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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA
CODIGO: P-07-04CS
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPRAS Y
SUMINISTROS
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MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
COMPRAS Y
SUMINISTROS
NOMBRE: LILIANA ANDREA PÉREZ P.
NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL G.
NOMBRE: PILAR GALAT CHEDIAK
CARGO: JEFE DE COMPRAS Y SUMINISTROS
CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD
CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO
FECHA: 19/08/2015
FECHA: 20/08/2015
FECHA: 20/08/2015
ELABORÓ
REVISÓ
APROBÓ
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1. GENERALIDADES
1.1. INTRODUCCIÓN
El Departamento de Compras y suministros tiene como función principal, realizar la adquisición de bienes y servicios de acuerdo
con las necesidades de las unidades académicas y administrativas de la Universidad de manera, ágil, oportuna y eficaz, con el fin
de brindar apoyo administrativo a la institución en el cumplimiento de su misión.
1.2. OBJETIVO DEL MANUAL
Establecer y definir los procesos y procedimientos que realiza el Departamento de Compras para la adquisición de bienes y/o
servicios requeridos por las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad, mediante un esquema que asegure
estándares de calidad, eficiencia y oportunidad estableciendo relaciones que generen valor agregado a la institución.
1.3. ALCANCE DEL MANUAL:
Los procesos y procedimientos que se encuentran a continuación para la adquisición de bienes y servicios aplican para la sede de
Bogotá.
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2. PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS
A continuación se describen los procesos y procedimientos que se tienen dentro de la gestión de compras, los actores involucrados
en los mismos y los pasos a seguir para asegurar la efectividad del mismo.
2.1. APROBACIONES DE GASTO:
Toda compra de bien o servicio será verificada por la Vicerrectoría Administrativa, quien emitirá su concepto y entregará a los
autorizadores de gasto para las respectivas aprobaciones acorde a las cuantías, los cuales han sido establecidos en los Estatutos:
Resolución No 17118 del 16 de Octubre de 2014 y el Acuerdo No 006 de Agosto 02 de 2011.
2.2. COMPRAS DE CAJA MENOR:
Todas aquellas compras ocasionales hasta $90.000 se tramitan a través de la persona designada por el Jefe de Compras y
Suministros. Los criterios para realizar estas compras son los siguientes:
a)
Las facturas deben tener los requisitos mínimos legales exigidos: Estatuto Tributario Art 617 o se debe presentar el
documento equivalente.
b) Deben ser consultadas y autorizadas por el Jefe de Compras y Suministros.
c) No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores.
d) No requerirá evaluación de proveedores.
2.2.1. FLUJOGRAMA:
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
DEPENDENCIA
SOLICITANTE
CAJA MENOR
INICIO
ENTREGA DE
FACTURA O
SOPORTE
RECEPCIÓN DE
DINERO
RECEPCIÓN
AUTORIZACIÓN
DEVOLUCIÓN
JUSTIFICADA
¿AUTORIZADO?
NO
SI
ENTREGA DE
DINERO
RELACIÓN DE
SOPORTE EN LIBRO
DE CAJA MENOR
SOLICITUD DE
DESEMBOLSO
FIN
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2.3. GESTIÓN DE COMPRAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS:
Tiene por objeto describir las actividades que se llevan a cabo para realizar los procesos de adquisición de acuerdo al tipo de bien o
servicio, para ello se han definido los procedimientos necesarios de acuerdo al tipo de solicitud.
2.3.1. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE COMPRAS EN GENERAL:
Este procedimiento aplica para las compras de bienes que por su objeto no requieren tratamiento especial, como son la adquisición
de Ferretería, Papelería, Aseo, Cafetería, Medios Audiovisuales, Equipos de Cómputo, Redes, Comunicación, Elementos
Deportivos, Culturales, Elementos de Laboratorio, Dotaciones, Medicamentos, Equipos Médicos, Elementos de Seguridad
Industrial y Publicidad Impresa entre otros.
2.3.1.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES: En caso de requerir citación a proveedores, con el fin de definir especificaciones
técnicas del bien o servicio para la presentación de ofertas económicas en igualdad de condiciones, el proceso inicia con la
solicitud de citación a proveedores. De lo contrario, inicia con la generación del suministro (pedido) en el sistema de información
Iceberg.
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1
USUARIO
SOLICITANTE
2
PERSONAL DE
COMPRAS
3
PROVEEDOR
4
USUARIO
SOLICITANTE
5
USUARIO
SOLICITANTE
SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES:
1. Envía correo electrónico a [email protected], solicitando citación a proveedores especificando lugar, fecha,
hora, objetivo y persona que atiende la visita. Se deberá realizar con mínimo 48 horas de anticipación.
Nota: Cuando el usuario solicitante cuente con la información suficiente y clara del material que requiere, iniciará su proceso de
adquisición con la actividad No. 5: Generación de Suministro (Pedido).
CITACIÓN A PROVEEDORES:
1. Envía correo a los proveedores realizando la correspondiente citación.
REUNIÓN O RECORRIDO CON PROVEEDORES:
1. Confirma vía telefónica o por correo electrónico la asistencia a la citación, indicando el personal que asistirá y su
respectivo documento de identificación.
2. Asiste a la reunión o recorrido dirigida por el usuario solicitante y un representante del Departamento de
Compras.
3. Firma el Registro: Planilla Asistencia de Proveedores Código: R-07-11PAP
REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES:
1. Durante la reunión o recorrido informa los requisitos y especificaciones al proveedor sobre el bien que requiere.
GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de información Iceberg/módulo de suministros indicando las
especificaciones técnicas o características propias del bien, luego procede a radicarlo físicamente en el almacén o al
correo electrónico [email protected] en estado confirmado debidamente firmado por parte del
Director, Jefe o Decano según corresponda*.

Las unidades de Cemav, Infraestructura Tecnológica, Bienestar Universitario, Facultad de Ingeniería Civil
(Laboratorio) y Desarrollo Humano (Dotaciones) envían al correo electrónico [email protected]
el suministro (pedido) en estado confirmado y proceden a radicarlo en físico en la oficina de compras, con el
respectivo sello presupuestal.

