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ORGANIZACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS
Al término del capítulo, el alumno describirá las funciones y actividades del área de
compras, analizando los criterios de selección de proveedores.
Administración de Compras
12
Mapa Curricular de la Unidad de Aprendizaje
Administración de
Compras
82 hrs.
1 Organización del
compras.
área de
20 hrs.
2. Manejo del sistema de
control e información del
área de compras
20 hrs.
1.1. Describir las funciones y
actividades del área de
compras, de acuerdo con la
estructura organizacional.
11 hrs.
1.2. Analizar los criterios de
selección de proveedores, de
acuerdo con las condiciones
estipuladas.
9 hrs.
Administración de Compras
13
Sumario
•
•
•
•
•
•
•
•
d) Aumento del crédito de la empresa dentro
del área en que se desenvuelve.
Modelos de Comportamiento de Compras
Centralización de las Compras
Descentralización de las Compras
Función de Compras
Tiempo de Entrega
Precio de los Artículos de Proveedores
Servicio y Garantías
Capacidad Técnica
Es responsabilidad exclusiva del departamento
de Compras, proporcionar al requirente los
materiales que solicite en las mejores
condiciones, con la calidad apropiada, a buen
costo y con las mejores condiciones en el plazo
de entrega existentes en el mercado.
RESULTADO DE APRENDIZAJE
1.1.
Describir las funciones y actividades del área
de compras, de acuerdo con la estructura
organizacional
1.1.1
Modelos
Compras
•
de
Comportamiento
de
Clásico o simplificado
Las compras son casi tan antiguas como la historia
del hombre. Empezaron cuando el hombre dio en
trueque alguna de sus propiedades por la posesión de
una pertenencia ajena.
1. La operación eficiente de cualquier industria
depende de la renovación adecuada de la
inversión. El Departamento de Compras tiene que
asegurar la recepción de los materiales adecuados
para cuando se necesiten, en las cantidades
adecuadas para la producción o venta, y hacer las
entregas a tiempo.
2. Por sus estrechos contactos con otras muchas
compañías y con el mercado en general, Compras
está en situación de aconsejar a la empresa sobre:
a) Nuevos materiales que pueden usarse con ventaja
para sustituir a los que se emplean en ese
momento.
b) Nuevas líneas o surtidos posibles de productos
para añadir a la producción.
c) Variaciones en las tendencias, ya sea en precios o
en otros aspectos que pueden afectar las ventas
de la empresa.
Administración de Compras
•
Neoclásico
Se basa en una parte de la política de compras
que engloba a una economía que comprende al
departamento de abastecimiento y logística
como apoyo para el buen funcionamiento
general de la empresa.
•
De consumo
Se refiere a la regulación de los medios
realizados por medio del gobierno de un país;
estas políticas deberán ser racionales
y
compatibles con el sistema socio-económico en
que se vive.
Por medio de esta política de consumo el
gobierno utiliza los medios de intervención
sobre los tipos de cambio de las monedas con
el fin de conseguir el equilibrio en la balanza de
pagos.
PARA CONTEXTUALIZAR CON:
Competencias Científico-teóricas
Como apoyo al desarrollo de cada una de las
etapas del proceso administrativo, para que se
evalué y contemplen bajo el registro interno en
el departamento de compras.
1.1.2. Centralización de las Compras
Una de las controversias que continúan en la
organización es, si las actividades deberían
14
agruparse cerca de la alta dirección o dispersarse por
las actividades de las empresas más grandes.
Una organización centralizada agrupa las actividades
logísticas en el nivel corporativo para servir a todos
los grupos de productos.
Hay algunas ventajas obvias para cada tipo y algunas
empresas crean formas de organización que funden
ambos tipos con el fin de buscar ventajas
combinadas. La razón principal para la forma
centralizada es mantener un fuerte control sobre las
actividades logísticas de toda la corporación bajo un
único director. Consideramos como ejemplo la
actividad de tráfico. Muchas empresas poseen sus
flotas privadas de camiones. La utilización del equipo
es la clave de la eficiencia. Al tener un control
centralizado de todas las actividades de tráfico, una
empresa podría hallar que la carga de ida para los
productos de una división podría ser la carga de
regreso para otra. Entonces, estos movimientos
pueden equilibrarse, en tanto que bajo una
organización
descentralizada,
podrían
pasar
inadvertidos. Puede ganarse eficacia parecida
mediante el almacenamiento compartido, las
compras compartidas y el procedimiento compartido
de datos.
