1. No category

PROCEDIMIENTO
AUDITORIAS INTERNAS
CÓDIGO: PRO-027
FECHA EFECTIVA: 23 JULIO 2015
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VERSIÓN: 5
CARGO:
FIRMA:
Preparó: Verónica García
Gerente de calidad
Revisó: Miguel Contreras
Director de división de químicos
Autorizó: Manuel Lopez
Gerente de sistemas
FECHA:
1. OBJETIVO
1.1 Asegurar que el proceso de auditoría interna sea realizado conforme requisitos de ISO 9001:2008 / ISO/TS
22002-1:2009 y la ISO 22000:2005 con vista a la mejora de los procesos de la organización.
2. ALCANCE
2.1 Este documento aplica al sistema de gestión de calidad y al sistema de gestión de inocuidad de Industrias Promi
de Occidente S.A. de C.V.
3. DEFINICIONES
Acción correctiva
Acción preventiva
No conformidad
Auditoria
Criterios de auditoria
Evidencias
Hallazgo
Auditor
Equipo auditor
Programa de auditorias
Plan de auditoria
Alcance de auditoria
Competencia
No conformidad mayor
Acción tomada para eliminar la causa raíz de una no conformidad detectada
u otra situación indeseable
Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial
detectada u otra situación potencialmente indeseable
Incumplimiento de un requisito, necesidad o expectativa establecida,
dependiendo de su naturaleza, puede ser mayor o menor.
Proceso sistemático, independiente y documentado que se lleva a cabo para
obtener evidencias del cumplimiento de los criterios de auditoria definidos.
Contra que vamos a comparar para obtener la evidencias.
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que nos
sirve para comprobar o no el cumplimiento de los criterios y que además se
deben poder verificar.
Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria. Los hallazgos
pueden indicar tanto conformidad o no conformidad.
Persona que tiene le competencia para llevar a cabo una auditoria.
Uno o más auditores que llevan a cabo la auditoria.
Conjunto de una o más auditorias planificadas para un período de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Descripción de las actividades y los detalles acordados para una auditoria.
Extensión y límites de auditoria.
Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y
habilidades.
Ausencia total o parcial de evidencia del cumplimiento de algún punto
completo de la norma ISO 9001:2008, ISO/TS 22002-1:2009 y la ISO
22000:2005 que pueda afectar la integridad del sistema de gestión de calidad
o el sistema de gestión de inocuidad y afecte directamente la satisfacción del
cliente.
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No conformidad menor
Observación
4.
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Ausencia parcial de evidencia del cumplimiento de algún requisito de la
norma ISO 9001:2008, ISO/TS 22002-1:2009 y la ISO 22000:2005 o de lo
definido dentro de la documentación del sistema de gestión de calidad o el
sistema de gestión de inocuidad que no afecte directamente la integridad y/o
a la satisfacción del cliente.
Es aquella que se hace por parte del equipo auditor y que puede en un
momento dado, favorecer el funcionamiento del sistema de gestión de
calidad o del sistema de gestión de inocuidad, pero no es obligación de la
empresa acatarla o llevarla a cabo.
POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES
4.1 Del gerente de sistema de gestión de la calidad:
4.1.1 Elaborar el programa de auditorías por año y controlar los cambios y/o adecuaciones que se le tengan que
hacer a dicho programa en caso de ser necesarias este se lleva a cabo en el Plan de auditoría REG-102.
(Aplican para el sistema de gestión de calidad y sistema de gestión de inocuidad).
4.1.2 Convocar al equipo auditor cuando de acuerdo al Plan de auditoría REG-102 se requiera llevar una
auditoria.
4.1.3 Informar a todos los auditores y los auditados las fechas y horarios en que se llevará a cabo en cada
auditoría interna tanto para el sistema de gestión de calidad como del sistema de gestión de inocuidad.
4.1.4 Es responsable de liderar la reunión de apertura la cual se llevara a cabo con el REG-060 Agenda de
auditoria.
4.1.5 Es responsable de la reunión de cierre. En la cual deberá presentar los resultados de auditoria en el REG120 Resultado de auditoria Interna.
4.1.6 Dar seguimiento a todas las acciones generadas como resultado de la auditoria, es decir, es el responsable
de verificar que se está llevando a cabo lo acordado.
