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Compras
Documentación Intelisis. Colaboración de Víctor Piñón. Derechos Reservados. Publicado en
http://docs.intelisis.com
Compras
1
2
3
4
Introducción
1.1
Objetivos generales y aplicaciones con el ERP
7
1.2
Diagrama de Integración
8
1.3
Diagrama de Proceso
9
Configuración
2.1
Configuración de Módulo
11
2.2
Opciones de Módulos
16
2.3
Configuración de Usuarios
18
2.4
Configuración de Conceptos Compras
22
2.5
Configuración de Conceptos Compras (Gasto Diverso)
23
2.6
Configuración de Aduanas
24
2.7
Configuración Claves de Pedimentos
25
2.8
Configuración de Surtido Automático Series Lotes
26
Cuentas
3.1
Artículos
28
3.2
Proveedores
30
3.3
Agentes
33
3.4
Almacenes
34
Funcionalidad
4.1
Requisición
36
4.2
Licitación
40
4.3
Cotización
42
4.4
Compra Prorrateada
44
4.5
Orden Compra
47
4.6
Control de Calidad
49
4.7
Orden con Gastos
51
4.8
Compra Perdida
54
4.9
Compra Rechazada
56
4.10 Entrada Compra
58
4.11 Compra Local
61
4.12 Entrada con Gastos
63
4.13 Entrada Importación
67
4.14 Orden Devolución
72
4.15 Devolución Compra
73
4.16 Compra Consignación
78
4.17 Dev. Compra Consignación
82
4.18 Bonificación Compra
85
4.19 Gasto Diverso
87
4.20 Gasto Extemporáneo
90
4.21 Orden Garantía
93
4.22 Intercambio Garantía
94
4.23 Devolución Garantía
95
4.24 Presupuesto
96
4.25 Estadística
5
100
Herramientas
5.1
Procesar en Lote
102
5.2
Procesar Requisiciones de Compra
104
5.3
Generar Cotizaciones / Licitaciones
106
5.4
Autorizar Cotizaciones
108
6
7
8
Exploradores
6.1
Compras
111
6.2
Compras Detalle
112
6.3
Compras Acumuladas
113
6.4
Compras Acumuladas Detalle
114
6.5
Pendientes
115
6.6
Pendientes (Detalle)
116
6.7
Agenda
117
Reportes
7.1
Acumulados
119
7.2
Movimientos
121
7.3
General de Movimientos
123
7.4
General de Movimientos (Detalle)
125
7.5
Diario de Movimientos
127
7.6
Movimientos Pendientes
129
7.7
Comparativo Mes / Año
131
7.8
Cumplimiento
132
Errores Frecuentes
8.1
Almacén Incorrecto Orden Garantías
134
8.2
Error de Consecutivos
135
8.3
Falta existencia Gasto Diverso
137
8.4
Falta Indicar el Número de Serie Lote del artículo
138
8.5
El Proveedor Indicado no está Asignado al Artículo
139
9
Temas Relacionados
9.1
Cargar desde Excel en Lote
143
Introducción
Compras - 6
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Objetivos generales y aplicaciones con el ERP
El objetivo básico del área de compras es asegurar el suministro de materias
primas, productos sub-contratados y repuestos, o productor terminados, además
de reducir el costo del producto terminado. En Intelisis ERP el módulo de
compras permite la planeación y gestión de materiales, asegurando el suministro
constante para la operatividad de la empresa y el stock suficiente para tener la
disponibilidad hacia los clientes, sin estar sobre inventariados.
Compras - 7
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Diagrama de Integración
Compras - 8
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Diagrama de Proceso
Diagrama de Proceso
Compras - 9
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Configuración
Compras - 10
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Configuración de Módulo
La configuración del módulo de Compras dará la pauta a seguir dentro de la
operación. Aquí se definen los parámetros que se seguirá para el módulo
dependiendo de las políticas de la empresa.
Pestaña Compras
Ruta: Configurar | Empresas | Seleccionar la Empresa | 2: configuración
de Módulos | Pestaña Compras
1. Costo Sugerido. El sistema sugerirá un costo del artículo al capturar una
compra con base en varias opciones: último costo, costo promedio, costo
estándar, precio de lista.
2. Validar Presupuesto. Opciones Si o No, Si se escoge la opción Si el sistema
no permitirá hacer modificaciones en la compra en relación al presupuesto es
decir se tendrá que respetar lo presupuestado.
3. Validar Presupuesto en base a fecha requerida. Esta opción se utiliza para
respetar el presupuesto hasta una fecha.
4. Validación adicional orden compra tolerancia costo. Si el sistema validará
la tolerancia del costo desde una orden de compra.
5. Capturar Costo con impuestos incluidos. Si se prende este check al
momento de capturar una compra los costos incluirán los impuestos.
6. Proveedor en requisiciones. Al prender este check cuando se haga un
movimiento requisición, este contendrá el campo proveedor.
7. Autorizar Requisiciones. Si se selecciona esta opción solo los usuarios con el
privilegio podrán autorizar una requisición.
8. Validar proveedor del artículo. Si el sistema validará para que ciertos
artículos se compren al proveedor configurado.
9. Restringir movimientos artículo bloqueado. Si el sistema no dejará hacer
movimientos si unos de los artículos esta en estatus bloqueado.
10. Concentrar entradas. Si el sistema permitirá avanzar varias entradas en una
sola compra.
11. Eliminar pendientes automáticamente. Esto dependerá del porcentaje
de cumplimiento, es decir, si se pidieron 4 y se configura 50% y llegaron 2 en la
compra los 2 que quedan en pendiente se eliminan automáticamente.
12. Ver descripción extra en el detalle. Si este check está prendido en los
movimientos de compras en la parte del detalle se mostrará el campo de
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descripción extra.
13. Ver clave del proveedor en movimientos. Si este check está prendido se
mostrará la clave del proveedor en los movimientos de compras.
14. Ver clave otro idioma (movimientos). Si este check está prendido aunque
el usuario tenga configurado un idioma diferente aun así podrá visualizar la clave.
15. Compra prorrateada. Al estar prendido este check el sistema permitirá
distribuir la existencia en diferentes almacenes, desde una sola compra.
16. Paquetes. Este check permite hacer compras en paquete, es decir una
compra incluirá varios artículos, en caso de no tener el check activado solo se
podrá dar entrada artículo por artículo.
17. Sugerir Anticipo de órdenes de compra a Crédito. Si esta prendida esta
opción, al ingresar una orden de compra con condición a crédito el sistema
solicitará el registro de un anticipo.
18. Auto Endosar (Cuentas por Pagar). Si los movimientos que se generan en
Cuentas por pagar se podrán auto endosar a algún proveedor en específico.
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Pestaña Compras (2)
Ruta: Configurar | Empresas | Seleccionar la Empresa | 2: Configuración de
Módulos | Pestaña Compras(2)
1. Recibir de más. Si está prendido este check al recibir mercancía se puede
recibir más mercancía de la que originalmente se había acordado en la
requisición.
2. El porcentaje de Tolerancia para recibir de más, 5%, 10% etc.
3. Consecutivo independiente (Devoluciones/Crédito Proveedor). Si está
prendido este check se manejará un consecutivo independiente para estos
movimientos, los cuales no se repiten.
4. Consecutivo independiente (Bonificaciones/Crédito Proveedor). Si está
prendido este check se manejará un consecutivo independiente para estos
movimientos, los cuales no se repiten.
5. Bonificaciones Automáticas. Al prender este check al momento de realizar
la compra se generará una bonificación sobre el importe total, disminuyendo así
la deuda a nuestro proveedor.
6. Retenciones. Si esta activa esta opción el sistema podrá manejar retenciones
en las compras, es decir, abrirá un campo para capturar los importes de las
retenciones.
7. Sugerir compras en la unidad de demanda. Si está prendido este check al
hacer una compra el sistema sugerirá la unidad es decir litro, pieza, etc. con más
demanda de esa pieza.
8. Validar fechas requeridas. El sistema validará la fecha requerida para poder
recibir la compra.
9. Descuento compra en Cascada (Artículo). Si está prendido el check se
podrán visualizar los descuentos a nivel detalle, si se da doble click mostrará una
pantalla con los descuentos previamente asignados.
10. Presupuestos pendientes. Al prender este check el sistema mostrará los
presupuestos que se tienen con el proveedor.
11. Compras multi empresas. Si está prendido este check en el sistema se
pueden realizar en un solo movimiento de compras a diferentes empresas.
12. Sugerir último costo o última cotización del proveedor. En este caso el
sistema sugerirá el último costo en que se compró el artículo, evitando así la
captura manual cada vez que se adquiera el mismo artículo.
13. Sugerir compras en base al resumen del Artículo. Si esta opción está
activada el sistema sugerirá las compras con base en la demanda y el stock
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mínimo y máximo configurados.
14. Validar Caducidad. Si este check está prendido el sistema no dejará realizar
una compra si la fecha de caducidad esta vencida.
15. Auto aplicar Devoluciones/bonificaciones referenciadas. Si está
prendido este check, el sistema aplicará estos dos movimientos contrarios, para
saldar los pendiente.
16. Replicar Gasto diverso en CXC. Si está activa esta opción el sistema hará un
movimiento de gasto diverso en también en el módulo de CXC.
17. Presupuesto por categoría. Si se selecciona esta opción el sistema podrá
agrupar los movimientos por las categorías de los artículos.
