ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V. GUIA SIMPLE DE ARCHIVO IDENTIFICACIÓN Entidad: Área de Procedencia del Archivo: Nombre del Responsable y Cargo: Administración Portuaria Integral de Altamira, S. A. de C. V. Administración Portuaria Integral de Altamira, S. A. de C. V. C.P. Berenice Romero Compean, Responsable del Archivo de Concentración. Calle Río Tamesí Km. 0 800 Lado Sur, Col. Puerto Industrial, Altamira, Tamps. C.P. 89603. 01-833-260-60-60 Ext. 70140 [email protected] Domicilio: Teléfono: Correo electrónico: FUNCIONES COMUNES 1C Sección: LEGISLACIÓN AREA GENERADORA Gerencia de Comercialización. VOLUMEN FECHAS EXTREMAS Metros Lineales Cajas 1993 – 2001 1.20 3 (Especificar Cantidad) UBICACIÓN FISICA Edificio Antiguo de A. P. I. Series Documentales SERIE Leyes Códigos Decretos Reglamentos Internos y Externos de dependencias y entidades de la APF Acuerdos Generales Instrumentos Jurídicos Consensuales Diario Oficial de la Federación DESCRIPCIÓN Información relativa a la normatividad que regula a la entidad, normatividad Federal, Estatal y Municipal, en su actuación como entidad paraestatal. Comprende la normatividad que regula a la entidad, Federal, Estatal y Municipal, en su actuación como entidad paraestatal. Disposiciones presidenciales y expropiatorios que regulan a la entidad Información normativa que regula las diversas actividades de la entidad. Acuerdos de la entidad con diversas entidades federales y municipales. Documentación Relativa a convenios concertados entre la entidad y los municipios. Normatividad expedida en el Diario ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V. Oficial que regula a la entidad. Normas regulan de seguridad. Normas Oficiales Mexicanas 2C Sección: ASUNTOS JURÍDICOS AREA GENERADORA Gerencia Jurídica. VOLUMEN FECHAS EXTREMAS Metros Lineales Cajas 1995 – 2003 1.60 4 (Especificar Cantidad) UBICACIÓN FISICA Edificio Antiguo de A. P. I. Series Documentales SERIE Disposiciones Jurídicas en la Materia Registro y Certificación de firmas acreditadas ante la dependencia Actualizaciones y representaciones en materia legal Estudios, dictámenes e informes Juicios contra la dependencia Juicios de la dependencia Notificaciones Inconformidades y Peticiones Delitos y Fallas DESCRIPCION Boletines expedidos por el Tribunal Superior de Justicia. Documentación relativa a documentos certificados. Documentos oficiales protocolizados y revisiones jurídicas Documentación de Informes elaborados para juzgados. Comprende toda la documentación derivada de asuntos contenciosos, juicios laborales, agrarios, mercantiles y administrativos. Comprende toda la documentación derivada de juicios laborales y administrativos. Requerimientos y exhortos Quejas e inconformidades de contratistas. Denuncias o querellas y averiguaciones previas. 3C Sección: PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN AREA GENERADORA FECHAS EXTREMAS VOLUMEN (Especificar Cantidad) Metros Lineales Cajas UBICACIÓN FISICA ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V. Gerencias: Operaciones, Jurídico, Administración y Finanzas, Planeación y Desarrollo Comercialización. 2.40 1995 – 2003 7 Edificio Antiguo de A. P. I. Series Documentales SERIES DESCRIPCIÓN Programas Operativos Anuales Disposiciones en materia de organización Disposiciones en materia de presupuestación Programas y proyectos en materia de presupuesto Evaluación y control del ejercicio presupuestal Documentación relativa al programa anual de trabajo. Actas del Consejo de Administración. Presupuesto, Modificación y estructura orgánica. Programas de ahorro y seguimiento. Documentación presupuestal y control del presupuesto ejercido. 4C Sección: RECURSOS HUMANOS AREA GENERADORA Gerencias: Operaciones, Jurídico, Administración y Finanzas, Ingeniería, Comercialización. VOLUMEN FECHAS EXTREMAS Metros Lineales Cajas 1994 – 2003 27.73 70 (Especificar Cantidad) UBICACIÓN FISICA Edificio Antiguo de A. P. I. Series Documentales SERIES Disposiciones en materia de recursos humanos Programas y proyectos en materia de recursos humanos Expediente único de personal Nómina de pago de personal DESCRIPCIÓN Convenios de terminación laboral, constancias de percepciones y retenciones a empleados. Programas y presupuesto de recursos humanos. Documentación personal y laboral. Documentación administrativa que ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V. ampara la nómina, incidencias y auxiliares contables. Relación del personal de la entidad con gafetes de identificación personal y usuarios de los servicios. Documentación relativa a avisos de comisión, vacaciones y listas