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ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V.
GUIA SIMPLE DE ARCHIVO
IDENTIFICACIÓN
Entidad:
Área de Procedencia del Archivo:
Nombre del Responsable y Cargo:
Administración Portuaria Integral de Altamira, S. A. de C. V.
Administración Portuaria Integral de Altamira, S. A. de C. V.
C.P. Berenice Romero Compean,
Responsable del Archivo de Concentración.
Calle Río Tamesí Km. 0 800 Lado Sur, Col. Puerto Industrial,
Altamira, Tamps. C.P. 89603.
01-833-260-60-60 Ext. 70140
[email protected]
Domicilio:
Teléfono:
Correo electrónico:
FUNCIONES COMUNES
1C
Sección:
LEGISLACIÓN
AREA GENERADORA
Gerencia de
Comercialización.
VOLUMEN
FECHAS
EXTREMAS
Metros Lineales
Cajas
1993 – 2001
1.20
3
(Especificar Cantidad)
UBICACIÓN FISICA
Edificio Antiguo de A. P. I.
Series Documentales
SERIE
Leyes
Códigos
Decretos
Reglamentos Internos y Externos de
dependencias y entidades de la APF
Acuerdos Generales
Instrumentos Jurídicos Consensuales
Diario Oficial de la Federación
DESCRIPCIÓN
Información relativa a la normatividad
que regula a la entidad, normatividad
Federal, Estatal y Municipal, en su
actuación como entidad paraestatal.
Comprende la normatividad que regula a
la entidad, Federal, Estatal y Municipal, en
su actuación como entidad paraestatal.
Disposiciones
presidenciales
y
expropiatorios que regulan a la entidad
Información normativa que regula las
diversas actividades de la entidad.
Acuerdos de la entidad con diversas
entidades federales y municipales.
Documentación Relativa a convenios
concertados entre la entidad y los
municipios.
Normatividad expedida en el Diario
ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V.
Oficial que regula a la entidad.
Normas regulan de seguridad.
Normas Oficiales Mexicanas
2C
Sección:
ASUNTOS JURÍDICOS
AREA GENERADORA
Gerencia Jurídica.
VOLUMEN
FECHAS
EXTREMAS
Metros Lineales
Cajas
1995 – 2003
1.60
4
(Especificar Cantidad)
UBICACIÓN FISICA
Edificio Antiguo de A. P. I.
Series Documentales
SERIE
Disposiciones Jurídicas en la Materia
Registro y Certificación de firmas
acreditadas ante la dependencia
Actualizaciones y representaciones en
materia legal
Estudios, dictámenes e informes
Juicios contra la dependencia
Juicios de la dependencia
Notificaciones
Inconformidades y Peticiones
Delitos y Fallas
DESCRIPCION
Boletines expedidos por el Tribunal
Superior de Justicia.
Documentación relativa a documentos
certificados.
Documentos oficiales protocolizados y
revisiones jurídicas
Documentación de Informes elaborados
para juzgados.
Comprende toda la documentación
derivada de asuntos contenciosos, juicios
laborales,
agrarios,
mercantiles
y
administrativos.
Comprende toda la documentación
derivada
de
juicios
laborales
y
administrativos.
Requerimientos y exhortos
Quejas
e
inconformidades
de
contratistas.
Denuncias o querellas y averiguaciones
previas.
3C
Sección:
PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTACIÓN
AREA GENERADORA
FECHAS
EXTREMAS
VOLUMEN
(Especificar Cantidad)
Metros Lineales
Cajas
UBICACIÓN FISICA
ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V.
Gerencias:
Operaciones, Jurídico,
Administración y
Finanzas,
Planeación y Desarrollo
Comercialización.
2.40
1995 – 2003
7
Edificio Antiguo de A. P. I.
Series Documentales
SERIES
DESCRIPCIÓN
Programas Operativos Anuales
Disposiciones en materia de organización
Disposiciones en materia de
presupuestación
Programas y proyectos en materia de
presupuesto
Evaluación y control del ejercicio
presupuestal
Documentación relativa al programa
anual de trabajo.
Actas del Consejo de Administración.