18. Almacén a Nivel detalle. Esta opción sirve para poder capturar el almacén
de la compra a nivel detalle.
19. Descuento en Cascada a nivel detalle. Se mostrará el porcentaje de
descuento a nivel detalle previamente configurado, el cual se podrá modificar.
20. Cancelación automática de cotizaciones no utilizadas. Si se prende este
check se cancelan automáticamente las cotizaciones que no se convierten en
orden de compra.
21. Descuento en importe a nivel detalle. Si está prendido este check el
sistema mostrará a nivel detalle un campo donde se podrá capturar el importe
del descuento.
22. Actividad ABC a Nivel detalle. Si se prende este check el sistema mostrará
un campo con la clasificación de rotación del inventario del artículo.
23. Ver impuesto1 (detalle), Ver impuesto2 (detalle), etc.. Estos campos se
utilizan para ver los impuestos en el detalle de la compra.
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Opciones de Módulos
Las opciones de módulos en Intelisis permiten configurar ciertos parámetros que
regirán la operación, por ejemplo, poder editar consecutivos permitirá al usuario
colocar el consecutivo que él desee a un movimiento, la fecha de emisión si es
fecha servidor aunque el usuario coloque otra fecha en el movimiento, cuando
afecte el sistema tomará la fecha que tiene el servidor, etc.
Ruta: Configurar | Empresas | Seleccionar la Empresa | Menú Edición | 3:
Opciones Módulos
1. Lista de los módulos ya configurados en esta opción.
2. Módulo al que se hace referencia.
3. Si permitirá editar consecutivos de los movimientos.
4. Si se validarán las fechas.
Opciones: No
- El sistema no validará las fechas
Ejercicio
- Que las fechas de los movimientos estén dentro
del ejercicio. Por ejemplo 2014
Mes
- Que las fechas de los movimientos estén dentro
del periodo. Por ejemplo Agosto
No Adelantarse - Que no se puedan capturar fechas mayores a la
actual.
Mismo Día
- Que los movimientos solo se puedan capturar con
fecha actual.
Cierre Diario
- No permitirá met er movimientos después del
cierre.
5. Si la fecha de los movimientos podrá ser editada o tomará la del servidor.
6. Si este módulo manejará situaciones. Al activar este check nos activará el
icono de situaciones en los movimientos y se pueden utilizar los que estén
configurados.
7. Si manejará control de tiempos. Es para ver a detalle las actividades que se
hacen a un movimiento.
8. Si se llevará flujo abierto. No Aplica.
9. Si llevará periodos especiales. Habilita Para que se puedan configurar
varios periodos especiales y el rango de fechas en los que estarán estos periodos.
10. Si el tipo de cambio es general, en la compra o en la venta.
11. Conexión contable. Aquí se puede seleccionar que no se va a usar, por
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movimiento o por día, los habilita para que se pueda configurar la póliza
contable por conexión de este módulo.
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Configuración de Usuarios
Menú Principal
Ruta: Configurar | Usuarios | Acceso a movimientos | Botón Menú
Principal.
Se selecciona al usuario al que se le va dar acceso y se da click en el Botón menú
principal, aparecerá la siguiente ventana donde nos muestra la lista de opciones
del menú a los que se le puede dar acceso al usuario y la lista de movimientos a
los que ya tiene acceso, en este caso se debe agregar la opción Mov.Compras,
el Explorador Exp.Compras, el Menú Rep.Compras, la
Herramienta.Compras para que se pueda visualizar dentro de los menús de
Intelisis, esto se hará con el botón agregar.
Botón Movimientos de Edición y Consulta
Ruta: Configurar | Usuarios | Acceso a movimientos | Botón Movimientos
de Edición y Consulta.
Se deberán agregar los movimientos del módulo de compras, esto
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dependiendo de las políticas de la empresa para quien este autorizado tanto
para ver como para modificar o crear ciertos movimientos, pero las opciones
posibles para asignar son:
1. COMS.Requisición.
2. COMS.Licitación.
3. COMS.Cotización.
4. COMS.Compra Prorrateada.
5. COMS.Orden Compra.
6. COMS.Control Calidad.
7. COMS.Orden con Gastos.
8. COMS.Compra Perdida.
9. COMS.Compra Rechazada.
10. COMS.Entrada de compra.
11. COMS.Compra Local.
12. COMS.Entrada con Gastos.
13. COMS.Entrada importación.
14. COMS.Orden Devolución.
15. COMS.Devolución compra.
16. COMS.Dev. Compra consignación.
17. COMS.Bonificación compra.
18. COMS.Gasto Diverso.
19. COMS.Gasto extemporáneo.
20. COMS.Orden garantía.
21. COMS.Intercambio Garantía.
22. COMS.Devolución Garantía.
23. COMS.Presupuesto.
24. COMS.Estadistica.
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Botón movimientos únicamente de Consulta
Ruta: Configurar | Usuarios | Acceso a movimientos | Botón Movimientos
Únicamente de Consulta.
Igual que en el paso anterior al entrar a esta ventana y dependiendo de la
política de la empresa al usuario se le asignarán los movimientos que pueda
solamente consultar.
Nota: Si ya se dio acceso a Edición y Consulta, no es necesario dar
nuevamente acceso al mismo movimiento en la opción de Únicamente
Consulta.
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Compras - 21
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Configuración de Conceptos Compras
Los conceptos son usados para que el sistema identifique ciertas
especificaciones del movimiento, en compras ayuda a saber el origen de la
compra, es decir si fue de planta, si fue a algún proveedor especial, a una filial
etc., por lo que los conceptos sirven de apoyo para saber cómo proceder ante
cierto movimiento.
Conceptos
Ruta: Configurar | Conceptos | Compras
1. Se captura el Nombre del concepto.
2. Dependiendo de la configuración de la contabilidad, puede ir ligado con una
cuenta contable.
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Configuración de Conceptos Compras (Gasto Diverso)
Los conceptos de compras (Gasto Diverso) servirán para poder agregar a los
movimientos de compra un movimiento extra derivado de un Gasto adicional al
costo de la mercancía.
Conceptos compras (Gasto Diverso)
Ruta: Configurar | Conceptos | Compras (Gastos Diversos)
1. Nombre del Concepto.
2. La cuenta contable a la que está ligado si es que aplica.
3. El porcentaje de IVA que aplicará cuando se utilice este concepto.
4. El porcentaje de retención de los conceptos.
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Configuración de Aduanas
Las aduanas son las oficinas públicas del Estado, situadas en las fronteras, puertos
o aeropuertos, donde se registran los géneros y mercancías que se importan o
exportan y se cobran los derechos que adeudan según el arancel
correspondiente.
Ruta: Configurar | Otros | Importación | Aduanas
1. Se pueden configurar datos referentes a las aduanas que se utilizan para las
importaciones.
Compras - 24
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Configuración Claves de Pedimentos
El pedimento aduanal es un comprobante fiscal de que se han pagado todas las
contribuciones ante el SAT por la entrada/salida de las mercancías de comercio
exterior hacia o desde el territorio nacional.
El pedimento comprueba la estancia legal de las mercancías que fueron
importadas a nuestro país. En él se asientan datos como: nombre del importador,
aduana de arribo de las mercancías, régimen aduanero, nombre del exportador
(proveedor), país de origen de las mercancías, fracciones arancelarias,
cantidades y unidades de medida, número de bultos, factura(s) comercial(es)
que amparan a dichas mercancías, valor comercial de las mercancías, Incoterms,
restricciones y regulaciones no arancelarias, entre otros datos más.
Ruta: Configurar | Otros | Importación | Claves de Pedimentos
1. Se pueden tener ya configuradas las claves de pedimentos que se usan
normalmente, estos se podrán utilizar en las entradas de Importación en el
módulo de compras.
Compras - 25
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Configuración de Surtido Automático Series Lotes
Surtido Automático Series Lotes
Ruta: Configurar | Empresas | Menú Edición | 2:Configuración de Módulos
| Pestaña Inventarios
1. Se pueden elegir las opciones de NO, Ascendente o Descendente,
dependiendo de la opción al realizar devoluciones de compra de artículos tipo
serie o lote, el sistema pedirá que se capture, o se asignará en automático, estas
opciones se explicarán a detalle en la funcionalidad del módulo.
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Cuentas
Compras - 27
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Artículos
Para poder realizar una compra es necesario que los artículos hayan sido dados
de alta previamente. A continuación se muestra como dar de alta un artículo.
Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Botón Nuevo
1. Clave del artículo, debe ser única no puede repetirse.
2. Si el artículo contiene opciones, por ejemplo una libreta profesional las
opciones podrían ser de raya de cuadro etc.
3. El tipo del Artículo, normal, servicio, serie etc. Es importante mencionar que
para que el artículo sea inventariable debe darse de alta como tipo NORMAL o
SERIE.
4. Por default al darlo de alta el estatus es este mismo.
5. La descripción de dicho artículo.
6. Unidad de compra, venta y traspaso, esto puede ser que se compre caja y se
venda por pieza, etc.
7. La categoría es un agrupador por ejemplo aquí se selecciona Activo fijo.
8. Porcentaje de los impuestos en este caso sólo aplica IVA del 16%.
NOTA: Existen muchos datos que se pueden capturar del artículo aunque
no son obligatorios. Éstos se deberán o no capturar dependiendo de la
necesidad de la empresa.
