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Nueva estructura de Gestión de Firma
Nueva estructura de Gestión de Firma (2015)
La nueva estructura de Gestión de Firma permite adaptar la aplicación de firma a las
funcionalidades que se están incorporando en Gestión de Expedientes. En este manual se van a
describir esta nueva estructura así como las nuevas pantallas que permitirán trabajar con la misma.
Entre las novedades que se incluyen podemos destacar:
•
•
•
•
•
•
Se añade un nuevo concepto Tipo de Documento, que permitirá definir todas las
propiedades de un tipo de documento (si se firma, si se puede mandar a registro, que circuito
o circuitos de firma va a tener, plantillas de OpenOffice etc.). El tipo de documento será el
concepto principal en la nueva estructura.
Nuevos formularios de mantenimiento para los servicios, calidades de firma, y cargos.
Posibilidad de añadir plantillas de OpenOffice a los tipos de documentos. Se incorpora
formulario para el mantenimiento de plantillas.
Se permite diseñar diferentes resguardos para los documentos, así con los sellos que
compondrán cada uno de esos resguardos.
Se añaden nuevos formularios de consulta: documentos pendientes de firma por cargo,
documentos pendientes e firma por persona etc. Así como listados.
Nuevas funciones para unificar circuitos de firma y tipos de documentos.
¡Atención!
EPRINSA realizará un proceso de migración de datos de la antigua estructura
de Gestión de firma a nueva estructura. Es importante que tras este proceso se
revise los circuitos de firmas, tipos de documentos etc. creados y proceder a su
unificación, borrado o modificación se fuese necesario.
A continuación se explican de forma detallada cada uno de estos cambios así como el
funcionamiento de los mismos:
Nueva estructura de firma: tipos de documentos y circuitos de
firma
En esta nueva versión del Gestor de firma se modifica la estructura del mismo, lo cual nos va a
permitir añadir nueva funcionalidades, además de permitir definir nuevas propiedades a los tipos de
documentos.
En el siguiente diagrama se muestra las diferencias entre la nueva estructura y la antigua:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
GESTIÓN DE FIRMAS
Antigua Estructura
Nueva Estructura
Persona
Cargo
Persona
Cargo
Circuito de firma
GEX
Agrupación
Circuito de firma
Tipo de Expediente
Documento
Tipo de documento
(catálogo general)
Resguardo
Sello
Como puedes ver en el esquema anterior se crea un nuevo concepto llamado tipo de documento, es
decir los circuitos de firma ya no se asignan a un documento concreto de un expediente o tipo de
expediente, si no que los documentos de un expediente o tipo de expediente se categorizan dentro
de un tipo de documento, el cual tendrá asociado uno o varios circuitos de firmas además de uno o
varios resguardos y otras propiedades que veremos más adelante.
No cambia con respecto a la estructura anterior que un persona podrá ocupar uno o varios cargos,
así como que un cargo estará asignado a una persona principal (la que ostenta el cargo) y uno o
varios suplentes (en orden).
Tampoco cambia que un circuito de firmas estará formado por uno o varios cargos (en orden) que
son lo que tienen que firmar en dicho circuito siguiendo el orden establecido en el mismo.
“Juan Español Español” puede ostentar uno o varios cargos, por ejemplo “secretario” e
“interventor”. Estos cargos podrán estar en uno o varios circuitos de firma, “circuito alcalde +
secretario”, “circuito solo secretario”, “circuito solo interventor”, etc.
Por otro lado tendremos tipos de documentos: “decreto”, “informe urbanismo”, “factura” etc. cada
uno de estos tipos de documentos tendrá asignado uno o varios circuitos, por ejemplo el tipo de
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Nueva estructura de Gestión de Firma
documento “decreto” puede tener asignado el circuito “alcalde + secretario”; pero el tipo de
documento “factura” podrá tener diferentes circuitos de firma asignados dependiendo del
departamento que debe dar la conformidad de la factura.
Esta nueva estructura nos va a permitir que las condiciones de firma no vayan en cada una de las
líneas de firma, si no que se asociarán por circuito de firma (aunque se permite para seguir
haciéndolo de la forma anterior). También podremos diseñar y asignar resguardos (por ejemplo que
la información de firma en vez de en la parte inferior del documento salga en el lateral) e indicar
que resguardo utilizará un tipo de documento.
Además podremos indicar otras propiedades para el tipo de documento, como por ejemplo que
permita o no la firma, que permita o no el registro de salida etc.
Acceso a firma
Hasta ahora el acceso a la configuración del Gestor del firmas se realizaba desde cualquier
aplicación en el menú Acciones – Herramientas – Gestor de firmas, desde aquí teníamos acceso
al mantenimiento de cargos, servicios, circuitos de firmas etc.
En la nueva estructura se ha considerado que al ser algo común a todas las aplicaciones debe estar
centralizado en EpriADM, por lo tanto el acceso al Gestor de firmas lo tendremos en EpriADM,
dentro del menú Administración – Administración de documentos y firma:
Para facilitar el acceso a las opciones de firma cuando se configuren expedientes, también podemos
acceder desde la aplicación Gestión de Expedientes, pero no a través del menú Acciones como
hasta ahora, si no a través del menú Mantenimientos – Administración de documentos y firmas:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
A continuación describiremos las diferentes opciones que nos aparecen en el menú de firma.
