Anexo 7 - Matriz 5. Formato gestion Documental y Archivo
INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Nombre completo de la entidad: Consignar el nombre completo de la entidad sin siglas ni abreviaturas. Nombre de la Dependencia: Consignar el nombre completo de la oficina o dependencia sin siglas ni abreviaturas. Objeto del inventario: Inventario Documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. Número de orden: Número consecutivo de cada asiento, es decir, de cada unidad de conservación inventariada, (cajas, carpetas, tomo o archivos magnéticos). Si un expediente tiene más de una carpeta, se debe inventariar por separado cada carpeta, es decir si un expediente consta de tres (3) carpetas, se deben diligenciar tres (3) campos o líneas del inventario. Código: Números establecidos por la entidad para la identificación de las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos inventariados. (Opcional) Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético: Nombre concreto y completo de la unidad de conservación inventariada. Para el caso de archivos magnéticos consignar la dirección y nombre del archivo magnético y el formato. (Word, PDF, Excel, PPT, Etc.) Fechas Extremas: Inicial: Debe consignarse la fecha inicial (más antigua) con la cual se abre el expediente o asunto. Deben colocarse día, mes y los cuatro (4) dígitos del año. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará (s.f.) Final: Debe consignarse la fecha final (más reciente) con la cual se cierra el expediente o asunto, al momento del inventario. Deben colocarse día, mes y los cuatro (4) dígitos del año. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará (s.f.) Unidad de conservación – Cajas: Consignar el número de la caja donde se conserva la unidad de conservación inventariada. Unidad de conservación – Carpeta: Consignar el número de orden de la carpeta inventariada, de acuerdo con la ubicación en la unidad de almacenamiento. (Caja). Unidad de conservación – Tomo: Consignar el número de orden del tomo o empastado inventariado, de acuerdo con la ubicación en la unidad de almacenamiento. (Caja). Unidad de conservación – Serial CPU: Consignar el número de placa de inventario del PC donde se encuentra el archivo inventariado. Unidad de conservación – CD: Consignar el número del CD donde se encuentra el Archivo inventariado. Número de folios o peso en Kb: Consignar la cantidad de folios que posee la carpeta. Si es una carpeta se consigna la cantidad de folios específica; pero si se trata de una carpeta que hace parte de un expediente se consignará por ejemplo: 1 al 220. El siguiente registro será 221 al 480. Si se trata de un archivo magnético, se debe consignar el peso en KB del mismo, así por ejemplo: 17.106 KB. Soporte: Consignar la clase de soportes, que puede ser entre otros: papel, Microfilmes, cinta magnética, CD, DK, DVD, CPU), etc. Frecuencia de consulta: Consignar el índice o la frecuencia de consulta que puede ser: Alto, medio, bajo o nulo. Observaciones: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, decretos, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes los números-----, saltos en la numeración (desde – hasta), números repetidos (----) actos administrativos con bis o a,b,c,d. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos, como impresos, planos, disquetes, fotografías, Cd, DVD, etc. o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con (5) cinco fotografías o (5) cinco fotografías sueltas. A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen. Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación cuando esta presenta deterioro. (Rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.). Entregado por: Se registrará el nombre y apellido, cargo y firma del funcionario Coordinador de Grupo o Jefe de Oficina responsable de la entrega de los archivos e inventarios. Revisado por: Se registrará el nombre y apellido, cargo y firma del funcionario delegado por Resolución de creación de Comisión Verificadora y responsable del cotejo de los archivos físicos contra el inventario. Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, (Alcalde, Presidente, Gerente, Director) responsable de recibir los archivos e inventario entregados por los Coordinadores de Grupo y Jefes de Oficina de la entidad. (Elaborar el Inventario en Excel y control de paginación) Datos de contacto para recibir asesoría: Archivo General de la Nación Subdirección de Proyectos y Asistencia Técnica Damaris Sánchez. Germán Cárdenas Tel: (051) 3282888 ext. 352, 369 email: [email protected] Bogotá D.C., Carrera 6 No. 6-91 PREGUNTAS ESTRATÉGICAS INVENTARIO DOCUMENTAL Responda cada una de las siguientes preguntas: PREGUNTAS 1. ¿Qué aspectos considera que debe tener en cuenta el mandatario electo en el corto plazo (100 primeros días), respecto al inventario documental de la Entidad? RESPUESTAS Verificar las unidades documentales relacionadas en el Inventario, las cuales se convierten en fuente primaria de la información producida y gestionada por cada una de las dependencias del Instituto. Además, con el inventario documental se da cumplimiento a lo establecido en la Ley General de Archivos 594 de 2000 y la aplicación de las Tablas de Retención Documental. Positivos: 1) Gracias a la inclusión de la elaboración y/o actualización de las herramientas archivísticas como TRD, TVD y PGD dentro del Plan Estratégico Institucional, se tuvo el sustento administrativo y legal para solicitar a los directivos la elaboración de inventarios documentales acorde con los archivos de gestión que manejaban. 2) Se contrató personal formado en archivística en el Centro de Administración 2. ¿Cuáles considera que fueron Documental, con el fin de garantizar sustento técnico en la elaboración del inventario documental y en la organización de los archivos de gestión, etapa que los aspectos positivos y negativos incluye la elaboración de inventario documental por dependencia. en el proceso de inventario 3) Se aplicaron las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración documental de la Entidad? Documental, las cuales arrojaron como resultado, entre otros, tener un inventario documental actualizado. Negativos: 1) Lenta aplicación por parte de algunas dependencias en la organización y aplicación de las tablas de retención documental, y en la elaboración del inventario documental. 3. ¿ Qué considera usted que debería continuar? 4. ¿ Cuáles son las lecciones aprendidas del proceso de inventario documental de la Entidad? 5. ¿ Cuáles son las dificultades del proceso de inventario documental de la Entidad? Continuar con la actualización y aplicación de las tablas de retención documental, ya que estas son el insumo para la elaboración de inventarios documentales acorde a la producción documental de cada dependencia. El inventario documental refleja la producción de documentos de cada dependencia, y por ende, el soporte de la gestión y las funciones realizadas en el marco del objeto social de la Entidad. Las Tablas de Retención Documental son fundamentales para la elaboración de los inventarios documentales pues con base en las series y subseries documentales de cada dependencia, se registran las unidades documentales de forma normalizada y acorde a la función de cada dependencia. Como se normalizó el proceso de organización y ubicación de las carpetas electrónicas que genera cada funcionario, las cuales conserva en sus equipos de cómputo, se tuvo dificultad al momento de relacionarlas en el inventario documental. Algunas dependencias tuvieron que centralizar sus carpetas con una identificación propia para poder realizar el inventario. Objetivo: Dar cumplimiento al artículo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depósitos de archivo central o archivos históricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depósitos que se tengan en calidad de arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las características de cada uno de estos (volúmenes, fechas, anexos, ubicación) FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad: Nombre de la dependencia: Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA Objeto del inventario: Inventario documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. No. de Orden Cargo 1 Gerente General 2 Gerente General 3 Gerente General 4 Gerente General 5 6 7 Gerente General Gerente General Gerente General Gerencia General Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético Informes a organismos de regulación, vigilancia y control Contraloría General de Antioquia informes a organismos de regulación, vigilancia y control Asamblea Departamental de Antioquia informes a organismos de regulación, vigilancia y control Superintendencia Financiera. informes a organismos de regulación, vigilancia y control Procuraduría General de la Nación. Actas de Empalme - 2011 Informe de Gestión -Ministerio de Hacienda y Crédito Público Suscripciones Internacionales Asociación Latinoamericana de Instituciones Financieras ALIDE Fechas Extremas Inicial Final Unidad de conservación Serial Caja Carpeta Tomo CPU CD N° de folio peso en Kb Soporte Frecuencia de consulta Observaciones 28/10/2015 11/04/2015 x x 49 Papel Alta 23/10/2015 27/03/2014 x x 115 Papel Alta 4 CD´S 23/09/2015 25/07/2014 x x 49 Papel Alta 1 CD 04/09/2015 26/11/2014 x x 25 Papel Alta 2 CD 06/12/2011 06/12/2011 x 4 Papel Alta 29/12/2014 24/07/2012 x 10 Papel Alta 07/04/2015 10/03/2010 x 10 Papel Alta 8 Gerente General Inversiones sin ánimo de Lucro ASOINFIS 176 Papel Bajo 9 Secretaria d:\Users\darygc\Desktop\Bello 25/08/2015 02/09/2015 7804 2,54 GB Electrónico Alta 10 Secretaria D:\Users\darygc\Documents\Documento s Vigilancia Especial - IDEA 28/02/2014 01/07/2014 7804 25,2 MB Electrónico Alta 11 Secretaria D:\Users\darygc\Documents\ASOINFIS 09/07/2014 20/08/2015 7804 255 KB Electrónico Bajo 12 Asesoría Gerencia General D:\Información Asesoría Gerencia 01/01/2012 Entregado por: ALEJANDRO ANTONIO GRANDA ZAPATA Revisado por: Recibido por: Cargo: GERENTE Cargo: Cargo: Firma: Firma: Firma: 04/11/2015 7804 348 MB Electrónico Alta Contiene 134 archivos, 12 carpetas. Objetivo: Dar cumplimiento al artículo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depósitos de archivo central o archivos históricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depósitos que se tengan en calidad de arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las características de cada uno de estos (volúmenes, fechas, anexos, ubicación) FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad: Nombre de la dependencia: INSTITUTO PARA EL DESARROLLO DE ANTIOQUIA - IDEA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN Objeto del inventario: No. de Orden 1 2 3 4 5 Cargo Inventario documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético Fechas Extremas Inicial Final 25/02/2015 30/09/2015 JEFE OFICINA ACTAS DE COMITÉ TÉCNICO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INSTITUCIONAL - D:\PC Oscar Hoyos\SGCalidad\Actas COMITE SGI\2015 29/01/2015 30/07/2015 SECRETARIA ESTUDIOS FINANCIERO, ECONÓMICOS Y JURÍDICO d:\Users\dianaba\Desktop\PLANEACIO N\2015 01/02/2015 JEFE OFICINA INFORME ENCUESTA DE SATISFACCION CLIENTE INTERNO D:\PC Oscar Hoyos\SGCalidad\2015\Encuesta Satisfacción Cliente Interno 2015 JEFE OFICINA INFORMES REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN - D:\PC Oscar Hoyos\SGCalidad\2015\Revisión por la Dirección 2015 SECRETARIA ACTAS DE COMITÉ GRUPO PRIMARIO - Caja Unidad de conservación Serial Carpeta Tomo CPU X CD No. de folio peso en Kb Soporte Frecuencia de consulta 4 PAPEL MEDIA 7877 1.01 MB ELECTRÓNICO ALTA 31/03/2015 7794 1.254 KB ELECTRÓNICO