La unidad de Publicaciones envía al correo electrónico [email protected] el suministro (pedido)
en estado confirmado y procede a radicarlo en la oficina de compras, adjuntando el respectivo oficio
aprobando la realización del evento para el cual se solicita el material impreso.
Nota: *En caso de presentarse ausencia del Jefe, Director o Decano, es necesario, que se notifique al correo del Jefe de Compras con
copia a [email protected] el nombre de la persona que quedará autorizado para firmar.
6
PERSONAL DE
ALMACÉN
7
PERSONAL DE
COMPRAS
8
PROVEEDOR
REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, y centro de costos sean los correctos. Además, que en el
campo de observaciones contenga la justificación de la solicitud y que el suministro se encuentre en estado
confirmado.
3. Compara y verifica que el suministro físico o el enviado al correo electrónico contenga la firma del Director, Jefe
o Decano registrada en el listado de firmas.
4. Si todos los datos son correctos, realiza alguno de los siguientes trámites:
4.1. Si se cuenta con stock del material realiza la entrega de productos y genera la salida de almacén, la cual debe ser
firmada a satisfacción de quien recibe. Para ello el usuario deberá presentar el carné que lo acredita como
funcionario de la Universidad, además de estar registrado en el formulario de entregas almacén.
4.2 Si no se cuenta con stock del material realiza la aprobación de la solicitud de suministro en el sistema de
información Iceberg y genera un número de requisición de compra, el cual se incluye en el formulario “Registro de
pedidos”.
4.3 Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en físico o informando por correo electrónico al usuario
solicitante.
SOLICITUD DE COTIZACIÓN:
1. Consulta formulario “Registro de pedidos” para verificar las solicitudes radicadas por las diferentes dependencias.
2. Envía a los proveedores las necesidades a cotizar, mediante correo electrónico indicando el número de la
requisición que puede ser consultada a través del Portal de Proveedores, o envía el registro cotización de productos
CÓDIGO: R-07-11CP.
PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN:
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PERSONAL DE
COMPRAS
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1. Consulta la requisición en el Portal de Proveedores o revisa la información contenida en el Registro Cotización de
Productos Código: R-07-11CP enviado por correo electrónico.
2. Realiza la cotización dentro de los tiempos establecidos a través del Portal de Proveedores o la envía por correo
electrónico según corresponda.
REVISIÓN Y ANÁLISIS DE COTIZACIONES:
1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el proveedor ya sea por el Portal de Proveedores o por correo
electrónico.
2. Ingresa al sistema de información Iceberg a confirmar todas las cotizaciones que los proveedores diligenciaron en
el Portal de Proveedores o digita la cotización recibida por correo electrónico a través del Portal de Proveedores.
3. Elabora el cuadro de adjudicación de acuerdo a las cotizaciones recibidas y condiciones propuestas por los
proveedores con el fin de elegir el proveedor para la compra*.
Nota: *Se solicitará concepto del usuario solicitante en los casos que se requieran, como por ejemplo temas de tecnología.
Habrá excepción de realizar cuadro de adjudicación cuando exista proveedor único para la compra o sea una legalización.
10
PERSONAL DE
COMPRAS
11
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
12
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
13
PERSONAL DE
COMPRAS
14
PROVEEDOR
GENERACIÓN ORDEN DE COMPRA:
1. Genera la orden de compra en el sistema de información Iceberg para el proveedor que cumplió con las
condiciones requeridas y deja el documento en estado grabado.
APROBACIÓN CUADRO DE ADJUDICACIÓN O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa el cuadro de adjudicación o documento soporte verificando que la información este completa y correcta.
2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para su correspondiente aprobación por parte del
autorizador del gasto.
APROBACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA:
1. Aprueba a través del sistema de información Iceberg la orden de compra, que previamente estaba en estado
grabado, teniendo como soporte la aprobación escrita de los autorizadores del gasto.
2. Se anula la orden de compra, cuando las solicitudes no son aprobadas por el ordenador del gasto y se informa por
correo electrónico al usuario.
ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR:
1. Informa al proveedor a través del correo electrónico el número de orden de compra que le ha sido asignada para
su consulta a través del Portal de Proveedores o se envía escaneada.
2. Valida la fecha de entrega con el proveedor e informa al almacén para realizar seguimiento y asegurar
cumplimiento en las entregas.
AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL:
1. Se comunica con el personal de almacén una vez sea notificado sobre la orden de compra, a fin de agendar cita
para realizar la entrega.
2. Entrega los elementos con remisión o acta de entrega en el lugar, fecha y hora pactados.
Nota: Para los casos de proyectos integrados, el proveedor se comunica con el usuario solicitante con el fin de finiquitar las últimas
indicaciones al proveedor para la entrega.
15
PERSONAL DE
ALMACÉN Y/O
USUARIO
SOLICITANTE
REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL:
1. Reciben los elementos verificando que corresponda a lo solicitado en la orden de compra, procede a firmar la
remisión o acta de entrega de recibido a satisfacción*. De lo contrario devuelven el producto según sea el caso.
2. El Personal de Almacén recibe la factura o cuenta de cobro emitida por el proveedor confrontando que la
información coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta la remisión o acta de entrega firmada a
satisfacción por el usuario o por el almacén.
No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos.
2.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la orden de compra.
2.2. No se encuentre adjunta la remisión o acta de entrega firmada a satisfacción por parte del usuario o personal del
almacén.
3. Realiza la entrada de almacén a través del sistema de información Iceberg de acuerdo a la orden de compra
relacionando número de factura, cuenta de cobro, remisión o acta de entrega.
4. Informa por correo electrónico al usuario que los productos ya están en disponibilidad para ser retirados del
almacén en los casos que aplica, ejemplo: toners, elementos de ferretería y eléctricos, entre otros.
Nota: Para los casos de proyectos integrados, el usuario solicitante debe recibir los productos en sitio para asegurar la entrega a
satisfacción.
16
PERSONAL DE
ALMACÉN
18
PERSONAL DE
ALMACÉN
19
PERSONAL DE
COMPRAS
20
21
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
PERSONAL DE
COMPRAS
SALIDA DE ALMACÉN:
1. Genera la salida de almacén a través del sistema de información Iceberg, anexando como soporte la remisión
firmada a satisfacción por parte del Usuario Solicitante.
