1. No category

Empresa:
Marina de Guerra del Perú
Fecha:
16 de Abril del 2015
Título:
Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora
2015
Categoría:
Servicios
Nombre del Proyecto:
“Mejora de la Calidad del Proceso de Evaluación como
parte del seguimiento de resultados de las Actividades
de Inspectoría”
2015
Marina de Guerra del Perú
1. TABLA DE CONTENIDOS
Información General de la Organización
4
Organigrama
7
Términos de Aceptación
8
Perfil del Proyecto
9
Glosario de Términos y Abreviaciones
12
Respuestas a los Criterios y Sub-criterios
1. Liderazgo y Compromiso de la Alta Dirección
13
2. Identificación y Selección del Proyecto de Mejora
14
3. Método de Solución de Problemas y Herramientas de la Calidad
18
4. Gestión del Proyecto y Trabajo en Equipo
21
5. Capacitación
23
6. Innovación
24
7. Resultados
29
8. Sostenibilidad y Mejora
30
ANEXOS
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Marina de Guerra del Perú
2. INFORMACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN
A.
INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN
1.
MARINA DE GUERRA DEL PERÚ
La Constitución Política del Estado artículo 171°, establece que “Las Fuerzas Armadas y la Policía
Nacional participan en el desarrollo económico y social del país, y en la defensa civil de acuerdo a
ley. La MGP es una Institución surgida en los albores de la Independencia, el 08 de octubre de
1821 y tiene como misión y visión: 1
2.
INSPECTORÍA GENERAL DE LA MARINA
La Inspectoría General de la Marina, es una Dependencia de la
Marina de Guerra del Perú, fue creada en el año 1940, cuya
misión es controlar y evaluar en forma permanente el
cumplimiento de los planes, programas y grados de alistamiento
operativo, administrativo y control de gestión de las fuerzas
navales y demás organismos de la Marina de Guerra del Perú,
así como la correcta aplicación de las leyes, ordenanzas navales
y disposiciones, a fin de contribuir al logro eficiente y eficaz de los
objetivos institucionales.2
Razón Social
Abreviatura
Dirección
Teléfono
RUC:
Página Web:
B.
1
2
Marina de Guerra del Perú – Inspectoría General de la
Marina
MGP - IPECAMAR
Av. Contralmirante Mora S/N - Callao
201-6230 anexos 3633 - 3643
20153408191
www.marina.mil.pe
CATEGORIA A LA QUE POSTULA
Categoría: Sector Público –Servicios
Plan Estratégico Institucional 2013.
REIG-12007.
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Marina de Guerra del Perú
C.
TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓN
Marina de Guerra del Perú
Inspectoría General de Marina
Evaluación y Control de la Gestión
D.
ASPECTOS IMPORTANTES DE LA ORGANIZACIÓN
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
E.
28,000
85
15
Ejercer la vigilancia y proteger los intereses nacionales en el ámbito marítimo, fluvial y
lacustre, y apoyar la política exterior del Estado.
Coadyuvar en el desarrollo económico y social del país y el bienestar general de la
población cuya misión es controlar y evaluar en forma permanente el cumplimiento de
los planes, programas y grados de alistamiento operativo, administrativo y control de
gestión de las fuerzas navales y demás organismos de la Marina de Guerra del Perú,
así como la correcta aplicación de las leyes, ordenanzas navales y disposiciones, a
fin de contribuir al logro eficiente y eficaz de los objetivos institucionales.
Contribuir a garantizar la independencia, soberanía e integridad territorial de la
República y el bienestar general de la población". Y la visión declara: “Poder Naval
capaz de actuar con éxito donde lo requieran los intereses nacionales”.
Control como apoyo a la gestión de las Unidades y Dependencias de la Marina de
Guerra del Perú, a través del Control Preventivo, en las áreas de Control
Administrativo y Operativo, así como del monitoreo del adecuado cumplimiento de las
normativas de los órganos rectores de la administración pública y, de manera similar,
la normatividad interna emitida por el Comandante General de la Marina así como por
los Comandos y Direcciones en las áreas de su responsabilidad, para la
correspondiente evaluación de los informes resultantes de las inspecciones
realizadas en forma programada e inopinada, durante el año fiscal.
Nuestro servicio está destinado al Comandante General de la Marina a fin de
proporcionarle el Análisis del Cumplimiento de la Misión de las Dependencias, así
como el conocimiento de las recomendaciones del Informe Final practicado a las
Dependencias inspeccionadas.
REPRESENTANTE OFICIAL DE LA ORGANIZACIÓN Y ALTERNO
Representante Oficial
Cargo
Teléfono
Mail
Fernando CERDÁN Ruiz
Inspector General de la Marina
201-6256
[email protected]
Representante Alterno
Cargo
Teléfono
Mail
Iván DULANTO Faverio
Jefe de Proyectos
201-6230 anexo 3633
[email protected]
F.
MIEMBROS DE LA ALTA DIRECCIÓN
Nombre
Edmundo Deville Del Campo
Mauro Cacho de Armero
Fernando Cerdán Ruiz
G.
Cargo
Comandante General de la Marina
Jefe del Estado Mayor General de la Marina
Inspector General de la Marina
FIRMA
Vicealmirante
Fernando CERDÁN Ruiz
Inspector General de la Marina
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DNI
43390592
07880354
43317410
Marina de Guerra del Perú
H.
EQUIPO DE MEJORA
Nombre del Equipo: “EL CONTROL COMO APOYO”
1.
INTEGRANTES:
NOMBRE
Iván Dulanto Faverio
Alberto Arrese Schenone
Jurgens Dávila Alvarado
Carlos Banda Vera
Juan Santisteban Bances
Martín Ortiz Farranaga
Susan Torres Corrales
Fiorella Coronel Donayre
Freddy Dill`Erva Chávez
Ciro Huerta Conde
CARGO
Jefe de Proyectos
Jefe del Departamento de Evaluación
Jefe del Departamento de Control de Gestión
Técnico de Cargo del Departamento de Evaluación.
Técnico de Proyectos
Técnico de Cargo del Dpto de Control de Gestión.
Encargada del Área de Sistemas
Encargada de Estadística del Dpto. de Evaluación.
Encargado Seguimiento del Dpto. Control de Gestión
Técnico en Auditoria del Dpto. de Control de Gestión.
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Marina de Guerra del Perú
3. ORGANIGRAMA
A.
MARINA DE GUERRA DEL PERU3
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Marina de Guerra del Perú
4. TÉRMINOS DE ACEPTACIÓN
Declaramos que conocemos las Bases del Reconocimiento a la Gestión de Proyectos de Mejora,
correspondientes al año 2015 y al presentar nuestra postulación nos sometemos a ellas de
manera irrevocable. Asimismo aceptamos el carácter inapelable de las decisiones del Consejo
Evaluador.
Declaramos que son ciertos la información y los datos proporcionados en el Informe de
Postulación.
Entendemos que la postulación será revisada por los miembros del Equipo Evaluador. Si nuestra
organización fuera seleccionada para ser visitada, aceptamos recibir dicha visita y otorgar
facilidades para que los evaluadores realicen una evaluación prolija e imparcial.
Aceptamos pagar las cuotas y gastos que nos corresponden con arreglo a lo estipulado en las
Bases.
Si nuestra organización resulta ganadora aceptamos compartir información con otras
organizaciones en la forma establecida en las Bases.
Vicealmirante
Fernando CERDÁN Ruiz
Inspector General de la Marina
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Marina de Guerra del Perú
5. PERFIL DEL PROYECTO
Uno de los principales objetivos en el ejercicio del control gubernamental, está orientado a evaluar
la gestión de las entidades públicas y los resultados obtenidos por las mismas, así como formular
oportunamente recomendaciones para mejorar su capacidad y eficiencia en la toma de decisiones,
y en el manejo de sus recursos, a fin de optimizar sus sistemas administrativos, de gestión y de
control.
(Figura Nº 2)
Es responsabilidad de la Inspectoría General de la Marina, como parte integrante del Sistema de
Control de las entidades del Estado, efectuar las acciones de cautela previa, simultánea y de
verificación posterior a las dependencias comprendidas dentro de su organización, con la finalidad
de que la gestión de sus recursos, bienes y operaciones se efectúe correcta y eficientemente.