Servicios
El concepto servicios no se modifica, son cada uno de los servicios en los que podemos dividir la
entidad. El formulario de mantenimiento es similar al que ya existía en la versión anterior:
Además del nombre del servicio, podemos indicar en el campo A, si este servicio está activo o por
el contrario ya no se encuentra activo (en la imagen anterior podemos ver que el único servicio
activo es AYUNTAMIENTO).
Calidades de firmas
Desde Administración – Administración de documentos y firmas – Calidades de firma,
podemos mantener las diferentes calidades de firmas que posteriormente podremos usar en cada
uno de los circuitos de firmas:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
Los campos para cada una de las calidades de firma son los siguiente:
•
•
•
Orden: número de calidad de firma.
Calidad: calidad de firma, será el texto que aparezca en el reguardo de los documentos
firmados con dicha calidad
Descripción: Descripción ampliada de la calidad de firma.
Mantenimiento de datos de la entidad
Son las diferentes variables que podremos utilizar para crear las condiciones de los circuitos de
firma. El formulario es el siguiente:
Aunque nosotros podemos crear variables, en principio no tiene sentido crearlas ya que no estaría
relacionadas con ningún campo y por tanto no contendría datos.
Cargos
Como ya sabemos un cargo es el lugar que una persona ocupa dentro de la entidad y que define sus
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Nueva estructura de Gestión de Firma
funciones y responsabilidades (alcalde/sa, secretaria/o, tesorera/o etc.). El formulario
Mantenimientos de cargos se ha mejorado y se han añadido funcionalidades, podemos acceder a él
a través de Administración – Mantenimiento de documentos y firma – Cargos:
La ventana se encuentra divida en tres bloques:
•
•
•
Servicios: los cargos se encuentra organizados por servicios, en el bloque superior de la
ventana seleccionamos el servicio con cuyos cargos vamos a trabajar.
Cargos: en este segundo bloque, veremos cada uno de los cargos que pertenecen al servicio
seleccionado en el bloque anterior.
Firmantes: es el tercer y último bloque de la ventana y nos indica los firmantes de cargo
seleccionado en el bloque anterior.
Crear un cargo y firmante/s
Primero tendremos que crear el cargo, para ello seleccionamos en el bloque superior el servicio al
que pertenece dicho cargo, y en el segundo bloque añadimos el nombre del cargo por ejemplo
“Secretaria/o”, marcamos la casilla A para indicar que el cargo está activo (se puede utilizar), en el
caso de que el cargo no sea delegable (no puede firmar otra persona que no sea la que ostenta el
cargo) marcaremos la casilla ND:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
A continuación indicaremos la persona que ostenta dicho cargo, así como sus suplentes en el caso
de que sea delegable.
Cada cargo debe tener al menos un firmante (orden 1), que es la persona que ocupa dicho cargo. Si
el cargo es delegable deberemos añadir mas firmantes que serán los que firmen en el caso de que la
persona principal tenga delegada la firma, siempre siguiendo el orden establecido: la persona con
orden 2 firmará solamente en el caso de que la principal (orden 1) tenga la firma delegada, la
persona con orden 3, solamente firmará en el caso de que las personas con orden 1 y 2 tenga la
firma delegada.
Después de poner el orden seleccionaremos a la persona utilizando la lista de valores (
o [F10])
solamente se nos mostrarán las personas que se encuentran dadas de alta en la aplicación Gestión
de Firma. También tendremos que rellenar el género y el texto visible del cargo, que será el que se
muestre, junto a la calidad de firma y el nombre en el resguardo de los documentos firmados.
En la imagen anterior, vemos que el cargo de Secretario/a lo ocupa “Ana Secretaria Secretario” y
que cuando firme en el resguardo aparecerá el texto “La Secretaria Dña ...”, en el caso de que “Ana
Secretaria Secretario” haya delegado su firma, “Luis Interventor Interventora” firmará como
Secretario Accidental.
Otras funcionalidades del formulario Mantenimiento de cargos
En la parte izquierda de la ventana tenemos los siguientes botones:
•
Mantenimiento de ausencias (
): nos mostrará las ausencias de la persona
seleccionada en el bloque cargo, de esta manera podemos ver los períodos en los que la
firma de dicha persona ha estado delegada (solamente en los cargos en los que dicha firma
sea delegable):
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Nueva estructura de Gestión de Firma
En la imagen superior podemos ver los períodos en los que “Juan Alcalde Alcaldesa” ha estado
ausente (su firma ha sido delegada). Aunque son los usuarios de gestión de firmas los que desde su
firmador indican su períodos de ausencias, el administrador puede, en el caso de que necesidad,
poner períodos de ausencias a una persona desde este formulario.
