1. No category

SIIGO
Versión 6.1
ESTANDAR WINDOWS
PROCESOS AUTOMATICOS, INFORMES
OFICIALES Y CIERRE
9
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION ............................................................................................................... 3
2. PROCESO DE DIFERIDOS .................................................................................................... 5
2.1. PARAMETRIZACIÓN DEL COMPROBANTE DE DIFERIDO .......................................................... 5
2.2. EJECUCIÓN O AMORTIZACIÓN DEL COMPROBANTE DE DIFERIDO............................................. 7
2.3. COMPROBANTE PARA EL DIFERIDO ................................................................................... 9
2.4. COMPROBANTE AMORTIZACION DE AJUSTE AL DIFERIDO.................................................... 10
2.5. COMPROBANTE PREFIJADO.......................................................................................... 10
3. CIERRES DE AÑO ............................................................................................................ 13
3.1. CIERRES PARCIALES ..................................................................................................... 13
3.2. CIERRE DEFINITIVO ...................................................................................................... 16
4. CERTIFICADOS DE RETENCION .......................................................................................... 24
4.1. CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE .................................................................... 24
4.2. CERTIFICADOS DE RETENCION DE ICA .............................................................................. 27
4.3. CERTIFICADOS DE RETENCION DE IVA .............................................................................. 29
GENERACION DE ESTADOS FINANCIEROS................................................................................ 31
5.1. BALANCE GENERAL ..................................................................................................... 32
5.2. ESTADO DE RESULTADOS.............................................................................................. 34
5.3. BALANCE DE COMPROBACIÓN ....................................................................................... 37
5.4. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO......................................................................... 38
5.5. ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA .......................................................... 39
5.6. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO..................................................................................... 40
6. INFORMES OFICIALES ..................................................................................................... 42
6.1. LIBRO DIARIO ............................................................................................................. 42
6.2. LIBRO DIARIO RESUMIDO .............................................................................................. 43
6.3. LIBRO MAYOR ............................................................................................................ 43
6.4. LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES ................................................................................... 43
6.5. LIBRO ÚNICO OFICIAL................................................................................................... 44
6.6. LIBRO DE VENTAS........................................................................................................ 44
6.7. LIBRO DE COMPRAS ..................................................................................................... 45
6.8. NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES................................................................................. 45
7. CAMBIO CLAVE DEL ADMINISTRADOR ............................................................................... 47
8. CREACION DE CLAVES DE USUARIO ................................................................................... 48
9. MANTENIMIENTO DE TERCEROS....................................................................................... 57
10. BLOQUEO DE FECHA .................................................................................................... 60
11. PROCESO DE RECUPERACION ......................................................................................... 61
12. PROCESOS ADMINISTRATIVOS ........................................................................................ 66
12.1 ESTRUCTURAS DE ARCHIVOS DE INFORMACION DE SIIGO.................................................... 66
12.2 PROCESO DE REBUILD ................................................................................................. 69
12.3 MODELOS CONTABLES ............................................................................................... 74
12.4 SERVICIOS EN LINEA ................................................................................................... 84
12.5 ADMINISTRACIÓN DE TAREAS ...................................................................................... 87
12.6 REPORTE A CENTRAL DE RIESGOS - DATACREDITO............................................................ 97
12.7 MODELOS DE RECLASIFICACION POR CENTRO DE COSTOS .................................................113
12.8 RECLASIFICACION DE CUENTAS DE TERCEROS .................................................................. 69
INTRODUCCION
Obtener la información contable de forma oportuna permite a la administración del
ente económico evaluar la gestión estratégica y fijar directrices para determinar el
comportamiento futuro de la empresa.
Por lo anterior, en SIIGO es necesario ejecutar algunos procesos de periodicidad
mensual y procesos de cierres anuales para que de esta manera se pueda obtener
información oportuna y de esta manera manejar y administrar eficientemente los
recursos de la empresa.
1. PROCEDIMIENTOS DE CIERRE
 Procesos Mensuales: En SIIGO no es necesario ejecutar cierres mensuales,
pero si existen algunos procesos que se deben ejecutar con periodicidad
mensual, para poder tener la información contable actualizada. Dentro de los
procesos mensuales que se deben ejecutar en SIIGO están los Ajustes por
Inflación, el Costeo, Desagrega, Depreciación, Amortización de Diferidos,
Provisiones, parafiscales Etc.
 Cierres Anuales: En SIIGO existen dos tipos de cierres anuales que son los
parciales y los definitivos.
Los procesos mensuales tales como el costeo, ajustes por inflación, Desagrega y
Depreciación se explicaron en sesiones anteriores se procederá a indicar el proceso de
amortización de los diferidos.
2. PROCESO DE DIFERIDOS
2.1. PARAMETRIZACIÓN DEL COMPROBANTE DE DIFERIDO
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos – Generación de Comprobantes –
Comprobantes Diferidos.
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de Comprobantes –
Comprobantes Diferidos
A través de esta opción el programa permite efectuar una amortización mensual de los
gastos pagados por anticipado o cargos diferidos.
Para la correcta definición de los diferidos se deben seguir los procedimientos que se
describen a continuación:
Al ingresar a la opción de Comprobantes Diferidos, el sistema muestra las siguientes
opciones:
 Fija: Escogiendo esta opción el programa permite definir los comprobantes para
los diferidos.
 Imprime: En esta opción el programa permite generar una impresión de la
parametrización de los comprobantes Diferidos.
 Utiliza: Esta opción permite ejecutar de forma automática la amortización de
los diferidos.
Escogiendo la opción de Fija se deben diligenciar los siguientes campos:
 Nro. Del Diferido: Corresponde al consecutivo que se asigna al diferido para
su control. El programa permite crear hasta 999.999 comprobantes de diferidos
diferentes.
 Descripción: Corresponde al detalle del movimiento, el cual aparecerá en el
documento contable en el momento de utilizar el comprobante prefijado.
 Fecha: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectuó el registro
contable del diferido.
 Valor Total: En este campo se debe digitar el valor total del diferido que se va
a amortizar.
 Monto: En este campo se debe digitar el valor que se desea amortizar
mensualmente.
 Saldo: A través de esta opción el programa permitirá visualizar el saldo del
diferido a medida que se efectúen las amortizaciones.
 Activo: Se debe marcar esta opción para indicar que el comprobante diferido
está vigente.
 Cuotas: EL programa calcula de forma automática el número de cuotas en las
que se hará la amortización del diferido. (Valor Total / Monto = No. de Cuotas).
Si se quiere cambiar el número de cuotas se puede hacer en este momento y el
programa calculará automáticamente el mont o que se debe amortizar
mensualmente.
 Cuenta Débito: En este campo se debe digitar la cuenta del gasto en la que se
harán los registros contables correspondientes a la amortización del diferido.
 Cuenta Crédito: En este campo se debe digitar la cuenta del diferido
correspondiente a los gastos pagados por anticipado o cargos diferidos.
 Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo que se
quiere afectar. Este campo lo solicitará si la cuenta digitada en el campo
anterior maneja centros de costo.
 NIT: Si la cuenta digitada maneja terceros, se debe digitar el NIT del tercero al
cual quedará contabilizado el movimiento.
 Código de Activo: El programa solicitará un código de activo si alguna de las
cuentas digitadas se encuentra parametrizada en una tabla de activos fijos.
 Producto – Bodega – Cantidad: Si alguna de las cuentas escogidas,
corresponde a una cuenta que se encuentra parametrizada en alguna de las
tablas de inventario, se debe digitar el código del producto, la bodega y la
cantidad del producto al cual se va a realizar el movimiento débito o crédito.
 Tipo de Documento Cruce – Número – Secuencia – Cruce – Fecha de
Vencimiento: Si la cuenta digitada corresponde a una cuenta detallada por
cobrar o por pagar, se debe digitar el tipo de doc umento (F, P, etc.), escoger el
número consecutivo del documento, escoger la secuencia y digitar la fecha de
vencimiento del documento.
Si se quiere eliminar el comprobante de diferidos simplemente se debe digitar el
número del diferido y posteriormente digitar la tecla de función F5 o dar clic en el icono
2.2. EJECUCIÓN O AMORTIZACIÓN DEL COMPROBANTE DE DIFERIDO
Proceso De Los Ajustes Por Inflación Diferidos
IMPORTANTE… .
Según el Decreto 1536 de Mayo de 2007 - Desmonte
Ajustes por Inflación, en su artículo 51 indica que Los
estados financieros no deben ajustarse para reconocer el
efecto de la inflación.
Por tanto si su empresa decide que a partir del año 2007
no realizará el proceso de Ajustes por Inflación, favor
hacer caso omiso al presente punto.
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos –Ajustes por Inflación – A Diferidos.
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Ajustes Por Inflación – Diferidos.
A través de esta opción se ejecutarán los ajustes por inflación a las cuentas de los
diferidos cuyas cuentas se hayan marcado como Ajustable - Diferidos en el momento
de su creación.
 Del Nro: En este campo se debe digitar el número inicial del diferido que se
quiere ajustar por inflación
 Al Nro: En este campo se debe digitar el número final del diferido que se quiere
ajustar por inflación.
 Tipo Documento: En este campo el programa mostrará de forma automática
todos los documentos tipo A – Ajustes por Inflación que se han parametrizado
previamente y se debe escoger el de Diferidos.
Después de haber parametrizado los comprobantes de diferidos, se debe ingresar por
la opción “Utiliza” para ejecutar la amortización del diferido.
Esta opción se debe ejecutar mensualmente el último día de cada mes.
Una vez se ha escogido la opción pertinente, el programa mostrará la siguiente
pantalla, donde se deben diligenciar los siguientes datos:
2.3. COMPROBANTE PARA EL DIFERIDO
 Del Número.: En este campo se debe digitar el número inicial de los diferidos
desde el que se desea ejecutar la amortización de los diferidos. Presionando
“Enter” el programa tomará desde el primer diferido que se encuentre
parametrizado.
 Al Número.: En este campo se debe digitar el número final de los diferidos
hasta el que se desea ejecutar la amortización de los dif eridos. Presionando
“Enter” el programa tomará desde el último diferido que se encuentre
parametrizado.
 Tipo Documento.: En este campo se debe digitar el Tipo de documento (L –
Otros) en el que se efectuará la amortización del diferido. Este documento debe
estar previamente parametrizado.
2.4. COMPROBANTE AMORTIZACION DE AJUSTE AL DIFERIDO
 Tipo Documento.: En este campo se debe digitar el Tipo de documento (A –
Ajustes Por Inflación) en el que se efectuará la amortización del ajuste por
inflación del diferido. Este documento debe estar previamente parametrizado.
2.5. COMPROBANTE PREFIJADO
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos – Generación de Comprobantes –
Comprobantes Prefijados - Fija
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de Comprobantes Comprobantes Prefijados – Fija
Esta herramienta permite definir los parámetros requeridos para ejecutar
mensualmente y de forma automática la contabilización de un comprobante contable
sin que sea necesario hacerlo manualmente o para efectua r el cálculo de las
provisiones de nómina como son las cesantías, intereses de cesantías, primas de
servicios, vacaciones o contabilización de parafiscales para los usuarios que no cuentan
con el módulo de nómina.
 Nro. de Comprobante: En este campo se debe digitar el número del
comprobante que se quiere definir para efectuar las contabilizaciones que se
van a realizar de forma automática. El programa permite crear hasta 999
comprobantes y se debe crear un comprobante por cada concepto. Ej: 001 –
Provisión de Cesantías, 002 – Prima de Servicios, 003 - Vacaciones, 004 –
Intereses de Cesantías, etc.
 Secuencia: Las secuencias permiten efectuar un registro ordenado de cada una
de las contabilizaciones que se quieren efectuar o para organizar las cuentas
que forman base para el cálculo de cada concepto de provisión o parafiscales.
Así mismo permite afectar centros diferentes para una misma cuenta contable.
 Porc. /Valor (P/V): Si la contabilización se desea efectuar por porcentaje se
debe digitar la letra “P” y si se desea hacer por valor se debe digitar la letra “V”.
Para el caso de las provisiones de nómina o contabilización de los aportes
parafiscales se efectúan con un porcentaje, por lo que se recomienda escoger
esta opción. Por cada comprobante se pueden crear hasta 99 secuencias.
 Saldo o Movimiento (S/M): El cálculo de las provisiones de las prestaciones
sociales y de los aportes parafiscales se deben efectuar sobre el movimiento de
las cuentas que forman base para las provisiones y aportes parafiscales. Esta
opción únicamente aparece si se escogió la opción “Porcentaje”, en caso
contrario no aparecerá.
 Después de escoger la opción de saldo o movimiento el programa habilita un
campo en el que se debe digitar el porcentaje de cálculo de provisión o aportes
parafiscales. Si se escogió la opción de “Valor” el programa habilitará un campo
para digitar el valor que se quiere contabilizar.
 Cuenta de Cálculo: En este campo se deben digitar las cuentas contables que
se van a tomar como base para el cálculo de las provisiones o aportes
parafiscales. En este campo el programa únicamente permite digitar una






cuenta, pero en el cálculo de las provisiones o aportes parafiscales se toman
como base varias cuentas contables. En este caso es necesario crear una nueva
secuencia para las diferentes cuentas que forman base para el cálculo de las
provisiones o aportes parafiscales. Si no se conoce el código de la cuenta con el
icono de búsqueda o con las teclas de función F2 o F3 se puede efectuar la
búsqueda de las cuentas.
Centro de Costo: En este campo se debe digitar el código del centro de costo
que se quiere afectar en el cálculo de las provisiones o aportes parafiscales. Si
una misma cuenta de cálculo afecta varios centros de costo se debe crear una
nueva secuencia llamando la misma cuenta, pero afectando un centro de costo
diferente. Si no se conoce el código del centro de costo con el icono de
búsqueda o con las teclas de función F2 o F3 se puede efectuar la búsqueda del
centro de costo creado.