Compras - 28
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Proveedores
Para poder realizar una compra, es necesario registrar en el sistema a los
proveedores a los que se realizarán los movimientos. A continuación se muestra
cómo dar de alta un proveedor.
Ruta: Cuentas | Proveedores | Proveedores | Botón Nuevo
1. Clave. Indicar la clave del proveedor.
2. Tipo. Elegir tipo Proveedor, el cual puede ser Acreedor, filial, inter compañía,
etc.
3. Estatus. ALTA por default.
4. Nombre o razón social del proveedor.
5. RFC.
6. Datos de la dirección del proveedor como, calle, número, colonia, etc.
7. Datos de localización del proveedor o del contacto, teléfonos, correo, fax, etc.
8. Pestaña de Fiscal indicar el régimen fiscal.
9. Botón sucursales. En caso de que el proveedor sea una empresa grande con
varias sucursales se podrá capturar información de cada sucursal incluyendo los
contactos de cada sucursal.
Nota: Los datos requeridos son la clave, el tipo de proveedor, el estatus, y
el nombre o razón social, sin embargo, es recomendable capturar la
mayor información posible para tener un mejor registro del proveedor y
así contar con la información suficiente en caso de ser necesario.
Compras - 30
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Contactos del Proveedor
Ruta: Cuentas | Proveedores | Proveedores | Botón Sucursales
1. En la pantalla de sucursales, se podrá capturar nombre de la sucursal.
2. Nombre del encargado.
3. Nombre y teléfonos de los contactos.
4. Correo electrónico.
Compras - 31
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Nota: Aunque no todos los campos son obligatorios si es necesario
capturar la mayor información posible ya que de esta forma se puede
conocer mejor al proveedor.
Compras - 32
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Agentes
Al realizar una compra también se deben de dar de alta a los agentes que
realizarán las compras. A continuación se muestra cómo se dan de alta los
agentes.
Ruta: Cuentas | Agentes | Click en Nuevo
1. Clave. Indicar la clave del agente.
2. Tipo. Elegir tipo Agente.
3. Nombre. Escribir el nombre del agente.
4. Sucursal. Indicar la sucursal a la que pertenece el agente, en este caso es 0.
5. Categoría. Indicar a qué categoría pertenece el agente.
6. Click en guardar.
Compras - 33
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Almacenes
También es indispensable dar de alta los almacenes en los que se depositarán los
artículos comprados. A continuación se muestra cómo dar de alta un almacén.
Ruta: Cuentas | Almacenes | Click en Nuevo
1. Clave del almacén. Esta clave debe ser única y servirá para identificar el
almacén.
2. Tipo. Se podrá seleccionar entre Normal, Activos Fijos, Procesos, Garantías o
Estructura.
3. Nombre del almacén.
4. La sucursal donde estará ubicado.
5. El estatus alta por omisión.
Nota: Aunque existen más campos a capturar estos no son requeridos y
solo si las necesidades de la empresa lo requiere se podrán utilizar, como
el nombre del encargado, el teléfono, etc.
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Funcionalidad
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Requisición
Este movimiento se utiliza para realizar los requerimientos de material hacia los
encargados del área o usuarios que tengan los privilegios. Este movimiento no
afecta al inventario, este proceso sirve para solicitar materiales o servicios a un
proveedor.
Pestaña Datos Generales
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo
1. Movimiento. Seleccionar Requisición.
2. Moneda en la que se hará el movimiento.
3. Fecha de Emisión del movimiento.
4. Fecha requerida del material.
5. Concepto. Campo para definir la forma de adquisición del material para la
póliza contable.
6. Agente. Clave de la persona que realizará el movimiento.
7. Alguna referencia relacionada con el movimiento
8. Almacén de los movimientos.
9. Detalle del movimiento, artículos y cantidades solicitadas, costo, fecha
requerida, etc.
11. Al afectar quedará en estatus de pendiente. Al avanzarse a una de las
opciones configuradas Orden de compra, Licitación o cotización y avanzar a
estos a pendiente, este movimiento quedará concluido.
Compras - 36
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Pestaña Información Adicional
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo | Pestaña Información
Adicional.
Existen otros campos relacionados con estos movimientos, no son requeridos
pero pueden ser de mucha utilidad dependiendo de las necesidades de la
empresa.
1. Atención. Se captura a atención de quien se hace esa requisición.
2. Observaciones. Algún comentario referente a alguna cuestión del
movimiento.
3. Zona de impuestos. Este campo funciona para las zonas fronterizas, o con
diferentes tipos de impuestos.
Compras - 37
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4. Se puede capturar la forma de entrega.
5. La causa que originó la requisición del material.
6. Si este material está vinculado con un VIN ahí se selecciona.
Flujo Requisición
1. En estatus pendiente si se da click en afectar, aparecerá una ventana donde
permitirá elegir entre 3 opciones: generar cotización, licitación u orden de
compra los cuales se verán más adelante.
2. Dar click si se desea generar el movimiento.
3. Dar click si se desea cancelar.
Compras - 38
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Cantidad Requisición
1. Si sólo se avanzará la cantidad indicada en el campo "A Afectar" o la cantidad
pendiente del detalle del movimiento.
2. Dar click si se desea aceptar la selección.
3. Dar click si se desea cancelar.
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Licitación
La licitación es una forma de realizar como varios presupuestos de diferentes
proveedores y escoger el que mejor convenga a la empresa dependiendo de la
calidad y el costo. Este movimiento tampoco genera ninguna afectación en
inventario.
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo
1. Se selecciona el movimiento licitación
2. Al afectarse quedará en estatus de pendiente y al avanzarse a una de las
opciones configuradas Orden de compra o cotización y avanzar a estos a
pendiente, este movimiento quedará concluido.
NOTA: Los demás campos son idénticos a los del primer movimiento
Requisición, revisar esa lección para evitar redundancias.
Compras - 40
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Flujo Licitación
1. En estatus pendiente si se da click en afectar, aparecerá una ventana donde
permitirá elegir entre 2 opciones: generar cotización u orden de compra; esto se
abordará más adelante.
2. Dar click si se desea generar el movimiento.
3. Dar click si se desea cancelar.
Nota: También al generar se puede elegir entre todo el pendiente o
cantidad indicada, revisar lección de requisición.
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Cotización
Este movimiento es para capturar diferentes tipos de cotizaciones de los
proveedores y elegir la más adecuada de acuerdo a la calidad y el costo. Este
movimiento tampoco genera afectaciones en inventario.
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo
1. Movimiento: Seleccionar Cotización.
2. Este movimiento contiene, además de los campos que ya se vieron
anteriormente, el campo Condición de pago. Se puede seleccionar contado,
crédito o diferentes condiciones de crédito, 15 días, 30 días etc.
3. Vencimiento. Fecha de vencimiento.
4. En el detalle se observa el origen del movimiento de esta cotización o se
puede realizar una cotización sin un movimiento previo.
5. Este movimiento queda en estatus por confirmar, al afectar se podrá seguir
con el flujo del movimiento orden de compra y al dejarlo en pendiente este de
cotización quedará en estatus concluido.
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Flujo Cotización
1. En estatus por confirmar si se da click en afectar, aparecerá una ventada
donde mostrará si se desea generar la orden de compra.
2. Dar click si se desea generar el movimiento.
3. Dar click si se desea cancelar.
Compras - 43
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Compra Prorrateada
Este movimiento se utiliza para que en una sola compra se pueda dar entrada de
las piezas a diferentes almacenes, indicando cuántas piezas van a uno y cuántas a
otro. Es importante mencionar que este movimiento no puede comenzar con
una requisición ya que no se encuentra dentro de su flujo. A continuación se
muestra cómo se realiza el proceso.
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo
1. Movimiento. Seleccionar Compra Prorrateada.
2. Colocar los artículos y la cantidad total de la compra. Es necesario capturar
primero el detalle de la compra antes de llenar la tabla de prorrateo ya que de lo
contrario se borrará esa información y se tendrá que capturar de nuevo. En la
siguiente pantalla se muestra cómo se captura la tabla de prorrateo.
Compras - 44
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Tabla Prorrateo
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo | Menú edición | Tabla Prorrateo
1. Almacén al que se dará entrada.
2. Sucursal del almacén.
3. Cantidad de piezas que se van a comprar.
Posición del Movimiento
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo | Menú Ver | Opción Posición
del Movimiento
1. Se puede observar que se generaron 2 órdenes de compra para los diferentes
almacenes.
Compras - 45
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Si las Sucursales no están en línea
Ruta: Configurar | Sucursales | Abrir la sucursal específica | Check en Línea
1. Se puede observar que el check de "en línea" está apagado, esto significa que
es una sucursal independiente completamente y a continuación se muestra
cómo afecta las órdenes de compra provenientes del a compra prorrateada.
Posición del Movimiento de la Compra Prorrateada
1. Se puede observar que la Orden de compra de la sucursal que no está en línea
se queda en estatus SINCRO. Para resolver este punto, debe ser configurada la
sincronización entre sucursales para que la información viaje de forma correcta y
la orden de compra pueda continuar su flujo.
Compras - 46
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Orden Compra
Una orden de compra ya es un movimiento formal que debe estar ya revisado y
autorizado por el responsable o encargado de compras, este movimiento puede
tener origen de una cotización, licitación, requisición o hacerlo directamente.