Presupuesto, Modificación y estructura
orgánica.
Programas de ahorro y seguimiento.
Documentación presupuestal y control
del presupuesto ejercido.
4C
Sección:
RECURSOS HUMANOS
AREA GENERADORA
Gerencias:
Operaciones, Jurídico,
Administración y
Finanzas,
Ingeniería,
Comercialización.
VOLUMEN
FECHAS
EXTREMAS
Metros Lineales
Cajas
1994 – 2003
27.73
70
(Especificar Cantidad)
UBICACIÓN FISICA
Edificio Antiguo de A. P. I.
Series Documentales
SERIES
Disposiciones en materia de recursos
humanos
Programas y proyectos en materia de
recursos humanos
Expediente único de personal
Nómina de pago de personal
DESCRIPCIÓN
Convenios
de
terminación
laboral,
constancias
de
percepciones
y
retenciones a empleados.
Programas y presupuesto de recursos
humanos.
Documentación personal y laboral.
Documentación
administrativa
que
ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V.
ampara la nómina, incidencias y auxiliares
contables.
Relación del personal de la entidad con
gafetes de identificación personal y
usuarios de los servicios.
Documentación relativa a avisos de
comisión, vacaciones y listas de asistencia
del personal de la entidad.
Documentos relativos al pago de
estímulos al personal de la entidad.
Documentación derivada de evaluaciones
de
competencias
de
desempeño,
folleteria
de
promociones,
avisos
organizacionales.
Documentación relativa al pago de
obligaciones de seguridad social, como
son: liquidaciones de cuotas obrero
patronales, declaración de la prima de
riesgo.
Documentación
generada
del
cumplimiento de obligaciones patronales.
Pensiones Alimenticias de empleados
Documentación derivada de análisis al
servicio de comedor.
Programa de capacitación y evaluación de
cursos.
Identificación y acreditación de personal
Control de asistencia
Estímulos y recompensas
Evaluaciones y promociones
Filiaciones al IMSS
Control de Prestaciones en materia
económica
Jubilaciones y pensiones
Servicios sociales, culturales, de
seguridad e higiene en el trabajo
Capacitación continua y desarrollo
profesional de personal de áreas
administrativas
Censo de personal
Expedición de constancias y credenciales
Servicio profesional de carrera
Información relativa al personal de la
entidad.
Documentación
generada
por
constancias del personal.
Documentación de prestadores de
servicios profesionales.
5C
Sección:
AREA GENERADORA
Administración y
Finanzas.
RECURSOS FINANCIEROS
VOLUMEN
FECHAS
EXTREMAS
Metros Lineales
Cajas
1994 – 2002
170.50
235
(Especificar Cantidad)
UBICACIÓN FISICA
Edificio Antiguo de A. P. I.
ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V.
Series Documentales
SERIES
DESCRIPCIÓN
Disposiciones en materia de recursos
financieros, contabilidad gubernamental
Ingresos
Libros contables
Registros y control de pólizas de egresos
Registros y control de pólizas de ingresos
Pólizas de diario
Conciliaciones
Estados Financieros
Auxiliares de cuentas
Estado del ejercicio del presupuesto
Fondo rotativo
Declaraciones y pagos de impuestos
Documentación relativa al presupuesto,
cuenta pública, dictamen financiero y
fiscal, catalogo contable.
Documentación derivada de las facturas
expedidas y soportes.
Documentación contable y financiera que
soporta los estados financieros.
Documentación contable y financiera que
soporta los estados financieros.
Documentación contable y financiera que
soporta los estados financieros.
Documentación contable y financiera que
soporta los estados financieros.
Documentación contable y financiera que
soporta los estados financieros.
Documentación relativa a los estados
financieros, resultado de las operaciones
realizadas por la entidad.
Registros de las operaciones realizadas
por la entidad.
Documentación que comprueba el
ejercicio del presupuesto.
Documentación derivada del resguardo
de caja chica.
Documentos relativos al cumplimiento de
obligaciones fiscales.
6C
Sección:
AREA GENERADORA
Gerencias:
Administración y
Finanzas,
Jurídico, Ingeniería,
Operaciones y
Comercialización.