Nota: en los casos que el material es recibido en el almacén el usuario, registrado en el formulario de entregas almacén, presenta el
carné que lo acredita como funcionario de la Universidad para la entrega del mismo y procede a firmar la salida.
Para el caso de la dotación el empleado firmará el documento soporte correspondiente.
TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Radica en el sistema de información Iceberg la factura o cuenta de cobro y diligencia en Excel el formato “listado
de pagos”.
2. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva revisión. (Factura o cuenta de cobro,
remisión o acta de entrega, entrada de almacén, orden de compra, cuadro de adjudicación o documento soporte
aprobado).
RECEPCIÓN DE PAGOS:
1. Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos recibidos del almacén, de lo
contrario se realizan las correcciones pertinentes.
REVISIÓN DE PAGOS:
1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato “listado de pagos”.
RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE:
1. Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de pago.
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2.3.1.2. FLUJOGRAMA
USUARIO AUTORIZADO
COMPRAS Y SUMINISTROS
PROVEEDOR
INICIO
SOLICITUD DE
CITACIÓN A
PROVEEDORES
CITACIÓN A
PROVEEDORES
REUNIÓN O
RECORRIDO CON
PROVEEDORES
REQUISITOS Y
ESPECIFICACIONES
GENERACIÓN DE
SUMINISTRO
(PEDIDO)
REVISIÓN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)
NO
SI
SOLICITUD DE
COTIZACIÓN
SE LE INFORMA
AL USUARIO
PRESENTACIÓN
DE COTIZACIÓN
REVISIÓN Y
ANÁLISIS DE
COTIZACIONES
GENERACIÓN
ORDEN DE
COMPRA
APROBACIÓN DE
CUADRO DE
ADJUDICACIÓN Y/
O DOCUMENTO
SOPORTE
NO
SI
APROBACIÓN
ORDEN DE
COMPRA
AGENDA Y
ENTREGA DEL
MATERIAL
ENVÍO ORDEN DE
COMPRA
REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE
MATERIAL (ALMACÉN Y/O
USUARIO)
FIRMA DE ACTA DE
ENTREGA O REMISIÓN A
SATISFACCIÓN (ALMACÉN
Y/O USUARIO)
RADICACIÓN DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
ENTRADA AL
ALMACÉN
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE COMPRAS EN GENERAL
SALIDA DE
ALMACÉN
NO
TRÁMITE DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
REVISIÓN DE
PAGOS
SI
RECEPCIÓN DE
PAGOS
RADICACIÓN DE
PAGOS EN EL
ÁREA CONTABLE
FIN
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2.3.2. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS EN GENERAL Y LICENCIAMIENTO:
Este procedimiento aplica para aquellos servicios que solicitan las áreas administrativas y académicas diferentes a las compras de
tangibles, tales como: fumigación; mantenimientos de equipo de cómputo, lavado de tanques, tapetes, manteles, servicios de
alarma y monitoreo, recarga y mantenimiento de extintores y balas de oxígeno, adquisición y/o renovación de licenciamientos y
bases de datos, suscripciones y renovaciones, entre otros.
2.3.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1
USUARIO
SOLICITANTE
GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de información Iceberg/módulo de suministros indicando las
especificaciones técnicas o características propias del servicio, luego procede a radicarlo físicamente en el almacén o
al correo electrónico [email protected] ; en estado confirmado debidamente firmado por parte del
Director, Jefe o Decano según corresponda*.
Nota: *En caso de presentarse ausencia del Jefe, Director o Decano, es necesario, que se notifique al correo del Jefe de Compras con
copia a [email protected] el nombre de la persona que quedará autorizado para firmar.
El usuario podrá adjuntar cotización.
2
PERSONAL DE
ALMACÉN
3
PERSONAL DE
COMPRAS
4
PROVEEDOR
REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Revisa que el suministro contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, y centro de costos sean los correctos. Además, que en el
campo de observaciones contenga la justificación de la solicitud y que el suministro se encuentre en estado
confirmado.
3. Compara y verifica que el suministro físico o el enviado al correo electrónico contenga la firma del Director, Jefe
o Decano registrada en el listado de firmas.
4. Si todos los datos son correctos:
4.1 Realiza la aprobación de la solicitud de suministro con el fin de generar un número de requisición de compra, el
cual se incluye en el formulario “Registro de pedidos”
4.2 Si los datos son incorrectos rechaza la solicitud en físico o informando por correo electrónico al usuario
solicitante.
SOLICITUD DE COTIZACIÓN:
1. Consulta formulario “Registro de pedidos” para verificar las solicitudes radicadas por las diferentes dependencias.
2. Envía a los proveedores las necesidades a cotizar mediante el Registro Cotización de Productos CÓDIGO: R-0711CP.
2.1 No solicita cotización porque la suministrada por el usuario se ajusta a las necesidades de la Universidad.
PRESENTACIÓN DE COTIZACIÓN*:
1. Consulta la información contenida en el Registro cotización de productos CÓDIGO: R-07-11CP enviada por
correo electrónico.
2. Realiza la cotización dentro de los tiempos establecidos enviándola por correo electrónico.
Nota: *No aplica para los casos en que la cotización suministrada por el usuario se ajusta a las necesidades de la Universidad.
5
PERSONAL DE
COMPRAS
6
PERSONAL DE
COMPRAS
7
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
8
PERSONAL DE
COMPRAS
9
PROVEEDOR
10
USUARIO
SOLICITANTE
11
12
PROVEEDOR
PERSONAL DEL
ALMACÉN
REVISIÓN Y ANÁLISIS DE COTIZACIONES:
1. Revisa las cotizaciones que fueron enviadas por el proveedor a través del correo electrónico.
2. Elabora el cuadro de adjudicación de acuerdo a las cotizaciones recibidas y condiciones propuestas por los
proveedores con el fin de elegir el proveedor para la compra*.
Nota: *Se solicitará concepto del usuario solicitante en los casos que se requieran, como por ejemplo temas de proyectos integrados.
Habrá excepción de realizar cuadro de adjudicación cuando exista proveedor único para la adquisición del servicio o sea una
legalización.