4.2 Del auditor:
4.2.1 Atender todas las auditorías a las que se convocado.
4.2.2 Prepararse en el proceso que le corresponda auditar.
4.2.3 Reportar al líder del equipo auditor cualquier anomalía o comentario durante la auditoria.
4.2.4 Llenar el REG-124 No conformidad de auditoria cuando detecten incumplimientos en los puntos
evaluados en la auditoria.
4.3 Del equipo auditor:
4.3.1 Llenar el REG-144 Diagrama de tortuga y elaborar las Listas de Verificación REG-018.
4.3.2 Respetar los siguientes lineamientos:
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4.3.2.1 Conducta Ética: No dejarse influenciar por nada ni por nadie ajeno al desarrollo de la auditoria.
4.3.2.2 Presentación ecuánime: Informar con veracidad y exactitud los hallazgos, conclusiones e informes
de la auditoria.
4.3.2.3 Cuidado profesional: Aplicar la diligencia y el buen juicio al auditar, proceder con el debido cuidado,
de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por parte
de Promi.
4.3.2.4 Independencia: Deben ser imparciales y objetivos en el desarrollo de la auditoria. No auditar su
propio trabajo.
4.3.2.5 Enfoque basado en la evidencia: Toda evidencia que surja de la auditoria, debe poder ser
verificable y además, estar basada en muestras de la información disponible.
4.4. Competencia del equipo auditor.
4.4.1 Los auditores deben demostrar que tienen la preparación para llevar a cabo auditorías internas, ya sea
presentando una constancia que avale la participación en algún curso de preparación de auditores internos
y/o evidencia de haber participado en auditorias anteriores.
4.4.2 Además, deben tener los siguientes atributos personales:
4.4.2.1 Éticos, imparciales, sinceros, honestos y discretos.
4.4.2.2 De mentalidad abierta, dispuestos a considerar ideas o puntos de vista alternativos.
4.4.2.3 Diplomáticos, es decir, con tacto en las relaciones con las personas.
4.4.2.4 Observadores.
4.4.2.5 Perceptivos, es decir, instintivamente conscientes y capaces de entender las situaciones.
4.4.2.6 Versátiles, que se adapten fácilmente a diferentes situaciones.
4.4.2.7 Tenaces, orientado hacia el logro de los objetivos.
4.4.2.8 Decididos, es decir, que alcancen conclusiones oportunas basadas en el análisis y
razonamientos lógicos.
4.4.2.9 Seguros de sí mismos, que actúen de forma independiente a la vez que se relacionan
eficazmente con otros.
5.
METODOLOGÍA
5.1 Elaboración del Programa de Auditorias:
5.1.1 Durante el primer mes de cada año, el gerente del sistema de gestión de calidad debe elaborar el
Programa de Auditorías REG-102 del año en curso, considerando 1 auditoría de todo el sistema de
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gestión de calidad por año y 1 auditoria a todo el sistema de gestión de inocuidad por año, quedando
definido para cada auditoria, el objetivo, el alcance y el criterio.
5.1.2 Una vez elaborado el Programa de Auditorías REG-102 el gerente del sistema de gestión de
calidad lo debe enviar por correo electrónico al director general.
Nota: En caso que durante el año alguien necesite hacer modificaciones al programa de auditorías, debe
consultarlo con el gerente del sistema de gestión de calidad quien es el único autorizado para modificar
el Programa de auditorías REG-102 y volver a informar a todos los involucrados acerca del cambio.
5.2 Auditorias de producto y de proceso.
5.2.1 Las auditorias de producto y de proceso son llevadas a cabo conforme con el Procedimiento de
producto no conforme PRO-025 y procedimiento de Aseguramiento de calidad PRO-024.
5.3 Preparación antes de la auditoria:
5.3.1 El gerente del sistema de gestión de sistema de calidad generará el REG-060 Agenda de
auditoria ya sea para el sistema de gestión de calidad o para el sistema de gestión de inocuidad de
acuerdo como se haya definido en el Programa de Auditorías REG-102.
