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ISB SISTEMAS, C.A.
GERENCIA DE SISTEMAS
División Farmacéutica
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MANUAL DE USUARIO
( ISBCLIENTE )
Sistema de gestión de Compras
Versión 2.0.0.0
Revisión: Mayo-2015
Domicilio Fiscal: Calle 100. C.C. Aeropuerto, Nivel 1, Local 1, Sector Sabaneta. Maracaibo. Edo Zulia. Teléfono: 0414-645.49.65, e-mail: [email protected]
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Gerencia de Sistemas
Manual de Usuario del ISBCLIENTE
Bienvenida
ISB Sistemas, le da la bienvenida al Programa Fuera de Línea de Gestión de Compras, fue desarrollado por un grupo de
excelentes profesionales venezolanos, usando las herramientas más modernas de la plataforma Microsoft para el desarrollo
de software. Nuestro norte consiste en proveer a la Farmacias y Hospitales, una herramienta versátil y completa que
contribuya con sus éxitos en la compra de suministros médicos. ISBCLIENTE le permite automatizar las operaciones de gestión
de compras de los diferentes productos farmacéuticos que ofrece las diferentes droguerías a sus clientes, la cual se traducirá
en disponibilidad oportuna de información para la toma de decisiones y en un aumento en la competitividad de su empresa.
A través del ISBCLIENTE, los clientes podrán visualizar el catálogo completo, ofertas y los productos que acaban de entrar
recientemente. Y una vez creado el pedido este podrá ser enviado vía Internet al servidor de correspondiente de cada
droguería que se encarga de gestionar la factura.
Documentación del ISBCLIENTE
La documentación del ISBCLIENTE contempla el presente manual de usuario. Este manual contiene la información necesaria
para poder instalar y configurar el ISBCLIENTE de acuerdo a las características del cliente. Además, por medio de este manual,
puede hacer un recorrido por las principales opciones del sistema.
Requisitos de hardware y software
Para poder instalar y ejecutar ISBCLIENTE en su equipo, debe tener, mínimo, las siguientes características:
· Computador Pentium IV 2.8 MHZ o superior.
· 256 MB de memoria RAM o superior.
· Monitor SVGA color.
· Unidad de CD-ROM o Puerto USB.
· Espacio libre en el disco duro: 1 GB.
· Microsoft® Windows 2000 Professional (Service Pack 3), Windows XP professional, Windows 7 o Superior.
· Microsoft .NET Framework 3.5 o Superior instalado.
· Acceso a Internet, sin restricciones de acceso al protocolo FTP.
Ediciones del ISBCLIENTE
El sistema de gestión de compras ISBCLIENTE, está disponible en cinco (2) ediciones:
Trial: es una licencia tipo demo funcional, que se puede bajar de nuestra página www.isbsistemas.com.ve el cual podrá
fácilmente instalar y configurar el mismo cliente. Esta licencia funcionara sin ninguna restricción por 30 días continuos.
Funcional: Una vez vencida la licencia TRIAL, el cliente podrá autenticar la misma comunicándose con Isb sistemas.
Al igual cabe resaltar, que la aplicación ISBCLIENTE hace uso del módulo de actualización automática de versión. Esto quiere
decir que cada vez que se ejecuta la aplicación el ISBCLIENTE verificara la última versión publicada en el servidor de Isb
Sistemas. Si existe una publicación mayor, este le preguntara si desea actualizarla.
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CAPITULO 1 Instalación del sistema
ISBCLIENTE, el cliente puede bajar el instalador directamente desde la página web www.isbsistemas.com.ve o solicitar el
instalador por correo, comunicándose con nuestras oficinas.
La instalación está hecha para que el mismo cliente pueda ejecutarla y configurarla, existe un teléfono de contacto que le
podría asesorar en caso de dudas.