GENERACIÓN SOLICITUD DE PAGO:
1. Genera la solicitud de pago de acuerdo a la cotización y/o el documento que soporte el suministro.
APROBACIÓN DE CUADRO DE ADJUDICACIÓN Y/O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa el cuadro de adjudicación y/o documento soporte verificando que la información este completa y correcta.
2. Lleva todas las solicitudes con sus respectivos soportes para su pertinente aprobación por parte del autorizador del
gasto.
2.1 Si el cuadro de adjudicación o documento soporte no es aprobado da la instrucción para que se anule la solicitud
de pago y se notifique por correo electrónico al usuario.
ENVÍO SOLICITUD DE PAGO AL PROVEEDOR:
1. Informa al proveedor mediante correo electrónico adjuntando la solicitud de pago escaneada.
PRESTACIÓN DEL SERVICIO:
1. Acuerda con el Departamento de Compras la fecha de prestación del servicio y este a su vez informa al Usuario
Solicitante
VERIFICACIÓN DE SERVICIO PRESTADO:
1. Revisa que el servicio prestado cumpla con las características solicitadas.
2. Firma la remisión de recibido o acta de entrega a satisfacción, únicamente si está autorizado de acuerdo al
formulario entregas almacén.
RADICACIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Radica en el almacén factura o cuenta de cobro en original y copia, adjuntando la remisión o acta de entrega
firmada a satisfacción por el usuario.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:
1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando que la información coincida con la solicitud de pago y que se
encuentre adjunta la remisión o acta de entrega firmada a satisfacción por el usuario.
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PERSONAL DE
ALMACÉN
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PERSONAL DE
COMPRAS
15
16
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
PERSONAL DE
COMPRAS
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2. No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos:
2.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la solicitud de pago.
2.2. No se encuentre adjunta la remisión o acta de entrega firmada a satisfacción por parte del usuario.
TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Diligencia en Excel el formato “pagos presupuesto”.
2. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva revisión. (Factura o cuenta de cobro,
remisión o acta de entrega, solicitud de pago, cuadro de adjudicación o documento soporte aprobado).
RECEPCIÓN DE PAGOS:
1. Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos recibidos del almacén, de lo contrario
se realizan las correcciones pertinentes.
REVISIÓN DE PAGOS:
1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato “pagos presupuesto”.
RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE:
1. Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de pago.
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2.3.2.2. FLUJOGRAMA
USUARIO AUTORIZADO
COMPRAS Y SUMINISTROS
PROVEEDOR
INICIO
GENERACIÓN DE
SUMINISTRO
(PEDIDO)
REVISIÓN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)
NO
SI
PRESENTACIÓN
DE COTIZACIÓN
SOLICITUD DE
COTIZACIÓN
SE INFORMA AL
USUARIO Y SE
ANULA LA ORDEN
DE SERVICIO
REVISIÓN Y
ANÁLISIS DE
COTIZACIONES
GENERACIÓN
SOLICITUD DE
PAGO
APROBACIÓN DE
CUADRO DE
ADJUDICACIÓN Y/
O DOCUMENTO
SOPORTE
NO
SI
ENVÍO SOLICITUD
DE PAGO AL
PROVEEDOR
PRESTACIÓN DEL
SERVICIO
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS EN GENERAL Y LICENCIAMIENTO
VERIFICACIÓN
DE SERVICIO
PRESTADO
SI
RADICACIÓN DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
FIRMA DE
REMISIÓN O ACTA
DE ENTREGA A
SATISFACCIÓN
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
NO
TRÁMITE DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
RECEPCIÓN DE
PAGOS
REVISIÓN DE
PAGOS
SI
RADICACIÓN DE
PAGOS EN EL
ÁREA CONTABLE
FIN
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2.3.3. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN PARA MATERIAL BIBLIOGRÁFICO SOLICITADO POR
BIBLIOTECA:
Este procedimiento aplica a la compra de libros para consulta en Biblioteca y material audiovisual entre otros.
2.3.3.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
1
USUARIO
SOLICITANTE
GENERACIÓN DE SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de Información Iceberg/ módulo de suministros indicando las
especificaciones técnicas o características propias del material bibliográfico, luego procede a enviar a los correos
electrónicos [email protected] , [email protected] el número de los suministros y el nombre de
los proveedores a los cuales les ha sido asignada la compra.
El correo deberá contener mensaje de aprobación por parte del Jefe del Departamento, teniendo en cuenta que los
suministros no se imprimen por el gran número de documentos que son generados.
El usuario solicitante debe anexar el oficio con las respectivas aprobaciones de la compra de este material.
Nota: En caso de presentarse ausencia del Jefe, es necesario, que notifique al correo del Jefe de compras con copia a
[email protected] el nombre de la persona que quedara autorizado para firmar.
2
PERSONAL DE
ALMACÉN
3
PERSONAL DE
COMPRAS
4
PERSONAL DE
COMPRAS
5
PROVEEDOR
6
USUARIO
SOLICITANTE Y
ALMACÉN
7
PERSONAL DE
ALMACEN
8
PERSONAL DE
ALMACÉN
9
PERSONAL DE
COMPRAS
10
11
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
PERSONAL DE
COMPRAS
REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, y centro de costos sean los correctos. Además, que en el
campo de observaciones contenga la justificación de la solicitud.
3. Verifica que el correo electrónico contenga el mensaje de aprobación del Jefe de Biblioteca.
4. Si todos los datos son correctos:
4.1 Realiza el ingreso de la información en el formulario “Registro de pedidos”
4.2 Si los datos son incorrectos se rechaza la solicitud en físico o informando por correo electrónico al usuario
solicitante.
ELABORACIÓN ORDEN DE COMPRA:
1. Elabora la orden de compra de acuerdo a la información reportada en el suministro adjuntando el oficio con las
respectivas aprobaciones de la compra de este material.
ENVIÓ ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR Y BIBLIOTECA:
1. Envía por correo electrónico la orden de compra escaneada al proveedor con copia al Departamento de
Biblioteca.
AGENDA Y ENTREGA DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO:
1. El proveedor se comunica con el personal de Biblioteca una vez sea notificado sobre la orden de compra, a fin de
agendar cita para realizar la entrega.
