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Auxilio Educativo Hijos Colaboradores
PRO-22-2-03-01
MACROPROCESO
Talento Humano
NIVEL 1
Compensación y Beneficios
FECHA PUBLICACIÓN 28/05/2015
NIVEL 2
Beneficios
1.
Tabla de contenido
OBJETIVO .................................................................................................................................... 2
3.
NORMATIVIDAD ......................................................................................................................... 2
3.1.
4.
5.
Lineamientos ...................................................................................................................... 2
RESPONSABILIDADES.................................................................................................................. 2
4.1.
Responsable del proceso .................................................................................................... 2
4.2.
Responsabilidades .............................................................................................................. 2
DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.......................................................... 3
5.1.
Diagrama de flujo - Auxilio Educativo para hijo de colaboradores (Primera vez) ........... 3
5.2.
Descripción de actividades - Auxilio Educativo para hijo de colaboradores (Primera vez)
3
5.3. Diagrama de flujo - Auxilio Educativo para hijo de colaboradores (Renovación y
aplazamiento) ................................................................................................................................. 5
5.4. Descripción de actividades - Auxilio Educativo para hijo de colaboradores (Renovación
y aplazamiento) .............................................................................................................................. 5
5.5. Diagrama de flujo - Auxilio Educativo para hijo de colaboradores (Doble programa y
transferencia interna)..................................................................................................................... 7
5.6. Descripción de actividades - Auxilio Educativo para hijo de colaboradores
(colaboradores (Doble programa y transferencia interna) ........................................................... 7
6.
DEFINICIONES ............................................................................................................................. 9
7.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.................................................................................................. 9
8.
INDICADORES ............................................................................................................................ 10
9.
RIESGOS .................................................................................................................................... 11
10. CONTROL DE CAMBIOS............................................................................................................. 12
11. APROBACIÓN ............................................................................................................................ 12
Dirección de Planeación y Evaluación
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Compensación y Beneficios
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Beneficios
1. OBJETIVO
Apoyar y asesorar a los profesores y empleados de la Universidad en el proceso de solicitud del
beneficio de Auxilio Educativo.
2. ALCANCE
Desde que se envía el comunicado de la convocatoria de Auxilio Educativo hasta que el estudiante
realiza la legalización de matrícula.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Lineamientos
 Este proceso se rige por el reglamento general del Beneficio de Auxilio Educativo de la
Universidad de los Andes.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso
Jefe de Beneficios y Relaciones Laborales
4.2. Responsabilidades
Gestor de Beneficios


Enviar la información sobre las convocatorias a la población elegible.

Validar el cumplimiento de requisitos para aprobación de solicitudes de auxilio
educativo.

Enviar los comunicados de aprobación y rechazo de las solicitudes.
Enviar listado de auxilios educativos a apoyo financiero.
Decanatura de Estudiantes:

Validar los requisitos académicos de los estudiantes para los casos de doble programa
y transferencia interna.
Tesorería:


Revisar que los documentos que entrega el estudiante estén correctos.
Realizar proceso de facturación académica.
Gestor de Apoyo Financiero:
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Talento Humano

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Beneficios
NIVEL 1
Compensación y Beneficios
Generar pagare y aplicar el descuento en el sistema.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo - Auxilio Educativo para hijo de colaboradores (Primera vez)
5.2. Descripción de actividades - Auxilio Educativo para hijo de colaboradores (Primera vez)
ENTRADA
Necesidad de tramitar el beneficio de Auxilio Educativo
PROVEEDOR
Profesores y empleados de la Universidad
SALIDA
Aprobación o rechazo de la solicitud
CLIENTE
Profesores y empleados de la Universidad
ACTIVIDAD
Generar y enviar
comunicado a la
1
población
elegible.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Se envía un correo a profesores y
empleados de la Universidad, en
Gestor de
el que se comunica que está
Beneficios
abierta la convocatoria para el
auxilio educativo.
El profesor o empleado de la
Universidad, envía a GHDO, la
solicitud del auxilio educativo,
Profesor/
junto con la carta de admisión del
Empleado
hijo a un programa de pregrado y
el registro civil de nacimiento del
hijo.