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo
1. Movimiento. Seleccionar Orden de Compra.
2. En el detalle se captura el artículo, la cantidad, el costo y la fecha requerida
del artículo.
3. Al afectar el movimiento quedará en estatus de pendiente para que
posteriormente pueda seguir su flujo.
Compras - 47
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Flujo Orden Compra
1. En estatus pendiente si se da click en afectar, aparecerá una ventana donde
permitirá elegir entre varias opciones, Compra Perdida, Compra Rechazada,
Control Calidad, Entrada Compra, Entrada con Gastos y Entrada importación.
Estas opciones se verán más adelante.
2. Dar click si se desea generar el movimiento.
3. Dar click si se desea cancelar.
Compras - 48
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Control de Calidad
Tiene la función de guardar las revisiones que se hicieron de las órdenes de
compra y documentar los detalles encontrados.
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo
1. Movimiento. Seleccionar Control de Calidad.
2. Al afectar quedará en estatus de pendiente.
Nota: Los demás campos se llenan de igual forma que las pantallas de las
lecciones anteriores.
Compras - 49
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Flujo Control Calidad
1. En estatus pendiente si se da click en afectar, aparecerá una ventana donde
permitirá elegir entre varias opciones, Compra Perdida, Compra Rechazada,
Entrada Compra, Entrada con Gastos, Entrada Importación y Orden Compra, los
cuales se verán más adelante.
2. Dar click si se desea generar el movimiento.
3. Dar click si se desea cancelar.
Compras - 50
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Orden con Gastos
El movimiento orden con Gastos se utiliza cuando se registran los gastos
generados por la orden de compra, como los fletes o gastos de transportación
etc. a diferencia de la entrada con gastos es que estos importes ya se conocen
desde el principio.
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo
1. Movimiento. Seleccionar Orden con Gastos.
2. Este movimiento habilitará en el detalle el campo Costo inventario para
capturar el importe del costo.
3. Y el campo de % Gastos, ahí se configura el % del gasto que representa esa
partida.
4. Al afectar quedará en estatus de pendiente.
Nota: Los demás campos se llenan de igual forma que las pantallas de las
lecciones anteriores.
Compras - 51
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Captura del Gasto diverso
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo | Orden con Gastos | Menú
edición | Opción Gastos Diversos.
1. Se selecciona el concepto del gasto. Como referencia de cómo dar de alta
estos conceptos de gastos ver la sección configuración Conceptos Compras
(Gasto Diverso) en este manual.
2. Se selecciona o captura la clave del Acreedor. Para dar de alta más Acreedores
ir a la Ruta: Cuentas | Proveedores | Proveedores (ver sección configuración
en este manual).
3. La fecha en que se generará el gasto.
4. Alguna referencia importante del gasto.
5. La condición de pago del gasto. Estas se dan de alta en el menú Configurar |
Generales | Condiciones de pago, en la que se da de alta nombre, si son días
hábiles o naturales, etc.
6. El sistema despliega la fecha de vencimiento.
7. Si se elige Prorratear, el sistema aumentará al costo de los artículos dividiendo
el monto del Gasto Diverso entre la cantidad, o por costo, o por peso etc., de lo
contrario el costo de inventario no se verá afectado.
8. Seleccionar si tiene algún pedimento a afectar con este gasto.
9. El Importe del Gasto.
10. Retención de ISR si es que lleva.
11. Capturar los impuestos. El sistema los da en automático pero se pueden
cambiar.
12. Dar click en este botón para aplicar el gasto a la orden con Gastos.
Compras - 52
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Flujo de la Orden con Gastos
1. En estatus pendiente si se da click en afectar, aparecerá una ventana donde
permitirá elegir entre varias opciones, Compra Perdida,
Compra Rechazada, Control Calidad, Entrada Compra, Entrada con Gastos y
Entrada importación, estos se verán más adelante.
2. Dar click si se desea generar el movimiento.
3. Dar click si se desea cancelar.
Orden Con Gastos Opción Prorratear
1. En caso de que se seleccione la opción de prorratear el sistema dejará elegir
entre prorrateo por cantidad, costo, peso, etc. Esto significa que el costo de la
entrada de cada artículo será su costo original más el gasto diverso prorrateado
de la forma seleccionada.
Compras - 53
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Compra Perdida
La compra perdida es cuando se realiza, por ejemplo, una orden de compra
solicitando algún material y cuando llega el precio ha variado, o el material está
defectuoso, o simplemente no llega en este momento se avanza a compra
perdida, para que el movimiento se concluya.
Ruta: Logística | Compras | Buscar la orden de compra | Afectarla a
Compra Perdida
1. Seleccionar movimiento compra perdida.
2. Colocar los artículos y la cantidad total de la compra.
Compras - 54
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Posición del Movimiento
Ruta: Logística | Compras | Compra Perdida | Menú Ver | Opción Posición
del Movimiento
1. Al afectar la compra perdida se podrá observar en la posición del movimiento
que el origen, en este caso la orden de compra queda en estatus CONCLUIDO, y
que no se ha generado ningún movimiento adicional.
Compras - 55
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Compra Rechazada
Este movimiento se utiliza para concluir el movimiento de Control de Calidad, al
no cumplir con los estándares requeridos después de la evaluación del producto.
Ruta: Logística | Compras | Buscar movimiento Control Calidad | Afectarla
a Compra Perdida
1. Movimiento. Seleccionar Compra Rechazada.
2. Colocar los artículos y la cantidad total de la compra.
Posición del Movimiento
Ruta: Logística | Compras | Compra Rechazada | Menú Ver | Opción
Posición del Movimiento
Compras - 56
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1. Al afectar la compra perdida se podrá observar en la posición del movimiento
que el movimiento origen, en este caso control de calidad, queda en estatus
CONCLUIDO. El sistema no generó ningún movimiento adicional.
Compras - 57
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Entrada Compra
Una entrada de compra ya es un movimiento que afecta al inventario,
normalmente viene de una orden de compra, compra prorrateada, orden con
gastos, etc. o también se puede meter de forma directa.
Ruta: Logística | Compras | Buscar movimiento Orden Compra | Afectarla
a Entrada Compra
1. Movimiento. Seleccionar Entrada Compra.
2. Se puede observar que este movimiento tiene origen en una orden de
compra.
3. Este movimiento pasa directamente de estatus sin afectar a concluido.
Compras - 58
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Posición Movimiento Entrada Compra
Ruta: Logística | Compras | Buscar movimiento Orden Compra | Afectarla
a Entrada Compra | Menú Ver | Opción Posición del movimiento
1. Se puede observar que se generó un movimiento de Orden de compra en
estatus pendiente en el módulo de cuentas por pagar.
Entrada de Artículo Tipo Serie
Ruta: Logística | Compras | Nuevo Orden Compra | Menú Edición | Opción
Series/Lotes del artículo.
1. Después de capturar el encabezado y detalle de la entrada de compra se
debe asignar una serie al artículo, en caso por ejemplo de que es una
computadora o si es un automóvil, se puede colocar el número de serie del
artículo. El único requisito es que esta serie sea única para cada artículo en el
almacén.
2. Se puede utilizar el asistente para que en caso de que sean varios los artículos
que se están comprando, no se tenga que capturar manualmente la serie de
cada uno. Solamente se coloca la cantidad y número de serie inicial y final y el
Compras - 59
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asistente generará consecutivos para la cantidad necesaria.
3. El asistente de rangos sólo pide capturar la cantidad y la serie inicial, estos 2
botones generarán las series en automático de los demás artículos.
Entrada de Artículos Tipo Lote
Ruta: Logística | Compras | Nuevo Orden Compra | Menú Edición | Opción
Series/Lotes del artículo.
1. Después de capturar el encabezado y detalle de la entrada de compra se
debe asignar un número de lote.
2. Se debe definir la cantidad de artículos que pertenecen a ese lote.
3. Se puede utilizar el asistente para que en caso de que sean varios los artículos
que se están comprando, no se tenga que capturar manualmente la serie de
cada uno. Solamente se coloca la cantidad y número de serie inicial y final y el
asistente generará consecutivos para la cantidad necesaria.
4. El asistente de rangos sólo pide capturar la cantidad y la serie inicial, estos 2
botones generarán las series en automático de los demás artículos.
Compras - 60
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Compra Local
Con este movimiento se puede restringir a un usuario a solo hacer compras
locales, se refiere específicamente a compras dentro de un área geográfica
delimitada, o simplemente para diferenciar las compras, para utilizar este
movimiento se debe configurar en el artículo la opción de compra local, como
se verá más adelante.
Ruta: Logística | Compras | Nuevo | Compra Local
1. Movimiento. Seleccionar Compra Local.
2. Se captura el artículo, la cantidad, costo, etc.
3. Este movimiento pasa directamente de estatus sin afectar a concluido.
Compras - 61
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Artículo
Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Se busca el artículo y se da click en
Abrir | Pestaña Planeación
1. En esta parte se configura la el tipo de compra, si no está seleccionado el
sistema no dejará usar este artículo en el movimiento compra local.
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Entrada con Gastos
Este movimiento se utiliza para generar gastos adicionales en los artículos y se
pueden prorratear en los diferentes artículos para obtener un costeo real. A
continuación se explica cómo se utiliza el movimiento.
