Manual de Usuario “Descripción Descripción de Funcionalidades Servicio Correo Electrónico” Electrónico Índice 1 INTRODUCCIÓN ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ 3 2 ATRIBUTOS POR TIPO D DE SERVICIO DE CORREO ___________________________ 4 2.1 DEFINICIÓN DE ATRIBUTOS ATRIBUT ____________________________________________________ ____________________ 5 2 1 INTRODUCCIÓN Este manual tiene por objetivo describir de las distintas funcionalidades disponibles para el servicio de Correo Electrónico, Electrónico de manera que el usuario final tenga claridad sobre qué significa cada uno de los atributos que se ofrecen en la plataforma y así poder poder utilizarla de manera óptima. 3 2 ATRIBUTOS POR TIPO DE SERVICIO DE CORREO La siguiente tabla muestra los atributos que posee cada alternativa del servicio de Correo Electrónico: Descripción Atributos Cuenta Básica Cuenta Avanzada Email basado en Web Búsqueda Básica x x x Buscador de archivos adjuntos x Pre-visualización visualización de archivos adjuntos x Búsquedas visuales configurables x Libreta de direcciones basada en Web Listas de distribución personalizadas x Calendario basado en Web programación de recursos UI personalizada Vista por conversación Etiquetado de Mensajes Aplicación Web Listas globales de direcciones 4 Compartición de archivos y carpetas x x x x x Emails POP/IMAP Clientes CardDAV/iCal/CalDav Sincronización con Outlook (MAPI) Cliente Web móvil Email POP/IMAP para iPhone/Android/Smartphone Contactos CardDAV & calendario CalDAV para iPhone x x Aplicación tareas Maletín personal/grupal Encriptación y Firmas digitales S/MIME Políticas de retención Clientes Desktop Dispositivos Móviles Conector para BlackBerry Políticas de seguridad del dispositivo móvil 2.1 DEFINICIÓN DE ATRIBUTOS ATRIBUT 5 En la presente sección se definen los atributos expuestos en la tabla del punto 2. 1. Email basado en web: El email basado en web corresponde al cliente web avanzado que posee la plataforma de correo de Gtd. Gtd. Esto quiere decir que el usuario de Gtdmail podrá acceder a su correo electrónico ico desde cualquier navegador con acceso a Internet con una completa interfaz de usuario. A continuación se muestra ra una imagen del cliente web web: 2. Búsqueda básica: Corresponde al tipo de búsqueda simple que se obtiene al utilizar el cuadro de texto de rápido acceso en el cliente web: La búsqueda puede ser realizada en: 6 • • • • • • Correos Contactos Lista general de direcciones Citas Tareas Archivos 3. UI Personalizada: Esta funcionalidad permite al usuario de correo electrónico cambiar la interfaz con la que visualiza el cliente web. web Es posible cambiar el tema, el tipo de letra, el tamaño de la letra y el tamaño de la letra en impresión. 4. Vista por conversación: Esta opción permite seguir una serie de correos correspondientes a un mismo asunto, en este caso la bandeja de entrada se separa en asuntos únicos y por cada asunto se despliegan los correos como si fuese un chat. 7 5. Etiquetado de mensajes: Es posible asignar etiquetas a los correos electrónicos. La plataforma de correo Gtd posee una serie de etiquetas predeterminadas o personalizar etiquetas. 6. Buscador de archivos adjuntos: El motor de correo de Gtd es capaz de realizar una búsqueda específica de archivos adjuntos, para ello se debe indicar el tipo de archivo adjunto en el listado de filtros avanzados (imagen, MS Excel, Excel MS PowerPoint, etc) y un nombre descriptivo en el buscador. 8 7. Pre-visualización visualización de archivos adjuntos: Esta característica del correo Gtd permite al usuario pre-visualizar visualizar los archivos adjuntos con tan sólo 1 click. Al hacer click en “Vista previa” rápidamente se abre una nueva pestaña con la versión HTML del archivo adjunto. 8. Búsquedas visuales configurables: Las búsquedas visuales corresponde a los filtros avanzados que se pueden aplicar para refinar los resultados obtenidos al realizar la búsqueda de algún correo o archivo adjunto. 9. Libreta de direcciones basada en web: La libreta de direcciones corresponde a la lista de contactos asociados a la cuenta de correo. 9 10. Listas de distribución personalizadas: Una lista de distribución consiste en una agrupación de direcciones de correo creada por el administrador del de Servicio de Correo. Correo De esta manera al enviar un correo a la dirección de la lista se envía un correo a todas las direcciones perteneciente a la lista. 