2
Solicitar auxilio
educativo
3
Verificar el
Revisar que la solicitud cumpla
Gestor de
cumplimiento de con los requisitos. Se revisa
Beneficios
requisitos
dedicación, antigüedad y salario.
SISTEMA
DOCUMENTOS
Comunicado a la
población
elegible.
-Formato de
solicitud de
auxilio
educativo.
- Carta de
admisión a un
programa de
pregrado.
-Registro civil
de nacimiento.
Informar la no
4 aprobación al
empleado.
En el caso en el que el empleado
o profesor no cumpla con los
requisitos para la aprobación del Gestor de
beneficio del auxilio educativo,
Beneficios
se le informa de la decisión con
la justificación correspondiente.
Comunicación
de rechazo
Informar la
aprobación del
5
beneficio al
empleado
En caso de que se aprobado el
Gestor de
beneficio, se informa al
Beneficios
empleado o profeso y se le envía
Comunicación
de aceptación.
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Beneficios
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Compensación y Beneficios
la carta de aceptación con las
condiciones del beneficio.
Realizar
inducción de
6
Auxilio
Educativo
7
8
Enviar lista de
auxilios
educativos y
préstamos
condonables.
Se envía una lista con la
información de los porcentajes
de auxilio educativo más los
nuevos préstamos condonables
a Apoyo Financiero.
Gestor de
Beneficios
Solicitud
inclusión de
descuento en
matrícula.
Generar carta y
pagaré
Si el tipo de financiación
corresponde a préstamo
condonable se genera la carta y
pagare para el estudiante.
Gestor de
Apoyo
Financiero
-Pagaré
diligenciado
-Carta de
instrucciones
autenticada
El estudiante debe recoger la
carta de instrucciones y el
pagare para autenticarlos y
diligenciarlo y posteriormente
presentarlo en tesorería.
Estudiante
Se debe dar el visto bueno de la
documentación que presenta el
estudiante.
Tesorería
Autenticar carta,
diligencias
9 pagaré y
presentarlos en
Tesorería
10
Se citan a los padres e hijos para
participar en una inducción, en la
cual se explica cómo funciona el Gestor de
auxilio educativo y en la cual
Beneficios
participa una psicóloga de la
consejería.
Revisar
documentación
Solicitar
11
correcciones
En caso de que la
documentación no esté
Tesorería
correcta, se solicita al estudiante
la corrección de esta.
Entregar
documentos en
12
ventanilla de
apoyo financiero
Si la documentación está
completa y correcta, se debe
entregar en la ventanilla de
apoyo financiero.
Estudiante
Aplicar
13 descuento en el
sistema
Se debe ingresar a SAP y hacer
el descuento en el sistema para
el auxilio educativo y el crédito
condonable.
Gestor de
Apoyo
financiero
Registrar
14 beneficio en
base de datos
Se registra y se actualiza la base
de datos con el beneficio
asignado.
Gestor de
Apoyo
financiero
Legalizar
15 proceso de
matrícula
El estudiante realiza la
legalización del proceso de
matrícula correspondiente.
Estudiante
SAP
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Beneficios
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Compensación y Beneficios
5.3. Diagrama de flujo - Auxilio Educativo para hijo de colaboradores (Renovación o
aplazamiento)
5.4. Descripción de actividades - Auxilio Educativo para hijo de colaboradores (Renovación
o aplazamiento)
ENTRADA
Necesidad de tramitar el beneficio de Auxilio Educativo
PROVEEDOR
Profesores y empleados de la Universidad
SALIDA
Aprobación o rechazo de la solicitud
CLIENTE
Profesores y empleados de la Universidad
ACTIVIDAD
Generar y enviar
comunicado a la
1
población
elegible.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Se envía un correo a profesores y
empleados de la Universidad, en
Gestor de
el que se comunica que está
Beneficios
abierta la convocatoria para el
auxilio educativo.