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo
1. Movimiento. Seleccionar Entrada con Gastos.
2. Este movimiento habilitará en el detalle el campo Costo inventario para
capturar el importe del costo.
3. Y el campo de % Gastos, ahí se configura el % del gasto que representa esa
partida.
4. Este movimiento pasa directamente de sin Afectar a concluido, este
movimiento también afecta al inventario.
Nota: Los demás campos se llenan de igual forma que las pantallas de las
lecciones anteriores.
Compras - 63
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Gasto Diverso
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo | Entrada con Gastos | Menú
edición | Opción Gastos Diversos.
1. Se selecciona el concepto del gasto.
2. Se selecciona o captura la clave del Acreedor.
3. La fecha en que se generará el gasto.
4. Alguna referencia importante del gasto.
5. La condición de pago del gasto.
6. El sistema despliega la fecha de vencimiento.
7. Si se desea prorratear, es decir, dividir en costo, cantidad, peto etc.
8. Seleccionar si tiene algún pedimento a afectar con este fasto.
9. El Importe del Gasto.
10. Retención de ISR si es que lleva.
11. Capturar los impuestos, el sistema los da en automático pero se pueden
cambiar.
12. Dar click en este botón para aplicar el gasto a la orden con Gastos.
Posición del Movimiento de la Entrada
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo | Entrada con Gastos | Menú Ver
| Opción Posición del movimiento.
1. Si se observa la posición del movimiento se generó la cuenta por pagar y el
gasto en sus respectivos módulos.
Compras - 64
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Gasto Concluido
Ruta: Logística | Gastos | Buscar Gasto | Click en Abrir
1. Se puede observar el detalle del gasto que quedó concluido en el módulo de
gastos.
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Compras - 66
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Entrada Importación
La entrada importación, aparte de los gastos normales, también toma en cuenta
los gastos de importación. Es necesario capturar también los pedimentos de
importación, el país, etc. Este movimiento pide en cada renglón que se capture
el proveedor, esto es con la finalidad de que en una sola entrada se ingresen
varios artículos que pueden venir de diferentes proveedores, pero sea la misma
entrada de importación. En este caso cuando se afecta la entrada, las cuentas por
pagar las generará con los proveedores capturados en el detalle.
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo
1. Movimiento. Seleccionar Entrada importación.
2. Cuando se hace esta entrada, al material se le hace un avalúo en la aduana y
este se coloca en este campo.
3. El valor que tendrá en el inventario.
4. País de procedencia de las piezas o material.
5. %IGI Porcentaje General de importación.
6. %Cuota. Indica el porcentaje compensatorio referente a los aranceles del
artículo.
7. ID1 y ID2. Especifica los catálogos especificadores de los cuales se puede
elegir parte 2 o pedimentos consolidados.
8. Se selecciona del catálogo de formas de pago, efectivo, transferencia, tarjeta,
etc.
Este movimiento pasa directamente de sin afectar a concluido y afectan las
entradas al almacén.
Nota: Los demás campos se llenan de igual forma que las pantallas de las
lecciones anteriores.
Compras - 67
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Asignación de Pedimento
Ruta: Dentro del movimiento Entrada Importación | Click en Edición |
Click en Asignar Pedimentos
1. Dar click sobre el botón de ayuda en captura para elegir el pedimento que le
corresponde. Una vez seleccionado, dar click en Asignar.
Nota: En caso de No tener ningún pedimento configurado, se da click en la
ayuda en captura que mostrará la ventana que se describe en el siguiente
paso.
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Captura de Pedimentos
Ruta: Dentro del movimiento Entrada Importación | Click en Edición |
Click en Asignar Pedimentos | Botón Ayuda en Captura
1. Lista de Pedimentos Configurados
2. Se pueden capturar hasta 3 descripciones diferentes al pedimento.
4. Igualmente se pueden capturar diferentes fechas del pedimento en caso de
que se requiera.
5. Y también el factor, esto significa que pueden venir por cajas de 12, o tambos
de 200 litros etc.
6. Botón Seleccionar para elegir alguno de los pedimentos configurados.
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Pestaña Datos Pedimento
Ruta: Dentro del movimiento Entrada Importación | Click en Edición |
Click en Asignar Pedimentos | Pestaña Datos Pedimento
1. Se selecciona la clave del pedimento. Para dar de alta pedimentos, revisar la
sección Configuración de este manual.
2. Régimen si es que aplica.
3. Tipo. Se puede seleccionar entre virtual, Temporal o definitiva.
4. La fecha de vencimiento del pedimento.
5. El valor en dólares si se desea, igual el valor aduana y el valor comercial.
6. El agente aduanal.
7. La aduana por la que se recibirá el Pedimento. Para ver el proceso de alta de
una aduana, consultar la sección de Configuración de este manual.
8. Sección de la aduana.
9. Denominación del pedimento.
10. Valor del DTA.
11. Importe del Impuesto.
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12. Porcentaje de aranceles.
13. Importe Total.
Posición del movimiento
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo | Entrada Importación | Menú
Ver | Opción Posición del movimiento.
1. Se puede observar que generó la cuenta por pagar del movimiento.
Compras - 71
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Orden Devolución
Este movimiento sirve para hacer un previo a una devolución de compra. Las
devoluciones pueden deberse a distintos factores como mercancía dañada o
defectuosa, que llegaron más de los pedidos originalmente, etc.
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo
1. Movimiento. Seleccionar Orden Devolución.
2. Capturar en el detalle la clave del artículo a devolver, cantidad, costo, etc.
3. Este movimiento pasa de sin afectar a pendiente y no afecta al inventario,
hasta que se avance a devolución compra que será otro movimiento que se verá
más adelante.
Nota: Los demás campos se llenan de igual forma que las pantallas de las
lecciones anteriores.
Compras - 72
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Devolución Compra
Este movimiento ya afecta al inventario puede capturarse directamente o
provenir de una Orden devolución, como se comentó las devoluciones pueden
deberse a diversos factores, mercancía de más o dañada, etc.
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo
1. Se selecciona el movimiento Devolución Compra o si ya viene de una Orden
Devolución el sistema lo coloca en automático.
2. Se observa el origen del movimiento, los artículos, costo, cantidad.
3. Al afectar queda en estatus concluido y descarga del almacén las piezas
indicadas.
Nota: Los demás campos se llenan de igual forma que las pantallas de las
lecciones anteriores.
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Posición del Movimiento Devolución Compra
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo | Devolución Compra | Menú
Ver | Opción Posición del movimiento.
1. Genera un movimiento Crédito Proveedor en el módulo de CXP.
Devolución de Compra de Artículo Tipo Serie
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo | Devolución Compra | Menú
Edición | Opción Series/Lotes del Artículo
1. En caso de que la Devolución se trate de artículos tipo serie o lote, será
necesario seleccionar la serie específica que se ha de devolver. Se debe
seleccionar el número de serie con el que se hizo la compra, ya que se pueden
tener varios artículos en el almacén con la misma clave pero con diferente serie.
Compras - 74
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Asistente por Rangos
Esta opción se utiliza cuando devolverán varios artículos a la vez y sus series son
consecutivas.
1. Dar click en Asistente de Rangos.
2. Dar click sobre el botón de ayuda en captura para seleccionar la primera serie
de donde partirá.
3. Seleccionar el número de artículos a devolver.
4. Dar click en Afectar.
Compras - 75
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Corroborar que los números de serie sean los correctos y para finalizar dar click
en Aceptar.
Configuración Surtido Automático Series Lotes opción - No
1. En caso de que en la configuración del surtido Automático Series Lotes se
tenga seleccionada la opción NO, al intentar realizar una devolución sin capturar
el número de serie el sistema arrojará el error que se muestra en pantalla. Como
referencia de este manual se puede revisar la sección de configuración.
Nota: En Caso de que se elija Ascendente o Descendente, el sistema
buscará el primer número de serie para realizar la salida del inventario,
ordenada de esta manera, ascendente o descendente que esté disponible
en el almacén, esto es cuando se asignan por ejemplo las series con el
Compras - 76
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asistente y se les coloca un número de serie consecutivo ejemplo se
compran 3 sillas como activo fijo y se les asigna las series SILLA1, SILLA2,
Y SILLA 3.
Compras - 77
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Compra Consignación
El movimiento compra consignación se utiliza cuando se deja una mercancía y
hasta que sea vendida se pagará al proveedor, por lo cual no genera Cuenta por
Pagar, sólo afecta al módulo de inventarios.
Inventario Antes de la Compra Consignación
Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Buscar Artículo | Click en Botón Abrir
| Click en el icono "i" de información
1. Se puede revisar que la existencia en el almacén tiene 124 piezas antes de la
compra a Consignación.
Ruta: Logística | Compras | Nuevo | Compra Consignación
1. Movimiento. Seleccionar Compra consignación.
Compras - 78
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2. Se Capturan los campos de artículo, cantidad, costo, etc.
3. Este movimiento al afectar queda en estatus de pendiente, en el que después
se puede generar la entrada de compra o la devolución.
Compras - 79
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Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Buscar Artículo | Click en Botón Abrir
| Click en el icono "i" de información
1. Se puede revisar que la existencia en el almacén ya cambio a 126 piezas
después de la compra a Consignación, es decir si le da entrada a las piezas al
inventario.
