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1 ¿QUÉ ES HOTELDRUID?
Hoteldruid es un programa de código abierto para la gestión hotelera (PMS). Gracias a la
gran versatilidad de su interfaz web puede satisfacer una amplia gama de exigencias,
desde las de bed & breakfasts o casas de verano con pocos apartamentos hasta las de
hoteles con centenares de habitaciones. Sus características principales destacan:
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Interfaz web accesible desde pcs, tabletas y smartphones
Configurable en número y características de habitaciones, períodos, tarifas, etc.
Asignación automatica de las habitaciones con reglas definidas por el usuario.
Costes añadidos, ofertas especiales y restricciones para las tarifas.
Documentos personalizables para recibos, facturas, emails, formularios, etc.
Multi-usuario con sistema de privilegios.
Punto de venta (POS) para bares y restaurantes con gestión del inventario.
Estadísticas comparativas sobre ocupación y finanzas.
Creación de páginas para averiguar la disponibilidad desde un sitio web.
2 ¿CÓMO INSTALAR HOTELDRUID?
Para instalar Hoteldruid, utilizaremos easyphp, cuya instalación ya se ha descrita en el
vídeo de instalación de FacturaScripts
Accedemos a la url:
http://www.hoteldruid.com/es/
En la sección descargas, descargamos el fichero comprimido hoteldruid versión 2.1.2,
denominado “Archivo.zip”
Una vez descargado este fichero, lo descomprimimos, creando una carpeta “hoteldruid”
Se ejecuta easyphp, accediendo a la lista de todos los programas. Como ya hemos visto,
se comprueba el estado de los servicios:
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Tras descomprimir el software Hoteldruid, copiamos esta carpeta en la carpeta de
instalación de EasyPHP
C:\Program Files (x86)\EasyPHP-DevServer-14.1VC11\data\localweb
instalación de Easyphp)
(carpeta
de
Llegados a este punto, si easyphp es activo (texto "Iniciado" poniendo el cursor sobre la
E abajo a la derecha), abiendo un navegador y conectándose a:
http://localhost/hoteldruid/
aparecerá la primera página de instalación de hoteldruid.
Desde esta página se puede proceder normalmente con la instalación.
Primero, en la parte inferior izquierda escogemos el idioma y pinchamos en el botón
“Create database”
Los datos a insertar en la segunda pantalla de instalación para la conexión a la base de
datos son:
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tipo de base de datos: mysql
nombre de la base de datos: el que queramos, pero sin espacios ni letras raras
base de datos existente: no
ordenador: localhost
puerta: 3306
nombre de usuario para la autenticación a la base de datos: root
contraseña para la autenticación a la base de datos: dejar en blanco
Después, continuar con la instalación insertando los datos de las habitaciones y creando
un nuevo año.
Pinchamos en el botón Create database
Acabada la instalación se puede añadir la página del menú principal de hoteldruid a los
favoritos del navegador.
http://localhost/hoteldruid/
Cuando se acaba la instalación de hoteldruid nos encontraremos en el menú principal
con todas las opciones preparadas para ser utilizadas, pero habrá que hacer todavía
algunas configuraciones para poder utilizar todo su potencial. Durante la creación de la
base de datos las informaciones sobre las habitaciones deberían haber sido ya
insertadas, pero de todos modos pueden ser cambiadas desde la tabla de las
habitaciones pulsando sobre el botón "modifica todos los campos de la tabla" debajo de
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la tabla. Recordemos que de manera predefinida las habitaciones son llamadas con
números progresivos, pero los nombres pueden ser cambiados para corresponder con
los nombres utilizados realmente. Además del nombre las otras características de las
habitaciones son opcionales, pero se recomienda añadir por lo menos la capacidad
máxima y, si hay habitaciones a preferir a otras, la prioridad (las que tienen prioridad
más baja son asignadas antes).
Debemos configurar ahora, el año de trabajo:
Una vez creado el año, se accede a la bandeja de entrada de Hoteldruid, donde se
tendrán que aplicar las primeras configuraciones
La primera configuración que se deberá aplicar será la de los precios y las tarifas.
Para insertar los precios de las tarifas pinchamos sobre "inserta o modifica los precios"
desde el menú principal:
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Se deberán de insertar los precios para estos períodos (que se podrán cambiar),
escogiendo previamente la tarifa, cambiando su nombre
Una vez insertada la primera tarifa los períodos serán recordados, así que si las otras
tarifas tienen los mismos períodos serán insertadas más fácilmente.
Si vamos a aplicar costes añadidos a nuestras reservas, o nuestros clientes pueden pedir
servicios opcionales, los podemos añadir en la tercera sección de la página de inserción
de los precios, desde donde podremos escoger las diferentes opciones de los costes
añadidos.
En la cuarta sección se puede configurar la fianza predefinida para cada tarifa.
El paso siguiente consiste en asociar cada tarifa a las habitaciones en las que las reservas
con esa tarifa pueden ser asignadas. Ir sobre "inserta las reglas de asignación" desde el
menú principal
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En esta página podremos insertar las reglas de asignación 2 en la segunda sección ue es
similar a esta:
Asignar a cada tarifa su correspondiente lista de habitaciones separadas por comas sin
espacios.
No hay problemas en asignar la misma habitación a tarifas distintas.
Disponemos, en la parte derecha de la pantalla, de una opción de configuración, que
permitirá que configuremos diferentes usuario, etc
3 ¿CÓMO USAR HOTELDRUUID?
El contenido de este vídeo se basa en una demo incluida en la url:
http://www.hoteldruid.com/
Pinchamos en la sección “Demo”
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Accedemos al menú principal de Hoteldruid. Lo primero que debemos hacernos es
identificarnos.
En el menú que se muestra en pantalla, tenemos accesos a las herramientas esenciales
de la aplicación:
Veamos las diferentes opciones:

Insertar un nuevo cliente:
Se muestra la ficha de cliente en la que daremos de alta los datos:
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Pinchamos en “insertar” datos. En el momento en que finalicemos de dar de alta
clientes, volveremos al menú principal

Insertar una nueva reserva:
Debemos introducir los datos del cliente, la fecha (o fechas) de la reserva, el tipo de
tarifa que se asigna, la posibilidad de asignar un descuento, número de personas, la
posibilidad de asignar fianza.
Además, se escoge el método para asignar habitaciones. Se asigna el horario de entrada
estimativo, el método de pago de fianza.
Se podrá averiguar por qué método se ha conocido el hotel. Se podrá asignar
determinadas opciones como “tintorería”, “piscina”, etc
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
Gastos y entradas
Podemos dar de alta las entradas (ingresos) y gastos que tenga el hotel
Se incorporan los ingresos, incluyendo los datos del ingreso
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Se incorporan los datos de los gastos
Desde esta pantalla, se podrá lista todos los gastos e ingresos en el botón

Punto de Venta:
Nos permite gestionar el Punto de Venta

Mensajes:
Se permiten gestionar los mensajes recibidos a través de correo elecrtrónico, acceder
directamente a la inserción de la reserva o eliminar la petición

Listado de todas las reservas
Tendremos acceso a todas las reservas, en dos formatos diferentes:
o
Reservas mensuales
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Seleccionado el mes y el año, se muestran todas las reservas en el
calendario, pudiendo imprimirlo
o
Tabla con todas las reservas: se mostrará una tabla de reservas,
incluyendo datos de cliente, fechas de la reserva, tarifa, fianza,
estado de pago, habitaciones, etc, a través del enlace:
En esta misma pantalla, podremos acotar la lista mostrada con
el filtro incluido en la parte superior

Control de disponibilidad : a través de la pantalla principal tendremos un
control de la disponibilidad para dar respuesta a una posible reserva.
Escogemos las fechas de la reserva y pinchamos “controlar”
Se muestra una pantalla resultado en el que se indica si existe
disponibilidad, las habitaciones disponibles y su tarifa, la posibilidad de
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añadir costes añadidos, con el objetivo final de poder insertar
directamente la reserva:
En el menú superior de la pantalla disponemos de múltiples opciones, muchas de ellas
ya analizadas a través de los accesos de la pantalla principal. Algunas de las
funcionalidades se destinan directamente al usuario, siendo otras destinadas a la
administración de la plataforma. Comentaremos aquellas opciones que no hayamos
mencionado previamente.

Tablas:
La tabla de cajas nos presenta un listado de los ingresos obtenidos por caja, todos los
gastos de la caja principal, etc. En definitiva, las entradas y salidas de caja
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La tabla de inventario nos muestra el listado de todos los elementos de inventario,
dividido en habitaciones, bienes de inventario, etc.
En la parte inferior podremos modificar las entradas ya existentes y añadir nuevas
entradas
La tabla de estadísticas nos muestra múltiples informes, con la posibilidad de configurar
diferentes datos
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La tabla de pagos Reser nos muestra el listado de pagos de reservas realizados en un
determinado período de tiempo. Podemos restringir según los diferentes métodos de
pago.
Podremos acceder a cada reserva, a través de su número
Al final de la tabla se muestra el total

Meses:
A través de este enlace, seleccionando cada mes, dispondremos de información visual,
en un calendario, de las reservas de ese mes

Reservas:
A través del enlace Reservas Totales disponemos información, en forma de lista, de
todas las reservas. Podremos aplicar restricciones por fecha y por tipo de reserva
En la parte final de la tabla tendremos información sobre las cuantías totales de todas
las reservas o de las seleccionadas
Podremos acceder a cada reserva, para confirmarla, modificarla, a través de su número
El enlace de Reservas actuales nos muestra la misma información que el punto anterior,
pero restringido a las reservas de este mes.
Los enlaces de Reservas, Entradas y Salidas, nos muestran listados de información sore
entradas y salidas, respectivamente, según diferentes fechas.
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Podremos escoger diferentes campos de elección, como “todo pagado”, “fianza
pagada”, etc
Finalmente podremos buscar una reserva si conocemos su número

Clientes
El enlace Clientes, nos permitirá realizar una búsqueda de clientes por identidad

Tarifas
Se mostrarán diferentes informaciones sobre las tarifas

Habita
Se mostrará información sobre el listado de habitaciones, su inventario, etc
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