El profesor o empleado de la
Universidad, envía a GHDO, la
solicitud del auxilio educativo,
Profesor/
junto con la carta de admisión del
Empleado
hijo a un programa de pregrado y
el registro civil de nacimiento del
hijo.
2
Solicitar auxilio
educativo
3
Si la solicitud es renovación se
Verificar
debe verificar que se cumplan
cumplimiento de
los requisitos para la aprobación
requisitos
de esta.
SISTEMA
DOCUMENTOS
Comunicado a la
población
elegible.
- Formato de
Solicitud de
Auxilio
Educativo
-Carta de
Aprobación de
ingreso al
Doble
Programa,
transferencia
interna
y Certificado de
Notas
Gestor de
Beneficios
Informar la no
4 aprobación al
empleado
En el caso en el que el empleado
o profesor no cumpla con los
requisitos para la aprobación del Gestor de
beneficio del auxilio educativo,
Beneficios
se le informa de la decisión con
la justificación correspondiente.
Comunicación
de rechazo
Informar la
5 aceptación al
empleado
En caso de que se aprobado el
Gestor de
beneficio, se informa al
Beneficios
empleado o profeso y se le envía
Comunicación
de aceptación.
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Beneficios
NIVEL 1
Compensación y Beneficios
la carta de aceptación con las
condiciones del beneficio.
Enviar lista de
auxilios
6 educativos y
préstamos
condonables.
Se envía una lista con la
información de los porcentajes
de auxilio educativo más los
nuevos préstamos condonables
a Apoyo Financiero.
Gestor de
Beneficios
Solicitud
inclusión de
descuento en
matrícula.
Gestor de
Apoyo
Financiero
-Pagaré
diligenciado
-Carta de
instrucciones
autenticada
7
Generar carta y
pagaré
Si el tipo de financiación
corresponde a préstamo
condonable se genera la carta y
pagare para el estudiante.
8
Autenticar carta,
diligencias
pagaré y
presentarlos en
Tesorería
El estudiante debe recoger la
carta de instrucciones y el
pagare para autenticarlos y
diligenciarlo y posteriormente
presentarlo en tesorería.
Estudiante
9
Revisar
documentación
Se debe dar el visto bueno de la
documentación que presenta el
estudiante.
Tesorería
Solicitar
10
correcciones
En caso de que la
documentación no esté
Tesorería
correcta, se solicita al estudiante
la corrección de esta.
Entregar
documentos en
11
ventanilla de
apoyo financiero
Si la documentación está
completa y correcta, se debe
entregar en la ventanilla de
apoyo financiero.
Estudiante
Aplicar
12 descuento en el
sistema
Se debe ingresar a SAP y hacer
el descuento en el sistema para
el auxilio educativo y el crédito
condonable.
Gestor de
Apoyo
financiero
Registrar
13 beneficio en
base de datos
Se registra y se actualiza la base
de datos con el beneficio
asignado.
Gestor de
Apoyo
financiero
Legalizar
14 proceso de
matrícula
El estudiante realiza la
legalización del proceso de
matrícula correspondiente.
Estudiante
Modificar
Beneflex
En caso de que la solicitud
corresponde a un aplazamiento,
se debe ajustar los descuentos
en Beneflex y comunicar al
empleado de la modificación.
Gestor de
Beneficios
16 Evaluar caso
Si se desea reactivar el auxilio
educativo y han pasado más de
dos semestres desde el
Gestor de
Beneficios
15
SAP
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Beneficios
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Compensación y Beneficios
aplazamiento del mismo, se
evalúa el caso para aprobar o no
la solicitud de reactivación.
Cancelar
beneficio y
17
notificar al
empleado
Si después de evaluar el caso,
este no es aprobado se notifica
al empleado.
Comunicación
cancelación
auxilio
educativo.
Gestor de
Beneficios
5.5. Diagrama de flujo - Auxilio Educativo para hijo de colaboradores (Doble programa y
transferencia interna)
5.6. Descripción de actividades - Auxilio Educativo para hijo de colaboradores (colaboradores
(Doble programa y transferencia interna)
ENTRADA
PROVEEDOR
Necesidad de tramitar el beneficio de Auxilio Educativo
Profesores y empleados de la Universidad
SALIDA
Aprobación o rechazo de la solicitud
CLIENTE
Profesores y empleados de la Universidad
ACTIVIDAD
Generar y enviar
1 comunicado a la
población elegible.