RECURSOS MATERIALES Y OBRA PÚBLICA
VOLUMEN
FECHAS
EXTREMAS
Metros Lineales
Cajas
1994 – 2004
50.17
125
(Especificar Cantidad)
UBICACIÓN FISICA
Edificio Antiguo de A. P. I.
ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V.
Series Documentales
SERIES
Disposiciones en materia de recursos
materiales, obra pública, conservación y
mantenimiento.
Licitaciones
Adquisiciones
Contratos
Seguros y Fianzas
Registros de proveedores y contratistas
Inventario físico y control de bienes
muebles
Inventario físico de bienes muebles
Almacenamiento, control y distribución
de bienes muebles
Comités y subcomités de adquisiciones,
arrendamientos y servicios
Comité de Bienes Muebles
Comité de Obra Pública
Comisiones consultivas mixtas de
abastecimiento
DESCRIPCIÓN
Documentación relativa a la normatividad
aplicable a obra pública.
Documentos derivados de procesos de
licitación pública nacional e internacional
e invitación a cuando menos tres
personas.
Documentación relativa a las órdenes de
compra, de servicios y requisiciones para
la compra de bienes y servicios.
Documentos derivados de operaciones
formalizadas por adquisición de bienes y
servicios.
Documentación relativa a las pólizas de
seguros y fianzas de los bienes muebles
e inmuebles.
Documentos relativos a currículum de
proveedores.
Documentos
que
contienen
la
comprueban la propiedad de bienes
muebles
como son, facturas de
adquisición de activos, pago de derechos
vehiculares.
Documentación relativa a resguardos de
bienes muebles y actas de inventarios
físicos.
Documentos
relacionados
con
las
entradas y salidas de bienes del almacén.
Documentación derivada de la sesión del
comité y subcomités, como son actas,
acuerdos .y documentación diversa.
Documentación
relacionada con las
sesiones del comité, actas, acuerdos y
documentación diversa.
Documentación
relacionada con las
sesiones del comité, actas, acuerdos y
documentación diversa.
Documentación
relacionada con las
sesiones del comité, actas, acuerdos y
documentación diversa.
ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V.
7C
Sección:
SERVICIOS GENERALES
AREA GENERADORA
Administración y
Finanzas, y Jurídico.
VOLUMEN
FECHAS
EXTREMAS
Metros Lineales
Cajas
1994 – 2003
2
4
(Especificar Cantidad)
UBICACIÓN FISICA
Edificio Antiguo de A. P. I.
Series Documentales
SERIES
DESCRIPCIÓN
Servicios básicos
Mantenimiento Conservación e
Instalación de equipo de cómputo
Control de Parque Vehicular
Vales de combustible
Documentación relativa al pago de
servicios diversos como son agua, luz
teléfono, etc.
Documentación derivada de registros del
mantenimiento y compra de bienes
informáticos.
Bitácoras
de
mantenimientos
de
vehículos oficiales
Documentación relacionada al consumo
de combustible de vehículos oficiales.
8C
Sección:
TECNOLOGÍAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN
AREA GENERADORA
Dirección General y
Gerencias de:
Administración y
Finanzas, Jurídico,
Planeación y Desarrollo,
Ingeniería, Operaciones
y Comercialización.
VOLUMEN
FECHAS
EXTREMAS
Metros Lineales
Cajas
1994 – 2004
55.26
138
(Especificar Cantidad)
UBICACIÓN FISICA
Edificio Antiguo de A. P. I.
Series Documentales
SERIES
DESCRIPCIÓN
ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V.
Información relacionada con el sistema
Compranet.
Información sobre la ubicación del
cableado de las oficinas de la entidad.
Licencias de Software de cómputo.
Normatividad Tecnológica
Desarrollo de redes de comunicación de
datos y voz
Disposiciones en materia de servicios de
información
Programas y proyectos en materia de
servicios de información
Administración y servicios de
correspondencia
Administración y servicios de bibliotecas
Instrumentos de consulta
Servicios y productos en internet e
intranet
Programas de Sistema integral de
información.
