1. No category

COMPETENCIA:
ORGANIZAR
EVENTOS
QUE
PROMUEVAN
LAS
RELACIONES EMPRESARIALES, TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO
SOCIAL DE LA EMPRESA.
CÓDIGO: 21060100
CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS:
EVENTO:
1. CONCEPTO:
La palabra Evento significa “Acontecimiento o suceso imprevisto”,
“suceso imprevisto o de realización contingente”, también se puede
conocer como previa organización en donde confluyen que personas
con algo en común. A pesar de su significado, el uso frecuente hizo que
la Real Academia aceptara la palabra “Evento” cuando alguien se refiere
a una reunión de naturaleza variada, desde una fiesta, un desfile, una
convención o una exposición.
Algunas características son:
Son planificados porque requieren de un orden y pautas para maximizar
recursos y minimizar riesgos.
Un grupo de personas tienen un interés que los une.
Existen objetivos: cada uno desde su lugar tiene metas por alcanzar
basadas en cierta necesidad: el expositor, el organizador, el visitante,
etc.
2. CLASIFICACIÓN:
Los empresarios: que tienen una trascendencia pública y relacionada
con algún rédito económico o de otra índole: Ferias, Congresos,
Exposiciones, Lanzamiento de Productos, Desayunos, Entrega de
Premios, Show Rooms, etc.
Los sociales: que se orientan hacía el ámbito privado, familiar o de
relaciones humanas, sin pretender otro rédito que los afectivos o que
inducen al mejoramiento de los vínculos humanos: Casamientos,
Cumpleaños, Asados, Tés, Aniversarios, Reuniones religiosas, Actos
folklóricos, de Colectividades, etc.
ESTADO O PÚBLICOS: Se dividen en:
Eventos empresarios:
 Gubernamentales: el organizador es un cuerpo gubernamental y los
temas están orientados a la sociedad.
 No Gubernamentales: convocados por ONG´s, entidades intermedias,
asociaciones, federaciones o cámaras.
 Corporativas: relacionadas con corporaciones en el sentido económico:
es decir, organizadas por grandes empresas
EVENTOS POLÍTICOS: los eventos políticos más característicos son:
 1-Abiertos puntuales: puestos callejeros
 2-Abiertos generales: concentración (en una plaza, etc.)
 3-Abiertos
móviles:
manifestaciones
callejeras,
desfile
proselitistas
 4- Cerrados generales: meeting interno
Es necesario destacar que en los Eventos Políticos se requiere una
adecuada preparación. El organizador debe definir, por escrito las
consignas y directivas, estableciendo estrictamente quién será el
responsable partidario de darle las directivas. Se deberá estipular los
aranceles y hasta los seguros por accidentes y otros motivos siempre
complejos en caso de disturbios callejeros. Dado esto es recomendable
deslindar toda responsabilidad legal respecto de los problemas ajenos a
su función.
3. AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO
ORGANIZADORES
Son las personas que se encargan dela gestión del evento, son los
directos responsables de la ejecución del evento y dependiendo de la
magnitud del mismo, se constituyen comités para alcanzar el éxito
deseado.
PARTICIPANTES O INVITADOS
Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los
esfuerzos.
CONFERENCISTAS
Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica.
ETAPAS DEL EVENTO:
4. ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO:
DIAPOSITIVA EN SLIDESHARE:
http://es.slideshare.net/robinson7991/presentacion-planeacion-70017robinson-torres
(Este Link contiene toda la teoría del evento y la planificación de este)
5. PROTOCOLO:
CONCEPTO: El protocolo, salvo el aplicado basado en la ley para los
actos oficiales, no impone sino que aconseja y da unas pautas básicas a
seguir si se desea la correcta organización y desarrollo de un acto. El
protocolo oficial o legal (basado en normas y leyes) queda reducido al
ámbito de la Corona, el Gobierno, las Administraciones del Estado, las
Comunidades Autónomas y las Corporaciones Locales.
Es una reunión planificada y organizada de actores de capacidad
potencial mínima necesaria para el logro de determinados objetivos
dentro de un servicio, tarea, función o acción, con el objeto de ser
clasificados para una selección específica.
CLASES DE PROTOCOLOS:
 Protocolo Notarial: El protocolo es el instrumento en el que el
notario público consigna los contratos que pasan ante él y entre
las partes. El libro lo forma el mismo notario con todos los
protocolos que autoriza en un año. Este tipo de protocolo es
regido por la ley.