2. Entrega los elementos en el lugar, fecha y hora pactados con remisión o acta de entrega y factura o cuenta de
cobro.
REVISIÓN Y RECEPCIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO:
1. El personal de biblioteca confirma al almacén fecha de entrega del material bibliográfico por parte del proveedor.
2. Se recibe el material bibliográfico con el personal de Biblioteca verificando que corresponda a lo solicitado en la
orden de compra. De lo contrario devuelve el material.
3. El personal del almacén recibe la factura o cuenta de cobro confrontando que la información coincida con la
orden de compra y que se encuentre adjunta la remisión o acta de entrega firmada a satisfacción por el usuario. No
se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta alguno de los siguientes casos.
3.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la orden de compra
3.2. No se encuentre adjunta la remisión o acta de entrega firmada a satisfacción por parte del usuario.
4. El personal de almacén realiza la entrada de almacén a través del sistema de información Iceberg de acuerdo a la
orden de compra relacionando número de factura, cuenta de cobro, remisión o acta de entrega.
SALIDA DE ALMACÉN:
1. Genera la salida de almacén a través del sistema de información Iceberg, anexando como soporte la remisión
firmada a satisfacción por parte del Usuario Solicitante.
TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Radica en el sistema de información Iceberg la factura o cuenta de cobro y diligencia en Excel el formato “listado
de pagos”.
2. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva revisión. (Factura o cuenta de cobro,
remisión, entrada de almacén, orden de compra, cuadro de adjudicación o documento soporte aprobado).
RECEPCIÓN DE PAGOS:
1. Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos recibidos del almacén, de lo
contrario se realizan las correcciones pertinentes.
REVISIÓN DE PAGOS:
1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato “listado de pagos”.
RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE:
1. Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de pago.
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SUMINISTROS
2.3.3.2. FLUJOGRAMA
BIBLIOTECA
COMPRAS Y SUMINISTROS
PROVEEDOR
INICIO
GENERACIÓN DE
SUMINISTRO
(PEDIDO)
REVISIÓN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)
NO
SI
ELABORACIÓN
ORDEN DE
COMPRA
ENVIÓ ORDEN DE
COMPRA AL
PROVEEDOR Y
BIBLIOTECA
AGENDA Y
ENTREGA DE
MATERIAL
BIBLIOGRAFICO
REVISIÓN Y RECEPCIÓN
DE MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO
PERSONAL DE BIBLIOTECA
CONFIRMA AL PERSONAL
DE ALMACÉN
RECIBE EL MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO
FIRMA ACTA DE
ENTREGA O REMISIÓN A
SATISFACCIÓN
ADQUISICIÓN PARA MATERIAL BIBLIOGRÁFICO SOLICITADO POR BIBLIOTECA
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
ENTRADA DE
ALMACÉN
SALIDA DE
ALMACÉN
NO
TRÁMITE DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
REVISIÓN DE
PAGOS
SI
RECEPCIÓN DE
PAGOS
RADICACIÓN DE
PAGOS EN EL
ÁREA CONTABLE
FIN
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2.3.4. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN PARA OBRA CIVIL Y DE MOBILIARIO PARA PROYECTOS:
Este procedimiento aplica en la contratación de adecuaciones para la planta física, oficinas abiertas, entre otros y que son
solicitadas a través del Departamento de Planta física.
2.3.4.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No. RESPONSABLE
DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
1
USUARIO
SOLICITANTE
2
PERSONAL DE
COMPRAS
3
PROVEEDOR
4
USUARIO
SOLICITANTE
5
PROVEEDOR
6
PERSONAL DE
COMPRAS
7
USUARIO
SOLICITANTE
8
PERSONAL DE
ALMACEN
9
PERSONAL DE
COMPRAS
10
JEFE DPTO DE
COMPRAS
11
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
12
PERSONAL DE
COMPRAS
13
PROVEEDOR
14
USUARIO
SOLICITANTE
15
PROVEEDOR
16
PERSONAL DEL
ALMACEN
SOLICITUD DE CITACIÓN A PROVEEDORES:
1. Envía correo electrónico a [email protected], solicitando citación a proveedores; especificando lugar, fecha, hora, objetivo y
persona que atiende la visita. Se deberá realizar con mínimo 48 horas de anticipación.
CITACIÓN A PROVEEDORES:
1. Envía correo a los proveedores realizando la correspondiente citación.
REUNIÓN O RECORRIDO CON PROVEEDORES:
1. Confirma vía telefónica o por correo electrónico la asistencia a la citación, indicando el personal que asistirá y su respectivo
documento de identificación.
2. Asiste a la reunión o recorrido dirigida por el usuario solicitante y un representante del Departamento de Compras.
3. Firma el Registro: Planilla Asistencia de Proveedores Código: R-07-11PAP
REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES:
1. Durante la reunión o recorrido informa los requisitos y especificaciones al proveedor sobre el producto o servicio que requiere.
PRESENTACIÓN DE COTIZACIONES:
1. Envía las cotizaciones al correo electrónico del personal designado en el Departamento de Compras.
RECEPCIÓN DE COTIZACIONES:
1. Verifica las cotizaciones recibidas y las comparte en un archivo digital con el Departamento de Planta Física para la elaboración
del cuadro de adjudicación.
Nota: El área usuaria elabora el cuadro de adjudicación de acuerdo al conocimiento técnico que posee.
ELABORACIÓN CUADRO DE ADJUDICACIÓN Y SUMINISTRO:
1. Elabora el cuadro de adjudicación con las cotizaciones que cumplieron con las especificaciones.
2. Genera el suministro (pedido) a través del sistema de información Iceberg/módulo de suministros
3. Lleva el cuadro de adjudicación a la sección de presupuesto con el objetivo de conocer la partida presupuestal que se tiene para
llevar a cabo dicho proyecto.
4. Envía al correo electrónico [email protected] el suministro (pedido) en estado confirmado, debidamente firmado
por el Director del Departamento de Planta Física*y procede a radicarlo en físico en la oficina de compras, con el respectivo sello
presupuestal.