Una de las principales dificultades al abordar este
tema es su terminología, y dado que existe una gran
número de términos, por ejemplo, centralización,
centralización total, centralización parcial o bien,
descentralización,
descentralización
total
y
descentralización parcial. Existen también varias
combinaciones de los mismos.
Para evitar estos problemas se ha dividido en tres
aspectos el asunto que nos ocupa, a saber:
1. Compras centralizadas
2. Compras descentralizadas
3. Compras
centralizadas-descentralizadas
(combinación de las dos anteriores).
Las compras centralizadas tienen como finalidad
adquirir materiales, suministros y equipo a través de
una sola oficina matriz, con unidad de políticas de
compras y en la cual se reúne personal especializado y
competente. Dicha centralización permite aprovechar
entre otras las siguientes ventajas:
1. Uniformar
los
criterios
Administración de Compras
en
cuanto
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
abastecimiento
de
materias
primas
facilitando el control de las existencias.
Reducir las inversiones de capital
Aprovechas los descuentos por pronto pago
Obtener ventaja en el precio al aumentar las
escalas
por
cantidad
que
algunos
proveedores tiene
La estandarización de los productos de se
efectúa más rápidamente
Facilitar el desarrollo de los programas de
simplificación de materias primas y
métodos.
Proporcionar especialización al personal de
compras a través de diversos tipos de
productos comprados.
Facilitar la planificación de la producción.
PARA CONTEXTUALIZAR CON:
Competencias Científico-teóricas
Bajo un estudio y mejor control del proceso de
compras, se debe realizar un registro de
entradas y salidas de todos los materiales para
que se evite la duplicidad de información.
1.1.3. Descentralización de las Compras
La descentralización de la organización permite,
a menudo, una respuesta logística más rápida y
personalizada a las necesidades de los clientes
que la organización más centralizada y
escalonada. La descentralización tiene mucho
sentido cuando las líneas de productos son
inequívocamente
diferentes
en
sus
características de marketing, logística y
manufactura y cuando pueden hallarse pocas
economías de escala.
Por otro lado las compras pueden ser
descentralizadas y generalmente son aquellas
que
efectúan
los
departamentos
que
directamente van a utilizar lo comprado:
Entre sus ventajas podemos señalas:
al
15
a) Permite una relación directa con las exigencias de
las actividades productivas.
b) Algunas veces se toma contacto directo con
fuentes originales de suministro
c) Permite también en algunas ocasiones reducir los
gastos de transporte.
d) Crea relaciones directas entre el personal de la
empresa
y
los
proveedores
generando
intercambios de información técnica producto del
progreso industrial.
A pesar de lo anterior también reúne algunas
desventajas que pueden acarrear consecuencias más
o menos graves con el tiempo, por ejemplo: las
políticas de la alta gerencia se ven fragmentadas con
la diversidad de criterios de suministro; se produce
una subdivisión de las partidas de compra en
perjuicio de la obtención de descuentos, facilidades
de pago, etc.
Las compras centralizadas-descentralizadas, son
aquellas que se dan en varias plantas pertenecientes a
una misma corporación. En esta clasificación la
oficina matriz de las compras efectúa las
adquisiciones comunes a todas las fábricas, por
ejemplo, tratándose de materia prima y suministros
para la producción, dejando a las fabricas (oficinas)
filiales, la facultad de comprar lo que ellas necesiten
en forma más exclusiva de acuerdo a sus propias
necesidades, pero siguiendo siempre las políticas
generales de la matriz.
Una vez que la organización de las compras ha
llegado a la etapa de la delegación de autoridad en
una sola persona, es necesario escoger el método de
abastecimiento que se va a seguir.
PARA CONTEXTUALIZAR CON:
Competencias Científico-teóricas
Todo proceso tiene una secuencia lógica donde
debe de ser paulatinamente su desarrollo
aplicado a cada etapa que se vaya suscitando
dentro del área indicada para mejor control y
registro de la empresa.
Administración de Compras
1.1.4. Funciones de Compras
Existen varios conceptos de compra; pero todos
esencialmente, incluyen los mismos elementos
básicos. A continuación se presentan algunos:
a) La administración de materiales conceptúa a
la Compra como uno de los actos que se
relaciona con la planeación, la adquisición, y
la utilización de los materiales en el proceso
productivo, dichos actos coordinados por
un dirigente encargado de los materiales.
b) La palabra Compras, describe un proceso
que incluye lo siguiente:
♦ Surgimiento de una necesidad
♦ Su Ubicación
♦ Elección del proveedor
♦ Servicio
c) Comprar es una función elemental e
importante para realizar actividades y
promover el bienestar humano
d) Obtener bienes y servicios, es considerando
los siguientes puntos:
♦ Justificación de la necesidad y cantidad
♦ Evaluación de cualidades, calidades,
precio, tiempo de entrega, y tipos de
financiamiento.
