AUDITORÍAS EN SISTEMA DE GESTIÓN Y TRATAMIENTO DE HALLAZGOS Especialistas en Sistema de Gestión 1 AUDITORÍA Introducción ¨Proceso sistemático, independiente y documentado, para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría¨ (ISO 19011) Especialistas en Sistema de Gestión 2 AUDITORÍA Sistemático Conjunto de procedimientos o pasos lógicos y organizados Independiente Los auditores deben ser independientes de la actividad que es auditada Documentado Como resultado se tendrán evidencias de la auditoría (Informe) Evidencias Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que según los criterios de auditoría y que son verificables Criterios de Auditoría Especialistas en Sistema de Gestión Grupo de políticas, procedimientos o requisitos usados como Referencia y contra los cuales se compara la evidencia de auditoría 3 ¿POR QUÉ NECESITAMOS AUDITAR? Una Auditoría realizada efectivamente debe: Funcionar como un escáner. Permitir conocer el desempeño del sistema. Proporcionar información real sobre la cual puedan basarse las decisiones. Eliminar ideas preconcebidas e información sesgada. Especialistas en Sistema de Gestión 4 TIPOS DE AUDITORÍA PRIMERA PARTE SEGUNDA PARTE TERCERA PARTE ORGANIZACIÓN CLIENTE CERTIFICADORA AUDITORIA INTERNA AUDITORIA EXTERNA AUDITORIA EXTERNA OBJETIVOS: Determinar si el SIG: • Es conforme con los requisitos. • Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. OBJETIVOS: • Evaluar la adecuación para cumplir eficazmente los requisitos del solicitante. • Verificar la aplicación de disposiciones contractuales. OBJETIVOS: • Evaluar la capacidad para cumplir los requisitos de la Norma ISO 9001 – ISO 14001 – OHSAS 18001. Para: • Evaluar el sistema Integrado de Gestión. • Identificar oportunidades de mejora. Para: • Evaluar y seleccionar proveedores. • Mantener relaciones gana - gana. Para: • Certificación o reconocimiento por un tercero. Especialistas en Sistema de Gestión 5 Requisitos fundamentales para una Auditoría Efectiva: Apoyo de la Dirección Auditores entrenados Independencia de los auditores Acceso a documentos Acceso a todos los niveles gerenciales Procedimiento de auditoría definido Especialistas en Sistema de Gestión 6 ISO 19011 La norma ISO 19011 es utilizada para realizar las Auditorías de los Sistemas de Gestión en cualquier tipo de auditoría. Especialistas en Sistema de Gestión 7 PRINCIPIOS DE AUDITORÍA 1) Integridad • El auditor debe ser profesional e imparcial; actuar con honestidad y responsabilidad • Demostrar su competencia durante el desarrollo del trabajo. 2) Debido cuidado profesional: • Debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos. 3) Confidencialidad: • Discreción en el uso y protección de la información adquirida en el curso de sus labores. 5) Independencia: • Imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría (ISO 19011) Especialistas en Sistema de Gestión 8 PRINCIPIOS DE AUDITORÍA 6) Enfoque basado en la evidencia • La evidencia de la auditoría debe poder ser verificable, esto permitirá que la auditoría sea fiable. (ISO 19011) Especialistas en Sistema de Gestión 9 GESTIÓN DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA Criterios a considerar para la programación de nuestras auditorías Importancia de las actividades y procesos, relacionados con la calidad del producto, prevención de la contaminación, accidentes e incidentes. Resultados de las auditorias previas. Cubrir todos los requisitos de la norma. Disponibilidad de los auditados y auditores. Especialistas en Sistema de Gestión 10 ETAPAS DE LA AUDITORÍA Iniciación de la Auditoría Revisión de la documentación Preparación de las actividades de auditoría Actividades de Auditoría “in situ” Informe de auditoría Finalización de auditoría Seguimiento de Auditoría Especialistas en Sistema de Gestión 11 ACTIVIDADES DE AUDITORÍA Iniciación de la Auditoría Definición de los objetivos, el alcance y los criterios de auditoria Especialistas en Sistema de Gestión 12 ACTIVIDADES DE AUDITORÍA Revisión de la Documentación Una buena prácticas antes de realizar la auditoría es que los auditores revisen la documentación (procedimientos, manuales, instructivos) del proceso o actividad a auditar Especialistas en Sistema de Gestión 13 ACTIVIDADES DE AUDITORÍA Preparación del Plan de auditoria Objetivo y alcance Criterios Equipo Auditor Lugar y fecha Duración de las actividades Reuniones de enlace y retroalimentación Reuniones de apertura y cierre Designación de responsabilidades Especialistas en Sistema de Gestión 14 Preparación de las Actividades de Auditoría Listas de verificación Herramienta del equipo auditor Ayuda en la entrevista Permite estructurar la evaluación Recordatorio No limitarse a ella No es para interrogar Permite despersonalizar la auditoría Administración del tiempo Uniformidad al proceso de Auditoría Especialistas en Sistema de Gestión 15 Realización de las Actividades de Auditoría Reunión de apertura Reuniones de enlace entre los auditores Reunión de retroalimentación Reunión de cierre Especialistas en Sistema de Gestión 16 Realización de las Actividades de Auditoría Comunicación durante la auditoria Miembros del equipo auditor consultarse periódicamente para intercambiar información Las evidencias recopiladas en la auditoria deben ser comunicadas al auditado Acciones para reconfirmación del plan de auditoria Especialistas en Sistema de Gestión 17 Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ ELEMENTOS DEL SISTEMA QUE DEBEN SER AUDITADOS PERSONAL PROCESO Especialistas en Sistema de Gestión DOCUMENTACIÓN MATERIALES, ITEMS Y EQUIPOS 18 Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ Para una correcta evaluación ... Pregunte Escuche Observe Piense Evalúe Registre Especialistas en Sistema de Gestión 19 Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ TÉCNICA DE ENTREVISTA Palabras fundamentales del Auditor: Cómo Dónde Cuándo Qué Por qué Quién Especialistas en Sistema de Gestión 20 Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ TÉCNICA DE ENTREVISTA Preguntas Abiertas Preguntas Cerradas Se debe evitar hacer: Preguntas que sugieren una respuesta Preguntas con connotación emotiva Entonación adecuada Especialistas en Sistema de Gestión 21 Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ ACTITUDES A TOMAR EN EL TRANSCURSO DE LA AUDITORÍA Permanecer seguro Administrar el tiempo adecuadamente No dejarse conducir o engañar Ser detallista y eficiente Evitar apartarse del tema Especialistas en Sistema de Gestión 22 Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ ACTITUDES QUE DEBEN SER EVITADAS Ser negativo, indisciplinado Ser crítico Caer en disputas Discutir personalidades Comparar al auditado Ser sarcástico Especialistas en Sistema de Gestión 23 COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES Cualidades personales Un auditor debe ser: Ético – imparcial, sincero, honesto y discreto De mentalidad abierta Diplomático-Amable Con capacidad de comunicación (oral y escrita) Observador Perceptivo Preparado Paciente Versátil – capaz de adaptarse a diferentes situaciones Tenaz – persistente, orientado a la consecución de los objetivos Decidido Seguro de si mismo – actúa y funciona en forma independiente a la vez que se relaciona eficazmente con otros Puntual Especialistas en Sistema de Gestión 24 Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA Evidencia de auditoría Criterios de auditoría Hallazgos de auditoria Especialistas en Sistema de Gestión 25 Realización de las Actividades de Auditoría ¨In situ¨ GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE AUDITORÍA TERMINOS RELACIONADOS Especialistas en Sistema de Gestión 26 TÉRMINOS RELACIONADOS NO CONFORMIDAD MAYOR La ausencia o el incumplimiento en la implementación y mantención de uno o mas elementos obligatorios del sistema, o una situación que en base a evidencia objetiva disponible, plantearía la existencia de dudas significativas sobre la calidad de lo que se provee. Especialistas en Sistema de Gestión 27 TÉRMINOS RELACIONADOS NO CONFORMIDAD MENOR Un hallazgo que indica una debilidad en el Sistema, Procedimiento, registros o en la gestión de una actividad en particular. Puede ser también una situación que en base a evidencias objetivas determinaría la existencia de dudas significativas en cuanto a la capacidad futura del Sistema de alcanzar la Política y Objetivos. Especialistas en Sistema de Gestión 28 TÉRMINOS RELACIONADOS OBSERVACIÓN Un hallazgo que merece la atención de la organización, pero que no requiere obligatoriamente una acción correctiva. Especialistas en Sistema de Gestión 29 No Conformidades más Comunes... Existencia de Documentos Obsoletos Procedimientos que no se cumplen o desactualizados Controles operacionales que no se cumplen o que no se han implementado. Registros incompletos o sin implementar Legajos de personal incompletos Contratos que no se cumplen en todas sus cláusulas No se evalúan a los subcontratistas. Criterios no homogéneos de control Fechas de Calibración vencidas Especialistas en Sistema de Gestión 30 No Conformidades más Comunes... Falta eficacia en la atención de encuestas de satisfacción de Cliente No hay registros relativos al reproceso de producto No Conforme Productos/registros almacenados en condiciones inadecuadas Falta implementar acciones para mejorar el desempeño de los indicadores No hay apoyo de la Gerencia al Sistema de Acciones Correctivas Acciones Correctivas inadecuadas Especialistas en Sistema de Gestión 31 Informe de Auditoría Estructura: Alcance y objetivos de la auditoría Identificación de los auditores Personas contactadas Fecha de la auditoría Normas de referencia Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los objetivos de la auditoria. Fortalezas y Debilidades Descripción de las no conformidades encontradas Adjuntar: SAC y Observaciones Exclusiones Especialistas en Sistema de Gestión 32 Informe de Auditoría Informe de Auditoría ¿Qué no debe incluirse ? Opiniones Subjetivas Información Confidencial no correspondiente Crítica hacia individuos Declaraciones ambiguas Detalles triviales Hallazgos no mencionados en la reunión de cierre Especialistas en Sistema de Gestión 33 Seguimiento de Auditoría CORRECTA REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES Las no conformidades deberán registrarse y deberá contar con evidencias de auditoría que las sustenten. • Problema • Evidencia • Requisito incumplido Especialistas en Sistema de Gestión 34 Levantamiento de hallazgos No conformidad NO ok SI FIN Acción inmediata Evaluación de causas Acciones correctivas Especialistas en Sistema de Gestión Evaluación de la efectividad de las acciones tomadas Implementación de acciones correctivas 35 Especialistas en Sistema de Gestión 36 MUCHAS GRACIAS Especialistas en Sistema de Gestión 37
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