MEDIA 01/09/2015 30/09/2015 7877 862 KB ELECTRONICO ALTA 01/09/2015 30/09/2015 7877 1.415 KB ELECTRONICO ALTA Observaciones 6 CONTRATISTA BANCO DE PROYECTOS \\ideafs01\Planeacion\BANCO PROGRAMAS Y PROYECTOS 15/02/2015 30/09/2015 7853 100 MB ELECTRONICO ALTA 7 PROFESIONAL UNIVERSITARIO PLANES DE ACCIÓN D:\Users\johncq\Desktop\seguimiento Acuerdos de gestion 1 semes 2015 01/01/2015 30/09/2015 7856 305 MB ELECTRONICO ALTA Entregado por: OSCAR HERNAN HOYOS ARBOLEDA Revisado por: Recibido por: Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación Cargo: Cargo: Firma: Firma: Firma: Objetivo: Dar cumplimiento al artículo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depósitos de archivo central o archivos históricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depósitos que se tengan en calidad de arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las características de cada uno de estos (volúmenes, fechas, anexos, ubicación) FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad: Nombre de la dependencia: Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA Objeto del inventario: Inventario documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. No. de Orden Oficina de Control Interno Cargo 1 Jefe oficina 2 Jefe oficina 3 Jefe oficina 5 Jefe oficina 6 Jefe oficina 7 Jefe oficina 8 Jefe oficina 9 Jefe oficina Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético Actas de Comité Coordinador de Control Interno Actas de Comité Grupo Primario INFORMES DE AUDITORIAS Informes de Auditorías Interna Informes de Auditorías Externa C:\Users\victoriaay\Documents\mec i Acá se encuentrael Informe Ejecutivo Anual del Sistema de Control Interno C:\Users\victoriaay\Documents\eval uacion de dependecias C:\Users\victoriaay\Documents\ control interno contable C:\Users\victoriaay\Documents\pla n anticorrupción y de atención al ciudadano Fechas Extremas Unidad de conservación Serial Caja Carpeta Tomo CD CPU No. de folio peso en Kb Soporte Frecuencia de consulta Observaciones Inicial Final 16/05/2014 10/07/2015 x 52 papel media se encuentran desde el 2014 20/01/2014 24/08/2015 x 47 papel media se encuentran desde el 2014 15/07/2014 29/09/2015 x 180 papel alta se encuentran desde el 2014 28/02/2014 25/07/2014 x 100 papel alta 18/02/2014 24/04/2015 7891 172MB Electrónico Alta 21/01/2014 16/10/2015 7891 1,37GB Electrónico Media 27/01/2014 25/02/2015 7891 14,4MB Electrónico Media 06/02/2013 14/102015 7891 41,0MB Electrónico Media 10 Jefe oficina 11 Jefe oficina 12 Jefe oficina 13 Jefe oficina 14 Jefe Oficina 15 Jefe oficina 16 Jefe oficina 17 Jefe oficina 18 Jefe oficina 19 Jefe oficina 20 Jefe oficina 21 Jefe oficina 22 23 24 25 26 27 C:\Users\victoriaay\Documents\m eci\informes pormenorizados de control interno C:\Users\victoriaay\Documents\sat isfacción del cliente\PQRS C:\Users\victoriaay\Documents\eval uacion de gestion\informes de gestion por retiro directivos C:\Users\victoriaay\Documents\acta s de grupo primario C:\Users\victoriaay\Documents\audi torías de calidad C:\Users\victoriaay\Documents\cont raloria general de antioquia C:\Users\victoriaay\Documents\audi torias C:\Users\victoriaay\Documents\Der echos de autor C:\Users\victoriaay\Documents\der echos de peticion C:\Users\victoriaay\Documents\plan de accion C:\Users\victoriaay\Documents\eval uacion del desempeño C:\Users\victoriaay\Documents\com ites D:\Informacion\controlinterno D:\Informacion\cursos Profesional D:\Informacion\Gestion de Calidad Universitario: Adriana D:\Informacion\reestructuracion Aristizabal D:\Informacion\RENDICION CUENTAS D:\Informacion\sistemas D:\cambio computador\diego botero 2015\Auditoria Contraloria 28 D:\cambio computador\diego botero 2015\Cafe con Ideas D:\cambio computador\diego botero 2015\Capacitación 29 30 Profesional Universitario: Diego Botero 11/02/2014 22/09/2015 7891 28,8MB Electrónico Media 03/07/2014 15/10/2015 7891 51,8MB Electrónico Media 27/05/2014 30/06/2015 7891 4,25GB Electrónico media 25/02/2014 02/09/2015 7891 28,6MB Electrónico Baja 27/05/2014 19/10/2015 7891 435MB Electrónico alta 19/02/2014 07/10/2015 7891 2,39GB Electrónico alta 27/02/2014 16/10/2015 7891 168MB Electrónico alta 25/02/2014 22/03/2015 7891 13,3MB Electrónico Baja 04/03/2014 18/08/2015 7891 13,3MB Electrónico Media 03/02/2014 08/10/2015 7891 23,2MB Electrónico Media 08/02/2010 09/10/2015 7891 70,1MB Electrónico Media 24/01/2014 02/10/2015 7891 3,66GB Electrónico Alta 19/02/2007 16/10/2015 7771 0,99 GB 16/03/1998 16/10/2015 7771 1,32 GB Electronico Electronico alta baja 17/10/2001 16/10/2015 7771 791 MB Electronico alta 02/07/2009 02/11/2012 7771 22.2 MB Electronico baja 04/02/2008 16/10/2015 7771 9,45 GB Electronico media 23/06/1999 12/02/2015 7771 121 MB Electronico baja 26/02/2015 09/09/2015 7905 1,85 MB Electrónico Baja 22/04/2015 22/04/2015 7905 7,55 MB Electrónico Baja 22-agt-06 13/07/2015 7905 10,1 MB Electrónico Baja 31 32 33 34 D:\cambio computador\diego botero 2015\Control Interno Profesional D:\cambio computador\diego Universitario: botero 2015\MECI computador\diego Diego Botero D:\cambio botero 2015\Nexia D:\cambio computador\diego botero 2015\Plan Anticorrupcion 11/02/2015 15/10/2015 7905 1,14 GB Electrónico Alta 27/01/2015 08/04/2015 7905 1,24 MB Electrónico Media 16/04/2015 16/04/2015 7905 2,06 MB Electrónico Baja 29/01/2015 15/10/2015 7905 19 MB Electrónico Alta 35 D:\cambio computador\diego botero 2015\Plan de Bienestar 2015 24/04/2015 24/04/2015 7905 1,12 MB Electrónico Baja 36 D:\cambio computador\diego botero 2015\Seguimiento Acuerdos 24/04/2015 06/06/2015 7905 2,36 MB Electrónico Alta 19/10/2011 05/05/2014 7749 1,89 GB Electrónico Baja 19/03/2015 02/10/2015 7749 79 MB 27/03/2014 25/08/2015 7749 511 MB Electrónico Electrónico Alta Alta 27/05/2014 30/06/2015 7891 4,25GB Electrónico media 25/02/2014 02/09/2015 7891 28,6MB Electrónico Baja 27/05/2014 16/10/2015 7891 435MB Electrónico alta D:\Control Interno\CONTROL INTERNO 17/02/2011 28/09/2015 7836 1,96GB Electrónico media Entregado por: VICTORIA EUGENIA ARREDONDO YEPES Revisado por: Recibido por: Cargo: Jefe Oficina Control Interno Cargo: Cargo: Firma: Firma: 37 38 39 40 Profesional Universitario: Juan Gonzalo 41 42 43 Firma: Profesional Universitario: Samuel diez D:\Juan Gonzalo\Informacion\Archivos IDEA D:\Juan Gonzalo\Idea 2015 D:\Juan Gonzalo\idea año 2014 C:\Users\victoriaay\Documents\ev aluacion de gestion\informes de gestion por retiro directivos C:\Users\victoriaay\Documents\act as de grupo primario C:\Users\victoriaay\Documents\au ditorías de calidad Objetivo: Dar cumplimiento al artículo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depósitos de archivo central o archivos históricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depósitos que se tengan en calidad de arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las características de cada uno de estos (volúmenes, fechas, anexos, ubicación) FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad: Nombre de la dependencia: Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Objeto del inventario: Inventario documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. Cargo Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético 1 Jefe Oficina Asesora de Comunicacio nes, Juan Guillermo Bedoya Jimenez 2 No. de Orden Fechas Extremas Inicial Final Proceso Concurso Premio IDEA a la Investigación Historica de 08/06/2011 02/09/2014 secretaria Eliana Garcia d:\Users\elianagg\Desktop\2015 23/12/2014 16/10/2015 3 Profesional universitaria Luz Enit Arias Restrepo Actas de Comité de Promocion y Publicidad 21/01/2014 06/10/2015 4 Jefe Oficina Asesora de Comunicacio nes, Juan Guillermo Bedoya Jimenez Actas de Comité Grupo Primario 20/01/2014 5 Profesional Universitaria Nury Guzman Vasquez Actas Red de Líderes de Comunicaciones 08/04/2014 Unidad de conservación Carpet Serial Caja Tomo a CPU x CD No. de Frecuencia folio peso Soporte de consulta en Kb 7879 20 Fisica Baja 7827 192 mb electro nico Alta x 7852 105 fisico Medio 25/06/2015 x 7879 36 fisico Medio 13/08/2015 x 10993 54 fisico Medio Observaciones 6 7 8 9 10 Profesional universitaria Luz Enit Arias Restrepo Auxiliar Administrativ o Ramon Brand Rivera Contratista Luisa Fernanda Rendon Penagos Jefe Oficina Asesora de Comunicacio nes, Juan Guillermo Bedoya Jimenez Profesional Universitaria Maria Alejandra Gomez Restrepo Ruta: C:documentos/Comunicaciones luzar 04/12/2012 22/10/2015 7852 96.8 Gb Electró nico Alta 322 MB (338.391. 434 bytes) Electro nico alta Electro nico alta Electro nico Alta Electró nico Alta C:\Users\ramonbr\Desktop 14/08/2014 20/10/2015 7759 Estudios de satisfacción al cliente , encuesta cliente externo, D:\Users\LUISA RENDÓN 12/03/2014 27/10/2015 7850 62,6 MB Informes de Gestión,D:\Users\juanbj\Documen ts\JUAN GUILLERMO IDEA\2014 03/06/2014 20/10/2014 7879 1,48 MB Informes de peticiones, quejas, reclamos y sugerenciasD:\Z IDEA\PQRS\INFORMES PQRS 24/04/2014 07/07/2015 7844 124 MB 11 12 13 14 15 16 17 Jefe Oficina Asesora de Comunicacio Circulares Informativas nes, Juan Guillermo Bedoya Jimenez Profesional Universitaria Maria D:\ Z - IDEA Alejandra Gomez Restrepo Profesional Universitaria D:\Users\catalinaag\Carpetas Principales Catalina Gomez Alzate Profesional Universitaria d:\Users\nurygv\Desktop Nury Stella Guzman Vasquez Profesional Universitaria D:\Users\maryva\Documents Mary Isabel Villegas Jefe Oficina Asesora de Comunicacio D:\Users\juanbj\Documents nes, Juan Guillermo Bedoya Jimenez Contratista D:\Users Luisa Rendon 19/03/2014 12/03/2015 23/04/2013 26/10/2015 x 7879 52 7844 Fisica Media Electró nico Alta 10,9 GB Electró nico 15/10/2015 26/10/2015 11022 22,2 GB (23.843.782.656 bytes) Alta 17/02/2015 26/10/215 10993 19,6 GB (21.083.348.992 bytes) Alta 19/01/2015 26/10/2015 7801 125 GB (134.476.410.880 bytes) Alta 14/01/2012 27/10/2015 7879 Electró nico Electró nico Electró nico Alta Electró nico Alta 64,8 GB 21/05/2013 26/10/2015 7850 2,92 GB 18 Entregado por: JUAN GUILLERMO BEDOYA JIMENEZ Revisado por: Recibido por: Cargo: Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Cargo: Cargo: Firma: Firma: Firma: Objetivo: Dar cumplimiento al artículo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depósitos de archivo central o archivos históricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depósitos que se tengan en calidad de arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las características de cada uno de estos (volúmenes, fechas, anexos, ubicación) FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad: Nombre de la dependencia: Objeto del inventario: No. de Orden Cargo Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA OFICINA GESTIÓN DEL RIESGO Inventario documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético Fechas Extremas Inicial Final Unidad de conservación Carpe Serial Caja Tomo ta CPU CD No. de folio peso en Kb Soporte Frecuencia de consulta 1 SECRETARIA ACTAS DE COMITÉ DE VIGILANCIA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA 16/01/2014 13/11/2014 X 108 PAPEL Alta 2 SECRETARIA ACTAS DE COMITÉ PRIMARIO 07/05/2015 07/07/2015 X 4 PAPEL Alta 3 SECRETARIA 17/02/2015 09/06/2015 X 9 PAPEL Alta 4 SECRETARIA ACTAS DE CONSTRUCCIÓN DE MAPAS DE RIESGOS ACTA COMITÉ DE RIESGOS 29/01/2015 23/07/2015 X 12 PAPEL Alta 5 SECRETARIA SUBCOMITÉ TÉCNICO SARL 07/01/2014 07/01/2014 X 5 PAPEL Media 6 SECRETARIA SUBCOMITÉ TÉCNICO SARC CONTRATISTA John Jairo Yepes CARPETA COMPARTIDA,Riesgos (IDEAFS01) L 03/01/2014 14/03/2014 X 33 PAPEL Baja 13/01/2015 15/10/2015 2GB ELECTR ONICO Alta 2GB ELECTR ONICO Alta 2GB ELECTR ONICO Alta 2GB ELECTR ONICO Alta ELECTR ONICO Alta ELECTR ONICO Alta 7 8 9 10 11 CONTRATISTA Cristina García SECRETARIA