•
Objetivos y políticas del área de compras
Objetivos
La obtención de la mejor calidad es una de las
metas básicas de Compras. Si el bien el precio es
sumamente importante, no significa obtener el
más bajo, en determinadas circunstancias, en
detrimento de la calidad.
La negociación de mejores condiciones de pago
y entrega es otra de las funciones del
departamento de Compras. Desde luego deben
ser conforme a las políticas generales de la
empresa y a las cuales debe ajustarse el
comprador
Las políticas son planes en el sentido de que son
planteamientos generales o maneras de
comprender que orientan el pensamiento y la
acción de los miembros de la empresa,
16
delimitando un área dentro de la cual se debe
asegurar que las decisiones sean consistentes y
contribuyan al logro de las metas.
Políticas
Las políticas pueden ser escritas, verbales o implícitas
pero preferentemente deben ser expresadas en forma
escrita; de esta manera se convierten en políticas
concretas que definen la orientación de las acciones,
evitando fuga de responsabilidades.
objetos
o
servicios,
solicitando
abastecimientos para poder realizar cada
una de ellas o cada uno de ellos.
b) Que el propio Encargado de Compras o el
Departamento, identifique las necesidades
de abastecimiento se su propia sección de
compras, o bien, de las otras divisiones o
personas.
c) Emisión del Pedido u Orden de Compra.
•
Tramitación y Seguimiento.
Los principales aspectos que deben considerarse para
integrar las políticas de compras son:
Objetivos e importancia del Análisis Operacional
y Funcional de las Compras.
♦
♦
♦
♦
a) Reducción de
Utilidades.
Deben ser claramente expuestas
Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica
Indicar los factores limitativos y determinantes
Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas
bien concebidas.
♦ Niveles que deben abarcar.
Los puntos anteriores son conjugados para lograr el
objetivo de elegir en el mercado lo que más
convenga, así como intercambiar un bien por otro,
con el fin de satisfacer necesidades adecuadamente, o
adquiriendo artículos en que se considere: calidad,
menor precio, y en el mínimo tiempo.
Comprar es adquirir bienes y/o servicios para
satisfacer las necesidades de una entidad y después
de ello lograr sus objetivos eficientemente.
La importancia del Departamento de Compras radica
en que es vital para el éxito de las empresas tener en
operación las Compras, puesto que la utilidad en una
entidad, está determinada en gran medida con la
efectividad de la administración y servicios
adquiridos.
•
Compra y Negociación
Situaciones que dan origen a la Compra. En términos
generales, se pueden reconocer las siguientes
situaciones que originan las compras:
a) Que el Departamento de Compras reciba una
requisición de compras por parte de una persona
o departamento, que es quien decide ocupar
Administración de Compras
Costos
y
Obtención
de
Tanto los entes lucrativos como los que no lo
son, procurarán la minimización de costos,
aunque como es lógico; los primeros pretenden
utilidades no así los segundos.
Es buscar las utilidades, se encuentra implícita la
obtención de materiales apropiados a un precio
y cantidades adecuados, además recibidos
oportunamente.
b) El Departamento de Compras debe estar lo
suficientemente bien capacitado para servir
y apoyar a los demás departamentos, en
todas las actividades operativas de la
Entidad.
Las funciones de servicio del Departamento de
Compras, se pueden dividir en tres aspectos:
♦ Las que quedan bajo su responsabilidad
como: investigación de precios, elección de
proveedores, relaciones con los mismos,
reclutamiento y capacitación de su personal,
emitir Órdenes de Compra, inspeccionar
pedidos, dar seguimiento (follow-up) a cada
Pedido, etc.
♦ Las que comparte con otros departamentos
como: tener informes y asesoramiento,
contabilización, investigación de mercado,
procedimientos para realizar inventarios,
almacenaje y el control de éstos, así como
concertar convenios y contratos, análisis de
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aseguramiento de calidad (control de calidad),
Departamento
Legal,
agentes
aduanales,
Instituciones de Crédito y Seguros, compañías de
transporte, etc.