Correspondencia recibida y emitida por
la entidad.
Revistas y manuales.
Directorios telefónicos.
Página Web y sistemas diversos
9C
Sección:
COMUNICACIÓN SOCIAL
AREA GENERADORA
Gerencia de
Comercialización
VOLUMEN
FECHAS
EXTREMAS
Metros Lineales
Cajas
1997 – 2003
8.20
23
(Especificar Cantidad)
UBICACIÓN FISICA
Edificio Antiguo de A. P. I.
Series Documentales
SERIES
Disposiciones en materia de
comunicación social y relaciones públicas
Programas y productos de comunicación
social
Materia multimedia
Inserciones en anuncios , periódicos y
revistas
Agencias periodísticas de noticias,
reporteros, articulistas, cadenas
televisivas y otros medios de
comunicación social
Actos y eventos oficiales
Registros de audiencias públicas
DESCRIPCIÓN
Documentos de comunicación social.
Libros, publicaciones, programas de
comunicación social.
Videos
del
puerto
y
medios
internacionales.
Folleteria y publicaciones diversas.
Notas periodísticas o informativas.
Eventos y exposiciones sobre la difusión
del puerto.
Presentaciones sobre el desarrollo del
ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V.
puerto.
Invitaciones a empresas y a la comunidad
portuaria de eventos realizados por la
entidad.
Invitaciones y felicitaciones
11C
Sección:
PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
AREA GENERADORA
Gerencia de
Administración y
Finanzas, Planeación y
Desarrollo.
VOLUMEN
FECHAS
EXTREMAS
Metros Lineales
Cajas
1988 – 2002
3.75
10
(Especificar Cantidad)
UBICACIÓN FISICA
Edificio Antiguo de A. P. I.
Series Documentales
SERIES
DESCRIPCIÓN
Disposiciones en materia de políticas
Programas y proyectos de información y
evaluación
Planes Nacionales
Informe de Gobierno
Indicadores de desempeño, calidad y
productividad
Manuales y políticas de la entidad.
Documentación relativa a
diversos
informes y programas.
Programa Sectorial de la Secretaría de
Comunicaciones y Transportes.
Sumario del Gobierno del Estado.
Guía de participación para la obtención
del premio INTRAGOB.
12C
Sección:
TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
AREA GENERADORA
VOLUMEN
FECHAS
EXTREMAS
Metros Lineales
Cajas
2002
.71
2
Gerencia de
Administración y
Finanzas.
(Especificar Cantidad)
UBICACIÓN FISICA
Edificio Antiguo de A. P. I.
Series Documentales
SERIES
Programas y Proyectos en materia de
DESCRIPCIÓN
Documentación originada por encuestas
ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V.
transparencia y combate a la corrupción
Comité de información
Solicitudes de acceso a la información
Portal de transparencia
Instituto Federal de Acceso a la
Información
de transparencia y reportes.
Reglamento y actas del comité de
información.
Solicitudes recibidas del SIS, derivado de
la Ley de Transparencia y Acceso a la
información gubernamental.
Página Web de la entidad.
Documentos relacionados con la Ley
Federal de Transparencia y Acceso a la
Información Gubernamental.
13C
Sección:
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD AMBIENTAL
Gerencia de
Administración y
Finanzas, y
Operaciones.
VOLUMEN
FECHAS
EXTREMAS
Metros Lineales
Cajas
1992 – 2003
9.96
26
AREA GENERADORA
(Especificar Cantidad)
UBICACIÓN FISICA
Edificio Antiguo de A. P. I.
Series Documentales
SERIES
Normas de calidad ISO 9001 e ISO
14001
Manual de Calidad
Procedimientos
Programas Ambientales
Marco Legal ambiental
Reportes de Control de Documentos
Reportes de Control de Calidad
Reportes de la Revisión por la Dirección
Reportes de Acciones Correctivas y
DESCRIPCIÓN
Normatividad ambientas e ISO 9001,
evaluaciones y seguimiento.
Manual del Sistema de Gestión de la
Calidad y Ambiental.
Procedimientos del Sistema de Gestión
de la Calidad y Ambiental.