ISBCLIENTE (Sistema de Gestión de Compras)
El ISBCLIENTE, es una herramienta que ofrecemos a nuestros clientes para poder realizar sus pedidos desde su farmacia,
hospitales, hogar las 24 horas y los 365 días del año. Esta herramienta le ayuda a tomar las mejores decisiones a la hora de
realizar las compras, considerando el criterio que el cliente haya configurado.
Es una aplicación fácil de utilizar, ya que funciona como la mayorías de los fuera de líneas que poseen las principales droguería
del país, pero este le hará su trabajo mucho más fácil ya que toda las información de las distintas droguerías estarán en una
sola pantalla, y esta le servirá para poder tomar la mejor decisión a la hora de comprar.
El Instalador de la aplicación ISBCLIENTE, lo pueden bajar de la página www.isbsistemas.com.ve o
solicitarlo al representante de ventas.
Una vez que ya tengan el instalador, solo deben ejecutarlo.
Ejecutamos el instalador y le damos click al boton siguiente.
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Dejamos todo igual y le damos click al botón siguiente nuevamente.
Confirmamos la Instalación dándole click al botón siguiente.
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Barra de proceso de la instalación, solo tardara pocos minutos.
Click en el botón Cerrar, para terminar la Instalación.
Instalación completada Satisfactoriamente.
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CAPITULO 2 Configuración de la Aplicación
Una vez terminada la instalación, El instalador creara automáticamente el icono en el escritorio.
Se recomienda antes de ejecutar la aplicación por primera vez tener a la mano la siguiente información:
Datos de la farmacia:
-
Rif
Nombre Fiscal
Dirección Fiscal
Teléfonos de contacto de la Farmacia
Persona de contacto
Zona geografía (Estado o Ciudad)
Correo electrónico (Importante ya que por esta vía recibirá la autenticación de la licencia).
Datos de las Droguerías:
-
Código asignado por las droguerías a su farmacia. Ejemplo: (5595 Dronena, 16493 Drolanca, etc.)
Descuentos comerciales medicinas y misceláneos. Ejemplo: (6.00)
Descuento pronto pago (5.00)
Descuento internet (1.00)
Días de crédito
Monto límite de crédito
Día de corte
Nota 1: Para COBECA se necesita que conozca el Usuario y Clave que utiliza para entrar a la página web.
Nota 2: Para DROLANCA es necesario que este configurado como cliente Internet. Esto se solicita con el representante de ventas
de Drolanca.
Nota 3: Para Farvenca es lo mismo hay que solicitar un Usuario y Clave, que se necesita para configurar la aplicación.
La Aplicación detectara automáticamente cuando es una instalación nueva,
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Y ejecutará la rutina de configuración de los datos del cliente. Como puede observar en la pantalla siguiente:
Nota: es obligatorio colocar todos los campos requeridos,
Existen ciertas validaciones:
-
Los campos no ´pueden ir en blanco
Debe agregar por lo menos una droguería
El correo debe ser válido, ya que el por esta vía recibirá la autenticación de la licencia.
El código rif debe ser un código valido.
La licencia otorgada es de tipo TRIAL, solo funcionara por 30 días, después de esta fecha la aplicación dejara de actualizar y
menos enviar pedidos
Si desea autenticar una licencia FUNCIONAL (ILIMITADA), debe comunicarse a ISB SISTEMAS, C.A.
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Pantalla de configuración de los datos por Droguerías:
Las Droguerías que actualmente funcionan con nuestra aplicación son:
-
DN-Dronena (Droguería Nena)
CB-Cobeca (Comercial Belloso)
DL-Drolanca (Droguería de los Andes)
FV-Farvenca (Farmacéutica Venezolana)
DS-Droguesur (Droguería Medica del Sur)
DO-Drolago (Droguería del Lago)
DP-Pulso (Droguería Pulso)
MM-Metromedica (Corporación Metromedica)
SA-Drosalud (Droguería Salud)
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Existen otras más, que serán agregadas en un corto plazo.