♦ Las actividades que le interesan como:
recibimiento y almacenaje, cobertura de facturas,
y otras con comitentes necesaria.
c)
Control de Convenio para obtener financiamiento
Este es prioritario para que los integrantes de la
Administración, lo conozcan a detalle y al momento
en que se contraen dichos convenios, para vigilarlos
en cuanto a su seguimiento y realización, que puede
tener las siguientes reglas:
♦ Aceptar sólo los compromisos autorizados por el
departamento correspondiente.
♦ Seguir un procedimiento estricto para llevar a cabo
formatos de “Órdenes de Compra” y su registro.
♦ Informar a la Administración sobre los inventarios,
para que se cumpla con las disposiciones, cuando
se lleven a cabo.
♦ Tener mecanismos para cuidar que las compras se
efectúen de acuerdo con los parámetros.
d) Control de Tratos Comerciales con los Proveedores.
Se deben respetar los tratos comerciales, así como los
habidos particularmente con los proveedores, por los
siguientes motivos:
♦ Mantener buenas relaciones con los proveedores,
ya que el personal de Compras debe conocer cómo
tener
contactos
o
actos
para
efectuar
negociaciones.
♦ Al realizar tratos comerciales, se debe de actuar
inteligentemente en cuanto a las adquisiciones,
volumen, precio plazo para el pago, descuentos y
otras condiciones de compra.
♦ Mantener en confidencia, la información obtenida
de los proveedores.
♦ Exclusivamente, el Departamento de Compras,
debe encargarse de supervisar y controlar las
negociaciones, para evitar que otras personas se
enteren de información que sólo les interesa al
Proveedor y al Comprador, evitando así
dificultades, promoviendo el éxito.
Administración de Compras
♦ Mantener buenas relaciones con los
proveedores, para que las adquisiciones estén
confiablemente aseguradas y proteger el
prestigio de la Institución.
e) Obtención e Información y Asesoramiento
Respecto a la Administración y de los Dirigentes,
sobre la especialidad de compras, el personal de
este Departamento, debe asesorar y mantener
bien informado a todo el personal de la
Empresa, relacionado, para lo cual se debe
encargar de ejecutar y administrar las políticas,
adiestrando a su gente para servir de consulta a
los demás departamentos y otros individuos que
lo necesiten.
•
Administración e Investigación
El objetivo del análisis operacional y funcional
del Departamento de Compras, es obtener los
mejores precios y condiciones, tanto de entrega,
calidad, financiamiento, etc., así como
mantener
buenas
relaciones
con
los
proveedores.
Para lograr lo anterior, se tiene que hacer
hincapié en el análisis de compras, por medio de
la organización del equipo de analistas, que
tienen a su cargo la coordinación de las
actividades de un pan determinado.
Los responsables de otros departamentos y los
proveedores,
en
conjunción
con
el
Departamento de Compras, deben diseñar y
determinar procesos para que se utilice la
tecnología más moderna.
El encargado del análisis es precisamente el
Departamento de Compras, ver las siguientes
actividades:
♦ Recabar muestras y catálogos de cada
proveedor
♦ Recibir información sobre los artículos y
hacer ciertos arreglos, para que puedan ser
adquiridos.
♦ Forma de producir.
♦ Relación de costos y precios
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♦ Investigación de mercados para ofrecer asesorías
al comprar bienes o servicios
♦ Relacionar todos los elementos que conforman la
operación, referente a fijar los precios.
Las políticas de investigación y desarrollo tienden a
orientar la búsqueda de nuevos artículos o mejoras a
los existentes, a ampliar las fuentes de
abastecimiento, a mejorar precios y calidad, a
establecer cálculos precisos de costo de insumos, a
promover la competencia entre proveedores, etcétera.
La necesidad puede consistir en bienes y/o servicios
para la persona o el departamento, con el objeto de
poder realizar sus actividades y así lograr sus
objetivos.
Su importancia radica en que sin el abastecimiento,
no se pueden lograr los objetivos generales ni
particulares del Organismo, al no tener los materiales
y los servicios necesarios.
El fin es satisfacer las necesidades de cada uno de los
departamentos que lo requieran, eficientemente.
PARA CONTEXTUALIZAR CON:
Competencias Tecnológica
Debido a la estrecha relación que existe entre
los proveedores y la empresa respecto a la
negociación de compra venta, se negocia un
precio el cual debe ser de acuerdo a los
materiales y servicios que se adquirieron o se
vayan a adquirir.