Descripción: En este campo se debe escribir el detalle o descripción de la
contabilización que se está efectuando, para que esta aparezca en el
comprobante de contabilidad.
Cuenta Débito: En este campo se debe digitar la cuenta contable del gasto de
la provisión o aportes parafiscales en la que se realizará la contabilización, de
acuerdo al cálculo que efectúe el programa. Si no se conoce el código de la
cuenta con el icono de búsqueda o con las teclas de función F2 o F3 se puede
efectuar la búsqueda de las cuentas.
Nit: Las provisiones se deben registrar a un nit o tercero específico y en este
caso se debe digitar el nit de la empresa.
Cuenta Crédito: En este campo se debe digitar la cuenta contable del pasivo
que corresponde a la provisión o aportes parafiscales. Si no se conoce el código
de la cuenta con el icono de búsqueda o con las teclas de función F2 o F3 se
puede efectuar la búsqueda de las cuentas.
Nit: Las provisiones se deben registrar a un nit o tercero específico y en este
caso se debe digitar el nit de la empresa.
RECUERDE….
El valor que el programa contabiliza en la cuenta del gasto
y en la cuenta del pasivo corresponde al resultado obtenido
de multiplicar el valor del movimiento de la cuenta de
cálculo por el porcentaje establecido en el comprobante
prefijado.
3. CIERRES DE AÑO
Dentro de SIIGO existen los cierres de año parciales y los cierres definitivos.
3.1. CIERRES PARCIALES
Ruta Menú Nuevo: Administración – procesos – Procesos Administrativos – Cierre
Anual
Ruta Menú Tipo Explorador: Cierres Anuales – Cierre Anual
Esta opción el programa permite pasar los saldos de un balance de prueba (cuentas de
balance y cuentas de resultados) al año siguiente, con el fin de comenzar a registrar
información contable en el año siguiente. Si este proceso de cierre no se ejecuta el
programa no permitirá ingresar información en el año siguiente.
Una vez se ha ingresado a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:
 Año de Cierre: En este campo se debe digitar el año que se va a cerrar. Para
ejecutar el cierre parcial debe estar ubicado en el mes 12 día 31.
Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:
El programa efectúa una verificación de las cuentas contables del año en el que se
realizará el cierre y el año siguiente y en caso de que se presente una inconsistencia
en las cuentas el programa generará un informe en el que se relacionaran las
inconsistencias.
Presionando “Enter” o dando clic sobre el botón “Continuar” el programa ejecutará
un proceso en el que mostrará la siguiente pantalla:
Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se deben seleccionar
los siguientes datos:
 Quiere Correr Comprobante de Cierre Contable: Para ejecutar el cierre de
año parcial esta opción se debe omitir presionando “Enter”, en caso contrario se
efectuará el cierre definitivo, el cual se describirá más adelante.
 Continua el Proceso de Cierre: Para continuar con el proceso de cierre se
debe marcar esta opción, en caso contrario el programa abortará el proceso de
cierre. Si la opción fue marcada el programa habilitará las siguientes opciones:
 Cuentas a Pasar: Todas o Solo las Utilizadas. Si se escoge la opción de solo
las utilizadas el programa pasará de un año a otro únicamente las cuentas que
fueron definidas por el usuario. Si se escoge la opción de todas las cuentas el
programa pasará de un año a otro las cuentas definidas por el usuario y
adicionalmente las cuentas que no han sido parametrizadas y están disponibles
en el plan de cuentas que trae internamente SIIGO.
Posteriormente el programa ejecutará un proceso y finalizará de forma automática.
Una vez ha terminado el proceso podrá ingresar al año siguiente y continuar con las
operaciones normales de la empresa.
RECUERDE….
Los cierres parciales se pueden ejecutar las veces que sea
necesario, sin efectos secundarios en la contabilidad.
3.2. CIERRE DEFINITIVO
Ruta Menú Nuevo: Administración – procesos – Procesos Administrativos – Cierre
Anual
Ruta Menú Tipo Explorador: Cierres Anuales – Cierre Anual
Esta opción el programa efectúa el cierre de las cuentas de resultados y las de terceros
que se seleccionen.
Una vez se ha ingresado a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:
 Año de Cierre: En este campo se debe digitar el año que se va a cerrar. Para
ejecutar el cierre definitivo debe estar ubicado en el mes 13 día 31.
Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:
El programa efectúa una verificación de las cuentas contables del año en el que se
realizará el cierre y el año siguiente y en caso de que se presente una inconsistencia
en las cuentas el programa generará un informe en el que se relacionaran las
inconsistencias.
Presionando “Enter” o dando clic sobre el botón “Continuar” el programa ejecutará
un proceso en el que mostrará la siguiente pantalla:
Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:
 Quiere Correr Comprobante de Cierre Contable: Para ejecutar el cierre de
año definitivo se debe marcar esta opción, en caso contrario se efectuará el
cierre parcial.
Después de marcar esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla,
donde se deben diligenciar los siguientes campos:
 Quiere Cerrar Cuentas de Terceros Las cuentas que se deben cancelar a
nivel de terceros son las de impuestos, que se describen a continuación:
135515 Retención en la fuente (Anticipo)
135517 Impuesto a las Ventas Retenido (Anticipo)
135518 Impuesto de Industria y Comercio Retenido (Anticipo)
2365?? Retención en la Fuente (Por Pagar)
2367?? Impuesto a las Ventas (Por Pagar)
2368?? Impuesto de Industria y Comercio (Por Pagar)
2408?? Impuesto a las Ventas
Es de aclarar, que en este proceso las cuentas no quedan con saldo cero, sino que se
reclasifica el saldo que tiene cada uno de los terceros al NIT de la DIAN.
Si esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente pantalla, donde se debe
digitar la información correspondiente a la cuenta que se está cerrando:
 Comprobante: En este campo se debe escoger un comprobante tipo L – Otros,
para efectuar el cierre de las cuentas a nivel de terceros, el cual debe estar
previamente creado.
 Cuenta a Cerrar: En este campo se debe digitar el código de la cuenta a la que
se le va a ejecutar el proceso de cierre.
 NIT de Cruce: En este campo se debe digitar el NIT de la DIAN. Con las teclas
de función F2, F3 o con el icono
se pueden consultar los NIT creados.
 Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo principal.
No es necesario ejecutar el cierre por cada uno de los centros de costo, este es
de carácter informativo.
 Cierra Centros de Costo: Se debe marcar esta opción para que la cuenta
seleccionada se cierre también a nivel de terceros por cada centro de costo.
 Actualización Correcta: Si la información registrada anteriormente es
correcta se debe marcar esta opción, para que el programa ejecute el cierre de
la cuenta seleccionada, en caso contrario retrocederá al campo del
comprobante.
 Escoger Otra Cuenta: Esta opción debe ser marcada, para que el programa
solicite la siguiente cuenta que se debe cerrar a nivel de terceros. Una vez se
ha terminado el proceso de cierre de todas las cuentas esta opción se debe
omitir presionando “Enter” para que el programa continúe con el proceso de
cierre de año en el que mostrará la siguiente pantalla:
 Quiere Cerrar Cuentas de Resultados: Para determinar el resultado del
ejercicio se debe marcar esta opción, en caso contrario el programa continuará
con el proceso de cierre, pero no quedarán cerradas las cuentas de resultados.
Si esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente pantalla, donde
se debe diligenciar la siguiente información:
 Maneja Centro de Costo en la Utilidad: Esta opción se debe marcar siempre
y cuando todas las cuentas de resultados (Ingresos, Costos y Gastos) estén
marcadas como Si Centros de Costo, de lo contrario las cuentas no serán
cerradas. Al marcar el campo, se indica al sistema que asigne la utilidad para
cada uno de los centros de costo que maneja la empresa. Para conocer los
resultados del ejercicio por centros de costo se puede generar un estado de
resultados por centro de costo, sin necesidad de tener que marcar esta opción.
 Comprobante: En este campo se debe escoger un comprobante tipo L – Otros,
donde se contabilizará el cierre de las cuentas de resultados, el cual debe estar
previamente creado.
 Cuenta de Utilidad: En este campo se debe digitar la cuenta 590505 –
Ganancias y Pérdidas, para que el programa contabilice el resultado del
ejercicio en esta cuenta. Posteriormente se debe consultar el movimiento de
esta cuenta por Contabilidad – Administración de Cuentas – Movimiento
General. Si la cuenta quedó con saldo crédito indica que la empresa obtuvo
una utilidad, en caso contrario fue una pérdida. De acuerdo al resultado, en el
mes 13 se debe ejecutar la reclasificación a través de un comprobante de
ajuste. Si la cuenta 590505 quedó con saldo crédito el registro contable será el
siguiente:
CUENTA
590505
MOVIMIENTO
DB
CUENTA
360505
MOVIMIENTO
CR
Si la cuenta 590505 quedó con saldo débito el registro contable será el siguiente:
CUENTA
590505
MOVIMIENTO
CR
CUENTA
361005
MOVIMIENTO
DB
 NIT de Cierre: En este campo se debe digitar el NIT de la empresa.
 Centro de Costo: Este ampo es de carácter informativo y se debe digitar el
centro de costo principal.
 Bodega Desde: En este campo se debe digitar la bodega desde la que se
desea efectuar el cierre de año.
Una vez se han digitado estos datos, el programa ejecutará un proceso automático en
el que se generarán los comprobantes de cierre.
Una vez se ha ejecutado este proceso el programa mostrará la siguiente pantalla, para
finalizar el proceso de cierre definitivo:
 Continua el Proceso de Cierre: Para continuar con el proceso de cierre se
debe marcar esta opción, en caso contrario el programa abortará el proceso de
cierre. Si esta opción fue marcada el programa mostrará la siguiente opción:
 Pasa Todo el PUC o Solo las Utilizadas: Si se escoge la opción de solo las
utilizadas el programa pasará de un año a otro únicamente las cuentas que
fueron definidas por el usuario. Si se escoge la opción de todas las cuentas el
programa pasará de un año a otro las cuentas definidas por el usuario y
adicionalmente las cuentas que no han sido parametrizadas y están disponibles
en el plan de cuentas que trae internamente SIIGO.
 Al terminar de seleccionar las opciones, el programa ejecutará un proceso y
finalizará de forma automática.
Una vez ha terminado el proceso podrá ingresar al año siguiente y continuar con las
operaciones normales de la empresa.
4. CERTIFICADOS DE RETENCION
De acuerdo a lo establecido en el artículo 381 del Estatuto Tributario los agentes
retenedores deberán expedir anualmente un certificado de retenciones cuando se trate
de conceptos de retención diferentes de los originados en la relación labo ral, legal y
reglamentaria.
4.1. CERTIFICADOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE
Conformes a lo establecido en el artículo 381 del Estatuto Tributario los agentes
retenedores deben expedir certificados de Retención en la Fuente a más tardar el día
15 de marzo del año siguiente en el que se practicaron las retenciones.
Para poder obtener los certificados de retención las cuentas contables en las que se
efectuó la contabilización de las retenciones deben estar marcadas desde el momento
de su creación como “Retención”, en caso contrario el programa no generará los
certificados.
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Informes y Consultas – Reportes Tributarios –
Certificado de Retenciones
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Informes Oficiales – Certificados De
Retención
Para generar los certificados de retención se deben seguir los pasos que se describen a
continuación, al ingresar a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:
 Certificados: Al marcar esta opción el programa generará los certificados de
retención para los terceros que se seleccionen.
 Bases: Al ingresar a esta opción el programa generará un informe de las bases,
porcentajes y retenciones que se practicaron a los diferentes terceros. Este
informe sirve como anexo a las declaraciones de retención.
Si se marca la opción de certificados el programa mostrará la siguiente pantalla:
Esta opción permite generar los certificados de ICA, IVA y Generales que corresponde
a la retención en la fuente.
1.
Marcando la opción de “Generales” el programa mostrará la siguiente pantalla:
 Tabla Datos Pago Retención: Al marcar la opción presenta una ventana en la
cual se registran los pagos de retención efectuados, a manera de control:
 Informe: Al marcar la opción, el sistema permite generar los certificados de
Retención.
Al marcar la opción INFORME, el sistema solicita la siguiente información:
Fecha de Emisión: En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a
generar los certificados de retención.
NIT Desde: En este campo se debe
generar los certificados de retención
programa tomará desde el NIT cero.
NIT Hasta: En este campo se debe
generar los certificados de retención
programa tomará el último NIT creado.
digit ar el NIT desde el que se quiere
en la fuente. Presionando “Enter” el
digitar el NIT hasta el que se quiere
en la fuente. Presionando “Enter” el
Cuenta Desde: En este campo se debe digitar la cuenta de retención desde la
que se quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando
“Enter” el programa tomará desde la cuenta cero.
Cuenta Hasta: En este campo se debe digitar la cuenta hasta la que se quiere
generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el
programa tomará la última cruenta de retención.
Desea el Certificado con Firma o sin Firma: Si marca la opción “Con Firma”
el programa mostrará un campo en certificado para la firma.
Fecha Desde: En este campo se debe digitar el mes desde el que se quiere
tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando “Enter” el programa
tomará desde el mes uno (1).
Fecha Hasta: En este campo se debe digitar el mes hasta la que se quiere
generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el
programa tomará el mes doce (12).
4.2. CERTIFICADOS DE RETENCION DE ICA
Si se marca la opción de ICA el programa mostrará la siguiente pantalla:
 Fecha de Emisión: En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a
generar los certificados de retención.
 NIT Inicial: En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quieren
generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el
programa tomará desde el NIT cero.
 NIT Final: En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quieren
generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el
programa tomará el último NIT creado.
 Tipo de Impresión Genérica: Si se marca esta opción el programa generará
los certificados de retención de ICA en el formato que tiene establecido SIIGO.