Es importante tener a la mano la información de cada una de las droguerías, tales como Código, Dias, Monto crédito, Corte,
Descuentos comerciales, Descuento pronto pago, Descuento Internet.
Existen drogueras nacionales (Dronena, Cobeca, Drolanca, Farvenca) que tienen centro de distribución a nivel nacional, es necesario
que conozca cual es el centro de distribución para su caso.
Si tiene alguna duda en el momento puede contactar nuestro soporte a través de teléfono: 0414-645.49.65 o enviarnos un correo
[email protected] y con gusto lo atenderemos.
Una vez configurada todas las droguerías que estén o formen parte del ISBCLIENTE, el instalador enviara la Solicitud de licencia a
nuestro servidor, y en un breve plazo será autenticada la licencia recibiendo un correo con el Usuario y Clave, para entrar a la
aplicación.
Recomendamos no entrar a la aplicación hasta no haber recibido el correo de autenticación de la licencia ISBCLIENTE.
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CAPITULO 3 Manual de Uso de la Aplicación
El módulo de verificación de versión le permite al usuario gozar de las mejoras que constantemente se le está haciendo la aplicación
en pro de mejorar cada vez nuestro servicio hacia nuestros clientes. Este utilitario se ejecuta antes de correr la aplicación y verifica si
existen publicaciones de versiones nuevas. Esto se hace para mantener actualizados a todos nuestros clientes con la ultima version.
Cada cliente tiene asignada un Usuario y una Clave, que será asignada por ISB Sistemas, Debemos entrar con estos parámetros, para
luego descarga los catálogos de las droguerías, Cabe resaltar que esta licencia TRIAL solo funciona en la PC donde se envio la
solictud, Cada licencia es unica por computadora. Si desea instalarla en ota PC, debe realizar todos los pasos nuevamente.
Cada vez que entramos la Apicación ISBCLIENTE, Valida el Usuario y Clave mas el Serial del Disco Duro que deben existir en nuestra
base de datos y debe estar vigente su licencia. En el caso de que no exista no te permite entrar, para el caso de que exista pero esta
vencida la licencia, solo te deja actualizar la base de datos de ISB Sistemas.
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Pantalla Principal de la Aplicación
La pantalla principal del ISBCLIENTE, está conformada por las opciones básicas de toda aplicación Fuera de
Línea (Actualizar, Crear Pedidos, Enviarlos y Descargar Facturas), entre otras funciones.
Los beneficios de la aplicación:
- Concentrar los diferentes catálogos en una sola aplicación
- Visualización de inventarios y comparación de precios entre droguerías
- Monto en ahorro por cada pedidos enviados a las droguerías
- Facilidad de visualización de catálogos maestros e incluso solo de droguerías especificas
- Criterios de selección de escogencias de productos
o Precios
o Inventario
o Días de crédito
o Preferencias
o Preferencia y luego pecios
- Redondeo de unidad solicitadas a la unidad de manejo del bulto.
- Consulta de precio con o sin IVA.
- Envió de pedidos total o parcial a las droguerías
- Módulo de seguimientos de pedidos enviados a las droguerías
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-
Módulo de descarga de la facturas de las droguerías
Visualización de las facturas descargados e incluso se pueden imprimir antes de recibirlas
Módulo de envió de correo con las entradas de los productos en línea con las droguerías.
Módulo de generación de envió de fallas automática a las droguerías.
Carrito de compra en la web adaptado a cada uno de nuestros clientes (Desarrollo).
Módulo de Reclamos para algunas droguerías tales como (Droguesur, Drolago, Drosalud, Metromedica,
Pulso).
Integración 100% con la Aplicación Profit Plus.
También realizamos integraciones con las aplicaciones que el cliente lo necesite.
1.- Actualizar Catálogos
La actualización debe hacerse obligatoriamente, ya que así nos aseguramos de que la base de datos está actualizada.
En estos momentos bajamos el catálogo completo, las ofertas y las entradas recientes de los productos de cada una de
las droguerías configuradas.