 Protocolo gubernamental: Se refiere a las normas de conducta
que regulan las actividades públicas de un país, un departamento
o un municipio
 Protocolo Internacional o Diplomático: Regula las relaciones
diplomáticas entre Estados, países, gobiernos y organismos de
carácter internacional. La ONU, por su origen y naturaleza, ha
sido la instancia en la que se ha desarrollado de manera más
amplia la reglamentación del protocolo aplicable a diversos casos
que se generan entre naciones.
 Protocolo religioso: Se refiere a las normas de cada religión o
comunidad religiosa, frente a la realización de eventos, actos y
ceremonias
 Protocolo social: El Protocolo se puede definir como el conjunto
de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos,
costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los
actos oficiales y, en otros muchos casos, la celebración de actos
de carácter privado que toman como referencia todas estas
disposiciones, usos, tradiciones y costumbres.
 Protocolo Empresarial: Se refiere al conjunto de normas que
regulan las relaciones entre las personas de una misma empresa
y de ésta con las de otras organizaciones.
EJEMPLO
DE
UN
EVENTO
DE
PROTOCOLO:
http://www.lfbogota.com/IMG/pdf/protocolo_conferencias_en_tic_c
onfio_2013-1.pdf
(En este se podrá encontrar un ejemplo de perfil de los asistentes y
la fecha- duración del evento)
6. COMITÉS
CONCEPTO DE COMITÉ:
1. Comisión de personas encargadas para un asunto.
2. Órgano dirigente de un partido político o de una de sus
secciones, o de cualquier otro tipo de organización.
CLASES DE COMITÉS:
 Comité Organizador:
Una vez iniciada la fase de planificación, lo primero que debe
hacer el equipo gestor del congreso, es crear y definir el "Comité
Organizador", pieza clave y principal órgano gestor del congreso.
Este equipo de trabajo estará compuesto por profesionales de la
especialidad en la que desarrolla el congreso, así como personas
representantes de instituciones afines a estas materias de
reconocida capacidad profesional. La estructura básica de un
comité organizador es:
- Presidente.
- Vicepresidente.
- Secretario.
- Vocales y Coordinadores.
En los congresos, y dependiendo del tamaño de los mismos, se
puede funcionar únicamente con el comité organizador y los
correspondientes coordinadores, o bien se pueden crear otros
"Comités Independientes", que tienen su propia estructura
(presidente, vicepresidente, secretario y vocales) , y que se
encargan de una determinada parcela dentro de la organización
general.
Estos comités dependen del "Comité Organizador" que es el
órgano rector o cabeza principal del congreso.
 Comité de Administración :
Como su nombre indica se encarga de las cuentas, los
presupuestos, aprueba gastos, etc. En definitiva, son los
"contables" del congreso, encargados de todo lo que tenga que
ver con los ingresos y gastos. También es conocido como
"Comité de Cuentas".
 Comité de relaciones públicas:
Diseño y elaboración del logotipo, afiche, programas, folletos,
papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado
con impresos.
Diseño y compra del impreso.
Elaboración de pancartas
Actos de inauguración y clausura
Planificación y coordinación del protocolo con los medios de
comunicación.
Comité de transporte: Coordina todo lo referente al transporte.
Coordina la llegada y salida de los delegados e invitados en las
terminales.
Coordina los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del
evento.
7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
CONCEPTO:
El
cronograma,
es
una herramienta muy
importante
en
la gestión de proyectos. Puede tratarse de un documento impreso o de
una aplicación digital; en cualquier caso, el cronograma incluye una lista
de actividades o tareas con las fechas previstas de su comienzo y final.
Para poder realizar un cronograma siempre se recomienda tener en
cuenta consejos tales como contar con un calendario a mano, disponer
de todas las tareas que deben componer a aquel, establecer una línea
del tiempo básica.
VENTAJAS DEL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES:
El cronograma de actividades cuenta con muchas ventajas para la
gestión, entre las que cabría destacar:
 Proporciona una base para supervisar y controlar el desarrollo de todas
y cada una de las actividades que componen el proyecto
 Ayuda a determinar la mejor manera de asignar los recursos, para que
se pueda alcanzar la meta del proyecto de manera óptima.