 Tipo de Impresión Genérica: Si se marca esta opción el programa generará
los certificados de retención de ICA en el formato Minerva.
 Desea el Certificado con Firma o sin Firma: Si marca la opción “Con Firma”
el programa mostrará un campo en certificado para la firma.
 Rango de Meses Desde: En este campo se debe digitar el mes desde el que
se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando “Enter” el
programa tomará desde el mes uno (1).
 Rango de Meses Hasta: En este campo se debe digitar el mes hasta la que se
quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el
programa tomará el mes doce (12).
Una vez se han definido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:
 Cuentas ICA: En este campo se deben digitar las cuentas de retención de ICA,
para que el programa las tenga en cuenta en el momento de generar los
certificados.
4.3. CERTIFICADOS DE RETENCION DE IVA
Si se marca la opción de IVA el programa mostrará la siguiente pantalla:
 Fecha de Emisión: En este campo se debe digitar la fecha en la que se van a
generar los certificados de retención.
 NIT Inicial: En este campo se debe digitar el NIT desde el que se quiere
generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el
programa tomará desde el NIT cero.
 NIT Final: En este campo se debe digitar el NIT hasta el que se quiere generar
los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el programa
tomará el último NIT creado.
 Tipo de Impresión Genérica: Si se marca esta opción el programa generará
los certificados de retención de ICA en el formato que tiene establecido SIIGO.
 Tipo de Impresión Genérica: Si se marca esta opción el programa generará
los certificados de retención de ICA en el formato Minerva.
 Desea el Certificado con Firma o sin Firma: Si marca la opción “Con Firma”
el programa mostrará un campo en certificado para la firma.
 Rango de Meses Desde: En este campo se debe digitar el mes desde el que
se quiere tener en cuenta las retenciones practicadas. Presionando “Enter” el
programa tomará desde el mes uno (1).
 Rango de Meses Hasta: En este campo se debe digitar el mes hasta la que se
quiere generar los certificados de retención en la fuente. Presionando “Enter” el
programa tomará el mes doce (12).
Una vez se han definido estas opciones el programa mostrará la siguiente pantalla:
 Cuentas IVA: En este campo se deben digitar las cuentas del IVA descontable
por compras y las cuentas de retención de IVA para que el programa las tenga
en cuenta en el momento de generar los certificados.
En la generación de los certificados de IVA al llegar a la pantalla para digitar las
cuentas de compras o gastos utilizadas en transacciones con terceros del régimen
simplificado este solicita cuenta inicial y cuenta final de las cuentas de IVA utilizadas
en estas transacciones.
RECUERDE….
Para poder generar los certificados de retención es
necesario que las cuentas de 2365 – Retención en la
fuente, 2367 – Retención de IVA y 2368 Retención de ICA
estén marcadas desde su creación como cuentas de
“Retención”.
5. GENERACION DE ESTADOS FINANCIEROS
5.1. BALANCE GENERAL
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Informes y Consultas – Estados Financieros –
Balance General.
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Informes Financieros – Balance General.
El Balance General es uno de los Principales Estados Financieros Básicos que un ente
económico debe preparar, para reflejar los recursos y obligaciones de la empresa. Este
informe esta compuesto por las cuentas del Activo, Pasivo y Patrimonio.
Para la generación del Balance General se deben seguir los pasos que se describen a
continuación:
Estándar: Al seleccionar esta opción, el sistema genera un Balance General con un
formato Estándar, para lo cual, se deben diligenciar los siguientes campos:
 Mes Fin: En este campo se debe digitar el mes de corte o el mes hasta el que
se desea generar el balance general. Una vez se ha digitado el mes
correspondiente el programa mostrará la siguiente pantalla:
 Gru. – Cta. – Sub. – Aux. – SaUx. : Esta opción permite escoger el nivel al
que se quiere generar el balance y los niveles son grupo, cuenta, subcuenta,
auxiliar o subauxiliar. Se puede seleccionar la opción deseada dando un click o
se puede digitar la letra que aparece en mayúscula para seleccionar el nivel.
Después de escoger el nivel al que se quiere generar el balance, el programa mostrará
la siguiente pantalla:
 Cuenta de Utilidad: En este campo se debe digitar la cuenta contable que
corresponde a la utilidad del ejercicio.
 Cuenta de Pérdida: En este campo se debe digitar la cuenta contable que
corresponde a la pérdida del ejercicio.
 Imprime Código de la Cuenta: Normalmente el código de las cuentas
contables no se refleja en un balance general, pero esta la opción para que se
genere el balance como se desee. Para generar el balance sin el código de la
cuenta no se debe marcar esta opción, en caso contrario se debe marcar y
posteriormente el programa generará el Balance General.
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará los iconos
con los que se puede generar el informe. El icono de la impresora genera el informe
directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por
pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite generar
el informe a Excel.
Predeterminado: Si se escoge la opción de predeterminado el programa mostrará
la siguiente pantalla:
 Modifica: Al ingresar a esta opción el programa permitirá diseñar la estructura
de un balance general, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Una vez
se ha escogido esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:
En esta opción el programa permite definir las cuentas para cada uno de los conceptos
que estructuran el balance general.
 Selección de Cuentas: (Rango Inicial – Rango Final) En este campo se
debe digitar el código del grupo desde y hasta el cual se quiere parametrizar el
concepto que se está visualizando en pantalla.
 Cuentas o Rangos: En este campo se pueden visualizar los códigos
seleccionados en el campo anterior. El sistema permite seleccionar hasta 5
rangos por cada uno de los conceptos.
.
 Ejecuta: Una vez se han definido las cuentas para el balance general
Predeterminado se puede ingresar por esta opción y generar el balance que
se definió en Modifica.
5.2. ESTADO DE RESULTADOS
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Informes y Consultas – Estados Financieros –
Estado de Resultados.
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Estados Financieros – Estado de
Resultados
El Estado de Resultados es uno de los Principales Estados Financieros Básicos que un
ente económico debe preparar, para reflejar la utilidad o pérdida de un periodo de
tiempo determinado. Su estructura esta dada por las cuentas de ingresos, costos y
gastos.
Para la generac ión del estado de Resultado se deben seguir los procedimientos que se
describen a continuación:
1.
Estándar: Al seleccionar esta opción, el sistema genera un Estado de Resultado
con un formato Estándar, para lo cual, se deben diligenciar los siguientes
campos:
 Nivel: Grupo – Cuenta – Subcuenta – Auxiliar – Subauxiliar: Esta opción
permite escoger el nivel al que se quiere generar el Estado de Resultados
marcando la opción correspondiente.
 Mes Desde: En este campo se debe digitar el mes de inicio o mes desde el cual
se desea generar el Estado de Resultados.
 Mes Hasta: En este campo se debe digitar el mes de final o mes hasta el cual
se desea generar el estado de resultados.
 Incluye Código de la Cuenta: Normalmente el código de las cuentas
contables no se refleja en un el Estado de Resultado, pero en caso de requerirlo
se debe marcar esta opción, de lo contrario se deja en blanco.
 Incluye Saldo Inicial del Año: Si la respuesta a esta pregunta es afirmativa,
el programa incluirá dentro del informe, una columna en la que se verá
reflejado el saldo inicial del año de cada una de las cuentas que conforman el
Estado de Resultados.
Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos
para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el
informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe
por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite
generar el informe a Excel.
Predeterminado: Si se escoge la opción de Predeterminado el programa
mostrará la siguiente pantalla:
 Modifica: Al ingresar a esta opción el programa permitirá diseñar la estructura
del Estado de Resultados, de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Una
vez se ha escogido esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:
En esta opción el programa permite definir las cuentas para cada uno de los conceptos
que estructuran el Estado de Resultados.
 Rango Inicial: En este campo se debe digitar el código del grupo desde el que
se quiere parametrizar el concepto que se esta visualizando en pantalla.
 Rango Final: En este campo se debe digitar el código del grupo hasta el que se
quiere parametrizar el concepto que se esta visualizando en pantalla.
 Ejecuta: Una vez se han definido las cuentas para el estado de resultados
Predeterminado se puede ingresar por la opción “Ejecuta” y generar el informe
que se definió.
5.3. BALANCE DE COMPROBACIÓN
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Informes y Consultas – Cuentas Contables –
Balance de Comprobación.
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Informes Financieros – Balance de
Comprobación
Es un informe por pantalla o impreso del movimiento de todas las cuentas en un rango
de tiempo estipulado. Es un informe que ayuda a det erminar el movimiento correcto de
las cuentas.
Para obtener este informe se debe digitar el mes desde el cual se quiere generar la
información y el mes hasta el cual se quiere obtener la información, el nivel de las
cuentas (Grupo, Cuenta, Auxiliar, Subauxiliar, etc.) y el tipo de moneda en el que se
quiere generar el informe.
5.4. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Informes y Consultas – Estados Financieros –
Estado de Cambios en la situación patrimonial.
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Informes Financieros – Estado de
Cambios en el Patrimonio
Este estado financiero tiene como objeto comparar los saldos del patrimonio de una
sociedad del principio al final de un período contable. En este estado debe incluirse,
para cada uno de los rubros que integran el patrimonio, la siguiente información:
Saldos iniciales, que deben coincidir con los saldos finales del ejercicio o período
anterior.
Las variaciones del ejercicio o período.
Los saldos finales.
A nivel de SIIGO para este estado financiero, se requiere digitar las cuentas del
patrimonio involucradas mediante la opción Modifica, las cuentas se digitan a nivel de
grupo, cuenta o subcuenta, de acuerdo a las necesidades del usuario de la
información. El siguiente paso es digitar la opción Utiliza que permite procesar la
información necesaria, por medio de un archivo o en forma impresa emitir el
respectivo estado.
5.5. ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Informes y Consultas – Estados Financieros –
Estado de Cambios en la situación Financiera.
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Informes Financieros – Estado de
Cambios en la Situación Financiera
El objetivo fundamental de este estado financiero, es suministrar información relevante
y concisa sobre cambios en el capital de trabajo, con los cuales se proporciona un
detalle de la gestión y se mejora la comprensión de las actividades y operaciones de
un ente económico sobre el período que informa.
El Estado de Cambios en la Situación Financiera, se debe elaborar de tal forma que se
reflejen las fuentes específicas de las cuales se ha obtenido el capital de trabajo; de la
misma manera se procederá con los distintos usos o aplicaciones.
A nivel de SIIGO, en la preparación de este estado financiero, se deben digitar los
diferentes rangos de cuentas necesarias para producirlo y luego se debe ingresar por la
opción Utiliza para generar un archivo o producirlo en forma impresa. Las cuentas se
digitan a nivel de grupo, cuenta o subcuenta.
5.6. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Informes y Consultas – Estados Financieros – Flujo
de Efectivo.
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Informes Financieros – Flujo de Efectivo
Es un estado financiero básico cuyo objetivo es presentar información pertinente y
concisa, relativa a los recaudos y desembolsos de efectivo de un ente económico
durante un período, para que los usuarios de los estados financieros tengan elementos
necesarios adicionales para:
Examinar la capacidad del ente económica para generar flujos futuros de fondos de
efectivo.
Evaluar la capacidad del ente económico para cumplir con sus obligaciones, pagar
dividendos y determinar el financiamiento interno y externo necesario.
Analizar los cambios experimentados en el efectivo derivados de las actividades de
operación, inversión y financiación.
En las normas básicas de la contaduría, existen dos métodos para realizar el estado de
flujo de efectivo:
Método directo
En este método las actividades de operación se presentan como si se tratará de un
estado de resultado por el sistema de caja. Los entes económicos que utilicen este
método deben informar por separado los siguientes movimientos relacionados con las
actividades de operación:
 Efectivo cobrado a los clientes.
 Efectivo recibido por intereses, dividendos y otros rendimientos de inversiones.
 Otros cobros de operación.
 Efectivo pagado a empleados y proveedores.
 Efectivo pagado por intereses.
 Pago de impuestos.
 Otros pagos de operación.
Método indirecto
Bajo este método se prepara una conciliación entre la utilidad neta y el flujo de
efectivo neto de las actividades de operación, las cuales deben informar por separado
todas las partidas conciliatorias.
Para tal efecto el flujo de efectivo generado por las operaciones normales, se
determina tomando como punto de partida la utilidad neta del período, valor al cual se
le adiciona o deducen las partidas incluidas en el Estado de Resultados que no implican
un pago o un cobro de efectivo.
Entre estas partidas tenemos:
 Depreciación, amortización y agotamiento.
 Provisiones para protección de activos.
 Diferencias por fluctuaciones cambiarías.
 Utilidades o pérdidas en venta de propiedades, planta y equipo, inversiones u
otros activos operacionales.
 Corrección monetaria del período de las cuentas de balance.
 Cambios en rubros operacionales, tales como: aumento o disminuciones en
cuentas por cobrar, inventarios, cuentas por pagar, pasivos estimados y
provisiones, etc.
En SIIGO, se utiliza el Método Indirecto, para el cual es necesario, por la opción
Modifica digitar el rango de las cuentas que se requieren incluir en la preparación del
Estado Financiero.
Después por la opción de utiliza genero el respectivo estado.
6. INFORMES OFICIALES
El proceso de recolección, organización y registro de los hechos económicos
constituyen el sistema contable. Los libros de contabilidad posibilitan asegurar el
adecuado flujo de información y la obtención de datos con destino a la elaboración de
los estados financieros. La forma de llevar los libros se establece en el Decreto
2649/93.
Para efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entenderá
por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el
completo entendimiento de aquellos.