Amparo Valencia A JEFE, Christian Gullermo Reyes A CONTRATISTA, Paula Andrea Mosquera A 10988 CARPETA COMPARTIDA,Riesgos (IDEAFS01) 13/01/2015 CARPETA COMPARTIDA,Riesgos (IDEAFS01) 13/01/2015 CARPETA COMPARTIDA,Riesgos (IDEAFS01) 13/01/2015 CARPETA: Proyecto Diálogo 15/10/2015 7873 15/10/2015 7773 15/10/2015 X220 15/01/2015 15/10/2015 7880 114 MB CARPETA COMPARTIDA,Riesgos (IDEAFS01) 13/01/2015 Entregado por: CHRISTIAN GUILLERMO REYES ARIZA Revisado por: Recibido por: Cargo: Jefe Oficina de Gestión del Riesgo Cargo: Cargo: Firma: Firma: 12 Firma: PROFESIONAL 15/10/2015 11023 2GB Observaciones 13 de 53 Objetivo: Dar cumplimiento al artículo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depósitos de archivo central o archivos históricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depósitos que se tengan en calidad de arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las características de cada uno de estos (volúmenes, fechas, anexos, ubicación) FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad: Nombre de la dependencia: Objeto del inventario: No. de Orden 1 2 3 4 5 6 Cargo Auxiliar Administrativa Auxiliar Administrativa Subgerente Comercial de Fomento y Desarrollo Subgerente Comercial de Fomento y Desarrollo Subgerente Comercial de Fomento y Desarrollo Secretaria Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA Subgerencia Comercial de Fomento y Desarrollo Inventario documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético Fechas Extremas Unidad de conservación Serial Caja Carpeta Tomo CD CPU No. de Frecuencia folio peso Soporte de consulta en Kb Inicial Final 09/10/2012 30/09/2015 2.65 GB 20/05/2012 30/09/2015 316 MB Plan de capacitación Cliente Externo 2012 24/09/2012 30/09/2012 1 135 Papel Baja Plan de capacitación Cliente Externo 2014 03/04/2014 14/11/2014 14 1247 Papel Baja Plan de capacitación Cliente Externo 2015 13/02/2015 12/31/2015 2 246 Papel Baja \\ideafs01\Comercial\Archivos Comercial\ARCHIVOS\SUBGERENCIA COMERCIAL AÑO 2015-BASE CORRESPONDENCIA RECIBIDA 2015 13/01/2015 19/10/2015 150 KB Electróni co Alta D:\Users\gladyscr.IDEAA\DesktopEscritorio/Capacitaciones IDEA D:\Users\gladyscr.IDEAA\DesktopEscritorio/Informes 1 Electróni co Electróni co Alta Alta Observaciones 7 Secretaria 8 Secretaria 9 Secretaria 10 11 12 Subgerente Comercial de Fomento y Desarrollo Subgerente Comercial de Fomento y Desarrollo Subgerente Comercial de Fomento y Desarrollo \\ideafs01\Comercial\Archivos Comercial\ARCHIVOS\SUBGERENCIA COMERCIAL AÑO 2015-REGISTRO INGRESO DE PERSONAS 2015 \\ideafs01\Comercial\Archivos Comercial\ARCHIVOS\SUBGERENCIA COMERCIAL AÑO 2015-FORMATO CONSECUTIVO VIATICOS- 2015 \\ideafs01\Comercial\Archivos Comercial\ARCHIVOS\SUBGERENCIA COMERCIAL AÑO 2015-REGISTRO DE COMISIONES- 2015 FIDUCIARIA BOGOTÁ - SOLICITUD DE CRÉDITO APROBADO Y NO LEGALIZADO CENTRO PSICOTECNICO COLEGIO FONTAN - SOLICITUD DE CRÉDITO NO APROBADO UNILAC - SOLICITUD DE CRÉDITO NO APROBADO 27/01/2015 16/10/2015 169 KB Electróni co Alta 14/01/2015 16/10/2015 98 KB Electróni co Alta 15/01/2015 16/10/2015 1,16 MB Electróni co Alta 13/02/2015 27/05/2015 1 172 Papel Baja 24/11/2014 04/05/2015 1 142 Papel Baja 23/05/2015 24/06/2015 1 98 Papel Baja 7761 1 Entregado por: BERTHA LUZ RESTREPO ARTEAGA Revisado por: Recibido por: Cargo: Subgerente Comercial de Fomento y Desarrollo Cargo: Cargo: Firma: Firma: Firma: Objetivo: Dar cumplimiento al artículo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depósitos de archivo central o archivos históricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depósitos que se tengan en calidad de arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las características de cada uno de estos (volúmenes, fechas, anexos, ubicación) FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad: Nombre de la dependencia: Objeto del inventario: No. de Orden 1 2 3 4 5 6 7 Cargo Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA Subgerencia de Inversiones y Cooperación Inventario documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético Fechas Extremas Unidad de conservación Serial Caja Carpeta Tomo CD CPU N° de folio peso en Kb Soporte Frecuencia de consulta Inicial Final \\IDEAFS01\Cooperacion\Contratación 16/04/2014 16/10/2015 7883 611 MB Electrónico Alta \\IDEAFS01\Cooperacion\Gestion SIC 04/04/2014 09/10/2015 7883 3,34 GB Electrónico Alta \\IDEAFS01\Cooperacion\Gobierno Corporativo 29/07/2015 19/10/2015 7883 751MB Electrónico Alta \\IDEAFS01\Cooperacion\Institucional 19/05/2014 21/10/2015 7883 80MB Electrónico Alta \\IDEAFS01\Cooperacion\Inversiones Patrimoniales 07/05/2015 21/10/2015 7883 8,85GB Electrónico Alta \\IDEAFS01\Cooperacion\Investigacion y proyectos cooperacion 17/10/2014 20/05/2015 7883 2,49GB Electrónico Media \\IDEAFS01\Cooperacion\Proyectos de Inversion 11/06/2013 22/01/2015 7883 2,14GB Electrónico Media Observaciones 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Actas comité grupo primario 2014 07/01/2014 23/12/2014 X 46 Papel Baja Actas comité grupo primario 2015 20/02/2015 28/08/2015 X 31 Papel Baja Actas comité de inversiones patrimoniales 2014 23/01/2014 11/12/2014 X 66 Baja Actas comité de inversiones patrimoniales 2015 21/01/2015 13/08/2015 X 131 Baja Informe de gestión año 2014 31/12/2014 31/12/2014 X 65 Baja Informe de gestión primer semestre 2015 01/08/2015 01/08/2015 X 29 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Fiduciaria Central 2014 25/01/2014 07/04/2014 X 203 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Fiduciaria Central 2014 30/04/2014 23/07/2014 X 215 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Fiduciaria Central 2014 27/08/2014 29/10/2014 X 209 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Fiduciaria Central 2014 31/10/2014 31/12/2014 X 229 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Fiduciaria Central 2015 31/01/2015 28/02/2015 X 107 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Fiduciaria Central 2015 25/03/2015 25/03/2015 X 216 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Fiduciaria Central 2015 25/03/2015 31/07/2015 X 221 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Hidroarma 2014 30/01/2014 10/07/2014 X 198 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Hidroarma 2014 23/09/2014 17/12/2014 X 235 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Hidroarma 2015 19/01/2015 10/06/2015 X 196 Baja 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Inversiones patrimoniales de renta variable Hidroarma 2015 19/06/2015 19/08/2015 X 55 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable HIDROITUANGO 2014 14/02/2014 23/07/2014 X 9 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable GEN+ 2014 28/01/2014 17/12/2014 X 157 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable GEN+ 2015 03/02/2015 01/09/2015 X 73 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable RENTAN 2014 21/02/2014 17/10/2014 X 78 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable RENTAN 2015 17/03/2015 29/07/2015 X 28 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Dann Regional 2014 17/02/2014 11/12/2014 X 64 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Dann Regional 2015 08/01/2015 24/06/2015 X 33 Baja 27/01/2014 19/12/2014 X 227 Baja 05/01/2015 08/04/2015 X 101 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Edatel 2014 04/03/2014 04/03/2014 X 5 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Edatel 2015 18/02/2015 18/02/2015 X 18 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Friogán 2014 07/03/2014 05/08/2014 X 184 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Friogán 2014 25/08/2014 25/11/2014 X 100 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Friogán 2015 19/03/2015 27/08/2015 X 207 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Metroplus 2014 04/02/2014 20/10/2014 X 113 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Fondo de Garantías de Antioquia 2014 Inversiones patrimoniales de renta variable Fondo de Garantías de Antioquia 2015 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Inversiones patrimoniales de renta variable Metroplus 2015 15/01/2015 21/07/2015 X 34 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Plaza Mayor 2014 23/01/2014 12/09/2014 X 82 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Plaza Mayor 2015 20/02/2015 29/07/2015 X 83 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable RIA 2014 28/01/2014 01/06/2014 X 222 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable RIA 2014 13/07/2014 13/07/2014 X 315 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable RIA 2014 03/07/2014 26/11/2014 X 28 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable RIA 2015 04/03/2015 04/05/2015 X 161 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Teleantioquia 2014 15/01/2014 27/05/2014 X 10 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Teleantioquia 2015 14/01/2015 07/03/2015 X 78 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Fogansa en liquidación 2014 05/02/2014 25/07/2014 X 260 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Fogansa en liquidación 2014 31/07/2014 31/12/2014 X 97 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Fogansa en liquidación 2015 25/02/2015 26/08/2015 X 57 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable ECA en liquidación 2014 28/02/2014 29/04/2014 X 34 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable ECA en liquidación 2015 09/03/2015 03/06/2015 X 13 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Frigourabá en liquidación 2014 31/01/2014 20/06/2014 X 187 Baja Inversiones patrimoniales de renta variable Frigourabá en liquidación 2015 20/02/2015 24/03/2015 X 79 Baja 56 Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Subgerente de Inversiones y Cooperación Inversiones patrimoniales de renta variable Parque Tecnológico de Antioquia en liquidación 2014 Inversiones patrimoniales de renta variable Parque Tecnológico de Antioquia en liquidación 2015 Inversiones patrimoniales de renta variable Parque Manantiales en liquidación 2014 Inversiones patrimoniales de renta variable Parque Manatiales en liquidación 2015 Inversiones patrimoniales de renta variable Sociedad Promotora del Desarrollo Portuario de Urabá 2014 12/02/2014 31/03/2014 X 134 Baja 01/02/2015 09/04/2015 X 90 Baja 10/02/2014 10/12/2014 X 95 Baja 15/01/2015 01/09/2015 X 66 Baja 10/02/2014 25/08/2014 X 4 Baja Inversiones sin ánimo de lucro PRODEAN 2014 12/03/2014 20/11/2014 X 14 Baja Inversiones sin ánimo de lucro PRODEAN 2015 18/03/2015 18/03/2015 X 23 Baja Inversiones sin ánimo de lucro ADRA 2015 17/07/2015 17/07/2015 X 2 Baja Entregado por: NELSON DAVID OSORIO ARBOLEDA Revisado por: Recibido por: Cargo: Subgerente de Inversiones y Cooperación Cargo: Cargo: Firma: Firma: 57 58 59 60 61 62 63 Firma: Objetivo: Dar cumplimiento al artículo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depósitos de archivo central o archivos históricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depósitos que se tengan en calidad de arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las características de cada uno de estos (volúmenes, fechas, anexos, ubicación) FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad: Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA Nombre de la dependencia: Subgerencia Financiera Objeto del inventario: No. de Cargo Orden 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Secretaria Secretaria Secretaria Secretaria Secretaria Secretaria Secretaria Secretaria Secretaria Secretaria 11 Secretaria 12 Secretaria 13 Secretaria 14 Secretaria Inventario documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético Acta de