Compras - 80
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Posición del Movimiento Compra Consignación
Ruta: Logística | Compras | Abrir Compra Consignación | Menú Ver |
Posición del Movimiento
1. Sin embargo se puede Observar que no genera ninguna cuenta por pagar.
Flujo Compra Consignación
1. En el flujo de la compra a consignación se podrá generar Devolución o
Entrada de compra, las cuales se podrán observar a detalle en el capítulo de
funcionalidad.
Compras - 81
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Dev. Compra Consignación
Permite devolver la mercancía comprada a consignación.
Ruta: Logística | Compras | Nuevo | Dev. Compra Consignación
1. Movimiento. Seleccionar Dev. Compra consignación.
2. Se Capturan los campos de artículo, cantidad, costo, etc.
3. Este movimiento al afectar queda en estatus de concluido.
Revisando Inventario
Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Buscar Artículo | Click en Botón Abrir
| Click en Botón i de información
1. Como se revisó en la lección anterior la compra consignación había dejado
Compras - 82
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126 piezas en existencia después de que se realizó compra consignación, aquí
se muestra como disminuye nuevamente la existencia al hacer una devolución
consignación.
Posición del Movimiento Dev. Compra Consignación
Ruta: Logística | Compras | Abrir Compra Consignación | Menú Ver |
Posición del Movimiento
1. Se puede notar que tampoco hay Cuenta por pagar.
Compras - 83
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Compras - 84
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Bonificación Compra
Bonificación compra se utiliza para realizar algún descuento, ya sea porque se
hizo un cargo de más o por un descuento del proveedor. Este movimiento
genera otro en CXP para aplicarlo al de la compra y disminuir el saldo con el
proveedor. A continuación se explica cómo se realiza este movimiento.
Ruta: Logística | Compras | Nuevo | Bonificación compra
1. Movimiento. Seleccionar Bonificación Compra.
2. Se Capturan los campos de artículo, cantidad, costo, etc.
3. Este movimiento al afectar queda en estatus de Concluido.
Compras - 85
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Posición del movimiento de la Bonificación Compra
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo | Bonificación Compra | Menú
Ver | Opción Posición del movimiento.
1. Se puede observar que generó la cuenta por pagar del movimiento.
Compras - 86
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Gasto Diverso
Se utiliza para generar los Gastos relacionados con una compra, los cuales serán
aplicados al artículo, este movimiento además de generar la cuenta por pagar
del gasto, promedia el costo de la existencia de los artículos aumentando el
importe del gasto diverso.
Costo Antes de Gasto Diverso
Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Buscar Artículo | Click en Botón Abrir
| Click en Botón i de información | Pestaña Costos
1. Se muestra el costo promedio de los artículos antes de un gasto diverso.
Ruta: Logística | Compras | Nuevo | Gasto Diverso
1. Movimiento. Seleccionar Gasto Diverso.
2. Se capturan los campos de artículo, cantidad, costo, etc.
3. Este movimiento al afectar queda en estatus de Concluido.
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Revisando Costos
Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Buscar Artículo | Click en Botón Abrir
| Click en Botón i de información
1, Se puede notar que este movimiento Prorratea el importe del gasto diverso
entre todas las piezas del almacén. El costo del artículo incrementó por el Gasto
Diverso.
Compras - 88
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Posición del Movimiento Gasto Diverso
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo | Gasto Diverso | Menú Ver |
Opción Posición del movimiento.
1. Si se observa la posición del movimiento se generó la cuenta por pagar.
Compras - 89
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Gasto Extemporáneo
Este movimiento funciona igual que el anterior, sólo que se puede realizar varios
días después de la compra del artículo. Este movimiento además de generar la
cuenta por pagar del gasto, promedia el costo de la existencia de los artículos
aumentando el importe del gasto extemporáneo.
Costo Antes del Gasto Extemporáneo
Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Buscar Artículo | Click en Botón Abrir
| Click en icono "i" de información
1, Se puede notar que este movimiento Prorratea el importe del gasto
Extemporáneo entre todas las piezas del almacén
Ruta: Logística | Compras | Nuevo | Gasto Extemporáneo
1. Movimiento. Seleccionar Gasto Extemporáneo.
2. Se capturan los campos de artículo, cantidad, costo, etc.
3. Este movimiento al afectar queda en estatus de Concluido.
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Revisando Costos después del gasto Extemporáneo
Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Buscar Artículo | Click en Botón Abrir
| Click en icono "i" de información
1, Se puede notar que este movimiento Prorratea el importe del gasto
Extemporáneo entre todas las piezas del almacén. El costo del artículo
incrementó por el Gasto Extemporáneo.
Compras - 91
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Posición del movimiento del Gasto Extemporáneo
Ruta: Logística | Compras | Click en Nuevo | Gasto Extemporáneo | Menú
Ver | Opción Posición del Movimiento.
1. Si se observa la posición del movimiento se generó la cuenta por pagar.
Compras - 92
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Orden Garantía
La orden Garantía es similar a una orden de compra, con la diferencia que sólo
puede ser afectada para almacenes tipo garantía, ya que se utiliza para las
garantías de los clientes y por lo tanto ya no implica tampoco ningún costo.
Ruta: Logística | Compras | Nuevo | Orden Garantía
1. Movimiento. Seleccionar Orden Garantía.
2. Se debe seleccionar un Almacén configurado como de garantías.
3. Se capturan los campos de artículo, cantidad, costo, etc.
4. Este movimiento al afectar queda en estatus de Pendiente, para después
avanzarlo a intercambio garantía que se verá en la siguiente lección.
Compras - 93
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Intercambio Garantía
Este movimiento se utiliza para dar entrada al material al almacén de garantía,
este proviene del movimiento orden garantía y a continuación se explica el
funcionamiento de este movimiento.
Ruta: Logística | Compras | Buscar Orden Garantía | Abrir | Afectar a
intercambio Garantía
1. Movimiento. Seleccionar Intercambio Garantía.
2. Se debe seleccionar un Almacén configurado como de garantías.
3. Se capturan los campos de artículo, cantidad, costo, etc. se puede observar el
origen del movimiento.
4. Este movimiento al afectar queda en estatus de Pendiente, para después
avanzarlo a devolución garantía que se verá en la siguiente lección.
Compras - 94
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Devolución Garantía
Se utiliza para dar salida a mercancía o material que este en algún almacén de
garantías.
Ruta: Logística | Compras | Buscar Intercambio Garantía | Abrir | Afectar a
devolución Garantía
1. Movimiento. Seleccionar Devolución Garantía.
2. Se debe seleccionar un Almacén configurado como de garantías.
3. Se Capturan los campos de artículo, cantidad, costo, etc. se puede observar el
origen del movimiento.
4. Este movimiento al afectar queda en estatus de Concluido, concluyendo
también el intercambio garantía.
Compras - 95
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Presupuesto
La finalidad de este movimiento es establecer controles sobre los artículos,
mensuales o anuales. El gasto que ya se ha realizado de algún artículo, lo que
está en pendiente y lo que aún queda disponible.
Ruta: Logística | Compras | Nuevo
1. Movimiento. Seleccionar Presupuesto.
2. Se Capturan los campos de artículo, cantidad, costo, etc. Además muestra el
importe ejercido de ese artículo.
3. Que importe se tiene en pendiente del presupuesto.
4. Y cuanto esta aún disponible para ejercer.
Este movimiento se irá actualizando automáticamente en cuanto se afecten
movimientos en el sistema que estén relacionados con los artículos
presupuestados. El movimiento presupuesto también se puede editar con el
movimiento Disminución del Presupuesto.
La columna de Pendiente registrará el importe del presupuesto que está en
Requisiciones de Compra, pero que no han sido afectadas como Entradas de
Compra. La columna de Disponible indica el importe que puede ser utilizado.
Compras - 96
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Validación del Presupuesto
Ruta: Configurar | Empresas | Seleccionar la Empresa | 2: Configuración de
Módulos | Pestaña Compras
1. Se configura que se desea que se valide el presupuesto del Artículo
2. Además se puede indicar en qué movimiento se hará esta validación
Configurar Validación de Presupuesto a Nivel Artículo
Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Abrir Artículo existente | Pestaña
Planeación.
1. Al tener prendido de Validar Presupuesto en la configuración del módulo, en
el catálogo de artículos se puede observar un nuevo combo en la que da opción
de elegir el tipo de validación del presupuesto; dando opción de seleccionar
mensual, acumulado o anual.
Compras - 97
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Realizar Compra con Presupuesto
Ruta: Logística | Compras | Buscar movimiento Orden Compra | Afectarla
a Entrada Compra
1. Se podrá notar que al afectar un movimiento Orden Compra.
2. Excede el presupuesto y el sistema manda el siguiente error, especificando la
clave del artículo que ha sido validado.
Compras - 98
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Compras - 99
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Estadística
Se pueden capturar datos informativos, no afectan al almacén ni afectan
contabilidad ni cuentas por pagar, para eso se utiliza este movimiento que se
muestra a continuación.
Ruta: Logística | Compras | Nuevo | Estadística
1. Movimiento. Seleccionar Estadística.
2. Se Capturan los campos de artículo, cantidad, costo, etc.
3. Este movimiento al afectar queda en estatus de Concluido ya que sólo es
informativo.
Compras - 100
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Herramientas
Compras - 101
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Procesar en Lote
Esta herramienta es para agilizar el trabajo y afectar varios movimientos en una
sola pantalla, ya sea para depurar órdenes de compra que están pendientes y ya
no se van a surtir si en un pedido llegaron varios pedidos se pueden afectar
todas a entrada compra por ejemplo.