Con la finalidad de garantizar el cumplimiento oportuno de las recomendaciones de inspectoría,
fue necesario realizar la implementación de Tecnologías de Información (TI) en el Sistema de
Inspecciones de la Inspectoría General de la Marina (SISINS), mediante la utilización de base de
datos y soluciones informáticas que permitieron mejorar el registro, procesamiento, integración y
difusión de la información del Sistema de Inspectoría en portal Web (SISWEB). Adicionalmente se
desarrollaron estrategias y medidas de ejecución como soporte en la mejora del proceso.
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Marina de Guerra del Perú
Figura Nº 3
La implementación de estas herramientas tecnológicas y de las estrategias de ejecución,
desarrolladas en el proyecto en el año 2010, permitió dividir el proyecto en etapas, que contempla
el diseño de la determinación de las oportunidades de mejoras sobre demoras en la remisión de
los descargos, implementación de las recomendaciones, excesivo tiempo en la superación total de
los hallazgos observados, la falta de inspecciones de verificación in situ de las recomendaciones
implementadas, entre otros; así como, la determinación de contar con un sistema de evaluación
más confiable y objetiva que garantizara la eficacia del proceso y por consiguiente la calidad en el
suministro de la información a los usuarios del Sistema de Control de Inspectoría; asimismo, estas
implementaciones han permitido producir un impacto de mejora que ha podido ser medido en el
periodo comprendido del año 2010 al 2014.
El principal beneficio obtenido con el proyecto de mejora, es la significativa reducción en el tiempo
de superación de los hallazgos encontrados; más del 80% de los hallazgos correspondientes al
año 2010 fueron superados en un período de 4 años, mientras que ese mismo porcentaje de los
hallazgos encontrados en el año 2014 se superaron en ese mismo año, tal como se evidencia en
el siguiente cuadro:
HALLAZGOS SUPERADOS POR AÑOS
AÑO
HALLAZGOS
ENCONTRADOS
2010
2011
2012
2013
2014
2010
814
246
172
145
116
2011
1155
-
428
283
2012
774
-
-
2013
827
-
2014
724
4294
TOTAL
PENDIENTES
123
802
12
247
164
1122
33
441
207
103
751
23
-
-
525
202
727
100
-
-
-
-
616
616
108
246
600
869
1095
1208
4018
276
Otro beneficio que se puede observar en el cuadro anterior está referido a la cantidad total de
hallazgos superados en el año 2010 que fue de 246 hallazgos y en el año 2014 de 616 hallazgos
que representan el 30% y 85% respectivamente.
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Marina de Guerra del Perú
Asimismo, a partir del año 2010 se ha podido mejorar la calidad del detalle de la información
obtenida mediante los reportes, identificando los resultados por cada tipo de hallazgo (deficiencias,
observaciones e irregularidades), de acuerdo al siguiente detalle:
TOTAL
AÑO
DEPEND. INSPECC.
DEFIC.
OBSERV.
IRREGUL.
TOTAL
2010
64
688
121
5
814
2011
45
1022
133
0
1155
2012
67
722
52
0
774
2013
44
648
179
0
827
2014
42
646
78
0
724
TOTAL
262
3726
563
5
4294
Finalmente, el presente proyecto de mejora continua ha permitido alcanzar un aseguramiento
cualitativo y cuantitativo de la calidad del proceso de evaluación, mediante el despliegue de
mejoras en los procesos internos, en el uso de nuevas herramientas y estrategias, y en el
fortalecimiento de las competencias del recurso humano, los cuales permitieron optimizar el uso
de los recursos públicos asignados.
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Marina de Guerra del Perú
6. GLOSARIO DE TERMINOS Y ABREVIACIONES
TÉRMINOS

Deficiencias (D):
Incumplimiento de normas, reglamentos o disposiciones por la dependencia inspeccionada,
que no incluye faltas graves.

Irregularidades (I):
Violación de dispositivos legales o de prescripciones reglamentarias, hacen presumir la
comisión de una falta grave, muy grave o un hecho delictivo.

Observación (O):
Ejecución defectuosa u omisión de una o más actividades cuya solución es competencia de
otro organismo de la institución.
ABREVIACIONES
MGP:
Marina de Guerra del Perú
COMGEMAR: Comandante General de la Marina
JEMGEMAR: Jefe del Estado Mayor General de la Marina
IPECAMAR:
Inspectoría General de la Marina
DIREDUMAR: Dirección General de Educación de la Marina
OCIMAR:
Órgano de Control Institucional de la Marina
TI:
Tecnología de Información
SISINS:
Sistema de Inspectoría
SISWEB:
Sistema de Inspectoría en portal Web
M/N:
Mensaje Naval
SUE:
Sub-Unidad Ejecutora
PPP:
Planes, Programas y Presupuesto
PAM:
Plan Anual de Metas
PAC:
Plan Anual de Contrataciones
I&D:
Investigación y Desarrollo
O/I:
Orden Interna
IAT:
Informes de Acciones Tomadas
PTA:
Plan de Trabajo y Avance
SISCON:
Sistema de Correspondencia Naval
ISCON:
Instrucciones sobre Correspondencia Naval
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Marina de Guerra del Perú
7. RESPUESTAS A LOS CRITERIOS Y SUBCRITERIOS
1.
LIDERAZGO Y COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN
1.1
Organización de Soporte para Promover el Trabajo en Equipo
(1)
(2)
(3)
1.2
Facilidades otorgadas a los Equipos de Proyectos de Mejora
(1)
(2)
1.3
Mediante la R/J. N° 001-15 de fecha 05-01-15 el JEMGEMAR dispuso que los
organismos subordinados establezcan Equipos de Mejoras con la finalidad de
identificar las mejoras en los procesos de gestión. Mediante O/I Nº 009 de fecha 0601-15 IPECAMAR dispone la conformación del Equipo de Mejora y establece las
políticas que promueve el trabajo en equipo como: Mejorar los procesos internos,
implementar el uso de nuevas herramientas informáticas, fortalecer los recursos
humanos existentes orientados a la implementación de las mejoras de las actividades
de inspectoría y optimizar el uso de los recursos públicos; dicha O/I remplazó a la O/I
Nº 009 de fecha 15-01-13.
La mejora de los procesos internos se establecen a través de la actualización y
modernización de las normas internas y aplicativos informáticos. Mediante talleres de
capacitación se promueve el fortalecimiento de nuevos conocimientos para el
desarrollo de proyectos de mejora continua.
Mediante Oficio V.1000-0694 de fecha 10-04-15 JEMGEMAR remite a COMGEMAR
el Acta del Comité de Trabajo de fecha 12-03-15, encargado de evaluar y priorizar los
proyectos que participarán en representación de la MGP en los concursos y
certificaciones durante el año 2015; en el cual se seleccionó a los dos proyectos que
participarán representando a la MGP en el concurso “Reconocimiento a la Gestión de
Proyectos de Mejora 2015” de la SNI-CDI. Mediante M/N 110815 Abril 2015 el
JEMGEMAR comunica a toda la organización los proyectos de mejora ganadores. La
Alta Dirección a través del conocimiento de las Actas del Comité de Trabajo verifica el
avance del programa que viene ejecutando el personal, la puesta en servicio y
resultados de las mejoras que se van obteniendo de la misma. La verificación del
cumplimiento se encuentra contenida en el informe de avance del proyecto (Informe
Nº 003 de fecha 16-03-15).
El Equipo de Proyectos de Mejora ha tenido la oportunidad de desarrollar el presente
trabajo en reuniones realizadas dentro de horas laborables, lo que ha permitido la
asistencia de los miembros del equipo, así como contar con las herramientas
necesarias para el análisis del presente proyecto.
Para la atención de las necesidades requeridas por los integrantes del equipo, la
Institución ha asignado un presupuesto de gastos y de recursos complementarios
para el desarrollo del entrenamiento, útiles, equipos e infraestructura a través de la
partida específica de gasto 23.15.11 y 23.11.11, las mismas que se encuentran
incluidas en el Plan Anual de Metas (PAM) 2015 de la Institución. El PAM se aprueba
al finalizar el año anterior y se tiene especial cuidado de mantener la continuidad de
los proyectos de mejora I&D y otros de interés.
El desempeño del equipo se mide por la actuación colegiada derivada de la
intervención y aporte de cada uno de sus integrantes, bajo la conducción del Jefe del
Proyecto; todas las propuestas son analizadas y seleccionadas en forma
consensuada y los acuerdos se informan al JEMGEMAR como máxima autoridad
operativa de la Institución.
El Jefe del Proyecto mediante informe de avance comunica al JEMGEMAR el avance
progresivo del proyecto. IPECAMAR mensualmente se reúne con el líder del proyecto
para viabilizar los requerimientos. Los equipos de trabajo son independientes y están
liderados por el Jefe del Proyecto.
