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Instituto Colombiano para la Evaluación
de la Educación.
www.icfesinteractivo.com
Subdirección de Desarrollo de
Aplicaciones
Versión R6-V1
Manual para la inscripción al Examen de
Estado Saber 11º y Validación para
Establecimientos Penitenciarios
SABER 11° – VALIDACIÓN
Visite nuestro Website
enhttp://www.icfes.gov.co/
Tabla de Contenido.
INTRODUCCIÓN. ..................................................................................................................... 4
1.
¿CÓMO INGRESAR AL SISTEMA? ...................................................................................... 5
1.1.
2
Iniciar Sesión. ...................................................................................................... 5
INGRESO AL PANEL DE CONTROL ..................................................................................... 7
2.1.
Seleccionar aplicación ......................................................................................... 7
2.2.
Gestionar inscripción ........................................................................................... 7
ASPIRANTES .................................................................................................................... 8
2.2.1.
2.2.2.
2.2.3.
2.2.4.
Agregar Aspirantes uno a uno. ............................................................................ 9
Retirar aspirantes. ............................................................................................ 11
Reportar Aspirantes con Discapacidad. ............................................................. 11
Inscribir Aspirantes. .......................................................................................... 11
INSCRITOS ..................................................................................................................... 13
2.2.5. Corrección de Datos.......................................................................................... 13
2.3.
Ayuda ............................................................................................................... 13
3.
REPORTAR DISCAPACIDAD............................................................................................. 14
4.
CORRECCIÓN DE DATOS. ............................................................................................... 24
4.1.
4.2.
4.3.
5.
Corrección de nombre. ...................................................................................... 24
Corrección de Documento de Identidad ............................................................ 24
Duplicado de Identidad ..................................................................................... 25
¿CÓMO RECUPERAR LA CONTRASEÑA EN CASO DE OLVIDO?......................................... 27
GLOSARIO.
Término
ASPIRANTE
INSCRITO
Descripción
Corresponde a las personas que pertenecen a
su establecimiento penitenciario.
Corresponde a las personas que ya pagaron la
inscripción del examen.
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Introducción.
El objetivo de este manual es orientar a los Establecimientos Penitenciarias sobre el proceso de
inscripción al Examen de Estado SABER 11º, y VALIDACION.
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1. ¿Cómo ingresar al Sistema?
Para tener acceso a los servicios de inscripción, el usuario debe ingresar a
http://www.icfesinteractivo.gov.co/ y dar clic en el botón REGISTRO.
1.1.
Iniciar Sesión.
El sistema muestra una pantalla donde solicita la siguiente información.
Usuario
Contraseña
Código de verificación.
Si no recuerda su contraseña, la puede recuperar a haciendo clic en el link ¿Ha olvidado su
contraseña? Ver numeral 5 ¿Cómo recuperar la contraseña en caso de olvido?
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Digite usuario, contraseña temporal y código de verificación, de clic en entrar.
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2
Ingreso al Panel de Control
En el panel de control se mostraran los módulos que tenga acceso según su usuario. Para el
proceso de registro, seleccione el módulo que corresponde a INSCRIPCIÓN. En el panel de
control encontrará un menú para hacer los procesos de GESTIONAR INSCRIPCION, GESTION y
AYUDA éste último le permitirá descargar el Manual de Usuario.
2.1.
Seleccionar aplicación
El sistema le desplegara las aplicaciones activas, usted deberá seleccionar la aplicación para la
que va a inscribir sus aspirantes.
2.2.
Gestionar inscripción
En el menú principal seleccione la opción GESTIONAR INSCRIPCIÓN. En la sección de cada
examen, el sistema le desplegará una serie de pestañas con las cuales puede verificar en qué
etapa del proceso de inscripción se encuentra cada uno de sus aspirantes: aspirantes o
inscritos. También podrá verificar los casos reportados como discapacitados.
Pestañas de la Inscripción:
Aspirantes: Lista que corresponde al número de personas agregadas una a una y que
están asociadas a su Establecimiento Penitenciario.
Inscritos: Lista que corresponde al número de personas que ya diligenciaron el
formulario de inscripción.
Recuerde que debe diligenciar por Examen la inscripción de sus aspirantes, para ello
debe situarse en la pestaña correspondiente a cada examen y realizar para cada
uno de ellos los pasos que se describen a continuación.
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Realice los siguientes pasos para la inscripción por examen de sus aspirantes:
1.
2.
3.
Adicione a sus aspirantes en la opción agregar que se encuentra en la
parte superior de la lista; éstos se verán reflejados en la lista de
ASPIRANTES.