Por último, el botón Traspaso, pasará todos los documentos pendientes de firmas que se encuentren
en el firmador de esta persona a cada una de las personas que tenga delegada su firma en cada uno
de los cargos que ostente, de esta manera podemos evitar los documentos se queden pendientes de
firmas hasta que termine el período de ausencia.
•
Firmas pendientes del usuario (
): este botón nos muestra documentos pendientes de
firma que tiene el usuario seleccionado en cada uno de los cargos (esta ventana solamente es
de consulta):
•
Firmas pendientes del cargo (
): este botón nos muestra los documentos que tiene
pendiente de firmar el cargo seleccionado (pueden haber documentos pendientes de firmar
por varias personas porque hayan tenido ese cargo en diferentes períodos de tiempo), esta
ventana solamente es de consulta:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
•
Cargos por personas (
): se nos muestra todos los cargos que tiene asignados la
persona selecciona (esta ventana solamente es de consulta):
En la pestaña Circuitos, se nos muestra todos los circuitos de firma en los que firma esta persona,
así como la condición de firma en el caso de que la hubiera:
Con el botón
podremos acceder al formulario Mantenimiento de circuitos y modificar el
circuito seleccionado.
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Nueva estructura de Gestión de Firma
Cargos por persona
Esta opción da acceso a la misma ventana que el botón
del formulario Mantenimiento de
cargos. La diferencia es que en este caso no accedemos directamente a los cargos de una persona
previamente seleccionada si no que tendremos que realizar una consulta.
Circuitos de firmas
Un circuito de firmas es un conjunto de cargos que tienen que firmar siguiendo un determinado
orden (no puede haber firmas simultáneas ni se pueden saltar firmas del circuito). Por ejemplo un
circuito de firmas puede ser “alcalde/sa + secretario/a”, primero firmará el alcalde o alcaldesa y una
vez haya firmado tendrá que firmar el secretario o secretaria.
Para configurar los circuitos de firmas accederemos a Administración – Mantenimiento de
documentos y firmas – Circuitos de firmas. Se nos abrirá el siguiente formulario:
Los campos que vemos en esta pantalla son los siguientes:
• Identificador: identificador del circuito de firmas, debe ser único.
• Activo: indica si el circuito de firmas está activo o no, en el caso de que un circuito de
firmas deje de utilizarse debe desactivarse esta casilla.
• Circuito: nombre del circuito de firmas, se recomienda que el nombre del circuito sea
descriptivo de los cargos que firman, por ejemplo “circuito alcalde/sa y secretaria/o” cuando
el circuito de firmas sea la firma del alcalde o alcaldesa en primer lugar y luego la del
secretario o secretaria en segundo lugar.
A continuación tenemos dos pestañas, en la primera de ellas Detalles del circuito indicaremos los
diferentes cargos y orden en el que firman. En la imagen anterior podemos ver que en este circuito
de firma, la primera persona que firma es el secretario del ayuntamiento (orden 1), en calidad de Vº
Bº, una vez haya firmado, la siguiente persona en firmar (orden 2) será el alcalde también en calidad
de Vº Bº. Para cada una de las línea de firma indicaremos los siguiente:
• Orden: orden de firma, se indica mediante un número (1, 2, 3 etc.)
• Calidad: calidad en la que firma en cargo (firmado por; Vº Bº, etc.), tendremos que
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Nueva estructura de Gestión de Firma
•
seleccionar la calidad de firma de la lista de valores disponible ([F9] o
).
Servicio, Cargo y Titular: cargo que firma en ese orden, se utiliza la lista de valores ([F9] o
), se nos mostrarán los cargos creados, así como el servicio al que pertenece y la persona
que ocupa dicho cargo, bastará con seleccionar el cargo que queremos que firme:
•
Condición: en este campo podemos indicar la condición del circuito, es decir, este circuito
se utilizará cuando se cumpla una determinada condición (por ejemplo que el departamento
propietario del documento sea uno determinado).
La segunda pestaña catálogo de documentos, es de solo consulta y nos muestra los tipos de
documentos en los que se está utilizando este circuito de firmas:
Con el botón
podemos abrir la ventana de tipos de documentos (los veremos más adelante) para
modificar el catálogo de documentos.
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Nueva estructura de Gestión de Firma
Tipos de agrupación y agrupaciones de firma
Los tipos de agrupación y agrupaciones permiten organizar circuitos de firmas por grupos, esto
permitirá realizar acciones complejas con los envíos a firma y tipos de documentos, actualmente
esta opción se utiliza en aplicaciones como Control de Presencia. Esta opciones se explican en la
configuración de Control de Presencia.
Catálogo general de documentos de documentos
En esta opción tenemos todos los tipos de documentos que se han definido y que podremos usar en
las diferentes aplicaciones de EPRINSA. Cuando en una aplicación tenemos un documento,
podemos categorizar éste como un determinado tipo de documento, de manera que tenga una serie
de características, por ejemplo si admite registro de salida o firma, que circuito o circuitos de firma
va a seguir etc.