Programas de manejo de aspectos
ambientales.
Comité gerencial del Sistema de Gestión
de la Calidad y Ambiental.
Documentos Obsoletos del Sistema de
Gestión de la Calidad y Ambiental.
Registro del Sistema de Gestión de la
Calidad.
Documentos derivados de la revisión por
la Dirección del Sistema de Gestión de la
Calidad y Ambiental.
Solicitudes de acciones preventivas y
ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V.
preventivas
correctivas del Sistema de Gestión de la
Calidad y Ambiental.
Reportes del Sistema de Gestión de la
Calidad.
Reportes del resultado de auditorias del
Sistema de Gestión de Calidad y
Ambiental.
Encuestas de calidad a proveedores para
evaluación de los servicios prestados.
Reportes de desempeño de ambientas e
indicadores.
Exámenes de competencia y capacitación
del Sistema de Gestión de Calidad y
Ambiental.
Reportes de de productos no conformes
Reportes de auditoria de calidad y
ambiental
Reportes de satisfacción del cliente
Desempeño de los procesos
Reportes de capacitación y competencias
FUNCIONES SUSTANTIVAS
1S
Sección:
COMERCIALIZACIÓN
AREA GENERADORA
Gerencia Jurídica,
Operaciones, Planeación
y Desarrollo, y
Comercialización.
VOLUMEN
FECHAS
EXTREMAS
Metros Lineales
Cajas
1992 – 2003
8
23
(Especificar Cantidad)
UBICACIÓN FISICA
Edificio Antiguo de A. P. I.
Series Documentales
SERIES
Disposiciones en la materia de
comercialización
Programas, proyectos y estudios
Cesión Parcial de Derechos
Prestadores de servicios portuarios
Terrenos
DESCRIPCIÓN
Manuales de consulta de comercio
exterior.
Documentos derivados de programas de
vinculación con la ciudadanía, anuarios
estadísticos.
Contratos celebrados con diversas
empresas.
Contratos celebrados con diversas
empresas y personas físicas.
Contratos
de
compraventa
y
arrendamiento.
ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V.
Comité técnico de desarrollo subcomité
de planeación portuaria.
Órganos colegiados
2S
Sección:
OPERACIONES
AREA GENERADORA
Gerencia de
Operaciones, Jurídico y
Comercialización.
VOLUMEN
FECHAS
EXTREMAS
Metros Lineales
Cajas
1991 – 2006
84.28
132
(Especificar Cantidad)
UBICACIÓN FISICA
Edificio Antiguo de A. P. I.
Series Documentales
SERIES
DESCRIPCIÓN
Disposiciones en materia de operaciones
Programas, proyectos y estudios
Supervisión de Operaciones portuarias
Seguridad y protección portuaria
Servicios portuarios
Estadística Portuaria
Órganos Colegiados
Reglas de operación del puerto.
Proyectos del plan de emergencia,
programa de seguridad y Plan de
protección de la instalación portuaria.
Documentación relativa al atraque,
desatraque y fondeo de buques.
Documentos de control y ubicación de
equipos contraincendio, manuales de
procedimientos de protección.
Reportes de Báscula.
Documentación de estadística de carga,
movimiento global del puerto, actas de
reuniones de programación de buques.
Comité de operaciones.
3S
Sección:
AREA GENERADORA
Gerencia de Ingeniería.
INGENIERÍA
VOLUMEN
FECHAS
EXTREMAS
Metros Lineales
Cajas
1990 – 2004
232.22
487
(Especificar Cantidad)
UBICACIÓN FISICA
Edificio Antiguo de A. P. I.
ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE ALTAMIRA, S. A. DE C.V.
Series Documentales
SERIES
Disposiciones en materia de ingeniería
Programas, proyectos y estudios
Obra pública portuaria
Órganos Colegiados
DESCRIPCIÓN
Contratos y convenios celebrados en
materia de obra pública.
Proyectos
realizados
sobre
la
infraestructura del puerto.
Bitácoras de supervisión de obras de
mantenimiento.
Comité de obra pública y servicios
relacionados con la misma.