Competencias de Calidad
Generalmente
las
personas
son
las
responsables del área y del cargo que se les
asigna desde el momento de su capacitación,
tomado en cuenta que son parte de la
organización y que de ellos depende el
desarrollo de su departamento y en conjunto
el de toda la empresa que dará como
resultado la superación personal y el logro de
los objetivos marcados por la misma.
Administración de Compras
RESULTADO DE APRENDIZAJE
1.2.
Analizar los criterios de selección de
proveedores, de acuerdo con las condiciones
estipuladas
1.2.1. Tiempo de Entrega
Este renglón es muy importante en la toma de
decisión para la selección del proveedor, pues
una mala selección puede causar trastornos en
la línea de producción, los cuales a la larga
representan un incremento en los costos de
fabricación, así como un mal servicio hacia los
consumidores finales y una alteración a los
objetivos de la compañía.
El plazo de entrega debe ser un elemento
esencial en las órdenes de compra y debe
incluirse en ellos una manifestación bien clara
del derecho a cancelarlo y a rechazar las
entregas si éstas no se hacen en el período
fijado. Todos los pedidos u órdenes de compra
deben contener una declaración concreta sobre
su terminación, ya sea por haber transcurrido el
tiempo fijado o por la acción de las partes;
muchos pedidos son tan vagos en sus
condiciones en lo que respecta al plazo de
entrega que son bien poco eficaces y puede
decirse que no son otra cosa que un convenio
sobre el precio, válido durante el período al que
se refiere el pedido.
Muchos compradores favorecen esta clase de
contratos, ya que dan responsabilidad al
vendedor mientras que no establecen ninguna
para ellos, por lo que es necesario fijar ciertas
garantías, mismas que obliguen al proveedor a
cumplir con el servicio.
Para mantener una posición vendedora
favorable, que pueda enfrentar a la
competencia y rendir beneficios satisfactorios,
hay que procurar materiales al precio más bajo
que permitan las exigencias de calidad y
servicio. El precio en la obtención de estos
materiales y el de almacenamiento deberán
mantenerse también a un nivel económico.
Planeación y Pronósticos de Compras
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La planeación comprende los pronósticos, objetivos,
políticas, programas, procedimientos y presupuestos.
programa y sean entregados en el lugar
requerido por la producción.
Los pronósticos
PARA CONTEXTUALIZAR CON:
La actividad comercial se reduce a una estrategia
basada en las opciones que ofrecen diversas
alternativas. Un gerente de compras que tiene que
tomar opiniones para determinar el curso a seguir,
necesita mirar hacia el futuro en forma sistemática y
constante para adelantarse a las oportunidades y a
los peligros.
Volumen de Compras
Es indispensable comprar el volumen requerido de
acuerdo a los programas previstos. Una insuficiencia
provoca el peligro de paro de la producción con los
resultados consiguientes.
Control de inventarios
El control de inventarios es un sistema de registro por
medio del cual se comprueban las existencias físicas
de materiales en los almacenes, y de éstos en curso
de fabricación.
Sistema de control de inventarios
Existen tres métodos de control de inventarios. El
primero es aquel en que se usa alguna forma de
máximos y mínimos. El segundo, es en el que se
aplican controles a mercancías y equipo que se
produce por órdenes especiales más que para stock.
Una tercera y distinta situación ocurre en el caso de
materias primas cuyos precios varían ampliamente, y
que por ello se consideran de carácter especulativo.
El método de máximos y mínimos se adapta sobre
todo
a
aquellos
materiales
de
carácter
comparativamente estándar cuyos precios no varían
mucho y que se usan en cantidades sustanciales.
Entregas oportunas en tiempo y lugar
Estos factores, como los anteriores, revisten gran
importancia para la empresa, ya que es
imprescindible que todos los materiales se compren
con la anticipación establecida de acuerdo al
Administración de Compras
Competencias analíticas
Basándose en los niveles que contempla la
organización dentro de su organigrama, debe
estructurar cada una de sus áreas; así como el
involucramiento de una y otra para agilizar los
tramites y resolver así problemas que se susciten
al momento, manteniendo sus niveles de
calidad eficientemente.
1.2.2. Precios
proveedores
de
los
artículos
de
Obtener el mejor precio requiere de una
atención especial en la industria, ya que
representa al constituir el costo de fabricación
aproximadamente un 59% del precio de venta,
por lo tanto, cualquier ahorro que se pueda
obtener, considerando el alto volumen,
repercute en beneficio de la empresa.