La ventana catálogo general de documentos nos muestra en primer lugar el listado de tipos de
documentos que se encuentran definidos en nuestra entidad:
De cada uno de ellos tenemos los siguientes campos:
• Código: código del tipo de documento, debe ser único.
• Descripción: nombre del tipo de documento.
• Aplicación: aplición de la que pertenece ese tipo de documento.
• Servicio emisor: servicio que emite ese tipo de documento (recuerda que los cargos se
asocian por servicios), de esta forma podría explotar este dato por ejemplo para que
aparezca en alguno de los resguardos del tipo de documento.
• LOPD: nivel de protección del tipo de documento de acuerdo con la Ley Orgánica de
Protección de Datos, actualmente este campo no se está utilizando pero se pondrá en uso en
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Nueva estructura de Gestión de Firma
•
próxima actualizaciones.
A: indica si el tipo de documento se encuentra activo (marcada la casilla) y por tanto se
puede utilizar o por el contrario se encuentra desactivado y no se puede utilizar.
Si seleccionamos alguno de los documentos del catálogo, se nos mostrará en la parte inferior de la
ventana las características del documento en cuestión.
Características de un tipo de documento
La primera característica que encontramos para un tipo de documento es si éste es consultable desde
la web, es decir, si desde Gestión de Expedientes, podemos poner el documento visible en la web
(para que sea consultable por el interesado principal del expediente desde la sede electrónica):
Para permitir que un tipo de documento se pueda poner visible en la web tendremos que marcar la
casilla El documento es consultable por terceros en la web:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
Al seleccionar esta opción se nos activan dos opciones para indicar que documento se mostrará en
la web, hay dos posibilidades:
•
Mostrar solamente el resguardo: si marcamos esta opción se mostrará el resguardo del
documento, es decir, el documento con el pié de firma y registro (si lo tuviera).
•
Generar resguardo: mostrará el documento pdf original (no tiene pié de firma), ya que la
firma va incluida dentro del pdf y ésta se muestra en el panel de firmas de la aplicación que
abre los ficheros pdf. En cualquier momento podremos sacar un resguardo (con el pié de
firma) del documento a través del enlace generar resguardo:
El campo Etiquetas, nos permite asociar una serie de etiquetas o palabras relacionadas con el tipo
de documento, que nos facilitará realizar la búsqueda en el catálogo de documentos de un tipo de
documento a partir de estas etiquetas.
A continuación tenemos una serie de pestañas desde las cuales podremos configurar otras
características de este tipo de documento. Pasamos a verlas a continuación:
Características
Esta pestaña permite indicar las características que admite este tipo de documento, tenemos lista de
valores con las mismas, para asignar una característica concreta a un determinado tipo de
documento, nos colocamos en la última línea en blanco que tengamos y pulsamos el botón de lista
de valores ([F9] o
), seleccionar la característica a asignar y guardamos los cambios:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
Los características que podemos asignar a un documento son las siguientes:
•
Admite envío al Tablón de Edictos: los documentos que pertenezcan a este tipo de
documento podrán enviarse a la aplicación de tablón de edictos para su publicación en la
sede electrónica.
•
Admite envío al Sistema de Notificaciones: los documentos que pertenezcan a este tipo de
documento podrán ser enviados a notificar.
•
Admite firma: los documentos que pertenecen a este tipo de documento pueden enviarse a
firma. Cuando asignamos esta propiedad a un tipo de documento se activa la pestaña
Circuitos de firma, para indicar el circuito o circuitos de firma que va a utilizar el tipo de
documento.
•
Admite registro de salida: los documentos que pertenecen a este tipo de documento se
pueden enviar a registro de salida.
•
Admite visto bueno: los documentos que pertenecen a este tipo de documento se le puede
marcar la casilla V.B. (visto bueno) en Gestión de Expedientes.
•
Es una resolución o decreto: los documentos que pertenecen a este tipo de documento son
resoluciones o decretos por lo que podrán ser enviados al libro de decretos de la aplicación
Gestión de secretaría.
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Nueva estructura de Gestión de Firma
Aunque actualmente existen las características vistas anteriormente se irán
añadiendo más conforme se aumente la funcionalidad de las diferentes
aplicaciones.
Circuitos de firma
En esta pestaña indicaremos el circuito o circuitos de firma que un tipo de documento tiene
asignado, ésta se activa solamente en el caso de que hayamos añadido la característica “admite
firma” al tipo de documentos.
Un tipo de documento puede tener uno o varios circuitos firmas, en este caso indicaremos en el
campo Condición la condición que el documento tiene que cumplir para que se envíe por este
circuito (es similar a como se hacía en la versión anterior de firma, pero la condición va a nivel de
circuito y no a nivel de firmante).
Los circuitos de firma funcionan de la siguiente forma:
•
En el tipo de documento solamente hay un circuito sin ninguna condición: este es el
caso mas sencillo, el documento se enviará siempre por éste circuito de firmas.
•
En el tipo de documento hay varios circuitos con condiciones: el documento se enviará
por el circuito que cumple la condición.
