1. No category

Código: AF-FIN-DO(028)
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA
COLOMBIANA
Procedimiento Cuentas Por Pagar
Versión: 3
Reviso: Coordinación Planeación
Aprobó: Dirección
Administrativa y Financiera
1. Objeto
Asegurar que las actividades de cuentas por pagar cumplen con los requisitos institucionales establecidos.
2. Alcance
Este procedimiento aplica a todas las cuentas por pagar que se generen para la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana.
3. Políticas, normas, lineamientos


El anticipo se puede dar máximo del 30% del total a pagar por la orden de compra y/o servicio o contrato, siempre y
cuando sean: eventos, hoteles, obras civiles y mantenimientos.
Todas las cuentas deben generarse en el formato de solicitud de anticipos, a partir de la fecha no se aceptaran cuentas de
cobro para realizar anticipos
4. Glosario
Distribución de servicio: Prorrateo
Anticipo: Pago que se realiza a un proveedor antes de la prestación del servicio o la entrega del tangible, que sean justificables.
Código: AF-FIN-DO(028)
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA
COLOMBIANA
Procedimiento Cuentas Por Pagar
Versión: 3
Reviso: Coordinación Planeación
Aprobó: Dirección
Administrativa y Financiera
5. Responsables
Direcciones Generales, Nacionales: Enviar Facturas y/o documentos soportes para cancelación de productos y/o servicios.
Contabilidad: Radicar facturas y/o documentos soportes para aval de pago.
Tesorería: Emitir el pago con la autorización correspondiente.
6. Descripción del procedimiento
ACTIVIDAD
INICIO
Factura Por Orden De Compra Tangible y/o Servicio
DESCRIPCION
RESPONSABLE
1. Enviar la factura a
Direcciones Generales y/o
contabilidad con los soportes Nacionales
de entrega a satisfacción.
DOCUMENTO
Factura, documento a
satisfacción
1.ENVIAR FACTURA
2.RADICAR
FACTURA CON
APROBACION DE
DIRECCION
GENERAL Y/O
NACIONAL
A
2. Radicar la factura y envía Contabilidad
aprobación al director del
área que autorizo la compra
Factura
Código: AF-FIN-DO(028)
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA
COLOMBIANA
Procedimiento Cuentas Por Pagar
Versión: 3
Reviso: Coordinación Planeación
Aprobó: Dirección
Administrativa y Financiera
A
NO
FIN
3.
¿APROBACION?
SI
4.EJECUCION
PRESUPUESTAL Y
CAUSACION
5.PREPARAR EL
PAGO
6.EMITIR EL PAGO
FIN
3. Verificar y dar aprobación Direcciones Generales y/o
de la factura y envía a Nacionales
presupuesto para hacer la
ejecución presupuestal.
Factura
4. Realizar la ejecución del Contabilidad
presupuesto y la causación
para registro contable en el
sistema y enviar a tesorería
para pago.
5. Preparar el pago con todos Tesorería
los documentos de soporte:
Solicitud de compra, Orden
de
compra,
Factura,
documento de recibido a
satisfacción.
6. Preparar el giro y/o
Tesorería
cheque para emitir el pago.
Y comunicar el pago por
medio del correo electrónico
al supervisor con copia a
compras.
Sistema contable
Solicitud de compra, Orden de
Compra, Factura, Documento
recibido a Satisfacción.
Cheque
Código: AF-FIN-DO(028)
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA
COLOMBIANA
Procedimiento Cuentas Por Pagar
ACTIVIDAD
INICIO
1.ENVIAR
FACTURAFACTURAS
-DISTRIBUCIONES
POR SERVICIOS
2.RADICAR
FACTURA CON
APROBACION DE
DIRECCION
GENERAL Y/O
NACIONAL
NO
FIN
3.
¿APROBACION?
SI
4.EJECUCION
PRESUPUESTAL Y
CAUSACION
A
Versión: 3
Reviso: Coordinación Planeación
Aprobó: Dirección
Administrativa y Financiera
Contratos de Distribución o Servicios Públicos
DESCRIPCION
RESPONSABLE
Contabilidad
1. Si es servicios públicos o contratos
de distribuciones
por áreas en
servicios, Se recibe la factura en
contabilidad con las distribuciones
realizadas por el área.
DOCUMENTO
Factura
2. Radicar la factura y enviar para Contabilidad
aprobación al director del área Direcciones Generales
supervisor del contrato.
y/o Nacionales
Factura
3. Verificar y dar aprobación de la Direcciones Generales
factura y envía a presupuesto para y/o Nacionales
hacer la ejecución presupuestal.
Factura
4. Realizar la ejecución del Contabilidad
presupuesto y la causación para
registro contable en el sistema y enviar
a tesorería para pago.
Sistema Contable
Código: AF-FIN-DO(028)
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA
COLOMBIANA
Procedimiento Cuentas Por Pagar
Versión: 3
Reviso: Coordinación Planeación
Aprobó: Dirección
Administrativa y Financiera
A
5.PREPARAR EL
PAGO
6.EMITIR EL PAGO
FIN
5. Preparar el pago con la distribución Tesorería
realizada.
Sistema Contable
6. Preparar el giro y/o cheque para
emitir el pago. Y comunicar el pago
por medio del correo electrónico al
supervisor con copia a compras.
Correo electrónico
Tesorería.
Código: AF-FIN-DO(028)
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA
COLOMBIANA
Procedimiento Cuentas Por Pagar
Versión: 3
Reviso: Coordinación Planeación
Aprobó: Dirección
Administrativa y Financiera
Contratos Entrega de Tangibles o Servicios
DESCRIPCION
RESPONSABLE
1. Si es contratos para entrega de
Contabilidad
tangibles o la prestación de servicios,
se recibe la factura emitida por el
proveedor en contabilidad.
ACTIVIDAD
INICIO
DOCUMENTO
Factura
1.FACTURA
2.RADICAR
FACTURA CON
APROBACION DE
DIRECCION
GENERAL Y/O
NACIONAL
2. Radicar la factura y envía Contabilidad
aprobación al director del área Direcciones Generales
supervisor del contrato.
y/o Nacionales
Factura
3. Verificar y dar aprobación de la Direcciones Generales
factura y envía a presupuesto para y/o Nacionales
hacer la ejecución presupuestal.
Factura
4. Realizar la ejecución del Contabilidad
presupuesto y la causación para
registro contable en el sistema y enviar
a tesorería para pago.
Sistema Contable
3.
¿APROBACION?
FIN
NO
SI
4.EJECUCION
PRESUPUESTAL Y
CAUSACION
A
Código: AF-FIN-DO(028)
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA
COLOMBIANA
Procedimiento Cuentas Por Pagar
A
5.PREPARAR EL
PAGO
6.EMITIR EL PAGO
FIN
5. Preparar el pago con los soportes: Tesorería
Copia del contrato, acta de inicio, Acta
intermedia (si aplica), Acta final (si
aplica).
6. Preparar el giro y/o cheque para
emitir el pago. Y comunicar el pago
por medio del correo electrónico al
supervisor con copia a compras.
Tesorería.
Versión: 3
Reviso: Coordinación Planeación
Aprobó: Dirección
Administrativa y Financiera
Sistema contable
Acta(s) y/o copia de
contrato
Correo electrónico
Código: AF-FIN-DO(028)
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA
COLOMBIANA
Procedimiento Cuentas Por Pagar
ACTIVIDAD
INICIO
1.SOLICITUD DE
NOTA DEBITO
3.ENVIAR
ACONTABILIDAD
PARA
CODIFICACION
4.CODIFICACION DE
LA NOTA DE DEBITO
5.NOTA DEBITO
6.CANCELAR LA
NOTA DEBITO
GENERADA
7.SEGUIMIENTO DE
COBRO
FIN
Versión: 3
Reviso: Coordinación Planeación
Aprobó: Dirección
Administrativa y Financiera
NOTA DEBITO POR PAGAR A PROYECTOS
DESCRIPCION
RESPONSABLE
1. Solicitud por correo para generar la Tesorería
nota debito con nombre y valor.
2. Reenviar
codificar.
a
contabilidad
para Tesorería
DOCUMENTO
Nota debito
Nota debito
3. Enviar codificación de la Nota Contabilidad
débito.
Nota debito
4.Generar la nota débito,
Impreso correo de solicitud
Tesorería
Nota debito
5. Enviar al solicitante la originar de la Tesorería
nota debido y firma el recibido de la
copia de cartera.
Nota debito
6. Cancelar la nota debito generada.
Nota debito
Solicitante
Código: AF-FIN-DO(028)
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA
COLOMBIANA
Procedimiento Cuentas Por Pagar
7. Hacer seguimiento de cobro.
Listado mensual de las cuentas por
cobrar.
Cartera
Versión: 3
Reviso: Coordinación Planeación
Aprobó: Dirección
Administrativa y Financiera
Procedimiento de cartera
ANTICIPOS
ACTIVIDAD
INICIO
1. ANTICIPO
DESCRIPCION
1. Diligenciar el formato de
anticipo con la firma del
director y el sello
presupuestal.
RESPONSABLE
Líder del proceso
2. Enviar a contabilidad el Líder del proceso
formato de anticipo.
DOCUMENTO
Formato de anticipo
Formato de anticipo
2.ENVIAR A
CONTABILIDAD
3.REALIZAR LA
LEGALIZACION DEL
ANTICIPO
FIN
3. Se realiza la legalización
del anticipo con las facturas
correspondientes en las
actividades desarrolladas.
Contabilidad
Formato de anticipo
Código: AF-FIN-DO(028)
SOCIEDAD NACIONAL DE LA CRUZ ROJA
COLOMBIANA
Procedimiento Cuentas Por Pagar
Versión: 3
Reviso: Coordinación Planeación
Aprobó: Dirección
Administrativa y Financiera
ACLARACIONES ESPECIALES