Reunión Financiera Acta de Reunión Ordinaria Acta de Reunión Ordinaria Acta de Reunión Ordinaria Acta de Reunión Ordinaria Acta de Reunión Ordinaria Actas de Comité Financiero Actas de Comité Financiero Actas de Comité Grupo Primario Circulares Normativas Inversiones de Renta Fija Fiduciaria Bogotá Inversiones de Renta Fija Fiduexcendentes Bancolombia Inversiones de Renta Fija Tes Informes a la Calificadora de Riesgos - Fitch Ratings Fechas Extremas Unidad de conservación Carpet Serial Caja Tomo a CPU X X X X X X X X X X CD No. de folio peso en Kb 2 2 1 2 2 2 30 61 20 3 Papel Papel Papel Papel Papel Papel Papel Papel Papel Papel Baja Baja Baja Baja Baja Baja Media Alta Alta Baja Soporte Frecuencia Observaciones de consulta Inicial Final 16/03/2012 05/02/2013 20/03/2013 04/04/2013 12/02/2013 28/02/2013 09/01/2014 29/01/2015 26/02/2015 29/07/2014 16/03/2012 05/02/2013 20/03/2013 04/04/2013 12/02/2013 28/02/2013 27/11/2014 23/07/2015 14/07/2015 29/07/2014 10/04/2013 10/04/2013 X 1 Papel Baja 20/05/2014 20/05/2014 X 1 Papel Baja 20/04/2015 20/04/2015 X 3 Papel Baja 18/03/2014 18/09/2014 X 12 Papel Baja 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Informes a la Calificadora de Riesgos - Fitch Ratings Secretaria Informes de Deuda Pública Secretaria Informes de Deuda Pública Secretaria Informes de Deuda Pública Secretaria Informes de Deuda Pública Planes Presupuestales - Proyecto de Secretaria Presupuesto Planes Presupuestales - Presupuesto Secretaria Ejecución Planes Presupuestales - Proyección Secretaria de Ingresos y Egresos Mis documentos - Sub Financiera (Comité de Gerencia, Financiero, Alexa Isabel Diago García - Subgerente Contratación, Sostenibilidad Contable, Primario, Calificación de Financiera riesgos, Comité de emplame) Martha Cecilia Escritorio-Martha Cecilia TrujilloTrujillo Botero Martha Financiera Secretaria Claudia Marcela Hidalgo Mejía Escritorio - Carpeta Claudia M Profesional Universitaria John Fredy Pineda Zea - Auxiliar Disco (D) - Johnpz - Presupuesto Administrativo Mónica Yasmid Taborda Hoyos Documentos - Presupuesto Todo Profesional Universitario (E) Secretaria 12/03/2015 27/03/2015 X 13 Papel Baja 01/01/2014 01/01/2015 14/01/2014 05/06/2015 29/12/2014 30/09/2015 11/12/2014 13/10/2015 X X X X 16 9 80 37 Papel Papel Papel Papel Baja Baja Baja Baja 01/01/2015 31/12/2015 X 2 Papel Baja 10/08/2015 04/09/2015 X 2 Papel Baja 01/01/2015 31/08/2015 X 25 Papel Media 23/01/2012 30/09/2015 7882 6,55 GB Electrónico Alta 11/06/2013 30/09/2015 7831 1,46 GB Electrónico Alta 14/07/2015 30/09/2015 8775 1,75 GB Electrónico Alta 17/07/2002 30/09/2015 11007 11,2 GB Electrónico Alta 25/05/2001 30/09/2015 11000 10,8 GB Electrónico Entregado por: ALEXA ISABEL DIAGO GARCÍA Revisado por: Recibido por: Cargo: Subgerente Financiera Cargo: Cargo: Firma: Firma: Firma: Alta Objetivo: Dar cumplimiento al artículo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depósitos de archivo central o archivos históricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depósitos que se tengan en calidad de arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las características de cada uno de estos (volúmenes, fechas, anexos, ubicación) FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad: Nombre de la dependencia: Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA Dirección de Tesorería Objeto del inventario: No. de Orden Cargo Inventario documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético Fechas Extremas Inicial Final Caja Unidad de conservación Serial Carpeta Tomo CPU CD No. de folio peso en Kb Soporte Frecuencia consulta 1 Directora de Tesorería Red.IdeaFS01.Tesorería 06/07/2015 21/10/2015 10994 1.94 MB Electrónico Alta 2 Secretaria d:\Users\mariama\Desktop\M.LEI LA TESORERIA 05/08/2015 08/09/2015 7785 2,91 gb Electrónico Alta Este.equipodatos(D)Tesoreria 12/04/2013 20/10/2015 10975 587 MB Electrónico Alta Escritorio.Bancos diario 13/10/2015 20/10/2015 10975 75 MB Electrónico Alta Escritorio.Pandequeso y otros 28/04/2014 19/10/2015 10975 2.35 MB Electrónico Alta Escritorio.Cierre 27/11/2013 20/10/2015 10975 165 MB Electrónico Alta Escritorio.Flujo Caja 2015 02/02/2015 05/08/2015 10975 348 KB Electrónico Alta Este.equipo.documentos. Movimiento Diario de Tesorería 07/02/2015 20/10/2015 10987 2.83 MB Electrónico Alta Escritorio.Bancos Calificación 01/02/2015 20/10/2015 10987 1.73 MB Electrónico Media Entregado por: MARISOL ROJAS MEDINA Revisado por: Recibido por: Cargo: Directora de Tesorería Cargo: Cargo: Firma: Firma: 3 4 5 6 7 8 9 Firma: Profesional Universitaria Profesional Universitaria Profesional Universitaria Profesional Universitaria Profesional Universitaria Técnico Operativo Técnico Operativo Observaciones Carpeta compartida entre el grupo Constante actualización Constante actualización Constante actualización Constante actualización Constante actualización Constante actualización Constante actualización Constante actualización Objetivo: Dar cumplimiento al artículo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depósitos de archivo central o archivos históricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depósitos que se tengan en calidad de arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las características de cada uno de estos (volúmenes, fechas, anexos, ubicación) FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad: Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA Nombre de la dependencia: Dirección de Crédito y Cartera Objeto del inventario: Inventario documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. No. de Orden Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético Cargo 1 Secretaria 2 Secretaria 3 Secretaria 4 Secretaria 5 Secretaria 6 Secretaria 7 Secretaria Acuerdo de reestructuración de pasivos ley 550 del municipio de Canalete Acuerdo de reestructuración de pasivos ley 550 del municipio de Canalete Acuerdo de reestructuración de pasivos Ley 550 del municipio de Careté Acuerdo de reestructuración de pasivos Ley 550 del municipio de Careté Acuerdo de reestructuración de pasivos Ley 550 del municipio de Regidor Bolívar Acuerdo de reestructuración de pasivos Ley 550 del municipio de Támesis. Acuerdo de reestructuración de pasivos Ley 550 del municipio de Támesis. Fechas Extremas Caja Unidad de conservación Serial Carpeta Tomo CPU CD No. de folio peso en Soporte Inicial Final 30/11/2009 25/11/2011 1 de 1 1 al 198 Papel 31/12/2013 31/07/2015 2 de 2 199 al 363 Papel 06/02/2012 31/08/2012 1 de 2 1 al 45 Papel 31/08/2012 23/09/2015 2 de 2 2 al 248 Papel 14/01/2009 19/05/2009 1 de 1 1 al 82 Papel 30/12/2010 31/08/2012 1 de 2 1 al 178 Papel 31/08/2012 27/04/2015 2 de 2 178 al 449 Papel Frecuencia de consulta Observaciones 8 Secretaria 9 Secretaria 10 Secretaria 11 Secretaria 12 Secretaria 13 Secretaria 14 Secretaria 15 Secretaria 16 Secretaria 17 18 19 20 21 Secretaria Secretaria Secretaria Secretaria Secretaria Directora de Crédito y Cartera Profesional 1: Diana Sirley Ortíz Profesional 2:Edier Mosquera Murillo 22 23 24 Acuerdo de reestructuración de pasivos Ley 550 del municipio de Maceo Acuerdo de reestructuración de pasivos Ley 550 del municipio de Agustín Codazzi Acuerdo de reestructuración de pasivos Ley 550 del municipio de San Pelayo Descuento de Actas - Gobernación de Antioquia -FLA Descuento de Actas - Gobernación de Antioquia -FLA Descuento de Actas - Gobernación de Antioquia -FLA Descuento de Actas - Gobernación de Antioquia -FLA Descuento de Actas - Gobernación de Antioquia -FLA Descuento de Actas - Gobernación de Antioquia -FLA Circulares informativas Circulares informativas Actas de Comité de Cartera Actas de Comité de Cartera Actas de Comité Primario 30/07/2012 06/08/2013 1 de 1 1 al 88 Papel 03/10/2008 30/05/2012 1 de 1 1 al 208 Papel 12/08/2014 14/04/2015 1 de 1 1 al 117 Papel 13/11/2013 23/12/2013 1 de 2 1 al 252 Papel 27/06/2014 30/10/2014 2 de 2 253 al 460 Papel 03/10/2013 17/07/2014 1 de 1 1 al 45 Papel 31/10/2014 30/12/2014 1 de 2 1 al 81 Papel 30/12/2014 13/03/2015 2 de 2 82 al 237 Papel 19/06/2015 28/09/2015 1 1 al 72 Papel 11/04/2014 07/01/2015 15/01/2014 21/01/2015 21/05/2015 16/12/2014 22/09/2015 10/12/2014 09/09/2015 05/10/2015 1 1 1 1 1 1 al 26 1 al 72 1 al 92 1 al 64 1 al 6 Papel Papel Papel Papel Papel d:\Users\luzta\Documents\CARTERA 19/12/2014 21/10/2015 11024 977 MB electrónico Alta \\ideafs01\cartera\CREDITO 11/02/2015 30/09/2015 7872 638 MB electrónico Alta d:\Users\ediermm\Desktop\EDIER 02/10/2012 20/10/2015 11002 263 MB electrónico Alta 25 Profesional 3: Maria Cristina Galeano Marín d:\Users\mariagm\Desktop\comites 2015 01/01/2015 21/10/2015 10989 368 MB electrónico Alta 26 Profesinal 4: Danny Miller Montoya Ocampo d:\Users\millermo\Desktop\Profesional 10/07/2012 21/10/2015 10982 36,9 GB electrónico Alta 27 Auxiliar administrativo: Luis Jorge Alzate C:\Users\luisaf\Desktop\LUIS JORGE RECAUDO 04/08/2015 20/10/2015 10969 1,55 GB electrónico Alta 28 Secretaria: Camila Alexandra Zapata Zuluaga d:\Users\camilazz\Desktop\CARTERA 16/03/2015 24/09/2015 7821 1,25 GB electrónico Alta Entregado por: LUZ MARY TABARES ARCILA Revisado por: Recibido por: Cargo: Directora de Crédito y Cartera Cargo: Cargo: Firma: Firma: Firma: Objetivo: Dar cumplimiento al artículo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depósitos de archivo central o archivos históricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depósitos que se tengan en calidad de arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las características de cada uno de estos (volúmenes, fechas, anexos, ubicación) FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad: Nombre de la dependencia: Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA Dirección de Administración de Proyectos y Convenios Objeto del inventario: Inventario documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. No. de Orden Cargo Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético 1 Profesional Universitario Carmen Rosa Vargas Valencia 2 Profesional Universitario Adriana Cárdena Solís D:\Users\carmenvv\Misdocumentos Fechas Extremas Inicial Final 26/07/2010 19/10/2015 Unidad de conservación Serial Caja Carpeta Tomo CPU X 10986 MJ02F TWJ D:\Users\Adrianacs\A ADRIANACS 1996 2015 27/04/1997 19/10/2015 x D:\Users\Adrianacs\AA REGRESO PROYECTOS MAYO 2012 IDEA 11004 D:\Informacion\Respaldo 2009\Mis Documentos 12/11/2009 19/10/2015 D:\Informacion\Respaldos 2011 03/06/2011 19/10/2015 D:\Users\germanmg\Desktop 09/11/2012 19/10/2015 4 Profesional Universitario Diana Fernández Hernández d:\Users\dianafh\Desktop\EMPALME 24/06/1993 19/10/2015 X 11005 5 Profesional Universitario Sergio Vélez Arango D:\SERGIO VÉLEZ IDEA 17/03/2013 19/10/2015 X 6 Profesional Universitario Dairo León Quintero Berrio D:\Users\dairoqb\Desktop\INSTITUCIONAL IDEA DAIRO QUINTERO 15/07/1994 19/10/2015 X 7 Profesional Universitario Aída Verónica Montoya Restrepo 3 Profesional Universitario Germán Mejía Gallego D:\ARCHIVOS PROYECTOS 21/01/2008 19/10/2015 CD No. de folio peso en Kb Soporte Frecuencia de consulta 11953766,4 Electrónico Alta 57,1 GB Electrónico 13,2 GB Estas carpetas virtuales son carpetas de trabajo y gran porcentaje de la información de Alta estas se encuentra también en permanente carpetas físicas en el CAD; la otra corresponde a archivos de trabajo que no requieren estar en carpeta física 14,7GB X 7863 Electrónico Alta 2,56 GB Electrónico Alta 11011 6,75 GB Electrónico Alta MJ02F TV9 42,7 GB Electrónico Alta 10995 12,5 GB (13.524.982. 