medicamentos, los análisis
de los reportes recibidos
durante el mes anterior.
Consolidar el resultado
de
los
análisis
recibidos y remitir a las
Enfermeras de Calidad
Zonales.
Responsable: Coordinador de
Servicios Farmacéuticos
Cada mes se consolidan los
reportes recibidos junto con los
análisis realizados por los
operadores.
Se requiere notificar
al fabricante sobre
el evento adverso?
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CÓDIGO:
04-M-003
No.
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
SI:
Comunicar
fabricante
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
NIVEL ZONAL
NIVEL REGIONAL
al
10
Se
debe
establecer
comunicación con el laboratorio
notificando el evento adverso
presentado.
NO: Continuar
actividad 11
11.
12.
13.
14
NIVEL NACIONAL
Responsable: Coordinador de
Servicios Farmacéuticos
con
Recibir
consolidado
mensual de los análisis
y efectuar análisis de
causalidad.
¿El
caso
priorizado?
Responsable: Enfermera de
Calidad
Recolectar
la
necesaria para
comité celular
información
discutir en
es
Si:
Dirigir
comunicación
a
Farmacia
o
IPS
solicitando plan de
acción.
NO:
Recolectar
la
información necesaria
para celebrar Comité
Responsable: Enfermera de
Calidad
Esta
comunicación
debe
hacerse de forma inmediata.
Responsable: Enfermera de
Calidad
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CÓDIGO:
04-M-003
No.
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
NIVEL REGIONAL
Celular de Calidad y
realizar
citación
al
mismo.
Definir si el evento era
prevenible o no en el
Comité
Celular
de
Calidad.
15.
Responsable: Comité Celular
de Calidad/ Enfermera de
Calidad
Se define si el evento era
prevenible y se solicita plan de
acción a la IPS o Farmacia
según corresponda.
¿El
evento
prevenible?
era
16.
NO: Ir a Fin
17.
SI: Emitir respuesta
con acción de mejora o
plan de acción.
Responsable:
Logístico
IPS/Operador
Se debe emitir un plan de
acción que impacte en mitigar
Responsable: IPS/Operador
Logístico
Se debe emitir un plan de
acción que impacte en mitigar
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NIVEL NACIONAL
CÓDIGO:
04-M-003
No.
ACTIVIDAD
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
el riesgo de incurrir en el
evento presentado.
Evaluar la pertinencia
de la respuesta.
Responsable: Enfermera de
Calidad
Consolidar y entregar
los planes de acción.
Análisis de la respuesta del
Operador o la IPS, aprobación
o devolución del plan de acción
Responsable: Enfermera de
Calidad
18.
NIVEL REGIONAL
el riesgo de incurrir en el
evento presentado.
NIVEL NACIONAL
Consolida
y
guarda
Información en Matriz de
Planes
y
Acciones
de
Mejoramiento, Guarda Actas de
reuniones
derivadas
del
proceso. Guarda
Copia de
FORAM
19.
20.
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
Realizar
estadístico
Seguimiento.
reporte
de
Responsable: Coordinador de
Servicios Farmacéuticos
Genera Reporte Estadístico de
Seguimiento y Gestión de
Incidentes,
Reacciones
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CÓDIGO:
04-M-003
No.
ACTIVIDAD
Efectuar seguimiento a
planes de acción.
21.
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
DETALLE DE LA ACTIVIDAD
NIVEL ZONAL
NIVEL REGIONAL
Se debe evaluar el impacto de
los
planes
de
acción
planteados por las IPS y los
Operadores.
Fin
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NIVEL NACIONAL
Adversas, Fallos Terapéuticos.
Así como de Planes y Acciones
de Mejora en las IPS.
Responsable: Coordinador de
Servicios Farmacéuticos
Se debe evaluar el impacto de
los planes de acción planteados
por las IPS y los Operadores.
CÓDIGO:
04-M-003
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
1. FORMATOS
04-03-F-001
04-03-F-002
04-03-F-003
04-03-F-004
04-03-F-005
04-03-F-006
04-03-F-008
04-03-F-009
04-03-F-010
Solicitud de importación de medicamentos
Recepción técnica de medicamentos
Planilla administrativa de recepción de medicamentos
Entrega de análisis técnico
Entrega de análisis económico
Formato de constancia de recibido de medicamentos y/o dispositivos médicos
Protocolos Farmacéuticos
Formato de Constancia de Recibido de Medicamentos
Formato Cuadro de distribución
2. ANEXOS
04-03-A-001
04-03-A-002
04-03-A-003
04-03-A-004
Anexo Instructivo web para validación de derechos.
Anexo Instructivo proceso Legalización Pre – Aprobadas.
Anexo requerimiento de Información de Operadores logísticos
Anexo listado de medicamentos POS “Que no requieren autorización” y listado de
medicamentos POS “Que requieren autorización”
04-03-A-005 Anexo de análisis técnico de ofertas.
04-03-A-006 Anexo Instructivo de análisis técnico de ofertas.
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Auxiliar de Farmacia: Es aquella persona con formación académica para realizar la dispensación de
productos en la farmacia para los afiliados, debe ser responsable por generar oportunidad en la
adquisición, recepción, almacenamiento y reposición de los productos expedidos en los
establecimientos de farmacia.
Comité de farmacia y terapéutica: Es un grupo de carácter permanente al servicio de la Institución
Prestadora de Servicios de Salud que brinda asesoría en el ámbito de sus funciones, compuesto por
un delegado y el director científico de la IPS, así como por un delegado del servicio farmacéutico.