Apoyo de la Alta Dirección en la Implantación de las propuestas de solución
(1)
La Alta Dirección mediante la R/J. N° 001-15 del JEMGEMAR de fecha 05-01-15
evaluó y aprobó la implementación del proyecto propuesta de mejora remitido por el
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Marina de Guerra del Perú
equipo de trabajo de IPECAMAR, considerando los recursos económicos necesarios
para la implementación del citado proyecto. A través de la asignación presupuestal
que la establece JEMGEMAR y es ejecutada por los Jefes de las SUEs. El
seguimiento y control del presupuesto asignado es a través de las oficinas de Planes,
Programas y Presupuesto (PPP) de los organismos involucrados. El JEMGEMAR
difunde a toda la organización los proyectos de mejora ganadores del año anterior,
estos trabajos son difundidos a través de la intranet, mensajería naval, afiches,
charlas informativas, artículos comunicados en periódicos murales de las
dependencias.
Esto incluye también, acciones para implementar y sostener los proyectos de mejora
a través del tiempo, facilitando el ingreso de nuevos miembros, soporte técnico y de
infraestructura detallado en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) de la Institución.
1.4
Reconocimiento a los Equipos de Proyectos de Mejora
(1)
(2)
Mediante R/J Nº 002 de fecha 10-04-15, el JEMGEMAR dispuso el reconocimiento a
los integrantes de cada equipo de trabajo ganador4. Mediante O/I Nº 009-15 de fecha
06-01-15 el IPECAMAR felicitó al Equipo de Mejora por el trabajo efectuado por cada
equipo ganador, implementación del proyecto, por la contribución a la mejora de la
calidad y los beneficios que se lograrán los próximos años en el proceso de
evaluación como parte del seguimiento de resultados de las Actividades de
Inspectoría.
El Objetivo Institucional G ¨Establecer una organización flexible y adecuada para el
cumplimiento de la misión y desarrollo institucional¨, política B ¨Adecuar
constantemente los mecanismos de planificación, supervisión y control de las
actividades de la institución, con el fin de evaluar la ejecución de planes y el
cumplimiento de la normatividad interna y externa¨5, han servido de soporte técnico y
legal para la creación de Equipos de Mejora con la finalidad de incentivar la
participación de todos los integrantes de la Institución en el logro de los objetivos
Institucionales, proponiendo alternativas para optimizar los procesos de gestión,
operativos y de apoyo de la MGP. En el caso que los Equipos de Mejora logren
efectivizar sus propuestas y estas sean aceptadas por el JEMGEMAR los equipos
ganadores se harán acreedores de una felicitación de acuerdo a lo establecidos en
los reglamentos navales; estas felicitaciones diferencian positivamente en los
momentos de ascensos, premios y/o cambios de colocación.
2.
IDENTIFICACION Y SELECCIÓN DEL PROYECTO DE MEJORA
2.1
Análisis de la Estrategia de la Organización y las Oportunidades de Mejora
(1)
(2)
4
5
Las estrategias de la MGP están definidas en el Planeamiento Estratégico
Institucional y coadyuvan a cumplir con la misión y visión de la MGP, habiéndose
establecido siete (7) Objetivos Institucionales. El Objetivo Institucional relacionado
con el objeto del proyecto de mejora es el siguiente: “Establecer una organización
flexible y adecuada para el cumplimiento de la misión y desarrollo Institucional”, con la
política B ¨Adecuar constantemente los mecanismos de planificación, supervisión y
control de las actividades de la institución, con el fin de evaluar la ejecución de planes
y el cumplimiento de la normatividad interna y externa¨, este Plan Estratégico está en
vigencia desde el año 2013, es revisado y actualizado anualmente y tiene un periodo
de ejecución de cinco (5) años.
El equipo de mejora, teniendo en consideración el Objetivo Institucional “Establecer
una organización flexible y adecuada para el cumplimiento de la misión y desarrollo
Institucional”, política B ¨Adecuar constantemente los mecanismos de planificación,
supervisión y control de las actividades de la institución, con el fin de evaluar la
De acuerdo a los reglamentos de ascenso de la MGP se establece que los reconocimientos
individuales serán incluidos en el Legajo Personal y este reconocimiento genera un puntaje
positivo para la nota final de ascenso. (LESIM-11203, REASPERSUB-13013 y REAPERCIVI13014)
Plan Estratégico Institucional 2013
13 - 34
Marina de Guerra del Perú
(3)
ejecución de planes y el cumplimiento de la normatividad interna y externa¨ y la
misión de “Controlar y evaluar en forma permanente la gestión de las Fuerzas
Navales y demás organismos de la Marina de Guerra del Perú” priorizó la ejecución
de un proyecto de mejora relacionado a la gestión de los reportes de inspectoría. En
el desarrollo del proceso de evaluación y seguimiento de las Actividades de
Inspectoría se detectó que existe un alto índice de reportes de inspecciones que no
eran contestadas a tiempo ocasionando demoras en su implementación. Los
resultados financieros se reflejan en la mejor capacidad de gasto, cabe señalar que la
MGP en los últimos 5 años ha ejecutado todo el presupuesto asignado. Por ejemplo
el proyecto ha permitido a la Institución un ahorro aproximado de S/. 16´500,000 en
los ejemplos que se colocan en el presente informe.
El proyecto de mejora tuvo como objetivo optimizar la gestión de la información con la
finalidad de mejorar la gestión de control de la institución coadyuvando al objetivo G,
declarada en el párrafo anterior. Esto nos ha permitido tener una mejor calidad de
gasto en vista que se ha podido contar con los hallazgos identificados casi a tiempo
real. Esta actividad se viene ejecutando desde el año 2012 permitiendo a la institución
hacer un uso apropiado de los presupuestos asignados. Los resultados financieros se
reflejan en la mejor capacidad de gasto, cabe señalar que la MGP en los últimos 5
años ha ejecutado todo el presupuesto asignado. Por ejemplo el proyecto ha
permitido a la Institución un ahorro aproximado de S/. 16´500,000 en los ejemplos que
se colocan en el presente informe. La disponibilidad de las fuerzas navales se ha
incrementado para poder cumplir con su misionamiento de acuerdo a Ley.
Para definir los proyectos de mejora se tiene en consideración la filosofía institucional la
misma que es difundida mediante afiches, protectores de pantalla, reglamentos y otros
medios de difusión, tales como:
Figura Nro. 4- Filosofía Organizacional
2.2
Estimación del Impacto en los Resultados de la Organización
(1)
Mediante oficio V.1000-0694 de fecha 10-04-2015 JEMGEMAR remite a
COMGEMAR el Acta de Comité de Trabajo de fecha 12-03-2015 declarando los
proyectos de mejora ganadores. Para la evaluación se tomó en consideración el
impacto de costos, calidad, clima laboral y productividad. (Ver 6.2 tabla de Valoración
y Comparación). Anualmente el JEMGEMAR convoca a un comité para seleccionar
los mejores proyectos de mejora, el resultado es informado a COMGEMAR y de
requerirse se asignaran los recursos necesarios generando partidas presupuestales.
14 - 34
Marina de Guerra del Perú
(2)
El equipo de trabajo escogió la elaboración del presente Proyecto de Mejora debido a
la existencia de un elevado número de deficiencias de carácter operativo, cuyas
recomendaciones se encuentran pendientes de tomar acción por las dependencias
inspeccionadas, así como a un número considerable de deficiencias de carácter
administrativo, que reflejaban una deficiente administración y control de los recursos
asignados. La selección de los mejores proyectos de mejora de la institución se
efectuó en JEMGEMAR teniendo en consideración los siguientes criterios:
cumplimiento de la misión acercamiento a los objetivos y políticas institucionales, bajo
costos, alto impacto, sostenibilidad. En el proceso de evaluación y seguimiento de las
actividades de inspectoría, se obtuvieron los resultados que se detallan en el
siguiente cuadro:
15 - 34
Marina de Guerra del Perú
Impacto en
el Tiempo
Impacto en
la Calidad
Impacto en
el Clima
Laboral
SIN PROYECTO DE MEJORA
- Demoras en la implementación total de las
recomendaciones de inspecciones efectuadas.
- Excesivo retardo en la superación de los
aspectos negativos encontrados en las
inspecciones practicadas.
- Alto índice de descargos no satisfactorios de los
informes de inspecciones.
- No existe la información detallada de los
hallazgos encontrados en los exámenes de
inspecciones.
- No remisión de documentos sustentatorios.