En la integración del precio de compra podemos
citar los siguientes factores:
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Costo de materiales
Costo de mano de obra
Costo de indirectos
Costo de operación
Volumen de compra
Facilidades de producción
Condiciones del mercado
Situación geográfica
Transportación
Situaciones
no
previsibles
incendios, etc.)
(Huelgas,
Para el desarrollo de políticas a este respecto es
necesario atender los siguientes pasos:
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♦ Tipo de materiales que requiere la integración de
los insumos y disponibilidad de los mismos en el
mercado.
♦ Competencia existente. Deberá desarrollarse
dentro de las fuentes de abastecimiento existentes
o el fomento de nuevas.
♦ Condiciones prevalecientes entre los diferentes
proveedores.
♦ Ubicación de las fuentes que permita tener
disponibilidad de material en el momento y lugar
oportunos
♦ Solidez y solvencia financiera de los proveedores
potenciales de acuerdo al análisis financiero.
♦ Aseguramiento de corriente interrumpida de
materiales requeridos.
♦ Situación, prestigio y honradez del proveedor.
Investigación de la actuación tenida con los
proveedores de acuerdo a los antecedentes
históricos y actuales.
Especificaciones
Señalan las características y tolerancias establecidas y
aceptadas por las mercancías. Estas políticas
fundamentan el apego tanto de compradores como
de proveedores a los requerimientos de Producción,
por lo que el Gerente de Compras deberá hacerlo del
conocimiento de su personal.
Precio y calidad
Establecen lineamientos que equilibren la obtención
del precio y calidad deseada, en beneficio de la
empresa pero sin detrimento del proveedor, tomando
en cuenta los diferentes factores que integran el
costo.
Compras recíprocas
Establecen los lineamientos que deben regir las
transacciones para la compra de partes o materiales a
cambio de los productos que fabrica la empresa.
Ética
Se define como los principios morales de conducta,
caracterizados por lineamientos de honradez, lealtad
y justicia con que deben operarlos compradores en
sus relaciones comerciales.
Administración de Compras
Compras anticipadas
Previenen la incertidumbre en la obtención de
volúmenes que hagan peligrar la producción en
el futuro.
PARA CONTEXTUALIZAR CON:
Competencias Analíticas
Cada empresa es responsable de plantear el
modo y la forma de co9mo cada uno de sus
proveedores van a brindarle un servicio, el cual
debe estar apoyado por un buen precio, calidad
y garantía que los respalden; del ofrecimiento
de cada uno a la empresa.
1.2.3. Servicio y Garantías
El contrato de compra lleva implícita la garantía
de que el vendedor suministrará mercancías de
la clase y descripción exacta que se específica.
Las cláusulas que cubren la clase y la descripción
no deben ser ambiguas. Para asegurar la
exactitud y la suficiencia de las descripciones, un
número cada vez mayor de empresas realizan
sus compras a base de especificaciones.
Como hemos dicho, deben incluirse por escrito
en el contrato o bien deben adjuntársele en
forma permanente e incorporársele por medio
de una referencia específica.
En el caso de las mercancías suministradas por
un mayorista, es posible, sin embargo, que no
exista la garantía, ya que el no las fabrica por sí
mismo.
Cuando la calidad es un detalle importante, no
sólo deben especificarse en forma concreta y
completa los atributos características que
constituyen la calidad, sino que además, es
conveniente exponer concretamente en el
contrato el remedio para los daños resultantes
por las desviaciones con respecto a los
estándares de calidad expuestos en el contrato.
21
De lo contrario, el comprador no tiene ningún
remedio a su disposición, salvo el rechazar las
mercancías que no se ajustan a la especificación.
PARA CONTEXTUALIZAR CON:
Competencias Analíticas
Todas y cada una de las empresas debe hacer
énfasis en el servicio que a ella le brindan cada
uno de sus proveedores, así como la garantía
que a estos respalda por la compra de sus
productos.
1.2.4. Capacidad Técnica
De los registros de compras se derivan una serie de
reportes o informes a la gerencia, cuya periodicidad
es establecida de acuerdo a la naturaleza de la
información que se desee, que se traduce a la
existencia de aquellos reportes que muestran los
resultados de la operación en los renglones más
importantes, siendo entre otros:
♦
♦
♦
♦
♦
♦
Reporte de pedidos colocados
Situación de las muestras iniciales
Descuentos por pronto pago
Ahorros sobre costos
Ventas de material inutilizable
Resumen de actuación de proveedores, etc.