Diligencie el formulario de inscripción, seleccionando en cada aspirante
de la Lista de ASPIRANTES la opción INSCRIBIR que se encuentra al lado
derecho de cada nombre.
Cuando haya terminado de diligenciar el formulario, el aspirante
pasará a la lista de INSCRITOS.
Solo cuando sus aspirantes se encuentren en la lista de INSCRITOS habrá
terminado el proceso de inscripción y pasarán al proceso de citación.
ASPIRANTES
En la lista de aspirantes deberá agregar uno a uno a las personas que presentaran el examen,
para luego diligenciar el formulario de inscripción.
Por favor cuando termine de agregar a todos los aspirantes que van a presentar el
examen del Estado, verifique que corresponda a la cantidad de aspirantes que desea
inscribir.
Las acciones que pueden realizar sobre esta lista son:
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2.2.1. Agregar Aspirantes uno a uno.
Esta funcionalidad le permite al usuario adicionar personas a la lista de aspirantes que
presentarán un examen.
Ingrese los datos del aspirante y de clic en BUSCAR.
El sistema valida la información el documento de identidad de la persona y si no encuentra
inscripciones anteriores con los mismos datos, solicita ingresar los otros datos de identificación,
una vez que estén completos se da clic en GUARDAR.
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El sistema almacena los datos y realiza las siguientes actividades:
La persona queda vinculado al Establecimiento Penitenciario y en la pestaña
ASPIRANTES.
Se crea un usuario y contraseña temporal para ese aspirante.
En el momento de adicionar un aspirante a la lista de aspirantes el sistema realiza la búsqueda
por documento en la base de datos del Icfes, realizando las siguientes validaciones:
Aspirantes sin coincidencias con el documento. Si el documento de identidad no
aparece en la base de datos del Icfes, el aspirante se puede agregar a la lista de
aspirantes.
Aspirantes con coincidencias con el documento. El sistema le mostrará una lista de
coincidencias correspondiente al documento de identidad ingresado. Si una de las
coincidencias corresponde seleccione la opción Agregar, si no hay condiciones que
restrinjan la inscripción el sistema lo agregará a la lista de aspirantes. Si selecciona la
acción Identidad no corresponde significará que el nombre no corresponde con el
documento, así que deberá validar un duplicado ver 4.3 Duplicado de Identidad
Ahora si lo que necesita es corregir ortografía o completar la información de nombres o
apellidos deberá seleccionar la acción Datos inconsistentes ver 4.1 Corrección de
nombre.
Para los aspirantes que presenten conflictos con el documento de identidad se les
notificará por correo y deberán presentar lo antes posible ante la Unidad de Atención
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al Ciudadano los soportes necesarios para corroborar su identidad y así evitar
inconvenientes para publicación de su citación al examen.
2.2.2. Retirar aspirantes.
Si el usuario desea retirar aspirantes que fueron cargados por error en un archivo o de
manera individual, debe seleccionar la acción RETIRAR.
2.2.3. Reportar Aspirantes con Discapacidad.
Para reportar aspirantes que presentan discapacidades, el Establecimiento
penitenciario debe diligenciar el formulario de información de discapacidades, puede
hacerlo a través de las acciones que se encuentran en la parte derecha del nombre
de cada aspirante, o también puede reportar la discapacidad de sus aspirantes en el
momento de diligenciar el formulario de inscripción. Para mayor información ver
numeral 3 Reportar Discapacidad.
2.2.4. Inscribir Aspirantes.
Una vez que el aspirante se encuentra en la LISTA DE ASPIRANTES se debe continuar
con el diligenciamiento del formulario de inscripción por parte del Establecimiento
Penitenciario en la opción INSCRIBIR de la lista desplegable que aparece a la derecha
del nombre de cada persona.
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¿Cómo diligenciar el formulario de inscripción?
El sistema le presenta el contrato de inscripción y las opciones ACEPTAR o CANCELAR
El formulario debe diligenciarse en su totalidad. En la primera parte se debe especificar la
información personal, datos de contacto y si tiene algún tipo de discapacidad. Para mayor
detalle ver numeral 3 Reportar Discapacidad.
En la segunda parte diligencie la información académica y de citación a la prueba. Diligencie la
ciudad en que va a presentar el examen. Una vez diligenciado haga clic en CONTINUAR.
Se recomienda revisar el municipio referido por cuanto esta información define las
condiciones de citación. Por este motivo se solicita confirmar la opción elegida y
diligenciar dos veces la información de manera coincidente.
Después de registrar la información solicitada el sistema le muestra un resumen de inscripción.
Si la información requiere alguna modificación oprima CORREGIR DATOS, si por el contrario se
encuentra correcta oprima REGISTRARSE.