De acuerdo a las actividades de los entes económicos, estos estarán obligados a llevar
algunos libros específicos. De acuerdo a las necesidades de deduce que los entes
económicos deberán llevar libros “indispensables” mas no obligatorios, como aquellos
que corresponden a las exigencias básicas de la contabilidad señaladas en el mismo
código del comercio. Considerando la obligación de llevar el registro en orden
cronológico de las operaciones mercantiles (Art. 53), se deduce la necesidad de llevar
un libro diario, de la necesidad de utilizar partida doble (Art. 50), se deduce la
necesidad de llevar un libro mayor y el deber de hacer un inventario inicial y
periódicos, así como un balance general (Art. 52), surge la necesidad de llevar un libro
de inventarios y balances. Sin embargo la determinación de los libros de comercio que
son obligatorios fue atribuida al Gobierno Nacional por el numeral 2o. del artículo 44
de la ley 222 de 1995.
Por ley, todos los empresarios deben presentar e inscribir los libros de comercio en la
cámara de comercio. Los libros que debe inscribir son:
Personas naturales
 Libro mayor y balances
 Libro diario
 Libro de inventarios y balances
Sociedades




Libro
Libro
Libro
Libro
mayor y balances
de inventarios y balances
diarios
de actas, registro de socios, de asambleas y de juntas, según el caso.
A nivel de SIIGO, se manejan 7 libros, incluyendo los mencionados anteriormente a
excepción del libro de actas, registro de socios, de asambleas o juntas.
6.1. LIBRO DIARIO
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Informes y Consultas – Libros Oficiales – Libro
Diario
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Diario
En este libro oficial se discriminan en orden cronológico todas las operaciones, en
forma individual, registrando cada documento contable. Este libro se debe generar
cada mes.
Para la generación de este libro es necesario indicar el nivel de la cuenta, lo s
comprobantes que se quieren visualizar, y el rango de fechas.
6.2. LIBRO DIARIO RESUMIDO
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Informes y Consultas – Libros Oficiales – Libro
Diario Resumido
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Diario
Resumido
Presenta la misma información que el libro diario, pero permite imprimir documento
por página y adicionalmente escribir algún comentario respecto a cada tipo de
comprobante.
Para la generación de este libro es necesario indicar el nive l de la cuenta, los
comprobantes que se quieren visualizar, y el rango de fechas.
6.3. LIBRO MAYOR
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Informes y Consultas – Libros Oficiales – Libro
Mayor
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Mayor
Este libro oficial presenta información a nivel de todas las cuentas, mostrando cuales
eran los saldos de las cuentas del mes anterior, el movimiento del mes tanto débito
como crédito y una columna para el saldo final, cumpliendo así con la forma lidad de
establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta.
Para la generación de este libro es necesario indicar el nivel de las cuentas al que se
quiere generar el libro.
6.4. LIBRO INVENTARIOS Y BALANCES
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Informes y Consultas – Libros Oficiales – Libro
Inventarios y Balances
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Inventarios y
Balances
Para dar cumplimiento con el artículo 52 del Código del Comercio, por lo meno s una
vez al año, el comerciante elabora un inventario y un balance general que le permita
conocer de una manera clara y completa la situación de su patrimonio.
Para generar este informe es necesario marcar cada una de las opciones que presenta
esta opción, de acuerdo a la información que se quiera visualizar.
6.5. LIBRO ÚNICO OFICIAL
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Informes y Consultas – Libros Oficiales – Libro
Inventarios y Balances
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro Inventarios y
Balances
Este libro nos permite conocer en todos los nivel de las cuentas, cual ha sido su
movimiento débito y crédito, cual es el saldo anterior.
Para generar este libro únicamente se requiere digitar el rango de fechas en que se
desea obtener la información.
6.6. LIBRO DE VENTAS
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Informes y Consultas – Libros Oficiales – Libro de
Ventas
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro de Ventas
Este libro permite conocer toda la facturación realizada por el ente económico, dentro
de un rango de tiempo, en el que muestra el detalle de cada una de las facturas
realizadas, cuales son las operaciones gravadas y cuales son exentas del impuesto a
las ventas.
Para generar este libro se requiere digitar el rango de fechas, las cuentas contables y
documentos L- Otros en caso de que se haya efectuado algún registro correspondiente
a las ventas en este tipo de documentos
IMPORTANTE:
En el Libro de ventas si se tiene el modulo de documentos
como un modulo activo para el usuario incluye un nuevo
filtro de cuentas llamado Cuentas de IVA utilizadas en
documentos F, J, L, N, P y U. Solicita el rango de cuenta
desde – hasta. Al generar el libro de ventas, si este
rango de cuentas fue solicitado el sistema debe continuar
reportando cada uno de los documentos que en la
actualidad muestra y debe revisar si alguna de las cuentas
contenidas en el rango de cuentas de IVA indicado
anteriormente se encuentra en el documento. De ser así, el
sistema debe tomar el valor de dicha cuenta en dicha
secuencia y colocarlo en la columna de IVA del libro de
ventas. Si ninguna cuenta existe en dicho documento deja
la columna de IVA en ceros y continua con el siguiente
documento.
6.7. LIBRO DE COMPRAS
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Informes y Consultas – Libros Oficiales – Libro de
Compras
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Informes Oficiales – Libro de Compras
Este libro muestra un detalle de cada uno de los documentos de compras y servicios,
para establecer cual fue el total de la compra y el valor de impuesto a las ventas
pagado.
Para generar este libro se requiere digitar el rango de fechas, las cuentas contables y
documentos L- Otros en caso de que se haya efectuado algún registro correspondient e
a las compras en este tipo de documentos.
6.8. NUMERADOR DE LIBROS OFICIALES
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Informes y Consultas – Libros Oficiales –
Numerador de Libros Oficiales
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Informes Oficiales – Numerador de
Libros Oficiales
Por esta opción se podrá asignar la numeración consecutiva a cada uno de los libros
oficiales que están obligados a llevar. Las hojas estarán en blanco para la respectiva
numeración. Se debe digitar la cantidad de hojas a numerar, el número inicial, de
acuerdo con las formalidades de los libros debe imprimirse en las hojas el nombre de
la empresa o el propietario de los libros, si utiliza formas continuas, debe mencionarse
de manera expresa el código escogido para cada libro, que puede ser de cinco
caracteres.
7. CAMBIO CLAVE DEL ADMINISTRADOR
A través de esta opción el programa permite cambiar la clave 1111 (clave de
administrador asignada en el momento de la creación de la empresa (por una clave de
máximo cuatro (4) caracteres alfanuméricos). El administrador del sistema puede
cambiar su clave las veces que desee por esta misma opción.
Ruta Menú Nuevo: Administración – Procesos – Funciones del Administrador –
Cambio de Clave
Ruta Menú Tipo Explorador: Parametrización – Funciones del Administrador Cambio
Clave Administración
Una vez se ha ingresado a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:
 Digite Su Nueva Clave: En este campo se debe digitar la nueva clave que se
quiere asignar para administrar el sistema.
 Reconfirme Su Nueva Clave: En este campo se debe digitar nuevamente la
clave digitada en el campo anterior, para que el sistema valide que es la
correcta.
 Usuario: En este campo se debe digitar el nombre del administrador del
sistema.
8. CREACION DE CLAVES DE USUARIO
En esta opción el programa permite crear claves para los diferentes usuarios de
SIIGO. La función de asignación de claves de usuario es únicamente del
administrador.
Las claves de acceso son la forma de restringir o autorizar funciones a los usuarios de
SIIGO para el manejo del programa.
Ruta Menú Nuevo: Administración – Parámetros – Parámetros Generales – Registro
de Claves
Ruta Menú Tipo Explorador: Parametrización – Registro de Claves
Para efectuar el registro de claves se deben ejecutar los siguientes procedimientos:
 Parámetros: En esta opción el programa permite efectuar la creación de las
claves de usuario. Para ingresar a la definición de las claves se debe escoger
esta opción y posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:
 Id Usuario: Se registra la Identificación del Usuario, que es un nombre corto
con el cual se identifica, tiene una longitud hasta de 8 caracteres.
 Clave: En este campo se debe digitar la clave que se desea asignar al usuario.
La clave puede ser hasta de cuatro posiciones alfanuméricas.
 Usuario: En este campo se debe digitar el nombre con el que se identificará al
usuario al que se le va a asignar la clave.
Una vez registrados los anteriores datos, el sistema solicita los datos de la
siguiente ventana:
 Fecha de Expiración: Fecha en la cual el sistema solicitará cambio de clave.
En el caso en que se requiera dar un tiempo ilimitado de acceso al usuario se
registra la fecha en formato 9999/99/99.
 Días de Aviso: Lapso de días durante los cuales el sistema avisará a través de
un mensaje el cambio de la clave.
 Longitud Mínima: Longitud o número de caracteres que tendrán las claves de
usuario.
 Días de Prolongación: Número de días en los cuales se prolongará la vida de
la clave luego de la fecha de expiración.
 Obliga cambio de clave al primer ingreso: Obliga al usuario a cambiar su
clave cuando ingresa por primera vez con ella al sistema.
Nuevamente el sistema habilita la ventana donde se registra la siguiente información:
 Cambia Año: Si desea que el usuario tenga autorización para cambio de año
debe marcar la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Anula Doctos: Si desea que el usuario anule documentos que ya están
contabilizados marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Borra Documentos: Si desea que el usuario borre documentos que ya están
contabilizados marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Cambio Empresa: Esta opción permite al usuario cambiar de una empresa a
otra.
 Bajo Listas: Marque la opción, si desea que el usuario elabore las facturas de
venta con un precio inferior al asignado en las listas de precios del catálogo de
productos.
 Sobrecupo: Esta opción permite que el usuario genere facturas de venta por
encima del cupo asignado a los clientes.
 Descuentos: Si desea que el usuario asigne descuentos en las facturas de
venta marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Saldo Crédito: Si desea que el usuario pueda generar la factura sin tener
existencias en el inventario marque la opción, en caso contrario omítala
presionando “Enter”
 Venta Mora: Si desea que el usuario pueda generar facturas a clientes que se
encuentran en mora marque la opción, en caso contrario omítala presionando
“Enter”
 Borra Cuentas: Si desea que el usuario borre cuentas marque la opción, en
caso contrario omítala presionando “Enter”
 Borra NIT: Si desea que el usuario pueda borrar terceros marque la opción, en
caso contrario omítala presionando “Enter”
 Borra Productos: Si desea que el usuario pueda borrar productos marque la
opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Borra Activos: Si desea que el usuario pueda borrar activos fijos marque la
opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Girar en Rojo: Si desea que el usuario pueda girar cheques con el saldo del
banco en rojo marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Lista Anulados: Si desea que el usuario liste el informe de los comprobantes
anulados marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Cambio de Cupos: Si desea que el usuario cambie los cupos de crédito
asignados a los clientes marque la opción, en caso contrario omítala
presionando “Enter”
 Imprime Previos: Si desea que el usuario imprima documentos que ya han
sido guardados marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Cambia Atrib. Cta.: Si desea que el usuario pueda cambiar las características
de las cuentas marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Usa Mod. Admón.: Si desea que el usuario tenga acceso a las opciones que se
encuentran en el módulo del Administración como son Cambio de fecha,
Cambio de empresa, Cambio de moneda, etc. marque la opción, en caso
contrario omítala presionando “Enter”
 Creación NIT: Si desea que el usuario cree terceros marque la opción, en caso
contrario omítala presionando “Enter”
 Crea Cuentas: Si desea que el usuario cree cuentas marque la opción, en caso
contrario omítala presionando “Enter”
 Crea Productos: Si desea que el usuario cree productos marque la opción, en
caso contrario omítala presionando “Enter”
 Crea Activos: Si desea que el usuario cree activos fijos marque la opción, en
caso contrario omítala presionando “Enter”
 Consulta Costos: Si desea que el usuario consulte los costos por el módulo de
Inventarios marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Cambia Mes: Si desea que el usuario pueda cambiar el mes de proceso
marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Cambia Día: Si desea que el usuario cambie el día de proceso marque la
opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Maneja Distribuido
 Borra en Bloque: Si desea que el usuario borre un bloque de comprobantes
que han sido previamente grabados marque la opción, en caso contrario
omítala presionando “Enter”
 Mod. Dstos. Producto: Si desea que el usuario modifique el porcentaje de
descuentos por producto en el momento de facturar marque la opción, en caso
contrario omítala presionando “Enter”
 Mod. Datos de NIT: Si desea que el usuario modifique los datos de los
terceros marque la opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
 Control MAX/MIN: Si desea que el usuario no venda por debajo del stock
mínimo o compre por encima del stock máximo marque la opción, en caso
contrario omítala presionando “Enter”
 Cambia Valor Ret.: Si desea que el usuario pueda cambiar el valor de la
retención en la fuente en el momento de facturar marque la opción, en caso
contrario omítala presionando “Enter”
 Crea Archivo de Conteo: Si desea que el usuario pueda generar los saldos del
inventario para efectuar el conteo físico marque la opción, en caso contrario
omítala presionando “Enter”
 Mod. IVA Facturado: Si desea que el usuario pueda modificar el porcentaje y
valor del IVA del producto en el momento de facturar marque la opción, en caso
contrario omítala presionando “Enter”
 Mod. IVA En la Devolución: Si desea que el usuario pueda modificar el
porcentaje y valor del IVA del producto en el momento de elaborar la
devolución marque la opción, en caso contrario omít ala presionando “Enter”
 Mod. Precios del Pedido: Si desea que el usuario pueda modificar los precios
en el momento de elaborar el pedido marque la opción, en caso contrario
omítala presionando “Enter”
 Mod. IVA Pedido: Si desea que el usuario pueda modificar el porcentaje y
valor del IVA del producto en el momento de elaborar el pedido marque la
opción, en caso contrario omítala presionando “Enter”
Una vez se han definido estas opciones el programa muestra la siguiente pantalla:
A través de esta opción el programa permite asignar al usuario las opciones de cada
uno de los módulos con los respectivos submenús.
Para asignar permiso sobre determinada opción se debe seleccionar y posteriormente
dar clic sobre el icono
Si se quieren asignar todos los permisos que se encuentran en las opciones del menú
se debe dar un clic sobre el icono
Así como se asignan permisos también pueden ser suspendidos con el icono
quitar permisos uno a uno o con el icono
para
para quitar todos los permisos.