de asistencia del personal de la entidad. Documentos relativos al pago de estímulos al personal de la entidad. Documentación derivada de evaluaciones de competencias de desempeño, folleteria de promociones, avisos organizacionales. Documentación relativa al pago de obligaciones de seguridad social, como son: liquidaciones de cuotas obrero patronales, declaración de la prima de riesgo. Documentación generada del cumplimiento de obligaciones patronales. Pensiones Alimenticias de empleados Documentación derivada de análisis al servicio de comedor. Programa de capacitación y evaluación de cursos. Identificación y acreditación de personal Control de asistencia Estímulos y recompensas Evaluaciones y promociones Filiaciones al IMSS Control de Prestaciones en materia económica Jubilaciones y pensiones Servicios sociales, culturales, de seguridad e higiene en el trabajo Capacitación continua y desarrollo profesional de personal de áreas administrativas Censo de personal Expedición de constancias y credenciales Servicio profesional de carrera Información relativa al personal de la entidad. Documentación generada por constancias del personal. Documentación de prestadores de servicios profesionales. 5C Sección: AREA GENERADORA Administración y Finanzas. RECURSOS FINANCIEROS VOLUMEN FECHAS EXTREMAS Metros Lineales Cajas 1994 – 2002 170.50 235 (Especificar Cantidad) UBICACIÓN FISICA Edificio Antiguo de A. P. I. ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V. Series Documentales SERIES DESCRIPCIÓN Disposiciones en materia de recursos financieros, contabilidad gubernamental Ingresos Libros contables Registros y control de pólizas de egresos Registros y control de pólizas de ingresos Pólizas de diario Conciliaciones Estados Financieros Auxiliares de cuentas Estado del ejercicio del presupuesto Fondo rotativo Declaraciones y pagos de impuestos Documentación relativa al presupuesto, cuenta pública, dictamen financiero y fiscal, catalogo contable. Documentación derivada de las facturas expedidas y soportes. Documentación contable y financiera que soporta los estados financieros. Documentación contable y financiera que soporta los estados financieros. Documentación contable y financiera que soporta los estados financieros. Documentación contable y financiera que soporta los estados financieros. Documentación contable y financiera que soporta los estados financieros. Documentación relativa a los estados financieros, resultado de las operaciones realizadas por la entidad. Registros de las operaciones realizadas por la entidad. Documentación que comprueba el ejercicio del presupuesto. Documentación derivada del resguardo de caja chica. Documentos relativos al cumplimiento de obligaciones fiscales. 6C Sección: AREA GENERADORA Gerencias: Administración y Finanzas, Jurídico, Ingeniería, Operaciones y Comercialización. RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA VOLUMEN FECHAS EXTREMAS Metros Lineales Cajas 1994 – 2004 50.17 125 (Especificar Cantidad) UBICACIÓN FISICA Edificio Antiguo de A. P. I. ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V. Series Documentales SERIES Disposiciones en materia de recursos materiales, obra pública, conservación y mantenimiento. Licitaciones Adquisiciones Contratos Seguros y Fianzas Registros de proveedores y contratistas Inventario físico y control de bienes muebles Inventario físico de bienes muebles Almacenamiento, control y distribución de bienes muebles Comités y subcomités de adquisiciones, arrendamientos y servicios Comité de Bienes Muebles Comité de Obra Pública Comisiones consultivas mixtas de abastecimiento DESCRIPCIÓN Documentación relativa a la normatividad aplicable a obra pública. Documentos derivados de procesos de licitación pública nacional e internacional e invitación a cuando menos tres personas. Documentación relativa a las órdenes de compra, de servicios y requisiciones para la compra de bienes y servicios. Documentos derivados de operaciones formalizadas por adquisición de bienes y servicios. Documentación relativa a las pólizas de seguros y fianzas de los bienes muebles e inmuebles. Documentos relativos a currículum de proveedores. Documentos que contienen la comprueban la propiedad de bienes muebles como son, facturas de adquisición de activos, pago de derechos vehiculares. Documentación relativa a resguardos de bienes muebles y actas de inventarios físicos. Documentos relacionados con las entradas y salidas de bienes del almacén. Documentación derivada de la sesión del comité y subcomités, como son actas, acuerdos .y documentación diversa. Documentación relacionada con las sesiones del comité, actas, acuerdos y documentación diversa. Documentación relacionada con las sesiones del comité, actas, acuerdos y documentación diversa. Documentación relacionada con las sesiones del comité, actas, acuerdos y documentación diversa. ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V. 7C Sección: SERVICIOS GENERALES AREA GENERADORA Administración y Finanzas, y Jurídico. VOLUMEN FECHAS EXTREMAS Metros Lineales Cajas 1994 – 2003 2 4 (Especificar Cantidad) UBICACIÓN FISICA Edificio Antiguo de A. P. I. Series Documentales SERIES DESCRIPCIÓN Servicios básicos Mantenimiento Conservación e Instalación de equipo de cómputo Control de Parque Vehicular Vales de combustible Documentación relativa al pago de servicios diversos como son agua, luz teléfono, etc. Documentación derivada de registros del mantenimiento y compra de bienes informáticos. Bitácoras de mantenimientos de vehículos oficiales Documentación relacionada al consumo de combustible de vehículos oficiales. 8C Sección: TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN AREA GENERADORA Dirección General y Gerencias de: Administración y Finanzas, Jurídico, Planeación y Desarrollo, Ingeniería, Operaciones y Comercialización. VOLUMEN FECHAS EXTREMAS Metros Lineales Cajas 1994 – 2004 55.26 138 (Especificar Cantidad) UBICACIÓN FISICA Edificio Antiguo de A. P. I. Series Documentales SERIES DESCRIPCIÓN ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V. Información relacionada con el sistema Compranet. Información sobre la ubicación del cableado de las oficinas de la entidad. Licencias de Software de cómputo. Normatividad Tecnológica Desarrollo de redes de comunicación de datos y voz Disposiciones en materia de servicios de información Programas y proyectos en materia de servicios de información Administración y servicios de correspondencia Administración y servicios de bibliotecas Instrumentos de consulta Servicios y productos en internet e intranet Programas de Sistema integral de información. Correspondencia recibida y emitida por la entidad. Revistas y manuales. Directorios telefónicos. Página Web y sistemas diversos 9C Sección: COMUNICACIÓN SOCIAL AREA GENERADORA Gerencia de Comercialización VOLUMEN FECHAS EXTREMAS Metros Lineales Cajas 1997 – 2003 8.20 23 (Especificar Cantidad) UBICACIÓN FISICA Edificio Antiguo de A. P. I. Series Documentales SERIES Disposiciones en materia de comunicación social y relaciones públicas Programas y productos de comunicación social Materia multimedia Inserciones en anuncios , periódicos y revistas Agencias periodísticas de noticias, reporteros, articulistas, cadenas televisivas y otros medios de comunicación social Actos y eventos oficiales Registros de audiencias públicas DESCRIPCIÓN Documentos de comunicación social. Libros, publicaciones, programas de comunicación social. Videos del puerto y medios internacionales. Folleteria y publicaciones diversas. Notas periodísticas o informativas. Eventos y exposiciones sobre la difusión del puerto. Presentaciones sobre el desarrollo del ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V. puerto. Invitaciones a empresas y a la comunidad portuaria de eventos realizados por la entidad. Invitaciones y felicitaciones 11C Sección: PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS AREA GENERADORA Gerencia de Administración y Finanzas, Planeación y Desarrollo. VOLUMEN FECHAS EXTREMAS Metros Lineales Cajas 1988 – 2002 3.75 10 (Especificar Cantidad) UBICACIÓN FISICA Edificio Antiguo de A. P. I. Series Documentales SERIES DESCRIPCIÓN Disposiciones en materia de políticas Programas y proyectos de información y evaluación Planes Nacionales Informe de Gobierno Indicadores de desempeño, calidad y productividad Manuales y políticas de la entidad. Documentación relativa a diversos informes y programas. Programa Sectorial de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes. Sumario del Gobierno del Estado. Guía de participación para la obtención del premio INTRAGOB. 12C Sección: TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN AREA GENERADORA VOLUMEN FECHAS EXTREMAS Metros Lineales Cajas 2002 .71 2 Gerencia de Administración y Finanzas. (Especificar Cantidad) UBICACIÓN FISICA Edificio Antiguo de A. P. I. Series Documentales SERIES Programas y Proyectos en materia de DESCRIPCIÓN Documentación originada por encuestas ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V. transparencia y combate a la corrupción Comité de información Solicitudes de acceso a la información Portal de transparencia Instituto Federal de Acceso a la Información de transparencia y reportes. Reglamento y actas del comité de información. Solicitudes recibidas del SIS, derivado de la Ley de Transparencia y Acceso a la información gubernamental. Página Web de la entidad. Documentos relacionados con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Gubernamental. 