Una vez finalizada, este dará un mensaje de “Catálogos Actualizado Satisfactoriamente”.
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2.- Modulo de Pedidos
Este es el corazón de la aplicación, ya que aquí es donde se generan los pedidos, se pueden generar
todos los pedidos que el cliente desee, y estos se colocaran en la bandeja de salida que es donde
luego se enviaran a cada una de las droguerías.
Pantalla principal del módulo de pedidos
- La búsqueda de los productos es por descripción, una vez de terminar de teclear presionamos <ENTER> y el
sistema ISBCLIENTE, lo buscara en la base de datos. El criterio de búsqueda es de forma que contenga la
palabra (por defecto, también se puede cambiar que comience, e incluso buscar por barra y se desea por
principio activo).
- Otra forma de búsqueda es invocando los catálogos (Completo, Entradas, Ofertas), Se puede buscar por el
catalogo Maestro, o por cada una de las droguerías configuradas.
- En esta pantalla podemos observar el monto en bolívares del ahorro del pedido.
- También podemos observar el monto total del pedido, e incluso por droguerías
Una vez encontrada todas las descripciones que contenga la palabra a buscar. El ISBCLIENTE mostrara una
tabla como la siguiente:
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En esta pantalla, podemos seleccionar un producto al presionar <ENTER> o Presionar el Botón de Aceptar,
para cancelar presionamos el de Cancelar.
Selección múltiple, presionando las tecla <CTRL> o <SHIFT> con las flechas de desplazamiento se marcan
varios productos con la particularidad de pedir la misma cantidad de unidades para distintos productos
seleccionados.
En la columna de pedidos, podemos colocar la cantidad que de desea solicitar por cada producto, En la casilla
de descripción podemos hacer una búsqueda dentro de la tabla que comience o contenga la descripción,
también podemos hacer un filtro en la tabla por laboratorios.
Una vez indicadas las cantidades, el ISBCLIENTE buscara la mejor opción según el criterio de selección
configurado y lo agregara al pedido maestro.
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Pantalla de búsqueda por catálogo (Completo, Entradas, Ofertas)
Trabaja al igual que la pantalla anterior, podemos marcar selección simple, múltiple o colocar la cantidad
directamente en la columna cantidad. El ISBCLIENTE se encargara de buscar la mejor opción según el criterio
de selección configurado.
Cabe resaltar que la aplicación ISBCLIENTE trabaja en 2 modalidades en esta pantalla
1.- Modalidad Maestro, compara y busca mejor precio entre las droguerías.
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2.- Modalidad Individual por droguerías, si estamos dentro de una carpeta de una droguería el ISBCLIENTE
buscará el producto en esa pantalla sin comparar ni buscar mejor precio.
Las búsqueda a la hará en la tabla de la droguería seleccionada, e incluso el catalogo, entradas y ofertas
En este caso se dice que estamos forzando el pedido a una droguería específica.
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Cargar: Esta opción le permite recuperar los pedidos que se encuentran en la bandeja de salida, para
modificarlos.
1.- Cargar pedidos grabados
2. - Cargar pedidos de fallas
3.- Cargar pedidos específico (Excel, traza fija, traza variable)
Este tipo de importación presenta 3 tipos de variantes:
3.1.- Importación desde archivo plano con estructura o formato fijo:
- Fila de Inicio: Valor de la primera fila.
- Barra: Posición donde inicia y el ancho (normalmente son 13 dígitos).
- Descripción: Posición donde inicia y el ancho (No es prescindible).
- Cantidad: Posición de inicio de la cantidad a solicitar.
- Cantidad punto de Pedido, o si el cliente tiene una traza con la existencia del inventario, el sistema
puede procesar solo las cantidades igual a cero o menor a una cantidad específica y solicitar
inicialmente una cantidad especificada por el cliente.