102 bytes) Electrónico Alta 20,1 GB 6,23 GB X Observaciones 8 Profesional Universitario Dora Restrepo Arboleda 9 Profesional Universitario - D:\Users\Blancaof\Documentos\BLANCABlanca Nidia Osorio Franco IDEA 17/03/2013 19/10/2015 10 Contratista - Isabel Cristina d:\Users\cristinagl\Documents\Proyectos Grajales león Cris Grajales 27/01/2014 11 Contratista - Andrés Felipe Cadavid Metrio d:\Users\andrescm\Desktop\INFORMACION EMPALME AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2015 12 Contratista - Nancy Hoyos Zuluaga D:\NANCY HOYOS ZULUAGA 13 Contratista - Kerby Johana Orozco Echeverry D:\Users\kerbyoe\Mis Documentos\Dirección de Proyectos\2013\2014\2015 08/01/2013 30/09/2015 14 Auxiliar Administrativo Encargado - Luz Esther Gallego Zapata d:\Users\luzgz\Desktop\PROYECTOS LUZ ESTHER GALLEGO 01/10/2013 15 Auxiliar Administrativo Nelson Rodríguez Reyes d:\Users\nelsonrr\Desktop\Proyectos Nelson 16 Secretaria - Rocío Quiroz Cañas Actas de Comité Grupo Primario 17 d:\Users\dorara\Desktop\PROYECTOS DORA Director - Clemencia López D:\CLEMENCIA LOPEZ Toro 17/08/1997 19/10/2015 X 11013 7,9GB Electrónico Alta X 10990 5,56 GB (5.979.725.2 17 bytes) Electrónico Alta 19/10/2015 X 10980 3,66 GB Electrónico Alta 05/11/2013 19/10/2015 X 7845 528 MB Electrónico Alta 09/01/2013 19/10/2015 X 7845 36,7GB Electrónico Alta X 7838 851 MB (892,683,01 8 bytes) Electrónico Alta 19/10/2015 X 11003 34,5 GB Electrónico Alta 06/06/2012 19/10/2015 X 11008 1,71 GB Electrónico Alta 21/03/2014 13/08/2015 X 18 GB Papel 18/12/2014 19/10/2015 X 996 MG Electrónico 7812 Entregado por: CLEMENCIA LÓPEZ TORO Revisado por: Recibido por: Cargo: Directora de administración de Proyectos Cargo: Cargo: Firma: Firma: Firma: Media Alta Objetivo: Dar cumplimiento al artículo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depósitos de archivo central o archivos históricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depósitos que se tengan en calidad de arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las características de cada uno de estos (volúmenes, fechas, anexos, ubicación) FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad: Nombre de la dependencia: Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA Objeto del inventario: Inventario documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. No. de Orden Cargo 1 2 Subgerente Subgerente 3 Subgerente 4 5 6 Subgerente Subgerente Subgerente Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético Actas - comité Primario Actas - comité Primario Actas - comité Primario - Direccion Administrativa - Logistica y mantenimiento Actas - Comité Primario- CAD Actas - Comité de Etica Informe de Gestion 7 Secretaria 8 Subgerencia Administrativa Fechas Extremas Unidad de conservación Serial Caja Carpeta Tomo CPU 1 1 CD No. de Frecuencia folio peso Soporte de consulta en Kb 67 Papel 59 Papel Inicial Final 07/01/2014 13/01/2015 01/12/2014 21/09/2015 04/11/2014 25/09/2015 1 37 Papel 13/01/2015 22/01/2014 04/07/2013 04/08/2015 03/09/2015 30/06/2014 1 1 1 6 18 5 C:\Users\alciraGC\Alcira\2014 10/12/2013 30/09/2015 7857 216 MB Secretaria C:\Users\alciraGC\Alcira 13/07/2015 30/09/2015 7857 423 MB 9 10 Subgerente Subgerente 31/07/2014 06/01/2015 30/12/2014 19/10/2015 X X 1 al 52 1 al 165 11 Subgerente 12/12/2013 12/12/2013 X 1 al 2 Papel Alta 12 Subgerente 12/12/2013 12/12/2013 X 1 al 5 Papel Alta 13 Subgerente Préstamo de espacios y bienes Préstamo de espacios y bienes Historia de bien inmueble Predio San Diego Historia de bien inmueble Predio Edatel Historia de bien inmueble Predio la Ceja Papel Papel Papel Electró nico Electró nico Papel Papel 17/04/2013 17/04/2013 X 1 al 2 Papel Alta Media Alta Alta Alta Observaciones 14 Subgerente 15 Subgerente 16 Subgerente 17 Subgerente 18 Subgerente 19 Subgerente 20 Subgerente 21 Subgerente 22 Subgerente 23 Subgerente 24 Subgerente 25 Subgerente 26 Subgerente 27 Subgerente 28 Subgerente 29 Subgerente 30 Subgerente 31 Subgerente 32 Subgerente 33 Subgerente 34 Subgerente 35 Subgerente Historia de bien inmueble Predio Plaza de la Libertad Historia de bien inmueble Predio Hacienda Montenegro Historia de bien inmueble Predio San Diego Historia de bien inmueble Predio Edatel Historia de bien inmueble Predio Plaza de la Libertad Historia de bien inmueble Predio Hacienda Montenegro Historia de bien inmueble Predio Pan de Azucar Historia de bien inmueble Predio Amaga Historia de bien inmueble Predio Manantias Historia de bien inmueble Predio San Diego Historia de bien inmueble Predio Edatel Historia de bien inmueble Predio la Ceja Historia de bien inmueble Predio Plaza de la Libertad Historia de bien inmueble Predio Montenegro Historia de bien inmueble Predio Pan de Azucar Historia de bien inmueble Predio Amaga Historia de bien inmueble Predio Manantiales carpeta 1 de 2 Historia de bien inmueble Predio Manantiales carpeta 2 de 2 Historia de bien inmueble Predio Fundacion Ferrocarril Historia de bien inmueble Predio Sabaneta Historia de bien inmueble Predio Bello Taller de las Niños Historia de vehiculo OML 767 12/12/2013 20/12/2015 X 1 al 52 Papel Alta 18/03/2013 12/12/2013 X 1 al 24 Papel Alta 26/09/2014 19/12/2014 X 1 al 9 Papel Alta 21/07/2014 25/11/2014 X 1 al 6 Papel Alta 06/10/2014 31/12/2014 X 1 al 21 Papel Alta 11/09/2014 03/12/2014 X 1 al 16 Papel Alta 26/02/2014 19/12/2014 X 1 al 18 Papel Alta 10/06/2014 12/11/2014 X 1 al 20 Papel Alta 01/09/2014 31/12/2014 X 1 al 49 Papel Alta 14/01/2015 06/08/2015 X 1 al 27 Papel Alta 07/02/2015 30/06/2015 X 1 al 14 Papel Alta 21/05/2015 31/08/2015 X 1 al 16 Papel Alta 16/01/2015 03/08/2015 X 1 al 258 Papel Alta 17/02/2015 20/03/2015 X 1 al 8 Papel Alta 23/01/2015 15/09/2015 X 1 al 113 Papel Alta 05/05/2015 15/07/2015 X 1 al 7 Papel Alta 11/02/2015 06/08/2015 X 1 al 256 Papel Alta 21/08/2015 29/09/2015 X 257 al 334 Papel Alta 27/02/2015 17/03/2015 X 1 al 112 Papel Alta 09/02/2015 16/09/2015 X 1 al 31 Papel Alta 08/06/2015 06/08/2015 X 1 al 18 Papel Alta 13/08/2014 22/08/2014 X 1 al 9 Papel Alta 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 Secretaria Técnico Operativo Mantenimien to Técnico Operativo Mantenimien to Técnico Operativo Mantenimien to Técnico Operativo Mantenimien to Técnico Operativo Mantenimien to Técnico Operativo Mantenimien to Técnico Operativo Mantenimien to Técnico Operativo Mantenimien to Técnico Operativo Mantenimien to Técnico Operativo Mantenimien to d:\Users\leidymr\Desktop\Leidy 29/10/2013 30/09/2015 7862 23,8 MB Electró nico Alta D:\Users\diegotp\Documents\1 INTERVENTORIAS\2015 01/01/2015 23/10/2015 7829 528,31 MB Electró nico Alta D:\Users\diegotp\Documents\1 INTERVENTORIAS\2014 01/01/2014 31/12/2014 7829 896 MB Electró nico Media D:\Users\diegotp\Documents\1 INTERVENTORIAS\2013 01/01/2013 31/12/2013 7829 7,06 GB Electró nico Baja D:\Users\diegotp\Documents\1 INTERVENTORIAS\2012 01/01/2012 31/12/2012 7829 132 MB Electró nico Baja D:\Users\diegotp\Documents\Serv icios Públicos 01/01/2015 23/10/2015 7829 9,2 MB Electró nico Alta Resolución: Designación Grupo Gestión Ambiental 07/10/2005 25/06/2014 X 1-6 Papel Baja Documentos constancia disposición de residuos 11/11/2011 08/05/2014 X 1 - 24 Papel Baja Documentos Gestión Ambiental 10/08/2005 22/08/2014 X 1 - 272 Papel Baja D:\IDEA\Administrativa\INTERVEN TORIAS 17/05/2013 23/10/2015 7816 3,23 GB Electró nico Alta D:\IDEA\Administrativa\Servicios_ publicos 19/06/2012 22/10/2015 7816 36,2 MB Electró nico Media 47 48 49 50 51 52 53 54 55 Técnico Operativo Mantenimien to Técnico Operativo Mantenimien to Profesional Universitario Técnico Operativo Administració n Documental Técnico Operativo Administració n Documental Técnico Operativo Administració n Documental Técnico Operativo Administració n Documental Técnico Operativo Administració n Documental Técnico Operativo Administració n Documental D:\IDEA\Administrativa\Informes 16/08/2011 08/10/2015 7816 47,9 MB Electró nico Baja D:\IDEA\Administrativa\FOTOS FUNCIONARIOS 12/01/2010 05/10/2015 7816 346 MB Electró nico Baja D:\ADMINISTRATIVA BIENES\EMPALME 01/10/2015 23/10/2015 7796 7,48 MB Electró nico Alta Y:\Administrativo 12/06/2013 30/09/2015 7799 11,5 GB Electró nico Alta Y:\Administrativo\Comites IDEA 02/10/2013 14/04/2015 7799 15,0 MB Electró nico Media Y:\Administrativo\IGA_IDEA_2015 1- Procuraduria 18/06/2015 22/06/2015 7799 16,3 MB Electró nico Baja Y:\Administrativo\LEY TRANSPARENCIA 09/03/2015 27/08/2015 7799 4,19 MB Electró nico Media Y:\Administrativo\PLAN CONSERVACION 21/01/2014 21/01/2014 7799 6,98 MB Electró nico Media Y:\Administrativo\Programa de Gestión Documental 04/06/2013 30/09/2015 7799 80,8 MB Electró nico Alta Carpeta compartida Grupo Trabajo Administración Documental Carpeta compartida Grupo Trabajo Administración Documental Carpeta compartida Grupo Trabajo Administración Documental Carpeta compartida Grupo Trabajo Administración Documental Carpeta compartida Grupo Trabajo Administración Documental Carpeta compartida Grupo Trabajo Administración Documental 56 57 58 59 60 61 62 63 Técnico Operativo Administració n Documental Técnico Operativo Administració n Documental Técnico Operativo Administració n Documental Técnico Operativo Administració n Documental Técnico Operativo Administració n Documental Técnico Operativo Administració n Documental Técnico Operativo Administració n Documental Técnico Operativo Administració n Documental Y:\Administrativo\Tablas de Retención Documental 22/10/2013 30/09/2015 7799 4,15 GB Electró nico Alta Y:\Administrativo\Tablas de Valoración Documental 07/05/2014 22/09/2015 7799 645 MB Electró nico Alta D:\Users\Andressg\Documents\AN DRESSG 2012\IDEA\Archivo 11/11/2014 Central IDEA\PINAR 18/06/2015 7799 166 MB Electró nico Alta Y:\CONSECUTIVOS 03/04/2013 30/09/2015 Y:\CONSULTAS 11/01/2013 30/09/2015 Y:\ENVIOS 472 23/01/2013 30/09/2015 Y:\INVENTARIOS DOCUMENTALES 22/07/2013 30/09/2015 Y:\MEDICION_DIARIA_TEMP_HUM EDAD 13/11/2012 30/09/2015 31,1 MB Electró nico Alta 14,5 MB Electró nico Alta 7799 309 MB Electró nico Alta 7799 119 MB Electró nico Alta 276 KB Electró nico Media 7799 Carpeta compartida Grupo Trabajo Administración Documental Carpeta compartida Grupo Trabajo Administración Documental Carpeta compartida Grupo Trabajo Administración Documental Carpeta compartida Grupo Trabajo Administración Documental Carpeta compartida Grupo Trabajo Administración Documental Carpeta compartida Grupo Trabajo Administración Documental Carpeta compartida Grupo Trabajo Administración Documental Técnico Operativo Administració n Documental Técnico Operativo Administració n Documental Y:\TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES_HISTORICO 09/07/2013 30/09/2015 Y:\TRANSFERENCIAS_EMPRESA CUSTODIA 29/01/2014 30/09/2015 Entregado por: PAULA CRISTINA ALAPE MEJÍA Revisado por: Recibido por: Cargo: Subgerente Administrativa Cargo: Cargo: Firma: Firma: 64 65 Firma: 7799 29,8 MB Electró nico Alta 52,8 MB Electró nico Alta Carpeta compartida Grupo Trabajo Administración Documental Carpeta compartida Grupo Trabajo Administración Documental Objetivo: Dar cumplimiento al artículo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depósitos de archivo central o archivos históricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depósitos que se tengan en calidad de arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las características de cada uno de estos (volúmenes, fechas, anexos, ubicación) FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad: Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA Nombre de la dependencia: Dirección de Contabilidad Objeto del inventario: No. de Cargo Orden Angela María Santana Rodríguez Auxiliar 1 Administrativo. Angela María Santana Rodríguez Auxiliar 2 Administrativo. Angela María Santana Rodríguez Auxiliar 3 Administrativo. Angela María Santana Rodríguez Auxiliar 4 Administrativo. Inventario documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético Fechas Extremas Unidad de conservación Serial Caja Carpeta Tomo CPU CD No. de folio peso en Kb Soporte Frecuencia de consulta Inicial Final Conciliaciones Bancarias 01/01/2014 30/01/2014 1 135 Papel Media Conciliaciones Bancarias 01/02/2014 30/02/2014 1 119 Papel Media Conciliaciones Bancarias 01/03/2014 30/03/2014 1 123 Papel Media Conciliaciones Bancarias 01/04/2014 30/04/2014 1 252 Papel Media Observaciones 5 Secretaria Secretaria 6 Secretaria 7 8 9 10 11 Secretaria Secretaria Secretaria Secretaria Secretaria 12 Secretaria 13 Secretaria 14 Secretaria 15 16 17 Secretaria Secretaria Conciliaciones Bancarias - Reportes del Sistema Declaraciones Tributarias Declaración de Industria y Comercio al Municipio de Medellín Declaraciones Tributarias Declaración de Industria y Comercio al Municipio de Medellín Informes Financieros - Indicadores Económicos para Findeter Informes Financieros - Indicadores Económicos para Findeter Informes Financieros - Notas a los Estados Financieros Informes Financieros - Notas a los Estados Financieros Informes a Organismos de Regulación Vigilancia y Control - Informes a la Contraloría General de la República Informes a Organismos de Regulación Vigilancia y Control - Informes a la Contraloría General de la República Informes a Organismos de Regulación Vigilancia y Control - Informes a la Contaduría General de la Nación Informes a Organismos de Regulación Vigilancia y Control - Informes a la Contaduría General de la Nación Planes Presupuestales - Proyección de Ingresos y Egresos Planes Presupuestales - Presupuesto Ejecución 30/07/2015 30/07/2015 X 1 Papel Baja 20/06/2014 17/12/2014 X 40 Papel Baja 15/01/2015 08/10/2015 X 37 Papel Baja 12/09/2014 12/09/2014 X 1 Papel Baja 21/01/2015 14/05/2015 X 8 Papel Baja 01/01/2014 31/12/2014 X 55 Papel Baja 01/01/2015 31/08/2015 X 38 Papel Baja 03/02/2014 18/11/2014 X 8 Papel Media 09/01/2015 23/07/2015 X 33 Papel Alta 10/04/2014 30/12/2014 X 6 Papel Alta 25/02/2015 07/10/2015 X 9 Papel Baja 01/01/2014 31/12/2014 X 40 Papel Baja 18/04/2014 10/11/2014 X 14 Papel Baja 18 19 20 21 Adriana Consuelo Gutiérrez Morales Directora de Contabilidad Isabel Cristina Zapata Soto - Profesional Universitaria John Fredy Grajales Vera - Profesional Universitario Angela María Santana Rodríguez Auxiliar Administrativo. Escritorio - Carpeta Varios Archivo 18/09/2013 Disco (D): CONCILIACIONES DE 2014 01/01/2015 2015 30/09/2015 30/09/2015 10976 10977 119 MG 17,2GB Electrónico Alta Electrónico Alta Electrónico Alta Electrónico Media Entregado por: Martha Cecilia Trujillo Botero Revisado por: Recibido por: Cargo: Secretaria Cargo: Cargo: Firma: Firma: Firma: Objetivo: Dar cumplimiento al artículo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depósitos de archivo central o archivos históricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depósitos que se tengan en calidad de arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las características de cada uno de estos (volúmenes, fechas, anexos, ubicación) FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad: Nombre de la Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA Dirección de Gestión Humana Objeto del inventario: Inventario documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. No. de Orden Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético Cargo 1 Directora 2 3 Directora Directora 4 Directora 5 Directora 6 Directora 7 Directora 8 Directora 9 Directora 10 Directora 11 Directora 12 Directora 13 Directora 14 Directora ACTAS , actas de comité de convivencia laboral 2015 ACTAS, comité Primario 2015 Actas, actas de comisión de personal 2015. Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de enero 2015 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de enero 2015 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de febrero 2015 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de febrero 2015 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de marzo 2015 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de marzo 2015 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de abril 2015 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de abril 2015 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de mayo 2015 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de mayo 2015 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de junio 2015 Fechas Extremas Inicial Final Caja Unidad de conservación Serial Carpeta Tomo CPU CD No. de folio peso en Kb Soporte 2/24/2015 22/04/2015 4 Papel 16/01/2015 1/29/2015 24/04/2015 01/07/2015 8 69 Papel Papel 01/01/2015 15/01/2015 1 112 Papel 16/01/2015 30/01/2015 1 150 Papel 01/02/2015 15/02/2015 1 156 Papel 16/02/2015 28/02/2015 1 171 Papel 01/03/2015 15/03/2015 1 131 Papel 16/03/2015 30/03/2015 1 198 Papel 01/04/2015 15/04/2015 1 161 Papel 16/04/2015 30/04/2015 1 191 Papel 01/05/2015 15/05/2015 1 155 Papel 16/01/2015 30/05/2015 1 230 Papel 01/06/2015 15/06/2015 1 186 Papel Frecuencia de consulta Observaciones 15 Directora 16 Directora 17 Directora 18 Directora 19 Directora 20 Directora 21 Directora 22 Directora 23 Directora 24 Directora 25 Directora 26 Directora 27 Directora 28 Directora 29 Directora 30 Directora 31 Directora 32 Directora 33 Directora Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina seugunda quincena de junio 2015 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de julio 2015 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de julio 2015 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de agosto 2015 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de agosto 2015 16/06/2015 30/06/2015 1 294 Papel 01/07/2015 15/07/2015 1 1 al 243 Papel 16/07/2015 30/07/2015 1 244 al 275 Papel 01/08/2015 15/08/2015 1 185 Papel 16/08/2015 30/08/2015 202 Papel Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de septiembre 2015 01/09/2015 15/09/2015 1 201 Papel Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de septiembre 2015 16/09/2015 30/09/2015 1 235 Papel 05/03/2015 26/08/2015 30 Papel 07/09/2015 29/09/2015 17 Papel 19/01/2015 24/09/2015 1 de 2 1 al 200 Papel 14/01/2015 08/09/2015 1 10 Papel 01/01/2015 30/06/2015 1 de 2 1 al 179 Papel 30/07/2015 23/09/2015 2 de 2 180 al 299 Papel 19/01/2015 30/09/2015 1 145 Papel 20/01/2015 23/07/2015 1 65 Papel 01/02/2015 30/09/2015 1 de 2 1 al 199 Papel 20/01/2015 06/10/2015 2 de 2 200 al 345 Papel 24/01/2014 24/12/2014 131 Papel 20/06/2014 21/11/2014 22 Papel Plan, plan de bienestar control de actividades visitas de seguimiento 2015. Elección comité de etica IDEA - período de septiembre 2015 - septiembre 2017. Plan, plan de bienestar control de actividades visitas de seguimiento 2015. Plan, plan de capacitación proceso de inducción del nuevo personal 2015 Declaraciones de aporte a la seguridad social y parafiscales de enero, febrero, marzo, abril, mayo y junio de 2015. Declaraciones de aporte a la seguridad social y parafiscales de julio, agosto y septiembre 2015. Comprobantes contables, comprobantes de nómina mesada pensional y seguridad social de enero, febrero, marzo,abril, mayo, junio, julio, agosto y septiembre 2015. Planes, plan de entrenamiento actividades de entrenamiento 2015 Programas , sistema de seguridad y salud en el trabajo plan de trabajo , cronograma actividades : informes plan estimulos resultados estudio clima organizacional 2014actividades de medicina preventiva. Programas , sistema gestion de seguridad y salud en el trabajo, actividades seguridad e higiene industrial 2015, estudio sobre el riudo puestos de trabajo actividades comité de emergencias Actas, actas de comité comisión de personal 2014 Actas, actas de comité primario de 2014 34 Directora 35 Directora 36 Directora 37 Directora 38 Directora 39 Directora 40 Directora 41 Directora 42 Directora 43 Directora 44 Directora 45 Directora 46 Directora 47 Directora 48 Directora 49 Directora 50 Directora 51 Directora 52 Directora 53 Directora 54 Directora 55 Directora 56 Directora 57 Directora ACTAS , actas de comité de convivencia laboral 2014 Planes, Plan de bienestar social, actividades deportivas y recreativas. Planes, Plan de bienestar social, actividades deportivas y recreativas. Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de enero 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de enero 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de febrero 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de febrero 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de marzo 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de marzo 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de abril 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de abril 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de mayo 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de mayo 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de junio 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de junio 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de julio 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de junio 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de agosto 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de agosto 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de septiembre 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de agosto 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de octubre 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de octubre 2014 Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de noviembre 2014 21/08/2014 26/11/2014 47 Papel 06/02/2014 18/07/2014 1 1 al 222 Papel 06/08/2014 13/12/2014 2 de 2 223 al 347 Papel 01/01/2014 15/01/2014 1 177 Papel 16/01/2014 30/01/2014 1 258 Papel 01/02/2014 15/02/2014 1 210 Papel 16/02/2014 28/02/2014 1 256 Papel 01/03/2014 15/03/2014 1 246 Papel 15/03/2014 30/03/2014 1 248 Papel 01/04/2014 15/04/2014 1 205 Papel 16/04/2014 30/04/2014 1 269 Papel 01/05/2014 15/05/2014 1 184 Papel 16/05/2014 31/05/2014 1 225 Papel 01/06/2014 15/06/2014 1 215 Papel 16/06/2014 30/06/2014 1 237 Papel 01/07/2014 15/07/2014 1 204 Papel 16/07/2014 30/07/2014 266 Papel 01/08/2014 15/08/2014 174 Papel 16/08/2014 30/08/2014 206 Papel 01/09/2014 15/09/2014 235 Papel 16/09/2014 30/09/2014 253 Papel 01/10/2014 15/10/2014 204 Papel 16/10/2014 30/10/2014 267 Papel 01/11/2014 15/11/2014 210 Papel 58 Directora Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de noviembre 2014 16/11/2014 30/11/2014 226 Papel 59 Directora Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina primera quincena de diciembre 2014 01/12/2014 15/12/2014 219 Papel 60 Directora Comprobantes Contables, Comprobantes de Nómina segunda quincena de diciembre 2014 16/12/2014 30/12/2014 291 Papel 20/01/2014 13/06/2014 1 de 2 1 al 158 Papel 30/07/2014 30/12/2014 2 de 2 159 al 307 Papel 02/12/2013 11/04/2014 1 de 4 1 al 236 Papel 24/01/2014 11/08/2014 2 de 4 237 al 459 Papel Comprobantes contables, comprobantes de nómina, mesada pensional de enero a junio de 2014. Comprobantes contables, comprobantes de nómina, mesada pensional de julio a diciembre 2014. Programas , programas sistema de seguridad en el trabajo Programas , programas sistema de seguridad y salud en en trabajo, actividades sistema de seguridad salud en el trabajo, medicina preventiva 61 Directora 62 Directora 63 Directora 64 Directora 65 Directora Programas , programas sistema de seguridad en el trabajo seguridad e higiene industrial. 16/01/2014 14/07/2014 3 de 4 460 al 660 Papel 66 Directora Programas , programas sistema de seguridad en el trabajo seguridad subprogramas seguridad e higiene industrial, comité de emergencias actividades . 