Una vez se han asignado todos los permisos se guardan con la tecla de función F1 o
con el icono
Si se asignaron permisos al usuario del módulo de Documentos, el programa
mostrará la siguiente pantalla para seleccionar los documentos a los que tiene acceso
el usuario, empleando para ello las mismas funciones explicadas anteriormente.
Si se desea eliminar una clave se debe ingresar por esta misma opción, digitar
la clave, presionar “Enter” y posteriormente presionar la tecla de función F5 o
dar clic sobre el icono
Si en las opciones generales se restringió alguna opción al usuario y posteriormente se
asignó en la opción de los módulos el programa respeta la restricción asignada en las
opciones generales. Ej. Si se restringió la opción de crear NITS y en la opc ión de
módulos se asignó permiso a la opción de Apertura de terceros, el programa no le
permitirá a ese usuario crear NITS.
 Intentos Fallidos:
Para verificar los usuarios que han intentado ingresar al sistema con clave errada, el
sistema genera un reporte con esta información, en la opción
Ruta Menú Nuevo: Administración – Parámetros – Parámetros Generales – Registro
de Claves - Intentos Fallidos
Ruta Menú Tipo Explorador: Parametrización – Registro de Claves – Intentos
Fallidos
Para generarlo se debe digitar el rango de fechas en el que se desea verificar la
información. Este informe se puede generar impreso, en vista preliminar y enviar a
Excel:
NOTA: Si un usuario intenta ingresar con clave errada, al tercer intento fallido, el
sistema lo bloqueará y solo el administrador de SIIGO, lo podrá activar nuevamente
repasando la clave del usuario.
9. MANTENIMIENTO DE TERCEROS
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos – Mantenimiento de Terceros
Ruta Menú Tipo explorador: Contabilidad
Mantenimiento
– Administración de Terceros
–
El mantenimiento de terceros permite pasar el movimiento de un NIT incorrecto o que
está mal creado al NIT correcto.
Una vez se ha ingresado a esta opción el programa mostrará la siguiente pantalla:
 Individual: En esta opción el programa permite reclasificar el movimiento de
un tercero a otro en un comprobante e ítem específico.
 General: En esta opción el programa permite pasar todo el movimiento de un
tercero a otro.
 Inactivos: Permite generar el informe de terceros inactivos y realizar proceso
de mantenimiento
Si se escoge la opción “Individual” el programa mostrará la siguiente pantalla:
 Comprobante: En este campo se debe digitar el tipo, número, consecutivo y la
secuencia del comprobante al que se quiere modificar el tercero. El programa
mostrará de forma automática la cuenta contable, la descripción y el valor que
fueron registrados en el comprobante seleccionado.
 Base: Si la cuenta a la que se les está realizando el mantenimiento es una
cuenta que está marcada como “Retención”, el programa solicitará la base de
retención. Si la cuenta no es de retención este campo se debe dejar en ceros.
 NIT Nuevo: En este campo se debe digitar el número del NIT correcto o el que
corresponde a este registro.
Si se escoge la opción de “General” el programa mostrará la siguiente pantalla:
 NIT Actual: En este campo se debe digitar el número del NIT que fue creado
incorrectamente.
 NIT Nuevo: En este campo se debe digitar el número del NIT que fue creado
correctamente y al cual se le pasará todo el movimiento que posee en NIT
incorrecto.
 Año Desde: En este campo se debe digitar el año desde el cual se va a pasar
todo el movimiento del NIT incorrecto al NIT correcto.
10. BLOQUEO DE FECHA
Dentro de las funciones del administrador de SIIGO existe una opción para el bloqueo
de la información almacenada a través de una fecha, con el fin de evitar la
modificación o eliminación de la información que ha sido guardada previamente en el
programa.
Ruta Menú Nuevo: Administración – Procesos – Funciones Administrador – Bloqueo
de Fecha
Ruta Menú Tipo Explorador: Parametrización – Bloqueo de Fecha
El bloqueo de fecha se hace efectivo desde la fecha bloqueada hacia atrás. El programa
mostrará la siguiente opción para bloquear la fecha:
En este campo se debe digitar la fecha que se desea bloquear. Se deben indicar los
cuatro dígitos del año, dos del mes y dos del día.
Si en determinado momento se requiere desbloquear la fecha se debe ingresar por
esta misma opción y presionar la tecla de función F9 o con el icono
La fecha se puede bloquear o desbloquear en cualquier mes, día y año.
RECUERDE
El bloqueo de fecha le permite consultar e imprimir la información
de la fecha bloqueada hacia at rás, pero no permite la grabación,
anulación o borrado de información.
11. PROCESO DE RECUPERACION
El proceso de recuperación tiene como objeto reorganizar la información, que debido a
circunstancias externas como caídas de luz, salidas bruscas de l programa, accesos
simultáneos al mismo archivo, etc., pueden en algún momento desvirtuar la
información ocasionando que los diferentes informes del programa (balances,
movimiento de inventarios, etc.) no coincidan con el movimiento digitado.
El proceso de RECUPERACIÓN verifica si existen diferencias en el balance de
comprobación, es decir, si este informe no presenta sumas iguales, repasando uno a
uno todos los movimientos digitados hasta ahora en el programa.
Para ejecutar el proceso de recuperación se debe ingresar a la opción
Ruta Menú Nuevo: Administración – Procesos – Procesos Administrativos –
Recuperaciones
Ruta Menú Tipo Explorador: Parametrización – Recuperaciones
Al ingresar a la opción el sistema genera el siguiente mensaje:
RECUERDE…
Antes de realizar el proceso de Recuperación se debe realizar una
copia total de la información.
Para ejecutar el proceso de recuperación se requieren los archivos del año
inmediatamente anterior. Si la empresa se creo en el año en el que se va a ejecutar el
RECUPERA, no hay ningún inconveniente, ya que en la instalación el programa crea
dichos archivos de forma automática. Si no existen estos archivos, se deben restaurar
de la última copia.
Este es un mensaje de carácter informativo y al digitar “Enter” se pasa a la siguiente
pantalla:
Si se tienen los archivos del año anterior se debe marcar esta pregunta para continuar
con el proceso, de lo contrario el programa suspenderá el proceso.
Posteriormente el programa muestra la siguiente pantalla:
 En este campo se debe digitar el año en el que se ejecutará el proceso de
recuperación. El programa trae automáticamente el año con el que se ingresó a
SIIGO. Después de seleccionar el año, se habilita las siguientes opciones:
 Recupera Parcial: Al seleccionar esta opción el sistema verifica únicamente los
archivos que contengan información con diferencias, generando los listados
correspondientes.
 Recupera Total: Al seleccionar esta opción el sistema verifica todos los
archivos y además de generar los listados de inconsistencias, también realiza
las correcciones correspondientes.
 Recupera Mensual: Es usado para aquellos casos donde ya se ha identificado
en que mes esta el descuadrado el balance, disminuyendo sustancialmente el
tiempo de terminación del proceso.
Posteriormente el programa mostrará la siguiente pantalla:
El programa efectúa una verificación entre las características de cuentas contables del
año en el que se está ejecutando el proceso de recuperación y el año inmediatamente
anterior.
En caso de presentarse alguna inconsistencia, el programa la reportará a través del
archivo generado por pantalla o enviado a la impresora. Las inconsistencias que se
generen deben ser corregidas y se debe comenzar nuevamente con el proceso de
recuperación. Si no se presenta ninguna inconsistencia el proceso de recupera continua
y muestra la siguiente pantalla:
Una vez se ha ejecutado este proceso el programa mostrará la siguiente pantalla:
De acuerdo al tipo de recuperación elegido, el programa empieza el proceso de lectura
de archivos y de información.
Si existen comprobantes con diferencias, el programa mostrara la siguiente pantalla:
 Continua Proceso: Si selecciona esta opción los comprobantes contables que
presenten inconsistencias serán borrados y el proceso continuará.
 Fin Proceso: Si selecciona esta opción el proceso de recuperación terminará,
pero las inconsistencias permanecerán dentro de la contabilidad.
 Informe: Si selecciona esta opción el programa le permitirá generar un
informe, en el que mostrará cada uno de los comprobantes que presentan
inconsistencias.

Se recomienda continuar con el proceso una vez se corrijan las inconsistencias
presentadas en los comprobantes, ya que de continuar sin hacer estas correcciones, el
programa borra todos los documentos que encuentre descuadrados sin dar la
posibilidad de corregirlos.
Si el proceso de recuperación no presentó ninguna inconsistencia, el programa
mostrará la siguiente pantalla:
Una vez se termine este proceso, se pueden revisar nuevamente los informes que
aparecían descuadrados, para validar que las inconsistencias se hayan corregido.
12. PROCESOS ADMINISTRATIVOS
12.1 ESTRUCTURAS DE ARCHIVOS DE INFORMACION DE SIIGO
Los archivos encontrados en las carpetas SIIWINN, tienen cada uno una función o
descripción la cual aparece a continuación:
Nombre
Lógico
Nombre
Físico
Descripción
MAE
INV
PED
Z03AAAA
Z04AAAA
Z05AAAA
TBL
DET
Z06
Z070000
Z07AAAA
Maestro de Cuentas Contables
Maestro de Productos
Archivo de documentos extracontables
Remisión, ordenes compra, pedidos,
cotizaciones.
Archivo de Control
NIT
MOV
Z08AAAA
Z09AAAA
ACUM
MOVEE
Z10AAAA
Z11AAAA
EMPL
AUD1
Z11kAAAA
Z13AAAA
Z14AAAA
Z15AAAA
AUD2
Z16AAAA
TMPACT
LOGC
AUD3
PAR
Z17
Z18AAAA
Z19AAAA
Z20AAAA
NOV
Z21AAAA
PARN
Z22AAAA
PRES
NRO
NROT
TER
BOD
Z23AAAA
Z24
Z24T
Z25AAAA
Z26AAAA
Archivo de detalle de cartera y
Cuentas por Pagar
Archivo de Terceros
Archivo de Movimiento Comprobantes
contables
Archivo de Acumulados de Nomina
Archivo comprobantes anulados y
borrados
Maestro de Empleados
Archivo de auditoria de costeo por
producto mensual
Archivo de auditoria de costeo
detallado por Comprobante
Temporal actualizador
Cinta Testigo Magnético
Auditoria ajustes por inflación
Conceptos y parámetros facturación en
bloque
Archivo novedades facturac ión en
bloque
Archivo
conceptos
para
c/establecimientos
facturación
en
bloque
Archivo de Presupuesto comercial
Archivo de caídas del Sistema
Archivo de acumulados por terceros
Archivo consolidado de bodegas
ACT
Z27AAAA
COS
Z28AAAA
NOM
Z29NN
OBS
DIFER
Z49AAAA
Z80AAAA
Z90nn
Z92nn
ZCPTOCOP
ZPROVI
Z120
Z121
Z122
Z123
Maestro Activos Fijos y movimiento
activos fijos
Archivo consolidado de centro de
costos y formulación de presupuesto
Novedades de nomina. NN indica el
numero del tipo de nomina en la que
se trabajo.
Archivo observaciones de documentos.
Valores ajustes de diferidos
Menú según el tipo de SIIGO y el Z12.
Menú claves de usuario.
Definición conceptos cooperativas
Provisión de cartera cooperativas
Definición campos templates
de
documentos
Definición del encabezado template de
documentos
Definición del detalle de templates de
documentos
Z268A
Z268B
Definición
formato
por
template de documentos
Definición de códigos DIAN
Rango cuentas código DIAN
TESORERIA
COOB
BANS
CHEQ
PAGOS
PROPAG
Z50AAAA
Z51
Z52AAAA
Z53AAAA
Z54
Conceptos de pago
Saldos de bancos
Inf. Cheques postfechados
Inf. Asociada propagación pagos
Manejo programación de pagos
MOCA
Z55AAAA
Movimiento encabezado comprobantes
DECA
Z56
Detalle comprobantes
DEPRE
CSII
CAJ
Z57
Z58
Z59
Definición de estruc. Pago electrónico
Tabla conceptos SIIGO
Descripción y saldos cajas menores.
PRODUCCION
PRO
Z30AAAA
MPRO
Z31AAAA
MIN
Z32AAAA
COP
Z33
MPROP
Z36AAAA
defecto
Encabezado de ordenes de producción
Cuerpo de ordenes de producción
Movimiento de producción
Cierre ordenes de producción
Cuerpo ordenes de producción con
clasificaciones
FORP
Z37
PROP
Z38AAAAA
ADCP
Z39AAAA
GESTION CLIENTES
CMPR
Z70
PROCL
C101
CONTA
C102
SEGUI
C103
COTVE
C104
PRESU
C105
ADICO
C106
TBL
Z06
Formulación
de
producción
con
clasificaciones
Encabezado de ordenes de producción
con clasificaciones
Auditoria de Producción
Compromisos modulo gestión clientes
Maestro de prospectos
Contactos asociados a cada prospecto
Seguimientos gestión clientes
Cotizaciones ventas por seguimiento
Tabla de presupuestos por canal y
persona de ventas
Datos adicionales de los contactos
(idiomas-hobbies) y competidores de
las cotizaciones y ventas.
1. Número de empleados
2. Sectores y subsectores
3.Tamaño de empresas
4. Departamentos de empresas
5. Profesiones
6. Idiomas
7. Hobbies
8. Roles
9. Medios
10. Competencias
11. Campos Parametrizables
12. Campos Libres
13. Canales
14. Cargos Personal de Ventas
15. Calificación
16. Tipos de Contribuyentes
17. Cargos Contactos de Prospectos
18. Tiempo de Decisión
19. Probabilidad
20. Listas de Precios
21. Organigrama departamento de
ventas
12. 2 PROCESO DE REBUILD
La utilidad REBUILD de NETEXPRESS es una herramienta diseñada para el
mantenimiento de archivos indexados que es el tipo de archivos que maneja SIIGO
WINDOWS.