- Desconocimiento del Manual de Inspecciones,
Directivas y Reglamentos.
- Sin un Sistema de Inspecciones que brinde
bondades estadísticas y alarmas de reportes.
- Falta de reconocimiento público del esfuerzo de
los trabajadores.
- Reducida capacitación del personal de las
diferentes especialidades administrativas.
Impacto en
la
satisfacción
del usuario
interno
- Desconocimiento de la problemática actual en
tiempo real en las dependencias de la
Institución.
- Reducida interacción e intercambio de
información entre los evaluadores y el evaluado.
Impacto en
la
satisfacción
del usuario
externo.
- Demora en la implementación de las
recomendaciones
por
las
dependencias
inspeccionadas, genera que la Alta Dirección
reoriente las políticas de acción.
CON PROYECTO DE MEJORA
- Reducción del tiempo en la implementación total de las recomendaciones de inspecciones de 4 años
en el año 2010 a 1 año en el 2014.
- Incrementó en la cantidad de hallazgos superados en el mismo año de efectuada la inspección, de un
30% en el año 2010 a un 85% en el año 2014.
- Mejora en la calidad de descargos de los informes de inspecciones a través del incremento de las
Inspecciones de Verificación efectuadas por los evaluadores a las dependencias involucradas.
- Mejora en la calidad de los informes de inspecciones el mismo que considera el detalle de la
información por cada tipo de hallazgo, lo cual permite conocer los aspectos de mayor falencia dentro
de la Institución.
- Remisión de documentos que sustentan la implementación o levantamiento de los descargos en forma
efectiva.
- Se incluyeron dentro del rubro “Recursos Humanos” de los Lineamientos de Políticas del Comandante
General de la Marina, la optimización de la implementación de mecanismos que procuren la mejora del
Clima Laboral de los trabajadores, tales como: Reconocimiento público del esfuerzo de los
trabajadores fomentando la meritocracia y la priorización de la educación como herramienta
fundamental para alcanzar la excelencia en todos los campos del quehacer institucional, entre otros.
- Se incluyeron en el PAM de la Institución, los recursos destinados para la capacitación y
perfeccionamiento de todos los trabajadores de los diferentes niveles, superior, intermedio y técnico a
través de seminarios y cursos dictados en entidades públicas y privadas a través de convenios
firmados por la MGP y dichas instituciones.
- A partir del año 2011 se formulan informes detallando las deficiencias comunes encontradas en las
inspecciones en cada año, lo que permite a las diferentes dependencias de la Institución corregir y
mejorar el empleo de recursos humanos, materiales y económicos en forma priorizada.
- A través del Sistema de Inspecciones (SISINS), los usuarios conocen en tiempo real los hallazgos
encontrados, efectuando el descargo de manera más rápida, optimizando el uso de los recursos a
través de una adecuada y eficiente administración del gasto.
- Con la implementación de herramientas TI como es el sistema de mensajería naval, correo
extrainstitucional naval y la comunicación telefónica directa con los encargados de tomar acción, se ha
podido obtener una interacción permanente entre los inspectores y los organismos inspeccionados,
permitiendo disminuir en un 90% el tiempo de respuesta de los informes de inspecciones.
- Los informes oportunos que eleva el IPECAMAR a la Alta Dirección de los aspectos más relevantes de
las inspecciones realizadas en la Institución, le permite optimizar su gestión, orientando la aplicación
adecuada de los recursos asignados.
16 - 34
Marina de Guerra del Perú
3.
METODO DE LA SOLUCION DE PROBLEMAS Y HERRAMIENTAS DE LA CALIDAD
3.1
Método de solución de problemas
(1)
Se empleó el método de solución de problemas operativos establecidos en la
metodología de estudios de estado mayor implementado en la MGP por más de 50
años, en este método se incluye la solución de problema de los 7 pasos y las
herramientas de calidad, como son: lluvia de ideas, gráfica de HISHIKAWA (espina de
pescado), grafica de causa efecto, histogramas y graficas de control; por tener un
universo amplio de información.
(2)
Los pasos o etapas de los Estudios de Estado Mayor consideran el análisis de la
situación inicial, propuestas, análisis de la mejor propuesta, identificación del riesgo
de ejecución y la ejecución de la propuesta; para el presente proyecto se ha
considerado la siguiente fuente de información:
(a)
Situación inicial
1
Levantamiento de los informes de los hallazgos efectuados por el
Departamento de Inspecciones.
2
Situación actual de los avances de los informes de acciones tomadas.
3
Reportes estadísticos del SISINS.
4
Lineamientos de Políticas de COMGEMAR.
(b)
Levantamiento y análisis de la información
1
Informes de las Acciones de Control del OCIMAR.
2
Informes de deficiencias comunes de IPECAMAR.
3
Entrevistas durante las inspecciones de control.
El universo empleado involucra los períodos 2010 al 2014.Información que fue
recopilada en la IPECAMAR, posteriormente se seleccionó la información más
representativa.
(c)
Desarrollo de alternativas de solución
1
Reducir el tiempo de la implementación de las recomendaciones de los
informes de inspecciones.
2
Incrementar las sanciones de acuerdo a la nueva Ley del Régimen
Disciplinario.
3
Incrementar la cantidad de hallazgos superados en el mismo año de
efectuada la inspección.
Para determinar la mejor solución se ha considerado las alternativas
declaradas en los siguientes criterios: cumplimiento de la misión acercamiento
a los objetivos y políticas institucionales, bajo costos, alto impacto,
sostenibilidad; estableciendo puntuaciones y un análisis ácido, para determinar
la mejor solución.
(d)
Definición y ejecución de la solución
1
Implementación del sistema informático de IPECAMAR.
2
Incremento de las inspecciones de verificación de las recomendaciones
efectuadas
Control y mejora de los resultados
1
En base a las estadísticas de los IAT de las dependencias.
2
Comparaciones de los informes de hallazgos pendientes de ser
superados de años anteriores.
3
Reportes de los Informes de Acciones de Control emitidos por el
OCIMAR.
Con la solución propuesta se simuló el tratamiento de la información y una vez
confirmado el sistema informático se utilizó la información que proporciona
IPECAMAR.
(e)
17 - 34
Marina de Guerra del Perú
3.2
Recolección y análisis de la información
(1)
Anos
La información se obtiene del resultado de las inspecciones realizadas a las
dependencias de la Institución, así como de los IAT recibidos y del Sistema de
Inspecciones (SISINS). Habiéndose evaluado 4,294 hallazgos entre los años 2010 al
2014 habiendo sido entregado extemporáneamente cerca de 3,086 fueron entregados
extemporáneamente retrasando su solución, de acuerdo al siguiente cuadro.
Hallazgos
2010
814
2010
246
2011
2012
2013
2014
TOTAL
1155
774
827
724
4294
246
(2)
(3)
(4)
(5)
3.3
2011
172
Hallazgos
2012
145
2013
116
2014
123
428
600
283
441
869
247
207
525
1095
164
103
202
616
1208
Superados
Pendientes
802
12
1122
751
727
616
4018
33
23
100
108
276
Se analizó la totalidad de hallazgos detectados entre los años 2010 y 2014,
determinándose la cantidad de deficiencias, observaciones e irregularidades de las
diferentes inspecciones realizadas anualmente, los cuales son reportados por el
Sistema de Inspecciones (SISINS).
La fuente de datos fue seleccionada en base a la información cargada y los reportes
obtenidos a través del Sistema de Inspecciones (SISINS).
La totalidad de la información (100%) fue verificada a través de los documentos
sustentatorios que adjuntan las distintas Unidades y Dependencias de la Marina de
Guerra en los informes de acciones tomadas (IAT) y en base al cumplimiento de
reglamentos, manuales, directivas, leyes, etc., Asimismo, se remiten mensajes
navales a los organismos subordinados, a fin de comunicarle la aceptación del
descargo correspondiente, al no cumplir con la recomendación. Este proceso es
regulado por el Manual de Procedimientos de Inspecciones, Investigaciones y Control
de Gestión (MAPRI-13613).
La información recolectada fue analizada a través del Sistema de Inspecciones
(SISINS), que en base a resultados estadísticos obtenidos desde el año 2010 al 2014
en un total de 4,294 hallazgos conforme se indica en el cuadro anterior, derivado del
exceso de recomendaciones no implementadas a tiempo. Los impactos positivos
conllevó a la viabilidad del presente proyecto de mejora, en la que se vienen
observando un mejor tratamiento de los hallazgos encontrados.