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Se envía un correo a
profesores y empleados de la
Universidad, en el que se Gestor de
comunica que está abierta la Beneficios
convocatoria para el auxilio
educativo.
2
Solicitar auxilio
educativo
El profesor o empleado de la
Universidad, envía a GHDO, la
solicitud del auxilio educativo,
Profesor/
junto con la carta de admisión
Empleado
del hijo a un programa de
pregrado y el registro civil de
nacimiento del hijo.
3
Enviar a
Decanatura de
Estudiantes
Cuando la solicitud es doble
programa o transferencia
interna, se deben enviar los
documentos de soporte a la
Gestor de
Beneficios
SISTEMA
DOCUMENTOS
Comunicado a la
población
elegible.
- Formato de
Solicitud de
Auxilio
Educativo
-Carta de
admisión a
Doble
Programa,
transferencia
interna
y Certificado de
Notas
-Documentos
de solicitud
-Informe del uso
del auxilio
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Talento Humano
documentos de
soporte
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Beneficios
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Compensación y Beneficios
Decanatura para que esta se
encargue de emitir una
validación académica.
- Formato doble
programa
- Formato
transferencia
interna
Verificar requisitos
4 académicos del
estudiante
Se deben revisar los soportes
académicos para aprobar o no Decanatura de
la solicitud de doble programa Estudiantes
o transferencia interna.
Informar a GHDO
5 decisión sobre el
caso
Después de haber revisado los
soportes académicos, se debe
Decanatura de
enviar la respuesta de la
Estudiantes
aprobación o no a Gestión
Humana.
Comunicación
con decisión
sobre el caso.
Informar la no
6 aprobación al
empleado.
En el caso en el que el
empleado o profesor no
cumpla con los requisitos para
Gestor de
la aprobación del beneficio
Beneficios
del auxilio educativo, se le
informa de la decisión con la
justificación correspondiente.
Comunicación
de rechazo
En caso de que se aprobado el
beneficio, se informa al
empleado o profeso y se le
Gestor de
envía la carta de aceptación
Beneficios
con las condiciones del
beneficio.
Comunicación
de aceptación.
Se envía una lista con la
información de los
porcentajes de auxilio
educativo más los nuevos
préstamos condonables a
Apoyo Financiero.
Gestor de
Beneficios
Solicitud
inclusión de
descuento en
matrícula.
Si el tipo de financiación
Gestor de
corresponde a préstamo
Apoyo
condonable se genera la carta
Financiero
y pagare para el estudiante.
-Pagaré
diligenciado
-Carta de
instrucciones
autenticada
7
Informar la
aceptación al
empleado
Enviar lista de
auxilios educativos
8
y préstamos
condonables.
9
Generar carta y
pagaré
El estudiante debe recoger la
Autenticar carta,
carta de instrucciones y el
diligencias pagaré y
10
pagare para autenticarlos y
Estudiante
presentarlos en
diligenciarlo y posteriormente
Tesorería
presentarlo en tesorería.
11
Revisar
documentación
Se debe dar el visto bueno de
la documentación que
presenta el estudiante.
Tesorería
Dirección de Planeación y Evaluación
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MACROPROCESO
Talento Humano
12
Solicitar
correcciones
Entregar
documentos en
13
ventanilla de apoyo
financiero
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NIVEL 2
Beneficios
NIVEL 1
Compensación y Beneficios
En caso de que la
documentación no esté
correcta, se solicita al
estudiante la corrección de
esta.
Tesorería
Si la documentación está
completa y correcta, se debe
entregar en la ventanilla de
apoyo financiero.
Estudiante
Gestor de
Apoyo
financiero
14
Aplicar descuento
en el sistema
Se debe ingresar a SAP y
hacer el descuento en el
sistema para el auxilio
educativo y el crédito
condonable.