13C Sección: SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD AMBIENTAL Gerencia de Administración y Finanzas, y Operaciones. VOLUMEN FECHAS EXTREMAS Metros Lineales Cajas 1992 – 2003 9.96 26 AREA GENERADORA (Especificar Cantidad) UBICACIÓN FISICA Edificio Antiguo de A. P. I. Series Documentales SERIES Normas de calidad ISO 9001 e ISO 14001 Manual de Calidad Procedimientos Programas Ambientales Marco Legal ambiental Reportes de Control de Documentos Reportes de Control de Calidad Reportes de la Revisión por la Dirección Reportes de Acciones Correctivas y DESCRIPCIÓN Normatividad ambientas e ISO 9001, evaluaciones y seguimiento. Manual del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental. Procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental. Programas de manejo de aspectos ambientales. Comité gerencial del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental. Documentos Obsoletos del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental. Registro del Sistema de Gestión de la Calidad. Documentos derivados de la revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental. Solicitudes de acciones preventivas y ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V. preventivas correctivas del Sistema de Gestión de la Calidad y Ambiental. Reportes del Sistema de Gestión de la Calidad. Reportes del resultado de auditorias del Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental. Encuestas de calidad a proveedores para evaluación de los servicios prestados. Reportes de desempeño de ambientas e indicadores. Exámenes de competencia y capacitación del Sistema de Gestión de Calidad y Ambiental. Reportes de de productos no conformes Reportes de auditoria de calidad y ambiental Reportes de satisfacción del cliente Desempeño de los procesos Reportes de capacitación y competencias FUNCIONES SUSTANTIVAS 1S Sección: COMERCIALIZACIÓN AREA GENERADORA Gerencia Jurídica, Operaciones, Planeación y Desarrollo, y Comercialización. VOLUMEN FECHAS EXTREMAS Metros Lineales Cajas 1992 – 2003 8 23 (Especificar Cantidad) UBICACIÓN FISICA Edificio Antiguo de A. P. I. Series Documentales SERIES Disposiciones en la materia de comercialización Programas, proyectos y estudios Cesión Parcial de Derechos Prestadores de servicios portuarios Terrenos DESCRIPCIÓN Manuales de consulta de comercio exterior. Documentos derivados de programas de vinculación con la ciudadanía, anuarios estadísticos. Contratos celebrados con diversas empresas. Contratos celebrados con diversas empresas y personas físicas. Contratos de compraventa y arrendamiento. ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V. Comité técnico de desarrollo subcomité de planeación portuaria. Órganos colegiados 2S Sección: OPERACIONES AREA GENERADORA Gerencia de Operaciones, Jurídico y Comercialización. VOLUMEN FECHAS EXTREMAS Metros Lineales Cajas 1991 – 2006 84.28 132 (Especificar Cantidad) UBICACIÓN FISICA Edificio Antiguo de A. P. I. Series Documentales SERIES DESCRIPCIÓN Disposiciones en materia de operaciones Programas, proyectos y estudios Supervisión de Operaciones portuarias Seguridad y protección portuaria Servicios portuarios Estadística Portuaria Órganos Colegiados Reglas de operación del puerto. Proyectos del plan de emergencia, programa de seguridad y Plan de protección de la instalación portuaria. Documentación relativa al atraque, desatraque y fondeo de buques. Documentos de control y ubicación de equipos contraincendio, manuales de procedimientos de protección. Reportes de Báscula. Documentación de estadística de carga, movimiento global del puerto, actas de reuniones de programación de buques. Comité de operaciones. 3S Sección: AREA GENERADORA Gerencia de Ingeniería. INGENIERÍA VOLUMEN FECHAS EXTREMAS Metros Lineales Cajas 1990 – 2004 232.22 487 (Especificar Cantidad) UBICACIÓN FISICA Edificio Antiguo de A. P. I. ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V. Series Documentales SERIES Disposiciones en materia de ingeniería Programas, proyectos y estudios Obra pública portuaria Órganos Colegiados DESCRIPCIÓN Contratos y convenios celebrados en materia de obra pública. Proyectos realizados sobre la infraestructura del puerto. Bitácoras de supervisión de obras de mantenimiento. Comité de obra pública y servicios relacionados con la misma.
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