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El sistema realiza las siguientes actividades:
Se le envía correo de confirmación.
El aspirante ya no es un aspirante si no que pasa a ser un preinscrito sin embargo esto
no es suficiente para ser citado al examen, para completar el proceso debe realizar el
pago dentro de los plazos establecidos.
INSCRITOS
2.2.5. Corrección de Datos
Si los datos de identidad de los aspirantes presentan alguna inconsistencia, el
Establecimiento Penitenciario podrá realizar modificaciones en el nombre o en el
documento de identidad a través de las acciones que se encuentran en la parte
derecha del nombre de cada aspirante ver el numeral 4 Corrección de Datos.
2.3.
Ayuda
En el panel de control podrá encontrar el manual de usuario el cual puede consultar o
descargar. En él se detalla paso a paso el proceso que debe desarrollar para su inscripción;
además encontrará información, normas y documentación necesarias para que conozca y
utilice adecuadamente la aplicación PRISMA del Icfes.
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3. Reportar Discapacidad.
Si el Establecimiento penitenciario desea diligenciar el formulario de discapacidades
de sus aspirantes puede ingresar a través de la lista de aspirantes, de las lista de
acciones que se encuentra a la derecha del nombre de cada aspirante.
También se puede reportar la discapacidad en el formulario de inscripción individual,
seleccionando la opción SI en la pregunta ¿tiene usted alguna discapacidad?, posteriormente
se desplegarán las opciones para ingresar la descripción del tipo de apoyo que se requiere.
En este caso se debe especificar el tipo de discapacidad y el tipo de apoyo requerido según se
ofrezca para presentar la prueba.
Se deben leer las condiciones y continuar con el proceso si es requerido.
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Lea con detenimiento cada pregunta que se realiza, respondiendo Si o No según corresponda.
Discapacidad Motriz
La primera pregunta es si es una persona con discapacidad motriz.
Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con el apoyo y un
campo de texto para que describa detalladamente la discapacidad del examinando.
Si responde negativamente, y en la pregunta ¿El inscrito tiene otra discapacidad?
Selecciona NO y da clic en CONTINUAR, el sistema no le permitirá avanzar en el
formulario, de lo contrario, si responde que tiene otra discapacidad pasa a la pregunta
sobre discapacidad Invidente.
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Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar CONTINUAR
aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es) seleccionada(s):
Si responde que SI a la pregunta tiene otra discapacidad y selecciona CONTINUAR, pasa a la
pregunta de la siguiente discapacidad.
Discapacidad Invidente
La segunda pregunta es si la persona tiene la discapacidad Invidente
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Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con el apoyo y un
campo de texto para que se describa detalladamente la discapacidad del examinando.
Si responde negativamente, y en la pregunta ¿El inscrito tiene otra discapacidad?
Selecciona NO y da clic en CONTINUAR, el sistema no le permitirá avanzar en el
formulario, de lo contrario, si responde que tiene otra discapacidad pasa a la
pregunta sobre discapacidad sordo.
Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar CONTINUAR
aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es) seleccionada(s):
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Si responde que SI a la pregunta tiene otra discapacidad y selecciona CONTINUAR, pasa a la
pregunta sobre discapacidad sordo.
Discapacidad Sordo
La tercera pregunta es si es una persona con discapacidad sordo.
Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con el apoyo y un
campo de texto para que se describa detalladamente la discapacidad del examinando.
Si responde negativamente, y en la pregunta ¿El inscrito tiene otra discapacidad?
Selecciona NO y da clic en CONTINUAR, el sistema no le permitirá avanzar en el
formulario, de lo contrario, si responde que tiene otra discapacidad pasa a la pregunta
sobre discapacidad Síndrome de Down.
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Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar CONTINUAR
aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es) seleccionada(s):
Si responde que SI a la pregunta tiene otra discapacidad y selecciona CONTINUAR, pasa a la
pregunta sobre discapacidad Síndrome de Down.
Discapacidad Síndrome de Down
La cuarta pregunta es si la persona tiene la discapacidad Síndrome de Down
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Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con el apoyo y un
campo de texto para que se describa detalladamente la discapacidad del examinando.
Si responde negativamente, y en la pregunta ¿El inscrito tiene otra discapacidad?
Selecciona NO y da clic en CONTINUAR, el sistema no le permitirá avanzar en el
formulario, de lo contrario, si responde que tiene otra discapacidad pasa a la
pregunta sobre discapacidad autismo.