Es necesario hacer mención de aquellos reportes que
contienen las apreciaciones del supervisor en cuanto
al desarrollo y evolución del personal a su cargo, ya
que siendo el elemento humano el medio a través del
cual se logran los resultados, su estancia y trabajo
satisfactorio se traducirán en la eficiencia o
ineficiencia de aquellos.
Medición de los resultados alcanzados por el
Departamento de Compras
Llegamos finalmente a este problema de primera
importancia para cualquier empresa que quiera
desenvolverse dentro de la competencia actual y de
los mercados de rápido movimiento.
Necesidad de la evaluación
Administración de Compras
Para tener una correcta perspectiva se deberá
recordar que una empresa con éxito es la que
sirve o llena alguna necesidad del consumidor, y
que mientras se desempeña con honradez hacia
su personal, obtiene una razonable utilidad para
sus propietarios a través del eficiente
desenvolvimiento en el mundo de los negocios.
Variación en los niveles de compra
Una de las dificultades principales para
establecer un método o norma para medir la
actuación de Compras, es la cantidad de
factores variables que en ella implican.
El método lógico de medición, por tanto, es
alguna forma de evaluación técnica de trabajo,
aplicable concretamente a la empresa, mejor
que un análisis funcional de tipo general para
una función que en sí no se halla debidamente
clasificada por igual en todas las industrias.
Bases de evaluación
Para poder realizar esta evaluación, los
estudiosos de la administración en general están
de acuerdo que se requiere de la disponibilidad
de cierta información básica de tal forma que se
entienda por aquellos que efectúan la
evaluación.
Método a utilizar en la evaluación
El método de evaluación usado más a menudo
se
conoce
como
“Auditoría
Interna
Administrativa”, y debe investigar los siguientes
puntos:
1. ¿Son seguidas las políticas y procedimientos
detallados en el Manual de Compras?
2. ¿Mantiene relaciones de cooperación
estrecha el departamento de Compras con
los demás departamentos?
3. ¿Son económicos los niveles de inventarios?
¿Ha habido interrupciones en la producción
por falta de inventario? ¿Se controla la
obsolescencia
al
impedir
el
sobreinventario?
22
4. ¿Se conservan los records de Compras de tal
forma que cualquier tipo de información pueda
obtenerse rápidamente?
5. ¿Cómo
consideran
los
proveedores
el
departamento de Compras?
6. ¿Llena la estructura de organización de Compras
las necesidades de la empresa?
PARA CONTEXTUALIZAR CON:
Competencias Emprendedora
El área de compras dentro de la empresa, es la
que se responsabiliza de manejar a beneficio de
la empresa los servicios que le puedan brindar
como son: el crédito, las garantías y el mismo
servicio.
Administración de Compras
23
Prácticas y Listas de Cotejo
Unidad de aprendizaje
1
Práctica número:
1
Nombre de la práctica:
Verificación
Registro
de
Compras Diarias
Propósito de la Práctica
Al finalizar la práctica el alumno, verificará el registro de compras diarias
de acuerdo con la cantidad de materia prima que se comprará mediante
un registro diario para el desarrollo del producto.
Escenario
CampoEmpresa
Duración
3 hrs.
Materiales
•
•
•
Hojas blancas
Lápiz o bolígrafo.
Tarjeta de control
Administración de Compras
del
las
Maquinaria y Equipo
•
Herramienta
P. C. con Impresora
24
Procedimiento
­ Aplicar las medidas de seguridad e higiene.
• Limpiar el área de trabajo.
• Integrar equipos de cuatro personas para la realización de la práctica
NOTA: el PSP o plantel gestionaran la vista a una empresa para la realización de la práctica y solicitaran
que la empresa proporcione la información necesaria para la realización de la misma.
1. Registrar el día que abarca.
2. Elaborar el registro para cada embarque destacando la siguiente información.
• Nombre del proveedor del que se recibió la mercancía.
• El número y la fecha del informe de recepción.
• El pedido descrito de la compra.
• El número de la factura comprobatoria.
• La cantidad y unidades recibidas del proveedor.
• La descripción de las mercancías entregadas.
3. Entregar el registro debidamente llenado.
4. Separar los residuos recuperables.
5. Disponer de los desechos biológicos contaminados y materiales utilizados.
Administración de Compras
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Lista de cotejo de la práctica Verificación del Registro de las Compras Diarias
número 1:
Nombre del alumno:
Instrucciones:
A continuación se presentan los criterios que van a ser verificados en
el desempeño del alumno mediante la observación del mismo.