Dicha utilidad puede ser usada para:
 Reconstruir un archivo de índices que este dañado.
 Reconstruir un archivo de datos que este dañado.
 Reorganizar llaves y datos de un archivo para mejorar el desempeño.
Ejecute el proceso de REBUILD, con los parámetros adecuados, asegúrese de que
tenga suficiente espacio en el disco donde va a realizar el proceso de Rebuild, como
mínimo el doble del tamaño del archivo a procesar.
Esta instrucción debe ser la única que se debe correr para ejecutar el proceso de
Rebuild: Rebuild (espacio) Nombre del Archivo (espacio) Nombre del Archivo
con la palabra al final new (espacio)/d /e /v /i.
PASO 1
Realice copia de seguridad de la empresa SIIWI?? Según corresponda,
donde ?? Corresponde al número de empresa (ejm. SIIWI01) antes de
iniciar a realizar el proceso.
PASO 2
En el disco C:\, crear una carpeta con nombre PRUEBA O REBUILD.
En esta carpeta copiar los archivos que se encuentran en “/ARCHIVOS
DE PROGRAMA/MERANT/APPLICATION SERVER”:
 REBUILD.CNT
 REBUILD.EXE
 REBUILD.GID
 REBUILD.HLP
PASO 3
También debe copiar los archivos:
 Z??Aaaa
 Z??Aaaa.idx
En donde ?? es el nombre del archivo (ejm. 09) y Aaaa es el año (ejm.
2003, es decir, Z092003 y Z092003.idx).
Ambos se encuentran ubicados en la carpeta de la base de datos de la
empresa SIIWI??, donde ?? Corresponde al número de empresa (ejm.
SIIWI01).
PASO 4
Entrar a D.O.S en INICIO/PROGRAMAS/MS-DOS y ubicarse en la unidad
y carpeta donde esta creada.
C:\>CD REBUILD<ENTER>....... Y APARECERA
C:\REBUILD>
Después digitar lo siguiente:
C:\REBUILD>REBUILD Z??aaaa, Z??aaaanew /D /E /V /I y
presione <ENTER>
PASO 5
Después digitar:
C:\REBUILD>DIR Z*.*<ENTER>
Y aparecerán (4) cuatro archivos:
Z??aaaa
Z??aaaa.idx
Z??aaaanew
Z??aaaanew.idx
Renombrar los archivos de esta manera:
C:\REBUILD>COPY Z??aaaanew Z??aaaa
COPY Z??aaaanew.idx Z??aaaa.idx
Copiar Los archivos Z??Aaaa y Z??Aaaa.idx a la empresa SIIWI??
Según corresponda
PASO 6
Entrar a SIIGO y correr el Proceso de RECUPERACION:
Ruta Menú Nuevo: Administración – Procesos – Procesos
Administrativos – Recuperaciones
Ruta Menú Tipo Explorador: Parametrización – Recuperaciones
12. 3 MODELOS CONTABLES
Esta funcionalidad es una herramienta por medio de la cual un Usuario puede efectuar
una Parametrización de un modelo contable, de los comprobantes que comúnmente
tiene que contabilizar de forma repetitiva, así como la contabilización automática de
estos comprobantes sin necesidad de recurrir a la digitación manual de secuencia por
secuencia.
Permite la captura de diversas cuentas contables y conceptos asociados a un Modelo
específico, con el fin de poder ser utilizado en diferentes comprobantes contables,
especificando que se puede o no modificar.
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Generación de Comprobantes – Modelos
Contables
Ruta Tipo Explorador: Parametrización - Registro de Claves - Mantenimiento de
Permisos por claves, se adiciona las opciones que se relacionan a continuación, por lo
cual es necesario que el Usuario las seleccione en cada uno de las claves para que
dentro del menú se presenten y por tanto pueda utilizarlas.
12.3.1 Definición de Modelos Contables
Esta opción permite la captura de diversas cuentas contables y conceptos asociado a
un Modelo específico.
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros – Definición Modelos Contables
Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad - Generación de Comprobantes - Modelos
Contables - Definición Modelos Contables
Encabezado Modelo
 Código: Corresponde al código del modelo a definir, campo numérico de 5
dígitos
 Descripción: Corresponde a la descripción del modelo a definir, Campo
Alfanumérico de 100 posiciones
Sección Secuencias
 Secuencia: Se va calculando automática de acuerdo se van añadiendo las
cuentas con el Botón „Nuevo‟
 Cuenta: Corresponde al Código contable de cada una de las secuencias
NOTA: Cuando se maneje IVA diferencial y se ingrese una cuenta marcada como Tipo
Impuesto „IVA‟, el programa presenta un mensaje informativo que indique “Recuerde
que el valor del IVA se debe cargar independiente por cada una de las tarifas asociadas
a los productos”
Es importante tener en cuenta en este caso, que el programa no permite ingresar
cuentas cuya marcación en el catálogo, sea Detalle „Por Cobrar‟ o „Por Pagar‟.
 Descripción: Corresponde a la descripción de la cuenta contable ingresada en
el campo anterior
 C.Costo: Al ingresar a este campo se habilita el Buscador de „C. Costos. Se
permite ingresar el Centro de Cost o o permite cargarlo por medio del visor de
datos.
 S.Costo: Al ingresar a este campo se habilita el Buscador de „S. Costos.
Se permite ingresar el subcentro de Costo o cargarlo por medio del visor de datos.
Solicita subcentro siempre y cuando el centro de costos seleccionado tenga que si
maneja subcentro de costos
 Nit: Al ingresar a este campo se habilita el Buscador de „Tercero. Se permite
ingresar el nit o cargarlo por medio del visor de datos.
Si la cuenta que se digita esta marcada como tercera, se solicita el nit asociado al
ítem
Si el tercero digitado no existe y la clave de usuario tiene permisos de crear NIT, se
puede crear el NIT realizando llamado al programa de creación de terceros.
 Sucursal: Al ingresar a este campo se habilita el Buscador de „Sucursal.
Se permite ingresar la cuenta o cargarla por medio del visor de datos.
Si la cuenta que se digita esta marcada como tercera, se solicita la sucursal
asociada al nit de la correspondiente secuencia.
 Producto: En esta parte el programa despliega una ventana, que permite la
captura de información del código del producto, la Cantidad del Producto,
Bodega, Ubicación validando la existencia del mismo en Bodega y valida los
permisos de conformidad con la clave de Usuario.
Una vez es digitada la bodega, se calcula el saldo en cantidades, para la bodega y
producto digitados, y este saldo es desplegado en la pantalla pero no se puede
modificar
 Activo Fijo: Si en el campo Cuenta, se ingresó una cuenta que este marcada
como „Activo‟ o „Depreciación‟, el programa presenta una ventana que permita
capturar el código del activo al cual se quiere llevar la contabilización.
 Base: En caso que corresponda a una cuenta que en el catálogo se encuentra
con la marcación „Retención‟ se debe ingresar la base que se este manejando
para el comprobante.
 D/C: Se debe ingresar a que tipo de naturaleza corresponde la secuencia.
 Valor Total: Se debe ingresar el valor total de la secuencia.
Si el comprobante esta moviendo cuentas contables que se encuentran parametrizadas
en el modulo de Presupuesto, y la clave de usuario tiene selección de „Control de
ejecución de presupuesto‟, el programa debe validar que el valor digitado más el saldo
de la cuenta no supere el valor presupuestado
Sección de Totales
 Asignar campos Variables:
En el evento en que el Usuario en la ejecución desee manipular alguna de las variables
capturadas en el modelo, ejemplo el tercero, el valor, el centro de costo, etc., el
programa permite seleccionar los campos requeridos.
Para tal efecto, posterior a la captura de las secuencias, el programa presenta una
sección con dos botones, denominados „Asignar Campos Libre‟ y „Graba Modelo
Contable‟
 Graba Modelo: Graba los campos digitados y refresca la pantalla para
ingresar un nuevo modelo
 Totales: A medida que se digita una secuencia, el valor de esta va
acumulando o restando (según el tipo de movimiento) a una variable que
guarda el total del documento, este valor se va desplegando en la parte
inferior de la pantalla.
Para tal efecto, se presentan 3 casillas con la información correspondiente al Total de
débitos, créditos y si existe alguna diferencia entre estas.
Para guardar el Modelo, se debe validar que el documento haya quedado cuadrado, de
lo contrario no deja continuar.
Esta validación consiste en que la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los
créditos.
12.3.2 Ejecución de Modelos Contables
En esta opción el programa
previamente.
permite
la contabilización del modelo
definido
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos – Ejecución Modelos Contables
Ruta Tipo Explorador: Contabilidad - Generación de Comprobantes - Modelos
Contables - Ejecución modelos Contables.
 Código: Corresponde al código previamente definido. Al seleccionar el código,
el programa presenta en la parte inferior de carácter informativo, las
secuencias definidas en el modelo
 Tipo de Documento: Se debe seleccionar el tipo de comprobante a utilizar.
Únicamente permite la selección de los documentos L, N, C, D a los modelos.
 Fecha: Corresponde a la fecha de contabilización del comprobante. Se debe
sugerir la de ingreso al sistema, pero debe ser susceptible de modificar
únicamente dentro del mismo mes.
 Moneda: en el caso que se este manejando moneda extranjera, el programa
permite seleccionar el tipo de moneda para efectuar la contabilización.
Posterior a la captura de estos datos, el programa pasa a la sección de secuencias, en
donde permite modificar los campos SOLO en el caso, que los campos variables, se
hayan seleccionado desde la definición del modelo.
Al ejecutar el proceso de contabilización con el botón de la barra de Menú, el
programa presenta un mensaje de decisión indicado si se desea generar el
comprobante contable.
Al dar clic en SI el programa presenta un mensaje informativo indicando que se
contabilizara el documento, y comenzará a actualizar el comprobante de acuerdo a los
parámetros de los documentos (Misma funcionalidad documentos)
Una vez ejecutada la opción, el programa presenta el número de comprobante que le
corresponde (número real del documento con el que va a quedar en el movimie nto)
Al finalizar el proceso de contabilización el programa presenta la ventana para efectuar
el proceso de impresión (Misma funcionalidad de actualización de comprobantes)
12.3.3 Informe Modelos Contables
Posterior a la definición del Modelo Contable el programa permite generar un listado
con los modelos definidos.
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Informes y Consultas – Informe de Modelos
Contables
Ruta Tipo Explorador: Contabilidad - Generación de Comprobantes - Modelos
Contables – Informe de Modelos Contables
Presenta las siguientes columnas:











Código Modelo
Descripción Modelo
Cuenta
Nit
Centro de Costo
Producto
Bodega
Activo
Base
Tipo ( Naturaleza)
Valor
12.4 SERVICIOS EN LINEA
12.4.1 Tramite Número De Registro Desde Servicio En Línea
Al ingresar a SIIGO en el menú de la barra de herramientas se encuentra por la ruta
Servicio en línea, la opción de realizar el trámite de Número de Registro directamente
desde Internet, para esto es importante que el usuario tenga clave y usuario de
synergy:
Una vez se ingresa a esta opción solicita usuario y clave de synergy, siempre se van a
solicitar estos datos ya que el que debe tramitar el número de registro tienen que ser
una persona autorizada.
Una vez digitadas estas claves se realizara validación de usuario y clave de synergy, si
estas no son validas sale un mensaje de error de synergy:
También se valida el estado del usuario en cartera, si el usuario no esta activo sale
mensaje de error:
Si el usuario no presenta inconsistencias, el número de registro que se envía desde
synergy se actualiza automáticamente, en el archivo de control
12.4.2 Muestra Protocolo De Ayuda En Línea
Una vez se ingresa a Siigo y ubicado desde cualquier opción si se digita la opción del
menú de ayuda aparecen dos nuevas opciones:
La opción de Manual es la misma que hasta el momento se ha trabajo.
La opción Ayuda en Línea lo que realiza es verificar si para este programa se le
asigno una ayuda (esto lo verifica en el archivo Z10 generado en el proceso anterior),
si no existe ayuda en línea para este programa genera un mensaje:
De lo contrario si para el programa donde se esta ubicado se le asigno un protocolo
determinado, el programa realiza llamado a synergy para ubicar los documentos
asociados a dicho protocolo:
12.5 ADMINISTRACION DE TAREAS
Esta funcionalidad permite a los usuarios del sistema crear y administrar una serie de
tareas a realizar concernientes no solamente a los procesos o actividades a desarrollar
en el sistema sino como tal a la labor
diaria de los integrantes de la empresa, permitiéndoles incluir en el sistema un proceso
que de manera automática pueda pasar a cada uno de actores en el mismo, realizando
controles de fechas de ejecución de dichas actividades y recordación continua.
RECUERDE…
Para utilizar la Administración de Tareas debe primero habilitar la
opción en el registro de Control:
12.5.1 PARAMETROS
APERTURA DE CATEGORÍAS
En esta opción el sistema permite parametrizar código y descripción de la clasificación
en que se puede agrupar las tareas. Con esto se podrían organizar por secciones,
procedimientos, etc.
Ruta Menú Nuevo: Administración – Parámetros – Parámetros Administración de
Tareas – Apertura de Categorías
Ruta Tipo Explorador: Administración –Administración de Tareas – Parámetros Apertura de Categorías
APERTURA DE ESTADOS DE TAREAS
Al crear las tareas y con el fin de establecer el flujo de proceso de la misma, se deben
crear los estados de las tareas. Por ejemplo: aprobar, realizar, procesar, contabilizar,
etc. En esta opción se crean con código y descripción de los diferentes estados.