Nota:*En caso de presentarse ausencia del mismo es necesario que se notifique al correo del Jefe de compras con copia a
[email protected] el nombre de la persona que quedara autorizada.
Habrá excepción de realizar el cuadro de adjudicación cuando exista proveedor único para la compra o sea una legalización.
REVISIÓN DEL SUMINISTRO (PEDIDO):
1. Revisa que la solicitud de suministro contenga todas las especificaciones completas y claras.
2. Verifica que los datos de fuente función, fondo, destino, y centro de costos sean los correctos. Además, que en el campo de
observaciones contenga la justificación de la solicitud y que el suministro se encuentre en estado confirmado.
3. Compara y verifica que el suministro enviado al correo electrónico contenga la firma del Director del Departamento de Planta
Física registrada en el listado de firmas.
4. Realiza la aprobación de la solicitud de suministro en el sistema de información Iceberg con el fin de generar un número de
requisición de compra, el cual se incluye en el formulario “Registro de pedidos”
4.1 Si los datos son incorrectos se rechaza la solicitud en físico o informando por correo electrónico.
CONSULTA DE FORMULARIO REGISTRO DE PEDIDOS Y GENERACION DE ORDEN DE COMPRA:
1. Consulta formulario “Registro de pedidos” para verificar las solicitudes radicadas por el Departamento de Planta Física.
2. Genera la orden de compra en el sistema de información Iceberg al proveedor que cumplió con las condiciones requeridas y
deja el documento en estado grabado.
Nota: Se genera una orden de compra directa cuando existe proveedor único, es decir, cuando todos los proveedores invitados a la
citación no presentan oferta económica o solo uno cumple técnicamente con lo solicitado por el usuario.
APROBACIÓN CUADRO DE ADJUDICACIÓN O DOCUMENTO SOPORTE:
1. Revisa el cuadro de adjudicación o documento soporte verificando que la información este completa y correcta.
2. Lleva todas las solicitudes con los respectivos soportes para su pertinente aprobación por parte del autorizador del gasto.
APROBACIÓN DE ORDEN DE COMPRA:
1. Aprueba a través del sistema de información iceberg la orden de compra, que previamente estaba en estado grabado, de acuerdo
al cuadro de adjudicación o el documento que soporte la autorización para realizar la compra.
2. Se anula la orden de compra, cuando las solicitudes no son aprobadas por el ordenador del gasto y se informa por correo
electrónico al usuario.
ENVÍO DE ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR:
1. Informa al proveedor mediante el correo electrónico el número de orden de compra que le ha sido asignada para su consulta a
través del Portal de Proveedores o se envía escaneada con copia al Departamento de Planta Física.
PROGRAMACIÓN Y ENTREGA DE OBRA:
1. Se comunica con el personal del Departamento de Planta Física para coordinar las condiciones de entrega.
2. Ejecuta lo contratado a través de la orden de compra, bajo la revisión y/o interventoría del Departamento de Planta Física.
RECEPCIÓN DE OBRA:
1. Revisa que el servicio prestado por el proveedor concuerde con lo contratado inicialmente.
2. Firma a satisfacción la remisión o acta final de entrega (documento generado por el Departamento de Planta Física).
Nota: El acta final de entrega aplica para las adquisiciones a las cuales se les haya generado orden de trabajo.
RADICACIÓN DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Radica en el almacén factura o cuenta de cobro en original y copia, adjuntando la remisión o acta final de entrega firmada a
satisfacción por el usuario.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS:
1. Recibe la factura o cuenta de cobro verificando que la información coincida con la orden de compra y que se encuentre adjunta
la remisión o acta final de entrega firmada a satisfacción por el usuario. No se recibirá la factura o cuenta de cobro si se presenta
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17
PERSONAL DE
ALMACEN
18
PERSONAL DE
ALMACEN
19
PERSONAL DE
COMPRAS
20
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
alguno de los siguientes casos:
1.1. La factura o cuenta de cobro no cumpla con los requisitos legales o con lo especificado en la orden de compra
1.2.
No se encuentre adjunta la remisión o acta final de entrega firmada a satisfacción por parte del usuario.
2. Realiza la entrada de almacén a través del sistema de información Iceberg de acuerdo a la orden de compra relacionando número
de factura, cuenta de cobro, remisión o acta final de entrega.
SALIDA DE ALMACÉN:
1. Genera la salida de almacén a través del sistema de información Iceberg, anexando como soporte la remisión o acta de entrega
firmada a satisfacción por parte del Usuario Solicitante.
TRÁMITE DE FACTURA O CUENTA DE COBRO:
1. Radica en el sistema de información Iceberg la factura o cuenta de cobro y diligencia en Excel el formato “listado de pagos”.
2. Envía los documentos para el trámite de pago a compras para su respectiva revisión. (Factura o cuenta de cobro, remisión o acta
final de entrega, entrada de almacén, orden de compra, cuadro de adjudicación o documento soporte aprobado). .
RECEPCIÓN DE PAGOS:
1. Revisa que la relación de documentos concuerde con los documentos físicos recibidos del almacén, de lo contrario se realizan
las correcciones pertinentes.
REVISIÓN DE PAGOS:
1. Verifica los documentos y procede a firmar el formato de “listado de pagos”.
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PERSONAL DE
COMPRAS
RADICACIÓN DE PAGOS EN EL ÁREA CONTABLE:
1. Hace entrega al área contable de los documentos para su respectivo trámite de pago.
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SUMINISTROS
2.3.4.2. FLUJOGRAMA
PRESUPUESTO
USUARIO
SOLICITANTE
COMPRAS Y
SUMINISTROS
PROVEEDOR
INICIO
SOLICITUD DE
CITACIÓN A
PROVEEDORES
CITACIÓN A
PROVEEDORES
REUNIÓN O
RECORRIDO CON
PROVEEDORES
REQUISITOS Y
ESPECIFICACIONES
PRESENTACIÓN
DE
COTIZACIONES
VALIDACIÓN DE
PRESUPUESTO
ELABORACIÓN
CUADRO DE
ADJUDICACIÓN Y
SUMINISTRO
RECEPCIÓN DE
COTIZACIONES
NO
REVISIÓN DEL
SUMINISTRO
(PEDIDO)
SI
CONSULTA DE
FORMULARIO
REGISTRO DE
PEDIDOS Y
GENERACION DE
ORDEN DE
COMPRA
SE LE INFORMA
AL USUARIO
APROBACIÓN
CUADRO DE
ADJUDICACIÓN O
DOCUMENTO
SOPORTE
NO
SI
APROBACIÓN DE
ORDEN DE
COMPRA
ENVÍO DE ORDEN
DE COMPRA AL
PROVEEDOR
PROGRAMACIÓN
Y ENTREGA DE
OBRA
RECEPCIÓN DE
OBRA
NO
SI
FIRMA DE
REMISIÓN O ACTA
DE ENTREGA A
SATISFACCIÓN
ENTREGA DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS
ENTRADA DE
ALMACÉN
ADQUISICIÓN PARA OBRA CIVIL Y MOBILIARIO PARA PROYECTOS
SALIDA DE
ALMACÉN
TRÁMITE DE
FACTURA O
CUENTA DE
COBRO
NO
RECEPCIÓN DE
PAGOS
REVISIÓN DE
PAGOS
SI
RADICACIÓN DE
PAGOS EN EL
ÁREA CONTABLE
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2.4. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS:
Con el fin de conocer la percepción de los clientes internos del Departamento de Compras, se cuenta con la Encuesta Satisfacción
Gestión de Compras la cual está diseñada para medir la calidad y oportunidad del servicio prestados por el personal de compras.
A partir de la encuesta se busca alcanzar y superar las expectativas de los usuarios y plantear planes de acción frente a las
debilidades encontradas en el servicio.
Con el fin de medir los resultados arrojados en la aplicación de la encuesta, realizada de manera semestral, se cuenta con el
Indicador de Satisfacción del Cliente, la cual es enviada vía correo electrónico a las diferentes dependencias para su
diligenciamiento.
2.4.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES.
No
RESPONSABLE
1
PERSONAL DE
COMPRAS
2
USUARIO
3
PERSONAL DE
COMPRAS
4
JEFE DPTO. DE
COMPRAS
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ENVÍO DE LA ENCUESTA A LOS USUARIOS:
1. Envía el correo electrónico con el link a las diferentes dependencias para su diligenciamiento.
Este proceso se realiza de manera semestral, es revisado y aprobado por el Jefe del Departamento de Compras.
DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA:
1. El usuario diligencia la encuesta en donde tiene la posibilidad de retroalimentar sobre las oportunidades de
mejora para el Departamento de Compras.
ANÁLISIS DE DATOS:
1. Realiza tabulación de la información.
2. Analiza los datos.
3. Actualiza el indicador.
4. Reporta al Jefe de Compras los resultados obtenidos.
RESULTADO:
1. Analiza el resultado obtenido.
2. Plantea las acciones de mejora y retroalimenta a la dependencia sobre las actividades a ejecutar.
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2.4.1.2. FLUJOGRAMA
EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS
PERSONAL DE COMPRAS
USUARIO
JEFE DE COMPRAS
INICIO
ENVÍO DE LA
ENCUESTA A LOS
USUARIOS
DILIGENCIAMIENTO
DE LA ENCUESTA
ANÁLISIS DE
DATOS
REALIZAR
TABULACIÓN DE
LA INFORMACIÓN
ANALIZAR LOS
DATOS
ACTUALIZAR
INDICADOR
REPORTAR AL
JEFE DE COMPRAS
RESULTADOS
COMPRAS Y SUMINISTROS
RESULTADO
ANALIZA
RESULTADOS
PLANTEA
ACCIONES DE
MEJORA
FIN
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2.5. DEFINICIONES:








COMPRAS OCASIONALES: corresponde a aquellas compras de menor cuantía ($90.000) que no requieren aprobación
del ordenador de gasto por ser adquiridas por caja menor y sin los correspondientes procedimientos de adquisición.
COTIZACIÓN: documento emitido por el proveedor en donde se presenta la respectiva propuesta económica y
condiciones comerciales.
ORDEN DE COMPRA: es el documento que emite el Departamento de Compras para solicitar bienes al proveedor
indicando cantidad, detalle, precio y lugar de entrega.
ORDENADOR DE GASTO: persona facultada por la máxima autoridad de la Universidad para aprobar una compra de un
bien o servicio.
PROVEEDOR: persona natural o jurídica que cumpliendo los requisitos mínimos establecidos por la Universidad La Gran
Colombia suministra bienes y servicios acorde a las necesidades de las dependencias usuarias.
SOLICITUD DE PAGO: es el documento que emite el Departamento de Compras para contratar servicios o bienes
intangibles.
SUMINISTRO-PEDIDO: es el documento generado en el sistema de información Iceberg para solicitar un bien o
servicio.
USUARIO SOLICITANTE: es la persona autorizada por el Director Jefe o Decano, para elaborar suministros (pedidos)
en el sistema de información Iceberg.
2.6. DOCUMENTOS RELACIONADOS:





Acuerdo N° 006 de Agosto 02 de 2011
Acuerdo 004 del 04 de julio de 2006.
Listado de firmas digitales en PDF
Resolución 17118 de Octubre 16 de 2014
Formulario “entregas almacén”
2.7. REGISTROS:



Registro cotización de productos
Registro encuesta satisfacción gestión de Compras
Registro planilla asistencia de proveedores
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3. CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV.
FECHA
DESCRIPCIÓN
01/07/2010
Emisión inicial
1. Se incluyó metodología para medir la satisfacción de los usuarios del departamento de compras y
suministros.
2. Se incluyó metodología para las compras de biblioteca y publicaciones debido a su necesidad de
conocimiento de la compra.
Se incluyó al manual de procesos los procedimientos de adquisiciones Planta Física, igualmente se disgregó
en dos procedimientos las adquisiciones del material bibliográfico y la adquisición de publicidad.
Se actualiza el manual en los literales 2.2.2 por cambio en la inscripción de proveedores y literal 2.7 por
inclusión de nuevas líneas de proveedores.