15
Registrar beneficio
en base de datos
Se registra y se actualiza la
Gestor de
base de datos con el beneficio Apoyo
asignado.
financiero
16
Legalizar proceso
de matrícula
El estudiante realiza la
legalización del proceso de
matrícula correspondiente..
SAP
Estudiante
6. DEFINICIONES
 Préstamo condonable: Es un préstamo que se otorga hasta por dos años, contados a partir
de la fecha de firma del contrato de trabajo, y se condonará en servicios derivados de la
relación laboral entre la Universidad y el directivo, en un tiempo igual a la duración del
préstamo, contado a partir del vencimiento del plazo estipulado en el documento previsto
institucionalmente para el efecto.
 Beneflex: Es un sistema de compensación a través de beneficios flexibles que tiene como
objetivo principal atraer y retener el mejor talento humano, ofreciéndole diversas opciones
para satisfacer sus necesidades individuales y mejorar su bienestar.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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Beneficios
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Compensación y Beneficios
INTERNOS (Cadena de Valor)
EXTERNOS (Unidad académica, administrativa, entidad)
Reglamento del beneficio del Auxilio Educativo
8. INDICADORES
FICHA DEL INDICADOR
PARTICIPACIÓN DE LOS AUXILIOS EDUCATIVOS POR NIVEL OCUPACIONAL
Código del indicador
IND-22-2-03-011
Responsable del
indicador
Gestor de Beneficios
Objetivo
Establecer el porcentaje de otorgamiento del beneficio de auxilio educativo por
nivel ocupacional.
Método de Medición
Se cuenta con un archivo en Excel actualizado del cual cada semestre se obtiene
la información.
Unidad de Medida
Porcentaje
Fórmula
% participación por nivel ocupacional = # beneficiarios por nivel ocupacional/
# total de la población beneficiaria
Numerador: Número de beneficiarios por nivel ocupacional
Variables
Denominador: Número total de la población beneficiaria
Limitaciones
Planta de personal actualizada
Fuente de datos
Base de datos en Excel de auxilios educativos
Granularidad
Por nivel Ocupacional
Periodicidad
Semestral
Meta
Observaciones
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MACROPROCESO
Talento Humano
FECHA PUBLICACIÓN 28/05/2015
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Beneficios
NIVEL 1
Compensación y Beneficios
FICHA DEL INDICADOR
VALOR TOTAL OTROGADO EN AUXILIO EDUCATIVO
Código del indicador
IND-22-2-03-012
Responsable del
indicador
Gestor de Beneficios
Objetivo
Establecer cuanto se ha invertido en Auxilio Educativo
Método de Medición
Se cuenta con un archivo en Excel actualizado del cual cada semestre se obtiene
la información.
Unidad de Medida
Dinero
Fórmula
Número Total de auxilios vigente
Variables
Número Total de auxilios vigente
Limitaciones
Valor del semestre
Fuente de datos
Base de datos en Excel de auxilios educativos
Granularidad
General
Periodicidad
Semestral
Meta
Observaciones
9. RIESGOS
OPERATIVO


Que se cargue Beneflex cuando el empleado notifico que no iba a utilizar el beneficio
Enviar la comunicación a profesores o empleados que no hagan parte la población elegible.
CALIDAD DE SERVICIO

Que no se dé al profesor o empleado información correcta de acuerdo a su situación.
SEGURIDAD
N.A
ADMINISTRATIVO
N.A
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Talento Humano
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NIVEL 2
Beneficios
NIVEL 1
Compensación y Beneficios
LEGAL
N.A
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
ACTUALIZACIÓN
FECHA
Elaboración
13/04/2015
Publicación
28/05/2015
0
11. APROBACIÓN
ELABORÓ
NOMBRE
CARGO
FECHA
María Paula Sánchez
Ingeniero de Procesos
13/04/2015
Andrea Tirado
Gestor de Beneficios
16/04/2015
Jefe de Beneficios y Relaciones
Laborales
16/04/2015
REVISÓ
APROBÓ
Fabio Fernet Gaona
Dirección de Planeación y Evaluación
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