Ruta: Herramientas | Compras | Procesar en Lote
1. Filtros de búsqueda, por movimiento específico, estatus, fechas del
movimiento, sucursal etc.
2. Un filtro más donde se pueden seleccionar los movimientos de cierto almacén
o todos.
3. Se tienen dos órdenes de compra en pendientes.
4. Al dar click derecho con el ratón se despliega un menú con varias opciones en
las que se pueden consultar las propiedades de algún movimiento, localizar
alguno en específico, Seleccionar, todo, Afectar todos los seleccionados,
Comprar todos los seleccionados, imprimir, cancelar el pendiente o movimientos
completos, enviar a Excel etc. en este ejemplo se van a comprar en lote las dos
órdenes que se tienen en pendiente.
Compras - 102
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Mensaje
1. Una vez seleccionada la opción de comprar en lote el sistema arroja este
mensaje de los movimientos que generó.
Compras - 103
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Procesar Requisiciones de Compra
Esta herramienta permite generar órdenes de compra de varias requisiciones,
ahorrando de este modo estar avanzando cada una de ellas de forma individual y
generando varias órdenes de compra a la vez. A continuación se explica cómo
funciona.
Ruta: Herramientas | Compras | Procesar Requisiciones de Compra
1. Filtros de búsqueda, fechas, moneda, sucursal
2. Botón Generar Órdenes Autorizadas. Cuando se da click se generan las
órdenes autorizadas.
3. Se puede consultar información del Artículo o del Proveedor en estos 2
botones.
4. Aparece el listado de los movimientos pendientes.
5. En este campo se tiene que poner en autorizar para que se pueda generar la
orden.
6. Al afectar muestra el mensaje de que se generó la orden de compra.
Compras - 104
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Movimiento Generado
Ruta: Logística | Compras | Buscar Orden de compra estatus por Confirmar
| Abrir
1. Generó la orden de compra.
2. En estatus por Confirmar.
Compras - 105
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Generar Cotizaciones / Licitaciones
Esta útil herramienta genera cotizaciones, requisiciones u órdenes de compra
seleccionando sólo ciertos datos, que, dependiendo de la política de la
empresa, puede ahorrarse datos innecesarios.
Ruta: Herramientas | Compras | Generar Cotizaciones / Licitaciones
1. Muestra los movimientos que se pueden generar cotizaciones, Licitación,
Orden de Compra.
2. Filtro de búsqueda de artículos.
3. Lista donde se seleccionan los artículos que contendrá el movimiento a
generar.
Compras - 106
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Seleccionando Proveedor
1. Al dar click en cualquiera de los movimientos el sistema pide el proveedor al
que se le va a generar el movimiento.
Mensaje
1. Después de seleccionar el proveedor el sistema arroja el siguiente mensaje:
Compras - 107
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Autorizar Cotizaciones
Desde esta opción de Intelisis se pueden generar las órdenes de compra de
varias cotizaciones a la vez sin tener que hacerlo una por una.
Ruta: Herramientas | Compras | Autorizar Cotizaciones
1. Filtro de búsqueda de artículos.
2. Lista donde se seleccionan los artículos que contendrá el movimiento a
generar.
3. Lista de las cotizaciones pendientes que se tienen en sistema.
4. Botón generar órdenes de Compra.
Compras - 108
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Flujo del Movimiento
1. Al dar click en el botón Generar órdenes de Compra el sistema muestra este
menú de selección donde se puede elegir entre varias opciones.
Mensaje
1. Muestra el mensaje de que se generó la orden de Compra.
Compras - 109
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Exploradores
Compras - 110
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Compras
Es importante mencionar que el uso de los exploradores en Intelisis facilita
muchísimo la consulta y extracción de información, se puede consultar
información resumida, detallada y de forma dinámica al elegir los campos que se
desean consultar. A continuación se explica la información que se puede
obtener en el explorador de compras.
Ruta: Exploradores | Compras | Compras
1. Filtros de Búsqueda. Movimiento en específico, movimiento, Estatus, Fecha
Moneda, sucursal, Proyecto y UEN, al seleccionar uno de estos datos específicos
el sistema mostrará solo la información perteneciente a ese facha por ejemplo,
sucursal, etc.
2. Si está seleccionado algún movimiento se puede consultar la información del
proveedor.
3. Se puede enviar a Excel el resultado de la consulta.
4. Se pueden decidir los campos que se desean consultar.
Compras - 111
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Compras Detalle
El explorador funciona exactamente igual que el anterior, la diferencia es que
muestra información detallada de los movimientos.
Ruta: Exploradores | Compras | Compras Detalle
1. Filtros de Búsqueda.
2. Aquí muestra el detalle de cada pieza o artículo cargado en los movimientos.
Compras - 112
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Compras Acumuladas
Este explorador envía información acumulada de las compras de un mes y del
año por proveedor.
Ruta: Exploradores | Compras | Compras Acumuladas
1. Filtros de búsqueda.
2. Botones de enviar a Excel, información del proveedor, personalizar vista, etc.
3. Área de datos.
Compras - 113
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Compras Acumuladas Detalle
Funciona igual que el anterior pero muestra el detalle de las compras
acumuladas por artículo y por proveedor.
Ruta: Exploradores | Compras | Compras Acumuladas Detalle
1. Muestra información del detalle de cada artículo agrupado por proveedor.
Igual que los demás exploradores, se pueden filtra los movimientos, ver
información del artículo o proveedor, enviar a Excel etc.
Compras - 114
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Pendientes
Este explorador muestra la información sólo de los movimientos pendientes que
se tienen en el módulo de compras, esto es a nivel general.
Ruta: Exploradores | Compras | Pendientes
1. Filtros de búsqueda.
2. Botones de enviar a Excel, información del proveedor, personalizar vista, etc.
3. Área de datos.
Compras - 115
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Pendientes (Detalle)
Igual que el explorador de pendientes, sólo que este muestra el detalle de los
movimientos pendientes, se pueden filtrar por tipo de artículo, categorías, etc.
Ruta: Exploradores | Compras | Pendientes (Detalle)
1. Filtros de búsqueda.
2. Filtro por categorías, Grupos, Familias y líneas.
3. Botones de enviar a Excel, información del proveedor, personalizar vista, etc.
4. Área de datos.
Compras - 116
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Agenda
Este explorador es especial, ya que muestra la disponibilidad de un agente,
dentro de las actividades relacionadas con compras de artículos.
Ruta: Exploradores | Compras | Agenda
1. Se puede seleccionar la fecha que se quiere consultar.
2. Seleccionar el agente de quien se quiere conocer la información.
3. Horario dividido cada media hora, donde se ve si el agente tiene actividades o
está disponible.
Compras - 117
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Reportes
Compras - 118
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Acumulados
Genera información acumulada relacionada con las compras de acuerdo a varios
filtros que a continuación se describen.
Ruta: Reportes | Compras | Acumulados
1. Rango de Artículos.
2. Se puede seleccionar los agrupadores del artículo como son Categoría, familia,
Grupo y Fabricante.
3. Rango de Proveedores.
4. Si estará ordenado el reporte por artículo o por proveedor.
5. De qué año se arrojará la información.
6. La moneda de los movimientos.
7. El Titulo que se imprimirá en el reporte.
8. Botones para vista preliminar, o para imprimirlo.
Compras - 119
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Impresión Reporte de Acumulados
1. El reporte muestra por periodo, las compras de determinado artículo, también
dividido por proveedor.
2. Los importes de las compras.
3. Si hubo devoluciones, también las emite.
4. Cuánto fue la compra neta, es decir, entradas menos devoluciones.
5. Un Gran total de todos los rubros mencionados.
Compras - 120
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Movimientos
Este reporte muestra los movimientos de cierto artículo, se pueden filtrar por
proveedor y por un rango de fechas.
Ruta: Reportes | Compras | Movimientos
1. Se selecciona o captura el artículo que se desea consultar.
2. En qué moneda se realizaron los movimientos.
3. Algún proveedor en específico. Si se deja en blanco emite el reporte de todos.
4. Rango de fechas de los movimientos.
5. Si el reporte se emitirá por día, o se desglosará por movimiento o por
aplicación.
6. Se puede emitir de forma Normal (Global) o Detallada.
7. Botones para vista preliminar o impresión del reporte.
Resultado Reporte de Movimientos
1. Datos del encabezado, Artículo, proveedor, moneda etc.
2. Fecha que se está consultando.
3. Cargos, Abonos y Saldo de los movimientos.
Compras - 121
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Compras - 122
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General de Movimientos
Este reporte refleja los movimientos e información de compras de acuerdo a los
filtros seleccionados.
Ruta: Reportes | Compras | General de Movimientos
1. Rango de Agentes.
2. Rango de Proveedores.
3. Agrupadores, Categoría y Familia.
4. Sucursal específica.
5. UEN específica.
6. Tipo de Movimiento, se puede seleccionar cualquiera de los movimientos
de compra.
7. Estatus del movimiento.
8. De algún almacén en específico o todos.
9. La moneda de los movimientos.
10. Rango de fechas de los movimientos.
11. Botones para vista preliminar o impresión del reporte.
Compras - 123
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Resultado del Reporte General de Movimientos
1. Encabezado del reporte fechas, rango de proveedores, rango de agentes, etc.
2. Información del detalle, movimiento, agente, Nombre del agente, Fecha de
emisión del movimiento, Importe, impuesto y total.