 Facilita la evaluación de la manera en que cada retraso puede afectar a
otras actividades y a los resultados finales.
 Permite averiguar dónde van a quedar recursos disponibles, de forma
que se puede proceder a su reasignación a otras tareas o proyectos.
 Sirve de base para realizar un seguimiento del progreso del proyecto.
ELABORACIÓN DEL CRONOGRAMA
Existen muchas metodologías que sirven de base para la elaboración
del cronograma de actividades. Para elegir cuál es la más indicada en
cada caso, habrá que atender a las características concretas del
proyecto y sus necesidades. En cualquier caso, la información necesaria
para la elaboración de un calendario de este tipo ha de ser, como
mínimo:
 Descripción del alcance del proyecto: permite determinar las
fechas de inicio y final clave, los principales supuestos detrás del
plan, así como las limitaciones y restricciones clave. También
puede incluir expectativas de los interesados, que a menudo
determinan los hitos del proyecto.
 Lista
de
actividades
y
necesidades
de
recursos: es
importante determinar si hay otras restricciones a tener en cuenta
en el desarrollo de la programación. Conocer qué factores o
circunstancias (vacaciones, días libres, etc.) pueden afectar al
cronograma de actividades y, por tanto, al proyecto.
 Calendarios personales y de proyecto: en la programación del
proyecto se ha de incorporar la información relativa a los días
laborables, los turnos, y la disponibilidad de los recursos.
 Riesgos del proyecto: su comprensión es necesaria para
planear cada actividad con tiempo suficiente para hacer frente y
responder a los riesgos identificados, pero calculando la posible
aparición también de riesgos no identificados previamente.
EJEMPLO DE LA ELABORACION DE UN CRONOGRAMA DE
ACTIVIDADES :
https://www.youtube.com/watch?v=zsrS1WULo9M
8. PROCESO ADMINISTRATIVO
CONCEPTO:
El proceso administrativo son las actividades que el administrador debe
llevar a cabo para aprovechar los recursos humanos, técnicos,
materiales, etc., con los que cuenta la empresa.
ETAPAS:
 PLANEACIÓN:
Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas,
reglas, procedimientos, programas, presupuestos y estrategias de un
organismo social. , es decir, consiste con determina lo que va a
hacerse.
 ORGANIZACIÓN:
La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para
lograr los objetivos, creando unidades administrativas, asignando
funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquías; estableciendo
además las relaciones de coordinación que entre dichas unidades
debe existir para hacer optima la cooperación humana, en esta etapa
se
establecen
las
relaciones
jerárquicas,
la
autoridad,
la
responsabilidad y la comunicación para coordinar las diferentes
funciones.
 INTEGRACIÓN:
Consiste en seleccionar y obtener los recursos financieros,
materiales, técnicos y humanos considerados como necesarios para
el adecuado funcionamiento de un organismo social., la integración
agrupa la comunicación y la reunión armónica de los elementos
humanos y materiales, selección entrenamiento y compensación del
personal.
 DIRECCIÓN:
Es la acción e influencia interpersonal del administrador para lograr
que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados,
mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y
coordinación de esfuerzos la dirección contiene: ordenes, relaciones
personales jerárquicas y toma de decisiones.
 CONTROL:
Establece sistemas para medir los resultados y corregir las
desviaciones que se presenten, con el fin de asegurar que los
objetivos
Consiste en el
planeados
se
logren.
establecimiento de estándares, medición de
ejecución, interpretación y acciones correctivas.
9. AGENDA DE EVENTOS.
CONCEPTO:
Es un libro o cuaderno en el cual se llevan apuntes para no olvidar las
actividades del día las cuales son importantes.
 Agenda Electrónica: Un dispositivo o programa que permite
almacenar apuntes.
 Agenda (de reunión): Una lista de puntos a ser discutidos en una
reunión.
 Agenda Personal: Es un libro en blanco para anotar actividades
personales previstas.
La agenda debe tener un orden en el cual se debe destacar: Fecha,
hora, lugar, motivo y ajuste.
ORGANIZACIÓN
10. LOGISTICA PARA Y DURANTE LA REALIZACION DE UN EVENTO:
Para realizar la logística del evento necesitamos conocer el sitio, muy bien,
para que las persones encargada, puedan prestar un mejor servicio, y
deben conocer las vías de acceso, los lugares, el tema y el lugar.