Herramientas de la Calidad
(1)
y (2) La evaluación y seguimiento de las inspecciones de control nos da la capacidad
de orientar el uso de los recursos públicos asignados a la Institución, con buenos
resultados obtenidos por las dependencias, en la priorización de la gestión, siendo un
paso importante en el ejercicio del Control Gubernamental. Si una dependencia no es
evaluada y/o monitoreada de manera efectiva y permanente, no podrá contar
oportunamente con las recomendaciones necesarias para mejorar su capacidad y
eficiencia en el manejo de sus recursos que le permitirán optimizar sus sistemas
administrativos, de gestión y de control interno.
18 - 34
Marina de Guerra del Perú
Técnicas /
Herramientas /
Métodos
Etapas
Situación Inicial
Lluvia de ideas
Encuesta a los
usuarios
Hishikawa
Control y mejora de los resultados
Histograma
Grafica
Control
Levantamiento y análisis de la
información
Histograma
Gráficas
Control
Desarrollo
solución.
de
alternativas
de
de
Entrevistas
Histogramas
de
Ventajas
Desventajas
- Cantidad de ideas propuestas de diferentes
puntos de vistas basadas en experiencia y
conocimientos.
- Fomenta la participación activa de la totalidad
de los integrantes del equipo
- Capacidad de convencimiento de integrantes que acaparan la
atención de forma dinámica.
- Desorden por cantidad de ideas a la vez con diferentes puntos
de vista de la idea.
- No llegan a un solo lineamiento por parte de cada integrante,
sino se busca el punto de vista intermedio para posteriormente
confrontarlo con la información real.
- La información puede estar sujeta a errores debido a que no se
precisan los métodos que se utiliza para la recolección de
información.
- Brinda información en
base a las
inspecciones realizadas a las dependencias.
- La información tiene una fuente confiable.
- Permite una rápida búsqueda de la
información requerida.
- Brinda información cuantitativa de los IAT.
- Apoya en encontrar la mejor solución a un
problema
- Facilita el análisis estadístico.
- Permiten controlar el desarrollo de procesos e
identificar posibles inestabilidades.
- Indica si un proceso mejora o empeora.
- Sirve para detectar un problema.
- Permite obtener datos relevantes de fuentes
directas para el éxito del proyecto.
19 - 34
- Puede generar errores por no aislar los datos.
- Puede generar más de una solución, sin determinar cuál sería la
más adecuada.
- Sesgo de opiniones por una mala selección de entrevistados.
- Puede ser de larga duración cuando no se lleva un adecuado
control.
Marina de Guerra del Perú
3.4
Concordancia entre método y las herramientas
(1)
El personal que forma parte del Equipo de Mejora cuenta con conocimientos y
experiencia en el uso adecuado de los métodos y herramientas de calidad.
Adicionalmente, las reuniones de seguimiento para evaluar los avances y riesgos
permitieron monitorear el uso adecuado de cada una de las herramientas durante la
gestión del proyecto. Se efectuaron capacitaciones desde el año 2010 y para
asegurar la continuidad de los proyectos se mantiene las capacitaciones a cargo del
JEMGEMAR. Curso de entrenamiento incluidos en el Plan Anual de Educación desde
el año 2013.
4.
GESTION DEL PROYECTO Y TRABAJO EN EQUIPO
4.1
Criterios para la conformación del equipo de proyecto
4.2
(1)
Los criterios para nombrar a los integrantes del equipo para presentar el proyecto de
mejora fueron considerados en base a los conocimientos adquiridos por el personal
involucrado en las mejoras, así como personal profesional designado.
La selección de los integrantes se efectúa teniendo en consideración los siguientes
criterios desde el año 2014 y es actualizado anualmente:
(a)
Conocimientos procesos de investigación
(b)
Conocimiento y manejo de la Política Institucional C, política H
(c)
Conocimiento de la realidad nacional
(d)
Constante practica de los Valores Institucionales
(e)
Habilidades de gestión, liderazgo y trabajo en equipo
Para dar continuidad a la conformación del equipo de mejora se ha establecido la O/I
Nº 009 IPECAMAR de fecha 06-01-15, cabe señalar que existe la posibilidad de los
cambios de colocación de los involucrados, motivo por el cual en la inducción al
cambio de colocación se ha incluido ternas de análisis y conformación de proyectos
de mejora. Los proyectos de mejora son evaluados inicialmente en IPECAMAR y
el/los mejores son calificados en JEMGEMAR. Periódicamente el JEMGEMAR evalúa
resultados de proyectos de mejora, por ejemplo: Informe Nº 001 de fecha 13-032015. Con los resultados obtenidos se optimizan las cargas con la finalidad de
superar la mayor cantidad de hallazgos en el SISINS.
(2)
Los integrantes del Equipo de Mejora son voluntarios seleccionados de todos los
postulantes y son seleccionados por un comité teniendo en consideración los
conocimientos técnicos en procesos de investigación, Política Institucional, realidad
nacional, habilidades de gestión, liderazgo, trabajo en equipo, etc., a fin de buscar
una sinergia entre ellos, obteniendo apreciaciones que generen resultados positivos y
considerables. Se cuenta con un Manual de Procesos de la Inspectoría General de la
Marina (PROGEIN-15602) Edición 2010, asimismo, se cuenta con el Manual de
Procedimientos de Inspecciones, Investigaciones y de Control de Gestión (MAPRI13613) Edición 2013 donde se establecen los lineamientos a seguir por cada órgano
componente de la IPECAMAR en las diferentes actividades que se desarrolla.
(3)
Los aportes otorgados en base a sus conocimientos y experiencias por cada miembro
del equipo mantiene un balance de ideas a considerar en la formulación de proyectos
de mejora debido a los diferentes perfiles y jerarquías entre los integrantes del
equipo; al término de cada periodo existe una evaluación 360 entre los integrantes del
equipo y esta evaluación (incluida en la O/I Nº 009 IPECAMAR de fecha 06-01-15)
permite conformar de una forma más óptima los equipos del año siguiente.
Planificación del proyecto
(1)
El objetivo del proyecto se orienta a evaluar la gestión de las dependencias de la
MGP y los resultados obtenidos, formulando oportunamente recomendaciones para
mejorar la capacidad operativa y administrativa de las mismas, mejorando el manejo
de sus recursos para garantizar la calidad en el suministro de la información y la
20 - 34
Marina de Guerra del Perú
reducción del tiempo de respuesta de las recomendaciones, es decir para optimizar el
tiempo de respuesta e implementar las recomendaciones de las exámenes de control.
(2)
Siguiendo los procesos implantados por la Institución se desarrolla un Plan de
Trabajo de Avance (PTA) del proyecto conteniendo información a detalle, de todas las
actividades necesarias para la búsqueda del éxito del proyecto y cumplimiento del
objetivo impartido por el IPECAMAR. Cada actividad tiene un tiempo y responsable
asignado con la finalidad de hacer un despliegue ordenado de la solución que es
dirigido por el Jefe de Equipo y supervisado por el IPECAMAR en reuniones
mensuales, las cuales consignan las Actas de Reuniones entre los integrantes del
Equipo de Trabajo. El PTA del proyecto es realizado en la primera reunión de trabajo
con presencia de todos los integrantes del equipo, detallando un cronograma de
trabajo y avances, así como el mecanismo de seguimiento otorgando
responsabilidades y compromiso por cada integrante del equipo.
(3)
El JEMGEMAR mediante R/J Nº 001-2015 de fecha 05-01-2015 ha dispuesto el
programa de actividades calendarizado para la gestión del proyecto de mejora de la
Institución, la cual ha generado la elaboración del PTA que se describe en el cuadro
siguiente. Los organismos involucrados, en este caso IPECAMAR, promueven
directivas subsidiarias (O/I Nº 009-15 IPECAMAR de fecha 06-01-15. Periódicamente
los equipos de mejora informan a su organismo superior y estos al JEMGEMAR sobre
el estado de avance de estas actividades.
21 - 34
Marina de Guerra del Perú
PLAN DE TRABAJO Y AVANCE AÑO 2013 - 2014
AÑOS
MESES
SEMANAS
DESARROLLO DEL PROYECTO
Preparatoria
Ejecución
Pruebas de Plataforma
Análisis de los Resultados
PREPARATORIA
Calendarización del programa de
actividades
Fomentar una cultura de atención
oportuna de las recomendaciones
emitidas en los informes de
inspección realizadas por
IPECAMAR .
Desarrollar el requerimiento de un
Plan de estandarización a través de
un sistema informático de control a
cargo del IPECAMAR.