5.3.2 Cuando el gerente de gestión de calidad ya haya generado el REG-060 Agenda de auditoria
deberá enviarlo por correo al personal involucrado en la auditoria (Director general, jefes responsables
de área, auditores, y personal que será auditado) esta información se deberá enviar 15 días antes de las
fechas definidas en el REG-060 Agenda de auditoria, esto con el fin de que todo el personal esté
involucrado y enterado para poder atender la auditoria. En esta agenda se especifican las fechas
exactas en que se llevará a cabo la auditoria, las personas que son convocadas, y el lugar, fecha y hora
en que se llevara a cabo la reunión de apertura.
5.3.3 El gerente de sistema de gestión de calidad convocará a reunión al equipo auditor ya sea del
sistema de gestión de calidad o del sistema de gestión de inocuidad. Esta reunión se debe llevar a cabo
mínimo una semana antes de la fecha de auditoría con el fin de dar oportunidad a los auditores que se
preparen en las áreas o procesos que les haya tocado auditar.
5.3.4 En dicha reunión con el equipo auditor se debe definir los siguiente:
5.3.4.1 Se definirá el auditor líder.
5.3.4.2 Se explicarán los procesos que va a auditar cada auditor.
5.3.4.3 Fechas y horarios específicos para llevar a cabo la auditoria.
5.3.4.4 La fecha límite para que se complete el REG-144 Diagrama de Tortuga.
5.3.4.5 La revisión de la documentación, que se debe llevar a cabo antes de la fecha de auditoría
que debe incluir también, resultados de auditorías anteriores, lista de acciones correctivas y
preventivas, registros de calidad, procedimientos, instructivos, manual de calidad, documentos
externos, puntos de la norma que se requiere auditar etc.
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5.3.4.6 La elaboración de las Listas de Verificación REG-018.
5.3.4.7 La fecha de entrega del reporte final de auditoría.
5.3.4.8 Cuando se llevar acabo la reunión de apertura y cierre.
5.3.4.9 La fecha de la siguiente reunión de trabajo antes de la auditoria para dudas o
aclaraciones.
5.4 Ejecución de auditoria:
5.4.1 Junta de apertura de auditoria:
5.4.1.1 El gerente de sistemas de gestión de la calidad coordinará la junta de apertura cubriendo los siguientes
aspectos:
5.4.1.1.1 Registro de asistencia. Utilizar Lista de asistencia REG-004.
5.4.1.1.2 Presentación del REG-060 Agenda de auditoria.
5.4.1.1.3 Informar la metodología a utilizar para llevar a cabo la auditoria.
5.4.1.1.4 Entrega copia a los auditados del REG-060 Agenda de auditoria.
5.4.1.1.5 Aclarar dudas existentes, con respecto a la auditoria en caso de existir.
5.4.1.1.6 Confirma fecha y tiempo programado para la auditoria.
5.5 Realización de auditoria:
5.5.1 El equipo auditor debe llevar a cabo la auditoria basándose en sus habilidades y conocimientos, utilizando
como apoyo las Listas de Verificación REG-018 previamente elaboradas.
5.5.2 Los auditores si es necesario deben utilizar los resultados de auditorías anteriores y validar el seguimiento
de acciones tomadas como resultado de la auditoria anterior (no conformidades, acciones correctivas y
preventivas, etc.)
Nota: Todo lo anterior, respetando, en la medida de lo posible, el REG-060 Agenda de auditoria definida.
Nota: Los auditores tienen la libertad de adicionar investigaciones o preguntas para contar con los elementos
suficientes para emitir un juicio.
5.5.3 Una vez evaluados los requisitos del sistema de gestión de calidad o del sistema de gestión de inocuidad,
los auditores deben reportar los hallazgos encontrados basándose en evidencias objetivas para su clasificación.
Este lo registran el REG-101 Informe de auditoría.
5.5.4 El equipo auditor debe clasificar los hallazgos como No Conformidad Mayor, No Conformidad Menor, u
Observación. Para las dos primeras situaciones deberá llenar el REG-124 No conformidad de Auditoria. De
acuerdo como se especifica en el 5.8.
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5.5.5 En caso de que el auditor haya detectado algún hallazgo que pudiera convertirse en una no conformidad, y
que para poder definir la naturaleza de dicho hallazgo necesite del apoyo de algún auditor de otro proceso, se lo
deberá informar de inmediato al gerente del sistema de gestión de calidad para que se tome la decisión.