Cuando son compras contra-entrega debe empezar a generar el proceso con la solicitud y orden de compra, donde se solicitan la
entrega de la factura 8 días antes de la fecha pactada para la entrega de los tangibles así como el pago al proveedor; sin perjuicio de
lo anterior, no se le desembolsara al proveedor sin el documento de recibido a satisfacción.
Para la Gestión de firmas ver procedimiento de Gestión Bancaria
Para la cancelación de la nota debito por proyectos el tiempo aproximado es de 30 días.
Los reembolsos de recurso propios deberán contar con la aprobación de presupuesto, y dirección financiera hasta 18 SMLMV o la
Dirección ejecutiva nacional cuando superen esta cuantía.
Por políticas institucionales solamente se podrán girar anticipos a nombre de las Secciónales y a personal que tenga vinculación
laboral directa o indirecta con la Sociedad Nacional de la Cruz Roja Colombiana y no podrá ser superior a dos (2) salarios Básicos
del empleado. Para acceder a un nuevo anticipo debe haber legalizado como mínimo el 80% del anticipo anterior
Para los reembolsos por proyectos con recursos externos, requieren el visto bueno del referente contable y aprobación del Director
nacional/general que es responsable del proyecto donde debe verificar la autorización previa del gasto, y la coherencia de esté con
las actividades establecidas del proyecto, su presupuesto, disponibilidad de dinero, elegibilidad de gasto, no podrán aprobar
reembolso por cuantías superiores a 18 SMLV, los cuales si deben ser aprobados por la Dirección Ejecutiva Nacional.
7. Anexos