25/07/2014 13/11/2014 4 de 4 661 al 879 Papel 67 Directora 18/02/2014 09/09/2014 51 Papel 68 Directora 23/01/2014 18/05/2014 1 de 4 1 al 200 Papel 69 Directora 18/05/2014 26/07/2014 2 de 4 201 al 400 Papel 70 Directora 26/07/2014 25/10/2014 3 al 4 401 al 600 Papel 71 Directora 25/10/2014 17/12/2014 4 de 4 601 al 730 Papel 72 Directora 05/06/2014 12/11/2014 1 7 Papel 73 Directora 31/01/2014 29/04/2014 1 de 3 1 al 231 Papel Plan, Paln de Bienestar, controlde actividades 2014 Plan, Planes de Bienestar, actividades ejecutadas en el marco del plan de bienestar social vigencia 2014. Plan, Planes de Bienestar, actividades ejecutadas en el marco del plan de bienestar social vigencia 2014. Plan, Planes de Bienestar, actividades ejecutadas en el marco del plan de bienestar social vigencia 2014. Plan, Planes de Bienestar, actividades ejecutadas en el marco del plan de bienestar social vigencia 2014. Planes, Paln de capacitación , proceso de indución al nuevo personal 2014 Declaraciones, declaraciones de aporte a la seguridad social y para fiscales de enero, febrero, marzo y abril 2014. 74 Directora 75 Directora 76 Directora 77 78 79 Directora Directora Directora 80 Directora Declaraciones, declaraciones de aporte a la seguridad social y para fiscales de mayo, junio, julio y agosto 2014. Declaraciones, declaraciones de aporte a la seguridad social y para fiscales de septiembre, octubre y diciembre 2014 Comprobantes , Comprobantes contables de seguridad social pensionados año 2014 Planes, plan de capacitación, Planes, plan de capacitación, Planes, plan de capacitación, Planes. Plan de entrenamientos, actividades de entreanmiento 04/06/2014 20/08/2014 2 de 3 232 al 449 Papel 30/09/2014 15/12/2014 3 de 3 450 al 644 Papel 21/01/2014 06/01/2015 1 59 Papel 20/01/2014 13/03/2014 11/09/2014 12/03/2014 26/08/2014 22/12/2014 1 de 3 2 de 3 3 de 3 1 al 200 201 al 400 4001 al 568 Papel Papel Papel 05/02/2014 10/11/2014 1 58 Papel d:\Users\cristinair\Desktop\CRISTINA\ACTIVIDA DES 2015 POR MES A OCTUBRE 15/10/2015 15/10/2015 7855 49,4 MB Electróni co d:\Users\cristinair\Desktop\CRISTINA\ACTIVIDA DES 2014 POR MES 15/10/2015 15/10/2015 7855 270 MB Electróni co C:\Users\andreaoj\Documents\Actividades Deportivas y Recreativas 2014-2015 01/02/2014 30/09/2015 7766 2,15 GB Electróni co D:\Users\isabelmf\Documents\OFICINA GESTION HUMANA 2015 14/10/2015 21/10/2015 7839 5,88 MB Electróni co Entregado por: ISABEL CRISTINA MEJÍA FLÓREZ Revisado por: Recibido por: Cargo: Directora de Gestión Humana Cargo: Cargo: Firma: Firma: 81 82 83 84 Firma: Abogada Contratista Gestión Humana Abogada Contratista Gestión Humana Coordinacion Deportiva, Contratiasta FEIDEA Directora Objetivo: Dar cumplimiento al artículo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depósitos de archivo central o archivos históricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depósitos que se tengan en calidad de arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las características de cada uno de estos (volúmenes, fechas, anexos, ubicación) FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad: Nombre de la dependencia: Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA Objeto del inventario: Inventario documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. No. de Orden 1 Cargo Secretaria Ma. Patricia Valle Z. Secretaria Ma. Patricia Valle Z. Secretaria Ma. Patricia Valle Z. Secretaria Ma. Patricia Valle Z. Direccion de Sistemas Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético Fechas Extremas Inicial Final Unidad de conservación Serial Caja Carpeta Tomo CPU Frecuencia de consulta Electronico Alta Observaciones 10/09/2015 09/10/2015 Actas de Grupo Primario 22/01/2013 20/06/2013 X 11 Media Actas de Grupo Primario 16/05/2014 16/10/2014 X 3 Media Actas de Grupo Primario 02/02/2015 28/08/2015 X 17 Media Profesional Universitario Elkin Mauricio Gutierrez C. d:\Users\mauriciogc\Documents\2015 28/01/2015 16/10/2015 X 7889 3.04 GB Electronico Alto 6 Tecnico Operativo Elkin Escobar D:\Información Idea 05/01/2015 16/10/2015 X 10974 7603 GB Electronico Alto 7 Tecnico Operativo Elkin Escobar D:\correo 05/01/2015 16/10/2015 X 10974 632 MB Electronico Alto d:\Users\alvaromh\Desktop\siif 05/01/2015 16/10/2015 X 10973 4,49 Gb Electronico Alto D:\correo 05/01/2015 16/10/2015 X 10973 4,3 Gb Electronico Alto D:\correo 05/01/2015 16/10/2015 X 11021 1,8 GB Electronico Alto D:\IDEA\Proyectos 05/01/2015 16/10/2015 X 11021 2,5 GB Electronico Alto Codigo Fuentes D:\Proyectos 14.1.10 05/01/2015 16/10/2015 X 11020 2,78 GB Electronico Alto Codigo Fuentes 05/01/2015 16/10/2015 X 10992 2,74 GB Electronico Alto 05/01/2015 16/10/2015 X 10992 1,67 Electronico Alto 05/01/2015 16/10/2015 X 10992 195 MB Electronico Alto X 11010 3 4 5 8 9 10 11 12 13 13 14 15 Profesional Universitario Alvaro Profesional Universitario Alvaro Profesional Universitario Edwin Profesional Universitario Edwin Contratista Reinaldo Barco Contratista Dora Cuartas Contratista Dora Cuartas Contratista Dora Cuartas D:\Users\doraca\Documents\ESTUDIO S PREVIOS d:\Users\doraca\Documents\CORREO/ correo 2015 \\ideafs01\calidad Profesional Universitario D:\PAULA IDEA Paula Jaramillo 16/06/2015 21/10/2015 108mb Soporte d:\Users\Patriciavz\Desktop\Sistemas 2 7775 CD No. de folio peso en Kb 20,5 GB Electronico Entregado por: JORGE ENRIQUE ESTRADA CORREA Revisado por: Recibido por: Cargo: Director de Sistemas Cargo: Cargo: Firma: Firma: Firma: Alto Calidad Sistemas Objetivo: Dar cumplimiento al artículo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depósitos de archivo central o archivos históricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depósitos que se tengan en calidad de arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las características de cada uno de estos (volúmenes, fechas, anexos, ubicación) FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad: Nombre de la dependencia: Objeto del inventario: No. de Orden Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA Secretaría General Inventario documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. Cargo Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético Fechas Extremas Inicial Final Unidad de conservación Serial Caja Carpeta Tomo CD CPU No. de folio peso en Kb Soporte Frecuencia de consulta 1 Secretaria d:\Users\beatrizgl\Desktop\CONTROL DE PROCESOS 2015 05/01/2015 30/09/2015 7841 1,23 MB Electrónico Alta 2 Secretaria d:\Users\beatrizgl\Desktop\SECRETARIA GENERAL 10/02/2015 30/09/2015 7841 121 MB Electrónico Alta 3 Secretaria Informes a la Procuraduría Regional Antioquia 14/11/2013 16/05/2014 x 23 Físico Media 4 Secretaria Actas de Comité Grupo Primario 24/02/2014 11/08/2015 x 14 Físico Media Entregado por: ADRIANA MARIA CORREA RESTREPO Cargo: Secretaria General Firma: Revisado por: Cargo: Firma: Recibido por: Cargo: Firma: Observaciones Objetivo: Dar cumplimiento al artículo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depósitos de archivo central o archivos históricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depósitos que se tengan en calidad de arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las características de cada uno de estos (volúmenes, fechas, anexos, ubicación) FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad: Nombre de la dependencia: Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA Dirección Técnica Contractual y Administrativa Objeto del inventario: Inventario documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. No. de Orden 1 2 3 4 Cargo Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético Profesional Universitario- PROCESO ORDINARIO EJECUTIVO. Natalia DEMANDANTE: IDEA, RADICADO Escobar 05001400300720150070800. Marulanda PROCESO ADMINISTRATIVO DE Profesional NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL UniversitarioDERECHO -LABORAL. DEMANDANTE: Natalia OLGA ROCÍO RENDÓN ZULUAGA, Escobar RADICADO Marulanda 05001333302120140028600. Profesional PROCESO ADMINISTRATIVO UniversitarioCONTRACTUAL. DEMANDANTE: Natalia INGEANGEL, RADICADO Escobar 05001333302820130121400. Marulanda Profesional PROCESO ADMINISTRATIVO-PAGO UniversitarioPOR CONSIGNACIÓN. DEMANDANTE: Natalia IDEA, RADICADO Escobar 05001333302920140036700. Marulanda Fechas Extremas Unidad de conservación Serial Caja Carpeta Tomo CD CPU No. de folio peso en Kb Soporte Frecuencia de consulta Inicial Final 02/06/2015 07/09/2015 X 50 Papel Alta 27/11/2014 19/08/2015 X 62 Papel Alta 04/12/2013 29/09/2015 X 125 Papel Alta 28/02/2014 24/09/2015 X 55 Papel Alta Observaciones 5 6 7 8 9 10 11 12 Profesional UniversitarioNatalia Escobar Marulanda Profesional UniversitarioNatalia Escobar Marulanda Profesional UniversitarioNatalia Escobar Marulanda Profesional UniversitarioNatalia Escobar Marulanda Profesional UniversitarioNatalia Escobar Marulanda Profesional UniversitarioNatalia Escobar Marulanda Profesional UniversitarioNatalia Escobar Marulanda Profesional UniversitarioNatalia Escobar Marulanda ACCIONES CONSTITUCIONALES POPULAR. DEMANDANTE: DORIELA 23/06/2010 MARÍA ACEVEDO, RADICADO 05001333101020100023001. 12/07/2010 X 630 Papel Alta ACCIÓN DE REPETICIÓN-NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO LABORAL-FRANCISCO JAVIER BELTRÁN 26/05/2015 MONTOYA, RADICADO 05001333300420150068200. 24/09/2015 X 107 Papel Alta PROCESO ADMINISTRATIVO EJECUTIVO. DEMANDANTE: IDEA, 2/09/2012 RADICADO 05001333301620120025900. 13/04/2015 X 94 Papel Alta PROCESO ADMINISTRATIVOREPARACIÓN DIRECTA. DEMANDANTE: 13/08/2012 SANTIAGO MARÍN CLAVIJO, RADICADO 05001333301220120012700. 25/11/2013 X 253 Papel Alta PROCESO ADMINISTRATIVO DE REPARACIÓN DIRECTA. DEMANDANTE: 19/07/2012 HERNÁN HENAO LOPERA, RADICADO 05001333303020120006900. 24/07/2015 X 537 Papel Alta PROCESO ADMINISTRATIVO EJECUTIVO. DEMANDANTE: IDEA, 10/07/2013 RADICADO 05001333300420130014500. 16/06/2015 X 53 Papel Alta PROCESO ADMINISTRATIVO DE REPARACIÓN DIRECTA. DEMANDANTE: 13/08/2012 JESÚS ROBERTO MORENO, RADICADO 05001333302720120012500. 