Actualizamos publicaciones
Cambios los criterios de la evaluación de proveedores
1
22/11/2010
2
01/09/2011
3
24/01/2012
4
01/03/2012

5
22/10/2012
Literal 2.1.1 Las compras hasta ($70.000) setenta mil pesos m/cte clasificadas como urgentes se
diligenciaran directamente por la Secretaría del proceso de Compras y suministros

Literal 2.2.1 Nota: No será necesario realizar el procedimiento de inscripción y selección para aquellos
proveedores que se les haga compras ocasionales. Entiéndase por ocasional aquellas compras en las que
se genera hasta dos (2) órdenes de compra. A estos proveedores se les exige únicamente Rut y/o cámara
de comercio y certificación bancaria.

Mejora al procedimiento de adquisición de publicidad. Literal 2.6.
Literal 2.1
Se actualizó el nombre CUANTÍAS PARA APROBACIÓN DE COMPRAS
Literal 2.1.1
COMPRAS DE CAJA MENOR:
Todas aquellas compras ocasionales hasta $ 70.000 se tramitan a través de la secretaria del departamento de
Compras y suministros. Los criterios para realizar esta compra son los siguientes:
- No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores.
- Las facturas deben tener los requisitos mínimos legales exigidos.
- Debe ser consultada y autorizada por el Director de Compras y Suministros.
Literal 2.1.3 – 2.1.4 se eliminaron porque se creó un documento para realizar la inscripción, selección,
evaluación y certificación de proveedores.
6
17/06/2013
Literal 2.3
Se actualizó el literal separando cada metodología de acuerdo a bien o servicio que se compre:
Adquisición de compras en general
Adquisición de servicios en general
Adquisición para biblioteca
Adquisición de obra civil e inmobiliario
Adquisición publicidad impresa
Adquisición elementos para bienestar universitario
Adquisición para centro de medios audiovisuales
Literal 2.6
Se eliminó la evaluación de proveedores porque se creó un documento para realizar la inscripción, selección,
evaluación y certificación de proveedores.
7
21/09/2013
8
31/03/2014
9
01/06/2014
Literal 2.3
Se actualizó el literal separando cada metodología de acuerdo a bien o servicio que se compre:
Adquisición de compras en general
Adquisición de servicios en general
Adquisición para biblioteca
Adquisición de obra civil e inmobiliario
Adquisición publicidad impresa
Adquisición elementos para bienestar universitario
Adquisición para centro de medios audiovisuales
Adquisición de material para eventos (nuevo)
Adquisición de material de laboratorios. (nuevo)
Procedimiento de producto no conforme
En la actividad RECEPCIÓN ELEMENTOS * realiza la evaluación de proveedores (Sello de evaluación), se
eliminan las palabras Sello de evaluación ya que lo que se realiza es un seguimiento de proveedores.
Se agrega compra de caja menor por eventos.
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Se realiza cambio en todos los procedimientos
Se genera procedimiento para tratamiento de devolución de producto.
Se genera procedimiento para tratamiento de garantías. Se incluye el registro de garantías.
Actualización de los diagramas de flujo de los procedimientos que conforman el manual.
COMPRAS DE CAJA MENOR POR EVENTOS: se añade Habrá eventos que no cumplan con el
procedimiento de diligenciamiento del formato CODIGO: R-07-11EV REGISTRO: SOLICITUD DE
EVENTOS, por ser considerados extraordinarios; pero deberán contener la firma de autorización de la
Vicerrectoría Administrativa en el documento soporte de la compra, factura, cuenta de cobro o equivalentes
(será opcional el diligenciamiento del registro)
En todo el documento se cambia estado GRABADO a GENERADO
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA ELEMENTOS SOLICITADOS POR DESARROLLO
HUMANO: se añade hacer firmar el listado de entrega de dotación
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICION PARA PROYECTOS SOLICITADOS POR CEMAV: se modifica
(ver documento adjunto)
11
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Se añade VERIFICACION: La verificación del producto estará a cargo del usuario que solicita el elemento,
pues él es quien lo va usar y conoce las características técnicas. Esta actividad aplica para
aquellas dependencias o facultades a las que por la naturaleza de sus solicitudes se les asigne un
procedimiento específico. Para las demás compras la verificación estará a cargo del personal de
almacén y dependiendo del producto se le solicitara el concepto al personal de servicios generales.
ENCUESTA SATISFACCION: se amplió la aplicación de la encuesta para todas las áreas de la universidad,
ya que solo se realizaba a las áreas filtro
La encuesta de satisfacción se realiza para ver la percepción que se tiene de la gestión de compras y saber
si fueron alcanzadas las expectativas en relación al producto o servicio entregado a las aéreas de la
universidad
Se añaden la definición de AREAS FILTRO: Son aquellas a través de las cuales se solicitan elementos
específicos teniendo en cuenta que son ellas quienes son las expertas en el producto o servicio a solicitar.
Se cambia las cuantías para aprobación de compras de gasto:
Toda compra de bien o servicio será verificada por la Vicerrectoría Administrativa, quien emitirá y entregará
a los autorizadores del gasto para las respectivas aprobaciones acorde a las cuantías; los cuales han sido
establecidos en los estatutos. Resolución No. 17118 del 16 de octubre de 2014 y acuerdo no. 006 de agosto
02 de 2011.
Compras de caja menor:
Se modifica el literal d. no requiere evaluación de proveedores.
Compras caja menor por eventos:
Eliminación del procedimiento.
Adquisición de compras en general:
Se realizan cambios en las actividades y se integran los procedimientos de publicidad impresa, elementos
solicitados por Bienestar Universitario, elementos solicitados por servicio médico, elementos solicitados por
Desarrollo Humano, proyectos solicitados por CEMAV, elementos para proyectos de laboratorios.
12
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Adquisición para elementos solicitados por Biblioteca:
Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de recepción de pagos, revisión de pagos
y radicación en el área contable.
Adquisición para obra civil y proyectos inmobiliarios:
Se realizan cambios en el procedimiento y se adicionan actividades de recepción de pagos, revisión de pagos
y radicación en el área contable.
Producto no conforme:
Se traslada para el manual del almacén.
Tramites de garantías:
Eliminación de procedimiento, la actividad se incluye en el manual de almacén.
Evaluación de la gestión de compras:
Cambio en los responsables de las tareas a ejecutar.