De la siguiente lista marque con una 3aquellas observaciones que
hayan sido cumplidas por el alumno durante su desempeño.
Sí
Desarrollo
No
No
aplica
­ Aplicó las medidas de seguridad e higiene.
• Limpió el área de trabajo.
• Integró equipos de cuatro personas para la realización de la
práctica
1. Registró el día que abarca.
2. Elaboró el registro para cada embarque destacando la siguiente
información.
3. Entregó el registro debidamente llenado
4. Separó los residuos recuperables
5. Dispuso de los desechos biológicos contaminados y materiales
utilizados
Observaciones:
PSP:
Hora de inicio:
Administración de Compras
Hora
de
término:
Evaluación:
26
Unidad de aprendizaje:
1
Práctica número:
2
Nombre de la práctica:
Diagnóstico de la organización del área de
compras.
Propósito de la práctica:
Al término de la práctica, el alumno elaborará un diagnóstico de la
organización del área de compras de una empresa, mediante el análisis de
información que genera para la toma de decisiones
Escenario:
Empresa mediana o
grande.
Duración:
9 hrs.
Materiales
• Hojas tabulares de 7
columnas.
• Hojas tabulares de 14
columnas.
Maquinaria y equipo
Herramienta
• Máquina de escribir o
computadora con
procesador de textos.
• Calculadora.
• Juego de geometría.
• Plantilla de dibujo.
• Facturas de la empresa
estudiada.
• Auxiliares contables de
la empresa visitada
• Controles internos de la
misma empresa.
• Hojas para rotafolio.
Administración de Compras
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Procedimiento
® Aplicar las medidas de seguridad e higiene.
• Limpiar el área de trabajo.
• Evitar la manipulación de líquidos y alimentos cerca de los documentos de trabajo.
1. Elaborar un guión para entrevistar al personal del área de compras de una empresa, que contenga la
siguiente información.
• Giro de la empresa.
• Materias primas y materiales que se utilizan en la producción o comercialización de los productos de
la empresa.
• Políticas y objetivos de compras.
• Procedimiento descriptivo de compras
• Funciones y actividades del personal de compras
2. Acudir a la empresa.
3. Entrevistar al personal del área de compras.
4. Elaborar el organigrama general de la empresa.
5. Elaborar el organigrama del área de compras.
6. Elaborar, con base en la información recabada, un diagnóstico que incluya observaciones y
recomendaciones con respecto a la organización del área de compras.
7. Acudir a la empresa estudiada a efecto de presentar el “Diagnóstico”.
8. Elaborar informe escrito de la práctica que incluya:
• Información obtenida.
• Observaciones.
• Conclusiones.
4 Separar los residuos recuperables tales como hojas de papel, cartuchos de tonner entre otros.
Administración de Compras
28
Resumen
Las compras nacen desde el momento que las
personas se
vieron obligadas a intercambiar
productos por productos, y con el paso del tiempo se
da el intercambio de productos por dinero y el dinero
por productos; de la misma forma que prevalece
hasta hoy en día.
14. ¿Cuáles son los factores que integran al
precio?
15. ¿Qué es un control de inventarios?
16. ¿Qué es una política de compras?
El departamento de compras debe identificar, tras
consultar con los otros departamentos, el
abastecimiento corriente y la adquisición de nuevos
materiales. Este departamento juega un papel muy
importante en la generación de utilidades de la
empresa. Asimismo, define el modo en que se
realizan las compras descentralizadas y centralizadas,
donde cada una de éstas tiene su finalidades
respectivas, como son la consecución de mejores
precios, calidades, condiciones de pago y entrega,
etc. También se encarga de medir el tiempo de
entrega y elaborar los reportes necesarios para que
todo se realice adecuadamente.
Autoevaluación de Conocimientos
del Capítulo 1
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
¿Cuándo se originaron las compras?
¿Cómo aconseja el departamento de compras a
la empresa?
¿Cuál es la función del departamento de
compras?
¿Qué agrupa una organización centralizada?
¿Cuáles son los grados de centralización y
descentralización?
¿Cuál es la finalidad de las compras
centralizadas?
¿Qué
permite
la
descentralización
al
departamento de compras?
¿Qué es una compra descentralizada?
¿Cuáles
son
las
compras
centralizadasdescentralizadas?
¿Qué incluye la palabra compras?
¿Qué situaciones dan origen a las compras?
¿Cuáles son los objetivos de las funciones de
compras?
¿Cuáles son los objetivos del tiempo de entrega?
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