3. Almacén del movimiento.
Compras - 124
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General de Movimientos (Detalle)
Este reporte también emite los movimientos de acuerdo a los parámetros con los
que se solicite el reporte, sin embargo este los emite de forma detallada como se
verá a continuación.
Ruta: Reportes | Compras | General de Movimientos (Detalle)
1. Rango de Artículos.
2. Agrupadores, Categoría, Familia, Grupo, etc.
3. Sucursal específica.
4. UEN específica.
5. Tipo de Movimiento. Se puede seleccionar cualquiera de los movimientos
de compra.
6. Moneda del movimiento.
7. De algún almacén en específico o todos.
8. Estatus de los movimientos.
9. Rango de fechas de los movimientos.
10. Si se requieren los movimientos desglosados o no.
11. Botones para vista preliminar o impresión del reporte.
Compras - 125
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Resultado Reporte General de Movimientos Detalle.
1. Encabezado del reporte fechas, rango de artículos, etc.
2. Información del detalle, movimiento, agente, Fecha de emisión del
movimiento, Importe, impuesto, total y almacén.
Compras - 126
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Diario de Movimientos
Genera un reporte general de movimientos realizados en el módulo de compras.
Ruta: Reportes | Compras | Diario de Movimientos
1. Rango de Proveedores.
2. Agrupadores, Categoría y Familia.
3. Sucursal específica.
4. UEN específica.
5. Tipo de Movimiento. Se puede seleccionar cualquiera de los movimientos
de compra.
6. Estatus del movimiento.
7. De algún almacén en específico o todos.
8. Rango de fechas de los movimientos.
9. Botones para vista preliminar o impresión del reporte.
Resultado Reporte Diario de Movimientos.
1. Encabezado del reporte fechas, rango de proveedores, etc.
2. Información del detalle, movimiento, proveedor, agente, Fecha de emisión
del movimiento, Importe, impuesto, total y almacén.
Compras - 127
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Compras - 128
Publicado en http://docs.intelisis.info.
Movimientos Pendientes
Este reporte emite de forma detallada y de acuerdo a los parámetros que se le
indiquen los movimientos pendientes en el módulo de compras, como se verá a
continuación.
Ruta: Reportes | Compras | Movimientos Pendientes
1. Rango de Artículos.
2. Se puede seleccionar los agrupadores del artículo como son Categoría,
familia, Grupo, Fabricante y Almacén.
3. Rango de Proveedores.
4. Agrupadores del Proveedor.
5. La moneda de los movimientos.
6. Si se emitirá desglosado el reporte.
7. Rango de Fechas de los movimientos.
8. Botones para vista preliminar, o para imprimirlo.
Compras - 129
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Resultado de Reporte Movimientos Pendientes.
1. Encabezado del reporte fechas, rango de proveedores, etc.
2. Información del detalle, movimiento, proveedor, Articulo, Descripción,
Cantidad Pedida, cantidad pendiente Importe pendiente, días.
Compras - 130
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Comparativo Mes / Año
Este reporte emite información comparativa con el mes del año anterior.
Ruta: Reportes | Compras | Comparativo Mes / Año
1. Año del que se desea sacar la información.
2. Periodo del que se desea obtener la información.
3. Rango de Artículos.
4. Se puede seleccionar los agrupadores del artículo como son Categoría,
familia, Grupo y Fabricante.
5. Botones para vista preliminar, o para imprimirlo.
Resultado del Reporte Comparativo Mes /Año
1. Muestra de los artículos las compras del mismo mes del año anterior y del año
actual, para realizar una comparativa.
Compras - 131
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Cumplimiento
Muestra el cumplimiento en fechas de las compras realizadas, de acuerdo a los
parámetros o filtros especificados en el reporte.
Ruta: Reportes | Compras | Cumplimiento
1. Rango de Proveedores.
2. Rango de Fechas.
3. Se puede seleccionar los agrupadores del artículo como son Categoría y
familia.
4. Si se mostrará el reporte desglosado o no.
5. Botones de vista preliminar y de impresión del reporte.
Resultado del Reporte de Cumplimiento
1. Encabezado, Rango de Fechas, Rango de Proveedores.
2. Detalle de los movimientos, nos especifica la cantidad pedida y la cantidad
surtida, así como el porcentaje de cumplimiento.
Compras - 132
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Errores Frecuentes
Compras - 133
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Almacén Incorrecto Orden Garantías
Para los movimientos Orden Garantía, Intercambio Garantía o Dev. Orden
Garantía es necesario configurar el almacén tipo garantías de lo contrario, al
afectar el sistema emitirá el siguiente error.
Solución Almacén Garantía
1. En cuentas almacenes, se abrirá el almacén que se usará para garantías y se le
tiene que configurar tipo garantías, como se muestra en la imagen.
Compras - 134
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Error de Consecutivos
En ocasiones por diversas causas puede haber ya un movimiento con un folio
asignado y el sistema tiene configurado que asigne ese mismo, por lo que al ya
haber un movimiento con ese consecutivo el sistema emitirá el siguiente error:
Consecutivos
Solución Configurando Consecutivos
Ruta: Configurar | Consecutivos | Compras
1. Una primera opción (que no es tan recomendable) es avanzar el consecutivo a
uno que ya esté libre o no haya sido usado para que se pueda afectar el
movimiento.
Compras - 135
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Solución Consecutivos Independientes
Ruta: Configurar | Empresas | Seleccionar la empresa| Menú Edición |
Opciones de módulos | Click en la pestaña de Compras (2)
1. Activar el check Consecutivo Independiente (Devoluciones / Crédito
Proveedor).
2. Activar el check Consecutivo Independiente (Bonificaciones / Crédito
Proveedor).
Importante: Esta última opción sería la más recomendable ya que se evita
la modificación manual de consecutivos que puede llevar a un uso
incorrecto de identificadores.
Compras - 136
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Falta existencia Gasto Diverso
Para aplicar un gasto diverso a un artículo este debe tener forzosamente
existencia en el almacén, si se realizó una compra y ya se factura esa pieza, ya no
habrá existencia para relacionar el gasto diverso con el artículo.
1. Las posibles soluciones en este ejemplo serían: cancelar la factura o realizar
una nueva compra para que haya existencia de dicho artículo en el almacén.
Compras - 137
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Falta Indicar el Número de Serie Lote del artículo
Falta indicar la Serie Lote del Artículo
1. Este Error es provocado cuando se requiere hacer una compra de un artículo
tipo Serie o tipo Lote y al realizar el movimiento no se captura este dato.
La solución es ir al menú edición, opción series lotes del artículo y capturar
un número de serie o de lote del artículo. Con esto el sistema dejará realizar la
compra. También aplica en las devoluciones de compra, cuando se tiene
configurado en el módulo de inventarios la opción de surtido automático series
/lotes del artículo tenga configurada la opción NO.
Compras - 138
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El Proveedor Indicado no está Asignado al Artículo
1. Si se revisa la configuración del módulo de compras hay un check que dice
validar proveedores del artículo, esto significa que ciertos productos sólo se
podrán comprar a un proveedor en específico, de lo contrario marcará este error:
Solución Proveedor
Ruta: Cuentas | Proveedores | Proveedores | Abrir Proveedor | Menú
Edición | Opción Artículos del Proveedor
1. La solución a este error es ir al catálogo de proveedores, seleccionar el
proveedor al que se la va a hacer la compra y anexarle el artículo deseado.
Solución Artículo
Ruta: Cuentas | Artículos | Artículos | Menú Edición | Proveedores del
Artículo
1. También se le puede asignar un proveedor por omisión al artículo, de esta
forma se liga y ya deja realizar la compra sin problemas.
Compras - 139
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Configuración Usuario
Ruta: Configurar | Usuarios | Usuarios | Botón Configuración | Pestaña
Consultas especiales.
1. En caso de que el usuario no tenga acceso al menú anteriormente descrito
para ligar el proveedor con el artículo, es necesario revisar la Configuración. Se
deberá prender el check de consultar costos como se muestra en la imagen.
Compras - 140
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Compras - 141
Publicado en http://docs.intelisis.info.
Temas Relacionados
Compras - 142
Publicado en http://docs.intelisis.info.
Cargar desde Excel en Lote
Varios movimientos en Intelisis se pueden cargar desde un archivo de Excel, esta
opción reduce tiempo y errores de captura, como se verá a continuación:
Cargar Compra en Forma Masiva Desde Excel
Ruta: Logística | Compras | Nuevo | Capturar Información del Encabezado
| Menú Archivo | Opción Excel.
Después de capturar los datos del encabezado, se pueden capturar los datos
desde Excel, yendo a la ruta explicada, el sistema muestra la siguiente ventana
de captura.
1. Se busca el documento que contiene la información.
2. Se agrega la contraseña en caso de ser requerida.
3. Se selecciona la hoja en la que esta guardada la información.
4. El rango de celdas que se van a leer.
5. Los campos que debe contener el archivo.
6. Botones para aceptar o cancelar.
Compras - 143
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Registros Cargados
1. En este ejemplo sólo se cargaron 2 registros, pero esta herramienta es muy útil
cuando se cargan 100, 200 o más artículos, evitando errores de captura además
del tiempo invertido.
Compras - 144
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