Se pregunta si tiene otra discapacidad. Si responde que NO y al seleccionar CONTINUAR
aparece el cuadro con el resumen de la(s) discapacidad(es) seleccionada(s):
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Si responde que SI a la pregunta tiene otra discapacidad y selecciona CONTINUAR, pasa a la
pregunta sobre discapacidad autismo.
Discapacidad Autismo
La quinta pregunta es si es una persona con discapacidad autismo.
Si responde afirmativamente, se despliegan las preguntas relacionadas con el apoyo y un
campo de texto para que se describa detalladamente la discapacidad del examinando.
Si responde negativamente, y no tiene seleccionada otra discapacidad el sistema no le
permitirá avanzar en el formulario, de lo contrario, si tiene otra discapacidad
seleccionada pasa al cuadro con el resumen de las discapacidades.
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En el resumen de discapacidades se muestra el detalle de la discapacidad y el tipo de apoyo.
Al seleccionar SI en el cuadro de resumen se retorna a la lista de aspirantes donde se verá
reflejado el discapacitado, o al formulario de inscripción, según desde donde se haya hecho el
proceso de registro de la información.
La visualización del aspirante con discapacidad se mostrará en la lista de aspirantes a través de
un icono o en el formulario en el resumen de la inscripción se muestra a continuación como se
verán las respectivas pantallas.
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Lista de Aspirantes:
Formulario de Inscripción:
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4. Corrección de Datos.
Si desea presentar un examen para SABER 11°, VALIDACION por medio de una Establecimiento
Penitenciario y los datos como nombre o de identificación no son correctos o completos, puede
realizar correcciones para los siguientes casos:
Corrección de nombre: permite realizar correcciones ortográficas, en donde puede
escribir nombres y apellidos en caso de que los registrados en el sistema no estén
correctos.
Corrección de documento: Permite hacer correcciones sobre el numero o el tipo de
documento.
4.1.
Corrección de nombre.
Este proceso se puede realizar cuando los aspirantes se encuentran INSCRITOS o cuando están
en la lista de ASPIRANTES.
Agregar a un aspirante a la lista de Aspirantes: en el momento de agregar el aspirante,
el Establecimiento penitenciario puede realizar correcciones de nombre, para ello el
sistema valida el porcentaje máximo permitido para realizar las modificaciones, de
cumplirse la condición, lo adiciona a la lista de aspirantes.
Inscritos: El usuario selecciona corregir nombre, el sistema le muestra una pantalla
donde podrá reordenar, completar y hacer correcciones a sus nombres y apellidos,
seleccione a continuación GUARDAR, el sistema realiza las validaciones de negocio y si
las cumple le muestra un mensaje de confirmación, a continuación de ACEPTAR.
4.2.
Corrección de Documento de Identidad
Permite al usuario registrar una corrección de documento de forma total o parcial. Este
proceso se puede realizar por:
Inscritos por el Establecimiento Penitenciario: donde el documento corregido no está
registrado en la base de datos del Icfes el sistema actualiza la información.
Inscritos por el Establecimiento Penitenciario: donde el documento corregido está
registrado en la base de datos del Icfes. SI encuentra coincidencias el sistema le
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solicita adjuntar el soporte del documento; el Icfes revisará la solicitud y cuando se
verificada se le tramitará el cambio.
Recuerde adjuntar su documento de identidad escaneado como soporte para
realizar la corrección
4.3.
Duplicado de Identidad
El duplicado de identidad se presenta cuando un aspirante, en el momento de iniciar el proceso
de inscripción recibe una notificación de que el sistema encontró en la base de datos el mismo
número de documento pero asociado otros nombre y/o apellidos, por lo cual el sistema le
solicitará diligenciar la información básica y le permitirá realizar el registro, generando un
duplicado de documento.
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Luego de validar la información. El aspirante quedará agregado a la lista de aspirantes, para
que continúe con el proceso normal de inscripción pero deberá enviar el caso a la Unidad de
Atención al Ciudadano del Icfes.
Recuerde que si ya ha registrado una modificacion de los nombre, el sistema no le
permitirá realizar más cambios . Por favor comuníquese a nuestro Sistema
Integrado de Atención al Ciudadano en Bogotá al número telefónico 3077008 LÍNEA
GRATUITA 018000110858 o reporte el caso en el módulo de Atención en Línea del
ICFES
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5. ¿Cómo recuperar la contraseña en caso de olvido?
Si el establecimiento Penitenciario ha olvidado la contraseña, puede ingresar al vínculo ¿Ha
olvidado su contraseña?
A continuación se despliega la siguiente pantalla, digite su correo electrónico, código de
verificación y de ENVIAR.
El sistema le enviara una clave temporal a su correo por favor de clic en el link adjunto en el
correo y digite la clave temporal.
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