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verano.otoño 2015
CAMBIOS
EN ISO 9001
E ISO 14001
Y LOS PLAZOS DE
TRANSICIÓN PARA
SU ADECUACIÓN Y
CERTIFICACIÓN EN BASE
A ELLAS
«Entre otros aspectos, se pretende
desarrollar una nueva estructura que
permita, a todos los que la apliquen,
establecer integraciones de manera
sencilla y homogénea, y adaptada a los
nuevos entornos empresariales»
JAVIER MOYA
Director de calidad y responsable de la
unidad técnica de medioambiente
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CAMBIOS EN ISO 9001 E ISO 14001
CAMBIOS EN ISO 9001 E ISO 14001
L
a publicación de las nuevas versiones de la ISO
9001 e ISO 14001 en septiembre de 2015 es ya
una realidad, y mucho se ha hablado al respecto de
los plazos, de los cambios y de la evolución que conllevan
las nuevas versiones de las normas de sistemas de gestión
más extendidas del mundo.
Así pues, tras la publicación de los borradores definitivos de las versiones de 2015 de dichas normas, se pusieron en marcha los primeros planes de transición por parte
de OCA Cert.
Desde entonces, OCA Cert lleva trabajando en la
identificación y análisis de los cambios que se han producido en las normas, para que ahora, una vez publicadas en septiembre de 2015, se lleve a cabo un adecuado
plan de transición conforme a los requisitos de la Entidad
Nacional de Acreditación (ENAC), así como de todas las
partes implicadas en los procesos de certificación, como
la información a clientes, la formación a todo el personal
de la empresa y el cumplimiento de los requisitos legales
y reglamentarios.
Tal y como se ha establecido la estructura de estas nuevas normas deben:
»» Proporcionar un conjunto de requisitos estables y fundamentales para los próximos diez años o más.
»» Mantener su carácter genérico, así como la relevancia
para las organizaciones de cualquier tamaño, tipo o sector.
»» Conservar el interés actual en la gestión eficaz de los
procesos, con el fin de obtener los resultados deseados.
»» Tomar nota de los cambios que afectan a las prácticas
y a las tecnologías de los sistemas de gestión.
»» Reflejar los cambios en los entornos cada vez más complejos, existentes y dinámicos en los que las organizaciones actúan.
»» Alinear su estructura con respecto a otras normas ISO.
»» Facilitar la implementación eficaz en las organizaciones
y la evaluación de la conformidad por primera, segunda
y tercera parte.
»» Utilizar un lenguaje simplificado y un estilo sencillo de
redacción para facilitar la comprensión y la interpretación
coherente de los requisitos.
Principales novedades de las nuevas ISO 9001 e
ISO 14001 en 2015
Entre otros aspectos, se ha pretendido desarrollar una
nueva estructura común al resto de normas de sistemas
de gestión, lo que permita, a todos los que la apliquen,
establecer integraciones de manera sencilla y homogénea,
y adaptada a los nuevos entornos empresariales para todo
tipo de organizaciones. Para ello mantienen la estructura,
los textos, los términos y las definiciones comunes establecidas por ISO para todas las normas de gestión. Esta
nueva estructura de «alto nivel» de ISO introduce nuevos
términos (nuevos requisitos o modificación de los existentes), tales como «contexto de la organización», «partes
interesadas» o «riesgos y oportunidades».
De este modo la redacción de las nuevas normas ISO
ha sido una redacción más concisa y clara, tratando de
avanzar en la comprensión del contexto en el que las organizaciones operan y en las expectativas de los distintos
grupos de interés, dando bastante importancia a la comunicación externa, la mejora del comportamiento ambiental (no sólo del SGMA), el cumplimiento de requisitos
legales (no sólo compromiso), la gestión y la visión estratégica del negocio, la aparición de la cadena de valor,
la transparencia y la simplicidad. Las estructuras de alto
nivel afectan a toda la organización, no solo al alcance
de la certificación. La adopción de una estructura común
para todas las normas de sistemas de gestión permitirá a
las organizaciones entender y aplicar de una forma más
eficaz los requisitos de la ISO 9001:2015.