11. Lista global de direcciones: Es posible configurar una lista global de direcciones la cual contiene totalidad de los contactos de un usuario de correo. correo. Esta lista se visualiza escogiendo la opción “Todos” en la sección de “Contactos” 10 12. Calendario basado en web: El cliente web de la plataforma de correo posee un completo calendario con todas las reuniones y citas creadas por el usuario de la cuenta. Este calendario posee una vista diaria, semanal, mensual o en formato lista. rogramación de recursos: Esta característica de la plataforma de correo permite visualizar 13. Programación en el cliente web un esquema con las tareas y citas que posee cada asistente de la reunión que se está programando. 11 14.. Compartición de archivos y carpetas: Es posible compartir carpetas o archivos con solo hacer click derecho sobre el elemento que se desea compartir y seleccionando la acción correspondiente. 15. Aplicación tareas: Corresponde a una pestaña en el cliente web de la cuenta de correo en donde se e pueden agregar tareas con su fecha de inicio, término y porcentaje avance entre otros. 12 16.. Maletín personal/grupal: El maletín permite subir y almacenar archivos en el servidor del servicio de correo y así utilizar la casilla de correo como un servic servicio io de storage en la nube. 17.. Firmas digitales y encriptación S/MIME: S/MIME es un método estándar de encriptación. Habilitando esta opción los correos enviados serán firmados y encriptados. Nota: El receptor debe contar con certificados para poder recibir el correo. 13 18.. Políticas de retención: La plataforma de correo electrónico permite crear políticas de retención. Estas políticas se pueden aplicar sobre las carpetas tales como: Bandeja de entrada, Borradores, Spam, Papelera, etc. Las políticas de retención definen el tiempo que es almacenado un mensaje antes de ser eliminado. Para aplicar la política de retención sólo basta con acceder a las propiedades de la carpeta por medio de un click derecho sobre la carpeta. 19. Emails POP/IMAP: La plataforma de correo posee soporte para los protocolos POP3 e IMAP4. Estos protocolos permiten a los clientes desktop de correo acceder a los correos almacenados en un servidor de internet. 20.. Clientes CarDAV/iCal/CalDav: La plataforma de correo posee soporte para las siguientes funcionalidades en clientes desktop: • • Compartir y acceder a información de de contactos a través del protocolo CarDAV. Intercambio y acceso de información de calendarios por medio de los estándares iCal/CalDav. 21.. sincronización con Outlook (MAPI): La plataforma de correo de Gtd posee un conector para Outlook que permite a los usuarios utilizar Outlook para acceder al servidor de correo de Gtd.. Por medio de este conector es posible sincronizar información información hacia y desde Outlook para su uso offline. 22. Cliente Web móvil: La plataforma de correo de Gtd posee una completa interfaz web móvil, optimizada para aprovechar los recursos de ancho de banda móvil 3G/4G y liviana para adecuarse al hardware de la mayoría ma de los smartphones/tablets. 14 23. Email POP/IMAP para iPhone/Android/Smarthphones: Para aquellos llos usuarios que deseen movilidad, la plataforma de correo de Gtdmail permite conectarse a di diversos versos clientes de correo para Android o iPhone que utilicen los protocolos POP/IMAP. 24.. Contactos CarDAV & calendario CalDAV para iPhone: Para los equipos iPhone es posible la compartición y acceso a contactos por medio del estándar CarDAV y la compartición y acceso de calendarios por medio del estándar están CalDAV. 25.. Conector para Blackberry Blackberry: Por medio de este conector es posible integrar el servidor de Gtd con el servidor Blackberry Enterprise. Los beneficios principales de la integración son: • • • • • Sincronización del correo, libreta de d direcciones y calendario rio en la UI nativa de Blackberry. Sincronización para todos los dispositivos Blackberry. Acceso completo a Lista L global de direcciones. Búsqueda de mensajes. Abrir/ver adjuntos. 26. Políticas de seguridad del de dispositivo móvil: El administrador del correo puede configurar políticas de seguridad a los dispositivos móviles para reforzar las reglas de seguridad. Algunas de las opciones configurables para mejorar la seguridad en dispositivos móviles son las siguientes: 15 • • • Limpieza remota para borrar todos t los datos os del dispositivo móvil si éste se perdiese o fuese robado. Políticas de encriptación S/MIME. Es posible deshabilitar el uso de la cámara, sincronización con el escritorio, bluethooth y almacenamiento extraíble. 16
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