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GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE
GFC – IT 17
VERSIÓN 6
ELABORACION DE NOTAS CREDITO Y DEBITO
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1. PROPÓSITO
Definir los parámetros para la elaboración de las notas Crédito y Débito.
2. ALCANCE
Este procedimiento involucra a la Gestión Financiera y Contable, Gestión Control Interno y
Gestión Comercial.
3. RESPONSABLE
El Responsable de este procedimiento es el auxiliar de Facturación y Cartera.
4. FORMATOS DE REGISTRO
Formato de solicitud de Nota Crédito
Planilla de consecutivo de Nota debito y Crédito
Notas crédito clientes
Notas crédito clientes Zona Atlántico
Notas débito clientes
Notas débito clientes Zona Atlántico
NS
CB
DN
DB
5. DEFINICIONES
N.A.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
A continuación se describen las actividades que se realizan al momento de elaborar las
notas.
6.1.
El auxiliar de facturación y cartera recepción la solicitud de la nota Crédito o Débito
por parte de los auxiliares de gestión comercial, mediante el formato de SOLICITUD
DE NOTA DEBITO – CREDITO (GFC – FT – 34)
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6.2.
El Jefe de facturación y cartera verifica que la SOLICITUD DE NOTA DEBITO –
CREDITO (GFC – FT – 34) lleve adjunto los anexos correspondientes según el caso,
para ambas notas siempre requiere de dos fotocopias de la factura donde esta
relacionado el producto sobre el cual se realiza la nota, carta emitida por el cliente
con la solicitud, si es devolución debe tener el documento soporte de entrada a la
bodega (IDC-IPDC), si es por mayor o menor valor no lo requiere.
6.3.
El auxiliar de facturación y cartera diligencia el formato de la nota en el sistema DMS
a través del comando 321.
6.4.
En el sistema DMS el auxiliar de facturación y cartera procede a ingresar el tipo de
documento marcándolo como NS, CB, DN y DB según corresponda.
6.5.
El sistema arroja un número consecutivo para cada uno de los documentos de las
notas. Teniendo en cuenta que este consecutivo no coincide con número del formato
preimpreso (talonario), el auxiliar de facturación y cartera ingresa el número de
documento en el formato para llevar un mejor control en las notas a realizar.
6.6.
El auxiliar de facturación ingresa en el sistema la información del cliente, como
nombre, el valor discriminando el valor del IVA en la casilla correspondiente.
6.7.
Cuando ya se ha generado la nota en el sistema, se ingresa por la opción 381 para
impresión, indicando el código y el tipo de documento a imprimir. El auxiliar de
facturación visualiza e imprime la respectiva nota en el formato correspondiente
(Crédito o Débito).
6.8.
El auxiliar de facturación imprime original y tres copias. Después de tener la
impresión se firma donde esta el espacio para elaborado y se sella.
6.9.
El auxiliar de facturación y cartera relaciona el formato ya impreso en el libro,
diligenciando las casillas donde se indica el número de la nota por sistema y por
talonario y la fecha de la radicación del mismo; se entrega al delegado de control
interno para la revisión.
6.10. La nota es devuelta por parte del delegado de control interno al auxiliar de
facturación y cartera quien se la remite al Jefe de Facturación y Cartera para la firma
respectiva de autorización de la nota.
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6.11. El Jefe de Facturación y Cartera le devuelve la(s) nota(s) autorizadas al auxiliar de
facturación y cartera quien separa la original de las copias, luego se marca en el libro
la fecha final de entrega de la nota.
6.12. La nota original es entregada o enviada al cliente, según el caso, por el al auxiliar de
facturación y cartera, solicitando que éste regrese la copia del documento contable,
con la respectiva firma de recibido, la cual es archivada en la AZ del consecutivo de
las mismas.
6.13. El auxiliar de facturaron y cartera hace entrega de las copias de la notas, asi:
6.13.1.
Copia para el Jefe de Facturación y Cartera quien a su vez la remite a
gestión financiera y contable.
6.13.2.
Una copia es archivada con los soportes en el consecutivo del área,
anexando la copia de recibido del auxiliar contable.
6.13.3.
Cuando la copia firmada de recibido por el cliente es devuelta al área,
se archiva en orden consecutivo donde se encuentra la que tiene los soportes.
6.14. Después de tener la copia con soportes archivada se deben cruzar ingresando al
sistema DMS en la opción 323 y marcar el tipo de documento correspondiente según
el caso, se coloca el valor de la nota a cruzar sobre la factura que se afectará con el
fin de disminuirle el saldo, cuando la factura ya está cancelada se deja pendiente del
cruce hasta que el Jefe de área autorice el cruce sobre otra factura.
6.15. El Jefe de facturación y cartera revisa periódicamente que el consecutivo se
encuentre en estricto orden numérico.
Aprobado por: Jefe Gestión Financiera y Contable
El día 16 de Diciembre de 2.013