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 DEFINICIONES Y PROCEDIMIENTO GENERAL ZOHO PROJECTS PROYECTO DE IMPLEMENTACIÓN PCR ELABORADO POR: ING. HUGO DAVID GARCÍA FIOMEGA -­‐ GUATEMALA Fiomega PBX: +(502) 2390-­‐6200 Condado Naranjo, Edif. Crece Nivel 6 Of. 607, Guatemala, C.A. Soporte: [email protected] Definiciones Importantes Zoho Projects Usuario: Es aquel que tiene acceso a la herramienta y a los proyectos asociados con un
rol específico que puede ser “Gestor / Empleado”.
Rol Gestor (Manager): Es el que se le asigna al usuario y tiene permisos de
escritura/lectura sobre los proyectos a los que esta asociado.
Rol Empleado: Se puede asignar a un usuario y tiene permisos únicamente de lectura
sobre el proyecto, podrá crear y editar únicamente las tareas creadas por el mismo
usuario, mas no podrá eliminar o editar tareas de otros usuarios dentro del proyecto al
cual se encuentre asignado.
Proyecto: Entendemos como proyecto al conjunto de tareas, usuarios, documentos que
nos faciliten la ejecución o elaboración de un informe.
Tarea: Es la actividad puntual que nos llevará ejecutar una acción dentro del proyecto
para registrar el avance del mismo. Las tareas pueden estar asociadas a diferentes
usuarios, tener fechas de ejecución, duración y avance.
Lista de tareas : Es un conjunto de tareas relevantes a la ejecución de un proyecto
específico, es pueden crear y agrupar diferentes listas de tareas dentro de un proyecto.
Dependencia: Es el enlace de una tarea que puede ejecutarse únicamente después de
haber ejecutado una tarea anterior a la misma.
Documentos: Módulo dentro de un proyecto que nos permitirá almacenar toda la
información que sea necesaria y/o enviada por el cliente para elaborar un informe, así
como llevar el registro del informe generado.
Fiomega PBX: +(502) 2390-­‐6200 Condado Naranjo, Edif. Crece Nivel 6 Of. 607, Guatemala, C.A. Soporte: [email protected] Proceso general para la creación de un proyecto Nuevo
Proyecto
• Ingreso de nombre de proyecto: Cliente-FechaInforme
• Agregar descripción al proyecto: Tipo de informe, metodología, herramienta, etc.
• Asociar nombre del grupo: Seleccionar el nombre de analista asignado.
• Seleccionar proyecto como Privado
• Asociar analista Senior, Analista asignado desarrollo, Gerente País
Asociar
usuarios al
proyecto
Asociar
lista de
tareas
Asociar
propietarios
Generar
• En la sección del proyecto "Tareas e Hitos", asociar nueva Lista de tareas
• Seleccionar dentro de las plantillas creadas la plantilla que se desee utilizar
• Setear la fecha de inicio de la lista de tareas.
• Asociar los responsables de ejecutar cada tarea dentro de la lista de tareas.
• En la sección del proyecto dentro de "Tareas e Hitos" ir a "Reportes y Gráficos de Gantt" y generar
las dependencias deseadas.
dependencias
Fiomega PBX: +(502) 2390-­‐6200 Condado Naranjo, Edif. Crece Nivel 6 Of. 607, Guatemala, C.A. Soporte: [email protected] Paso a paso para la creación de un proyecto. 1. Ingreso al portal:
Para ingresar al portal ir a la siguiente dirección web:
https://projects.zoho.com/portal/ratingspcr/
Ingresar con el usuario y contraseña asignada respectivamente.
2. Crear nuevo proyecto:
a. Para crear un nuevo proyecto, ir a la pestaña de proyectos del lado del
botón de inicio en la parte superior izquierda de la pantalla.
b. Luego hacer clic en el botón “Nuevo Proyecto” que se encontrará en la
parte superior derecha de la pantalla.
Fiomega PBX: +(502) 2390-­‐6200 Condado Naranjo, Edif. Crece Nivel 6 Of. 607, Guatemala, C.A. Soporte: [email protected] c. Se mostrará un formulario el cual se debe de llenar con la información
específica del proyecto.