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Nueva estructura de Gestión de Firma
•
En el tipo de documento hay varios circuitos sin condiciones: en el momento que se
envié a firma el usuario tendrá que seleccionar de entre estos circuitos el que va a utilizar.
Plantillas
En esta pestaña podemos asignar las plantillas de OpenOffice que utilizará el tipo de documento
para generar los documentos cuando usemos el botón Generar documento (
mantenimiento de expediente.
) del formulario
Hasta ahora las plantillas se asignaban en cada documento y para cada tipo de expediente, por lo
tanto si teníamos documentos que se podían repetir en diferentes tipos de documentos, teníamos que
repetir la plantilla (si se producía alguna modificación en la misma se tenía que modificar cada una
de las copias). Ahora bastará con modificarla en el tipo de documento:
Si a su vez el documento tiene asignada una plantilla en el tipo de expediente ésta prevalecerá sobre
la del tipo de documento (más general):
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Nueva estructura de Gestión de Firma
Automatización
La pestaña automatización permite indicar los parámetros que se utilizarán cuando los documentos
se automaticen (hagan determinadas acciones de forma automática, por ejemplo mandarse al
registro de salida o al libro de resoluciones):
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Nueva estructura de Gestión de Firma
Podemos configurar los siguientes datos:
•
•
•
•
Registro de salida: uso del registro de salida que se utilizará para registrar los documentos
(asunto y departamento)
Libro de resoluciones: tipo de resolución.
Tablón de Edictos: categoría, número de días y tipo de días de publicación en el tablón de
edictos.
Notificaciones: tipo de notificación.
Normalmente estos datos se tienen que insertar cuando enviamos el documento de forma manual, al
automatizar estas opciones cogerá los parámetros indicados en esta pestaña.
¡Atención!
En la versión actual de Gestión de Expedientes no se puede utilizar la
automatización de acciones con los documentos, pero estará disponible en
próximas versiones.
Resguardos
Esta nueva versión de gestión de firmas nos permite seleccionar los resguardos que van a mostrarse
en los documentos que pertenezcan a este tipo de documento. Podremos también diseñar diferentes
resguardos.
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Nueva estructura de Gestión de Firma
En la pestaña Resguardos, mediante lista de valores, podemos seleccionar los diferentes resguardos
que va a tener asociado el tipo de documento (estos deberán ser previamente definidos en la opción
Resguardos, los resguardos más usuales ya se encuentra definidos por EPRINSA).
El campo Reducción nos indica el tamaño del documento con respecto al original, cuando se
genere el resguardo, si el valor es 100% el documento no se reducirá (podemos utilizar esta opción
cuando el documento original tenga sitio para insertar el pié del resguardo)
La casilla D nos permitirá indicar cual es el resguardo por defecto de todos los que tiene el tipo de
documento, solamente puede haber un resguardo por defecto.
Por último, para ver un ejemplo de como quedará el resguardo pulsamos sobre el botón
Previsualizar
Tipos expedientes
La última pestaña es de sólo consulta y nos muestra los tipos de expedientes en los que se está
usando este tipo de documento:
De cada tipo de expediente se nos muestra:
•
•
•
Tipo: código del tipo de expedientes
Descripción tipo expediente: nombre del tipo de expediente.
Descripción del documento: nombre que tiene el documento dentro del tipo de expediente.
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Nueva estructura de Gestión de Firma
Resguardos
Desde esta opción podemos diseñar diferentes resguardos que podremos utilizar en los tipos de
documentos. Los resguardos mas usuales ya se encuentran definidos por EPRINSA, por lo que
salvo que queramos algún otro más específico no tendremos que crearlos.
El formulario es el siguiente:
Cada resguardo se compone de uno o varios sellos que en realidad es la información que se va a
mostrar sobre la firma, registro de entrada, libro de decretos, etc.
En la parte superior del formulario, tenemos os diferentes resguardos que existen, podemos crear
utilizando el botón Insertar registro ([F6] o
), los campos son los siguientes:
•
•
•
Descripción: descripción del resguardo.
E: indica si es un resguardo especial (en este caso el diseño del mismo se realiza de forma
especial, utilizando código) se utiliza para resguardos diseñados de otras aplicaciones y son
proporcionados por EPRINSA.
D: resguardo por defecto, es el resguardo que se asignará de forma automática a los nuevos
tipos de documentos que creemos
En la parte inferior de la pantalla tenemos tres pestañas que nos permiten diseñar el resguardo
seleccionado, y nos dan información del mismo.
En la primera de las pestañas, Sellos, indicaremos los sellos que componen el resguardo:
•
•
En el campo Sello seleccionaremos el nombre del sello utilizando la lista de valores ([F9] o
)
El campo Característica indica la característica del tipo de documento cuya información
muestra el resguardo, por ejemplo, si la característica es “Admite firma” la información que
mostrará el sello será la referente a las firmas del documento. La característica va asociada
al sello que seleccionemos y no podemos modificarla.
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Nueva estructura de Gestión de Firma
•
•
•
•
•
Rotación: podemos indicar el ángulo de rotación del sello en grados (en sentido contrario a
las agujas del reloj), si no indicamos nada el sello no se rotará. Podemos utilizar esta
opción , por ejemplo, para diseñar un sello que aparezca en vertical en el margen izquierdo
del documento.