Ruta Menú Nuevo: Administración – Parámetros – Parámetros Administración de
Tareas – Apertura de Estados de Tareas
Ruta Tipo Explorador: Administración –Administración de Tareas – Parámetros Apertura
de
Estados
de
Tareas
ASIGNACIÓN DE RESPONSABLES
En esta opción se asocian los usuarios SIIGO por cada estado que se ha
parametrizado, de tal manera que se indica en cada estado los usuarios que
únicamente pueden ejecutar ese estado. El sistema permite que un usuario pueda
participar en más de un estado. El sistema además solicita el correo electrónico del
usuario para envío de informes y recordatorios.
Ruta Menú Nuevo: Administración – Parámetros – Parámetros Administración de
Tareas – Asignación de Responsables
Ruta Tipo Explorador: Administración –Administración de Tareas – Parámetros –
Asignación de Responsables
12.5.1 PROCESO
1. ADMINISTRACIÓN DE TAREAS
En esta opción se parametrizan los datos propios de la tarea en cuanto a recurrencia,
fechas de recordación y es posible asociar el programa a ejecutar en el caso que la
tarea implique la ejecución de un catalogo, proceso o consulta.
Ruta Menú Nuevo: Administración – Procesos – Administración de Tareas –
Asignación de Tareas
Ruta Tipo Explorador: Administración –Administración de Tareas – Procesos
Asignación de Tareas
–
Código: Se digita el código cuando la tarea esta creada. Cuando se está creando
nueva la tarea se da enter para pasar al campo de la descripción, pues el sistema se
encarga automáticamente de asignar el consecutivo de la tarea
Prioridad: Se indica la prioridad de esta tarea entre las opciones: muy alta, alta,
media, baja y muy baja, esto con el fin de clasificarlas al momento de visualizarlas en
los seguimientos
Tipo de recurrencia: Las tareas se pueden parametrizar estableciendo un tiempo de
vigencia y para que periódicamente el sistema automáticamente cre e la nueva tarea.
Las opciones son Diarias, semanales, mensuales, anuales
De acuerdo a la recurrencia de la tarea el sistema pregunta cada cuanto día, semanas,
meses o años debe crear automáticamente la tarea, además si la tarea solo debe ser
creada en días laborables o en los días de la semana. El sistema tiene en cuenta los
días laborables de la opción Calendario ubicado en Parametrización – Calendario anual
Es posible indicarle al sistema si la próxima tarea automática a crear se genere
independientemente de si la anterior ya fue ejecutada en su totalidad o no.
La duración de la tarea puede ser indefinida, en ese caso el sistema solo pregunta la
fecha de inicio de la tarea o definida, en donde además de la fecha inicial preguntara la
fecha final. Si no se desea indicar fecha final también es posible indicar la cantidad de
veces u ocurrencias en las que se debe repetir esa tarea
El sistema solicita se le indique la hora en la que debe indicarle al usuario que la tarea
esta vencida o en retardo y además el día y hora dependiendo el tipo de tarea, en el
que el que debe activar el aviso de la tarea con el fin que el usuario recuerde que
tareas tiene pendientes. Se asocia a sí misma la tarea a una categoría (ver numeral
1.1)
1.1 Asociación de la tarea a una opción del programa
Al crear la tarea el sistema permite asociar en la sección opción a ejecutar, una opción
del programa. Para ello al dar clic sobre la barra el sistema despliega la siguiente
ventana.
En esta ventana se puede seleccionar la opción de menú que el programa debe
ejecutar cuando se esté revisando la tarea y así se decida. El sistema presenta todas
las opciones del menú para que puedan ser asociadas, independientes de si se trata de
un informe, proceso o catalogo.
1.2 Asignación de Estados
Cada tarea puede tener la asignación de determinados estados y cada uno de estos
estados puede tener uno o más responsables. El sistema en el proceso de creación
activa la opción para que se indique cada uno de los pasos que va a tener la ejecución
de la tarea
Secuencia: Indica el orden que debe seguir con la parametrización que se le indicara:
1-aprobar, 2- realizar, etc.
Estado: Indica el estado a asignar en la secuencia para esa tarea
Duración: Indica la cantidad de días que debe durar la tarea en ese estado. Si la tarea
se pasa de esos días indicados en el flujo de trabajo del responsable que la tiene,
empezara a generar avisos de advertencia sobre el retraso.
Responsable: Presenta únicamente los usuarios SIIGO asociados al estado que se
está parametrizado (ver numeral 1.3). El sistema le asigna una fecha inicial y final de
acuerdo a la duración del estado parametrizado.
1.3 Comentarios
Al momento de crear la tarea y cuando se realiza el seguimiento o la ejecución es
posible incluir comentarios a la misma que serán visibles para los demás usuarios,
quienes estén involucrados en la tarea. El sistema guarda la fecha, hora y usuario que
generó el comentario.
2. SEGUIMIENTO DE TAREAS
En esta opción cada usuario puede visualizar el listado de tareas que tiene en su flujo
de trabajo, indicando el estado, consecutivos, fechas iniciales y finales de la tarea,
prioridad y fecha de creación
Ruta Menú Nuevo: Administración – Procesos – Administración de Tareas –
Seguimiento de Tareas
Ruta Tipo Explorador: Administración –Administración de Tareas – Procesos
Seguimiento de Tareas
–
Cuando se da clic sobre la tarea el sistema despliega la ventana en donde presenta la
información de la misma y en la que de tener una opción del sistema asociado se
puede ejecutar automáticamente dando clic sobre la barra del proceso. Así mismo
cuando la tarea es realizada se chequea el campo y si dicha tarea tiene en su flujo de
procesos más estados, será asignada automáticamente al responsable de la tarea para
ese nuevo estado. Por ejemplo: se tiene la tarea en estado Aprobar y al realizarla pasa
al usuario que tiene el estado realizar.
Con el botón
encuentra.
: se pueden incluir los comentarios respecto a la tarea en que se
Con el botón
se pueden crear nuevas tareas desde el seguimiento de las mismas
Con el botón
se puede consultar las tareas de otro usuario. Esto último lo puede
hacer el administrador y el usuario que en la creación de claves Ruta Menú Nuevo:
Administración – Parámetros – Registro de Claves. Ruta Tipo Explorador:
Parametrización – Registro de Claves, tenga la marca de consulta flujo de trabajo de
otros usuarios.
12.6
REPORTE A CENTRAL DE RIESGOS - DATACREDITO
Con el fin de facilitar y agilizar el envió de información a DATACREDITO y para dar
cumplimiento al decreto 1727 de 2009 se implemento una nueva opción en el modulo
de Cartera de SIIGO, para que permita realizar la captura y generación de información
de archivos planos, solicitados por esta entidad.
PARAMETROS
1. Registro De Control
De acuerdo a la marcación de este parámetro permite utilizar dicha funcionalidad.
Ruta Menú Nuevo: Administración – Parámetros – Registro de Control
Ruta Tipo Explorador: Parametrización – Registro de Control
Si la empresa tiene instalado el módulo de cuentas por cobrar, se habilita un nuevo
campo donde pregunta “Envía información a Data crédito”, si se indica que sí se
activan las opciones para generar los planos a dat a crédito y los datos adicionales en el
catalogo del tercero. Este dato lo pide después de la pregunta de “Maneja
Cooperativas”.
Mora máxima o Mora mínima: Cuando en una misma factura existen varios
vencimientos y hay más de uno en mora, esta pregunta indica cual edad de mora se
va a reportar, la del vencimiento con mayor número de días vencidos o la de menor
días vencidos.
2. Catalogo de Terceros.
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros – Apertura de Terceros
Ruta Tipo Explorador: Contabilidad – Administración de Terceros – Apertura
Esta Opción sirve para completar los datos de cada uno de los terceros de acuerdo a lo
solicitado por data crédito. Si en el registro de control se indico que SI envía
información a Data crédito, se habilita un botón en apertura de terceros para ingresar
los datos que se imprimirán en el archivo de data crédito; este botón se habilita
únicamente en el campo Nombre del tercero. Si no se selecciona el botón sino que se
repasa o crea todo el catálogo de terceros, al final se abre la ventana de datos para
Data crédito.
Si en registro de control se indico que NO envía información a Data crédito el botón de
ingreso de datos, no se activa; ni solicita los datos adicionales en la ventana para Data
crédito.
Ahora los campos para diligenciar para reporte a Data crédito son reflejados en tres
opciones (Datos Generales – Datos Crédito – Otros Datos) los cuales se deben
diligenciar en su totalidad:
Algunos de los datos que se solicitan, tienen tablas con códigos previamente definidos
y son guardados en el archivo de datos. Entre los datos que tienen tablas con valores
predefinidos están:
Adjetivo:
00 - No hay adjetivo
10 - Deudor No Localizado
11 - Cuenta en Cobrador
16 - Fallecido
60 - Línea Desconectada para cartera de telefonía
Tipo de Identificación:
1 - Cédulas de Ciudadanía y NUIP
2 - NITS Empresariales
3 - NITS de Extranjería
4 - Cedulas de Extranjería
Tipo de Obligación:
1 - Comercial
2 - Consumo
3 - Hipotecario
4 - Otro
Tipo de Garantía:
1 - Admisible
2 – Otra
Forma de Pago:
1 - Voluntario
2 - Proceso Ejecutivo
3 - Mandamiento de Pago
4 - Reestructuración
5 - Bien donado en dación
0 – Vigente
Periodicidad:
1 - Mensual
2 - Bimestral
3 - Trimestral
4 - Semestral
5 - Anual
6 - Al vencimiento
9 - Otro tipo de pago
Los demás campos se capturan, de la forma como normalmente se realiza.
 Datos Generales
 Datos Crédito
 Otros Datos
PROCESOS
Después de completar los datos en el catalogo de terceros, en el modulo de cartera
aparece un nuevo menú que se activa para realizar el envió y la verificación de datos a
Data Crédito.
Una vez se encuentra ubicado dentro de Reporte Data crédito, se despliegan las
opciones:
1. Calcula Saldos de Cartera:
Ruta Menú Nuevo: Cuentas por Cobrar – Procesos - Reporte a Central de Riesgos
Data crédito – Calcula Saldos de Cartera.
Ruta Tipo Explorador: Cuentas por Cobrar – Reporte a Central de Riesgos Data
crédito – Calcula Saldos de cartera
Esta opción es la primera que siempre se debe correr ya que genera un acumulado
total del estado de cartera a un corte de fecha.
Una vez seleccionada esta opción muestra los siguientes campos:
Código del suscriptor: Corresponde al código que Data crédito asigno al cliente y no
puede ser modificado por el cliente
Tipo de cuenta: Corresponde al tipo de cuenta que se quiere enviar, este tipo esta
dado por una tabla dada por Data crédito.
Fecha ultimo corte: Esta es la fecha en la que se genero el último corte para el
reporte a data crédito
Fecha actual de corte: Es la fecha en la que se va a realizar el corte
Este proceso toma la cartera o documentos que dieron origen a la cartera que fueron
elaborados con fecha inferior o igual a la fecha de corte, es decir los documentos que
se elaboraron después de esta fecha no los incluye en el reporte.
Al finalizar genera un archivo (ZDAT1) que lo deja ubicado dentro del directorio que se
encuentra trabajando.
2.
Genera Archivo de cartera:
Ruta Menú Nuevo: Cuentas por Cobrar – Procesos - Reporte a Central de Riesgos
Data crédito – Genera Archivo de Cartera.
Ruta Tipo Explorador: Cuentas por Cobrar – Reporte a Central de Riesgos Data
crédito – Genera Archivo de Cartera.
Este informe es el que genera todo el proceso de calcular y generar archivo para enviar
a Data crédito, de acuerdo a la fecha de último corte y corte actual genera la
información de la cartera, antes de ejecutar esta opción se debe calcular saldos.
Al marcar la opción de imprimir archivo podemos revisar y verificar los datos que se
generan para el envió de esté a la entidad.
Tipo de Entrega: Permite la selección de entrega Total o fragmentada.
Nombre del archivo: El nombre generado va acorde a la estructura solicitada para
archivo de clientes el cual es XXYYYZZZZZZAAAAMMDD.EEE
Donde XX: Corresponde al tipo de proceso, de la siguiente manera
PT: Actualización Total
PP: Actualización Parcial
PF: Actualización Fragmentada
PE: Actualización Pagos
PC: Actualización CRT
Para el sistema aplica únicamente el tipo PT y PF
Donde YYY: Corresponde al tipo de cartera que está entregando el cliente, según la
tabla de tipos de cartera.
Donde ZZZZZZ: Corresponde a código del suscriptor, este código es dado por la
entidad de Riesgo.
AAAA: Año de corte de la Información.
MM: Mes de corte de la Información.
DD: Corresponde al día de corte de la información
EEE: Corresponde a la extensión del archivo que se genera.
3.
Genera Archivo de Direcciones y Teléfonos
Ruta Menú Nuevo: Cuentas por Cobrar – Procesos - Reporte a Central de Riesgos
Data crédito – Genera Archivo de Direcciones y Teléfonos
Ruta Tipo Explorador: Cuentas por Cobrar – Reporte a Central de Riesgos Data
crédito – Genera Archivo de Direcciones y Teléfonos
Cada vez que se actualice un tercero debe enviarse este archivo a data crédito, para
que la entidad tenga actualizada la base de datos de las entidades que reportan, pero
antes de correr este proceso se debe Calcular Saldos
Para la generación de este archivo es necesario el diligenciamiento de los datos que
solicita el sistema en la creación del tercero, el Maestro de clientes presenta una
estructura para la generación del plano así:
El nombre del plano de c lientes Presenta la siguiente estructura:
CLXXXXXXZZZZZZZZZZZAAAAMMDD.EEE
Donde CL corresponde a un valor fijo.
Donde XXXXXX: Corresponde al código del suscriptor.
Donde ZZZZZZZZZZZ: Corresponde al NIT del suscriptor.