22/04/2015 X 283 Papel Alta PROCESO ADMINISTRATIVO DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO -LABORAL. DEMANDANTE: 22/05/2012 JOSE JAVIER PATIÑO ANGULO, RADICADO 05001333102720120034500 03/08/2015 X 430 Papel Alta 13 14 15 16 17 18 19 20 Profesional UniversitarioNatalia Escobar Marulanda Profesional UniversitarioNatalia Escobar Marulanda Profesional UniversitarioNatalia Escobar Marulanda Profesional UniversitarioNatalia Escobar Marulanda Profesional UniversitarioNatalia Escobar Marulanda PROCESO ADMINISTRATIVO DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO -LABORAL. DEMANDANTE: 17/08/2012 ADRIANA PATRICIA RAMIREZ, RADICADO 05001333302020120013501 15/07/2015 X 604 Papel Alta PROCESO ADMINISTRATIVO CONTRACTUAL. DEMANDANTE: 27/10/2009 CELAPEH, RADICADO 05001233100020090140000 06/07/2015 X 125 Papel Alta PROCESO ADMINISTRATIVO DE NULIDAD. DEMANDANTE: 23/04/2008 SINTRAELECOL, RADICADO 05001233100020080058000 03/09/2014 X 1200 Papel Alta PROCESO ADMINISTRATIVO CONTRACTUAL. DEMANDANTE: IDEA, 28/06/2010 RADICADO 05001233100020100134000 30/09/2015 X 412 Papel Alta PROCESO ADMINISTRATIVO CONTRACTUAL. DEMANDANTE: 20/01/2014 CORISADECO, RADICADO 05001233300020140005700 01/10/2014 X 536 Papel Alta 18/02/2015 X 83 Papel Alta 01/12/2006 X 42 Papel Alta 18/01/2012 X 20 Papel Alta PROCESO ADMINISTRATIVO DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO -LABORAL. DEMANDANTE: 28/08/2012 EDGAR AUGUSTO ARIAS BEDOYA, RADICADO 05001233300020120028501 Profesional PROCESO ADMINISTRATIVO DE Universitario- REPARACIÓN DIRECTA. DEMANDANTE: Natalia JORGE ENRIQUE SALDARRIAGA, 03/10/2003 Escobar RADICADO Marulanda 05001233100020030347801 Profesional PROCESO ADMINISTRATIVO Universitario- CONTRACTUAL. DEMANDANTE: Natalia MUNICIPIO AGUSTIN CODAZZI, 18/01/2012 Escobar RADICADO Marulanda 20001233100020040164401. Profesional UniversitarioNatalia Escobar Marulanda 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 PROCESO ADMINISTRATIVO Profesional CONTROVERSIAS CONTRACTUALES. UniversitarioDEMANDANTE: CONSORCIO Lina María BARBACOAS 2011, RADICADO Ramírez 52001233300020140016400. PROCESO ADMINISTRATIVO Profesional CONTROVERSIAS CONTRACTUALES. UniversitarioDEMANDANTE: CONSORCIO Lina María COMBUSTIBLES NARIÑO, RADICADO Ramírez 52001233300020140016900. PROCESO ADMINISTRATIVO Profesional CONTROVERSIAS CONTRACTUALES. UniversitarioDEMANDANTE: THEKCA INGENIERÍA Lina María S.A., RADICADO Ramírez 52001233300020150065100. PROCESO ADMINISTRATIVO DE Profesional NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL UniversitarioDERECHO. DEMANDANTE: ENTRE Lina María OBRAS S.A., RADICADO Ramírez 05001333302720150017200. PROCESO ADMINISTRATIVO Profesional CONTROVERSIAS CONTRACTUALES. UniversitarioDEMANDANTE: IDEA (RAÚL SAADE), Lina María RADICADO Ramírez 47001333300420140024300. Profesional DEMADANTE: IDEA DEMANDADO: UniversitarioFROILAN ORTIZ GALLEGO Y OTROS, Laura Guerra RADICADO 2011-00914-00. Vásquez Profesional DEMANDANTE: OLGA RUTH ZAPATA UniversitarioZAPATA. DEMANDADO IDEA, Laura Guerra RADICADO 2012-741-01. Vásquez Profesional DEMANDANTE: SORAYA DUARTE UniversitarioMORA. DEMANDADO: IDEA, Laura Guerra RADICADO 2012-403-01. Vásquez Profesional DEMANDANTE: SORAYA DUARTE UniversitarioMORA. DEMANDADO: IDEA, Laura Guerra RADICADO 2013-070-00. Vásquez Profesional DEMANDANTE:JULIO CÉSAR UniversitarioJARAMILLO YEPES. DEMANDADO: Laura Guerra IDEA, RADICADO 2012-507-00. Vásquez 21/04/2014 10/06/2014 X 950 Papel Alta 11/04/2014 24/06/2015 X 132 Papel Alta 28/08/2015 17/09/2015 X 300 Papel Alta 20/02/2015 30/04/2015 X 180 Papel Alta 06/10/2014 30/04/2015 X 253 Papel Alta 10/12/2013 10/12/2013 X 86 Papel Alta 17/01/2014 13/05/2014 X 320 Papel Alta 02/04/2014 30/04/2014 X 280 Papel Alta 19/03/2014 11/04/2014 X 170 Papel Alta 26/03/2014 26/03/2014 X 95 Papel Alta 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 Profesional UniversitarioLaura Guerra Vásquez Profesional UniversitarioLaura Guerra Vásquez Profesional UniversitarioLaura Guerra Vásquez Profesional UniversitarioLaura Guerra Vásquez Profesional UniversitarioLaura Guerra Vásquez Profesional UniversitarioLaura Guerra Vásquez Profesional UniversitarioLaura Guerra Vásquez Profesional UniversitarioLaura Guerra Vásquez Profesional UniversitarioLaura Guerra Vásquez Profesional UniversitarioLaura Guerra Vásquez Profesional UniversitarioLaura Guerra Vásquez DEMANDANTE: JUAN CAMILO COLEY. DEMANDADO: IDEA, RADICADO 2012- 20/03/2014 0371-00. 29/04/2014 X 224 Papel Alta DEMANDANTE: JUAN CAMILO COLEY. DEMANDADO: IDEA, RADICADO 2013- 05/12/2013 037-00. 28/05/2014 X 138 Papel Alta PROCESO DISCIPLINARIO 2011-004: 09/05/2011 FROILAN DE JESUS ORTIZ GALLEGO 23/12/2014 X 115 Papel Alta PROCESO DISCIPLINARIO 2011-005: 06/05/2008 FROILAN DE JESUS ORTIZ GALLEGO 30/09/2015 X 95 Papel Alta PROCESO DISCIPLINARIO 2011-007: 03/03/2011 FROILAN DE JESUS ORTIZ GALLEGO 23/04/2015 X 83 Papel Alta PROCESO DISCIPLINARIO 2012-001: 26/01/2012 N.N. 30/09/2015 X 30 Papel Alta PROCESO DISCIPLINARIO 2012-003: 30/03/2012 SERGIO CARDONA GARCÍA 30/09/2015 X 75 Papel Alta PROCESO DISCIPLINARIO 2012-004: 25/06/2012 RAMIRO DE JESÚS GALLEGO GARCIA 30/09/2015 X 68 Papel Alta PROCESO DISCIPLINARIO 2013-002: 17/07/2013 HENRY VALOYES MENA 30/09/2015 X 147 Papel Alta PROCESO DISCIPLINARIO 2013-003: 23/03/2013 MARÍA DEL PILAR ARANGO HERRERA 30/09/2015 X 52 Papel Alta PROCESO DISCIPLINARIO 2013-004: 25/08/2013 MARTHA CECILIA LASSO PEÑA 30/09/2015 X 61 Papel Alta Profesional UniversitarioLaura Guerra Vásquez Profesional UniversitarioLaura Guerra Vásquez Profesional UniversitarioLaura Guerra Vásquez PROCESO DISCIPLINARIO 2013-005: 13/12/2013 JHON JABER PATIÑO 30/09/2015 X 86 Papel Alta PROCESO DISCIPLINARIO 2014-001: 12/07/2014 N.N. 30/09/2015 X 37 Papel Alta PROCESO DISCIPLINARIO 2014-002: 15/09/2014 CLAUDIA MARCELA HIDALGO MEJIA 30/09/2015 X 93 Papel Alta 45 PROCESO ADMINISTRATIVO DE RESTITUCION DE DERECHOS Profesional TERRITORIALES INDIGENAS UNIDAD UniversitarioADMINISTRATIVA ESPECIAL DE Gildardo 01/12/2014 GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRAS Bermúdez DESPOJADAS Y ABANDONADAS Cadavid SECCIONAL NARIÑO, RADICADO 52001312100120100000000. 26/06/2015 X 245 Papel Alta 46 Profesional ACCIÓN DE TUTELA ALEXANDRA UniversitarioMARÍA BEDOYA OSORIO, RADICADO 16/10/2014 Liliana María 0500123330002015172800 Correa 14/09/2015 X 135 Papel Alta 47 Profesional UniversitarioLiliana María Correa 30/09/2015 X 94 Papel Alta 28/09/2015 30/09/2015 X Papel Alta 24/12/2014 30/09/2015 154 MB Electrónico Alta 20/01/2015 29/07/2015 X 36 Papel Alta Carpeta 1 07/01/2015 30/06/2015 X 275 Papel Alta Carpeta 1 03/07/2015 25/09/2015 X 82 Papel Alta Carpeta 2 05/01/2015 25/05/2015 X 275 Papel Alta Carpeta 1 42 43 44 48 49 50 51 52 53 PROCESO ADMINISTRATIVO-NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO. 14/09/2015 DEMANDANTE: IDEA, RADICADO 0500123330002015129700 Profesional PROCESO ADMINISTRATIVO-NULIDAD UniversitarioY RESTABLECIMIENTO DEL DERECHO. Liliana María DEMANDANTE: IDEA. Correa D:\Users\sulayra\Desktop\DIRECCIÓN Secretaria CONTRACTUALSULAYRA\CONTRATACIÓN 2015 Secretaria ACTAS COMITÉ DE CONCILIACIÓN ACTAS COMITÉ DIRECTIVO DE Secretaria ORIENTACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTRATACIÓN ACTAS COMITÉ DIRECTIVO DE Secretaria ORIENTACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTRATACIÓN Secretaria DERECHOS DE PETICIÓN 147 7802 54 55 Secretaria Secretaria 56 Secretaria 57 Secretaria DERECHOS DE PETICIÓN 11/05/2015 DERECHOS DE PETICIÓN 03/08/2015 ACUERDOS DE GESTIÓN 2013, 2014 Y 04/10/2013 2015 SOCIALIZACIÓN MANUAL DE CONTRATACIÓN, SUPERVISIÓN E 06/06/2013 INTERVENTORÍA 2013 Y CAPACITACIÓN CONTRATACIÓN 2015 Entregado por: JUAN CARLOS LEDEZMA MATURANA Cargo: Director Técnico Administrativo Firma: Contractual y 27/08/2015 30/09/2015 X X 245 235 Papel Papel Alta Alta Carpeta 2 Carpeta 3 13/01/2015 X 10 Papel Media Carpeta 1 30/09/2015 X 2 Papel Baja Revisado por: Recibido por: Cargo: Cargo: Firma: Firma: Objetivo: Dar cumplimiento al artículo 15 de la ley General de Archivos, relacionando los documentos y expedientes que contiene un archivo y que se encuentren tanto en las oficinas como en depósitos de archivo central o archivos históricos en todas las sedes con las que pueda contar la entidad y aquellos depósitos que se tengan en calidad de arrendamiento sea este de la dependencia o de la entidad, indicando las características de cada uno de estos (volúmenes, fechas, anexos, ubicación) FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL Entidad: Nombre de la dependencia: Instituto para el Desarrollo de Antioquia - IDEA Dirección Técnica Jurídica Comercial Objeto del inventario: Inventario documental con corte al 30 de septiembre de 2015, para entrega de archivos en concordancia con el artículo 15 de la Ley 594 de 2000. No. de Orden Nombre de la serie, nombre del expediente, nombre del archivo magnético d:\Users\patriciags\Desktop\DIREC CIÓN TECNICA JURIDICA COMERCIAL d:\Users\patriciags\Desktop\BASE DE DATOS DE LOS MUNICIPIOS Cargo 1 Secretaria 2 Secretaria 3 Secretaria 4 Profesional Universitario 5 Profesional Universitario 6 Profesional Universitario 7 Profesional Universitario d:\Users\patriciags\Desktop\CONT ROL DE PROCESOS ACTUALIZADA 08 DE JULIO DE 2015 PROCESO JUDICIAL FUNDACION EDUCATIVA EL EL TALLER DE LOS NIÑOS PROCESO JUDICIAL FUNDACION EDUCATIVA EL EL TALLER DE LOS NIÑOS PROCESO JUDICIAL FUNDACION EDUCATIVA EL EL TALLER DE LOS NIÑOS PROCESO JUDICIAL FUNDACION EDUCATIVA EL EL TALLER DE LOS NIÑOS Fechas Extremas Unidad de conservación Carpet Serial Caja Tomo CD a CPU No. de Frecuencia folio peso Soporte de consulta en Kb Inicial Final 09/09/2015 30/09/2015 7787 69,1 MB Electró nico Alta 06/07/2015 14/09/2015 7787 220 KB Electró nico Alta 13/07/2015 30/09/2015 7787 287 MB Electró nico Media 02/03/2015 30/09/2015 1 de 6 85 Papel Alta 06/10/2014 30/09/2015 2 de 6 150 Papel Alta 22/01/2015 30/09/2015 3 de 6 99 Papel Alta 09/09/2009 30/09/2015 4 de 6 71 Papel Alta Observaciones 8 Profesional Universitario 9 Profesional Universitario 10 11 12 13 Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario 14 Profesional Universitario 15 Profesional Universitario 16 Profesional Universitario 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario PROCESO JUDICIAL FUNDACION EDUCATIVA EL EL TALLER DE LOS NIÑOS PROCESO JUDICIAL FUNDACION EDUCATIVA EL EL TALLER DE LOS NIÑOS PROCESO JUDICIAL CAMINOS ABIERTOS 09/09/2009 30/09/2015 5 de 6 71 Papel Alta 01/10/2014 30/09/2015 6 de 6 95 Papel Alta 22/10/2012 30/09/2015 1 187 Papel Alta 07/08/2015 30/09/2015 1 38 Papel Alta 11/10/2013 14/11/2014 1 de 2 94 Papel Alta 31/06/2013 30/09/2015 2 de 2 62 Papel Alta 15/11/2012 19/05/2015 1 de 3 269 Papel Alta 21/05/2013 06/07/2015 2 de 3 124 Papel Alta 05/03/2013 23/12/2013 3 de 3 235 Papel Alta 23/10/2012 30/09/2015 1 185 Papel Alta 05/03/2013 30/09/2015 1 de 5 81 Papel Alta 30/09/2014 27/07/2015 2 de 5 88 Papel Alta 15/02/2013 31/01/2014 3 de 5 226 Papel Alta 10/10/2014 24/10/2014 4 de 5 30 Papel Alta 16/06/2012 05/03/2013 5 de 5 232 Papel Alta PROCESO JUDICIAL SHERATON 04/09/2014 30/09/2014 1 de 4 106 Papel Alta PROCESO JUDICIAL SHERATON 24/04/2012 19/05/2014 2 de 4 77 Papel Alta PROCESO JUDICIAL SHERATON 24/11/2014 03/12/2014 3 de 4 26 Papel Alta PROCESO JUDICIAL SHERATON 03/06/2014 01/10/2014 4 de 4 126 Papel Alta PROCESO JUDICIAL GRUPO MONARCA S.A. 05/06/2013 19/10/2015 1 264 Papel Alta PROCESO JUDICIAL FOGANSA PROCESO JUDICIAL LUZ ESTER GALLEGO ZAPATA PROCESO JUDICIAL LUZ ESTER GALLEGO ZAPATA PROCESO JUDICIAL HIDROELECTRICAS DE CONDE Y VEQUEDO PROCESO JUDICIAL HIDROELECTRICAS DE CONDE Y VEQUEDO PROCESO JUDICIAL HIDROELECTRICAS DE CONDE Y VEQUEDO PROCESO JUDICIAL HUMANA SALUD PROCESO JUDICIAL MADERA DE CAFÉ S.A. PROCESO JUDICIAL MADERA DE CAFÉ S.A. PROCESO JUDICIAL MADERA DE CAFÉ S.A. PROCESO JUDICIAL MADERA DE CAFÉ S.A. PROCESO JUDICIAL MADERA DE CAFÉ S.A. 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 Profesional Universitario Profesional Universitario PROCESO JUDICIAL ARRAYANES S.A 26/04/2011 12/12/2013 1 100 Papel Alta PROCESO JUDICIAL HABITANTES DEL ROSARIO 21/02/2005 11/08/2014 1 76 Papel Alta Profesional Universitario PROCESO JUDICIAL HOSPITAL SAN JUAN DE SANTA ROSA DE OSOS 06/02/2014 13/05/2014 1 279 Papel Alta Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario Profesional Universitario RECURSO HOSPITAL SANTA ROSA DE OSOS PROCESO JUDICIAL MUNICIPIO DE TAMESIS 21/11/2013 17/07/2014 1 160 Papel Alta 06/12/2011 19/05/2015 1 70 Papel Alta 23/02/2015 02/06/2015 1 23 Papel Alta 19/12/2009 28/09/2015 1 106 Papel Alta 17/04/2015 10/08/2015 1 90 Papel Alta 06/06/2013 30/09/2013 1 69 Papel Alta 24/04/2013 18/10/2013 1 de 3 289 Papel Alta 31/01/2012 15/02/2013 2 de 3 121 Papel Alta 01/01/2013 29/10/2013 3 de 3 96 Papel Alta PROCESO JUDICIAL CORBIC 13/03/2013 24/12/2013 1 de 2 251 Papel Alta PROCESO JUDICIAL CORBIC 09/08/2013 06/02/2014 2 de 2 190 Papel Alta PROCESO JUDICIAL PRODEAN. PROCESO JUDICIAL HERNADNO FABIO PATIÑO. PROCESO JUDICIAL PAULA ANDREA TOBON PROCESO JUDICIAL FUNDACION CUBO PROCESO JUDICIAL EMPRESAS PÚBLICAS DE CAUCASIA PROCESO JUDICIAL EMPRESAS PÚBLICAS DE CAUCASIA PROCESO JUDICIAL EMPRESAS PÚBLICAS DE CAUCASIA Entregado por: ANA MARIA VELEZ HENAO Revisado por: Recibido por: Cargo: Directora Técnica Jurídica Comercial Cargo: Cargo: Firma: Firma: Firma:
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