Página: páginas del documento en la que queremos que se muestre el ello, podemos indicar
que en todas, solo en la primera, en la pares, en las impares etc.
Pos. Horiz.: posición horizontal en la que se estampa el sello.
Pos. Verti.: posición vertical en la que estampa el sello.
S: el sello aparecerá sobrepuesto al documento si marcamos esta opción, en caso de no
marcar esta opción el sello aparecerá por debajo del documento.
Las siguiente pestaña Catálogo de documentos, nos indica los tipos de documentos en los que se
está utilizando este resguardo. También desde esta pestaña podremos asignar este resguardo a
nuevos tipos de documentos:
Por último la pestaña Especial, solo se activará cuando indiquemos que el resguardo es de tipo
especial (casilla E) y permite diseñar el mismo
En la parte izquierda de la ventana tenemos los siguientes botones:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
•
Botón
: permite ver una muestra de cómo quedará el resguardo.
•
Botón
: nos da acceso a la ventana de Mantenimiento de sellos (la veremos en el
siguiente apartado).
Sellos
Desde este formulario podemos consultar los diferentes sellos que tenemos disponibles para la
confección de los resguardos de documentos. Es un formulario de sólo consulta, por lo que de
momento no podemos crear ni modificar los sellos que se proporcionan. El formulario es el
siguiente:
A parte del nombre del sello y la característica del mismo, podemos ver una vista previa del sello en
la parte inferior de la pantalla.
La dos siguientes opciones del menú de Administración de documentos y tipos de firma: Datos
para sellos y Plantillas PDF dan acceso a opciones avanzadas de sellos y plantillas que no se van a
tratar en este manual al quedar fuera del alcance del mismo.
Plantillas OpenOffice
Hasta ahora las plantillas de OpenOffice se asociaban directamente al tipo de documento de firma
en cada uno de los tipos de expedientes, esto suponía que si se modificaba una plantilla que estaba
siendo utilizada en varios tipos de expedientes teníamos que modificarla en cada uno de ellos.
A partir de ahora crearemos una plantilla con un nombre al que asociaremos el documento plantilla
de OpenOffice (fichero ODT), y el documento de enlace a datos (fichero SQL). De esta forma en
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Nueva estructura de Gestión de Firma
los documentos de los tipos de expedientes asociaremos el nombre de la plantilla que va a usar
dicho documento. Cuando tengamos que modificar el documento de OpenOffice (fichero ODT)
bastará con modificarlo en el formulario Plantilla OpenOffice y se actualizará en todos los
documentos de los tipos de expedientes que tengan la plantilla asociada.
El formulario Plantillas OpenOffice es el siguiente:
Para cada plantilla indicamos:
•
•
•
Descripción: nombre de la plantilla.
Datos: fichero que nos devuelve la consulta con los datos del expediente (tiene
mantenimiento en la opción Datos para plantilla que veremos mas adelante).
Documento: documento de OpenOffice (ODT) con la plantilla del documento.
Las pestañas inferiores (Tipos Documentos y Tipos Expedientes) son informativas y solamente
nos indican los tipos de documentos y tipos de expedientes en los que se está usando la plantilla
seleccionada.
Los botones laterales del formulario nos permiten realizar las siguientes operaciones:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
•
El botón
accedemos al formulario de función de datos de plantillas de OpenOffice,
desde donde podremos mantener los diferentes ficheros de consulta que nos proporcionarán
los datos que se utilizan en las plantillas de OpenOffice, esta opción también es accesible
desde el menú Administración de documentos y firmas (la explicaremos a continuación).
Los dos últimos botones de la barra lateral van a realizar operaciones sobre la plantilla que
tengamos seleccionada en ese momento:
•
El botón
nos abre el documento OpenOffice (ODT) de la plantilla:
•
Por último el botón
nos permite sustituir el documento OpenOffice (ODT) asociado a
la plantilla. Al pulsar sobre él se nos abrirá la ventana de diálogo para que seleccionemos el
nuevo fichero de OpenOffice que vamos a asociar a la plantilla:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
También si pulsamos con el botón derecho del ratón sobre alguna de las plantillas nos aparece un
menú con las mismas opciones a las que tenemos acceso desde los botones:
Datos para plantillas
Esta opción del menú nos permite definir los diferentes ficheros de datos que podremos asociar a
cada una de las plantillas, de esta manera si cambiamos el fichero origen de datos bastará con
cambiarlos en este formulario.
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Nueva estructura de Gestión de Firma
¡Atención!
Los ficheros de datos son ficheros que contienen consultas SQL sobre la base
de datos Gestión de Expedientes, por lo que en la mayoría de los casos serán
proporcionados por EPRINSA
.
El formulario de Datos para plantillas es el siguiente:
De cada una de las funciones de datos tenemos los siguientes campos:
•
•
•
Código: código para identificar a la función de datos.
Descripción: descripción de la función de datos.