3.2.- Importación desde archivo plano con estructura o formato variable con carácter delimitador:
3.3.- Importación desde archivo Excel: Este tipo de importación es una de la más utilizadas ya que la mayoría
de las aplicaciones administrativas generan reportes que se pueden exportar a formato Excel. Lo que se
necesita es un reporte con los siguientes campos (Barra, Descripción, Cantidad)
-
Fila Inicio: Indica la Fila de Inicio.
Barra: Numero de la columna barra.
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-
Descripción: Numero de la columna de descripción del producto.
Cantidad: Numero de la columna cantidad. Este valor puede ser el punto de pedido o el inventario real
del cliente. Si es el inventario podemos decirle o parametrizar para que le asigne una cantidad a pedir
de un valor asignado por el cliente.
4.-Pedido Exportado:
Podemos Importar un pedido previamente exportado desde la misma aplicación MPFL, la finalidad de poder
hacer una exportación y luego una importación, es que podemos manipular de una manera mucho más fácil y
cómoda el pedido desde Excel, En Excel podemos eliminar renglones, agregar y modificar las cantidades a
solicitar. Grabamos el pedido en formato Excel y luego lo importamos al MPFL.
Eliminar: Esta opción le permite eliminar un renglón o varios renglones seleccionados o incluso todos los
renglones del pedido.
Guardar: Esta opción le permite guardar el pedidos en formato txt, este pedidos es guardado en la carpeta de
la aplicación específicamente \Pedidos, con el nombre PEMA#####.txt.
Cabe resaltar que creara un pedido maestro, y uno por cada droguería en el formato especial para cada
droguería.
Catálogos: Por medio de esta opción el cliente podrá ver el listado completo de los productos de la tabla
maestra o si se desea un de una droguería especifica.
Ofertas: Solo podrá ver los productos que gozan de algún tipo de descuentos adicional, pre-empaque, etc. De
la tabla maestra o si se desea de una droguería especifica.
Entradas: Esta opción es muy importante ya que le indica a los clientes los productos que acaban de entrar al
inventario. Muestra en la tabla maestra o si se desea en una droguería especifica.
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Exportar: Esta opción le permite exportar el pedido a un archivo Excel, para poderlo manipular y volverlo a
cargar si se desea.
Consulta: Esta opción muestra el cálculo completo del precio del producto mostrando el precio mayor y
menor e incluso el ahorro.
Modificar: Por medio de esta opción es posible modificar la selección de las droguerías e incluso la
distribución de las unidades a solicitar.
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3.- Enviar pedidos (Bandeja de Salida)
Esta opción muestra la bandeja de salida, donde se encuentran todos los pedidos en cola para ser
enviados a sus respectivas droguerías, podemos enviar el pedido completo y este lo enviara a cada
una de las respectivas droguería e incluso también podemos enviarla individualmente seleccionando
una droguería específica, en esta opción también podemos visualizar el pedido e incluso podemos eliminarlo
también.
4.- Bandeja de Descarga
Esta opcion tiene dos modalidades:
Descarga automatica:
Se conecta a cada una de la droguerias y decarga automaticamente todas la facturas y las graba en la carpeta
de \Descarga de la Aplicación.
Una vez descargada la aplicación ISBCLIENTE las borra del ftp del cliente, para que no las vuelva a descargar.
Descarga Manual:
Esta opcion hace lo mismo, pero lo hace una drogueria a la vez, pero tienen la particularidad de mostrarla
antes de descarga y tiene la opcion de borrarla del ftp si el cliente lo desea.
Esta opcion tambien le permite mostrar las factura por rango de fechas, esto hace que podamos filtrar y
descargar solo las facturas que se desea.
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Realizado por:
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J-404024212
Copyright © 2013-2015
Desarrollado: Ing. Mauricio Blanco.
Mail: [email protected] – [email protected]
Web: www.isbsistemas.com.ve
Teléfono: (0261)211.85.09 – (0414)645.49.65
Fecha: Mayo-2015
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