Las estructuras de alto nivel están basadas en la definición de diez puntos:
0. Introducción.
1. Objeto y campo de aplicación.
2. Referencias normativas.
3. Términos y definiciones.
4. Contexto de la organización.
5. Liderlazgo.
6. Planificación.
7. Soporte.
8. Operación.
9. Evaluación del desempeño.
10. Mejora.
Como elementos más sustanciales de cambio que hay
se podrían destacar el liderazgo, la gestión del conocimiento y el análisis del riesgo.
Necesidades de liderazgo
En cuanto al liderazgo, para asegurar el éxito del sistema,
se añade un nuevo capítulo que asigna responsabilidades
específicas a quienes tienen papeles de liderazgo en las organizaciones para promocionar la gestión dentro de la misma.
Los requisitos del sistema de gestión deben integrarse
con los procesos esenciales de la organización, y sus objetivos deben ser parte de la planificación estratégica. Para
conseguir este alineamiento es fundamental la involucración de la alta dirección y su capacidad para implicar al
resto de personas en la eficacia de su trabajo.
Gestión del conocimiento
Debe determinarse el conocimiento necesario para la eficacia de los procesos y para lograr la conformidad de los
productos y servicios. En especial, el que se ha generado
durante el propio desempeño de la actividad y que debe
ser puesto en disposición de las personas que lo requieran:
factores de éxito y fracaso de los proyectos, experiencia
del personal en áreas de actividad cualificada, propiedad
intelectual generada, etc.
Por otra parte se extiende, de manera más explícita, el
control sobre la provisión externa a cualquier modo de
subcontratación, incluyendo servicios al cliente final, procesos o parte de los procesos definidos.
El riesgo como parte del enfoque a procesos
El elemento más novedoso que se incorpora en la descripción del enfoque por procesos es la consideración de los
riesgos y oportunidades. Se pretende que la organización
identifique aquellos escenarios posibles en los que podrían
no cumplirse los resultados esperados y establezca las ac-
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ciones pertinentes para abordar tales riesgos, mediante
actuaciones preventivas que analicen las diferentes consecuencias que una situación de riesgo pueda tener sobre
los requisitos de los productos y servicios, o sobre la satisfacción de los clientes, aprovechando las oportunidades
beneficiosas e integrándolas en la planificación operativa
del sistema de gestión. Con este planteamiento, no resulta
necesario incorporar ningún requisito específico sobre la
actual acción preventiva.
Las nuevas normas abren nuevas ideas al proceso de
implementación de un sistema de gestión, tanto desde el
punto de vista de una mejora en la identificación y control
de los procesos, como en la mayor integración del personal de una organización en las funciones y responsabilidades del sistema de gestión de calidad. Este último punto
es interesante ya que la «famosa» figura del representante
de la dirección desaparece como requisito obligatorio,
tal y como se requería en la ISO 9001:2008, creándose
la necesidad de asignar tareas por parte de la dirección,
para que todos los requisitos de la norma se cumplan y
se cubran por diferente personal de la organización. Esto
no significa que la estructura actual de una organización
que cuente con un responsable del sistema tenga que verse modificada, simplemente permite la redistribución de
tareas entre miembros de la organización.
Tanto una buena identificación del contexto en el
que se opera, como una clara demostración del liderazgo
y compromiso por parte de la alta dirección son claves
para afrontar las situaciones de constante cambio a las que
actualmente se enfrenta cualquier organización: nuevas
prácticas de negocio, tecnologías en permanente evolución, internacionalización de los mercados, todo ello obliga a adoptar una predisposición al cambio.
La eficacia es también el objetivo en los cambios introducidos sobre la documentación del sistema. No se
especifica ningún tipo de documentación requerida
(procedimientos, manual, registros, etc.) sino que debe
mantenerse la «información documentada», y aquella
que cada organización entienda como necesaria para el
desempeño eficaz de sus procesos. Los requisitos que se
establecían sobre el control de la documentación y el de
los registros quedarán integrados en la supervisión de la
información documentada.
Dado el carácter genérico de los requisitos de la norma, aún más reforzado en esta versión, se pretende que
todos sean aplicables para cualquier tipo de organización.