AAAA: Año de corte de la información
MM: Mes de corte de la información
DD: Día de corte e la información
INTERFASE A CENTRAL DE RIESGOS
Esta opción permite verificar y revisar los archivos generados por data crédito con los
errores encontrados por dicha entidad para realizar las correccione s pertinentes y
nuevamente generar el proceso.
Con esta funcionalidad el sistema permite interpretar los códigos de errores
encontrados por data crédito de la información enviada por el cliente a un código de
fácil interpretación.
Estos archivos son enviados por Data crédito y se pueden copiar en cualquier carpeta
del equipo, para que al momento de generar los informes se puedan llamar con el
icono
de ayuda y así poder abrir esta información para su verificación.
Existen tres informes de archivos generados por data crédito y son:
1. Informe Estadístico General del Proceso
2. Informe Detallado de Errores
3. Informe Detallado de Inconsistencias
1. Estadístico General del proceso de Actualización
Ruta Menú Nuevo: Cuentas por Cobrar – Procesos – Interfase a Central de Riesgos –
Informe Est. General del Proceso de Actualización
Ruta Tipo Explorador: Cuentas por Cobrar – Reporte a Central de Riesgos Data
crédito – Incorporar archivos plano de Errores – Informe Estadístico General del
Proceso de Actualización.
(Data crédito lo produce con el nombre actiestt.) Una vez se ingresa a esta opción
se solicita el nombre del archivo a incorporar
Este archivo debido a que los datos caben en una impresora de carro ancho, se da
la posibilidad de imprimir en impresoras de matriz y de enviar a Excel. Este reporte
lo que hace es interpretar el archivo indicado por el usuario y prese ntar la
información enviada por data crédito para que sea observada y manejada por
usuarios SIIGO.
2. Informe Detallado de errores:
Ruta Menú Nuevo: Cuentas por Cobrar – Procesos – Interfase a Central de Riesgos –
Informe Detallado de Errores
Ruta Tipo Explorador: Cuentas por Cobrar – Reporte a Central de Riesgos Data
crédito – Incorporar archivos plano de Errores – Informe Detallado de Errores
Son los campos que según Data crédito producen error fatal, es por esta razón se
muestran solo los 10 primeros campos del archivo de cartera (presenta el estado de
estos campos). Ver Tabla 4. Tabla de errores del .zip “Manual de interpretación de
resultados de validación y/o actualización de maestros”. Debido a que la información
no cabe en una impresora de carro ancho, se envía únicamente a Excel.
Data crédito envía un archivo plano donde por cada campo indica si se presento erro r,
enviando el código del error de data crédito; lo que hace el sistema es subir esta
información e interpretar el tipo de error con el archivo de errores de SIIGO
previamente definido sobre el archivo Z009DT, mostrando al usuario final la
descripción del error.
3. Informe detallado de Inconsistencias
Ruta Menú Nuevo: Cuentas por Cobrar – Procesos – Interfase a Central de Riesgos –
Informe Detallado de Inconsistencias
Ruta Tipo Explorador: Cuentas por Cobrar – Reporte a Central de Riesgos Data
crédito – Incorporar archivos plano de Errores – Informe Detallado de Inconsistencias
Son los campos que según Data crédito producen inconsistencias, pero que aún así son
actualizados en sus bases de datos, es por esta razón que se muestran solo 36 campos
del archivo de cartera (presenta el estado de estos campos). Ver Tabla 4. Tabla de
Inconsistencias del .zip “Manual de interpretación de resultados de validación y/o
actualización de maestros”. Debido a que la información no cabe en una impresora de
carro ancho, se envía únicamente a Excel.
Igual que el informe anterior, data crédito envía un archivo plano donde por cada
campo indica si se presento error, enviando el código del error de data crédito; lo que
hace el sistema es subir esta información e interpretar el tipo de error con el archivo
de errores de SIIGO previamente definido sobre el archivo Z009DT, mostrando al
usuario final la descripción de la inconsistencia.
12.7
MODELOS RECLASIFICACION POR CENTRO DE COSTO
Esta funcionalidad permite a partir de la causación o saldo de ciertos valores en un
solo centro de Costos, al final de un periodo, distribuir a otros centros de costo con
porcentajes de distribución definidos previamente, permitiendo realizar la
contabilización automática de estos comprobantes preestablecidos.
Ruta Menú Nuevo: Cuentas por Cobrar – Parámetros - Reclasificación de Modelos de
Centros de Costo
Ruta Tipo Explorador: Contabilidad – Reclasificación de Modelos de Centros de Costo
1. Definición del Modelo de Reclasificación
Ruta Menú Nuevo: Cuentas por Cobrar – Parámetros - Reclasificación de Modelos de
Centros de Costo – Definición del Modelo de Reclasificación
Ruta Tipo Explorador: Contabilidad – Reclasificación de Modelos de Centros de Costo
- Definición del Modelo de Reclasificación
En esta opción permite ingresar varios centros de costo con sus porcentajes a distribuir
para cuando se contabilice, se generen tantos registros como centros de costos se
hayan digitado con el valor según porcentaje.
Se compone de tres secciones:
1. Código / Descripción Modelo
 Código: Corresponde al Código del Modelo. Dato numérico de 5 dígitos
 Modelo: Corresponde a la descripción del modelo. Dato alfanumérico de 100
caracteres
2. Datos Origen: En esta sección se debe capturar la información correspondiente a la
cuenta contable y Centro de Costo a partir de los cuales se va a efectuar la
distribución.
 Cuenta: Corresponde a la cuenta contable a partir de la cual se va a efectuar la
distribución. El programa en este c aso, valida que la cuenta no tenga marca de
detalle, retención, activos, depreciación, inventarios, ventas, costos o devoluciones.
Por lo anterior el sistema efectúa la respectiva validación con un mensaje de
Advertencia, indicando dicha marcación en caso de intentar capturarse.
Si la cuenta que se digita esta marcada como tercera, el programa habilita el campo
para capturar el nit validando si el tercero esta activo o inactivo. Si debe validar si el
tercero se encuentra Activo o Inactivo, si esta Inactivo solicita otro NIT
Si la cuenta que se digita se encuentra marcada como SI Centro de Costo, se
solicita el Centro de Costo. Se valida si el Centro de Costo se encuentra Activo o
Inactivo, si esta Inactivo solicita otro Centro de Costo.
 Identificación: Presenta un Presentará un control que permita la selección del
tercero/sucursal a donde se va a cargar el movimiento en caso que la cuenta se
encuentre marcada como SI Terceros.

Tipo de Movimiento: Presenta un combo list que permite seleccionar si la
distribución se va a realizar por Saldo, Movimiento Debito, Movimiento crédito, o
Ambos.
3. Datos Destino:
 Cuenta: Corresponde a la cuenta contable a donde se va llevar el valor
distribuido. El programa en este caso, valida que la cuenta no tenga marca de
detalle, retención, activos, depreciación, inventarios, ventas, costos o devoluciones.
 Centro de Costo: Corresponde a los centros de Costo a los cuales se desea
efectuar la Reclasificación de los datos Origen.
Se debe validar la existencia de los centros de costo y de los Subcentros de Costo
(Si los maneja.
 Porcentaje: Corresponde al porcentaje de participación sobre el cual se va a
liquidar el valor a reclasificar.
Se debe validar que la sumatoria de los porcentajes, no debe ser mayor a 100%.
2. Ejecución del Modelo de Reclasificación
Ruta Menú Nuevo: Cuentas por Cobrar – Procesos – Ejecución de Modelos de Centros
de Costo
Ruta Tipo Explorador: Contabilidad – Reclasificación de Modelos de Centros de Costo
- Ejecución del Modelo de Reclasificación
Esta opción permite la contabilización del modelo definido con su respectiva
distribución de los Centros de Costo y porcentajes indicados en este.
Los datos que solicita son:
 Modelo: Corresponde al modelo definido
 Mes Inicio / Fin
Si se seleccionó SALDO, el programa toma el saldo con corte a al mes seleccionado
Si se seleccionó MOVIMIENTO, el programa toma el movimiento únicamente del
Período seleccionado
 Tipo Documento El
comprobante tipo L y N
programa
únicamente
permite
la
selección
del
 Número de Documento: Teniendo en cuenta que corresponde a una
Reclasificación de cuentas, el programa debe limita el comprobante
únicamente a Tipo L y N
Al ejecutar el proceso el programa efectúa un asiento contable con tantos registros
como se hayan definido en los datos Destino.
 Al ejecutar el proceso de contabilización con el botón de la barra de Menú, el
programa presentará un mensaje de Advertencia indicando que si esta seguro
de ejecutar el proceso.
 Al dar clic el programa comenzará a actualizar el comprobante de acuerdo a los
parámetros de los documentos (Misma funcionalidad documentos )
 El programa debe hallar en las correspondientes variables de la moneda los
valores para cada moneda valor local y valor en extranjera según corresponda
 Una vez ejecutada la opción, el programa presentará el número de
comprobante que le corresponde (número real del documento con el que va a
quedar en el movimiento)
 Al finalizar el proceso el programa presentará una grilla con la información de
los Comprobantes Actualizados y contabilizados.
 Si el comprobante esta moviendo cuentas contables que se encuentran
parametrizadas en el modulo de Presupuesto, y la clave de usuario tiene
selección de „Control de ejecución de presupuesto‟, el programa debe validar
que el valor digitado más el saldo de la cuenta no supere el valor
presupuestado por Centro de Costo.
 Si el tipo de SIIGO es Estándar y la clave de quien esta realizando el
documento NO es la del administrador (ADMON) se valida si la clave de usuario
tiene permisos para realizar el tipo y comprobante que se encuentra asociado al
modelo que se quiere ejecutar.
En resumen lo que el programa debe hacer es:
3. Informe del Modelo de Reclasificación
Ruta Menú Nuevo: Cuentas por Cobrar – Informes y Consultar – Informe del Modelo
de Reclasificación por Centro de Costos
Ruta Tipo Explorador: Contabilidad – Reclasificación de Modelos de Centros de Costo
– Informe del Modelo de Reclasificación
Posterior a la definición del Modelo de reclasificación el programa permite generar un
listado con los modelos definidos.
Presenta las siguientes columnas:
 Código Modelo
 Descripción Modelo
 Origen > Cuenta - Descripción cuenta - Centro de Costo - Descripción
Centro de Costo
 Destino > Cuenta - Descripción Cuenta - Centro de Costo - Porcentaje
12.8
RECLASIFICACION DE CUENTAS DE TERCEROS
Permitir pasar el saldo que tiene de cuenta y tercero a otra cuenta, con el mismo
tercero. El saldo que se traslada es el que posea la cuenta en el último día del mes de
la fecha con la cual se haya ingresado a SIIGO.
Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Procesos – Reclasificación de cuentas de terceros.
Ruta Tipo Explorador: Contabilidad – Administración de Terceros – Reclasificación de
cuentas de terceros.
Al ingresar a la opción presenta el siguiente mensaje, donde informa que este proceso
solo podrá realizarse a cuentas que no posean marcaciones de : Inventarios, Ventas,
Costos, Devolución, Activos, Depreciación, Retención o cuentas que se encuentren
detalladas por cobrar o detalladas por pagar.
Al aceptar este mensaje presentara la siguiente pantalla:
Fecha: Corresponde a la fecha en la cual se va a realizar la contabilización del
comprobante generado de la reclasificación del saldo de las cuentas.
Cuenta Origen: Corresponde a la cuenta a la cual se le desea realizar la
reclasificación del saldo.
Traslada saldo cuenta origen a Nit específico: Se debe seleccionar esta opción si
se requiere que el saldo de la cuenta de origen mueva a un tercero que se seleccione.
Nit: Permite la inclusión de la identificación del tercero al cual se quiere llevar el saldo
de la cuenta. Si la cuenta es de nomina y el nit que se selecciona es empleado
solicitara el concepto de nomina al cual se llevara el saldo de la cuenta.
Cuenta Destino: Corresponde a la cuenta a la cual se desea llevar el saldo de la
cuenta origen.
Nit: Permite la inc lusión de la identificación del tercero al cual se quiere llevar el saldo
de la cuenta. Si la cuenta es de nomina y el nit que se selecciona es empleado
solicitara el concepto de nomina al cual se llevara el saldo de la cuenta.
Comprobante: Corresponde al documento Tipo L en el cual se contabilizara la
operación del traslado de saldos.
Ejemplo de Aplicación:
Cuenta origen
26100501
Cuenta Destino
25101001
La cuenta origen 26100501 posee los siguientes saldos a Enero 31 de 2009 donde se
realizara el proceso de reclasificación de cuentas de terceros.
Cuenta 26100501
19.632.845
79.836.523
80.026.325
$-120.000
$ -40.000
$ 60.000
MARCACIONES POSIBLES CASOS DE MARCACIONES Y CONTABILIZACIÓN.
CASO 1
 Cuenta Origen
DETALLE
SELECCIÓN DE TRASLADO A NIT EXPECIFICO
SI
NO
X
SI
NO
X
 Cuenta Destino
DETALLE
SELECCIÓN DE TRASLADO A NIT EXPECIFICO
 Contabilización
CASO 2
 Cuenta Origen
DETALLE
SELECCIÓN DE TRASLADO A NIT EXPECIFICO
SI
X
NO
SI
NO
X
 Cuenta Destino
DETALLE
SELECCIÓN DE TRASLADO A NIT EXPECIFICO
 Contabilización.
CASO 3
 Cuenta Origen
DETALLE
SELECCIÓN DE TRASLADO A NIT EXPECIFICO
SI
X
NO
SI
X
NO
 Cuenta Destino
DETALLE
SELECCIÓN DE TRASLADO A NIT EXPECIFICO
 Contabilización
CASO 4
 Cuenta Origen
DETALLE
SELECCIÓN DE TRASLADO A NIT EXPECIFICO
SI
NO
X
SI
X
NO
 Cuenta Destino
DETALLE
SELECCIÓN DE TRASLADO A NIT EXPECIFICO
 Contabilización