Nombre de la consulta: fichero que contiene la función SQL que devuelve los datos.
Documentos pendientes de firma
Desde este formulario podremos consultar los documentos que un usuario tiene pendientes de firma.
Para ello insertaremos en modo consulta el nombre del usuario y nos mostrará los documentos
pendientes de firmas en los diferentes cargos que ocupe. En el siguiente ejemplo vemos que “Ana
Secretaria Secretario” tiene pendiente de firma un documento de LICENCIA DE OBRA MENOR:
Mantenimiento de carpetas del portafirmas
Esta opción nos permite crear y modificar carpetas del portafirmas para cada usuario, de esta
manera podremos indicar que determinados tipos de documentos cuando se manden a firma se
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Nueva estructura de Gestión de Firma
envíen a diferentes carpetas, de esa forma la persona que ocupe el cargo tendrá organizados en
carpetas los documentos que tiene que firmar. El formulario es el siguiente:
En primer lugar realizaríamos una consulta para localizar al usuario con el que vamos a trabajar,
una vez recuperado en la ventana nos aparecerán el árbol de carpetas que tiene dicho usuario, todos
los usuarios tienen una carpeta “No asociados” a la que irán los documentos que pertenezcan a un
tipo de documento que no se haya indicado en cualquier otra carpeta.
Para crear, modificar o eliminar carpetas bastará con pulsar con el botón secundario del ratón sobre
una de la carpetas y nos aparecerán el menú con las diferentes operaciones.
En la parte derecha de ventana se nos muestra una lista con los tipos de documentos asociados a la
carpeta que tengamos seleccionada, esto quiere decir, que los documentos que pertenezcan a este
tipo, cuando sean enviados a la firma del usuario seleccionado en la parte superior, se colocarán en
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Nueva estructura de Gestión de Firma
esta carpeta del portafirmas. Cada usuario puede tener su propia configuración de carpetas.
¡Atención!
El mantenimiento y organización de las diferentes carpetas del portafirmas
puede ser también realizado por cada uno de los usuarios, desde su propio
portafirmas, utilizando para ello la pestaña de Carpetas:
Con el botón lupa ( ) accedemos directamente a la ventana Catálogo general de documentos
para ver las características del tipo de documento seleccionado.
Listados de documentos
Esta opción nos permite obtener listados (informes) sobre documentos, los listados que nos
proporciona son:
•
•
•
•
•
•
•
Documentos pendientes de firma.
Resumen pendientes de firma por usuario.
Firmantes por cargos y líneas de firma.
Documentos pendientes de firma por usuario.
Documentos rechazados en un período de firma por un usuario.
Documentos firmados en un período de tiempo por un usuario.
Historial de situación de documentos
El formulario es el siguiente:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
En el campo listado seleccionamos el listado que queremos obtener, en los siguientes campos
(usuario, documento, fecha etc.) podemos acotar el resultado de los listados, a un usuario, tipo de
documento o a un período de tiempo.
Por último indicaremos el tipo de salida del listado (pantalla, impresora, fichero pdf, fichero HTML
o fichero de impresión), en caso de que seleccionemos algunas de las opciones de salida por fichero
tendremos que indicar en Nombre del fichero, la ruta y nombre del fichero que se generará.
Unificación de circuitos y tipos de documentos
La actualización de gestión de firma a la nueva estructura lleva acompañado un proceso de
migración de los datos de la antigua estructura a la nueva. En este proceso se realizan las siguientes
operaciones:
• Por cada circuito de firma en el estructura antigua, se crea un circuito de firma en la
estructura nueva.
• Por cada tipo de documento de firma en Gestión de Expedientes (estructura antigua) se crea
un tipo de documento en la estructura nueva. Si tiene firma asignada se asignará el circuito
correspondiente.
• Por cada plantilla de OpenOffice que exista en Gestión de Expedientes se crea una plantilla
en la nueva estructura. Se comprueban las plantillas de documentos que sean iguales (el
documento OpenOffice internamente debe ser el mismo) y se unifican de manera que no
existan platillas repetidas.
Como todo proceso que se realice de forma automática es necesario revisar el resultado del mismo,
y es muy posible que haya tipos de documentos o circuitos de firmas que no se hayan identificado
como iguales y estén duplicados. Por ello, en la aplicación de gestor de firmas, se han incorporado
herramientas que permiten unificar circuitos de firmas y tipos de documentos.
Unificación de circuitos de firma
A través de esta opción podremos unificar circuitos de firma que tengamos duplicados. La opción
está dentro del menú Administración de documentos y firmas – Unificación de circuitos de
firmas:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
Recuerda:
Al menú Administración de documentos y firma podemos acceder también
desde la aplicación Gestión de Expedientes, menú Mantenimientos.
Cuando accedemos a esta opción lo primero que nos aparece es un mensaje que nos indica que se va
a proceder a buscar los circuitos de firma que estén repetidos, pulsaremos Sí para que comience el
proceso:
Se considera que un circuito está repetido cuando los cargos firmantes son los mismos, en el mismo
orden, con la misma calidad y con las misma condiciones.
