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1 ¿QUÉ ES DOODLE?
Doodle es una aplicación web que nos ayuda a planificar reuniones y otros encuentros.
Es una plataforma simple, rápida, gratuita y en la cual no necesitamos registro previo. Se
trata de un sitio común a todos los interesados en la reunión; ellos pueden ver la
disponibilidad horaria de sus compañeros de reunión. Se establecen las posibles fechas y
horarios en las que se desarrollaría el evento y se crea la encuesta vacía.
En este vídeo se describen las funcionalidades más interesantes de la plataforma.
2 ¿CÓMO INSTALAR DOODLE?
Es una aplicación web, por lo que no necesita instalación.
3 ¿CÓMO USAR DOODLE?
Para comenzar a utilizar Doodle, accederemos a la url http://www.doodle.com/, donde
se muestra la pantalla de inicio
Para ver cómo funciona Doodle vamos a realizar un pequeño ejemplo describiendo paso
a paso su funcionamiento. Supongamos que queremos organizar una reunión de
nuestro equipo de trabajo. Esta opción es gratuita y no necesita registro.
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Una vez abierta la página de Doodle (http://doodle.com/) pinchamos en “Planificar un
evento” y directamente iniciamos la planificación de nuestro evento
Introducimos los datos generales del evento que vamos a organizar:
En concreto, recibiremos un correo electrónico en la cuenta indicada para administrar la
encuesta. Esta acción NO abrirá automáticamente ninguna cuenta de Doodle.
Una vez cubiertos los datos, pinchamos en el botón “Siguiente”
El siguiente paso será elegir las fechas posibles para realizar la reunión. Para ello, se
muestra un calendario y se nos solicita que elijamos las fechas que deseemos elegir.
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Podremos elegir varias fechas propuestas
Accediendo al enlace “Vista de Calendario” se muestra un calendario ampliado en el
que, además de elegir fechas, podremos elegir horarios de la convocatoria
La opción “Texto libre” nos permitirá describir diferentes propuestas de horario de la
convocatoria como texto libre.
Tras elegir las fechas que más nos convengan, pinchamos en el botón “siguiente”
Se nos muestra, a continuación, la pantalla de “configuración” de la convocatoria.
La primera opción, configuración de “Encuesta Básica” se incluye por defecto, por lo que
podemos evitar este paso, pinchando en “Siguiente”.
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En la parte inferior, se muestran diferentes opciones de configuración
Explicar cada opción
Seleccionamos la primera opción “Encuesta tipo Sí/No/Si es necesario” y pinchamos en
“Siguiente”
Sólo nos quedará el último paso: enviar las invitaciones a las personas que
consideremos. Se muestran varias alternativas:
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Pueden participar todos aquellos que tengan enlace: Después de crear la encuesta,
recibiremos un correo a nuestra dirección de correo, previamente indicada, que
contendrá un enlace, que podremos usar para invitar a los participantes, vía email, por
ejemplo
Solo pueden participar aquellos que han sido invitados: Solo las personas que invitemos,
vía Doodle, a través de esta página, podrán participar en la encuesta y reunión. Cada
participante recibe un enlace, por correo electrónico, que es único y personal, que
permitirá el acceso a la encuesta. Este enlace no puede ser compartido con el resto de
participantes
En este caso, debemos incluir, en la sección inferior las direcciones de las personas a las
que se va a invitar, pudiendo también incluir la nuestra.
Se dispone de la opción de acceder a diferentes listas de contactos, como los contactos
de Google, para incluir en la lista de correos
Se permite completar el mensaje de invitación que hemos incluido en el primer paso y
previsualizar el correo el electrónico que se recibirá
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Pinchamos en “Finalizar”
Doodle nos confirma el envío de la convocatoria y nos permite ver la encuesta
Si comprobamos nuestras cuentas de correo electrónico indicadas en la planificación del
evento, confirmamos que Doodle nos ha enviado un mail a la dirección de correo que
especificamos al organizar la encuesta, con los links de participación (invitación) y de
administración, y también nos los indicará en pantalla.
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Una vez planificado el evento, y enviado el enlace de participación a los invitados, ya
tenemos la encuesta en marcha. En el correo anterior, debemos de pinchar en el enlace
“Participe ahora”, que nos lleva a la página organizativa de la reunión.
Se nos muestra información sobre la propia Reunión: quien la ha iniciado, cuando, los
asistentes confirmados y los comentarios. Se nos muestra dónde se va a realizar la
reunión, siendo un enlace a su ubicación geográfica en Google Maps. Se nos muestran
también los comentarios descriptivos de la convocatoria.
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En la vista de tabla, vamos a poder votar. Disponemos ya de nuestro nombre, y se nos
muestran las opciones disponibles y podemos votar aquellas opciones (fechas/horas)
que nos encajan. Además podemos incluir un comentario que justifique, por ejemplo,
nuestra elección, que debemos de guardar (se recibirá un correo electrónico con esta
información)
Debemos de pinchar en el botón “Guardar”, tras lo cual, Doodle muestra un enlace
confirmando la elección y se recibe un correo electrónico informativo con la
confirmación
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El siguiente en acceder a la votación, verá ya lo que hemos votado, lo que
probablemente le ayude a decidirse. El resto de los participantes también tienen la
opción de añadir un comentario tras su votación.
Después de haber votado, podemos acceder de nuevo a la encuesta y eliminar o editar
nuestra elección
Después de que hayan votado todos los invitados, debemos de cerrar la encuesta o
convocatoria.
El link de administración nos ofrece algunas posibilidades más, entre ellas borrar o
editar la votación de un participante y cerrar la encuesta.
Entre otras alternativas, podremos saber quién falta por votar, invitar a más
participantes, imprimir la encuesta, etc
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Al pulsar en cerrar la encuesta, nos ofrece marcada la opción más votada (aunque nos
permite cambiarla) y los participantes que faltan por votar. Debemos de guardar las
votaciones, antes de cerrar la encuesta
En los siguientes accesos al enlace de participación, los invitados verán la encuesta
cerrada, la opción elegida y podrán descargar un pequeño .ics para añadirlo a su
calendario de Outlook. También permite enviar un correo informativo (manual) y
compartir la información en Redes Sociales
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