Aspectos a tomar en cuenta al crear un proyecto:
Nombre del proyecto: Debe de ser el nombre del cliente con la fecha del informe.
Ej: NombreCliente-MesAño
Descripción: Ingresar una descripción del proyecto que nos indique de manera breve
lo que se realizará en el proyecto: Tipo de informe, Metodología, Herramienta, etc.
Nombre del grupo: Es un listado en el cual se debe de seleccionar el nombre del
analista que estará a cargo del proyecto, esta agrupación servirá para que los
analistas seniors puedan agrupar de mejor manera los proyectos y ver un reporte de
avance por analista.
Acceso al proyecto: Los proyectos pueden ser privados, es decir únicamente los
usuarios asociados al proyecto podrán visualizar el mismo, en PCR utilizaremos
normalmente esta opción (Acceso Privado), ya que al hacer el proyecto público
damos acceso a todos los usuarios relacionados con la organización.
Fiomega PBX: +(502) 2390-­‐6200 Condado Naranjo, Edif. Crece Nivel 6 Of. 607, Guatemala, C.A. Soporte: [email protected] 3. Asociar Usuarios al proyecto
Para asociar usuarios, hacer clic en el botón de la esquina superior derecha “Agregar
usuarios / Add User”
Ingresar el correo electrónico del usuario que deseamos asociar al proyecto y asignar el
rol deseado “Gestor / Empleado”
Fiomega PBX: +(502) 2390-­‐6200 Condado Naranjo, Edif. Crece Nivel 6 Of. 607, Guatemala, C.A. Soporte: [email protected] 4. Asociar listas de tareas
Para asociar listas de tareas al proyecto, ingresamos en el menú a la opción “Tareas e
Hitos”
a. Luego Hacemos clic en el botón superior derecho de la pantalla “Nueva Tarea” y
seleccionamos “Nueva Lista de Tareas”.
b. En esta parte podemos crear una lista de tareas desde cero o bien seleccionamos
una lista de tareas desde una plantilla, para eso hacemos clic en el link que se
encuentra debajo del campo de texto para ingresar el titulo de la lista de tareas, el
link dice “Elegir entre las plantillas”, Esto nos cambiará el campo de texto del
titulo por una lista de selección, en la cual podemos seleccionar dentro de las
plantillas creadas la lista de tareas que deseamos utilizar y luego la fecha base de
inicio de las tareas.
Fiomega PBX: +(502) 2390-­‐6200 Condado Naranjo, Edif. Crece Nivel 6 Of. 607, Guatemala, C.A. Soporte: [email protected] 5. Asociar responsable de ejecutar las tareas.
Al tener cargadas las tareas, debemos de asociar un responsable de ejecutar las
mismas, para ello realizamos lo siguiente:
a. Hacemos clic sobre el cuadro de lado izquierdo a cada tarea, esto nos
permitirá poder seleccionar mas de una tarea a la cual deseamos cambiar
al propietario o responsable de la misma.
b. Al hacer clic sobre una tarea, el sistema nos muestra opciones adicionales
sobre un cuadro color amarillo, dentro de estas opciones se encuentra una
llamada “Propietario”
Fiomega PBX: +(502) 2390-­‐6200 Condado Naranjo, Edif. Crece Nivel 6 Of. 607, Guatemala, C.A. Soporte: [email protected] c. Al hacer clic sobre la opción “Propietario”, el sistema nos muestra una
ventana de opciones dentro de las cuales podemos seleccionar al/los
responsables de ejecutar las diferentes tareas.
Fiomega PBX: +(502) 2390-­‐6200 Condado Naranjo, Edif. Crece Nivel 6 Of. 607, Guatemala, C.A. Soporte: [email protected] 6. Dependencias
Para generar dependencias entre las tareas, nos dirigimos al link “Informes y
Gráficos de Gantt”, dentro del cual nos mostrará una vista de Gantt de las tareas.
Para generar una dependencia, arrastramos del centro de una tarea hacia otra que se
encuentre en un nivel inferior sin que estas tareas estén entrelazadas en tiempo y una
fecha más adelante.
Fiomega PBX: +(502) 2390-­‐6200 Condado Naranjo, Edif. Crece Nivel 6 Of. 607, Guatemala, C.A. Soporte: [email protected]