Concentración: Es la cantidad de principio activo contenido en una forma farmacéutica, por
ejemplo, una tableta de acetaminofén de 500 mg debe garantizar 500 mg de principio activo. El
principio activo es el acetaminofén y la concentración es 500 mg.
Denominación Común Internacional: Es el nombre oficial no comercial o genérico de una sustancia
farmacológica establecido por la Organización Mundial de Salud.
Dispensación: Es la entrega de uno o más medicamentos y/o dispositivos médicos a un paciente
previamente prescritos por el médico tratante.
CÓDIGO:
04-M-003
MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
06-2015
Dosis: Es la cantidad de medicamento que se administra a una persona, refiriéndose a la cantidad
de principio activo que se expone una persona durante un período de tiempo. Estas pueden ser en
miligramos, gotas, tabletas, inhalaciones, cucharadas, entre otras.
Estudios de Utilización de Medicamentos (EUM): aquellos estudios epidemiológicos descriptivos con
los que se pretende determinar cuáles son los patrones, perfiles y otras características de la oferta,
la prescripción, la dispensación, el consumo, el cumplimiento terapéutico y cualquier otra faceta
relacionada con los medicamentos en una población determinada, con el objetivo de conseguir,
mediante el análisis de los mismos, su uso racional.
Evento Adverso: Es cualquier suceso médico desafortunado que puede presentarse durante un
tratamiento con un medicamento, pero que no tiene necesariamente relación causal con el mismo.
Evento Adverso Serio: Se considera serio un evento adverso cuando su desenlace es la muerte o
una amenaza a la vida, o cuando genera o prolonga una hospitalización, causa discapacidad,
interrupción del embarazo o malformaciones.
Farmacovigilancia: Es la actividad relacionada con la detección, evaluación, entendimiento y
prevención de los eventos adversos con medicamentos cuyo objetivo es establecer el perfil de
seguridad y promocionar el uso adecuado de los mismos.
Margen terapéutico: Intervalo de concentraciones de un fármaco dentro del cual existe alta
probabilidad de conseguir la eficacia terapéutica, con mínima toxicidad.
Medicamentos de Control: Son sustancias y medicamentos que tienen alta probabilidad de generar
dependencia al afiliado al momento de ser administrados, por lo que su comercialización se
encuentra restringida y están bajo fiscalización de entes de control del estado tales como, el Fondo
Nacional de Estupefacientes.
Nombre comercial del medicamento: Es el nombre asignado al medicamento por el laboratorio que
lo produce o comercializa, sirve para diferenciar el producto de un laboratorio de los demás.
Operador Logístico: Nombre dado al proveedor o farmacias contratadas para
la adquisición,
administración, distribución y dispensación de medicamentos a los afiliados.
Posología: Dosificación de los fármacos (dosis terapéutica) para el tratamiento médico de los
afiliados, el cual depende de diferentes factores como la edad, sexo, entre otros.
Presentación: Forma farmacéutica en la que se contiene el principio activo de los medicamentos,
puede ser tarro, inhalador, ampollas, tabletas, frasco, cápsulas, polvo para reconstituir,
comprimidos, entre otros.
Preautorización: Solicitud pre-aprobada por la Nueva EPS S.A para la entrega de un medicamento
en un futuro, se realiza hasta por dos meses de tratamiento adicionales, de acuerdo con los
documentos radicados por el afiliado.
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MACROPROCESO ADMINISTRACIÓN DEL SINIESTRO
VERSIÓN:
V 4.0
MANUAL DE MEDICAMENTOS E INSUMOS
FECHA
ACTUALIZACIÓN:
CÓDIGO:
04-M-003
06-2015
Regente de Farmacia: Tecnólogo en química farmacéutica o Tecnólogo en regencia de farmacia
que coordina las actividades propias del Servicio Farmacéutico de los Operadores Logísticos,
teniendo en cuenta el grado de complejidad del servicio.
Tecnovigilancia:
Es el conjunto de actividades que tienen por objeto la identificación y la
calificación de efectos adversos serios e indeseados asociados al uso de los dispositivos médicos,
así como la identificación de los factores de riesgo asociados a estos efectos o características, con
base en la notificación, registro y evaluación sistemática de los efectos adversos de los dispositivos
médicos, con el fin de determinar la frecuencia, gravedad e incidencia de los mismos para prevenir
daños en los pacientes.
Vademécum: Catalogo Nacional de medicamentos disponibles en el mercado.
4. HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN
1.0
FECHA
Diciembre de
2011
2.0
Marzo de
2013
3.0
Julio de 2014
4.0
Junio de
2015
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
Versión inicial de documento.
Versión ajustada con Acuerdo 029 de Diciembre de 2011.
Se incluyen los subproceso de importación de medicamentos y selección de
laboratorios farmacéuticos.
Se incluye el procedimiento de farmacovigilancia.
Versión ajustada con Resolución 5221 de 2013
Se actualiza Subproceso de importación de medicamentos
Se actualiza Subproceso de farmacovigilancia
Se realizan otras precisiones propias del Subproceso de Suministro de
medicamentos e Insumos.
Versión ajustada con Sentencia T-160 DE 2014 de la Corte Constitucional.
Actualización de las actividades del subproceso Importación de
Medicamentos.
Se actualiza Subproceso Suministro De Medicamentos E Insumos (políticas
y actividades, se incluye el procedimiento de uso racional de
medicamentos).
Actualización Subproceso de Farmacovigilancia (Políticas y actividades).
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