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PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE
PAPELERÍA
Proceso: Compras
Fecha de vigencia
04-03-2015
Versión 1
Área: Compras
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1. OBJETIVO
Proveer oportunamente los elementos de papelería necesarios para realizar las funciones
administrativas y actividades académicas de cada dependencia relacionadas con la prestación del
servicio.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para los roles que están autorizados para hacer Solicitudes de Compra,
Área de Compras y Almacén. Desde la solicitud de compra hasta la entrega de la papelería.
3. POLÍTICAS Y/O CONDICINES GENERALES
3.1 En la tabla 1 se muestran los cargos que pueden hacer solicitudes de compra con sus respectivos
aprobadores.
SOLICITANTE DE COMPRAS
Secretarias de Escuelas
Secretaria Administrativa
Coordinador de Deportes
Secretaria de Currículo
Director de Admisiones
Asistente de Mantenimiento
Practicante de Gestión Humana
Coordinador de Actividades (Extensión)
Asistente de Mercadeo
APROBADORES DE COMPRA
Principals
Gerente Administrativo y Financiero
Director de Deportes
Director de Currículo
Director de Admisiones
Coordinador de Mantenimiento
Director de Gestión Humana
Coordinador de Actividades (Extensión)
Director de Mercadeo y Comunicaciones
Tabla 1. Solicitantes de Compra y aprobadores
3.2 Todos los responsables deben garantizar el cumplimiento establecido en este procedimiento.
3.3 Se podrán realizar compras directamente de caja menor cuyo monto no supere $90.000, en este
caso no se elaborara Solicitud de Compra.
3.4 Las Solicitudes de Compra deben estar aprobadas a más tardar los viernes antes de las
11:00a.m, así mismo las Órdenes de Compra deben estar aprobadas el mismo viernes antes de la
1:00p.m; con el fin de que el pedido llegue el martes a primera hora.
3.5 Para el personal administrativo, si las Solicitudes de Compra son mayores a 1 SMMLV debe
llevar la aprobación del Gerente Administrativo y Financiero.
3.6 Se deben planear con antelación las actividades a desarrollar con el fin de contar con los
recursos de manera oportuna, a razón de que no existirá papelería de stock en el Almacén.
3.7 Cada área es responsable de gestionar, controlar y presupuestar el inventarío de papelería.
Nº
4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE PAPELERÍA
FLUJOGRAMA
DESCRIPCION
RESPONSABLE
INICIO
Se presenta la necesidad de compra de
Papelería.
1.
NECESIDAD DE
COMPRA
2.
ELABORAR
SOLICITUD DE
COMPRA
Se entra en el sistema Siesa y se elabora la
Solicitud de Compra. En el cual se van a
describir el tipo de papelería a requerir con
las cantidades.
APROBAR
SOLICITUD DE
COMPRA
Se debe ingresar al sistema Siesa y aprobar
las cantidades de la Solicitud de Compra.
Ver Tabla1.
3.
A
Elaborado por: Área de Procesos – Gerencia Administrativa y Financiera.
Solicitante
Solicitante
Aprobador
PROCEDIMIENTO DE COMPRA DE
PAPELERÍA
Proceso: Compras
Nº
Área: Compras
FLUJOGRAMA
Fecha de vigencia
04-03-2015
Versión 1
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DESCRIPCION
RESPONSABLE
Dependiendo del tipo de papelería a requerir
se escoge al Proveedor. Ver política 3.2 y
3.3 y se elabora la respectiva Orden de
Compra por Centro de Costo en Siesa
Coordinador de
Compras
APROBAR ORDEN
DE COMPRA
Con el fin de visualizar el valor solicitado de
papelería y tener conciencia del gasto se
procede a aprobar la Orden de Compra
Aprobador
6.
ENVIAR ORDEN DE
COMPRA AL
PROVEEDOR
Se envía la orden de compra al Proveedor,
el cual enviará la papelería por Orden de
Compra (por Centro de Costo).
Coordinador de
Compras
7.
DESPACHAR
PAPELERÍA
El proveedor debe enviar la papelería y esta
debe ser empacada por Orden de Compra
enviada.
Proveedor
8.
RECIBIR
PAPELERÍA EN
ALMACÉN
A
ELABORAR ORDEN
DE COMPRA
4.
5.
Se recibe la papelería en el Almacén y se
verifica la factura
contra la Orden de
Compra.
¿El pedido
está
completo?
9.
Si
No
10.
RECIBIR PEDIDO
DE PAPELERÍA
PARCIAL
11.
HACER ENTRADA
DE PAPELERÍA EN
EL SISTEMA
12.
IMPRIMIR
DOCUMENTO DE
ENTRADA
13.
HACER SALIDA DE
PAPELERÍA EN EL
SISTEMA
14.
ENTREGAR
PAPELERÍA A
SOLICITANTE
Coordinador de
Almacén
Coordinador de
Almacén
Recibir las cantidades enviadas y se escribe
una nota en la orden de compra de las
cantidades o papelería faltante. Se acuerda
con el proveedor cuando las envía.
Coordinador de
Almacén
Se hace la entrada en Siesa de la papelería
y
este
va
al
Centro
de
Costo
correspondiente.
Coordinador de
Almacén
Imprimir documento de entrada al Almacén,
el cual va a ir adjunto a la respectiva factura
y debe enviar la factura a Contabilidad.
Coordinador de
Almacén
Se hace la respectiva salida de papelería por
Centro de Costo en Siesa.
Coordinador de
Almacén
Se hace la entrega de papelería a cada área
solicitante y se hace firmar el documento
como constancia de entrega.
Coordinador de
Almacén
FIN
6. REGISTRO DE APROBACION
Revisado por: Osmary Sanchez
Coordinadora de Compras
Aprobado por: Elen Yepes
Gerente Administrativa y Financiera
Elaborado por: Área de Procesos – Gerencia Administrativa y Financiera.