5.6 Reunión final del equipo auditor:
5.6.1 El líder del equipo auditor y el equipo auditor se deben reunir antes de llevar a cabo la reunión de cierre para
recopilar toda la información para poder entregarla al gerente de sistema de calidad para que pueda generar el
REG-120 Resultado de auditoria interna.
5.6.2 En esta reunión, se llegarán a las conclusiones de auditoría y deberá llenar el REG-120 Resultado de
auditoria Interna en donde se especifican todos los detalles encontrados y cualquier información que pudiera ser
de utilidad para Promi. Es importante incluir en el informe final, las recomendaciones de mejora detectadas por el
equipo auditor.
5.7 Reunión de cierre de auditoria:
5.7.1 El gerente de sistema de gestión de calidad se debe reunir con las mismas personas que participaron en la
reunión de apertura para comentar a grandes rasgos los detalles de la auditoria así como sus resultados
explicando el seguimiento para el plan de acción para los hallazgos encontrados.
5.8 Establecimiento de acciones correctivas / preventivas de auditoria:
5.8.1 Las acciones correctivas deberán levantarse en un lapso no mayor a 1 semana, el auditor que haya
detectado la no conformidad deberá ser responsable de llenar el documento y entregarlo al jefe de área donde se
encontró la no conformidad, esta se entregara físicamente y electrónicamente la cual se mandara por vía correo.
Las acciones a tomar deben ser plasmadas y llevadas a cabo según el procedimiento de Mejora continua y
Acciones correctivas y preventivas PRO-026.
5.9 Actividades posteriores
5.9.1 El gerente de sistema de gestión de la calidad debe conservar y mantener todos los registros de las
auditorías internas del sistema de gestión de calidad y del sistema de gestión de inocuidad, de acuerdo al
procedimiento Control de Documentos y Registros PRO-001
VERSION #
5
FECHA DE
ELABORACION
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
SOLICITÓ CAMBIO
23 JULIO 2015
SE ANEXA EN LA DEFINICION
DE NO CONFORMIDAD LAS
NORMAS APLICABLES ISO
9001:2008, ISO/TS 22002-1:2009
y la ISO 22000:2005, SE
MODIFICA EL 4.2.4 SE
MODIFICA EL PUNTO 5.3.3 EN
EL TIEMPO DE
CONVOCATORIA A AUDITORES
PARA PREPARACION DE SU
AUDITORIA, SE MODIFICA EL
5.3.4.5 SE ANEXA REVISION
VERONICA GARCIA
PROCEDIMIENTO
CÓDIGO: PRO-027
AUDITORIAS INTERNAS
FECHA EFECTIVA: 23 JULIO 2015
VERSIÓN: 5
Página 7 de 7
DE LOS PUNTOS DE LA
NORMA APLICABLES EN LA
AUDITORIA
4
4 MAYO 2015
SE ACTUALIZA EN SU
TOTALIDAD, SE ADECUA EL
SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD Y SISTEMA DE
GESTION DE INOCUIDAD
PARA EL CUMPLIMENTO A LAS
AUDITORIAS SE ANEXAN LOS
SIGUIENTES REGISTROS: EL
REG-060 AGENDA DE
AUDITORIA, REG-120
RESULTADO DE AUDITORIA
INTERNA, LISTAS DE
VERIFICACION REG-018, REG144 DIAGRAMA DE TORTUGA,
REG-124 NO CONFORMIDADES
DE AUDITORIA.REG-101
INFORME DE AUDITORIA Y
SE QUITA EL REG-103
PROGRAMA DE AUDITORIA. SE
QUITA EL REG-100
CONCENTRADO DE NO
CONFORMIDADES
VERÓNICA GARCÍA
3
14 ENERO 2015
SE REVISA COMPLETAMENTE
PROCEDIMIENTO POR
HALLAZGO DE AUDITORIA DE
GLOBAL STANDARDS
2
07 ENERO 2013
SE AGREGO EL SGI
ISRAEL MUNGUÍA MATA
1
12 MARZO 2012
DOCUMENTO INICIAL
ISRAEL MUNGUÍA MATA
VERONICA GARCIA