Capacitar al personal involucrado en
la implementación del proyecto.
EJECUCIÓN
Realizar el programa de actividades
según calendarización
Adaptación de la conectividad en las
dependencias para la
implementación y acceso al SISINS.
Pruebas de acceso al SISINS.
PRUEBAS DE PLATAFORMA
Prueba de acceso de los diferentes
usuarios capacitados para el manejo
de los controles y seguimientos
implementados en el SISINS.
.
Enero
1 2 3 4
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3
22 - 34
4
Junio
1 2 3
4
Julio
1 2
3
4
Agosto
1 2 3
4
Setiembre
1 2 3 4
Marina de Guerra del Perú
Modificación y/o cambios de acuerdo
a pruebas efectuadas.
Análisis de los Resultados
Visualización de los controles de
seguimiento a cargo de usuarios
capacitados dando como
satisfactoria el enlace establecido por
las dependencias.
Se establecieron las siguientes etapas y fases del proyecto
Etapas
Preparatoria
Ejecución
Pruebas de
Plataforma
Análisis de los
Resultados
Fases
Fomentar una cultura de atención oportuna de las recomendaciones emitidas en los informes de inspección realizadas por IPECAM AR
.
Desarrollar el requerimiento de un Plan de estandarización a través de un sistema informático de control a cargo del IPECAMAR.
Capacitar al personal involucrado en la implementación del proyecto.
Calendarización del programa de actividades
Realizar el programa de actividades según calendarización
Adaptación de la conectividad en las dependencias para la implementación y acceso al SISINS.
Pruebas de acceso al SISINS.
Prueba de acceso de los diferentes usuarios capacitados para el manejo de los controles y seguimientos implementados en el SISINS.
Modificación y/o cambios de acuerdo a pruebas efectuadas.
Visualización de los controles de seguimiento a cargo de usuarios capacitados dando como satisfactoria el enlace establecido por las
dependencias.
23 - 34
Marina de Guerra del Perú
(4)
4.3
4.4
Por experiencia, anualmente se establece el programa de actividades para ejecución
del trabajo de mejora a cargo del JEMGEMAR para toda la institución, este programa
de actividades tiene en consideración los requerimientos
operativos y
administrativos, las fechas conmemorativas de la institución, los feriados y otras
consideraciones. Se ha establecido como política que los proyectos de mejora se
reúnan en horas laborables. La responsabilidad del proyecto de mejora recae en el
Jefe de Equipo y este asigna funciones a sus integrantes teniendo en consideración
la O/I Nº 009 IPECAMAR de fecha 06-01-15.
Gestión del tiempo
(1)
Para asegurar el cumplimiento de los plazos establecidos en el PTA del proyecto se
utilizaron diversos mecanismos que fueron impartidos a cada uno de los integrantes
del equipo en la primera reunión, que se encuentran detallados en la O/I Nº 022
IPECAMAR de fecha 15-01-15, los cuales se detallan a continuación:
(a)
Se estableció el control y seguimiento de las actividades del proyecto de
manera semanal a cargo del Jefe de Equipo.
(b)
Los avances se indican en los informes semanales por cada responsable de
equipo de trabajo, detallando los logros obtenidos y dificultades encontradas
para la búsqueda de soluciones que eviten continuar con dichas dificultades.
(c)
Se solicitarán los recursos necesarios que contribuyan en el desarrollo del
trabajo encomendado.
(d)
Se deberá informar con anticipación las dificultades que hagan incumplir los
plazos establecidos.
(e)
Las comunicaciones deberán ser a través de informes detallados especificando
el trabajo encomendado de acuerdo al PTA.
(f)
Se lleva un control estadístico del avance de los compromisos para evaluar la
eficacia en la planificación y ejecución del proyecto de mejora.
(2)
La planificación detallada de las actividades contempla plazos que deben ser
ejecutados por cada uno de los miembros del equipo de trabajo que son reflejados en
el PTA que está a cargo del Jefe de Equipo. La planificación para las reuniones se
realiza mediante la preparación de agendas que son enviadas 2 días antes de la
fecha de la reunión, donde se deberá informar los logros y avances para la gestión de
actividades que serán registradas en las actas de reunión y servían de inputs a las
agendas de las siguientes reuniones. El PTA también considera indicadores de
desempeño en los equipos de mejora y su seguimiento lo efectúa la autoridad
correspondiente, remitiéndose informe de avances mensuales del proyecto.
Gestión de la relación con personas y áreas clave de la organización
De acuerdo a lo estipulado en la O/I N° 009-2015 06-01-15 el IPECAMAR involucra a los
Departamentos de su organización para brindar la colaboración y apoyo a los integrantes de
los equipos de mejora para cumplir con los plazos establecidos y las metas por alcanzar en
el PTA. El IPECAMAR se reúne mensualmente con el responsable de los Equipos de
Mejora para supervisar el cumplimiento de lo estipulado en su O/I N° 009-2015 y avances
del equipo de mejora en base al PTA. Anualmente se actualiza estas órdenes internas con
los nuevos comandos e integrantes de los grupos de mejora, también se considera los
organismos de apoyo para la ejecución de los proyectos de mejora, como son: sistemas,
mantenimiento, personal, evaluación y gestión.
4.5
Documentación
(1)
Los principales documentos utilizados en la gestión del proyecto de mejora tenemos:
(a)
Plan de Trabajo y Avances
(b)
Acta de Reuniones
(c)
Informe de Trabajo
(d)
Formato de Academias del Equipo de Trabajo
(e)
Cuadros estadísticos.
24 - 34
Marina de Guerra del Perú
Estos documentos son regulados por las Instrucciones sobre Correspondencia Naval
(ISCON-13303) desde hace más de 50 años
(2)
Los criterios para el manejo de documentación a ser empleada por el equipo de
mejora son establecidos por el Jefe de Equipo a fin de:
(a)
Cumplir con el trámite documentario en base a una estructura organizacional
del equipo de mejora, teniendo en consideración el control y distribución de la
documentación.
(b)
Centralizar y realizar el debido seguimiento a la documentación.
(c)
Crear formatos estándares para ser empleados por los integrantes del equipo.
(d)
Seguridad de la documentación.
Estos documentos son regulados por las Instrucciones sobre Correspondencia Naval
(ISCON-13303) desde hace más de 50 años
(3)
El Jefe de Equipo estableció una Secretaría General a cargo de un Secretario
Administrativo con conocimientos y experiencia en tramites documentarios dentro del
proyecto de mejora, asignándole funciones específicas como órgano de apoyo y
control a la gestión encomendada dentro del Plan de Trabajo y Avances como se
detalla a continuación:
(a)
Apoyo al Jefe de Equipo en la gestión del mismo.
(b)
Control y seguimiento de las actividades y documentos del proyecto.
(c)
Control de los recursos asignados al proyecto.
(d)
Elaboración de presentaciones de avance para el Jefe de Equipo.
(e)
Almacenamiento de la documentación así como su correcto mantenimiento.
La MGP dentro de su organización incluye trabajadores con competencias
específicas para la gestión de documentos, en estos casos se procura contar con un
SAD en cada proyecto para facilitar la generación de evidencias
5.
CAPACITACION
5.1
Programa de capacitación del equipo
(1)
(2)
(3)
5.2
Para formular el programa de capacitación del año siguiente, las áreas involucradas
elevan su requerimiento a DIREDUMAR, tal es el caso que para los años 2012 a la
fecha se han incluido cursos de gestión de la calidad, gestión ambiental, Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo, Proyectos de Mejora y otras herramientas de
gestión. Anualmente asisten más de 100 oficiales a Centros de Capacitación con
Grado de Maestría y Personal Subalterno al Centro de Capacitación del Grado de
Diplomado, donde se incluye todas estas herramientas. Para el caso de los
integrantes de proyectos de mejora que no hayan sido capacitados en las alternativas
anteriores se les capacita antes de desarrollar un proyecto de mejora. Para mejorar
las competencias de los integrantes del equipo año 2014 y 2015 se les capacitó
contratando a una empresa con experiencia en esta actividad.
Para optimizar la capacitación en proyectos de mejora, se identificó inicialmente el
requerimiento, estableciéndose capacitaciones periódicas, de acuerdo al Plan Anual
de Educación (PAE). Este Plan Anual se elabora entre los meses de octubre a
diciembre y entra en ejecución en el mes de enero del siguiente año. Por disposición
de la Alta Dirección se priorizó la capacitación de los grupos de mejora, para los años
2013, 2014 y 2015, regulado por los organismos involucrados.