DURANTE LA REALIZACION DE UN EVENTO: Es muy importante saber
de la hora y el lugar donde se relazará el evento, para poder realizar el
menú y las pruebas que deban tener en el salón o lugar donde se llevará a
cabo el evento programado
SERVICIOS: El liderazgo en servicio, escuchando la voz del cliente se
podrán conocer sus expectativas, lo que ocurre con el desempeño y por
qué, y lo que debe hacerse para mejorar.
INCRIPCIONES: Eventos Empresariales e Institucionales, herramientas
estratégicas y tácticas para atraer, idealizar y reunir a potenciales clientes.
ETIQUETA: Equivale a las reglas convencionales de comportamiento, a las
costumbres que nos han sido transmitidas y que seguimos al estar en
situaciones determinadas.
11. SOPORTES TECNOLÓGICOS APLICADOS A LA ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS.
INTERNET: La importancia del internet es evidente, además de facilitar
la pronta y económica comunicación con nuestros diferentes grupos de
interés, permiten que la organización de los eventos se realice con
una total dinámica. Quien esté a cargo de la organización de
eventos deberá cuidar de realizar la difusión pertinente a través de
este medio que se ha convertido en el más popular entre adultos,
jóvenes y adolescentes.
INTRANET: Los beneficios del uso de una intranet se pueden agrupar
en dos grandes segmentos; reducción de costos y aumento de la
eficiencia. Una intranet pone juntos todos los recursos necesarios bajo
un único Portal Corporativo, brindando estandarización y facilidad de
uso, permitiendo a los usuarios interactuar con contenidos, aplicaciones,
procesos de negocio y otras personas dentro de la Organización. La
intranet es conducida por un sistema avanzado de herramientas que
brinda a usuarios no técnicos la capacidad de capturar inmediatamente
la información y entregarla al público objetivo en forma oportuna.
CORREO ELECTRONICO: El envío masivo de mensajes de correo
electrónico se ha convertido en uno de los métodos más rentables para
llegar a grandes audiencias. Esto es realmente útil si el organizador del
evento ya cuenta con una base de datos.
SOPORTES
DOCUMENTALES:
Con
un
sistema
de
gestión
documental, puede personalizar también los documentos de salida de la
empresa
como:
las facturas
electrónicas,
formularios
y
otros
documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión
documental con el que podrá configurar las tareas de los documentos
tanto de entrada como de salida de su empresa.
Otra ventaja importante de los soportes documentales está en la
personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en
cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es
de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de
tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y
más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más
flexible.
12. RIDER TÈCNICO: CONCEPTO E INTERPRETACION.
CONCEPTO: El Rider Técnico tiene la función de facilitar la labor de los
técnicos y para permitir a la banda para ser capaz de desenvolverse en
las mejores condiciones posibles. Se especifican en el rider técnico
todas las condiciones, necesidades, formas y tiempos que son
necesarios para la preparación de espectáculo para el artista.
Generalmente es un documento donde se especifica en términos
técnicos todo lo correspondiente a equipo y logística requeridos por el
artista, para la realización del show. En el rider técnico se especifican
desde las condiciones de catering y camerinos hasta los tipos de
micrófonos a usar en el show.
El rider técnico es enviado a el empresario encargado de la realización
del show y este, se encarga de coordinar con las compañías
proveedoras el cumplimiento de ese rider en el día del show, por lo que
deberá ser enviado con unas semanas de antelación.
El lenguaje del rider técnico debe estar basado en un lenguaje claro, y
técnico, entre más específico y explicativo sea el rider será mucho
mejor, ya que evita los malos entendidos e inconvenientes en la
interpretación del rider.
EJEMPLO DE LA ELABORACION DE UN RIDER TECNICO
EN
EL
CONTEXTO
MUSICAL:
https://prezi.com/ipqtei9f1wqu/taller-de-rider-tecnico-ypuesta-en-escena/
13. DIVULGACIÒN DE EVENTOS.
MEDIOS DE DIVULGACIÒN: MASIVOS- Y NO MASIVOS.