No se indica, al contrario que en la anterior versión, ningún apartado o capítulo susceptible de ser excluido. En
cualquier caso, se reconoce que en determinadas circunstancias, como por ejemplo en el rango de actividades am-
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Como conclusión a un sin fin de cambios intangibles
podemos comentar que esta nueva norma ISO 9001:2015
rompe muchos esquemas con respecto a los sistemas clásicos de gestión de calidad, principalmente debido a la
redistribución de responsabilidades, la mejora en la identificación y gestión del riesgo, la desaparición del procedimiento en sí y la definición del mayor control sobre
procesos subcontratados, va a generar la necesidad de redefinir muchos protocolos de actuación en organizaciones
que cuentan, actualmente, con un sistema de gestión de
calidad implantado y certificado. Además, se hace especial hincapié en el enfoque a procesos (requisito elemental
por parte de cualquier organización), definiendo de manera clara la información a determinar para demostrar una
correcta gestión de los procesos, incluyendo los riesgos y
oportunidades que son necesarios para el logro de los resultados previstos.
En lo que se refiere a gestión ambiental, el documento
recoge su creciente importancia dentro de los procesos de
planificación estratégicos de las organizaciones, con la intención de identificar y hacer uso de las oportunidades para
beneficiar tanto a la organización como al medio ambiente.
Se produce también un cambio de visión en lo que se
refiere a la importancia que se otorga en la norma al concepto de mejora continua, ya que no sólo se busca la mejora del sistema, sino también la mejora del desempeño
ambiental de la organización, en lo que se refiere tanto a
los bienes y servicios adquiridos (como se establecía en la
antigua norma), como a la influencia sobre los impactos
ambientales asociados con los productos suministrados
por los proveedores, el diseño, la producción y el uso de los
productos generados por la organización y el tratamiento o
disposición final de la vida útil de los mismos.
La comunicación se convierte en un elemento sustancial, tanto a nivel interno como externo, de manera fiable,
continua y cuyos resultados pueden ser analizados para
garantizar las expectativas de las partes interesadas.
Las organizaciones previamente certificadas disponen
de un periodo de transición de tres años para adaptarse
a los nuevos requisitos de las versiones de 2015, periodo
durante el cual sus certificaciones, siempre y cuando se
mantengan vigentes, siguen siendo válidas.
Los certificados emitidos con respecto a las antiguas
normas durante el periodo de transición (iniciales, recertificaciones, etc.) deben reflejar en su fecha de caducidad
como máximo la fecha del fin del periodo de transición
de tres años desde la publicación de las normas, independientemente de su fecha de emisión o renovación. Más
allá de la fecha final de transición, no podrán existir certificados que hagan referencia a las antiguas normas.
En aquellos casos en los que se afronte la certificación inicial del sistema de gestión, a partir de septiembre de 2017 deberán realizarse con respecto a la nueva
versión 2015.
Una organización cliente podrá solicitar el proceso de certificación conforme a las nuevas normas en el momento de
adecuación de su sistema, desde el momento de la publicación de los borradores definitivos (FDIS: Final Draft International Standard), siendo el sistema evaluado por parte de
OCA Cert con los requisitos completos de la nueva norma.
La emisión de los certificados con la nueva norma no
puede llevarse a cabo hasta disponer del reconocimiento
de ENAC para la emisión de certificados acreditados al
respecto.
Transición a las nuevas ISO
paradas por el sistema, puede existir algún requisito de la
norma que no sea posible aplicar. En tales casos, siempre
y cuando ello no afecte a la capacidad para cumplir la
conformidad de productos y servicios, o a la satisfacción
del cliente, puede justificarse la no aplicabilidad de determinados requisitos.
En el afán de la adecuada transición, tanto de los clientes
ya certificados por la entidad, como de aquellos que ya
han iniciado su proceso de certificación o nuevos clientes,
OCA Cert mantiene documentado el proceso de adecuación a estas nuevas normas dentro de sus procesos.
Se establece un plan de transición de tres años desde la
publicación de las nuevas normas ISO 9001:2015 e ISO
14001:2015, en el cual podrán estar en vigor certificados
de las antiguas ISO 9001:2008 e ISO 14001:2004 hasta
la transición total a las nuevas normas.
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