Para el análisis de la brecha existente, se compara el nivel de los conocimientos,
experiencia y habilidades establecidos en los criterios de selección versus la de los
colaboradores del proyecto. Con el resultado se establece las actividades de
Capacitación para los miembros del equipo contemplados dentro del Plan de
Educación de la Institución. Esta brecha fue analizada por el equipo que participó en
el proyecto de mejora de SIMA-CALLAO del año 2002.
Evaluación e impacto de las actividades de capacitación
(1)
Para realizar la evaluación del impacto en la capacitación del equipo, el Jefe de
Proyecto de IPECAMAR evalúa la eficacia de la capacitación con el registro
25 - 34
Marina de Guerra del Perú
(2)
evaluación de la eficacia de la capacitación definido por DIREDUMAR y los resultados
son analizados para mejorar las competencias, se realiza la retroalimentación de
conocimientos a cada uno de los integrantes del equipo y analizar si la capacitación
realizada ha cumplido el propósito inicial. Toda mejora académica es apoyado por el
equipo de mejora de SIMA-CALLAO del año 2002.
Los resultados de la evaluación se consideran para la elaboración del Plan Anual de
Educación, debido a que este permite tomar acciones para considerar nuevos
proveedores, instructores, metodologías de capacitación, entre otros.
6.
INNOVACION
6.1
Amplitud en la búsqueda de opciones y desarrollo de alternativas
(1)
El objetivo del proyecto orientado a mejorar la calidad del proceso de evaluación
como parte del seguimiento de la implementación de las recomendaciones
efectuadas en las acciones de control, el equipo recopiló y analizó información
relacionada con los objetivos del proyecto mediante:
(a)
Entrevistas a los encargados de las áreas inspeccionadas.
(b)
Visitas previas a las dependencias para conocer su situación de gestión.
(c)
Inspecciones de Verificación a las dependencias que mantienen
recomendaciones pendientes de implementación.
(d)
Reportes del SISINS
(e)
Análisis de la Estadísticas de las inspecciones de control anteriores
(f)
Análisis de las nuevas tendencias de gestión de control asistidas por normas
de gestión como es la ISO 9001: 2008.
La información recopilada se caracteriza por haber sido proporcionada de la base de
datos de IPECAMAR. Por tratarse de información clasificada y por el tiempo
transcurrido se tuvo dificultad en la trazabilidad de la información.
(2)
6.2
Para definir las alternativas de solucion se consideraron los siguientes criterios: bajo
costo comparando las soluciones no convencionales de menor beneficio enmarcados
dentro del Objetivo Institucional. Alternativas que fueron definidas y planteadas por el
equipo de mejora, expertís de otros integrantes de la institución, entrevistas con el
OCIMAR obteniendo las siguientes alternativas de solución:
(a)
Alternativa 1: Nombrar Inspectores de Áreas Técnicas, de otras dependencias
que laboran fuera de IPECAMAR.
(b)
Alternativa 2: Implementar el uso del SISINS en IPECAMAR y en las
inspectorías de tercer nivel.
(c)
Alternativa 3: Implementar vía web el SISWEB para que se tome conocimiento
sobre las mejoras a tiempo real y se dé respuesta a la brevedad.
(d)
Alternativa 4: Apoyar en la solución de las limitaciones existentes en las
dependencias.
Originalidad de la solución propuestas
(1)
(2)
Se cuenta con el Sistema de Inspecciones Web (SISWEB), mediante el cual las
dependencias toman conocimiento y actualizan sus avances o implementaciones.
Se cuenta con relación telefónica de los usuarios, a fin de efectuar las coordinaciones
correspondientes para el mejor manejo de la información.
Se cuenta con un sistema de mensajería institucional, mediante la cual se disponen
acciones a realizar.
Para comparar las opciones de alternativas de solución propuestas se analizó el
Objetivo Institucional y el resultado de las recomendaciones pendientes de ser
implementadas por las dependencias de la MGP, permitiendo una adecuada toma de
decisión.
26 - 34
Marina de Guerra del Perú
(a)
Tabla de valoración:
Valor
Criterio
1
Alto
Costo
2
Mediano
Costo
Bajo
Costo
3
(b)
Presencia
IPECAMAR
Inspección
de
Verificación
Inspecciones
No
Programadas
Inspecciones
Programadas
Servicios a
COMGEMAR/
IPECAMAR
Hallazgos
Superados
Innovación
Informe de
Verificación
600 – 750
Mantener
Status Quo
Informe de
Resultados
751 – 900
Implementar
Nuevas
Alternativas
Análisis,
Evaluación y
Control del
Cumplimiento
de la Misión
901 – 1,200
Implementar
Sistema
Tabla de comparación:
Alternativas
Costo
Presencia
IPECAMAR
1
2
3
4
3
2
2
3
3
3
1
1
Servicios a
COMGEMAR/
IPECAMAR
3
3
3
1
Hallazgos
Superados
1
3
1
3
Puntaje
10
11
7
8
Se revisaron las alternativas, buscando una solución de bajo costo que permita brindar a la Alta
Dirección la herramienta de gestión óptima orientada a minimizar la cantidad de hallazgos
pendientes en el más breve plazo, siendo la mejor alternativa la implementación del SISINS en
todas las dependencias de la MGP.
6.3
Habilidad para implantar soluciones de bajo costo y alto impacto
(1)
Una vez encontrada la solución se estableció la curva de seguimiento de proyectos
GANT:
Gráfica Control del Proyecto
120.00%
Avance
100.00%
80.00%
60.00%
40.00%
20.00%
0.00%
03-13 04-13 05-13 06-13 07-13 08-13 09-13 10-13 11-13 12-13 01-14 02-14 03-14 04-14 05-14 06-14 07-14 08-14 09-14 10-14 11-14 12-14
Proyectado 1.00% 6.00% 10.00% 14.00% 20.00% 24.00% 30.00% 34.00% 38.00% 42.00% 50.00% 55.00% 60.00% 64.00% 69.00% 72.00% 76.00% 80.00% 83.00% 92.00% 96.00% 100.00%
Ejecutado
(2)
8.00% 6.00% 14.00% 16.00% 19.00% 23.00% 28.00% 31.00% 36.00% 41.00% 46.00% 49.00% 59.00% 63.00% 66.00% 71.00% 72.00% 75.00% 81.00% 89.00% 98.00% 100.00%
El bajo costo obtenido se ve reflejado en el desarrollo de las alternativas de solución
del proyecto de mejora, los cuales fueron implementados con participación de los
miembros de la Institución, obteniéndose un ahorro economico de S/. 16,500,000
anuales aproximadamente en beneficio de la MGP.
27 - 34
Marina de Guerra del Perú
7.
RESULTADOS
7.1
Resultados de orientación hacia el cliente interno/externo
Los resultados obtenidos están orientados en la mejora significativa en el tiempo de
superación de las recomendaciones efectuadas en las inspecciones realizadas por
IPECAMAR, el uso del SISINS ha permitido considerar como costo hundido, en vista de que
la implementación del sistema informático se realizó con infraestructura, material y personal
calificado de la MGP.
Cliente
Interno
Externo
7.2
Resultados
Reducción de
tiempo de
implementación
de
recomendaciones
Capacitación al
personal
Coordinación
permanente con
las dependencias
inspeccionadas
Informe del
Análisis del
Cumplimiento de
la Misión
Hallazgos
Sin
mejora
Con
mejora
Optimización
Tiempo
transcurrido
4 años
1 año
3 años
Tiempo
transcurrido
0
4
semanas
4 semanas
Pendientes
568
108
460
Relevantes
2
6
4
Ahorro de
S/. 120,000.00
anuales
Mejora de la
gestión de
COMGEMAR
Resultados financieros
El beneficio económico obtenido está orientado a optimizar el uso de los recursos públicos
asignados a la MGP, habiéndose reducido los costos de manera considerable de acuerdo
con los siguientes ejemplos.
Dependencia
Inspeccionada
Recomendación
Optimización
Reducción de
tiempo de
implementación
de la
recomendación
Reducción de
tiempo de
implementación
de la
recomendación
Centro Medico
Naval
Adquisición de un
tomógrafo
Unidades
Navales
Retomar
mantenimiento a
un motor principal
Dirección de
Abastecimient
o Naval
Adquisición de
víveres con ficha
técnica común
Mediante
subasta inversa
Sub Unidades
Ejecutoras
Supervisión de la
ejecución
contractual
Cumplimiento
oportuno de
plazos y
cantidades
28 - 34
Factor de
evaluación
Reducción de
gastos al omitir
enviar
requerimientos a
Entidades Privadas
Reducción de
gastos de
reposición al
efectuar a tiempo el
mantenimiento
Reducción de los
costos de
adquisición
Adquisición a
satisfacción del
usuario final
S/.