MAPA CONCEPTUAL ACERCA DE LOS MEDIOS QUE
EPRMITEN
LA
DIVULGACIÒN
DE
EVENTOS:
https://www.examtime.com/en/p/784293-medios-dedivulgaci-n-de-eventos--masivos-y-no-masivosmind_maps
14. COMUNICACIONES Y TARJETAS PROTOCOLARIAS
CONCEPTO TARJETA PROTOCOLARIA: La invitación protocolaria o
protocolar, es un documento dirigido a una persona y es escrito por una
institución, comercio o empresa. También se le llama invitación
protocolar a algunas invitaciones realizadas por particulares, pero que
cumplen con un protocolo.
Este protocolo se refleja en la elaboración directamente en la estructura
del documento. Existen varias formas de hacer una invitación protocolar
y éstas varían según el evento a realizar.
 Carta
 Nota
 Tarjeta
 Esquela
Así, si se realizan invitaciones, honras fúnebres, misas y homenajes
luctuosos, cambiará el documento elegido. La escritura de una invitación
de este tipo es realizada en tercera persona y en un lenguaje claro,
cortés y distinguido.
EJEMPLO:
15. MEMORIAS
INFORMACION: La información es un conjunto de datos acerca de
algún suceso, hecho, fenómeno o situación, que organizados en un
contexto determinado tienen su significado, cuyo propósito puede ser el
de reducir la incertidumbre o incrementar el conocimiento acerca de
algo.
REECOLECCION DE INFORMACION:
Hay muchas maneras de recolectar información en una investigación. El
método elegido por el investigador depende de la pregunta de
investigación que se formule. Algunos métodos de recolección de
información
son
encuestas,
entrevistas,
pruebas,
evaluaciones
fisiológicas, observaciones, revisión de registros existentes y muestras
biológicas.
Una encuesta es una serie de preguntas dirigidas a los participantes en
la investigación. Las encuestas pueden ser administradas en persona,
por correo, teléfono o electrónicamente (como correo electrónico o en
Internet). También pueden administrarse a un individuo o a un grupo.
Las encuestas son utilizadas para tener información sobre muchas
personas y pueden incluir elección múltiple/forzada o preguntas abiertas
(como
información
demográfica,
salud,
conocimiento,
opiniones,
creencias, actitudes o habilidades).
Una entrevista es una interacción que involucra al investigador y a
un(os) participante(s) en que las preguntas se formulan en persona, por
teléfono o incluso de manera electrónica (correo electrónico o Internet).
Durante una entrevista, se hacen preguntas para obtener información
detallada sobre el participante acerca del tema en estudio. Las
preguntas pueden ser similares a las formuladas en una encuesta.
EDICIÒN Y ALMACENAMIENTO DE INFORMACION:
PRESENTACIÒN DE DIAPOSITIVAS SOBRE LA EDICION Y
EL
ALMACENAMIENTO
DE
LA
INFORMACION:
http://www.monografias.com/trabajos-ppt/edicion-
almacenamiento-informacion/edicion-almacenamientoinformacion.shtml
16. CONSERVACION DE SOPORTES DOCUMENTALES.
CONCEPTO: Con un sistema de gestión documental, puede personalizar
también los documentos de salida de la empresa como: las facturas
electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el
mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar las
tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su
empresa.
Otra ventaja importante de los soportes documentales está en la
personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en
cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es
de suma importancia para los ejecutivos y gerentes sobrecargados de
tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente y
más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más
flexible.
LEGISLACIÒN VIGENTE: Los archivos de la administración deberán
implementar un sistema de conservación en cada una de las fases
en el ciclo vital de los documentos, en los documentos de archivo de
conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes,
se deberá preverse un programa de transferencia de información
para garantizar la preservación y conservación de la misma y
mantenimiento del soporte y texto mediante medidas de restauración
de los documentos de archivo.
17. PRESUPUESTO: CONCEPTO
CONCEPTO: El presupuesto es una importante herramienta que nos
ayudará a obtener una visión más clara, amplia y realista de los
recursos materiales y financieros que se requerirán para desarrollar
con éxito el evento. El mismo debe elaborarse muy detallada,
minuciosa y organizadamente. El desarrollo de cualquier evento va a
requerir siempre de una serie de gastos y costos.
Preverlos y organizarlos es clave para evitar inconvenientes, y llegar
exitosamente a término. El capital del que se dispone, determinará
las decisiones que se tomen al elegir los distintos proveedores, en
base a las necesidades específicas del evento.