Una vez ha terminado la comprobaciones nos aparece el siguiente formulario:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
En la parte superior no indica el grupo de circuitos repetidos que ha encontrado (este nombre lo
pone de forma automática, seguido del número de circuitos iguales que hay, en este caso 5.
A continuación nos aparecen las líneas de firma de los circuitos (todos tienen las mismas líneas de
firma), en la imagen podemos ver que solamente hay una única línea de firma que es el cargo
Secretaria/o, sin calidad de firma.
Por último tenemos los circuitos de firma a unificar, se eliminarán todos quedando unicamente uno
de ellos (los tipos de documentos asociados a los eliminados pasarán a estar asociados al unificado).
Si queremos consultar alguno de los circuitos de firma, seleccionamos el circuito a consultar y
pulsamos
, se nos abrirá el formulario Mantenimiento de circuitos de firmas.
Para proceder a la unificación bastará con marcar la casilla S del circuito que queremos que
permanezca y con el que se unificarán los demás. A continuación pulsamos Unificar:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
Un mensaje nos indica la operación que vamos a realizar. Pulsamos Si para aceptar el proceso:
A continuación nos pregunta por el nombre del circuito de firma que va a permanecer, aparece el
que hemos seleccionado en la pantalla anterior, en este momento, podemos modificarlo si
queremos. Pulsamos Aceptar cuando el nombre sea el correcto:
Si el proceso se ha realizado con éxito, nos aparecerá un mensaje indicándolo, pulsamos Aceptar:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
De esta manera de los cinco circuitos que nos indicaban que eran iguales, todos se han unificado en
un único circuito llamado “Sólo Secretaria/o”
A continuación la pantalla nos muestra el siguiente grupo de circuitos que podemos unificar:
De esta forma podremos ir unificando todos los grupos de circuitos de firma que sean iguales.
Unificación de tipos de documentos
Esta herramienta nos permite unificar tipos de documentos que sean el mismo pero que debido a la
migración u por otras causas están repetidos, permitiendo quedarnos solamente con un tipo de
documento.
Para acceder a esta opción lo haremos a través de EpriADM, menú Administración de
documentos y firmas – Unificación de tipos de documentos:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
Recuerda:
Al menú Administración de documentos y firma podemos acceder también
desde la aplicación Gestión de Expedientes, en el menú Mantenimientos.
El formulario de tipos de documentos es el siguiente:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
En la parte superior izquierda tendremos que seleccionar tipo de documento que va a permanecer,
mientras que en la parte izquierda inferior nos aparece una lista con los documento que se van a
unificar con el anterior (estos documentos se desaparecerán).
Para poder realizar comprobaciones sobre cada uno de los tipos de documentos que van a intervenir
en el proceso de unificación, en la parte de la derecha se nos muestran las característica de los
documentos seleccionados en la parte izquierda.
Para realizar la unificación realizaremos los siguientes pasos:
En primer lugar tendremos que seleccionar el documento que va a permanecer, para lo cual
pulsamos sobre el botón
, se nos abrirá una ventana para seleccionarlo (en esta ventana
solamente nos aparecen tipos de documentos que están repetidos y que por lo tanto son candidatos a
la unificación):
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Nueva estructura de Gestión de Firma
A continuación seleccionamos de esa lista el tipo de documento que queremos que permanezca, por
ejemplo “Decreto tasa” y pulsamos Aceptar:
El tipo de documento seleccionado aparece en la parte superior izquierda de la ventana, y sus
propiedades en la parte superior derecha, este tipo de documento será el que permanezca. De forma
automática aparece en la parte inferior el tipo de documento o documentos que son iguales al
seleccionado y que por lo tanto si realizamos la unificación se eliminarán:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
Para proceder a la unificación bastará con pulsar el botón Unificar:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
Nos aparecerá un mensaje advirtiendo que se va a proceder a la unificación, pulsamos Sí para
comenzar el proceso:
Si la unificación se realiza de forma correcta nos aparecerá un mensaje indicándolo, pulsamos
Aceptar:
Una vez terminada la unificación, se nos rellenan los campos F. Unificación, con la fecha en la que
se realizó la unificación de los tipos de documentos, así con el campo Log, con un resumen de todas
las actuaciones que ha realizado el proceso de unificación:
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Nueva estructura de Gestión de Firma
Si ahora queremos realizar otra unificación, bastará con pulsar el botón Insertar registro ( ), se
creará una nueva unificación (en la imagen ejemplo la número 3), los campos se quedan en blanco
para seleccionar un nuevo tipo de documento:
En cualquier momento podremos consultar las unificaciones realizas con anterioridad, bastará con
hacer una consulta en este mismo formulario.
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Nueva estructura de Gestión de Firma
Si quieres consultar la documentación de actualizaciones anteriores a ésta,
así como novedades de otras aplicaciones, puedes hacerlo en el Campus
Virtual de EPRINSA en “Novedades y Actualizaciones” o a través del
siguiente enlace:
http://campus.eprinsa.es/mod/folder/view.php?id=131#
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