1´500,000
anual
3´000,000 por
equipo
2´000,000
anuales
10´000,000
anuales
Marina de Guerra del Perú
7.3
Resultados de eficiencia organizacional
(1)
El proceso mejoró de la siguiente forma (Indicadores Cualitativos):
Objetivo del trabajo
Las actividades de inspección se
oriente a evaluar la gestión de las
dependencias de la MGP y los
resultados obtenidos, formulando
oportunamente recomendaciones
para
mejorar
la
capacidad
operativa y administrativa de las
mismas, mejorando el manejo de
sus recursos para garantizar la
calidad en el suministro de la
información y la reducción del
tiempo de respuesta de las
recomendaciones.
Indicadores verificables
objetivamente
- Reducción del tiempo de
respuesta
de
las
recomendaciones
implementadas.
- Sustentación
del
contenido de los IAT.
- Reducción de tiempos en
la evaluación y registros
de los IAT remitidos por
las dependencias.
8.
SOSTENIBILIDAD Y MEJORA
8.1
Sostenibilidad y mejora
(1)
(2)
Medios de verificación
- Informes estadísticos de los
reportes emitidos por el
SISINS.
- Documentación
sustentatoria de los IAT.
Se ha establecido un criterio de identificación del riesgo, teniendo en consideración la
norma ISO 31000:2010 y valorando los criterios del peligro (P) y su
amenaza/severidad (S). Asimismo, se ha tomado en cuenta las acciones que se
están tomado para disminuir la probabilidad de suspender/eliminar/reducir el
proyecto.
El análisis de riesgo inicialmente consideraba varias actividades críticas que han
disminuido con el involucramiento y capacitación de los involucrados. En el siguiente
gráfico se detallan los factores de riesgo para la sostenibilidad:
29 - 34
Marina de Guerra del Perú
Peligro
Amenaza
P
S
FR=
PxS
Incumplimiento de
la Normativa
Paralizar el
proyecto
2
3
6
No aceptar el
proyecto
Paralizar el
proyecto
1
3
3
Actividad
Desarrollo del
proyecto de
mejora
Implementar el
proyecto de
mejora
Asignación de
recursos para
ejecutar el
proyecto de
mejora
- Personal
puede
ser
cambiado por el Alto
Mando
- Capacitación
a
gran
escala
- Directiva de proyectos
- Informes de avance de
proyecto
- Reuniones del grupo de
mejora
Paralizar el
proyecto
2
3
3
Retraso en
cumplimiento de
programación
Pérdida de
confianza del
Usuario
1
3
3
Falta de
competencia del
equipo de mejora
Paralizar el
proyecto
2
3
6
No asignar
recursos
Paralizar el
proyecto
1
3
3
Sin capacidad de
ejecución
Paralizar el
proyecto
2
3
6
Fluctuaciones del
presupuesto y
moneda
Reducir/
Paralizar el
proyecto
2
3
6
Peligro
Severidad
P
S
FR=
PxS
Acciones
Mal registro de
la Data
Pérdida de
confianza
Pérdida de
confianza
Deterioro y
pérdida de
confianza
2
3
6
- Capacitación del personal
2
3
6
- Capacitación del personal
2
3
6
- Programa
mantenimiento
Malos reportes
Mantenimiento del
Sistema
- Lista de verificación de
normativa
- Directiva de Proyectos
- Plan Estratégico
Cambio de
Integrantes
Actividad
Carga de Data
Acciones
Sin asignación
de recursos
- Capacitación
- Perfil del equipo
- Presupuesto asignado
- Identificar recursos
- Demoras en la entrega de
recursos
- Competencia del equipo
de
mejora,
agilizar
tramites
- Compromiso
autoridades
de
las
de
Criterios de Evaluación
Valor
1
2
3
Valor
1
2
3
Criterio de probabilidad (P)
Cuando existen controles para el peligro identificado y son efectivos (se cumplen) o no es
posible que ocurra.
Cuando existen controles para el peligro identificado pero no son efectivos (no se cumplen) o es
posible que ocurra debido a una situación eventual.
Dadas las circunstancias y el bajo control se espera que ocurra el suceso
Criterio de severidad(S)
Cuando se estimen que los daños afectan muy poco o no a la continuidad del proyecto, tales
como deterioro de la imagen interna, personal sin lesiones.
Cuando se estimen que los daños son reversibles para la continuación del proyecto tales como
deterioro de la imagen, perdidas de atención, personal con lesiones graves.
Cuando se estimen que los daños son graves o irreversibles para la continuación del proyecto.
30 - 34
Marina de Guerra del Perú
Factor de Riesgo (FR)
Severidad o
Exposición
(3)
(4)
Baja 1
Media2
Alta3
Probabilidad / Posibilidad
Baja1
Media2
1
2
2
4
3
6
Alta3
3
6
9
Como parte de garantizar la sostenibilidad, estandarización y mejoras constantes en
el proyecto se ha establecido Talleres de Sensibilización con participación de los
representantes de las dependencias, cuya finalidad es adoptar mecanismos de
mejora para prevenir y/o anticipar posibles problemas de atención de las actividades,
para analizar el desempeño del proyecto realizado y adoptar mecanismos de mejora
que perfeccionen el servicio brindado, recabando de esta manera en un proceso de
mejora constante en base a las experiencias obtenidas.
La meta del proyecto (evaluación y seguimiento de los resultados de las acciones de
control) es generar un impacto de mejora continua; dicho impacto debe reflejarse en
las estadísticas realizadas a nivel Institucional, demostrando la mejora en la
aplicación de las recomendaciones.
31 - 34
Marina de Guerra del Perú
Anexo 5
Ficha de Inscripción
1. Organización
Razón Social: Marina de Guerra del Perú
Dirección:
Av. Contralmirante Mora S/N, Base Naval del Callao
RUC:
20153408191
Web: www.marina.mil.pe
Teléfono:
(01) 2016230
Fax:
2. Ejecutivo de más alto nivel de la organización
Nombre:
Edmundo Deville Del Campo
Cargo:
Comandante General de la Marina
Teléfono:
Fax:
Correo electrónico: [email protected]
3. Representante Oficial
Nombre:
Fernando Cerdán Ruiz
Cargo:
Inspector General de la Marina
Teléfono:
(01) 2016256
Fax:
Correo electrónico: [email protected]
4. Representante Alterno
Nombre: Iván Jorge Dulanto Faverio
Cargo: Jefe de Proyecto
Teléfono: 954083307
Fax
Correo electrónico: [email protected]
5. Postula a Recomendación a la Gestión de Proyectos de Mejora
Categorías:
Producción
Comercio y Servicios
Sector Publico
Nombre del equipo:
El control como apoyo
Nombre del proyecto:
Mejora de la calidad del proceso de la evaluación como
parte del seguimiento de resultados de las acciones de
control interno.
Datos del Representante Oficial
Firma:
Nombre:
Iván Jorge Dulanto Faverio
Cargo:
Jefe de Proyecto
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Marina de Guerra del Perú
Anexo 6
Hoja Resumen de Proyecto
Organización: Marina de Guerra del Perú
Nombre del Proyecto:
Mejora de la calidad del proceso de la evaluación como parte del seguimiento de
resultados de las acciones de control interno.
Objetivo:
Optimizar el tiempo de respuesta e implementación de las recomendaciones de los
exámenes de control
Principales Logros:
Reducción oportuna de descargos
Implementación de las recomendaciones en menor tiempo
Contar con un sistema de evaluación confiable y más objetivo
Mejora en el registro, procesamiento, integración y difusión de la información a través del
SISWEB
Impacto económico anual: Por lo menos S/. 120,000.00 nuevos soles (huella de
disponibilidad de la Institución)
Nro. de integrantes del equipo: Diez (10)
Fecha inicio del Proyecto: 15-01-14
Fecha de término del Proyecto: 10-03-15
Naturaleza e impacto del proyecto (máximo tres opciones):
Mejora Administrativa
Reducción de errores o mermas
X
X
Mejora Técnica
Uso de TIC s
Innovación
Mejora servicio al Cliente
X
Reducción de Costos
Simplificación
Mejora ambiental
Impacto social
___________________________
Nombre: Iván Jorge Dulanto Faverio
Cargo: Jefe del Proyecto
(Representante Oficial)
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